Archivierung von geschäftlichen Mails in Unternehmen

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Mit dem Ablauf der Schonfrist der GoDB zum 31.12.2016 besteht für Unternehmen nunmehr die Pflicht, geschäftliche Mails für mehrere Jahre aufzubewahren. Welche E-Mails dies im Detail betrifft und auf welcher rechtlichen Grundlage die Pflicht zur Archivierung beruht, möchten wir Ihnen im Folgenden erläutern.

GoDB – Ablauf der Schonfrist

Als GoDB werden die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff bezeichnet. Sie wurden bereits 2015 eingeführt, bis zum 31.12.2016 galt jedoch die sogenannte Schonfrist für Unternehmen. Somit konnten auch Systeme, beispielsweise Kassensysteme, zunächst weiterhin genutzt werden, auch wenn sie die aktuellen Anforderungen nicht erfüllen. Zum 01.01.2017 sind die GoDB aber endgültig in Kraft getreten und müssen von allen Unternehmen umgesetzt werden.

Die Grundlage der GoDB bilden die Abgabenordnung (AO) sowie das Umsatzsteuer-Gesetz (UStG), Herausgeber ist das Bundesministerium der Finanzen. Mit den GoDB sollen bestehende Regelungen und Vorschriften an technische Standards sowie an die aktuelle Rechtssprechung zur Buchführung angepasst werden.

Auch bestimmte E-Mails fallen unter die Aufbewahrungspflichten. So ist eine E-Mail, die als Handels- oder Geschäftsbrief fungiert und beispielsweise eine Rechnung enthält, aufbewahrungspflichtig. Und zwar in elektronischer Form. Denn die GoDB besagt, dass per Mail eingegangene Rechnungen in ausgedruckter Form nicht ausreichen, sondern in ihrer ursprünglichen Form und unverändert erhalten bleiben müssen.

Archivierungspflicht nach dem Handelsgesetzbuch

Archivierung DokumenteNach dem HGB sind E-Mails dann aufbewahrungspflichtig, wenn es sich um Dokumente im Sinne des Handelsgesetzbuches handelt. Hierunter fallen alle empfangene und versendeten Handelsbriefe und Buchungsbelege. Eine E-Mail muss dann aufbewahrt werden, wenn sie der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäftes dient. Im Detail zählen hierzu: Auftragserteilung, Auftragsbestätigung, Versandanzeigen, Frachtbriefe sowie Lieferpapiere, Rechnungen und Zahlungsbelege, Verträge sowie Reklamationen.

Hierbei ist zu beachten, dass die Pflicht zur Aufbewahrung alle E-Mails in Zusammenhang mit einem Geschäftsabschluss betrifft. Daher müssen auch Mails, die lediglich der Vorbereitung eines Anschlusses dienen, archiviert werden. Dies gilt auch dann, wenn der Abschluss zu einem späteren Zeitpunkt schriftlich fixiert wurde.

Archivierungspflicht nach der Abgabenordnung (AO)

Nach der Abgabenordnung besteht eine Pflicht der Aufbewahrung und Archivierung für alle Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Darunter fallen beispielsweise der Jahresabschluss, Buchungsbelege und Lageberichte. Jegliche hiermit in Zusammenhang stehenden E-Mails müssen samt Anlagen entsprechend archiviert werden-

Welche Anforderungen werden an die Aufbewahrung gestellt?

Unter einer Archivierung versteht man die langfristige Speicherung von Daten auf Datenträgern mit dem Ziel der späteren Dokumentation. Im Unterschied zu einem Backup, dass nur der kurzfristigen Speicherung für eine komplette Wiederherstellung von Daten im Falle einer versehentlichen Löschung, dienen Archivierungsvorgänge dazu, Daten auch nach einem langen Zeitraum noch zur Verfügung zu haben.

Bei der Speicherung von aufbewahrungspflichtigen Mails ist der Unternehmer frei in der Wahl der Speicherung sowie in der Wahl des Speichermediums. Allerdings gibt es einige gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, die bei der Speicherung unbedingt zu berücksichtigen sind. So müssen die Daten auch zum Ende der Aufbewahrungspflicht noch uneingeschränkt lesbar sein.

Zudem müssen die Daten unverändert gespeichert werden und jedes einzelne Dokument muss auch wieder auffindbar sein. Die Datenarchivierung muss dauerhaft, fälschungssicher und geordnet im Zusammenhang mit dem jeweiligen Geschäft erfolgen.

Aufbewahrungspflicht und Archivierung von E-Mails nach Art des Dokumentes

Archivierung AbschlussFür Handels- und Geschäftsbriefe, auch in elektronischer Form als E-Mail, gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Grundlage hierfür sind §257 Abs. 4 HGB sowie §147 Abs. 3 AO. Weitere Unterlagen wie beispielsweise Jahresabschlüsse oder Handelsbücher müssen laut HGB 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Ende des Jahres, in die Unterlagen entstanden sind.

Welche Folgen hat eine Missachtung der Aufbewahrungsfristen

Kommen Unternehmen ihrer Aufbewahrungspflicht für Unterlagen nicht korrekt nach, kann dies weitreichende Folgen haben. Im steuerrechtlichen Sinn führt eine Missachtung der Aufbewahrungspflichten und nicht entsprechend archivierte E-Mails zu einer nicht ordnungsgemäßen Buchführen. In der Folge werden die Besteuerungsgrundlagen vom Finanzamt geschätzt. Werden die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten missachtet, müssen Unternehmen mit hohen Bußgeldzahlungen rechnen. Daher sollten die GoDB vollständig umgesetzt und die dafür notwendigen technischen Voraussetzungen zeitnah geschaffen werden.

Das Ende der Schonfrist und das vollständige Inkrafttreten der GoDB zum 1.1.2017 haben dazu geführt, dass die Aufbewahrung ausgedruckter, originär elektronischer Unterlagen nicht länger ausreicht. Vielmehr müssen Geschäfts- und Handelsbriefe, die in elektronischer Form versendet und empfangen wurden, auch als solche aufbewahrt werden. Hierfür werden professionelle Archivierungsysteme für E-Mails benötigt, die allen Anforderungen gerecht werden.