Biteno auf Youtube
Biteno auf Youtube

Biteno auf Youtube

Auf Facebook, Twitter, Google+und XING haben Sie die Biteno GmbH bestimmt schon gefunden. Nun haben wir seit Anfang des Jahres einen eigenen Youtube-Kanal für die Biteno GmbH eingerichtet.

In informativen und zuweilen lustigen Kurz-Videos stellen wir Ihnen unterschiedliche Themen der Informations-Technologie vor. Von der Server-Migration (für Windows 2003 Server und Small-Business-Server) bis hin zur Planung der Ablösung einer kompletten Telefon-Anlage spannt sich ein bunter Reigen an IT-Themen. Ebenso finden Sie informative Einladungsvideos – z.B. zu den Seminaren der Internetagentur Biteno Media.

Mittlerweile trauen sich die Mitarbeiter auch gemeinsam mit dem Geschäftsführer Matthias Böhmichen vor die Kamera. Dabei wurden weder Kosten noch Mühe gescheut: Ein ganzes Büro in der Breitscheidstr. wurde mit 2 Kameras und Lichttechnik ausgestattet, so daß die Mitarbeiter des IT-Dienstleisters jederzeit einen Video-Clip drehen können.

Den dazu passenden Youtube-Kanal finden Sie hier. Wir freuen uns, wenn Sie den Youtube-Kanal der Biteno GmbH abonnieren und freuen uns auf Ihr Feedback hier im Blog.

Worauf es bei der Heimarbeit ankommt

Wenn einzelne Mitarbeiter oder der Chef im Home-Office seiner Arbeit nachgeht, dann gilt es nicht nur technische Fallstricke zu beachten. Es kommt dabei auch häufig auch auf kleine Details an. Für uns war das Grund genug einmal hinter die Kulissen einer Kollegin zu schauen, die vier Tage in der Woche von Zuhause aus arbeitet.

Über die Erfahrungen nach zwölf Monaten im Home-Office berichtet die Vertriebskollegin der Biteno GmbH im Interview mit Geschäftsführer Matthias Böhmichen.

Neben den formalen Anforderungen an die Heimarbeit (Ergänzung zum Arbeitsvertrag), sind natürlich auch technische Voraussetzungen und organisatorische Mindeststandards einzuhalten. Der eigentliche Heim-Arbeitsplatz sollte nach Möglichkeit vom restlichen Wohnbereich getrennt sein und sich im Zweifelsfall auch abschließen lassen. Das ist nicht nur aus Datenschutzgründen ein spannendes und vor allem relevantes Thema.
Mitarbeiter zuhause verfügen in der Regel schon über einen Internetanschluss. In jedem Fall sollte dieser mindestens zwei, besser sechs MBit Bandbreite aufweisen. Es lohnt sich hier auch im Vorfeld zu klären, ob der Arbeitgeber einen Teil der Kosten übernehmen muss oder nicht. Das erspart spätere Streitigkeiten.

Der Arbeitsplatz selbst besteht in aller Regel – genauso wie im großen Büro – aus einem PC oder einem Notebook und hat auf jeden Fall eine Tastatur und einen externen Flachbildschirm. Das ist schon aus ergonomischen Gründen Pflicht. Ob Mitarbeiter im Home-Office ein physisches Telefon oder wie in unserem Fall mit einem Softphone arbeiten, entscheidet häufig die eingesetzte Telefonanlage und ist für den praktischen Einsatz in der Regel nicht wirklich relevant.

IT-Technik Zuhause: Remote Desktop

In vielen Fällen wird auf dem PC des betroffenen Mitarbeiters Zuhause kaum noch Software installiert. In den meisten Fällen ist es sowohl praktischer als auch ökonomischer, den Kollegen daheim über eine Remote-Desktop-Lösung (früher: Terminal-Server) auf die wichtigen Programme im täglichen Gebrauch zugreifen zu lassen – das spart nicht nur Bandbreite, sondern es ist häufig auch für die IT-Administratoren die zeitsparende Lösung der Wahl. Damit hat auch hier die ressourcen-schonende Technologie der Virtualisierung Einzug gehalten.

Email und Telefon sind entscheidend

Spam Emails - eine Plage

Emails in Oitl

Letztlich ist es auch im Home-Office häufig so, dass die Nutzung von Outlook als E-Mail-Programm sowie das Telefon zu den Hauptkommunikations-Mitteln gehören. Diese müssen im Home-Office genauso störungsfrei funktionieren wie im eigentlichen Büro. Ein besonderes Augenmerk sollte man dabei auf die Sprachqualität des Telefons legen. Nur wenn die Sprache einwandfrei, ohne Verzögerung und unangenehme Nebengeräusche übertragen werden kann, hat man als Chef auch die Gewähr, dass die Kollegen im Home-Office von Kunden einwandfrei verstanden werden und letztlich ihren Job gut machen können.

Alles in allem hat sich nach unseren Erfahrungen gezeigt, dass die Arbeit im Home-Office für gut eingearbeitete Mitarbeiter wenig problematisch ist. Solange die Zugehörigkeit des Mitarbeiters zum eigentlichen Kernteam und zum Beispiel über die regelmäßige Teilnahme an Meetings gewahrt ist, ist das Arbeiten im Home-Office heute kein Hexenwerk mehr.

Dennoch sollte man als Auftraggeber auch darauf achten, dass die Daten auch Zuhause gesichert werden um sie im Schadensfall schnell wieder herstellen zu können.

Woraus Sie außerdem bei der täglichen Arbeit im Home-Office achten sollten, beschreibt Geschäftsführer Matthias Böhmichen in seinem Blog.

Abstraktion in BlauWie bereits im Blog erwähnt, schmücken seit Anfang Februar 2015 die Plastiken und Malereien der Künstlerin Heiderose Weiße die Geschäftsräume der Biteno GmbH. Die gar so nakten Wände im 3. Stock erstrahlen nun nicht nur farbenfroh – auch einzelne Plastiken haben vorübergehend ein Zuhause bei uns gefunden.

Wir möchten daher die Kunden, Mitarbeiter und Freunde der Biteno GmbH daher einladen zur Vernissage, am

Dienstag, den 28. April 2015 ab 16.00 Uhr in die Geschäftsräume der Biteno GmbH in der Breitscheidstr. 65 in 70176 Stuttgart.

Bitte geben Sie uns bis zum vorab per E-Mail ( vertrieb@Biteno.com) oder Anruf bis zum 24.04.2015 bekannt, ob Sie zur offiziellen Ausstellungseröffnung bei uns vorbei schauen können. Sie erreichen uns werktags von 8.00 bis 18.00 Uhr unter 0711-4889020.

 

Die Kunstwerke sind noch bis zum 23. Mai 2015 bei uns und können nach vorherigen Absprache gerne besichtigt werden. Wir freuen uns auf Ihr Kommen.

 

Email

Wie Sie Outlook noch besser einsetzen und damit produktiver werden.

Die E-Mail, Kalender und Kontaktverwaltungssoftware Outlook für Windows oder Macintosh ist für die allermeisten von uns das am häufigsten und am meisten benutzte Software-Produkt im Berufsalltag. Wir erhalten E-Mails, führen unseren Kalender und verwalten die Kontaktdaten von unseren Ansprechpartnern bzw. Kunden sowie Lieferanten darin. Sofern man regelmäßig mit Outlook innerhalb von MS-Office arbeitet, kann man damit den Büroalltag gut organisieren.

Leider fallen auch immer wieder die gleichen Routinetätigkeiten an wie etwa das Verschieben von gelesenen E-Mails oder das Verwalten von Terminen in Aufgaben. Für genau diesen Fall hat Microsoft innerhalb von Outlook die so genannten Quicksteps vorgesehen. Hier können Sie mit wenigenHandgriffen kurze Folgen von Aktionen bzw. Befehlen zusammenstellen und anschließend über die Menü-Leiste schnell anwenden.

So erstellen Sie einen Quickstep in Outlook:

Outlook Quickstep einrichten

Outlook Quickstep einrichten

Für unser Beispiel wollen wir eine E-Mail als gelesen markieren und anschließend automatisch in einen vorher festgelegten Ordner verschieben. Markieren Sie für zunächst ein Element in Outlook z.B. eine E-Mail die Sie gerade erhalten haben. Nun klicken Sie oben in der Outlook-Leiste auf „Quickstep neu erstellen“. Anschließend öffnet sich das Dialogfenster, in dem sie aufgefordert werden festzulegen, was jetzt konkret mit dem Element getan werden soll.

Zunächst einmal geben Sie dem Quickstep einen Namen. Hier bietet es sich an, einen „sprechenden Namen“ zu vergeben, damit sie später die unterschiedlichen Quicksteps auch gut voneinander unterscheiden können und nicht versehentlich eine falsche Aktion ausführen. Wir nennen in unserem Beispiel den Quickstep „ins Archiv verschieben“.

Im Anschluss daran legen Sie die eigentliche Reihenfolge der Befehle für Outlook fest. In unserem Fall wählen Sie den Ordner aus, in den die E-Mail verschoben werden soll. Nach dem Klick auf O.K. sind sie auch schon fast fertig.

Sie könnten an dieser Stelle außerdem noch definieren, ob Sie diese E-Mail dann als gelesen markieren möchten oder etwa mit einer bestimmten Farbe innerhalb der Kategorien versehen wollen. Ebenso ist es möglich eine bestimmte Tastenkombination für diesen Quickstep zu vergeben, so dass sie diese Aktion auch ohne die Bedienung der Maus durchführen können.

So verwenden Sie den Quickstep

Qutlook Quickstep bearbeiten

Qutlook Quickstep bearbeiten

Nachdem sie ihren Quickstep abgespeichert haben, testen sie ihn anschließend. Dazu markieren Sie die E-Mail, die wir gerade im Beispiel verwendet haben und klicken oben links in der Box Quicksteps auf diesen gerade erstellten Quickstep.

Mit Hilfe der festgelegten Abfolge von Befehlen, sollte sich die E-Mail nun still und leise in dem von Ihnen vorgegebenen Ordner verabschieden und aus dem Posteingang verschwunden sein. Diesen Quickstep können Sie nun auf jede andere E-Mail anwenden und sparen entweder mit einer festgelegten Tastenkombination oder einem einzigen Klick ein klein wenig Zeit.

Hinweis: Sie können den Quicksteps die Tastenkombination „Steuerung-Umschalten-Zahl“ verwenden. Dabei entspricht „Zahl“ den Ziffern 1 – 9.

Grundsätzlich sind mit Quicksteps auch längere und komplexere Abläufe darstellbar.Sie können nicht nur Nachrichten sofort löschen, sondern E-Mails direkt kennzeichnen, sie kategorisieren oder mit einer entsprechenden Eintrag im Kalender versehen

Effizienter mit Quicksteps – das bringt es

Auch wenn Sie mit einem einzelne Quickstep in Outlook pro Klick nur eine oder zwei Sekunden Zeit sparen, so summiert sich dies im Laufe ihrer nächsten Arbeitstage, dass sich ein einmal eingerichteter Quickstep meist schon nach wenigen Tagen „amortisiert“. Außerdem hilft er Ihnen sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und keine Zeit mit langweiligen Tätigkeiten zu verlieren.

Denn mal ehrlich: wer möchte schon gerne immer wieder die gleichen routinemäßigen Aktionen durchführen wie etwa das Verschieben einer gelesenen E-Mails in einen bestimmten Ordner oder das kombinierte Ausdrucken und anschließende Archivieren des Posteingangs.

In diesem Sinne: Werden Sie noch effizienter. Die Quicksteps von Outlook sind dazu ein gut funktionierendes Hilfsmittel. Wenn Sie  Outlook auch auf Ihrem Smartphone mit Android einsetzen wollen, dann ist dieser Beitrag ebenfalls interessant für Sie.

Übrigens: Die Quicksteps von Outlook können Sie natürlich auch in Office 365 genauso nutzen.

 

Outlook wird mobil

Seit einigen Monaten gibt es im App-Store von Google für alle Smartphones Outlook für unterwegs. Damit können Sie nicht nur Ihre E-Mails von unterwegs bequem abzurufen und selbst verständlich neue Nachrichten schreiben. Nein: man kann damit auch mittlerweile prima sein Kalender führen.  Aber der Reihe nach. Die App lässt sich schnell und problemlos aus dem App-Store heraus installieren. Das ist wie gewohnt in wenigen Minuten erledigt. Danach hat man das blaue Symbol auf dem Smartphone und kann loslegen.

Beim ersten Aufruf der Anwendung wird man selbstverständlich zunächst nach dem eigenen Namen den Zugangsdaten der jeweiligen Postfach Server gefragt. Hier gilt es am Anfang eine Hürde zu nehmen, sofern man nicht bei Office 365 oder einem anderen E-Mail Provider untergebracht ist. Für alle Eigentümer und Nutzer der eigenen Exchange Installation sei gesagt, dass man auf jeden Fall die voll ausgeschriebene Domäne angeben muss. Ansonsten klappt’s nicht mit der Anmeldung.

Erste Anmeldung noch trickreich

Outlook für Android

Outlook für Android

In unserem Fall mussten wir zwei bzw. drei Versuche unternehmen, bis dann letztlich die Anmeldung funktioniert hat. Wenn das dann allerdings mal geklappt hat, dann funktioniert Outlook einwandfrei und es macht tatsächlich richtig Spaß damit zu arbeiten.

Der Posteingang kommt relativ aufgeräumter daher. Outlook versucht über den sog. Focus einige Nachrichten hervorgehoben anzuzeigen. Mit dem Klick auf den Button daneben hat man dann alle Nachrichten im Blick und hat somit die Gewähr auch unterwegs immer Up-to-date zu sein.

Der Posteingang selber verfügt über alle Dinge die man dort so typischerweise tun muss: Nachrichten weiterleiten oder E-Mails beantworten ist genauso möglich wie das Löschen einer überflüssigen E-Mail. Bei der Benutzbarkeit hat sich Microsoft mit Outlook für Android ein wenig an der Logik von Inbox von Google orientiert.

Wie bei Inbox – Wischen

Wenn man nach rechts wischt, kann man einer Mail einen entsprechenden Termin zuweisen. Nach links gewischt, wird entsprechend archiviert. Vorher muss man natürlich nur für die jeweilige Aktion ein Archivordner festlegen. Aber auch das ist schnell erledigt. Neue Nachrichten können Sie ebenso schnell erstellen, indem Sie auf den Brief mit dem „+“-Symbole oben rechts klicken. Ebenfalls eine Signatur ist leicht und einfach zu hinterlegen.

Der Kalender – etwas anders als gewohnt

Der Kalender kommt in einer etwas anderen Darstellung als auf dem Desktop-PC daher. Er ähnelt eher einer langen Folge von DIN A4 Blättern untereinander. Der eine oder andere mag sich sogar an eine Klopapier Rolle erinnert fühlen. Die sonst übliche Wochen Darstellung von mehreren Tagen nebeneinander oder der Arbeitswoche, sucht man hier vergebens. Diese Darstellung empfanden wir im Test als etwas gewöhnungsbedürftig. Ebenso ist die Art und Weise wie neue Termine angelegt werden anders im Sinne von zunächst mal nicht so intuitiv wie im Outlook für den PC oder auf dem heimischen Arbeitsplatz.

Grundsätzlich gesehen hat man mit Outlook für Android-Geräte Zugriff auf alle E-Mails in allen Verzeichnissen die man jemals in seinem Postfach angelegt hat. Dabei fiel uns aber auf, dass offensichtlich noch eine alphabetische Sortierung fehlt. Die Ordner kamen also munter durcheinander, was für die Orientierung nicht besonders hilfreich war. Hier sollten die kommenden Versionen noch verbessert werden.

 

Für die Funktionen E-Mail schreiben und darauf antworten sowie das Thema Kalender ist Outlook für Android auf dem Smartphone also eigentlich eine gute Wahl. Zumal es aktuell noch nichts kostet und auch keine Pläne von Microsoft bekannt sind, hier zukünftig einen Preis zu erheben.

Leider keine echten Kontakte

Etwas überrascht hat uns die Abwesenheit einer echten Kontaktverwaltung. Natürlich gibt es den Menüeintrag „Personen“. Dahinter verbergen sich aber lediglich die Namen und E-Mail-Adressen aller derer die in irgendeiner Form schon mal E-Mail geschrieben haben. Eine entsprechende Einstellmöglichkeit etwa für Telefonnummern oder Adressen haben wir vergeblich gesucht.

Ausblick für Outlook auf Android

Bleibt zu hoffen, dass Microsoft doch noch versteht, dass Smartphones in aller Regel eine Telefonfunktion integriert haben es schon sehr viel Sinn macht, auch gleich die Kontakte aus dem Outlook Programm heraus mit den Kontakten auf dem Smartphone synchronisieren zu können. Es bleibt also noch etwas Arbeit zu tun, bis Outlook tatsächlich erwachsen geworden ist und auch auf dem persönlichen Smartphone ein vollwertiger Begleiter sein wird.

Während die neue Outlook-App zumindest zur Zeeit kostenfrei ist, ist Outlook für den Desktop nach wie vor kostenpflichtig. Ihre IT-Berater stehen Ihnen hier für eine kurze Demonstration gerne zur Verfügung.

Email

Email

Fünf weitere Themen aus der IT-Welt die mittelfristig in fortschrittlichen Unternehmen nicht vernachlässigt werden dürfen, haben wir noch für Sie eingehend analysiert. Vielleicht wurde das ein oder andere Thema bisher noch als Spielerei abgetan, beleuchtet man es aber genauer wird ganz klar ersichtlich, warum hier doch ein zweiter Blick wichtig ist.

3D Drucken

3D Drucker werden erwachsen

3D Drucker werden erwachsen

Dieser Trend wird sich vermutlich nicht in den nächsten 2 Jahren überall etablieren, da der 3D-Drucker erst kürzlich den Kinderschuhen entschlüpft ist und hier auch die Kosten- Nutzenrechnung noch etwas unausgewogen erschien. Dennoch ist es bemerkenswert, wie ausgereift die Technik im 3D-Druck bereits nach so kurzer Zeit ist und was schon heute im 3D-Druck für bis dato ungeahnte Möglichkeiten stecken.

Ersatzteile oder Prototypen können mit dieser Technik völlig problemlos und ohne großen Aufwand hergestellt werden – gerade im konstruktiven und produktiven Bereich ist der Einsatz eines solchen Druckers früher oder später aus wirtschaftlicher Sicht unvermeidlich. Und auch im privaten Bereich stellt diese technische Neuerung durchaus einen Meilenstein der Entwicklung dar – wer kennt es nicht das fehlende Legoteil, oder ein Schräubchen, Handyersatzstecker uvm. All das lässt sich mit Hilfe eines 3D-Druckers ganz einfach rekonstruieren und erspart so unnötige Recherchen und Basteleien. Modelle und Entwürfe lassen sich wesentlich einfacher plastisch darstellen und das mit relativ geringem Aufwand – eine Neuerung, die wirklich Potential hat wie wir finden.

IT-Sicherheit und Datenschutz

Die Themen Datenschutz und IT-Sicherheit sollten zwar schon lange oberste Priorität haben im geschäftlichen Bereich, aber je weiter die Technik fortschreitet, desto mehr Sicherheitslücken und Angriffsflächen werden geschaffen und desto elementarer werden diese Faktoren. Ein Datenschutzbeauftragter (im Falle der Biteno GmbH Dr. Ralf Schadowski), egal ob extern oder aus den Reihen der eigenen Mitarbeiter, ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch dringend notwendig unabhängig von der Größe des Unternehmens! Bei neuen Mitarbeitern und auch beim Start neuer Projekte ist es absolut notwendig, direkt zu Beginn auf die für den Datenschutz relevanten Themen zu beachten und neue Mitarbeiter so zu schulen, dass erst gar keine zusätzlichen Sicherheitslücken durch leichtsinniges Verhalten entstehen können. Letztlich bedeutet jede zusätzliche intelligente Maschine und jeder neue Mitarbeiter ein weiteres potentielles Sicherheitsrisiko – bei diesem Thema sollte man also immer auf dem Laufenden bleiben und es nie aus den Augen verlieren.

Mobiles Bezahlen setzt sich durch

Mobil bezahlen mit dem Smartphone

Mobil bezahlen mit dem Smartphone

Bargeldloses Bezahlen ist mit Sicherheit ein Punkt, der sich schnell und branchenübergreifend durchsetzen wird. Schon heute ist dieses Thema durch den rasanten Wachstum der Onlineshops und den Trendsetter Apple groß im Kommen. Der logisch nächste und wichtigste Schritt ist das mobile Bezahlen, das Smartphone als „Geldbeutel“. Der kontaktlose Austausch der Daten via Funk ermöglicht das bargeldlose Einkaufen an immer mehr Kassenterminals – Geldbeutel vergessen ist also Schnee von gestern und ohne Smartphone geht in der heutigen Zeit ja ohnehin kaum einer aus dem Haus. Wenn in Ihrem Unternehmen Bezahlprozesse eine Rolle spielen ist dieser Trend auf jeden Fall unumgänglich und Sie sollten sich bereits jetzt Gedanken machen über die Digitalisierung solcher Vorgänge.

Wearables und Smartwatches

Samsung Smartwatch

Samsung Smartwatch

Auch hier ist Apple als Pionier vorne mit dabei mit der Einführung seiner „iWatch„, aber auch Google mit der Datenbrille. Bei diesen sogenannten Wearables verhält es sich ähnlich wie mit dem Internet der Dinge, immer mehr Gegenstände die täglich in Benutzung sind werden vernetzt, mit einer gewissen Form von Intelligenz versehen. Der Apfel-Gigant geht von 30 Millionen verkauften iWatches im Jahr 2015 aus – wenn nur die Hälfte davon real verkauft werden sollte ist das ein wahnsinniger Erfolg und wird mit Sicherheit zahlreiche Hersteller zur Nachahmung anregen. Denn schließlich hat sich bisher nahezu alles aus dem Hause Apple mit exorbitanter Geschwindigkeit am Markt durchgesetzt – das lässt vermuten, dass sich auch die iWatch etablieren wird und man als Nachahmer und Nutzer auf den Zug aufspringen sollte.

Für Unternehmen im Support, Verkauf oder auch im Service eröffnet aber vor allem die Datenbrille ganz neue Möglichkeiten. Diese wird sich im unternehmerischen Umfeld vermutlich schneller durchsetzen als die Smartwatch. Durch diese Brille können beispielsweise technische Zeichnungen ins Sichtfeld projeziert, oder die Kundendaten einfach im Blick behalten werden.

Windows 10, Office 2016

Die erste Preview von Office 2016Vergangenes Jahr war es Windows XP wofür seitens Microsoft der komplette IT-Service seitens des Herstellers eingestellt wurde, 2015 ist es der Windows Server 2003 für den die technische Unterstützung durch den Hersteller ausläuft. Dieses Server-Betriebssystem muss daher zeitnah durch eine aktuelle Version ersetzt werden sofern das noch nicht geschehen ist. Ansonsten ist das eine herzliche Einladung an Trojaner, Viren und kriminelle Hacker sich breit zu machen. Wer also in seinem Unternehmen noch Windows 2003 Server nutzt, sollte möglichst schnell handeln und eine Umstellung in die Wege leiten. Da hierbei häufig auch teilweise Software-Anwendungen umgestellt werden müssen und zahlreiche Prozesse damit verknüpft sein können kann man nicht früh genug mit der Umstellung beginnen.

Im Client-Bereich ist es Windows 10 und das neue Office Paket, Office 2016, die der Software-Gigant für dieses Jahr angekündigt hat. Das neue Betriebssystem soll als Allrounder für alle Geräteklassen funktionieren.

Das waren im zweiten Teil die unserer Meinung nach die Top-1o der wichtigsten IT-Themen mit denen sich Entscheider von mittelständischen Unternehmen in 2015 beschäftigen müssen. Sollten wir bei dem einen oder anderen Thema ihr Interesse geweckt haben , so kontaktieren Sie uns wir helfen gerne.

Die ersten 5 Top-Themen des Jahres finden sie nochmals zum nachlesen hier.