Digitaler Stress – was tun gegen die Email-Flut?

Spam Emails - eine Plage

Wer kennt sie nicht die Situation: man startet den PC am Arbeitsplatz, öffnet Outlook oder ein anderes Emailprogramm  und gerät unwillkürlich in Stress beim bloßen Anblick der Zahl, die die ungelesenen Emails im Posteingang ankündigt?

Spam Emails - eine Plage

Digitaler Stress

Spam was ist das?

Ein sehr großer Prozentsatz dieser Posteingangsmails ist jedoch SPAM, bzw. Informationen und Newsletter, denen keine große Aufmerksamkeit geschenkt werden müsste und die eigentlich keine Handlung seitens des Empfängers erfordern. Allerdings muss man sich dennoch zumindest kurz mit dieser exorbitant hohen Zahl an Emails beschäftigen, um die wirklich relevanten Nachrichten zu selektieren und diese nicht versehentlich ebenfalls in die Kategorie SPAM zu sortieren oder womöglich zu löschen. Dieser Prozess, die Spreu vom Weizen zu trennen, kann unter Umständen ganze Unternehmen lähmen, den Workflow deutlich verlangsamen und stellt dadurch ein stetig wachsendes Problem dar.

Es gibt durchaus Mittel und Wege wie man diesen digitalen Stress minimieren kann:  Hierzu gehört einerseits der Ansatz die Anzahl der täglich empfangenen Emails zu reduzieren, andererseits sich eine Ordnerstruktur aufzubauen, die die verbleibenden Nachrichten im Posteingang übersichtlich und nach Dringlichkeit sortiert.

Spam aus sozialen Netzwerken

Newsletter und Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken, denen man ohnehin keine Beachtung schenkt sollte man abbestelllen, bzw. kündigen, anstatt sie tagtäglich ungelesen zu löschen, das ist oftmals nur ein Häkchen welches entfernt werden muss. Im zweiten Schritt sollte man die Funktion der farbigen Markierung im Posteingang nutzen, um sich einen Überblick zu verschaffen was zu welchem Themengebiet gehört. Zusätzlich kann man sich hier das Eisenhower Prinzip zu Nutzen machen und nach wichtig und nicht wichtig, dringend und nicht dringend selektieren. So ist leicht ersichtlich, was erledigt werden muss und von wem. So gehen wichtige Nachrichten nicht im digitalen Stress verloren. Auch bietet es sich an eine Ordnerstruktur aufzubauen und bearbeitete Mails, bzw. solche die nur informativen Charakter haben aus dem Posteingang in den jeweiligen Ordner zu verschieben – so gelingt es einem im besten Fall sogar den Arbeitsplatz ab und an mit einem leeren Posteingang zu verlassen! (Ein gutes Gefühl, was ich versuche immer am Ende einer Arbeitswoche zu erreichen!) Beim Mailprogramm Outlook hat man zusätzlich die Möglichkeit feste Regeln zu definieren, was insbesondere bei immer wiederkehrenden Absendern Sinn macht, dadurch kann eine Nachricht direkt kategorisiert und dem betreffenden Ordner zugeteilt werden.

Direkte Kommunikation vermeidet Spam

Des weiteren hilft es sich selbst und in erster Linie den Empfängern, wenn man Emails unmissverständlich formuliert und dadurch Missverständnisse und mehrfaches Nachfragen im Keim erstickt. Klare Handlungsaufforderungen sind hier genauso wichtig, wie die Wahl der richtigen Empfänger: wer muss in diesen Vorgang wirklich involviert sein, wer benötigt die Information lediglich in CC und wen kann man hier guten Gewissens außen vor lassen?

Zu guter letzt ist die direkte Kommunikation, telefonisch oder von Angesicht zu Angesicht jedoch in jedem Fall der Weg mit den wenigsten Missverständnissen und dazu noch viel persönlicher – auf diesem Weg lassen sich nach wie vor die schnellsten Einigungen erzielen! Da sich das persönliche Gespräch jedoch leider nicht in jedem Fall realisieren lässt empfehlen wir Ihnen Microsoft Outlook, einen guten Spam-Filter samt Antivirus-Software und viel Disziplin beim Angeben der eigenen Emailadresse im Netz, um die digitale Umweltverschmutzung so weit es machbar ist in den Griff zu bekommen – kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne!

 

Einweihung der neuen Büroräume am 23.10.2014

Es gibt was zu feiern: Wir freuen uns auf Sie

Ein Unternehmen ist kein Zustand, sondern ein Prozeß.
(Ludwig Bölkow)

Dies ist mit einer der Gründe, warum die Biteno GmbH eine weitere Etage in der Breitscheidstr. 65 angemietet hat. Um weiter wachsen zu können und neue Ideen voranzutreiben bedarf es Raum, der nun bezogen wurde!

Es gibt was zu feiern: Wir freuen uns auf Sie

Es gibt was zu feiern: Wir freuen uns auf Sie

Gerne möchten wir mit unseren Partnern, Kunden und Lieferanten in den neuen Räumlichkeiten anstoßen und diese gebührend einweihen.

Daher laden wir am 23.10.2014 von 15 bis 18 Uhr in der 3. Etage der Breitscheidstraße 65 zu Sekt und Häppchen ein, um den Arbeitstag gemeinsam mit guten Gesprächen ausklingen zu lassen – wir freuen uns auf Sie!

Für die Planung bitten wir um eine kurze Rückmeldung per Email, Fax oder Telefon.

Die Biteno GmbH bildet seit Oktober an der DHBW aus

Die DHBW (Duale Hochschule des Landes Baden-Württemberg) gehört zu den größten Universitäten der Region, an der derzeit ca. 8.800 Studenten in Bachelor- und Masterstudiengängen von einer einzigartige Verbindung zwischen Theorie und Praxis in ihrem Studium profitieren. In den Bereichen Sozialwesen, Technik und Wirtschaft kooperiert die Duale Hochschule mit rund 2.500 ausgewählten Unternehmen, wozu seit diesem Semester auch die Biteno GmbH zählt.

DHBW Logo

DHBW Logo

Der große Vorteil dieser Form des Studiums besteht darin, dass sich die Inhalte an den realen Anforderungen der Unternehmen und des Arbeitsmarktes orientieren, was den Einstieg in das Berufsleben später deutlich erleichtert und zu sehr hohen Übernahmequoten der Absolventen führt. Der regelmäßige Wechsel zwischen den berufspraktischen Phasen beim Dualen Partner und den Theoriephasen an der Hochschule ist zentrales Merkmal der DHBW.

Die Biteno GmbH freut sich, den ersten DHBW Studenten im Unternehmen beschäftigen zu dürfen! Wer ebenfalls Interesse hat sein Duales Studium im IT – Bereich zu absolvieren kann sich hier bewerben .

 

SPAM – was ist das eigentlich?

Spam Emails - eine Plage

Ganz ursprünglich kommt der Begriff SPAM gar nicht aus der Welt des Internets, sondern wurde bekannt durch einen Sketch der Komiker-Truppe Monty Python . In diesem wurde das amerikanische Frühstücksfleisch „Specially Prepared Assorted Meat“ auf seine Anfangsbuchstaben reduziert, was den wenigsten beim Thema SPAM allerdings in den Sinn kommen wird, auch wenn das Dosenfleisch geschmacklich sicher eine durchaus geeignete Metapher darstellen könnte.  SPAM ist viel mehr ein Oberbegriff für Emails, die jemandem unaufgefordert zugeschickt werden und keinerlei Bezug zu den Interessen und Aktivitäten des Empfängers haben und mit welchen jeder von uns täglich mehrfach zu kämpfen hat – Emails die kurz gesagt einfach nur lästig sind!

Spam Emails - eine Plage

Spam Emails – eine Plage

Wer kennt diese Situation nicht: man schaltet am ersten Arbeitstag der Woche seinen geschäftlichen PC ein und hat eine unzählige Menge an Emails, die sich übers Wochenende angesammelt haben und durch deren fragwürdigen Inhalte man quer lesen muss, um möglicherweise ernsthafte Emails nicht aus Versehen zu löschen. SPAM Mails die sich auf unbezahlte Rechnungen oder eine Sperrung der Kreditkarte beziehen beispielsweise sind häufig nicht auf den ersten Blick als fragwürdig und gefährlich einzustufen, sondern man muss oft einen zweiten Blick riskieren um einen ernsthaften Hintergrund ausschließen zu können.

Dieses Thema ist aber nicht nur extrem lästig und zeitraubend. Es verursacht weltweit auch enorme Kosten, die sich geschätzt im Milliardenbereich bewegen und lähmt zunehmend den Emailverkehr und damit auch die Geschäftsprozesse. Im Zusammenhang mit SPAM-Mails sind extrem wichtige Themen Datenschutz und die Datensicherheit. Häufig handelt es sich nämlich bei diesen Nachrichten nicht nur um harmlose Werbebotschaften und sinnfreie Informationen, sondern um Träger von Schadsoftware, Trojanern und Viren. Durch manche SPAM-Mails  werden beim Öffnen gezielt Hintertüren auf den PCs  der Adressaten geöffnet, um diese zur Weiterverbreitung von Schadsoftware zu nutzen. Tatsächlich werden eine sehr große Anzahl dieser Emails von infizierten Geschäfts- oder Privat-PCs versandt, um den Ursprung der SPAM-Mails zu verteilen.

Der eigene PC wird dadurch unbemerkt zu einem Teil des Botnetzes und die privaten und geschäftlichen Kontakte aus Emails und Adressbüchern Opfer weiterer SPAM-Mails, die Reichweite wird dadurch immer größer. Ebenfalls immer häufiger treten heutzutage Emails auf, die das Ziel haben an Passwörter, Login- und Zugangsdaten zu gelangen. Die Emails enthalten meist einen Link, der auf täuschend echte Webseiten führt, auf denen man gebeten wird seine Daten einzugeben. Folgt man diesem Link und der Handlungsaufforderungen und gibt tatsächlich seine Zugangsdaten hier preis haben die Betrüger leichtes Spiel.

Hier ist also äußerste Vorsicht geboten und da die Verursacher ihre Spuren in der Regel sehr gut verwischen gibt es in diesem Bereich kaum juristische oder polizeiliche Handhabe, sondern man muss aktiv selbst versuchen der Sache Herr zu werden, bzw. den Hackern erst gar keine Angriffsfläche zu bieten. Hier hilft es z.B. schon die Email-Adresse nur auf Seiten anzugeben die vertrauenswürdig erscheinen, niemals auf SPAM-Mails zu antworten und keine Links zu öffnen, bei denen der Absender nicht persönlich bekannt ist.

Wenn Ihnen das alles – zu Recht – gruselig oder gar beängstigend erscheint: Keine Sorge, die zertifizierten IT Experten der Biteno GmbH können Ihnen sowohl beim Thema Spam als auch bei allen anderen Sicherheits-relevanten IT-Themen beratend oder unterstützend zur Seite stehen.

Biteno GmbH ist Fujitsu Select Partner

Der IT-Dienstleister Biteno GmbH ist Fujitsu Select Partner

Als IT Systemhaus für Hardware und Software ist es uns ein Anliegen unseren Kunden nach Möglichkeit die Wahl aus mehreren Angeboten zu geben. Im Bereich Computer-Hardware sind wir schon seit langer Zeit Partner von Fujitsu Technologies und vertreiben bzw. verkaufen seit mehr als 5 Jahren die PCs, Notebooks, Server sowie Speicherlösungen von FTS.

Fujitsu Select Partner

Fujitsu Select Partner

Daher ist es uns ein besonderes Anliegen, unseren Partner-Status bei den jeweiligen Hardware-Herstellern konsequent weiter zu verbessern. Insofern ist es also folgerichtig, dass die Biteno GmbH nun die nächste Partnerstufe bei Fujitsu Technologies erreicht hat: Fujitsu Select Partner. Dabei ist es durchaus erwähnenswert, dass wir – durch den unermüdlichen Einsatz des Vertriebs-Teams – sowohl die Zertifizierung für den Bereich Client (also Notebook und PC) als auch Server und Storage (Speicherung von Daten) erreicht haben.

„Im Namen der Geschäftsleitung spreche ich dem Vertriebsteam meinen größten Respekt zur erreichten Zertifizierung aus“ betont auch Matthias Böhmichen, Geschäftsführer des IT-Dienstleisters. „ Wir sind davon überzeugt, daß wir damit unseren Kunden einen weiteren Mehrwert bieten können.“

In Kombination mit der vor kurzem erzielten ISO 27001 Zertifizierung der Biteno GmbH als innovatives Systemhaus ergibt sich für die Kunden ein deutlicher Vorteil: Der direkte Kontakt zum Know-How des Hardware-Herstellers kombiniert mit klar definierten und Kunden-orientierten Prozessen.

Kunden und Interessenten, die von den neuen Möglichkeiten profitieren möchten, erreichen das Vertriebs-Team der Biteno GmbH via vertrieb@Biteno.com oder telefonisch unter 0711-4889020.

Link zum Zertifikat Server und Storage: Fujitsu Select Partner Zertifikat Server und Storage

Link zum Zertifikat Client (PC, Notebook): Fujitsu Select Partner Zertifikat Client

Die Biteno GmbH startet in das vierte Jahr als Academic Reseller für Microsoft Lizenzen

,

Die Biteno GmbH wurde bereits das vierte Jahr in Folge als Academic Education Reseller (AER) seitens Microsoft lizenziert. Von dieser Lizenz können Bildungseinrichtungen aller Größenordnungen profitieren. Schulen, Universitäten und gemeinnützige Vereine bekommen Microsoft Lizenzen und Software zu speziellen Konditionen angeboten und können diese sehr budgetschonend einkaufen . Als Reseller akademischer Volumenlizenzen stellt die Biteno GmbH dadurch einen interessanten Partner für gemeinnützige und öffentliche Einrichtungen dar, die trotz eines knappen Budgets und enger finanzieller Vorgaben nicht an Qualität und Service sparen möchten.

Das Academic Education Reseller (AER) Programm von Microsoft in Kombination mit der Mitgliedschaft im Systemhausverbund iTeam ermöglichen es der Biteno GmbH auch öffentlichen Auftraggebern regional und überregional den fachlich kompetenten und kompletten Services eines IT Systemhauses anbieten zu können.

„Wir sind sehr stolz darauf, auch das vierte Jahr in Folge Schulen, freien Bildungseinrichtungen und Universitäten als kompetenter Ansprechpartner diesen speziellen Service anbieten zu können“, sagt Matthias Böhmichen, der Geschäftsführer der Biteno GmbH.

Interessenten erreichen das Vertriebsteam von 8.00 Uhr bis 18.00 Uhr unter 0711-4889020 oder über das Kontaktformular.