Was ist GoBD?

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Sachkonto

GoBD ist die buchhalterische Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„. In diesen ist gesetzlich geregelt, wie lange und in welchem Umfang Unterlagen in Form von Dokumenten, sowie Belege im Unternehmen aufbewahrt sein müssen. Generell bewahrt man Belege ohne Ausnahmen 10 Jahre auf. Die Regelung gilt für alle Unternehmensformen, sowie für Selbstständige und Freiberufler. Buchhaltungspflichtige, also Gewerbetreibende und Unternehmensführende sind der Regelung untergeordnet.

Fakten zur Aufbewahrung und Prüfbarkeit physischer und digitaler Unterlagen

Die GoBD regeln u.a. die Aufbewahrungsfristen

Dokumente müssen unveränderbar aufgehoben werden

Die heutige GoBD beinhaltet die gleichen Anforderungen wie die frühere Bezeichnung GDPdU. Diese Abkürzung bezeichnet die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Gewerbliche Dokumente sind Rechnungen, Anschaffungsbelege, Aufzeichnungen und Kalkulationen in physischer und digitaler Form. Zum 01. Januar 2015 wurde die GDPdU als Grundsatz von der GoBD abgelöst. Buchungsstapel sind nach neuer Regelung bis zum Ablauf des folgenden Monats festgeschrieben. Das bedeutet, dass die Festschreibung spätestens bis zum USTVA-Termin besteht.

Mit Einführung der GoBD ergeben sich einige Veränderungen in der zeitrechtlichen Erfassung und Unveränderbarkeit von Buchungen. Unbare Geschäftsvorfälle werden innerhalb von 10 Tagen nach Eintritt erfasstKontokorrentbeziehungen müssen innerhalb von acht Tagen belegt werden. Diese Anordnung gilt für alle kreditorischen Waren- und Kostenrechnungen. Die Erfüllung der Verpflichtung ist durch eine strukturierte, geordnete Beleg-Aufbewahrung möglich.

Buchungen und Aufzeichnungen nach den GoBD unveränderbar aufbewahren

Um Manipulationen auszuschließen, wird jeder Beleg unveränderbar aufbewahrt. Die Anordnung gilt ab dem Zeitpunkt der Erfassung und bleibt über den vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren erhalten. Vor- und Nebensysteme zur Zeiterfassung, der Lohnabrechnung oder Materialwirtschaft sind einbezogen. Eine Veränderung zur vorher gültigen GDPdUergibt sich aus der erstmaligen Festschreibung von Fristen.

Die Fristsetzung orientiert sich am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Veränderbare Formate, wie beispielsweise Office– und Word Programme, erfüllen die Ordnungsmäßigkeitsanforderung der Unveränderbarkeit nicht. Die Umwandlung in nicht veränderbare Dateiformate, wie beispielsweise PDF, ist notwendig.

Für alle Stammdaten mit Einflussnahme auf die Buchungen besteht die Protokollierungs– und Dokumentationspflicht. Digitale Belege weisen Besonderheiten auf. Eine Löschung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist und die Veränderung der Daten sind ausgeschlossen. Digitale Daten müssen für maschinelle Zugriffe von Seiten der Finanzverwaltung unverändert vorgehalten werden. Von dieser Anordnung sind neben finanzbuchrelevanten Daten, alle Einzelaufzeichnungen mit steuerlicher Bedeutung betroffen.

Auch Bargeschäfte müssen erfasst sein

Grundsätze für die Erfassung barer Geschäftsvorfälle

Die elektronische Kasse, alternativ ein Kassenbuch mit Aufführung aller täglichen Bargeschäfte sind Unternehmerpflicht. Das Kassenbuch wird nach den Grundsätzen der GoB im Sinne der ordnungsgemäßen Buchhaltung geführt. Die Vorschriften ergeben sich aus der GoBD, mit Ableitung aus dem Handelsgesetzbuch.

Ein Bargeschäft verpflichtet den Unternehmer zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Die Beleg-Nummerierung vereinfacht die Zuordnung und stellt Transparenz her. Wahrheitsgemäße, klare und fortlaufend aufgezeichnete Geschäftsvorfalle bilden die Basis. Die Kassenaufzeichnungen lassen jederzeit eine Gegenüberstellung der Soll- und Ist Bestände mit der Barkasse zu. Im Rahmen der Aufbewahrung erfolgt die Speicherung und Ablage der Dokumente und Belege in unveränderbarer Form. Der Unternehmer achtet auf die 10-jährige Aufbewahrungsfrist und den lesbaren Erhalt der dokumentierten Inhalte.

Unbare Geschäftsvorfälle fristgemäß belegen

Bei unbaren Geschäften, in die alle Geschäftsvorfälle mit Buchungen über Konten fallen, ist eine Dokumentationspflicht von 10 Tagen anberaumt. In der vorangegangenen Regelung war kein konkreter Zeitraum für die Erfassung dokumentiert. Bei Kontokorrentbeziehungen gelten acht Tage als Orientierung. Auch dieser Zeitraum war vor Einführung der GoBD nicht konkretisiert. Die geordnete Beleg-Ablage kann in digitaler, oder in unveränderlicher und sicherer Form als Grundbuchaufzeichnung erbracht werden.

Erläuterung der Begrifflichkeit Unveränderbarkeit

Auch die ausgelagerte Buchaltung unterliegt den Grundsätzen

Die Unveränderbarkeit bezieht sich auf das gespeicherte oder gedruckte DatenformatBuchungssätze sind weiterhin in einer Vor- oder Stapelerfassung möglich. Die Kontrolle und Korrektur durch eine autorisierte Kanzlei und Steuerberatung wird durch die Richtlinienänderung nicht beeinflusst. Nach der Beleg-Erfassung im gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum stellt die Veränderung eine Beeinträchtigung der Plausibilität dar. Bei fehlerhaften Belegen und Unterlagen erfolgt die notwendige Änderung durch, oder unter Aufsicht der steuerlich betreuenden Kanzlei.

Mit der Unveränderbarkeit geht die Festschreibung einher. Unabhängig von der Vor- oder Stapelerfassung von Geschäftsvorfällen sind die Grundsätze erst eingehalten, wenn die Belege unveränderbar gebucht sind. Im Konkreten heißt das, dass ab diesem Zeitpunkt jede Änderung dokumentiert und plausibel nachvollziehbar protokolliert sein muss.

Die Forderung zur Ablage nicht veränderbarer und damit fälschungssicherer Belege beugt der Manipulation im steuerlichen Bereich vor. Die GDPdU hat einige Punkte zur Konkretisierung offen gelassen, die mit dem Inkrafttreten der neuen Grundsätzezur Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern fixiert wurden. Jeder Unternehmer ist zu einer plausiblen, ehrlichen und nachvollziehbaren Buchführung verpflichtet. Auch bei Auslagerung der Buchhaltung an eine Kanzlei ist die Fristeinhaltung vorgeschrieben.

Verschiedene Grundsatzpunkte in der ordentlichen Buchführung

Die Basis der steuerlichen Erfassung, Aufzeichnungspflicht und Aufbewahrungspflicht basiert auf verschiedenen Grundsätzen. Dabei stehen die Klarheit und Übersichtlichkeit, die Richtigkeit und Willkürfreiheit im Vordergrund. Die Vollständigkeit, das Saldierungsverbot und die Bilanzidentität sind einzuhalten. Weitere wichtige Faktoren basieren auf der Einhaltung von Terminen und der periodischen Abgrenzung. Die Kontinuität der Bewertungsmethoden und die Ordnung in den Belegen und Berechnungen sind grundlegend.

In Gegenüberstellung zur lockeren Regelung der GDPdU sind Unternehmer jetzt zu mehr Disziplin angehalten. Die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten für 10 Jahre ist keine Neuerung, während die Frist- und Dokumentationspflicht eine Neuorientierung erfordert. Die allgemein anerkannten Regelungen ergänzen das Handelsgesetzbuch und bilden eine Grundlage, wo einzelne Vorgaben eine Auslegung benötigen.

Digitale Buchhaltung nach den Vorschriften der Finanzbehörde

Mit Büroware vereinfacht sich die Buchführung

Die Software „Büroware“ vereinfacht die Buchhaltung und ermöglicht den regelkonformen Export aller gebuchten Belege. Da die Veränderung von Buchungsbelegen und Dokumenten ausgeschlossen ist, entsteht dem Anwender der Vorteil der Rechtssicherheit. Im Kontext zu den vorgegebenen Fristen für die Festsetzung von Bar- und Kreditorengeschäften wirkt der Einsatz von Büroware jeglicher Manipulation entgegen.

Im digitalen Zeitalter führen die meisten Unternehmen elektronische Bücher. Daher geht die neue Verordnung neben der Aufbewahrung physischer Dokumente, auf die Haltezeit digitaler Dokumente ein. In der Bezeichnung „Dokument“ sind alle Belege, Rechnungen und Protokollierungen enthalten. Die gemeinschaftliche Aufbewahrung der Inhalte aus WarenwirtschaftssystemenKassensystemen und Fakturierungssystemen gehören in die ordentliche und ordnungsgemäße Buchführung. Abweichungen sind nicht erlaubt und ziehen außerordentliche Steuerprüfungen wegen mangelnder Plausibilität nach sich.

Die Vorschriften der Finanzbehörde gelten gleichermaßen für digitale wie für physische Dokumente. Hier wird kein Unterschied gemacht, was die Unveränderbarkeit und die Authentizität der Aufzeichnungen betrifft. Mit einer Software wie Büroware vereinfacht sich die Buchführung und die Übersichtlichkeit wird im gesamten Ablage- und Aufbewahrungssystem vollumfänglich hergestellt.

Was ist eigentlich CRM?

CRM ist die Abkürzung für Customer Relationship Management und bedeutet übersetzt KundenbeziehungsmanagementCustomer Relationship Management bezieht sich auf Praktiken, Strategien und Technologien, mit denen Unternehmen Kundeninteraktionen und Daten während des gesamten Kundenlebenszyklus verwalten und analysieren. CRM unterstützt Unternehmen dabei, die Kundenbeziehung zu verbessern und den Umsatz zu steigern.

Nutzen des CRM für Unternehmen

CRM

Mit einem CRM die Kundenbindung stärken

Customer Relationship Management ist eine Strategie, die man anwendet, um mehr über die Bedürfnisse und Verhaltensweisen der Kunden zu erfahren. Je besser ein Unternehmen seine Kunden verstehen kann, um so stärkere Kundenbeziehungen kann es aufbauen. Daher ist Customer Relationship Management eher eine Geschäftsphilosophie als eine technische Lösung, um Kunden effektiv und effizient zu helfen.

In der Geschäftswelt ist es von größter Bedeutung, bestehende Kunden zu halten und das Geschäft mit ihnen auszubauen. Die Kosten, die mit der Suche nach neuen Kunden verbunden sind, bedeuten, dass jeder bestehende Kunde wichtig ist. Nach wie vor gilt: Es ist einfacher einem Kunden mehr zu verkaufen, als einen neuen Kunden zu gewinnen.

Je mehr Möglichkeiten ein Kunde hat, Geschäfte mit einem Unternehmen zu tätigen, desto größer sind die Chancen, mehr zu verkaufen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Erschließung von Kanälen wie beispielsweise Direktverkäufe, Online-Verkäufe, Verkauf über den Handel und andere Vertriebswege. Je mehr Kanäle ein Unternehmen benutzt, um so größer ist die Notwendigkeit, die Interaktion mit den Kunden zu verwalten.

Customer Relationship Management – Informationen sammeln und nutzen

Customer Relationship Management hilft Unternehmen, Einblick in das Verhalten ihrer Kunden zu gewinnen und ihre Geschäftsabläufe zu ändern, um sicherzustellen, dass sie ihre Kunden bestmöglich bedienen. Im Wesentlichen hilft das Kundenbeziehungsmanagement einem Unternehmen, den Wert seiner Kunden zu erkennen und von einer verbesserten Kundenbeziehung zu profitieren.

Customer Relationship Management bedeutet also, mehr über die Kaufgewohnheiten, Meinungen und Vorlieben der Kunden herauszufinden. CRM ermöglicht es, Kundenprofile von Einzelpersonen und Gruppen zu erstellen, um effektiver zu vermarkten und den Umsatz zu steigern. Und Customer Relationship Management liefert Informationen darüber, wie man eventuell die Arbeitsweise verändern muss, um den Kundenservice und das Marketing zu verbessern.

Customer Relationship Management Systeme

Bieten Sie ihren Kunden, was sie sich wünschen

Im Lauf der Zeit wächst mit einem Unternehmen die Menge an Daten und Informationen, die man über Kunden sammelt und für eine effektive Kundenbeziehung auswerten muss. Ein Customer Relationship Management System bietet allen Beteiligten im gesamten Unternehmen eine effektive Möglichkeit zur Verwaltung der Kundenbeziehung und Interaktionen. Sowohl  Vertrieb und Kundenservice, als auch Marketing und Geschäftsleitung können das System nutzen. Durch die Transparenz und den einfachen Zugriff auf Kundendaten, Kontaktinformationen, Verkaufschancen, Serviceangelegenheiten und Marketingkampagnen bietet das System einen umfassenden Überblick über jeden Kunden.

CRM-Syteme konsolidieren und verwalten Kundeninformationen und –dokumente in einer zentralen Datenbank. Auf diese Informationen können die Mitarbeiter eines Unternehmens mit Zugang zum System zugreifen. Weitere Funktionen sind die Aufzeichnung verschiedener Kundeninteraktionen, die je nach Systemfunktionen über E-Mail, Telefonanrufe, soziale Medien oder andere Kanäle erfolgen. Ferner kann man die Automatisierung verschiedener Workflow-Prozesse wie Aufgaben, Kalender und Benachrichtigungen für die Beschleunigung von Arbeitsabläufen nutzen. Zusätzlich ist bei den meisten Systemen eine Nachverfolgung der Leistungen und Produktivität basierend auf Informationen, die im System protokolliert werden, möglich.

Funktionen von CRM Systemen

Marketing-Automatisierung: Bei Systemen mit Marketing-Automatisierungsfunktionen können sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden. Dadurch kann man die Marketing-Bemühungen für Kunden an verschiedenen Punkten im Lebenszyklus verbessern. Wenn das System zum Beispiel eine Anfrage registriert, versendet es automatisch Marketingmaterialien, typischerweise über E-Mail oder soziale Medien, an den Interessenten.

Automatisiertes Marketing erleichtert die Kundenpflege

Sales Force Automation: Sales Force Automation ist auch unter der Bezeichnung Sales Force Management bekannt. Dieses soll unnötige Kontakte zwischen einem Verkäufer und einem Kunden vermeiden. Dies gelingt, indem das System automatisch alle Kontakte und Follow-ups in einer Kundenbeziehung verfolgt.

Contact Center Automatisierung: Die Contact Center Automatisierung dient dazu, die langweiligen Aspekte der Arbeit eines Contact Center Mitarbeiters zu reduzieren. Die Automatisierung kann voraufgezeichnete Audiodaten enthalten, die bei der Problemlösung und Informationsbereitstellung für Kunden helfen. Verschiedene Tools, die in die Desktop-Tools des Mitarbeiters integriert sind, können Kundenanfragen bearbeiten, um die Gesprächszeit zu verkürzen und die Kundendienstprozesse zu vereinfachen.

Geolocation-Technologie oder standortbasierte Dienste: Einige Systeme bieten Technologien, mit denen man geografisch begrenzte Marketingkampagnen basierend auf den physischen Standorten der Kunden erstellen kann. Manchmal sind sie in standortbasierte GPS-Apps integriert. Die Geolocation-Technologie kann man auch als Netzwerk- oder Kontaktmanagement-Tool nutzen, um Verkaufsmöglichkeiten basierend auf dem Standort zu finden.

On-Premises Customer Relationship Management Systeme

Bei einer On-Premises Lösung kauft oder mietet ein Unternehmen Lizenzen des Customer Relationship Management Systems und betreibt es auf der eigenen Hardware im Unternehmen. Der Vorteil dieser Lösung ist die Möglichkeit der exakten Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Unternehmens. Ein Nachteil ist die lange Vorlaufzeit, bevor man das System nutzen kann. Hinzu kommt, dass das Unternehmen neben den Betriebs- und Anschaffungskosten zusätzliche Kosten einkalkulieren muss. Nämlich die für die Wartung der Infrastruktur und Software Updates. Im Falle einer Open-Source-Software Lösungen obliegt es der Entwicklergemeinschaft, die Software weiterzuentwickeln und Fehler zu beheben.

Cloudbasierte CRM Systeme

Cloudbasierte Customer Relationship Management Systeme sind Cloud-Computing-Lösungen in Form von Software-as-a-Service oder kurz SaaS. Hierbei bezieht ein Unternehmen die Software als eine Dienstleistung. Die Verantwortung für die Wartung und den Betrieb liegt beim Cloud Anbieter. Die Unternehmen müssen sich also nicht selbst um die Wartung der Infrastruktur oder die Pflege und Updates der Software kümmern. Die Kosten hierfür sind in den Nutzungsgebühren in der Regel enthalten.

Das Thema Datenschutz ist auch bei CRM präsent

Unternehmen bezahlen bei diesem Model nur für die Leistungen, die Sie in Anspruch nehmen. SaaS ist eine skalierbare Lösung, bei der man neue Lizenzen einfach hinzubuchen und sofort nutzen kann. Die schnelle und einfache Bereitstellung der cloudbasierten CRM- Systeme ist vor allem für Unternehmen mit begrenztem technologischem Know-How oder begrenzten finanziellen Ressourcen interessant.

Datensicherheit bei Cloud-Computing-Lösungen

Datensicherheit ist einer der größten Vorbehalte von Unternehmen, die ein cloudbasiertes System nutzen wollen. Das Unternehmen kann die Speicherung und Wartung seiner Daten nicht physisch kontrollieren. Wenn der Cloud-Anbieter seine Geschäftstätigkeit einstellt oder von einem anderen Unternehmen übernommen wird, können die Daten kompromittiert werden oder verloren gehen. Zudem können Kompatibilitätsprobleme auftreten, wenn Daten vom System eines Unternehmens in die Cloud migriert werden, oder wenn der Dienstanbieter gewechselt wird.

Was ist eigentlich ein ERP?

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet auf Deutsch die Ressourcenplanung eines UnternehmensERP ist also eine Unternehmenssoftware mit integrierten Anwendungen für die Bündelung, Steuerung und Interpretation aller relevanten Geschäftsprozesse. Enterprise Resource Planning Systeme integrieren typischerweise alle Bereiche eines Unternehmens in einer Anwendung und Benutzerschnittstelle.

Von Papierkarten zu mobilen Geräten – die Geschichte des Enterprise Resource Planning

Die Geschichte des Enterprise Resource Planning reicht über 100 Jahre zurück. Im Jahr 1913 entwickelte der bei Ford angestellte Ingenieur Whitman Harris ein papierbasiertes Fertigungssystem für die Produktionsplanung. Ziel des Systems war es, wirtschaftlich optimale Bestellmengen (EOQ) zu erreichen. Dieses System war jahrzehntelang der Standard für die Fertigung.

1964 wurde Harris System vom Werkzeughersteller Black and Decker mit einem Großrechner kombiniert. Somit war B & D das erste Unternehmen das eine computergestützte MRP-Lösung (Material Requirement Planning) eingeführt hat. Bis 1983, mit der Einführung von MRP II (Manufacturing Resource Planning), blieb MRP der Standard in vielen Großkonzernen. MRP II bot erstmals Module als zentrale Softwarearchitektur-Komponenten und integrierte Kernkomponenten für die Fertigung, einschließlich Einkauf, Stücklisten, Terminplanung und Vertragsverwaltung.

Eine Unternehmenssoftware für alle Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse lassen sich effizienter planen

Zum ersten Mal wurden verschiedene Geschäftsprozesse in ein gemeinsames System integriertMRP II lieferte eine Vorstellung davon, wie Unternehmen Software zukünftig nutzen können, um Unternehmensdaten auszutauschen und zu integrieren. Mit der Einführung von MRP II waren Unternehmen beispielsweise in der Lage, die Effizienz durch eine bessere Produktionsplanung, geringere Lagerbestände und weniger Ausschuss zu steigern.

Mit der Entwicklung der Computertechnologie in den 1970er und 1980er Jahren wurden ähnliche Konzepte wie MRP II parallel entwickelt. Die neuen Lösungen ermöglichten es, über die Fertigung hinausgehende Geschäftsaktivitäten zu bewältigen, einschließlich FinanzmanagementKundenbeziehungsmanagement und Personalressourcen.

Das bekannteste deutsche Softwareunternehmen, das weltweit zu den führenden Anbietern von ERP-System gehört, ist SAP. Seit etwa 1990 wird diese Art der Unternehmenssoftware als Enterprise Resource Planning bezeichnet und als neue Kategorie von Business-Management-Software angesehen.

Funktionsbereiche von Enterprise Resource Planning Systemen

ERP bietet eine integrierte und ständig aktualisierte Ansicht der wichtigsten Geschäftsprozesse unter Verwendung von gemeinsamen Datenbanken, die von einem Datenbankmanagementsystem verwaltet werden. ERP-Systeme verfolgen die Geschäftsressourcen und den Status der Geschäftsverpflichtungen. Die Anwendungen, aus denen das System besteht, teilen Daten über verschiedene Abteilungen (Fertigung, Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung usw.), von denen die Daten auch bereitgestellt werden. Typische Anwendungsmodule in Enterprise Resource Planning Systemen sind:

  • Finance & Accounting mit Finanzbuchhaltung, ForderungsmanagementHauptbuch, Anlagevermögen, Verbindlichkeiten etc.
  • Management Accounting umfasst Budgetierung, Kalkulation, Kostenmanagementaktivitätsbasierte Kalkulation und weitere
  • Human Resources beinhaltet Recruiting, Ausbildung, Dienstpläne, Gehaltsabrechnung, Leistungen, Alters- und Rentenpläne, Diversity Management und mehr
  • Produktionsplanung einschließlich KapazitätsplanungWorkflow-Management, Qualitätskontrolle, FertigungsprozesssteuerungFertigungsprojekteProduktlebenszyklus-Management und Terminplanung etc.
  • Auftragsabwicklung mit Auftragserfassung, Bonitätsprüfung, Preisfindung, Inventur, Versand, Verkaufsanalyse und Reporting, Verkaufsauftragserteilung.
ERP

Mit der Software haben Sie vielfältige Möglichkeiten

weitere Beispiele sind:

  • SupplyChain-Management mit SupplyChain-Planung, Lieferanten-Terminplanung, Einkauf, Inventur, SchadenbearbeitungReklamationsbearbeitung, Lagerhaltung (inkl. Annahme, Einlagerung, Kommissionierung und Verpackung).
  • Projektmanagement umfasst Projektplanung, RessourcenplanungProjektkostenkalkulationProjektstrukturplan, Abrechnung, Leistungseinheiten, Aktivitätsmanagement
  • Customer Relationship Management mit Vertrieb und Marketing, Provisionen, Service, Kundenkontakt, Call Center Support – CRM-Systeme werden nicht immer als Teil von ERP-Systemen betrachtet, sondern als Business Support Systeme (BSS).
  • Datendienste beinhalten verschiedene Self-Service-Schnittstellen für Kunden, Lieferanten und / oder Mitarbeiter

Enterprise Resource Planning von On Premises in die Cloud

Von den 1990er Jahren bis zum Beginn des 21. Jahrhunderts wuchs die Zahl der Unternehmen, die Enterprise Resource Planning Systeme nutzen, rasant. Immer mehr Unternehmen setzten auf die integrierte Unternehmenssoftware, um beispielsweise Geschäftsprozesse zu rationalisieren oder auch die Datensichtbarkeit zu verbessern. Gleichzeitig stiegen die Kosten für die Implementierung der Systeme. Nicht nur die Hardware und die Software waren kostspielig. Zusätzliche Kosten für kundenspezifische Programmierung, Berater und Schulungen musste man mit einkalkulieren.

Seit Anfang der 2000er Jahre entwickelt sich die ERP-Technologie mit neuen Funktionen wie eingebetteter Analytik hin zu cloudbasierten Lösungen. Hinzu kommt, dass lokal installierte Systeme nicht mit den steigenden Sicherheitsanforderungen oder neuen Technologien wie Smartphones mithalten können.

Cloudbasierte ERP-Systeme bieten eine kostengünstige Alternative zu lokal installierten Systemen, die sowohl die Betriebskosten (OpEx) als auch die Kapitalkosten (CapEx) senkt. Unternehmen müssen beispielsweise bei Cloud-Lösungen weder Software noch Hardware kaufen oder zusätzliches IT-Personal einstellen oder eine kostspielige Infrastruktur unterhalten. Dadurch können Mitarbeiter ihren Fokus von der Verwaltung der IT auf Aufgaben mit einem höherem Mehrwert verlagern.

Cloud Enterprise Resource Planning Systeme für jedes Business

Während die alten Systeme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oft zu teuer waren, hat die Cloud diese Barriere aufgehoben. Mit einer SaaS-Lösung können kleinere Unternehmen deshalb dieselbe bewährte Unternehmenssoftware nutzen, die größere Unternehmen seit Jahren verwenden. Eine cloudbasierte Lösung kann schnell implementiert werden. Für kleine und mittlere Unternehmen bietet die Cloud die Flexibilität, schnell neue Benutzer hinzuzufügen und sich ändernde Geschäftsanforderungen zu unterstützen.

Zusammenarbeit verbessern mit modularen Cloud ERP-Systemen

Cloud-Systeme bieten zusätzliche Funktionen

Wenn die Kernarchitektur von cloudbasierten System um integriertes Customer Relationship Management (CRM), SupplyChain Management (SCM), Human Capital Management (HCM) und Enterprise Performance Management (EPM) erweitert wird, verbindet das System beispielsweise alle Anwendungen nahtlos mit einem einzelnen Datenrepository. Ein erweitertes Cloud-ERP-System ermöglicht die Verwaltung aller Abteilungen mit verbesserter Transparenz und Zusammenarbeit, so, als wären sie eine einzelne Organisation.

Darüber hinaus bieten Cloud-Systeme einen nahtlosen Zugriff auf erweiterte Berichtsfunktionen wie Datenvisualisierung und erweiterte Analysefunktionen. Durch den Zugang zu neuen Technologien, wie dem Internet der Dinge (IoT), erhalten Unternehmen ein umfassendes Verständnis der Geschäftsaktivitäten in Echtzeit. Und dies nicht nur im Front-Office, sondern auch in Lagern und Produktionshallen. Dieses Wissen steht den Mitarbeitern auf ihren mobilen Geräten durch soziale Tools zur Verfügung.

Die Vorteile einer ERP-Suite gegenüber Einzelanwendungen

Einer der wichtigen Vorteile moderner Cloud-Systeme ist die einheitliche Lösung oder Anwendungssuite. Im Vergleich zur Bereitstellung isolierter Softwareanwendung, wie Personal- oder Vertriebsautomatisierung oder Fakturierungsprogrammen, bietet eine Softwaresuite den Vorteil einer Komplettlösung.

Eine Suite, die alle wichtigen Geschäftsfunktionen umfasst, integriert betriebliche Prozesse in der gesamten Organisation. Mitarbeiter erhalten einen transparenteren und umfassenderen Einblick in alle Aspekte des Geschäfts. Eine Softwaresuite ermöglicht es Unternehmen zum Beispiel, schnell eine Basis zu schaffen, die den unmittelbaren Bedarf erfüllt und flexibel auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren kann.

Server mit Standort USA sind nicht sicher

Enterprise Resource Planning – Datensicherheit in der Cloud

Die Frage nach der Sicherheit der eigenen Daten in der Cloud ist auf jeden Fall für Unternehmen jeder Größe von zentraler Bedeutung. Der vielleicht wichtigste Aspekt ist dabei der Standort der Cloudserver. Nicht in allen Ländern gelten die gleichen restriktiven Datenschutzbestimmungen wie beispielsweise in Deutschland. Stehen die Server in den USA, können die amerikanischen Geheimdienste CIA und NSA sowie die Bundespolizei FBI jederzeit auf die Daten zugreifen.

Der Patriot Act von 2001 berechtigt die amerikanischen Behörden zum Zugriff. Und die Eigentümer der Daten bekommen keine Information über den Zugriff. Dieses Zugriffsrecht gilt gleichermaßen für die Daten von ausländischen Unternehmen wie von Privatpersonen. Maximale Sicherheit für cloudbasierte Enterprise Resource Planning Systeme bieten daher nur Server, deren Standort sich in Deutschland befindet.

Was ist eigentlich eine Warenwirtschaft?

JTL bietet Software für die Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft, auch Warenwirtschatssystem (kurz: WaWi oder WWS) genannt, dient der computergestützten Erfassung und Steuerung sämtlicher Warenbewegungen in einem Handelsunternehmen. Diese umfassen sämtliche mengen- und wertmäßigen Veränderungen des Warenbestandes, angefangen bei der Beschaffung über die Lagerwirtschaft bis zum Verkauf. In der Regel sind mehrere Unternehmensbereiche an der Arbeit mit der Warenwirtschaft beteiligt. Das System verbindet die Abteilungen miteinander und ermöglicht auch für komplex organisierte Unternehmensstrukturen effiziente und vereinfachte Arbeitsabläufe.

Funktionen und Aufgaben der Warenwirtschaft

JTL bietet Software für die Warenwirtschaft

Ein beispielhaftes Schaubild des Anbieters JTL für sein Warenwirtschaftssystem (Quelle: Google)

Die Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem sind je nach Unternehmensbereich und Abteilung ganz unterschiedlich. Der Einkauf steuert darüber die Angebotsverwaltung, das Bestellwesen, die Disposition sowie die Reklamationsvorgänge. Das Lagerwesen erfasst, überwacht und optimiert sämtliche Warenbewegungen, während der Verkauf Kundenkontakte pflegt, Angebote verfasst und den Versand abwickelt.

Zu den wichtigsten Funktionen des WWS zählen die Rechnungslegung, die Steuerung von Waren- und Kundendaten sowie Inventur und Statistik. Auf diese Weise werden Konzepte, die durch das Unternehmensmanagement vorgegeben werden, umgesetzt. Damit dies gewährleistet ist, muss das System immer auf dem aktuellsten Stand sein. So ermöglicht es dem Unternehmen eine kurzfristige und flexible Handlungsfähigkeit. Eine möglichst genaue Erfassung der Prozesse und die jederzeitige Verfügbarkeit sämtlicher Daten sind somit grundlegende Anforderungen an eine funktionierende Warenwirtschaft.

Heutzutage werden Warenwirtschaftssysteme nicht mehr nur von Großunternehmen, sondern auch vermehrt von kleinen und mittelständischen Betrieben eingesetzt, damit sie am Markt konkurrenzfähig bleiben können. Durch den immer stärker wachsenden Internethandel und die damit verbundene Notwendigkeit, einen Online-Shop anzubieten, haben sich die Anforderungen an die Systeme erweitert. Sie müssen in der Lage sein, die Daten möglichst einfach und effizient mit dem Web-Angebot zu synchronisieren. Die Verwaltung von Online-Shops wird durch ein WWS enorm erleichtert und verschafft dadurch auch Kleinunternehmen eine reelle Chance, am Markt zu bestehen.

Aufbau und Vorteile

Das WWS eines Unternehmens enthält Stamm- und Bewegungsdaten. Zu den Stammdaten gehören sämtliche Objekte, die in den Datensätzen verwaltet werden, z. B. Kunden, Waren, Lieferanten und Stücklisten. Auf ihrer Basis werden die Bewegungsdaten eingepflegt und überwacht, welche Geldtransaktionen (Ein- oder Ausgangsrechnungen, Gutschriften etc.) sowie Warenbewegungen (Lagereingänge, Lieferscheine) umfassen.

Prinzipiell gibt es mehrere Formen von WWS, man unterscheidet hierbei zwischen offenen, geschlossenen und integrierten Systemen. Die geschlossene Variante enthält sämtliche zentralen Module. Dies bedeutet, dass das Unternehmen über ein System alle wirtschaftlichen Aufgaben des Unternehmens wie Einkauf, Vertrieb, Produktion und Lager verwaltet. Bei der offenen Form wird mindestens ein Bereich, ggf. auch mehrere, über ein weiteres System abgedeckt, das möglicherweise über eine Schnittstelle angebunden wird. Das integrierte WWS umfasst sämtliche Module, die auch in der geschlossenen Form enthalten sind, und zeichnet sich zudem noch durch eine Verbindung zu außenstehenden Organisationen, etwa Banken oder Lieferanten, aus.

Eine funktionierende Warenwirtschaft bietet einem Handelsunternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Sie ermöglicht unter anderem eine zeiteffiziente Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen sowie eine präzise Pflege von Daten im System. Das Kundenverhalten wird besonders realitätsgetreu abgebildet, wodurch dem Unternehmen genau aufgezeigt wird, wie sich die Nachfrage nach bestimmten Produkten entwickelt. Dadurch kann der Betrieb sein Angebot genau auf die Kundenwünsche abstimmen und sein Sortiment dauerhaft optimieren.

Anbieterkategorien

Für den Einzelhandel gibt es die Branchensoftware

Die Angebote der Software unterscheiden sich in drei Kategorien. Bei der Individualsoftware entwickelt ein Anbieter ein für den Betrieb maßgeschneidertes System, das unternehmensinterne Anforderungen, Prozesse und Besonderheiten genau berücksichtigt. Sie stellt oftmals die kostenaufwändigste Lösung dar, da sie für einen einzelnen Kunden entwickelt wird und daher der finanzielle Aufwand nicht auf mehrere Abnehmer verteilt werden kann. Zudem macht sich das Unternehmen meistens in hohem Maße vom Softwareanbieter abhängig.

Bei der Standardsoftware fallen geringere und genauer kalkulierbare Kosten an. Die Hersteller haben sie für einen größeren Markt entwickelt. Die Module dieser Systemlösung sind flexibel aufgebaut und man kann sie schneller an sich ändernde Rahmenbedingungen anpassen. Bei der technischen Unterstützung ist das Unternehmen nicht allein vom Anbieter abhängig. Es kann diese auch über ein Systemhaus im direkten Umfeld durchführen lassen. Die Software ist zudem zeitnah verfügbar. Außerdem kann man sie im Unternehmen direkt nach dem Erwerb einsetzen, da sie ja bereits auf dem Markt erhältlich ist.

Eine Art Mittelweg zwischen den beiden vorher genannten Kategorien stellt die Branchensoftware dar. Sie wird für die besonderen Anforderungen und speziellen Prozesse einer bestimmten Branche entwickelt. Diese Form enthält sämtliche für den Betriebsprozess notwendigen Funktionen und bietet den Vorteil, dass sie im Gegensatz zur Individualsoftware schnell verfügbar ist. Mittlerweile gibt es solche Lösungen für beinahe alle Branchen, so etwa für die Lebensmittelindustrie, den Einzelhandel, die Baubranche sowie Handwerker oder Dienstleister.

Entscheidung für das passende Warenwirtschaftssystem

Nun sind Sie also auf der Suche nach dem passenden System für Ihr Unternehmen. Es gibt einige Fragen, die Sie vorab klären sollten, um die richtige Lösung zu finden. Hierdurch schonen Sie Ihre Personalressourcen und nicht zuletzt Ihr Budget. Veranschlagen Sie also ausreichend Zeit für die Auswahl des richtigen Systems und beziehen Sie alle Bereiche mit ein, die später auch mit dem WWS arbeiten werden. So bedenken Sie sämtliche Anforderungen im Vorfeld und finden die richtige Lösung für das Unternehmen.

Am wichtigsten ist, vorab genau festzulegen, welche Funktionen das WWS abdecken sollte und welche Kosten das Unternehmen aufwenden möchte. Soll beispielsweise die Auftragsbearbeitung zeiteffizienter ablaufen, eine höhere Transparenz erzielt oder sollen die Unternehmensprozesse insgesamt optimiert werden? Haben Sie überlegt, welche Aufgaben das System erfüllen soll, liegt oftmals auch die Entscheidung für eine Individual-, branchenspezifische oder eine Standardlösung bereits auf der Hand.

Wenn Sie sich am Ende für eine bestimmte Software entschieden haben und diese im Unternehmen implementieren möchten, sollten als nächstes Schulungsmaßnahmen für sämtliche Anwender erfolgen, die mit dem System arbeiten werden. So erlernen die Mitarbeiter von Anfang an den richtigen Umgang mit der Software. Sie können sie effizient in den Arbeitsalltag integrieren.

Fazit

Richtig vorbereitet und entsprechend implementiert trägt die Warenwirtschaft in einem erheblichen Maße am Unternehmenserfolg bei. Sie optimiert Unternehmensabläufe und ermöglicht eine einfache und übersichtliche Handhabung sämtlicher Prozesse, die den Warenstrom umfassen. Durch die Verbindung der verschiedenen Abteilungen verbessert sie zudem die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen.

Was ist eigentlich ein Beleg?

Ein Beleg kann auch ein Kassenbon sein

Der Beleg tritt in ganz unterschiedlichen Formen auf und begleitet Sie entweder als Verbraucher oder in ihrer beruflichen Funktion. Denken Sie an den Weg zur Arbeit und eine Fahrkartenkontrolle: Sehen Sie sich Ihre Monatskarte an. Da steht zwar Fahrkarte, Monatskarte oder ein Name eines Verkehrsverbundes drauf, es ist aber auch ein Beleg. Erste Hinweise: Es steht ein Preis in Euro drauf, auch die Mehrwertsteuer ist ausgewiesen. Als Selbständiger könnte Ihre Buchhaltung aus diesen Werten sowohl den Netto-Preis errechnen, als auch die Mehrwertsteuer ausweisen.

Bei einem Beleg kann es sich sowohl um ein Dokument für den Zahlungsverkehr handeln, als auch um eine andere Art, die im Bereich der Logistik zu finden ist.

Unternehmensbräuche und Rechtsgrundlagen

Ein Beleg kann auch ein Kassenbon sein

Belege treten in unterschiedlichen Formen auf

In den Unternehmen gilt aus gutem Grund: Keine Buchung oder eine dazugehörende Buchungsgrundlage. Denn selbst in kleinen Betrieben würden Überblick und Transparenz der Buchhaltung sofort verloren gehen. Schon nach wenigen Tagen würde niemand mehr wissen, warum denn eigentlich eine Buchung vorgenommen wurde. Zudem bieten die Eingangsbelege ein wahres Füllhorn an Informationen wie Einkaufswerte von Roh-, Hilfs– und Betriebsstoffen oder Dienstleistungen. Diese bilden eine solide Grundlage auch für die spätere Deckungsbeitrags- oder EBIT-Rechnung.

In den letzten Jahren ist die Bedeutung der schriftlich vorliegenden oder digitalisierten Belege noch weiter gestiegen. Die beispielsweise im Handelsgesetzbuch oder weiteren Vorschriften festgelegten Aufbewahrungsfristen wurden teilweise erheblich verlängert. Beispielsweise auf mindestens 2 Jahre für Rechnungen. Oder bis zu 10 Jahre für Kontoauszüge und damit verbundene Unterlagen in der Buchhaltung einer Bank.

Lesen Sie deshalb mehr über die Funktionen der Belege in der Buchhaltung. Erfahren Sie welche Aussagekraft mit Ihnen in der Logistik verbunden ist.

Für die Buchhaltung ist jeder Beleg eine Fundgrube

Keine Finanzbuchhaltung kann ohne eine Vielzahl an unterschiedlichen Belegarten und Belegen funktionieren. Jeder Beleg ist eine wahre Fundgrube und enthält – je nach Verwendungszweck – die folgenden Angaben:

  • Netto- und Brutto-Beträge zu bezogenen Waren oder Dienstleistungen
  • Informationen über den Aussteller wie Name, Rechtsform, Steuernummer, Bankverbindung oder PayPal-Geschäftskonto
  • Zahlungsfrist und Skontobedingungen
  • Stückzahlen und Mengen, die als Input für die interne Kosten- und Leistungsrechnung dienen können
  • Artikel-Nummern oder ähnliche Informationen als Basis für Rezepturen

Unterschiedliche Varianten und Aufgaben in der Warenwirtschaft

Ein Kassenbon aus dem Supermarkt

In der Warenwirtschaft bzw. beim Verkauf von Waren an Unternehmens- oder Privatkunden gibt es verschiedene Varianten ohne die die Transaktion gar nicht möglich ist. Dies beginnt im „kleinpreisigen“ Bereich beim Supermarkt Kassenzettel, der neben den notwendigen Angaben wie Brutto- und Netto-Preis auch die Verknüpfung mit der Warenwirtschaft enthält. Die EAN-Artikelnummer ist praktisch überall eingeführt und ermöglicht eine Aktualisierung des Lagerbestands.

Im klassischen Großhandel, bei Lieferungen zwischen Firmen und im Online-Handel ist neben der Rechnung wohl der Lieferschein oder Warenbegleitschein das wichtigste Dokument. Dieses führt die Mengen der einzelnen Artikel auf, ermöglicht das Abhaken oder Bestätigen, dass die jeweiligen Artikel im Paket enthalten sind und ordnet diese einer – nachverfolgbaren – Sendungsnummer zu. Den Packschein kann man auch händisch bearbeiten bzw. markieren, wenn beim Ausgang die Kontrolle über die tatsächlichen Artikel und deren Anzahl stattfindet.

Oftmals fehlt – zur Reduzierung des Diebstahlsrisikos beim inländischen Transport – auch die Einzelpreisangabe. Diese Angabe erhält der Kunde für seine Buchhaltung später auf einem separaten Blatt.

Die übliche Bestellung im Fernsabsatzkanal besteht meist aus Angebot/Warenkorb, Annahme, Packschein/Lieferschein und Rechnung.