Was heißt archivieren?

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In der Büroorganisation stellt die Archivierung seit Jahrzehnten ein wichtiges Thema dar. Schließlich gibt es für wichtige Dokumente und Belege gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Dies bedeutete für viele Unternehmen, hunderttausende von Blättern in Papierform zu lagern. Ein enormer Platzbedarf war und ist die Folge, sofern das Unternehmen an der althergebrachten Archivierung der Geschäftsdokumente festhält. In den letzten Jahren wurde mit der Einführung der digitalen Archivierung zumindest das Platzproblem optimal gelöst. Doch was gilt es in der digitalen Welt beim Archivieren zu beachten?

Digitalisierung von Geschäftsdokumenten – die gesetzlichen Vorgaben erfüllen

Wer die aufzubewahrenden Unterlagen digital archivieren möchte, muss zunächst für Revisionssicherheit sorgen. Um die gesetzlichen Bestimmungen erfüllen zu können, müssen die Inhalte der Dokumente unverändert und fälschungssicher gespeichert werden. Selbstverständlich muss sichergestellt sein, dass keine Daten verloren gehen können und die Inhalte jederzeit auffindbar bleiben. Wenn auf das digitale Archiv zugegriffen wird, muss über jede Handlung ein Protokoll erstellt werden, um die Zugriffe nachvollziehbar zu machen. Natürlich muss das archivierte Material sicher aufbewahrt werden, so dass während der Aufbewahrungszeit keine Daten verloren oder zerstört werden können. Das genutzte Archivierungssystem muss für die Datensicherheit und den Datenschutz entsprechend ausgelegt sein.

Wie wird aus Geschäftsdokumenten in Papierform ein digitales Archiv?

Archivieren im PapierformatWer das Aktenarchiv auf ein digitales Aufbewahrungssystem umstellen will, hat zunächst eine Menge Arbeit vor sich. Denn jedes einzelne Blatt Papier muss zunächst einmal digital erfasst werden. Dies bedeutet, dass jedes Dokument mit einem Scanner eingelesen und digitalisiert werden muss. Dabei sollte natürlich genau auf die verbleibende Aufbewahrungszeit geachtet werden. Genau wie vorher die Aktenordner müssen die digitalen Datenträger nun sicher aufbewahrt werden, so dass keine Daten zerstört werden oder verloren gehen können. Die Archivierung muss entsprechend protokolliert und organisiert sein, so dass Dokumente zeitnah aufgefunden werden können. Zudem müssen alle Dokumente in der Originalfassung wieder ausgedruckt werden können.

E-Mail-Archivierung – ein neues Metier für Unternehmen

E-Mails sind ebenfalls wichtige Dokumente, die entsprechend der aktuellen Gesetzgebung archiviert werden müssen. War es früher ausreichend, die E-Mails in gedruckter Form aufzubewahren, so muss seit Beginn des Jahres 2017 jede E-Mail auch als digitaler Datensatz archiviert werden. Zwar verfügen die meisten E-Mail-Programme über eine Archivierungsfunktion, doch genutzt wurde diese bisher von Unternehmen eher selten.

Wie werden E-Mails korrekt archiviert?

E-Mails richtig archivierenElektronische Korrespondenzen und Kommunikation muss ebenfalls nach gewissen Anforderungen archiviert werden. Eine Archivierungssoftware für E-Mails ist da sehr hilfreich, sofern einige Aufbewahrungskriterien erfüllt werden. Die E-Mails müssen wie alle Dokumente ordnungsgemäß, vollständig und in Übereinstimmung mit dem Original archiviert werden. Zudem sollte die E-Mail-Archivierung möglichst frühzeitig erfolgen. Natürlich müssen alle E-Mails wieder auffindbar und reproduzierbar aufbewahrt werden. Eine Vernichtung der archivierten E-mails darf erst nach dem Ablauf der Archivierungspflicht erfolgen. Alle Änderungen im E-Mail-Archiv müssen detailliert protokolliert werden. In der Regel beträgt die Aufbewahrungszeit für E-Mails bei 6 bis 10 Jahren.

Vorteile der digitalen Datenarchivierung

Dokumente in Schriftform nehmen in Aktenordnern eine Menge Platz ein. Da in digitaler Form solche Dokumente zu Tausenden auf einem kleinen Datenträger gespeichert werden können, benötigen Unternehmen entsprechend weniger Lagerraum. Da die Sicherheitsanforderungen in Sachen Brandschutz und Co. ähnlich sind, können die digitalen Datenträger entsprechend untergebracht werden. Einzig die Datensicherheit und der Datenschutz müssen eine besondere Aufmerksamkeit erhalten. Für Unternehmen bringt das Archivieren in digitaler Form also nicht nur einiges an Arbeit mit sich, sondern auch gewisse Vorteile in Sachen Platzbedarf und Organisation.

Sichere Aufbewahrungsorte für die digitalen Daten

Da digitale Datenträger geschützt untergebracht werden müssen, stellen einige Dienstleister entsprechende Serviceleistungen bereit. Dazu zählen spezielle Räumlichkeiten ebenso wie Cloud-Lösungen. Die Wahl des Archivierungssystems ist natürlich immer abhängig von den individuell anfallenden Dokumentenzahlen und Inhalten, die das Unternehmen archivieren muss. Wer mit der digitalen Archivarbeit beginnt oder das System umstellen möchte, sollte darauf achten, dass die entsprechenden gesetzlichen Regelungen eingehalten werden können.

Archivierung von geschäftlichen Mails in Unternehmen

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Mit dem Ablauf der Schonfrist der GoDB zum 31.12.2016 besteht für Unternehmen nunmehr die Pflicht, geschäftliche Mails für mehrere Jahre aufzubewahren. Welche E-Mails dies im Detail betrifft und auf welcher rechtlichen Grundlage die Pflicht zur Archivierung beruht, möchten wir Ihnen im Folgenden erläutern.

GoDB – Ablauf der Schonfrist

Als GoDB werden die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff bezeichnet. Sie wurden bereits 2015 eingeführt, bis zum 31.12.2016 galt jedoch die sogenannte Schonfrist für Unternehmen. Somit konnten auch Systeme, beispielsweise Kassensysteme, zunächst weiterhin genutzt werden, auch wenn sie die aktuellen Anforderungen nicht erfüllen. Zum 01.01.2017 sind die GoDB aber endgültig in Kraft getreten und müssen von allen Unternehmen umgesetzt werden.

Die Grundlage der GoDB bilden die Abgabenordnung (AO) sowie das Umsatzsteuer-Gesetz (UStG), Herausgeber ist das Bundesministerium der Finanzen. Mit den GoDB sollen bestehende Regelungen und Vorschriften an technische Standards sowie an die aktuelle Rechtssprechung zur Buchführung angepasst werden.

Auch bestimmte E-Mails fallen unter die Aufbewahrungspflichten. So ist eine E-Mail, die als Handels- oder Geschäftsbrief fungiert und beispielsweise eine Rechnung enthält, aufbewahrungspflichtig. Und zwar in elektronischer Form. Denn die GoDB besagt, dass per Mail eingegangene Rechnungen in ausgedruckter Form nicht ausreichen, sondern in ihrer ursprünglichen Form und unverändert erhalten bleiben müssen.

Archivierungspflicht nach dem Handelsgesetzbuch

Archivierung DokumenteNach dem HGB sind E-Mails dann aufbewahrungspflichtig, wenn es sich um Dokumente im Sinne des Handelsgesetzbuches handelt. Hierunter fallen alle empfangene und versendeten Handelsbriefe und Buchungsbelege. Eine E-Mail muss dann aufbewahrt werden, wenn sie der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäftes dient. Im Detail zählen hierzu: Auftragserteilung, Auftragsbestätigung, Versandanzeigen, Frachtbriefe sowie Lieferpapiere, Rechnungen und Zahlungsbelege, Verträge sowie Reklamationen.

Hierbei ist zu beachten, dass die Pflicht zur Aufbewahrung alle E-Mails in Zusammenhang mit einem Geschäftsabschluss betrifft. Daher müssen auch Mails, die lediglich der Vorbereitung eines Anschlusses dienen, archiviert werden. Dies gilt auch dann, wenn der Abschluss zu einem späteren Zeitpunkt schriftlich fixiert wurde.

Archivierungspflicht nach der Abgabenordnung (AO)

Nach der Abgabenordnung besteht eine Pflicht der Aufbewahrung und Archivierung für alle Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Darunter fallen beispielsweise der Jahresabschluss, Buchungsbelege und Lageberichte. Jegliche hiermit in Zusammenhang stehenden E-Mails müssen samt Anlagen entsprechend archiviert werden-

Welche Anforderungen werden an die Aufbewahrung gestellt?

Unter einer Archivierung versteht man die langfristige Speicherung von Daten auf Datenträgern mit dem Ziel der späteren Dokumentation. Im Unterschied zu einem Backup, dass nur der kurzfristigen Speicherung für eine komplette Wiederherstellung von Daten im Falle einer versehentlichen Löschung, dienen Archivierungsvorgänge dazu, Daten auch nach einem langen Zeitraum noch zur Verfügung zu haben.

Bei der Speicherung von aufbewahrungspflichtigen Mails ist der Unternehmer frei in der Wahl der Speicherung sowie in der Wahl des Speichermediums. Allerdings gibt es einige gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, die bei der Speicherung unbedingt zu berücksichtigen sind. So müssen die Daten auch zum Ende der Aufbewahrungspflicht noch uneingeschränkt lesbar sein.

Zudem müssen die Daten unverändert gespeichert werden und jedes einzelne Dokument muss auch wieder auffindbar sein. Die Datenarchivierung muss dauerhaft, fälschungssicher und geordnet im Zusammenhang mit dem jeweiligen Geschäft erfolgen.

Aufbewahrungspflicht und Archivierung von E-Mails nach Art des Dokumentes

Archivierung AbschlussFür Handels- und Geschäftsbriefe, auch in elektronischer Form als E-Mail, gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Grundlage hierfür sind §257 Abs. 4 HGB sowie §147 Abs. 3 AO. Weitere Unterlagen wie beispielsweise Jahresabschlüsse oder Handelsbücher müssen laut HGB 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Ende des Jahres, in die Unterlagen entstanden sind.

Welche Folgen hat eine Missachtung der Aufbewahrungsfristen

Kommen Unternehmen ihrer Aufbewahrungspflicht für Unterlagen nicht korrekt nach, kann dies weitreichende Folgen haben. Im steuerrechtlichen Sinn führt eine Missachtung der Aufbewahrungspflichten und nicht entsprechend archivierte E-Mails zu einer nicht ordnungsgemäßen Buchführen. In der Folge werden die Besteuerungsgrundlagen vom Finanzamt geschätzt. Werden die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten missachtet, müssen Unternehmen mit hohen Bußgeldzahlungen rechnen. Daher sollten die GoDB vollständig umgesetzt und die dafür notwendigen technischen Voraussetzungen zeitnah geschaffen werden.

Das Ende der Schonfrist und das vollständige Inkrafttreten der GoDB zum 1.1.2017 haben dazu geführt, dass die Aufbewahrung ausgedruckter, originär elektronischer Unterlagen nicht länger ausreicht. Vielmehr müssen Geschäfts- und Handelsbriefe, die in elektronischer Form versendet und empfangen wurden, auch als solche aufbewahrt werden. Hierfür werden professionelle Archivierungsysteme für E-Mails benötigt, die allen Anforderungen gerecht werden.

Was bedeutet archivieren?

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Die Archivierung von elektronischen Daten ist in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten immer wichtiger geworden. Dies betrifft nicht nur die E-Mail Archivierung, sondern auch das Archivieren von elektronischen Dokumenten, WhatsApp Kommunikationen oder elektronische Rechnungen. Doch was genau bedeutet Archivieren in diesem Zusammenhang eigentlich?

Definition Archivierung

Archivierung BedeutungUnter Archivieren wird grundsätzlich die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung, Benutzung und Erhaltung von Archivgut, also beispielsweise elektronischen Nachrichten, verstanden. Die gesetzlichen Grundlagen in Bezug auf das Archivieren elektronischer Daten sind zum einen die Gesetze zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen und zum anderen die Grundsätze einer ordnungsmäßigen Buchführung (GoB), die vor allen Dingen für Unternehmen und Selbstständige relevant sind.

Welche Anforderungen werden an die Datensicherung von E-Mails gestellt?

Wichtig beim Archivieren von E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten ist, die betreffenden Dokumente gegen den unberechtigten Zugriff Dritter oder gegen Verlust zu schützen. Auch das nachträgliche Verändern der E-Mails und Dokumente darf nicht möglich sein. Wichtig ist außerdem, dass alle aufzeichnungspflichtigen Dokumente im Original und im ursprünglichen Format aufbewahrt werden.

Welchen weiteren Anforderungen müssen archivierte E-Mails genügen?

Handelt es sich bei den archivierten E-Mails um Unterlagen, die im Rahmen einer Geschäftstätigkeit aufzubewahren sind, dann müssen Sie natürlich auch die allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einhalten. Diese sind neben der Ordnungsmäßigkeit, die Vollständigkeit, die Nachvollziehbarkeit, die Belegbarkeit, die Richtigkeit, die Rechtzeitigkeit, sowie die richtige zeitliche Reihenfolge der Aufzeichnung.

Was muss in Sachen Datenschutz beim Archivieren von E-Mails und anderen Dokumenten beachtet werden?

Archivierung MailAufgrund von datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist es nicht möglich, den gesamten Nachrichtenverkehr eines Unternehmens extern abzuspeichern. Private E-Mails von Mitarbeitern dürfen in keinem Fall gespeichert werden, da sonst gegen die allgemeinen Persönlichkeitsrechte der Angestellten verstoßen wird. Nur wenn die Mitarbeiter einer Datenspeicherung ausdrücklich zustimmen, kann dies das Unternehmen durchführen. Auch ein generelles Verbot von Seiten der Arbeitgeber private E-Mails während der Arbeitszeit vom geschäftlichen E-Mail Konto aus zu versenden, kommt in Betracht.

Zudem müssen Sie die gespeicherten Dokumente und E-Mails so schützen, dass keine unberechtigten Dritten auf sie zugreifen können.

Wie kann die Manipulationssicherheit bei der Speicherung von E-Mails sichergestellt werden?

Bewährt haben sich in dieser Hinsicht kryptografische Prozesse, welche die gespeicherten Dokumente vor Manipulationen schützen sollen. Alternativ kommt das Schreiben auf einen löschgeschützten Datenträger in Betracht. Zudem wird empfohlen, akkreditierte Zeitstempeldienste zu nutzen, um den Manipulationen von E-Mails und anderen Dokumenten vorzubeugen.

Server- und clientgesteuerte Archivierungsmethoden

Server für das ArchivierenBeim serverseitigen Archivieren wird eine eingehende E-Mail gleich nach ihrem Eingang auf dem Server in ein Archivsystem weitergeleitet. Das gleiche Verfahren wird bei ausgehenden Nachrichten angewendet. So kann man eine manipulationsfreie Übertragung ins Archiv sicherstellen. Natürlich müssen bei dieser Methode technische Maßnahmen ergriffen werden, durch die das Archiv selbst vor Manipulationen geschützt wird. Ein Nachteil dieser Methode ist der hohe Bedarf an Speicherplatz.

Bei dem clientseitigen Archivieren hat der Anwender die Kontrolle darüber, welche E-Mails auf Dauer gespeichert werden sollen und welche nicht. Bei dieser Methode wird dem Anwender an Eigenverantwortung und Flexibilität zugesprochen, doch es besteht auch die Gefahr, dass wichtige Elemente nicht ins Archiv übertragen werden.

Welche Optionen im Hinblick auf das Archivieren von E-Mails gibt es?

In Betracht kommen ASP-Lösungen, Client- oder Server-seitige Lösungen, Appliances, also separate Speicherlösungen oder Dokumentenmanagement-Lösungen und CRM-Systeme.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für das Archivieren von E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten?

Die Frage nach den Aufbewahrungsfristen von E-Mails ist abhängig von ihrem Inhalt und ihrem Zweck. E-Mails, die steuerrelevante Informationen enthalten und entweder Teile oder ganze Handelsbücher zum Inhalt haben oder beispielsweise Buchungsbelege enthalten, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde.

Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für den Fall, dass es sich bei den E-Mails um Handels- oder Geschäftsbriefe handelt oder um Kopien dieser Geschäftsbriefe.

Rechtssichere E-Mail Archivierung

rechtssichere E-Mail Archivierung

Seit Anfang dieses Jahres ist es endgültig: Nicht nur Geschäftsunterlagen, sondern auch geschäftliche E-Mails müssen archiviert werden. Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind demnach rechtlich verpflichtet, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu und manipulationssicher aufzubewahren. Vernachlässigen die Unternehmen diese Pflicht – drohen ernsthafte Konsequenzen.

Jedes Unternehmen wickelt heutzutage seine Geschäfte hauptsächlich per Email ab – es ist bequem, kostet nichts und funktioniert in der Regel zuverlässig und schnell. Allerdings ist damit auch ein hohes Risiko verbunden: Eine E-Mail kann schnell versehentlich gelöscht werden und das Unternehmen kann auf diese Weise wichtige Informationen verlieren.

Um das zu verhindern ist eine rechtssichere E-Mail Archivierung absolut notwendig.

Wann müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Wenn sie die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefes haben. Das Gleiche gilt für die steuerlich relevanten Anhänge wie Rechnungen oder Angebote. Nur E-Mails, die als Begleitschreiben dienen, dürfen gelöscht werden. Die relevanten Anhänge muss man dabei archivieren.

Das bedeutet – alle E-Mails, die als Geschäftsbriefe gelten oder steuerlich relevant sind –  unter anderem Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.

Reicht es aus, wenn die E-Mails einfach ausgedruckt werden?

Nein. Alle E-Mails müssen unveränderbar, auffindbar und stets abrufbar sein. Es muss gewährleistet sein, dass der Steuerprüfer zu jeder Zeit den Zugang zu den Unterlagen bekommen kann und die E-Mails sowohl  mit Volltextsuche als auch maschinell prüfen kann.

Wie lange muss man die E-Mails aufbewahren?
Zwischen 6 und 10 Jahren (das hängt von der steuerlichen Relevanz ab).

 

Was muss eine rechtssichere E-Mail Archivierung können?

  • Klare Ordnungsstruktur für Ihre E-Mails: Es muss gewährleistet sein, dass jeder Geschäftsvorfall eindeutig zugeordnet werden kann
  • E-Mails müssen vollständig erfasst werden, es dürfen keine Informationen verloren gehen
  • E-Mails müssen vor Manipulationen sicher sein
  • Nachrichten müssen so abgespeichert werden, dass sie vor der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden können
  • Alle Dokumente müssen für die Betriebsprüfung sofort einsehbar sein und sowohl manuell auch maschinell lesbar sein.

 

Was passiert mit privaten E-Mails?

Am besten sollten private E-Mails im Unternehmen verboten werden. Denn es kann zu Problemen mit dem Datenschutz führen. Auch wenn Mitarbeiter für die Speicherung ihrer Mails zustimmen, haben die externen E-Mail-Empfänger Recht auf Schutz Ihrer Privatsphäre.

Welche Vorteile bringt eine E-Mail Archivierung?

Rechtliche Sicherheit

Nur eine professionelle rechtssichere E-Mail Archivierung kann garantieren, dass E-Mails vollständig, originalgetreu und manipulationssicher aufbewahrt werden.

Kostenersparnis

Dank Managed Services können Unternehmen Aufwände vermeiden,  die sonst für die Einführung einer Achivierungslösung entstehen würden. Man muss keine Software kaufen, sondern erhält die Leistung schlüsselfertig und kann trotzdem jederzeit auf das gesamte Archiv zugreifen.

Schutz vor Datenverlust

Daten können schnell verloren gehen – bei technischen Problemen oder wenn man versehentlich oder absichtlich seine E-Mails löscht (zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt). Mit einer E-Mail Archivierung kann man alle E-Mails inklusive Anhänge sicher aufbewahren.

Bessere Produktivität

Dank einem schnellen Zugriff auf die E-Mails können die Nutzer in wenigen Sekunden Informationen finden – das spart enorm viel Zeit und steigert die Arbeitsproduktivität. Alle E-Mails können zudem bei Bedarf mit einem Klick wiederhergestellt werden, ohne dass man aufwändige Datenwiederherstellungen durch den Administrator durchführen muss.

Unabhängigkeit und Sicherheit des Unternehmens

Besonders für Unternehmen, die ihre E-Mails nicht auf lokalen E-Mail-Servern, sondern auf den Servern externer Unternehmen im Internet  speichern, dient eine Archivierung als zusätzliche Sicherungsmaßnahme. So hat man seine Daten immer unter Kontrolle.

Speicherbedarf wird wesentlich weniger

Gerade große Unternehmen haben große Volumen an Daten. Die zusätzliche rechtssichere E-Mail Archivierung kann die Kapazitäten sprengen. Durch die Auslagerung der Archivierung können Unternehmen Ihre IT-Kapazitäten deutlich entlasten.

Nehmen Sie die E-Mail-Archivierung nicht auf die leichte Schulter. Kontaktieren Sie uns jetzt und fordern Sie ein individuelles Angebot an! Mit unserem Managed Service bekommen Sie eine fertige E-Mail-Archivierungslösung, ohne dass Sie dafür teure Software oder Hardware anschaffen müssen.