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Digitaler Stress – was tun gegen die Email-Flut?

Spam Emails - eine Plage

Wer kennt sie nicht die Situation: man startet den PC am Arbeitsplatz, öffnet Outlook oder ein anderes Emailprogramm  und gerät unwillkürlich in Stress beim bloßen Anblick der Zahl, die die ungelesenen Emails im Posteingang ankündigt?

Spam Emails - eine Plage

Digitaler Stress

Spam was ist das?

Ein sehr großer Prozentsatz dieser Posteingangsmails ist jedoch SPAM, bzw. Informationen und Newsletter, denen keine große Aufmerksamkeit geschenkt werden müsste und die eigentlich keine Handlung seitens des Empfängers erfordern. Allerdings muss man sich dennoch zumindest kurz mit dieser exorbitant hohen Zahl an Emails beschäftigen, um die wirklich relevanten Nachrichten zu selektieren und diese nicht versehentlich ebenfalls in die Kategorie SPAM zu sortieren oder womöglich zu löschen. Dieser Prozess, die Spreu vom Weizen zu trennen, kann unter Umständen ganze Unternehmen lähmen, den Workflow deutlich verlangsamen und stellt dadurch ein stetig wachsendes Problem dar.

Es gibt durchaus Mittel und Wege wie man diesen digitalen Stress minimieren kann:  Hierzu gehört einerseits der Ansatz die Anzahl der täglich empfangenen Emails zu reduzieren, andererseits sich eine Ordnerstruktur aufzubauen, die die verbleibenden Nachrichten im Posteingang übersichtlich und nach Dringlichkeit sortiert.

Spam aus sozialen Netzwerken

Newsletter und Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken, denen man ohnehin keine Beachtung schenkt sollte man abbestelllen, bzw. kündigen, anstatt sie tagtäglich ungelesen zu löschen, das ist oftmals nur ein Häkchen welches entfernt werden muss. Im zweiten Schritt sollte man die Funktion der farbigen Markierung im Posteingang nutzen, um sich einen Überblick zu verschaffen was zu welchem Themengebiet gehört. Zusätzlich kann man sich hier das Eisenhower Prinzip zu Nutzen machen und nach wichtig und nicht wichtig, dringend und nicht dringend selektieren. So ist leicht ersichtlich, was erledigt werden muss und von wem. So gehen wichtige Nachrichten nicht im digitalen Stress verloren. Auch bietet es sich an eine Ordnerstruktur aufzubauen und bearbeitete Mails, bzw. solche die nur informativen Charakter haben aus dem Posteingang in den jeweiligen Ordner zu verschieben – so gelingt es einem im besten Fall sogar den Arbeitsplatz ab und an mit einem leeren Posteingang zu verlassen! (Ein gutes Gefühl, was ich versuche immer am Ende einer Arbeitswoche zu erreichen!) Beim Mailprogramm Outlook hat man zusätzlich die Möglichkeit feste Regeln zu definieren, was insbesondere bei immer wiederkehrenden Absendern Sinn macht, dadurch kann eine Nachricht direkt kategorisiert und dem betreffenden Ordner zugeteilt werden.

Direkte Kommunikation vermeidet Spam

Des weiteren hilft es sich selbst und in erster Linie den Empfängern, wenn man Emails unmissverständlich formuliert und dadurch Missverständnisse und mehrfaches Nachfragen im Keim erstickt. Klare Handlungsaufforderungen sind hier genauso wichtig, wie die Wahl der richtigen Empfänger: wer muss in diesen Vorgang wirklich involviert sein, wer benötigt die Information lediglich in CC und wen kann man hier guten Gewissens außen vor lassen?

Zu guter letzt ist die direkte Kommunikation, telefonisch oder von Angesicht zu Angesicht jedoch in jedem Fall der Weg mit den wenigsten Missverständnissen und dazu noch viel persönlicher – auf diesem Weg lassen sich nach wie vor die schnellsten Einigungen erzielen! Da sich das persönliche Gespräch jedoch leider nicht in jedem Fall realisieren lässt empfehlen wir Ihnen Microsoft Outlook, einen guten Spam-Filter samt Antivirus-Software und viel Disziplin beim Angeben der eigenen Emailadresse im Netz, um die digitale Umweltverschmutzung so weit es machbar ist in den Griff zu bekommen – kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne!

 

SPAM – was ist das eigentlich?

Spam Emails - eine Plage

Ganz ursprünglich kommt der Begriff SPAM gar nicht aus der Welt des Internets, sondern wurde bekannt durch einen Sketch der Komiker-Truppe Monty Python . In diesem wurde das amerikanische Frühstücksfleisch „Specially Prepared Assorted Meat“ auf seine Anfangsbuchstaben reduziert, was den wenigsten beim Thema SPAM allerdings in den Sinn kommen wird, auch wenn das Dosenfleisch geschmacklich sicher eine durchaus geeignete Metapher darstellen könnte.  SPAM ist viel mehr ein Oberbegriff für Emails, die jemandem unaufgefordert zugeschickt werden und keinerlei Bezug zu den Interessen und Aktivitäten des Empfängers haben und mit welchen jeder von uns täglich mehrfach zu kämpfen hat – Emails die kurz gesagt einfach nur lästig sind!

Spam Emails - eine Plage

Spam Emails – eine Plage

Wer kennt diese Situation nicht: man schaltet am ersten Arbeitstag der Woche seinen geschäftlichen PC ein und hat eine unzählige Menge an Emails, die sich übers Wochenende angesammelt haben und durch deren fragwürdigen Inhalte man quer lesen muss, um möglicherweise ernsthafte Emails nicht aus Versehen zu löschen. SPAM Mails die sich auf unbezahlte Rechnungen oder eine Sperrung der Kreditkarte beziehen beispielsweise sind häufig nicht auf den ersten Blick als fragwürdig und gefährlich einzustufen, sondern man muss oft einen zweiten Blick riskieren um einen ernsthaften Hintergrund ausschließen zu können.

Dieses Thema ist aber nicht nur extrem lästig und zeitraubend. Es verursacht weltweit auch enorme Kosten, die sich geschätzt im Milliardenbereich bewegen und lähmt zunehmend den Emailverkehr und damit auch die Geschäftsprozesse. Im Zusammenhang mit SPAM-Mails sind extrem wichtige Themen Datenschutz und die Datensicherheit. Häufig handelt es sich nämlich bei diesen Nachrichten nicht nur um harmlose Werbebotschaften und sinnfreie Informationen, sondern um Träger von Schadsoftware, Trojanern und Viren. Durch manche SPAM-Mails  werden beim Öffnen gezielt Hintertüren auf den PCs  der Adressaten geöffnet, um diese zur Weiterverbreitung von Schadsoftware zu nutzen. Tatsächlich werden eine sehr große Anzahl dieser Emails von infizierten Geschäfts- oder Privat-PCs versandt, um den Ursprung der SPAM-Mails zu verteilen.

Der eigene PC wird dadurch unbemerkt zu einem Teil des Botnetzes und die privaten und geschäftlichen Kontakte aus Emails und Adressbüchern Opfer weiterer SPAM-Mails, die Reichweite wird dadurch immer größer. Ebenfalls immer häufiger treten heutzutage Emails auf, die das Ziel haben an Passwörter, Login- und Zugangsdaten zu gelangen. Die Emails enthalten meist einen Link, der auf täuschend echte Webseiten führt, auf denen man gebeten wird seine Daten einzugeben. Folgt man diesem Link und der Handlungsaufforderungen und gibt tatsächlich seine Zugangsdaten hier preis haben die Betrüger leichtes Spiel.

Hier ist also äußerste Vorsicht geboten und da die Verursacher ihre Spuren in der Regel sehr gut verwischen gibt es in diesem Bereich kaum juristische oder polizeiliche Handhabe, sondern man muss aktiv selbst versuchen der Sache Herr zu werden, bzw. den Hackern erst gar keine Angriffsfläche zu bieten. Hier hilft es z.B. schon die Email-Adresse nur auf Seiten anzugeben die vertrauenswürdig erscheinen, niemals auf SPAM-Mails zu antworten und keine Links zu öffnen, bei denen der Absender nicht persönlich bekannt ist.

Wenn Ihnen das alles – zu Recht – gruselig oder gar beängstigend erscheint: Keine Sorge, die zertifizierten IT Experten der Biteno GmbH können Ihnen sowohl beim Thema Spam als auch bei allen anderen Sicherheits-relevanten IT-Themen beratend oder unterstützend zur Seite stehen.

Microsoft Office Communications Server bei der ameria in Heidelberg implementiert

Mit dem Wachstum eines extrem erfolgreichen Unternehmens Schritt halten zu können, verlangt der IT einiges ab. Davon kann Christian Ensslen, IT Leiter bei der ameria GmbH ein Lied singen. „Es war für uns von Anfang an klar, dass wir einen Experten für unser Vorhaben benötigen, die IT Infrastruktur an den wachsenden Anforderungen anzupassen“. Dazu nahm das Software-Entwicklungsnternehmen ameria aus Heidelberg die Dienste des renommierten IT- und Beratungsunternehmen Service Kiosk IT- Consulting GmbH in Anspruch.

Ziel war es im ersten Schritt die bestehende EDV-Infrastruktur zu analysieren und auf den aktuellsten Hardware und Software-Stand zu bringen und neue Technologien zu integrieren. Dabei sieht sich die ameria als technischer Vorreiter beim Einsatz von Standard-Software. Zunächst sollte die bestehende Microsoft Exchange-Infrastruktur vom bisherigen Hosting-Partner zurück in die eigenen Räumlichkeiten transferiert und in die vorhandene Domänen-Struktur integriert werden. Danach war die Migration der Hardware geplant sowie die Anpassung und Aufrüstung der bestehenden Active Directory Umgebung an den vorhandenen Standorten in Heidelberg, Simferopol und Kiew.

Microsoft Office Communication Server

Das Kernelement der neuen IT-Lösung ist eindeutig der neue Office Communication Server 2007 R2 von Microsoft. Hier wurden zunächst alle Mitarbeiter mit einem zusätzlichen Software-Client ausgestattet. Die vorhandenen Telefone blieben zunächst erhalten. So konnten sich alle Beteiligten zunächst einmal intern mit der neuen Technologie vertraut machen. Ein zusätzlicher OCS Edge Server bietet den Zugriff über das Internet für Notebooks und mobile Endgeräte. Eine Anpassung der Firewall sowie die Integration von Zertifikaten bieten die nötige Sicherheit. Der Exchange Server bietet hier neben der Mailbox Funktionalität noch zusätzlich Unified Massaging (Voicemail) für die neue Infrastruktur an.

Neuste Technologie

Bei der Anbindung an das externe Telefonnetz kam für alle Beteiligten eine neue Komponente ins Spiel. Das erste Hybrid-Gateway von Ferrari Electronics mit der Seriennummer 1 wurde zunächst testweise und anschließend live an einen S2M Anschluss integriert und bedient seither den Übergang der VoIP-Lösung des Office Communication-Servers ans externe ISDN-Telefonnetz. Eine technische Lösung von Ferrari Electronics ergänzt die Anforderungen des Kunden.

Klare Ziele, eindeutiger Plan

Im Anschluss an die Planung sollte die bestehende Telefonanlage abgelöst und durch eine integrierte Lösung ersetzt werden. Geplant war die flächendeckende Nutzung des Office Communication Servers von Microsoft an allen Standorten in den beiden Ländern Deutschland und Ukraine. Erklärtes Ziel der Geschäftsleitung von ameria war es, die Mitarbeiter an den Standorten in der Ukraine über die deutsche Telefonanlage kommunizieren zu lassen und alle Tätigkeiten über die vorhandenen PCs der Mitarbeiter abzuwickeln. Außerdem sollten Außendienstmitarbeiter die Möglichkeit bekommen, von unterwegs via Notebook telefonisch erreichbar zu sein.

Ebenso wichtig war die Realisierung über das deutsche ISDN-Netz. Darüber hinaus sollen auch neue Features wie Video- oder Audio-Conferencing, Desktop Sharing und Instant Messaging am PC eingeführt werden. „Diese neuen Möglichkeiten werden uns helfen, in Zukunft noch produktiver und effizienter zu arbeiten“ sagt Albrecht Metter, Geschäftsführer der ameria GmbH.

Nach einer Analyse und ersten Vorab-Tätigkeiten im Jahr 2009 wurden Anfang 2010 drei Server von Fujitsu Technology Solutions vom Typ Primergy RX 200 S5 angeschafft sowie ein 19 Zoll Primecenter Rack von FTS, in dem die Server betrieben werden. Als Netzwerk-Hardware kamen Switches von Hewlett-Packard zum Einsatz. Im ersten Schritt wurde die Active Directory Umgebung aufgerüstet (Upgrade auf Windows 2008 R2) so das im zweiten Schritt der Microsoft Exchange Server von der Version 2007 auf die Version 2010 aktualisiert werden konnte.

Sicherheit: Auch im laufenden Betrieb

Last but not least wurden alle Server-Komponenten durch ein Sicherungskonzept auf Basis von Acronis Backup & Recovery abgesichert. „Uns war es ein Anliegen nicht nur hervorragende technologische Lösungen zu liefern, sondern den Kunden auch ruhig schlafen zu lassen. Dafür nutzen wir Produkte, die wir auch selbst einsetzen und die sich im Betrieb bewährt haben“ begründet Michael Laflör, Projektleiter bei Service Kiosk, die Entscheidung für die erprobte und bewährte Software von Acronis.
Nachdem alle Hard- und Softwarekomponenten auf Herz und Nieren getestet wurden, ging es im März 2010 richtig los: Die alte Telefonanlage mit stationären Telefonen wurde still gelegt und der OCS übernahm diese Funktion.Nach einer Einschwingphase von ca. 2 Wochenkommunizieren nun alle Mitarbeiter der ameria sicher und zuverlässig über ihre PCs und genießen sichtlich den neu gewonnenen Komfort. Lediglich in den zwei Konferenzräumen in Heidelberg wurden 2 Konferenztelefone von Polycom eingebaut.

„Nach dem erfolgreichen Going-Live war es für uns selbstverständlich, die EDV-Anlage von einem IT-Profi unter Wartung zu nehmen“ resümiert Albrecht Metter den Projektverlauf. Gesagt getan: Ein umfangreicher Service- und Wartungsvertrag von Service Kiosk sichert den permanenten, laufenden Betrieb und sorgt für entspannte Nerven und angenehmen „Nachtschlaf“.