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Elektronische Archivierung – Herausforderungen und Lösungen

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Viele denken bei elektronischer Archivierung an eine andere Form der Ablage. Statt dem Abheften in Ordnern erfolgt ein Scannen der Dokumente. Die elektronischen Dateien wandern digitalisiert in Computersysteme, sind beispielsweise auf Festplatten und anderen Speichermedien abgelegt. Der altvertraute Ordner verwandelt sich also in Bits und Bytes im Computer, abgelegt in Foldern und Files.

Diese Vorstellung reflektiert einen kleinen Teil des Übergangs von der manuellen Form auf Papier in ein elektronisches Format. Elektronische Aufbewahrung beinhaltet mehr. Sie ist Teil eines Systems der Wertschöpfung zur Umformung von Informationen zu Wissen in elektronischer Form. Wie geschieht diese Transformation und wozu führt sie?

Parallelität der Inhalte von Dokumenten und Daten

Die digitale Archivierung ist weiter auf dem Vormarsch

Analoge Achive gibt es immer weniger

Es besteht eine Unterscheidung von Inhalten (Content) zwischen physischen Dokumenten und elektronischen Daten, mit denen die Inhalte gespeichert sind. Verträge und Begleitdokumente sind in Papierform die meistgenutzte Form. Die durchgehend elektronische Erstellung, Verarbeitung und Ablage ist in Teilbereichen der Industrie und Verwaltung erfolgt. Gleichförmige, wiederkehrende Geschäftsprozesse sind eine Voraussetzung. Aus rechtlichen Gründen sind für viele Vorgänge Unterschriften notwendig. Dokumente und Daten zu den gleichen Vorgängen sind mehrfach vorhanden.

Es stellt sich die Aufgabe der Reduzierung von Duplikaten (Deduplizierung)Deduplizierung ist in der Informationstechnik allerdings eine der größten technischen Herausforderungen. Eine Automatisierung nach logischen Prinzipien bedingt darüber hinaus menschliche Prüfvorgänge des Qualitätsmanagements durch Spezialisten (Revisionen, Audits).

Lebenszyklus elektronischer Archivierung

Der Lebenszyklus besitzt folgende fünf Phasen:

1. Entstehungsprozess von Dokumenten

Beispiel ist das Eröffnen eines Kontos bei einer Bank. Zu den Dokumenten sind hierzu Begleitunterlagen in Papierform notwendig wie Geschäftsbedingungen und rechtliche Hinweise, die vertragsbindend sind.

2. Transport

Die physischen Dokumente gelangen anschließend an einen Ort der Weiterverarbeitung (beispielsweise zum Scannen), zur Integration in andere Dokumente und Ablage, in physischer und elektronischer Form. Die Kosten von Transport und Weiterverarbeitung sind zudem ein großer Kostenblock im Lebenszyklus von Dokumenten und elektronischer Verarbeitung.

3. Hintergrundbearbeitung (Backoffice)

Elektronische Archivierung erfolgt in fünf Phasen

Prüf– und Verarbeitungsvorgänge dieser Instanz gewährleisten beispielsweise, dass alle Vorgänge fehlerfrei erfolgen (Validierung und Verifizierung). Die Hintergrundbearbeitung ist wie die Transportphase ebenfalls kostenintensiv. Qualifizierte Mitarbeiter sind notwendig.

4. Lagerung

Die Dokumente sind – ob Papier oder elektronisch – zu lagern, also zu archivieren. Elektronisch geschieht die Lagerung in Systemen der Informations- und Kommunikationstechnologie. Der Aufbau der Infrastruktur erfordert ebenfalls entsprechende Investitionen, laufende Unterhaltskosten und Expertenwissen.

5. Entsorgung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Dokumente allerdings zu entsorgen. Das gleiche geschieht mit den Daten. Während physische Dokumente sichtbar sind, ist es mit Daten komplizierter. Daten werden kopiert und die gleichen Daten sind mehrfach aufbewahrt.

Die Entsorgung (Löschung) von Daten stellt zudem hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit durch Revisionsvorgänge (Audits). Hierfür sind Spezialisten aus den Bereichen von Informatik, Recht und aus der Betriebsorganisation notwendig.

Wertschöpfung

Eine Wertschöpfung entsteht, da Dokumente und Daten zur Erzeugung von Produkten und Dienstleistungen beitragen und notwendig sind (rechtliche Formvorschriften). Die Ablage in elektronischer Form ist ein Prozess aus dem genannten Lebenszyklus. Die Aufbewahrung erfolgt sowohl in den einzelnen Phasenschritten als auch abschließend mit der Endablage und Entsorgung.

Am Markt kann für die Produkte und Dienstleistungen ein bestimmter Preis erzielt werden, der profitabel ist. Die Verarbeitung der Dokumente und Archivierung in elektronischer Form stellt allerdings einen Kostenblock dar, der gering zu halten ist. Werte – der Gewinn – sinken, wenn beispielsweise die Kosten der elektronischen Verarbeitung und Archivierung durch Mängel der Geschäftsprozesse ungenügend sind.

Die gleichen Prinzipien gelten auch für den öffentlichen Sektor. Budgets aus Steuermitteln sind rationell einzusetzen.

Verminderung von Werten

Das Suchen von Dokumenten beansprucht viel Zeit

Hauptgründe für die Verminderung von Werten sind außerdem unzureichende Rationalisierung in den Hintergrundprozessen und die Vermehrung gleicher Daten in heterogenen elektronischen Archiven. Die Deduplizierung ist in der Informatik eine der größten Herausforderungen. Ein weiterer Faktor ist ferner das Suchen, Finden und Auswerten von elektronischen Dokumenten in den Archiven (Serversystemen). Untersuchungen in Großunternehmen ergaben dementsprechend einen beträchtlichen Werteverlust durch administrative – nicht wertschöpfende – Vorgänge.

Ein Viertel bis ein Drittel der Arbeitszeit wendet beispielsweise ein durchschnittlicher Mitarbeiter mit dem Suchen von relevanten elektronischen Dokumenten und zum aktuellen Stand (Versionstatus) auf. Teams verschwenden ebenfalls viel Zeit mit der Abstimmung unterschiedlicher Versionsstände, nicht auffindbaren und mit fehlerhaften elektronischen Dokumenten.

Technische und betriebswirtschaftliche Notwendigkeiten

Die elektronische Verarbeitung stellt daher hohe Anforderungen an die technische Infrastruktur. Die Daten sind in optimaler logischer Struktur zu erfassen, damit eine effiziente elektronische Ablage und Weiterverwendung erfolgt. Hauptanforderungen sind ergonomisch durchdachte Eingabesysteme für Mitarbeiter und automatisierte Erfassungssysteme durch Scannen.

Die Speicherung erfolgt in Datenbanksystemen. Herkömmliche Systeme arbeiten nach dem Prinzip von Zeilen und Spalten (relationale Zuordnung). Das heutige Datenaufkommen erfordert allerdings zunehmend ad-hoc Zugriffe, die schwer prognostizierbar sind. Neue Datenbanktechnologien sind demzufolge entstanden (nicht-relationale Verfahren wie NO-SQL). Bestehende technische Infrastrukturen müssen in neue Umgebungen kostenintensiv migriert werden.

Diesen Notwendigkeiten muss auch die Betriebsorganisation folgen. Der herkömmliche Aufbau einer klassischen hierarchischen Organisationsstruktur ist für moderne elektronische Ablageverfahren oftmals ungeeignet. Die schwer prognostizierbaren ad-hoc elektronischen Dokumentprozesse erfordern flexible, agile Organisationsformen. Das kann beispielsweise eine Matrixorganisation erfüllen. Ebenso sind die Geschäftsprozesse dem Wertschöpfungsprozess der genannten fünf Phasen des Lebenszyklus von elektronischer Dokumentation und Ablageverfahren anzupassen.

Gesetzliche Regeln und Anforderungen

Archivierung ist gesetzlich geregelt

Das Gesetz regelt die elektronische Archivierung

Die Ablage von Dokumenten in elektronischer Form ist überdies gesetzlich reglementiert. Das betrifft Themen der Revisionsfähigkeit(lückenloser Nachverfolgbarkeit) der Dokumente in materieller und elektronischer Form. Datensicherheit, Datenschutz und diverse Aufbewahrungsfristen stellen zudem hohe technische und organisatorische Anforderungen an die Betriebsorganisation und die Bereiche des öffentlichen Sektors.

Eine weitere Herausforderung ist die Identitätsprüfung und Zugriffsberechtigung (IAM=Identity & Access Management). Die Rollen und Berechtigungen erfordern Systeme, die organisatorisch und technisch den gesetzlichen Regeln und internen betrieblichen Bestimmungen entsprechen müssen.

Ob Privatpersonen, kleine, mittlere oder große Unternehmen, alle müssen sich diesen Herausforderungen des Gesetzesgebers stellen, die dazu von Jahr zu Jahr komplexer werden.

Fazit und Ausblick

Elektronische Archivierung ist ein umfangreicher Prozess, der den gesamten Prozess der betrieblichen Wertschöpfung betrifft. Privatpersonen sind durch gesetzliche Auflagen ebenso von der Thematik betroffen.

Die Realisierung eines optimalen Systems erfordert eine ganzheitliche Betrachtungsweise. Sie betrifft die durchgängige Gestaltung der Geschäftsprozesse zur elektronischen Ablage. Die Betriebsorganisation in Aufbau- und Ablauf muss für die entsprechende technische Infrastruktur gerüstet sein. Das betrifft vor allem die Beseitigung redundanter Vorgänge und Ablage mehrfacher gleicher Dokumente und Versionen. Das Suchen, Finden und Verwerten von Dokumenten hat ein beträchtliches Rationalisierungspotential.

Gesetzliche Auflagen und Anforderungen, die in Zukunft eher zunehmen, verlangen eine durchdachte Planung, Umsetzung und Weiterentwicklung elektronischer Archivierung.

PDF/A – sichere Langzeitarchivierung digitaler Dokumente

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Die digitale Archivierung ist weiter auf dem Vormarsch

Wie bei einem Schreiner die Säge nicht wegzudenken ist, so darf auf keinem Computer die Adobe-Software zur Erstellung von PDF-Dateien fehlen. Ein digitaler Dokumentenaustausch ist heutzutage ohne PDF nicht mehr denkbar. PDF-Dateien sind zum weltweiten Standard geworden. Doch was hat es mit dem PDF/A Format auf sich?

Das im Jahr 1993 von Adobe entwickelte Dateiformat wird mittlerweile von verschiedenen Spezialformaten ergänzt und deckt damit die Anforderungen von unterschiedlichen Branchen an digitales Arbeiten, Abspeichern und Archivieren ab. PDF/A ist eines dieser Spezialformate und dient der Langzeitarchivierung von denjenigen Dokumenten, die originalgetreu und unveränderbar gesichert werden sollen.

Umstieg von der analogen Welt in die digitale Welt mit PDF/A

PDF/A Formate eignen sich zur Langzeitarchivierung

Analoge Achive gibt es immer weniger

Weltweit machen seit Jahren Unternehmen und Behörden den Schritt weg von Papierakten und hin zum sogenannten „papierlosen Büro“. In diesem arbeiten die Mitarbeiter nur noch mit digitalen Akten bzw. wandeln Papierdokumente in digitale Dokumente um. Analoge Schriftstücke werden (aufgrund der großen Mengen an Papier häufig von externen Firmen) eingescannt und in einem Dokumenten-Management-System (DMSrevisionssicher abgelegt. Wichtig hierbei ist, dass das Unternehmen dabei die rechtlichen Rahmenbedingungen aus dem Handelsrecht und die jeweiligen Datenschutzrichtliniendes Landes einhält. Ein nicht zu unterschätzendes Unterfangen, wenn man bedenkt, dass digitale Dokumente manipuliert werden könnten und somit – im Gegensatz zu Papierdokumenten – nicht mehr revisionssicher wären.

Anforderungen an die digitale Arbeitswelt

Vor diesem Hintergrund entstand die Anforderung, digitale Dokumente so zu archivieren, dass der Inhalt auch nach langer Zeit noch in derselben Qualität und ohne Abweichungen vom Original dargestellt werden kann. Auch sollte das Dateiformat so gestaltet sein, dass eine Manipulation des Dateiinhaltes nicht mehr möglich war.
Im Jahr 2005 hat daraufhin Adobe das PDF-Format um die Norm PDF/A ergänzt (das „A“ steht für Archivierung) und die ISO-Zertifizierung für das digitale Langzeitarchivieren erhalten.
Doch was ist der Unterschied zum allseits bekannten „normalen“ PDF-Format?

Der Unterschied zwischen PDF und PDF/A

Eine PDF-Datei (PDF steht für „Portable Document Format“) kennt fast jeder, der mit Computern zu tun hat. Sie scannen ein Papierdokument ein und erhalten eine PDF-Datei, oder Sie wandeln eine bereits vorhandene digitale Datei mittels eines Programmes in ein PDF um. Was hat es aber nun mit einer PDF/A-Datei auf sich?
Eine PDF/A-Datei ist eine reduzierte Version einer PDF-Datei. Alle Funktionen, die nichts mit einer Archivierung zu tun haben, wurden gestrichen. Dabei gehen keine Daten verloren, nur das Format ändert sich.

ISO-Standard für Langzeitarchivierung

Den rechtlichen Vorgaben muss entsprochen werden

Eine Langzeitarchivierung von digitalen Schriftstücken stellt bei Unternehmen oder Behörden aus handelsrechtlichen Gründen bestimmte Anforderungen an die Aufbewahrung. Es ist problemlos möglich, eine PDF-Datei mit einem PDF-Writer zu verändern. Vertrags- oder steuerrelevanten Schriftstücke, wie zum Beispiel Rechnungen oder Handelsbriefe, müssen aber mehrere Jahre lang in der Originalabbildung vorhanden bleiben. Adobe hat aus diesem Grund das Format PDF/A für eine rechtlich einwandfreie Langzeitarchivierung entwickelt und im Jahr 2005 die erste Version auf den Markt gebracht (PDF/A-1). Es folgten die Versionen A-2 (2011) und A-3 (2012). PDF/A ist seit 2005 der ISO-Standard für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.

Unterscheidung zwischen PDF/A1a und A-1b

Man unterscheidet bei der Version PDF/A-1 zwischen zwei Abstufungen:
Der Level 1-b steht für „basic, übersetzt grundsätzlich/grundlegend. Er erfüllt die Mindestanforderungen der ISO-Norm und stellt eine eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit sicher. Alle eingefügten Bilder sind fest im Dokument eingebunden. Die Textbausteine sind in Unicode-Darstellung, damit sie für die Ewigkeit oder zumindest für die vom Handelsrecht vorgeschriebene Dauer reproduzierbar bleiben.

Der Level 1-a steht für „accessible, übersetzt zugänglich und ist eine Steigerung zum Level 1-b: Dieses Format setzen Sie dann ein, wenn die Dateien auch auf mobilen Endgeräten verfügbar sein sollen und Sie die sogenannte „Barrierefreiheit“ gewährleisten wollen. Das bedeutet eine identische Darstellung ohne Einschränkungen bei Menschen mit Behinderung, zum Beispiel bei blinden Menschen.

Somit sollten Sie bei der Archivierung immer das Format A-1a benutzen, um alle Anforderungen abzudecken.

Besonderheiten von PDF/A-Dateien:

– PDF/A-Dateien benötigen weniger Speicherplatz als normale PDF-Dateien.
– Eine Verschlüsselung oder ein Sperren (zum Beispiel durch einen Passwortschutz) ist nicht möglich.
– Es gibt eine exakte Hinterlegung und Definition der Farbprofile.
Links auf Webseiten oder externen Inhalt sind nicht gestattet, da diese dynamisch sind und sich verändern können.
– Es gibt keine dynamischen Funktionen wie zum Beispiel Audio- oder Videodateien.
– Es sind digitale Signaturen hinterlegt.
– Transparente Objekte oder Layer (Ebenen) sind nicht erlaubt.
– Eine PDF/A1a-Datei hat eine Kennzeichnung in Form von Metadaten nach XMP-Standard.
– PDF/A1a-Dateien dürfen keine eingebetteten Daten enthalten.

Das PDF-Symbol

Fazit

Für eine Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten ist die Nutzung von PDF/A unumgänglich. Welche Norm Sie nehmen (1a1b, 2 oder 3) hängt davon ab, für welchen Zweck Sie die Daten sichern wollen.
Da letztendlich beim Speichern nicht klar ist, wer zukünftig die Dokumente lesen soll oder will, sollten Sie immer die höchste Normstufe wählen.

Unterschied zwischen DMS und Archivierung

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Wenn Sie sich Gedanken über DMS, also dem Dokumentenmanagement-System sowie über die Archivierung machen, dann stolpern Sie über die Frage, worin hier eigentlich der Unterschied liegt. Jedes Unternehmen benötigt verschiedene Aufbewahrungsorte im Computer, auf die sämtliche Mitarbeiter zurückgreifen können. Dennoch haben diese Aufbewahrungsorte verschiedene Funktionen, wie es auch bei DMS und Archivierung der Fall ist. Der Unterschied ist leicht erklärt.

Wann spricht man von Archivierung?

Archivierung ist gesetzlich geregelt

Die Aufbewahrungspflicht ist im Handelsgesetzbuch geregelt

In einem Archiv legt man die Dokumente ab, die eine Aufbewahrungsfrist besitzen. Unterlagen von Unternehmen die aus dem Tagesgeschäft resultieren muss man gesetzlich gemäß § § 257 Handelsgesetzbuch, 147 Abgabeverordnung zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren. Dies gilt auch dann, wenn sie keine Bedeutung mehr in Ihrem täglichen Geschäftsvorgang haben.

Zu diesen Dokumenten gehören Kontoauszüge, Bilanzen, Jahresabschlüsse aber auch geschlossene Kundenakten oder Personalakten sowie Lohnzahlungen und vieles mehr. Auch Filme oder Fotos sowie Biografien, Werkzeitschriften und andere geschichtlich wichtige Ereignisse für Ihr Unternehmen sollten Sie der Archivierung zuführen.

Ganz wichtig ist, dass in das Archiv nur die Dokumente kommen, die man nicht mehr im täglichen Ablauf Ihres Unternehmens benötigt. Handelt es sich zum Beispiel um Daten von Kunden, die Sie noch täglich benötigen, dann gehören diese nicht ins Archiv. Wurde eine Kundenakte hingegen geschlossen und nicht mehr täglich hierauf zurückgegriffen, kann diese in der Archivierung abgelegt und aufbewahrt werden.

Auch auf das Archiv kann jederzeit zurückgegriffen werden

Natürlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, auf Ihre archivierten Unterlagen zurückzugreifen, wenn dies nötig sein sollte. Dies kann im Fall einer Überprüfung durch das Finanzamt der Fall sein, aber auch, wenn ein bereits abgesprungener Kunde zu Ihnen zurückkehrt. Auch die geschlossenen Personalakten sind jederzeit einsehbar.

Dennoch arbeitet man mit den Dokumenten in der Archivierung nicht täglich. Etwa fünf Prozent aller Dokumente und Unterlagen, mit denen Sie im täglichen Geschäft Ihres Unternehmens gearbeitet haben, landen nach Abschluss und Erledigung im Archiv, damit darauf jederzeit zurückgegriffen werden kann.

Ein modernes DMS ersetzt die klassische Ablage

Was sollten Sie unter DMS verstehen?

Auch das DMS, das Dokumentenmanagement-System ist eine Ablage, allerdings für alle laufenden geschäftlichen Verbindungen. Hier hinein gelangt alles, was Sie im Tagesgeschäft für Ihr Unternehmen benötigen. Daher sollten Sie dieses digitale Archiv auch nicht zur Dokumentenablage nutzen sondern hierfür ein eigenes Ablagearchiv anlegen.

Wenn Sie DMS nur zur Ablage nutzen, verschenken Sie wertvolles Potential. Denn hierbei handelt es sich um die zentrale Software, die Ihnen einen effizienten und sicheren Umgang mit allen Ihren täglich benötigten Daten bietet. Sobald man ein Dokument nicht mehr im täglichen Geschäft benötigt, sollte es weiter zur Archivierung wandern.

Die vielen Möglichkeiten von DMS

Wenn Sie DMS auf Ihren Firmen-Computersystem nutzen, haben Sie Ihre Daten von Partnern und Kunden im Griff. Denn wenn man telefonische Fragenerhält, dann benötigt der Kunde in einem solchen Fall sofort eine Information. Diese können Sie mit dem DMS schnell geben, wenn Sie dieses richtig nutzen.

Sie müssen die Daten daher richtig nutzen und diese so ablegen, dass alle Ihre Mitarbeiter sie schnell und einfach finden können. Wichtig dabei ist auch die ideale Suchfunktion, die bei einem guten DMS vorhanden sein sollte. Muss man erst ein Volltext eingeben, um die Antwort auf die Frage des Kunden zu finden, dann benötigt dies bereits zu viel Zeit und bringt oft auch nicht das gewünschte Ergebnis.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Ablage der Dokumente im DMS von Anfang an richtig genutzt wird. Daher sollten Sie als Unternehmer auch konsequent darauf bestehen, dass alle Unterlagen, die bei DMS in die Daten eingegeben werden, so viele Informationen wie möglich besitzen. Wichtig ist, damit Ihr DMS auch immer Up-to-Date ist. Dass Sie auch jederzeit Daten löschen dürfen, die nicht mehr benötigt werden oder diese im Falle einer Aufbewahrungspflicht direkt ins Archiv verschoben werden.

Das Datenvolumen verdoppelt sich weltweit etwa alle zwei Jahre

Nutzen Sie das DMS für Ihre Entscheidungen

Gerade für die unternehmerischen Entscheidungen können Sie das Computersystem nutzen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie auf alle relevanten Daten Zugriff haben. Denn oft ist es so, dass Daten im digitalen oder auch analogen Archiv „schlummern“ und einfach in der Informationsflut untergehen.

Laut Berechnungen verdoppelt sich das Datenvolumen alle zwei Jahre weltweit, was im Kleinen natürlich auch auf die Unternehmen zutrifft. Sie können daher davon ausgehen, dass Sie in 15 Jahren über ein 128 Mal größeres Datenvolumen verfügen, als dies heute der Fall ist. Wichtig ist daher auch, nicht alles zu verwahren, sondern wirklich nur die Daten, die gesetzlich vorgeschrieben sind oder die Sie für Ihr Unternehmen als wichtig betrachten. Eine regelmäßige Aussortierung ist daher ebenso wichtig, wie das Aufbewahren.

Alle Mitarbeiter müssen das Wissen des Unternehmens nutzen können

Das Dokumentenmanagement-System ist vor allem dafür gedacht, dass alle Mitarbeiter vom Wissen eines Einzigen den Nutzen ziehen können. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter jahrelang einen Kunden betreut, dann kennt er die Akte gut. Er muss nicht alles immer wieder im Computersystem nachlesen, was diesen Kunden betrifft.

Doch Mitarbeiter fahren auch einmal in Urlaub oder könnten über mehrere Wochen krank werden. In einem solchen Fall hilft dann die konsequente Ablage im DMS, damit die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung, die nicht den direkten Bezug zu diesem Kunden besitzt, dennoch schnell Informationen geben kann und der Kunde sich weiterhin gut von Ihrem Unternehmen betreut fühlt.

E-Mail-Postfächer von ausgeschiedenen Mitarbeitern nicht löschen

E-Mail-Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter sollten nicht gelöscht werden

Jeder Mitarbeiter muss daher die Möglichkeit besitzen, sich in die Themen oder die Projekte, die ein Kollege bearbeitet, so schnell wie möglich einfinden und einarbeiten zu können. Nur so kann man einen reibungslosen täglichen Ablauf in Ihrem Unternehmen gewährleisten. Und so sollten auch E-Mail-Postfächer nicht gelöscht sondern archiviert werden, auch wenn der Mitarbeiter längst ausgeschieden ist. Auch hierin könnten wertvolle Informationen enthalten sein, die ansonsten unwiderruflich verloren wären.

Auch die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern ist auf diese Weise gewährleistet, vor allem, wenn diese auch international funktionieren muss. Gerade Telefonkonferenzen können sehr zeitaufwendig sein, E-Mails zwischen mehreren Kollegen können schnell zu einem Chaos abdriften. Können allerdings alle Mitarbeiter auf die Informationen aus dem DMS zurückgreifen, zum Beispiel in den angebotenen Groupware-Funktionen, dann ist der Austausch von Daten unkompliziert und einfach.

Ganz wichtig – die Datensicherheit

Wichtig bei der Entscheidung für das ideale DMS für Ihr Unternehmen ist vor allem auch die Datensicherheit. Hierzu gehört die Wiederherstellung, wenn Dokumente versehentlich nicht im Archiv gelandet sind, sondern gelöscht wurden. Auch muss sicher gestellt sein, dass ein Mitarbeiter nur auf seine eigenen Daten zugreifen kann. Nicht aber auf die Daten eines anderen Kollegen.

So sollten die Daten so lange in der Archivierung aufgehoben sein, wie Sie dies als Unternehmer wünschen. Weiterhin muss sichergestellt sein, dass unberechtigte Dritte keinen Zugriff auf die verschiedenen Daten haben, auch wenn dies nur versehentlich geschieht.

Was heißt archivieren?

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In der Büroorganisation stellt die Archivierung seit Jahrzehnten ein wichtiges Thema dar. Schließlich gibt es für wichtige Dokumente und Belege gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Dies bedeutete für viele Unternehmen, hunderttausende von Blättern in Papierform zu lagern. Ein enormer Platzbedarf war und ist die Folge, sofern das Unternehmen an der althergebrachten Archivierung der Geschäftsdokumente festhält. In den letzten Jahren wurde mit der Einführung der digitalen Archivierung zumindest das Platzproblem optimal gelöst. Doch was gilt es in der digitalen Welt beim Archivieren zu beachten?

Digitalisierung von Geschäftsdokumenten – die gesetzlichen Vorgaben erfüllen

Wer die aufzubewahrenden Unterlagen digital archivieren möchte, muss zunächst für Revisionssicherheit sorgen. Um die gesetzlichen Bestimmungen erfüllen zu können, müssen die Inhalte der Dokumente unverändert und fälschungssicher gespeichert werden. Selbstverständlich muss sichergestellt sein, dass keine Daten verloren gehen können und die Inhalte jederzeit auffindbar bleiben. Wenn auf das digitale Archiv zugegriffen wird, muss über jede Handlung ein Protokoll erstellt werden, um die Zugriffe nachvollziehbar zu machen. Natürlich muss das archivierte Material sicher aufbewahrt werden, so dass während der Aufbewahrungszeit keine Daten verloren oder zerstört werden können. Das genutzte Archivierungssystem muss für die Datensicherheit und den Datenschutz entsprechend ausgelegt sein.

Wie wird aus Geschäftsdokumenten in Papierform ein digitales Archiv?

Archivieren im PapierformatWer das Aktenarchiv auf ein digitales Aufbewahrungssystem umstellen will, hat zunächst eine Menge Arbeit vor sich. Denn jedes einzelne Blatt Papier muss zunächst einmal digital erfasst werden. Dies bedeutet, dass jedes Dokument mit einem Scanner eingelesen und digitalisiert werden muss. Dabei sollte natürlich genau auf die verbleibende Aufbewahrungszeit geachtet werden. Genau wie vorher die Aktenordner müssen die digitalen Datenträger nun sicher aufbewahrt werden, so dass keine Daten zerstört werden oder verloren gehen können. Die Archivierung muss entsprechend protokolliert und organisiert sein, so dass Dokumente zeitnah aufgefunden werden können. Zudem müssen alle Dokumente in der Originalfassung wieder ausgedruckt werden können.

E-Mail-Archivierung – ein neues Metier für Unternehmen

E-Mails sind ebenfalls wichtige Dokumente, die entsprechend der aktuellen Gesetzgebung archiviert werden müssen. War es früher ausreichend, die E-Mails in gedruckter Form aufzubewahren, so muss seit Beginn des Jahres 2017 jede E-Mail auch als digitaler Datensatz archiviert werden. Zwar verfügen die meisten E-Mail-Programme über eine Archivierungsfunktion, doch genutzt wurde diese bisher von Unternehmen eher selten.

Wie werden E-Mails korrekt archiviert?

E-Mails richtig archivierenElektronische Korrespondenzen und Kommunikation muss ebenfalls nach gewissen Anforderungen archiviert werden. Eine Archivierungssoftware für E-Mails ist da sehr hilfreich, sofern einige Aufbewahrungskriterien erfüllt werden. Die E-Mails müssen wie alle Dokumente ordnungsgemäß, vollständig und in Übereinstimmung mit dem Original archiviert werden. Zudem sollte die E-Mail-Archivierung möglichst frühzeitig erfolgen. Natürlich müssen alle E-Mails wieder auffindbar und reproduzierbar aufbewahrt werden. Eine Vernichtung der archivierten E-mails darf erst nach dem Ablauf der Archivierungspflicht erfolgen. Alle Änderungen im E-Mail-Archiv müssen detailliert protokolliert werden. In der Regel beträgt die Aufbewahrungszeit für E-Mails bei 6 bis 10 Jahren.

Vorteile der digitalen Datenarchivierung

Dokumente in Schriftform nehmen in Aktenordnern eine Menge Platz ein. Da in digitaler Form solche Dokumente zu Tausenden auf einem kleinen Datenträger gespeichert werden können, benötigen Unternehmen entsprechend weniger Lagerraum. Da die Sicherheitsanforderungen in Sachen Brandschutz und Co. ähnlich sind, können die digitalen Datenträger entsprechend untergebracht werden. Einzig die Datensicherheit und der Datenschutz müssen eine besondere Aufmerksamkeit erhalten. Für Unternehmen bringt das Archivieren in digitaler Form also nicht nur einiges an Arbeit mit sich, sondern auch gewisse Vorteile in Sachen Platzbedarf und Organisation.

Sichere Aufbewahrungsorte für die digitalen Daten

Da digitale Datenträger geschützt untergebracht werden müssen, stellen einige Dienstleister entsprechende Serviceleistungen bereit. Dazu zählen spezielle Räumlichkeiten ebenso wie Cloud-Lösungen. Die Wahl des Archivierungssystems ist natürlich immer abhängig von den individuell anfallenden Dokumentenzahlen und Inhalten, die das Unternehmen archivieren muss. Wer mit der digitalen Archivarbeit beginnt oder das System umstellen möchte, sollte darauf achten, dass die entsprechenden gesetzlichen Regelungen eingehalten werden können.

Archivierung von geschäftlichen Mails in Unternehmen

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Mit dem Ablauf der Schonfrist der GoDB zum 31.12.2016 besteht für Unternehmen nunmehr die Pflicht, geschäftliche Mails für mehrere Jahre aufzubewahren. Welche E-Mails dies im Detail betrifft und auf welcher rechtlichen Grundlage die Pflicht zur Archivierung beruht, möchten wir Ihnen im Folgenden erläutern.

GoDB – Ablauf der Schonfrist

Als GoDB werden die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff bezeichnet. Sie wurden bereits 2015 eingeführt, bis zum 31.12.2016 galt jedoch die sogenannte Schonfrist für Unternehmen. Somit konnten auch Systeme, beispielsweise Kassensysteme, zunächst weiterhin genutzt werden, auch wenn sie die aktuellen Anforderungen nicht erfüllen. Zum 01.01.2017 sind die GoDB aber endgültig in Kraft getreten und müssen von allen Unternehmen umgesetzt werden.

Die Grundlage der GoDB bilden die Abgabenordnung (AO) sowie das Umsatzsteuer-Gesetz (UStG), Herausgeber ist das Bundesministerium der Finanzen. Mit den GoDB sollen bestehende Regelungen und Vorschriften an technische Standards sowie an die aktuelle Rechtssprechung zur Buchführung angepasst werden.

Auch bestimmte E-Mails fallen unter die Aufbewahrungspflichten. So ist eine E-Mail, die als Handels- oder Geschäftsbrief fungiert und beispielsweise eine Rechnung enthält, aufbewahrungspflichtig. Und zwar in elektronischer Form. Denn die GoDB besagt, dass per Mail eingegangene Rechnungen in ausgedruckter Form nicht ausreichen, sondern in ihrer ursprünglichen Form und unverändert erhalten bleiben müssen.

Archivierungspflicht nach dem Handelsgesetzbuch

Archivierung DokumenteNach dem HGB sind E-Mails dann aufbewahrungspflichtig, wenn es sich um Dokumente im Sinne des Handelsgesetzbuches handelt. Hierunter fallen alle empfangene und versendeten Handelsbriefe und Buchungsbelege. Eine E-Mail muss dann aufbewahrt werden, wenn sie der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäftes dient. Im Detail zählen hierzu: Auftragserteilung, Auftragsbestätigung, Versandanzeigen, Frachtbriefe sowie Lieferpapiere, Rechnungen und Zahlungsbelege, Verträge sowie Reklamationen.

Hierbei ist zu beachten, dass die Pflicht zur Aufbewahrung alle E-Mails in Zusammenhang mit einem Geschäftsabschluss betrifft. Daher müssen auch Mails, die lediglich der Vorbereitung eines Anschlusses dienen, archiviert werden. Dies gilt auch dann, wenn der Abschluss zu einem späteren Zeitpunkt schriftlich fixiert wurde.

Archivierungspflicht nach der Abgabenordnung (AO)

Nach der Abgabenordnung besteht eine Pflicht der Aufbewahrung und Archivierung für alle Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Darunter fallen beispielsweise der Jahresabschluss, Buchungsbelege und Lageberichte. Jegliche hiermit in Zusammenhang stehenden E-Mails müssen samt Anlagen entsprechend archiviert werden-

Welche Anforderungen werden an die Aufbewahrung gestellt?

Unter einer Archivierung versteht man die langfristige Speicherung von Daten auf Datenträgern mit dem Ziel der späteren Dokumentation. Im Unterschied zu einem Backup, dass nur der kurzfristigen Speicherung für eine komplette Wiederherstellung von Daten im Falle einer versehentlichen Löschung, dienen Archivierungsvorgänge dazu, Daten auch nach einem langen Zeitraum noch zur Verfügung zu haben.

Bei der Speicherung von aufbewahrungspflichtigen Mails ist der Unternehmer frei in der Wahl der Speicherung sowie in der Wahl des Speichermediums. Allerdings gibt es einige gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, die bei der Speicherung unbedingt zu berücksichtigen sind. So müssen die Daten auch zum Ende der Aufbewahrungspflicht noch uneingeschränkt lesbar sein.

Zudem müssen die Daten unverändert gespeichert werden und jedes einzelne Dokument muss auch wieder auffindbar sein. Die Datenarchivierung muss dauerhaft, fälschungssicher und geordnet im Zusammenhang mit dem jeweiligen Geschäft erfolgen.

Aufbewahrungspflicht und Archivierung von E-Mails nach Art des Dokumentes

Archivierung AbschlussFür Handels- und Geschäftsbriefe, auch in elektronischer Form als E-Mail, gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Grundlage hierfür sind §257 Abs. 4 HGB sowie §147 Abs. 3 AO. Weitere Unterlagen wie beispielsweise Jahresabschlüsse oder Handelsbücher müssen laut HGB 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Ende des Jahres, in die Unterlagen entstanden sind.

Welche Folgen hat eine Missachtung der Aufbewahrungsfristen

Kommen Unternehmen ihrer Aufbewahrungspflicht für Unterlagen nicht korrekt nach, kann dies weitreichende Folgen haben. Im steuerrechtlichen Sinn führt eine Missachtung der Aufbewahrungspflichten und nicht entsprechend archivierte E-Mails zu einer nicht ordnungsgemäßen Buchführen. In der Folge werden die Besteuerungsgrundlagen vom Finanzamt geschätzt. Werden die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten missachtet, müssen Unternehmen mit hohen Bußgeldzahlungen rechnen. Daher sollten die GoDB vollständig umgesetzt und die dafür notwendigen technischen Voraussetzungen zeitnah geschaffen werden.

Das Ende der Schonfrist und das vollständige Inkrafttreten der GoDB zum 1.1.2017 haben dazu geführt, dass die Aufbewahrung ausgedruckter, originär elektronischer Unterlagen nicht länger ausreicht. Vielmehr müssen Geschäfts- und Handelsbriefe, die in elektronischer Form versendet und empfangen wurden, auch als solche aufbewahrt werden. Hierfür werden professionelle Archivierungsysteme für E-Mails benötigt, die allen Anforderungen gerecht werden.

Was bedeutet archivieren?

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Die Archivierung von elektronischen Daten ist in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten immer wichtiger geworden. Dies betrifft nicht nur die E-Mail Archivierung, sondern auch das Archivieren von elektronischen Dokumenten, WhatsApp Kommunikationen oder elektronische Rechnungen. Doch was genau bedeutet Archivieren in diesem Zusammenhang eigentlich?

Definition Archivierung

Archivierung BedeutungUnter Archivieren wird grundsätzlich die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung, Benutzung und Erhaltung von Archivgut, also beispielsweise elektronischen Nachrichten, verstanden. Die gesetzlichen Grundlagen in Bezug auf das Archivieren elektronischer Daten sind zum einen die Gesetze zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen und zum anderen die Grundsätze einer ordnungsmäßigen Buchführung (GoB), die vor allen Dingen für Unternehmen und Selbstständige relevant sind.

Welche Anforderungen werden an die Datensicherung von E-Mails gestellt?

Wichtig beim Archivieren von E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten ist, die betreffenden Dokumente gegen den unberechtigten Zugriff Dritter oder gegen Verlust zu schützen. Auch das nachträgliche Verändern der E-Mails und Dokumente darf nicht möglich sein. Wichtig ist außerdem, dass alle aufzeichnungspflichtigen Dokumente im Original und im ursprünglichen Format aufbewahrt werden.

Welchen weiteren Anforderungen müssen archivierte E-Mails genügen?

Handelt es sich bei den archivierten E-Mails um Unterlagen, die im Rahmen einer Geschäftstätigkeit aufzubewahren sind, dann müssen Sie natürlich auch die allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einhalten. Diese sind neben der Ordnungsmäßigkeit, die Vollständigkeit, die Nachvollziehbarkeit, die Belegbarkeit, die Richtigkeit, die Rechtzeitigkeit, sowie die richtige zeitliche Reihenfolge der Aufzeichnung.

Was muss in Sachen Datenschutz beim Archivieren von E-Mails und anderen Dokumenten beachtet werden?

Archivierung MailAufgrund von datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist es nicht möglich, den gesamten Nachrichtenverkehr eines Unternehmens extern abzuspeichern. Private E-Mails von Mitarbeitern dürfen in keinem Fall gespeichert werden, da sonst gegen die allgemeinen Persönlichkeitsrechte der Angestellten verstoßen wird. Nur wenn die Mitarbeiter einer Datenspeicherung ausdrücklich zustimmen, kann dies das Unternehmen durchführen. Auch ein generelles Verbot von Seiten der Arbeitgeber private E-Mails während der Arbeitszeit vom geschäftlichen E-Mail Konto aus zu versenden, kommt in Betracht.

Zudem müssen Sie die gespeicherten Dokumente und E-Mails so schützen, dass keine unberechtigten Dritten auf sie zugreifen können.

Wie kann die Manipulationssicherheit bei der Speicherung von E-Mails sichergestellt werden?

Bewährt haben sich in dieser Hinsicht kryptografische Prozesse, welche die gespeicherten Dokumente vor Manipulationen schützen sollen. Alternativ kommt das Schreiben auf einen löschgeschützten Datenträger in Betracht. Zudem wird empfohlen, akkreditierte Zeitstempeldienste zu nutzen, um den Manipulationen von E-Mails und anderen Dokumenten vorzubeugen.

Server- und clientgesteuerte Archivierungsmethoden

Server für das ArchivierenBeim serverseitigen Archivieren wird eine eingehende E-Mail gleich nach ihrem Eingang auf dem Server in ein Archivsystem weitergeleitet. Das gleiche Verfahren wird bei ausgehenden Nachrichten angewendet. So kann man eine manipulationsfreie Übertragung ins Archiv sicherstellen. Natürlich müssen bei dieser Methode technische Maßnahmen ergriffen werden, durch die das Archiv selbst vor Manipulationen geschützt wird. Ein Nachteil dieser Methode ist der hohe Bedarf an Speicherplatz.

Bei dem clientseitigen Archivieren hat der Anwender die Kontrolle darüber, welche E-Mails auf Dauer gespeichert werden sollen und welche nicht. Bei dieser Methode wird dem Anwender an Eigenverantwortung und Flexibilität zugesprochen, doch es besteht auch die Gefahr, dass wichtige Elemente nicht ins Archiv übertragen werden.

Welche Optionen im Hinblick auf das Archivieren von E-Mails gibt es?

In Betracht kommen ASP-Lösungen, Client- oder Server-seitige Lösungen, Appliances, also separate Speicherlösungen oder Dokumentenmanagement-Lösungen und CRM-Systeme.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für das Archivieren von E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten?

Die Frage nach den Aufbewahrungsfristen von E-Mails ist abhängig von ihrem Inhalt und ihrem Zweck. E-Mails, die steuerrelevante Informationen enthalten und entweder Teile oder ganze Handelsbücher zum Inhalt haben oder beispielsweise Buchungsbelege enthalten, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde.

Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für den Fall, dass es sich bei den E-Mails um Handels- oder Geschäftsbriefe handelt oder um Kopien dieser Geschäftsbriefe.