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Ab wann ist ein ERP-System für Start-ups sinnvoll?

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Das ERP-System

Die Antwort ist recht einfach: Je früher desto besser. Am besten gleich zu Beginn. Sieht man sich an, wofür man ein ERP-System nutzen kann, erklärt sich dies ganz schnell von selbst. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Es verwaltet also die Ressourcen eines Unternehmens. Unter anderem koordiniert es auch die wichtigsten internen Prozesse. Nun gibt es Ressourcen und Prozesse nicht nur in alteingesessenen Großunternehmen, sondern auch in neu gegründeten Start-ups. Aus diesem Grund ist die Nutzung des ERP-Systems auch für Start-ups von Anfang an sinnvoll.

Ein Unternehmen hat unterschiedliche aber wesentliche Ressourcen. Dazu gehören das Personal, die Kunden, die angebotenen Dienstleistungen oder Waren und natürlich das Kapital. ERP-Systeme verfügen in der Regel über Module, die man für das Personal- und Kundenmanagement benötigt. Des Weiteren lassen sich die Abläufe im Finanzwesen mit einem solchen System optimieren. Zu guter Letzt sind auch sämtliche Prozesse der Wertschöpfung mit einem ERP-System abgedeckt. Darin enthalten sind die Fertigung bzw. Beschaffung von Produkten, das entsprechende Marketing und der Vertrieb, sowie das Auftragswesen und der Kundendienst. Als Bonus gibt es meist Funktionen für die Auswertung diverser Daten oder zur Erstellung von Berichten dazu.

Ein ERP-System verwaltet die Ressourcen eines Unternehmens

Ein ERP-System steuert und koordiniert also die einzelnen Prozesse innerhalb des Betriebs. So greifen sie nahtlos ineinander über und Reibungspunkte kommen gar nicht erst zustande. Für einen Unternehmer ist es somit sehr viel einfacher, den Überblick zu behalten. Das ERP-System unterstützt das Management bei dieser Aufgabe. Wichtige Informationen werden in einem Dashboard in Echtzeit angezeigt.

Aller Anfang ist schwer

Erfolgreiche Start-ups wachsen sehr schnell. Sie müssen aber natürlich auch erst mal klein anfangen. Das umfasst auch die Anzahl der Mitarbeiter. Ein ERP-System sollte man so auswählen, dass die zu Beginn vorhandenen Mitarbeiter ohne viel Aufwand damit arbeiten können. Es muss also übersichtlich gestaltet und intuitiv zu bedienen sein. Für den wünschenswerten Fall des dynamischen Wachstums, muss das System auch mit dieser Entwicklung Schritt halten. Diese beiden Punkte kann man mit einer cloudbasierten Lösung erfüllen. Diese kann man bei Bedarf im Funktionsumfang, bei der Anzahl der Benutzer und auf weiter Standorte erweitern.

Natürlich sind diese cloudbasierten ERP-Systeme nicht nur für Start-ups von Vorteil. Doch gerade in der Aufbauphase gilt es, viele neue Dinge zu regeln und zu organisieren. Und je weniger zeitlicher Aufwand in die IT gesteckt werden muss, desto mehr Kapazitäten können für die Erfüllung des Kerngeschäfts verwendet werden.

Cloudbasierte Systeme zu implementieren ist sehr einfach. Man benötigt hierfür weder Hard- noch Software, die man im Unternehmen installieren müsste. Dadurch ist das System in kürzester Zeit einsatzbereit. Man benötigt außerdem weder IT-Fachpersonal, welches normalerweise für Aktualisierungen und Wartungen zuständig sind, noch müssen im Vorfeld irgendwelche Investitionen getätigt werden. Je nach Nutzung und Verwendung, werden die Kosten ganz individuell berechnet.

Das ERP-System

Mit einer cloudbasierten Lösung kann man von überall auf das System zugreifen

Die Verwendung von cloudbasierten Lösungen hat noch einen weiteren enormen Vorteil: Das System ist nicht an einen Ort gebunden. Diverse Zweigstellen, weitere Niederlassungen oder auch Tochterunternehmen können daher problemlos in das ERP-System eingebunden werden. Selbst bei Standorten im Ausland sorgen die zur Verfügung stehenden Sprachen dafür, dass bei der Nutzung keine Probleme entstehen. Neben unterschiedlichen Sprachen sind auch verschiedene Währungen und auch Steuersysteme in guten cloudbasierten ERP-Systemen enthalten. Einem Wachstum steht also zumindest an dieser Stelle nichts im Wege.

Ein ERP-System bietet hohe Sicherheit jederzeit und überall

Der Softwareanbieter einer Cloud-Lösung befolgt in der Regel die sehr strengen Vorschriften, welche die Datensicherung und die im Notfall notwendige Wiederherstellung betreffen. Hierfür wird das System umgehend aktualisiert, sobald dies möglich ist.

Es spielt deshalb auch keine Rolle, von wo aus man auf das ERP-System zugreift. Dies kann von der Zentrale aus der Fall sein, aber auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs. Der Traum von einer mobilen Belegschaft ist somit realisierbar.

Fazit

Wer ein Start-up gegründet hat oder plant dies zu tun, sollte sich auf jeden Fall mit der Möglichkeit eines ERP-Systems intensiv auseinander setzen. Sie unterstützen den Unternehmer in vielen wichtigen Bereichen. Für die cloudbasierten Versionen ist keine große Investition notwendig und sie wachsen einfach mit dem Bedarf des Unternehmens mit.

Was ist eigentlich ein ERP?

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet auf Deutsch die Ressourcenplanung eines UnternehmensERP ist also eine Unternehmenssoftware mit integrierten Anwendungen für die Bündelung, Steuerung und Interpretation aller relevanten Geschäftsprozesse. Enterprise Resource Planning Systeme integrieren typischerweise alle Bereiche eines Unternehmens in einer Anwendung und Benutzerschnittstelle.

Von Papierkarten zu mobilen Geräten – die Geschichte des Enterprise Resource Planning

Die Geschichte des Enterprise Resource Planning reicht über 100 Jahre zurück. Im Jahr 1913 entwickelte der bei Ford angestellte Ingenieur Whitman Harris ein papierbasiertes Fertigungssystem für die Produktionsplanung. Ziel des Systems war es, wirtschaftlich optimale Bestellmengen (EOQ) zu erreichen. Dieses System war jahrzehntelang der Standard für die Fertigung.

1964 wurde Harris System vom Werkzeughersteller Black and Decker mit einem Großrechner kombiniert. Somit war B & D das erste Unternehmen das eine computergestützte MRP-Lösung (Material Requirement Planning) eingeführt hat. Bis 1983, mit der Einführung von MRP II (Manufacturing Resource Planning), blieb MRP der Standard in vielen Großkonzernen. MRP II bot erstmals Module als zentrale Softwarearchitektur-Komponenten und integrierte Kernkomponenten für die Fertigung, einschließlich Einkauf, Stücklisten, Terminplanung und Vertragsverwaltung.

Eine Unternehmenssoftware für alle Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse lassen sich effizienter planen

Zum ersten Mal wurden verschiedene Geschäftsprozesse in ein gemeinsames System integriertMRP II lieferte eine Vorstellung davon, wie Unternehmen Software zukünftig nutzen können, um Unternehmensdaten auszutauschen und zu integrieren. Mit der Einführung von MRP II waren Unternehmen beispielsweise in der Lage, die Effizienz durch eine bessere Produktionsplanung, geringere Lagerbestände und weniger Ausschuss zu steigern.

Mit der Entwicklung der Computertechnologie in den 1970er und 1980er Jahren wurden ähnliche Konzepte wie MRP II parallel entwickelt. Die neuen Lösungen ermöglichten es, über die Fertigung hinausgehende Geschäftsaktivitäten zu bewältigen, einschließlich FinanzmanagementKundenbeziehungsmanagement und Personalressourcen.

Das bekannteste deutsche Softwareunternehmen, das weltweit zu den führenden Anbietern von ERP-System gehört, ist SAP. Seit etwa 1990 wird diese Art der Unternehmenssoftware als Enterprise Resource Planning bezeichnet und als neue Kategorie von Business-Management-Software angesehen.

Funktionsbereiche von Enterprise Resource Planning Systemen

ERP bietet eine integrierte und ständig aktualisierte Ansicht der wichtigsten Geschäftsprozesse unter Verwendung von gemeinsamen Datenbanken, die von einem Datenbankmanagementsystem verwaltet werden. ERP-Systeme verfolgen die Geschäftsressourcen und den Status der Geschäftsverpflichtungen. Die Anwendungen, aus denen das System besteht, teilen Daten über verschiedene Abteilungen (Fertigung, Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung usw.), von denen die Daten auch bereitgestellt werden. Typische Anwendungsmodule in Enterprise Resource Planning Systemen sind:

  • Finance & Accounting mit Finanzbuchhaltung, ForderungsmanagementHauptbuch, Anlagevermögen, Verbindlichkeiten etc.
  • Management Accounting umfasst Budgetierung, Kalkulation, Kostenmanagementaktivitätsbasierte Kalkulation und weitere
  • Human Resources beinhaltet Recruiting, Ausbildung, Dienstpläne, Gehaltsabrechnung, Leistungen, Alters- und Rentenpläne, Diversity Management und mehr
  • Produktionsplanung einschließlich KapazitätsplanungWorkflow-Management, Qualitätskontrolle, FertigungsprozesssteuerungFertigungsprojekteProduktlebenszyklus-Management und Terminplanung etc.
  • Auftragsabwicklung mit Auftragserfassung, Bonitätsprüfung, Preisfindung, Inventur, Versand, Verkaufsanalyse und Reporting, Verkaufsauftragserteilung.
ERP

Mit der Software haben Sie vielfältige Möglichkeiten

weitere Beispiele sind:

  • SupplyChain-Management mit SupplyChain-Planung, Lieferanten-Terminplanung, Einkauf, Inventur, SchadenbearbeitungReklamationsbearbeitung, Lagerhaltung (inkl. Annahme, Einlagerung, Kommissionierung und Verpackung).
  • Projektmanagement umfasst Projektplanung, RessourcenplanungProjektkostenkalkulationProjektstrukturplan, Abrechnung, Leistungseinheiten, Aktivitätsmanagement
  • Customer Relationship Management mit Vertrieb und Marketing, Provisionen, Service, Kundenkontakt, Call Center Support – CRM-Systeme werden nicht immer als Teil von ERP-Systemen betrachtet, sondern als Business Support Systeme (BSS).
  • Datendienste beinhalten verschiedene Self-Service-Schnittstellen für Kunden, Lieferanten und / oder Mitarbeiter

Enterprise Resource Planning von On Premises in die Cloud

Von den 1990er Jahren bis zum Beginn des 21. Jahrhunderts wuchs die Zahl der Unternehmen, die Enterprise Resource Planning Systeme nutzen, rasant. Immer mehr Unternehmen setzten auf die integrierte Unternehmenssoftware, um beispielsweise Geschäftsprozesse zu rationalisieren oder auch die Datensichtbarkeit zu verbessern. Gleichzeitig stiegen die Kosten für die Implementierung der Systeme. Nicht nur die Hardware und die Software waren kostspielig. Zusätzliche Kosten für kundenspezifische Programmierung, Berater und Schulungen musste man mit einkalkulieren.

Seit Anfang der 2000er Jahre entwickelt sich die ERP-Technologie mit neuen Funktionen wie eingebetteter Analytik hin zu cloudbasierten Lösungen. Hinzu kommt, dass lokal installierte Systeme nicht mit den steigenden Sicherheitsanforderungen oder neuen Technologien wie Smartphones mithalten können.

Cloudbasierte ERP-Systeme bieten eine kostengünstige Alternative zu lokal installierten Systemen, die sowohl die Betriebskosten (OpEx) als auch die Kapitalkosten (CapEx) senkt. Unternehmen müssen beispielsweise bei Cloud-Lösungen weder Software noch Hardware kaufen oder zusätzliches IT-Personal einstellen oder eine kostspielige Infrastruktur unterhalten. Dadurch können Mitarbeiter ihren Fokus von der Verwaltung der IT auf Aufgaben mit einem höherem Mehrwert verlagern.

Cloud Enterprise Resource Planning Systeme für jedes Business

Während die alten Systeme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oft zu teuer waren, hat die Cloud diese Barriere aufgehoben. Mit einer SaaS-Lösung können kleinere Unternehmen deshalb dieselbe bewährte Unternehmenssoftware nutzen, die größere Unternehmen seit Jahren verwenden. Eine cloudbasierte Lösung kann schnell implementiert werden. Für kleine und mittlere Unternehmen bietet die Cloud die Flexibilität, schnell neue Benutzer hinzuzufügen und sich ändernde Geschäftsanforderungen zu unterstützen.

Zusammenarbeit verbessern mit modularen Cloud ERP-Systemen

Cloud-Systeme bieten zusätzliche Funktionen

Wenn die Kernarchitektur von cloudbasierten System um integriertes Customer Relationship Management (CRM), SupplyChain Management (SCM), Human Capital Management (HCM) und Enterprise Performance Management (EPM) erweitert wird, verbindet das System beispielsweise alle Anwendungen nahtlos mit einem einzelnen Datenrepository. Ein erweitertes Cloud-ERP-System ermöglicht die Verwaltung aller Abteilungen mit verbesserter Transparenz und Zusammenarbeit, so, als wären sie eine einzelne Organisation.

Darüber hinaus bieten Cloud-Systeme einen nahtlosen Zugriff auf erweiterte Berichtsfunktionen wie Datenvisualisierung und erweiterte Analysefunktionen. Durch den Zugang zu neuen Technologien, wie dem Internet der Dinge (IoT), erhalten Unternehmen ein umfassendes Verständnis der Geschäftsaktivitäten in Echtzeit. Und dies nicht nur im Front-Office, sondern auch in Lagern und Produktionshallen. Dieses Wissen steht den Mitarbeitern auf ihren mobilen Geräten durch soziale Tools zur Verfügung.

Die Vorteile einer ERP-Suite gegenüber Einzelanwendungen

Einer der wichtigen Vorteile moderner Cloud-Systeme ist die einheitliche Lösung oder Anwendungssuite. Im Vergleich zur Bereitstellung isolierter Softwareanwendung, wie Personal- oder Vertriebsautomatisierung oder Fakturierungsprogrammen, bietet eine Softwaresuite den Vorteil einer Komplettlösung.

Eine Suite, die alle wichtigen Geschäftsfunktionen umfasst, integriert betriebliche Prozesse in der gesamten Organisation. Mitarbeiter erhalten einen transparenteren und umfassenderen Einblick in alle Aspekte des Geschäfts. Eine Softwaresuite ermöglicht es Unternehmen zum Beispiel, schnell eine Basis zu schaffen, die den unmittelbaren Bedarf erfüllt und flexibel auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren kann.

Server mit Standort USA sind nicht sicher

Enterprise Resource Planning – Datensicherheit in der Cloud

Die Frage nach der Sicherheit der eigenen Daten in der Cloud ist auf jeden Fall für Unternehmen jeder Größe von zentraler Bedeutung. Der vielleicht wichtigste Aspekt ist dabei der Standort der Cloudserver. Nicht in allen Ländern gelten die gleichen restriktiven Datenschutzbestimmungen wie beispielsweise in Deutschland. Stehen die Server in den USA, können die amerikanischen Geheimdienste CIA und NSA sowie die Bundespolizei FBI jederzeit auf die Daten zugreifen.

Der Patriot Act von 2001 berechtigt die amerikanischen Behörden zum Zugriff. Und die Eigentümer der Daten bekommen keine Information über den Zugriff. Dieses Zugriffsrecht gilt gleichermaßen für die Daten von ausländischen Unternehmen wie von Privatpersonen. Maximale Sicherheit für cloudbasierte Enterprise Resource Planning Systeme bieten daher nur Server, deren Standort sich in Deutschland befindet.