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Was ist eigentlich ein ERP?

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet auf Deutsch die Ressourcenplanung eines UnternehmensERP ist also eine Unternehmenssoftware mit integrierten Anwendungen für die Bündelung, Steuerung und Interpretation aller relevanten Geschäftsprozesse. Enterprise Resource Planning Systeme integrieren typischerweise alle Bereiche eines Unternehmens in einer Anwendung und Benutzerschnittstelle.

Von Papierkarten zu mobilen Geräten – die Geschichte des Enterprise Resource Planning

Die Geschichte des Enterprise Resource Planning reicht über 100 Jahre zurück. Im Jahr 1913 entwickelte der bei Ford angestellte Ingenieur Whitman Harris ein papierbasiertes Fertigungssystem für die Produktionsplanung. Ziel des Systems war es, wirtschaftlich optimale Bestellmengen (EOQ) zu erreichen. Dieses System war jahrzehntelang der Standard für die Fertigung.

1964 wurde Harris System vom Werkzeughersteller Black and Decker mit einem Großrechner kombiniert. Somit war B & D das erste Unternehmen das eine computergestützte MRP-Lösung (Material Requirement Planning) eingeführt hat. Bis 1983, mit der Einführung von MRP II (Manufacturing Resource Planning), blieb MRP der Standard in vielen Großkonzernen. MRP II bot erstmals Module als zentrale Softwarearchitektur-Komponenten und integrierte Kernkomponenten für die Fertigung, einschließlich Einkauf, Stücklisten, Terminplanung und Vertragsverwaltung.

Eine Unternehmenssoftware für alle Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse lassen sich effizienter planen

Zum ersten Mal wurden verschiedene Geschäftsprozesse in ein gemeinsames System integriertMRP II lieferte eine Vorstellung davon, wie Unternehmen Software zukünftig nutzen können, um Unternehmensdaten auszutauschen und zu integrieren. Mit der Einführung von MRP II waren Unternehmen beispielsweise in der Lage, die Effizienz durch eine bessere Produktionsplanung, geringere Lagerbestände und weniger Ausschuss zu steigern.

Mit der Entwicklung der Computertechnologie in den 1970er und 1980er Jahren wurden ähnliche Konzepte wie MRP II parallel entwickelt. Die neuen Lösungen ermöglichten es, über die Fertigung hinausgehende Geschäftsaktivitäten zu bewältigen, einschließlich FinanzmanagementKundenbeziehungsmanagement und Personalressourcen.

Das bekannteste deutsche Softwareunternehmen, das weltweit zu den führenden Anbietern von ERP-System gehört, ist SAP. Seit etwa 1990 wird diese Art der Unternehmenssoftware als Enterprise Resource Planning bezeichnet und als neue Kategorie von Business-Management-Software angesehen.

Funktionsbereiche von Enterprise Resource Planning Systemen

ERP bietet eine integrierte und ständig aktualisierte Ansicht der wichtigsten Geschäftsprozesse unter Verwendung von gemeinsamen Datenbanken, die von einem Datenbankmanagementsystem verwaltet werden. ERP-Systeme verfolgen die Geschäftsressourcen und den Status der Geschäftsverpflichtungen. Die Anwendungen, aus denen das System besteht, teilen Daten über verschiedene Abteilungen (Fertigung, Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung usw.), von denen die Daten auch bereitgestellt werden. Typische Anwendungsmodule in Enterprise Resource Planning Systemen sind:

  • Finance & Accounting mit Finanzbuchhaltung, ForderungsmanagementHauptbuch, Anlagevermögen, Verbindlichkeiten etc.
  • Management Accounting umfasst Budgetierung, Kalkulation, Kostenmanagementaktivitätsbasierte Kalkulation und weitere
  • Human Resources beinhaltet Recruiting, Ausbildung, Dienstpläne, Gehaltsabrechnung, Leistungen, Alters- und Rentenpläne, Diversity Management und mehr
  • Produktionsplanung einschließlich KapazitätsplanungWorkflow-Management, Qualitätskontrolle, FertigungsprozesssteuerungFertigungsprojekteProduktlebenszyklus-Management und Terminplanung etc.
  • Auftragsabwicklung mit Auftragserfassung, Bonitätsprüfung, Preisfindung, Inventur, Versand, Verkaufsanalyse und Reporting, Verkaufsauftragserteilung.
ERP

Mit der Software haben Sie vielfältige Möglichkeiten

weitere Beispiele sind:

  • SupplyChain-Management mit SupplyChain-Planung, Lieferanten-Terminplanung, Einkauf, Inventur, SchadenbearbeitungReklamationsbearbeitung, Lagerhaltung (inkl. Annahme, Einlagerung, Kommissionierung und Verpackung).
  • Projektmanagement umfasst Projektplanung, RessourcenplanungProjektkostenkalkulationProjektstrukturplan, Abrechnung, Leistungseinheiten, Aktivitätsmanagement
  • Customer Relationship Management mit Vertrieb und Marketing, Provisionen, Service, Kundenkontakt, Call Center Support – CRM-Systeme werden nicht immer als Teil von ERP-Systemen betrachtet, sondern als Business Support Systeme (BSS).
  • Datendienste beinhalten verschiedene Self-Service-Schnittstellen für Kunden, Lieferanten und / oder Mitarbeiter

Enterprise Resource Planning von On Premises in die Cloud

Von den 1990er Jahren bis zum Beginn des 21. Jahrhunderts wuchs die Zahl der Unternehmen, die Enterprise Resource Planning Systeme nutzen, rasant. Immer mehr Unternehmen setzten auf die integrierte Unternehmenssoftware, um beispielsweise Geschäftsprozesse zu rationalisieren oder auch die Datensichtbarkeit zu verbessern. Gleichzeitig stiegen die Kosten für die Implementierung der Systeme. Nicht nur die Hardware und die Software waren kostspielig. Zusätzliche Kosten für kundenspezifische Programmierung, Berater und Schulungen musste man mit einkalkulieren.

Seit Anfang der 2000er Jahre entwickelt sich die ERP-Technologie mit neuen Funktionen wie eingebetteter Analytik hin zu cloudbasierten Lösungen. Hinzu kommt, dass lokal installierte Systeme nicht mit den steigenden Sicherheitsanforderungen oder neuen Technologien wie Smartphones mithalten können.

Cloudbasierte ERP-Systeme bieten eine kostengünstige Alternative zu lokal installierten Systemen, die sowohl die Betriebskosten (OpEx) als auch die Kapitalkosten (CapEx) senkt. Unternehmen müssen beispielsweise bei Cloud-Lösungen weder Software noch Hardware kaufen oder zusätzliches IT-Personal einstellen oder eine kostspielige Infrastruktur unterhalten. Dadurch können Mitarbeiter ihren Fokus von der Verwaltung der IT auf Aufgaben mit einem höherem Mehrwert verlagern.

Cloud Enterprise Resource Planning Systeme für jedes Business

Während die alten Systeme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oft zu teuer waren, hat die Cloud diese Barriere aufgehoben. Mit einer SaaS-Lösung können kleinere Unternehmen deshalb dieselbe bewährte Unternehmenssoftware nutzen, die größere Unternehmen seit Jahren verwenden. Eine cloudbasierte Lösung kann schnell implementiert werden. Für kleine und mittlere Unternehmen bietet die Cloud die Flexibilität, schnell neue Benutzer hinzuzufügen und sich ändernde Geschäftsanforderungen zu unterstützen.

Zusammenarbeit verbessern mit modularen Cloud ERP-Systemen

Cloud-Systeme bieten zusätzliche Funktionen

Wenn die Kernarchitektur von cloudbasierten System um integriertes Customer Relationship Management (CRM), SupplyChain Management (SCM), Human Capital Management (HCM) und Enterprise Performance Management (EPM) erweitert wird, verbindet das System beispielsweise alle Anwendungen nahtlos mit einem einzelnen Datenrepository. Ein erweitertes Cloud-ERP-System ermöglicht die Verwaltung aller Abteilungen mit verbesserter Transparenz und Zusammenarbeit, so, als wären sie eine einzelne Organisation.

Darüber hinaus bieten Cloud-Systeme einen nahtlosen Zugriff auf erweiterte Berichtsfunktionen wie Datenvisualisierung und erweiterte Analysefunktionen. Durch den Zugang zu neuen Technologien, wie dem Internet der Dinge (IoT), erhalten Unternehmen ein umfassendes Verständnis der Geschäftsaktivitäten in Echtzeit. Und dies nicht nur im Front-Office, sondern auch in Lagern und Produktionshallen. Dieses Wissen steht den Mitarbeitern auf ihren mobilen Geräten durch soziale Tools zur Verfügung.

Die Vorteile einer ERP-Suite gegenüber Einzelanwendungen

Einer der wichtigen Vorteile moderner Cloud-Systeme ist die einheitliche Lösung oder Anwendungssuite. Im Vergleich zur Bereitstellung isolierter Softwareanwendung, wie Personal- oder Vertriebsautomatisierung oder Fakturierungsprogrammen, bietet eine Softwaresuite den Vorteil einer Komplettlösung.

Eine Suite, die alle wichtigen Geschäftsfunktionen umfasst, integriert betriebliche Prozesse in der gesamten Organisation. Mitarbeiter erhalten einen transparenteren und umfassenderen Einblick in alle Aspekte des Geschäfts. Eine Softwaresuite ermöglicht es Unternehmen zum Beispiel, schnell eine Basis zu schaffen, die den unmittelbaren Bedarf erfüllt und flexibel auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren kann.

Server mit Standort USA sind nicht sicher

Enterprise Resource Planning – Datensicherheit in der Cloud

Die Frage nach der Sicherheit der eigenen Daten in der Cloud ist auf jeden Fall für Unternehmen jeder Größe von zentraler Bedeutung. Der vielleicht wichtigste Aspekt ist dabei der Standort der Cloudserver. Nicht in allen Ländern gelten die gleichen restriktiven Datenschutzbestimmungen wie beispielsweise in Deutschland. Stehen die Server in den USA, können die amerikanischen Geheimdienste CIA und NSA sowie die Bundespolizei FBI jederzeit auf die Daten zugreifen.

Der Patriot Act von 2001 berechtigt die amerikanischen Behörden zum Zugriff. Und die Eigentümer der Daten bekommen keine Information über den Zugriff. Dieses Zugriffsrecht gilt gleichermaßen für die Daten von ausländischen Unternehmen wie von Privatpersonen. Maximale Sicherheit für cloudbasierte Enterprise Resource Planning Systeme bieten daher nur Server, deren Standort sich in Deutschland befindet.

Was ist eigentlich… Hardware?

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Was ist hardware Motherboard beispiel

Hardware ist die Gegenkomponente zu Software. Der Begriff beinhaltet alle technischen Komponenten eines Computers, Laptops, Smartphones oder Tablet PCs. Jedes auf mechanische oder elektronische Impulse reagierende Bauteil, inklusive Drucker, USB Sticks und Tastaturen gehören zur Hardware. Dabei sind Hardwarekomponenten im Zusammenspiel mit dem Betriebssystem die Basis eines Computers, ohne die das Gerät nicht nutzbar wäre und keine Software installieren ließe.

Hardware hat unterschiedliche Größen und Formen

Das Mainboard, die Grafikkarte, die Tastatur und der Arbeitsspeicher wie der Prozessor sind Hardwarekomponenten eines Computers. Die unterschiedlichen Leistungen und Geschwindigkeiten basieren auf den verschiedenen Größen, in denen die technischen Komponenten hergestellt sind. Einfach erklärt könnte man sagen, alle Bauteile der technischen Geräte mit einer Haptik sind Hardware. Hingegen sind Programme und physisch nicht greifbare Details eines PCs oder Smartphones Software. Schon die Übersetzung der englischen Termini gibt Auskunft darüber, welche Komponenten als Hardware bezeichnet und in allen technischen Geräten eines Genres verbaut sind. Jeder PC hat ein Mainboard und eine Tastatur, die allerdings unterschiedlich beschaffen sein kann.

Interne und externe Hardware

Fällt der Begriff, gehen die Gedanken in erster Linie zu integrierten Bauteilen. Aber auch der Monitor, die Maus und Ausgabegeräte wie ein Drucker fallen in die Rubrik. Hierbei handelt es sich um externe Komponenten, die ebenfalls auf mechanische oder elektrische Impulse reagieren und entsprechend zu den Hardwarekomponenten des Computers gehören. Die Funktionalität von Computern basiert auf dem Zusammenspiel zwischen Hard- und Software, sodass eine Komponente die andere bedingt. Ohne Software sind technische Geräte nicht nutzbar und ohne Hardware besteht keine Basis, Programme aufzuspielen und den PC oder das Smartphone in Betrieb zu nehmen. Auch externe Hardware benötigt Komponenten, durch die eine Erkennung des Anschlusses am PC erfolgt.

Jedes physisch greifbare Bauteil ist Hardware

Laien denken bei der Begriffsbezeichnung primär an die Festplatte, den Prozessor oder den Arbeitsspeicher. Dass auch der Bildschirm, ein USB Stick oder die Maus unter die Rubrik fallen, ist für unerfahrene Computernutzer nicht selten eine Neuigkeit. Am besten lassen sich Hardwarekomponenten damit erklären, dass sie greifbar und damit haptisch sind. Man sieht sie, man kann sie berühren und sie bestehen aus einem festen Material. Selbst das Gehäuse eines Computers oder die Schale des Handys ist nicht einfach nur eine Hülle aus Metall oder Kunststoff, sondern zählt ebenfalls zu den Hardwarekomponenten des Geräts. Auch wenn es keine elektrischen oder mechanischen Impulse aufnimmt und weiterleitet.

Hardware als maßgeblicher Bestandteil zur Nutzbarkeit

Die Installation von Software und der Anschluss externer Geräte ist nur möglich, wenn es Hardwarekomponenten gibt. Irgendwo müssen die Daten gespeichert und zur jederzeitigen Abrufung hinterlegt werden. Dazu dienen die Speicherkarte oder die Festplatte, während der Prozessor die Geschwindigkeit regelt und der Arbeitsspeicher dafür sorgt, wie viele Anwendungen geöffnet sein können und wie das die Leistung des PCs oder Smartphones beeinflusst.

Ohne Hardwarekomponenten gibt es keine physischen Bauteile und somit keine Basis für die Installation von Software. Einfach erklärt: Ohne diese Bauteile wäre der PC oder das Smartphone überhaupt nicht existent. Das fällt im Hinblick auf die Tatsache auf, dass selbst das Gehäuse eine Hardwarekomponente und ein physisches Bauteil ist.

Mit Quicksteps Outlook effektiver nutzen

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Email

Wie Sie Outlook noch besser einsetzen und damit produktiver werden.

Die E-Mail, Kalender und Kontaktverwaltungssoftware Outlook für Windows oder Macintosh ist für die allermeisten von uns das am häufigsten und am meisten benutzte Software-Produkt im Berufsalltag. Wir erhalten E-Mails, führen unseren Kalender und verwalten die Kontaktdaten von unseren Ansprechpartnern bzw. Kunden sowie Lieferanten darin. Sofern man regelmäßig mit Outlook arbeitet, kann man damit den Büroalltag gut organisieren.

Leider fallen auch immer wieder die gleichen Routinetätigkeiten an wie etwa das Verschieben von gelesenen E-Mails oder das Verwalten von Terminen in Aufgaben. Für genau diesen Fall hat Microsoft innerhalb von Outlook die so genannten Quicksteps vorgesehen. Hier können Sie mit wenigenHandgriffen kurze Folgen von Aktionen bzw. Befehlen zusammenstellen und anschließend über die Menü-Leiste schnell anwenden.

So erstellen Sie einen Quickstep in Outlook:

Outlook Quickstep einrichten

Outlook Quickstep einrichten

Für unser Beispiel wollen wir eine E-Mail als gelesen markieren und anschließend automatisch in einen vorher festgelegten Ordner verschieben. Markieren Sie für zunächst ein Element in Outlook z.B. eine E-Mail die Sie gerade erhalten haben. Nun klicken Sie oben in der Outlook-Leiste auf „Quickstep neu erstellen“. Anschließend öffnet sich das Dialogfenster, in dem sie aufgefordert werden festzulegen, was jetzt konkret mit dem Element getan werden soll.

Zunächst einmal geben Sie dem Quickstep einen Namen. Hier bietet es sich an, einen „sprechenden Namen“ zu vergeben, damit sie später die unterschiedlichen Quicksteps auch gut voneinander unterscheiden können und nicht versehentlich eine falsche Aktion ausführen. Wir nennen in unserem Beispiel den Quickstep „ins Archiv verschieben“.

Im Anschluss daran legen Sie die eigentliche Reihenfolge der Befehle für Outlook fest. In unserem Fall wählen Sie den Ordner aus, in den die E-Mail verschoben werden soll. Nach dem Klick auf O.K. sind sie auch schon fast fertig.

Sie könnten an dieser Stelle außerdem noch definieren, ob Sie diese E-Mail dann als gelesen markieren möchten oder etwa mit einer bestimmten Farbe innerhalb der Kategorien versehen wollen.

Ebenso ist es möglich eine bestimmte Tastenkombination für diesen Quickstep zu vergeben, so dass sie diese Aktion auch ohne die Bedienung der Maus durchführen können.

So verwenden Sie den Quickstep

Qutlook Quickstep bearbeiten

Qutlook Quickstep bearbeiten

Nachdem sie ihren Quickstep abgespeichert haben, testen sie ihn anschließend. Dazu markieren Sie die E-Mail, die wir gerade im Beispiel verwendet haben und klicken oben links in der Box Quicksteps auf diesen gerade erstellten Quickstep.

Mit Hilfe der festgelegten Abfolge von Befehlen, sollte sich die E-Mail nun still und leise in dem von Ihnen vorgegebenen Ordner verabschieden und aus dem Posteingang verschwunden sein. Diesen Quickstep können Sie nun auf jede andere E-Mail anwenden und sparen entweder mit einer festgelegten Tastenkombination oder einem einzigen Klick ein klein wenig Zeit.

Hinweis: Sie können den Quicksteps die Tastenkombination „Steuerung-Umschalten-Zahl“ verwenden. Dabei entspricht „Zahl“ den Ziffern 1 – 9.

Grundsätzlich sind mit Quicksteps auch längere und komplexere Abläufe darstellbar.Sie können nicht nur Nachrichten sofort löschen, sondern E-Mails direkt kennzeichnen, sie kategorisieren oder mit einer entsprechenden Eintrag im Kalender versehen

Effizienter mit Quicksteps – das bringt es

Auch wenn Sie mit einem einzelne Quickstep in Outlook pro Klick nur eine oder zwei Sekunden Zeit sparen, so summiert sich dies im Laufe ihrer nächsten Arbeitstage, dass sich ein einmal eingerichteter Quickstep meist schon nach wenigen Tagen „amortisiert“. Außerdem hilft er Ihnen sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und keine Zeit mit langweiligen Tätigkeiten zu verlieren.

 

Denn mal ehrlich: wer möchte schon gerne immer wieder die gleichen routinemäßigen Aktionen durchführen wie etwa das Verschieben einer gelesenen E-Mails in einen bestimmten Ordner oder das kombinierte Ausdrucken und anschließende Archivieren des Posteingangs.

In diesem Sinne: Werden Sie noch effizienter. Die Quicksteps von Outlook sind dazu ein gut funktionierendes Hilfsmittel. Wenn Sie  Outlook auch auf Ihrem Smartphone mit Android einsetzen wollen, dann ist dieser Beitrag ebenfalls interessant für Sie.

 

Warum man auch kostenfreie Software updaten sollte

Adobe PDF Logo

Software, die man auf dem eigenen PC oder dem Notebook nutzt, muss man ab und zu updaten. Das leuchtet ein. Schließlich möchte heute niemand mehr mit einem zehn oder zwölf Jahre alten Office-Programme oder eine völlig veralteten Software arbeiten. Dass man aber so selbstverständliche und manchmal kostenfreie Programme wie Adobe-PDF, Flash oder auch MS-Office selbst regelmäßig updaten muss, das mag man nicht gleich sofort verstehen.

Adobe PDF Logo

Adobe PDF Logo

Der Grund dafür, daß in den letzten Monaten immer häufiger die Hersteller selbst Updates für ihre Software herausbringen, die manchmal sogar binnen weniger Stunden oder gar Tage installiert werden muss, ist folgender:
Hacker oder Kriminelle im Internet, die versuchen entweder Kontrolle über Ihren PC oder Notebook zu gelangen um damit anschließend kriminelle Geschäfte zu machen, versuchen selbstverständlich hier den Weg des geringsten Widerstandes zu gehen. Alternativ suchen Sie sich einfach Softwareprodukte heraus, die bei vielen tausenden oder gar Millionen von Anwendern weltweit installiert sind. Im Klartext bedeutet dies, dass diejenigen Softwareprodukte die weltweit am häufigsten installiert sind und damit statistisch gesehen die größte Möglichkeit bieten, das eine Lücke oder ein Fehler in der Software dann eben gleich bei tausenden von Anwendern genutzt werden kann, sind eben viel lukrativer für einen Angreifer als ein selten genutztes Softwareprodukt .

Programme wie Adobe Flash, die Software zum Betrachten von PDF Dokumenten (Adobe PDF Viewer) und eben auch das Office Paket von Microsoft in den Versionen 2013, 2010 oder davor werden deswegen von Kriminellen regelmäßig und intensiv nach möglichen Schwachstellen oder Fehlern durchsucht. Für diese sog. Bugs oder Exploits werdenden speziell zugeschnittene Wege gesucht, mit denen ahnungslose Anwender dann konfrontiert werden. Das kann dann im Wege einer E-Mail passieren, bei der in aller Regel ein Anhang an der E-Mail befindlich ist. Die Datei im E-Mail Anhang öffnet dann häufig durch einen versehentlichen Klick des Anwenders eben jene installierte Software und führt dann diese aus.

Wenn dann eben auf Ihrem PC die besagte Software nicht auf der aktuellsten Version ist, in der eben genannter Fehler nicht mehr vorkommt, so ist leider ihr Gerät dann eben doch anfällig für die Schad-Software (Malware genannt) und kann von einem Hacker missbraucht werden. Die Konsequenzen daraus können sein, dass zum Beispiel von Ihrem PC aus E-Mails verschickt oder ihre Daten ausgespäht werden. Im schlimmsten Fall werden ihre Daten auf dem PC missbräuchlich genutzt oder via Online-Banking Ihr Konto ausgespäht. Von schlimmeren Szenarien ganz zu schweigen.

Dagegen hilft letztlich nur, dass die die Software auf Ihren Computern regelmäßig aktualisiert wird. Dies sollte mindestens aller zwei Wochen passieren – bei Bedarf auch in kürzeren Abständen.
Ebenso selbstverständlich sollte ein aktueller Virenscanner auf Ihrem Rechner aktiv sein (alles zum Thema Virenschutz erfahren Sie hier). Dieser zieht sich in der Regel alleine und selbstständig alle 2-3 Stunden (!) von der Hersteller Seite aus dem Internet die aktuellen Definitionen und Updates zum Erkennen von Schad-Software herunter.

Bei regelmäßigen Updates ihrer Software und dem Prüfen auf versteckte Viren, Malware und andere ungebetene Gäste helfen die IT Experten von Biteno weiter. Am besten lassen Sie es erst gar nicht so weit kommen. Wir beraten Sie selbstverständlich hierzu bei Bedarf gerne ausführlich – nur sollten Sie dieses Gespräch nicht auf die lange Bank schieben.

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