E-Mail Archivierung

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E-Mail Archivierung – alles Wichtige im Blick

Seit Anfang des Jahres 2017 ist es offiziell:  Nicht nur Papierdokumente, sondern auch E-Mails, die relevanten geschäftlichen Inhalt enthalten, müssen im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente berücksichtigt werden. Damit ist das Thema E-Mail Archivierung brisanter denn je.

Diese Anforderung hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) bereits im November 2014 detailliert dargelegt. Die vom BMF so genannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ lösen die bisher geltenden GoBS und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab.

Diese Wortungetüme besagen letztlich, dass auch für den elektronischen Austausch via E-Mail die gleichen Regel wir für alle anderen Geschäfts-Dokumente, wie etwa Angebote, Rechnungen oder Mahnungen gelten. Kommt das Unternehmen dieser Verpflichtung nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.

Vorteile der Email Archivierung

  • Aktualität

    E-Mail Archivierung ist ein permanenter Prozeß, bei dem jede E-Mail sofort archiviert wird. D.h. jede eingehende Mail wird sofort archiviert genauso wie ausgehende E-Mails.

  • Zuverlässigkeit

    Die erprobte und bewährte Technologie auf Basis vom Mailstore bieten wir Ihnen höchste Stabilität. Selbst eine Flut von E-Mails kann in den zertifizierten Rechenzentren der Biteno GmbH problemlos archiviert werden.

  • Flexibilität

    Egal ob 15 oder 15.000 Postfächer: Mit der Service-Provider Lösung für die E-Mail Archivierung von Mailstore haben wir die notwendige Flexibilität für Sie.

  • Sicherheit

    Vom Post-Eingang einer jeden E-Mail über den Versand von ausgehenden Mails bis zur Speicherung im Archiv: Ihre Daten sind in den Hochsicherheits-Rechenzenten zu 100% sicher.

  • Individualität

    Die E-Mail Archivierung ist unabhängig von Ihrem E-Mail Server und funktioniert mit Microsoft-Exchange genauso wie mit anderen Mail-Servern (IMAP, POP3, MDaemon, Kerio, IceWarp).

  • Kostenersparnis

    Durch die kompakte Speicherung und die Nutzung von Größenvorteilen, können wir Ihnen die sichere E-Mail Archivierung zu einem hervorragen Preis-/Leistungsverhältnis anbieten.

Ihr Ansprechpartner für
Email Archivierung

Uwe RöserUwe Röser
Vertriebsleiter
Tel.: +49 (0) 711 4889 020
Fax: +49 (0) 711 4889 029
vertrieb@Biteno.com

Ihre Anfrage an Biteno

Die Lösung: E-Mail Archivierung

Was bedeutet das?

Jegliche geschäftliche Korrespondenz, die nicht nur in Papierform, sondern auch per E-Mail abgewickelt wird, muss rechtssicher archiviert werden. Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz müssen alle E-Mails vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufbewahren.

Dazu gehören vor allem E-Mails, die die Funktion eines buchhalterischen Belegs oder eines Geschäftsbriefes haben. Das Gleiche gilt für die steuerlich relevanten Anhänge wie Rechnungen oder Angebote.

Wichtig dabei ist:

Der Empfang und das Versenden von E-Mails muss auch im Nachhinein belegbar sein. Das bedeutet, dass es nicht ausreichend ist ein großes Postfach zu führen, in dem alle Mails gespeichert werden. Um den Grundzügen des GoBD zu genügen, muss also jede Mail in einem Archiv abgespeichert und vor dem versehentlichen Löschen geschützt werden.

Die Technik zur Archivierung von Mails

Bestellen Sie die rechtssichere E-Mail Archivierung und sichern Sie diese Vorteile

  • vollständige, originalgetreue und manipulationssichere Archivierung Ihrer E-Mails
  • Vollständiger Schutz vor Datenverlust
  • Schnellere Suche nach alten E-Mails
  • Archvierung entlastet ihren E-Mail Server (z.B. MS Exchange)
  • Abschaffung von Quotas und PST-Dateien
  • One-Click-Restore für alle Anwender
  • Möglichkeit, verteilte E-Mails zusammenführen

Vor allem aber: Mit der rechtssicheren E-Mail Archivierung sind Sie und Ihr Unternehmen in Sachen GoDB auf der sicheren Seite. Sie können jederzeit gegenüber dem Finanzamt, ihrem Steuerberater oder sonstigen Parteien belegen, wer wann von wem welche E-Mail bekommen hat oder wem Sie welche Mail wann geschickt haben.

Zögen Sie nicht und nehmen Sie das Thema Email Archivierung jetzt in Angriff, um rechtliche Konsequenzen auszuschließen!

Zufriedenen Kunden

Wir waren sehr positiv überrascht von Biteno. Wie schnell und professionell unser Netzwerk wieder in Ordnung gebracht wurde. Vor allem, dass dies außerhalb unserer Bürozeiten stattfand und wir keinen Stillstand hatten!
Das waren wir von unserem vorherigen Systemhaus so nicht gewohnt. Für uns hat es sich gelohnt den richtigen Partner für unsere IT gefunden zu haben!

Axel Behler
Axel BehlerF & W Mayer GmbH & Co. KG

Seit über einem Jahr werden wir in Sachen IT von der Biteno betreut. Jetzt können wir uns darauf verlassen, dass alles bestens funktioniert.

Markus Mergenthaler
Markus MergenthalerMergenthaler GmbH

Sie und Ihr Team kann ich bestens weiter empfehlen. Nochmals besten Dank.

Horst Pilsner
Horst PilsnerElektro Lauxmann GmbH