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PDF/A – sichere Langzeitarchivierung digitaler Dokumente

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Die digitale Archivierung ist weiter auf dem Vormarsch

Wie bei einem Schreiner die Säge nicht wegzudenken ist, so darf auf keinem Computer die Adobe-Software zur Erstellung von PDF-Dateien fehlen. Ein digitaler Dokumentenaustausch ist heutzutage ohne PDF nicht mehr denkbar. PDF-Dateien sind zum weltweiten Standard geworden. Doch was hat es mit dem PDF/A Format auf sich?

Das im Jahr 1993 von Adobe entwickelte Dateiformat wird mittlerweile von verschiedenen Spezialformaten ergänzt und deckt damit die Anforderungen von unterschiedlichen Branchen an digitales Arbeiten, Abspeichern und Archivieren ab. PDF/A ist eines dieser Spezialformate und dient der Langzeitarchivierung von denjenigen Dokumenten, die originalgetreu und unveränderbar gesichert werden sollen.

Umstieg von der analogen Welt in die digitale Welt mit PDF/A

PDF/A Formate eignen sich zur Langzeitarchivierung

Analoge Achive gibt es immer weniger

Weltweit machen seit Jahren Unternehmen und Behörden den Schritt weg von Papierakten und hin zum sogenannten „papierlosen Büro“. In diesem arbeiten die Mitarbeiter nur noch mit digitalen Akten bzw. wandeln Papierdokumente in digitale Dokumente um. Analoge Schriftstücke werden (aufgrund der großen Mengen an Papier häufig von externen Firmen) eingescannt und in einem Dokumenten-Management-System (DMSrevisionssicher abgelegt. Wichtig hierbei ist, dass das Unternehmen dabei die rechtlichen Rahmenbedingungen aus dem Handelsrecht und die jeweiligen Datenschutzrichtliniendes Landes einhält. Ein nicht zu unterschätzendes Unterfangen, wenn man bedenkt, dass digitale Dokumente manipuliert werden könnten und somit – im Gegensatz zu Papierdokumenten – nicht mehr revisionssicher wären.

Anforderungen an die digitale Arbeitswelt

Vor diesem Hintergrund entstand die Anforderung, digitale Dokumente so zu archivieren, dass der Inhalt auch nach langer Zeit noch in derselben Qualität und ohne Abweichungen vom Original dargestellt werden kann. Auch sollte das Dateiformat so gestaltet sein, dass eine Manipulation des Dateiinhaltes nicht mehr möglich war.
Im Jahr 2005 hat daraufhin Adobe das PDF-Format um die Norm PDF/A ergänzt (das „A“ steht für Archivierung) und die ISO-Zertifizierung für das digitale Langzeitarchivieren erhalten.
Doch was ist der Unterschied zum allseits bekannten „normalen“ PDF-Format?

Der Unterschied zwischen PDF und PDF/A

Eine PDF-Datei (PDF steht für „Portable Document Format“) kennt fast jeder, der mit Computern zu tun hat. Sie scannen ein Papierdokument ein und erhalten eine PDF-Datei, oder Sie wandeln eine bereits vorhandene digitale Datei mittels eines Programmes in ein PDF um. Was hat es aber nun mit einer PDF/A-Datei auf sich?
Eine PDF/A-Datei ist eine reduzierte Version einer PDF-Datei. Alle Funktionen, die nichts mit einer Archivierung zu tun haben, wurden gestrichen. Dabei gehen keine Daten verloren, nur das Format ändert sich.

ISO-Standard für Langzeitarchivierung

Den rechtlichen Vorgaben muss entsprochen werden

Eine Langzeitarchivierung von digitalen Schriftstücken stellt bei Unternehmen oder Behörden aus handelsrechtlichen Gründen bestimmte Anforderungen an die Aufbewahrung. Es ist problemlos möglich, eine PDF-Datei mit einem PDF-Writer zu verändern. Vertrags- oder steuerrelevanten Schriftstücke, wie zum Beispiel Rechnungen oder Handelsbriefe, müssen aber mehrere Jahre lang in der Originalabbildung vorhanden bleiben. Adobe hat aus diesem Grund das Format PDF/A für eine rechtlich einwandfreie Langzeitarchivierung entwickelt und im Jahr 2005 die erste Version auf den Markt gebracht (PDF/A-1). Es folgten die Versionen A-2 (2011) und A-3 (2012). PDF/A ist seit 2005 der ISO-Standard für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.

Unterscheidung zwischen PDF/A1a und A-1b

Man unterscheidet bei der Version PDF/A-1 zwischen zwei Abstufungen:
Der Level 1-b steht für „basic, übersetzt grundsätzlich/grundlegend. Er erfüllt die Mindestanforderungen der ISO-Norm und stellt eine eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit sicher. Alle eingefügten Bilder sind fest im Dokument eingebunden. Die Textbausteine sind in Unicode-Darstellung, damit sie für die Ewigkeit oder zumindest für die vom Handelsrecht vorgeschriebene Dauer reproduzierbar bleiben.

Der Level 1-a steht für „accessible, übersetzt zugänglich und ist eine Steigerung zum Level 1-b: Dieses Format setzen Sie dann ein, wenn die Dateien auch auf mobilen Endgeräten verfügbar sein sollen und Sie die sogenannte „Barrierefreiheit“ gewährleisten wollen. Das bedeutet eine identische Darstellung ohne Einschränkungen bei Menschen mit Behinderung, zum Beispiel bei blinden Menschen.

Somit sollten Sie bei der Archivierung immer das Format A-1a benutzen, um alle Anforderungen abzudecken.

Besonderheiten von PDF/A-Dateien:

– PDF/A-Dateien benötigen weniger Speicherplatz als normale PDF-Dateien.
– Eine Verschlüsselung oder ein Sperren (zum Beispiel durch einen Passwortschutz) ist nicht möglich.
– Es gibt eine exakte Hinterlegung und Definition der Farbprofile.
Links auf Webseiten oder externen Inhalt sind nicht gestattet, da diese dynamisch sind und sich verändern können.
– Es gibt keine dynamischen Funktionen wie zum Beispiel Audio- oder Videodateien.
– Es sind digitale Signaturen hinterlegt.
– Transparente Objekte oder Layer (Ebenen) sind nicht erlaubt.
– Eine PDF/A1a-Datei hat eine Kennzeichnung in Form von Metadaten nach XMP-Standard.
– PDF/A1a-Dateien dürfen keine eingebetteten Daten enthalten.

Das PDF-Symbol

Fazit

Für eine Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten ist die Nutzung von PDF/A unumgänglich. Welche Norm Sie nehmen (1a1b, 2 oder 3) hängt davon ab, für welchen Zweck Sie die Daten sichern wollen.
Da letztendlich beim Speichern nicht klar ist, wer zukünftig die Dokumente lesen soll oder will, sollten Sie immer die höchste Normstufe wählen.

Aus Word ein PDF erstellen

Microsoft Office bietet eine gute Option, mit der Sie schnell und leicht ein PDF erstellen können. Wer kein Office nutzt, der kann die Hilfe von anderen Tools in Anspruch nehmen. Eine PDF-Datei ist nichts anderes, als ein Dokument welches mit dem Adobe Acrobat Reader gelesen werden kann.

Der Vorteil der Dateiendung ist, dass größere Dokumente in komprimierter Form problemlos dargestellt werden können. Ebenso unterstützt der Adobe Acrobat Reader das Ausfüllen von Formularen. Auch kann man mit Office eine Datei mit Feldbefehlen erstellen, welche später entweder automatisch oder vom Leser im Programm Adobe Acrobat Reader ausgefüllt werden können.

PDF erstellen

Der PDFCreator ist kostenlos downloadbar

Eine Alternative, gerade wenn es um größere Mengen an unterschiedlichen Dokumenten geht, sind spezielle Programme externer Dienstleister. Eines davon ist sehr bekannt und wird weltweit gerne genutzt. Es handelt sich hierbei um das Tool „PDFCreator„, welches kostenlos downloadbar ist.

In Microsoft Office ist die Funktion für das Speichern von Dateien im passenden Format von Anfang an integriert. Wer ein anderes Office-Programm nutzt, muss unter Umständen ein weiteres Programm für die Umwandlung verwenden. In den folgenden Abschnitten beschäftigen wir uns näher mit den verschiedenen Möglichkeiten und beleuchten deren Vor- und Nachteile.

Mit Microsoft Office schnell und einfach ein PDF erstellen

Es gibt verschiedene Wege, mit denen man Office für die Erstellung von Adobe Acrobat Reader DC fähigen Dateien nutzen kann. Zum einen wäre da die Export-Funktion. Diese ist in Word, und in Excel aktivierbar. Mit ihr kann das komplette Dokument, welches sich gerade in Bearbeitung befindet, leicht und direkt in das PDF-Format gespeichert werden.

Wählen Sie bei „Speichern unter“ das PDF Format

Ein weiterer Ansatz ist den schon installierten PDF-Drucker zu nutzen. Dazu wird ein Druckauftrag angelegt. Das Ausgabegerät ist dann der vorinstallierte Drucker „Microsoft print to PDF“ in der Geräteauswahl. Die Funktion sollte man auf keinen Fall deinstallieren, da eine Neuinstallation oftmals nur mit Problemen durchgeführt werden kann.

Eine weitere Option ist das Formatieren in das Format des Adobe Acrobat Reader DC mit OneNote. Ähnlich wie in den anderen Programmen von Office, kann man mit wenigen Klicks über die Speicher-Funktion die eigenen Notizen und gespeicherte Dateien in das gewünschte Format exportieren.

Tools können ebenfalls das gewünschte Ergebnis liefern

Ein Word-Dokument lässt sich auch in eine PDF-Datei exportieren

Viele Menschen nutzen das Office von Microsoft nicht, sondern greifen lieber auf andere Programme zurück. Hier gestaltet sich das Abspeichern von Dokumenten in das gewünschte Format oftmals schwierig. Aber das ist kein Grund zur Verzweiflung. Zahlreiche Drittanbieter bieten entweder professionelle, oder Open-Source-Lösungen an. Diese können direkt im Netz bezogen werden.

Der Unterschied in der Handhabung ist, dass diese Programme zusätzlich installiert werden müssen. Sie haben entweder ein eigenes Interface, oder aber sie nutzen die bereits vorhandene Druckfunktion. Manche greifen auch direkt in die Menüführung des Schreibprogramms ein und platzieren einen Quick-Button für einen schnellen Export.

Viele dieser Programme sind kostenlos. Ebenso gibt es eine Reihe von Programme, deren Entwickler eine zusätzliche Gebühr für die Nutzung erheben. Frei zugängliche Programme sollte man vor der gewerblichen Verwendung prüfen. In der Lizensierung kann nämlich ein Passus stehen, indem für eine gewerbliche Nutzung des Programms ein Entgelt fällig wird.

Aktuell haben viele der Anbieter von Office-Lösungen eigene Lösungen in ihre Software integriert. Diese arbeiten in der Regel zuverlässig. Das Speichern von Dokumenten im Format von Adobe Acrobat Reader DC gehört heute zum guten Standard und ist aufgrund der hohen Verbreitung von Adobe Acrobat Reader DC eine notwendige Funktion.

Adobe Acrobat Reader DC wird weltweit verwendet

So gut wie jeder, der das Internet regelmäßig nutzt wird um die Verwendung von Adobe Acrobat Reader DC nicht herumkommen. Spätestens, wenn man viele Dokumente in einer E-Mail als Anhang verschicken möchte ist dieses Programm viel zu praktisch. Der Adobe Acrobat Reader DC gehört mit zu den am häufigsten genutzten Programmen der Welt. Neben Word dürfte Adobe Acrobat Reader DC zu den Top 10 der am häufigsten genutzten Programme gehören.

Die starke Nutzung von Adobe Acrobat Reader DC macht die Verwendung der Funktion für den Export in das passende Format dringend notwendig. Ohne eine solche Funktion würde die benötigte Speicherkapazität für den täglichen Schriftverkehr via E-Mail, und ebenso für die allgemeine Verwendung des Internets explodieren. Adobe Acrobat Reader DC hat sich als weltweiter Standard etabliert. Statistisch gesehen nutzt jeder Internetnutzer mindestens eine Version des Adobe Acrobat Reader DC regelmäßig.

Die Downloadmaske des Adobe AR DC

Wir empfehlen die Nutzung von der hauseigenen Lösung für den Export von Dokumenten, sofern man Word benutzt. Viele der im Internet erhältlichen Programme sind ausgesprochen gut. Microsoft hat mit seinem Tool ein tolles und vielseitiges Werkzeug für den Alltag geschaffen. Bei der Nutzung von anderen Programmen sollte man beim Download auf die Sicherheit der Quellen achten. Ansonsten können Risiken weitestgehend vermieden werden.

Das Programm „PDFCreator“ hat sich im praktischen Einsatz bewährt und sich als vernünftige Lösung erwiesen. Das Tool ist kostenlos erhältlich und kann sogar online verwendet werden. Es ist leicht in der Handhabung und Laien können es problemlos verwenden. Natürlich handelt es sich hier nicht um das einzige gute Tool für den Export von Dokumenten.

Weiter Möglichkeiten ein PDF zu erstellen

Es ist auch möglich, einen PDF-Druckertreiber zu verwenden. Diesen findet man beispielsweise hier oder auch hier. Ebenfalls möglich ist die Nutzung des PDFMailers von Gotomaxx. Alle diese Tools sind kostenfrei. Eine Nachbearbeitung des entstandenen PDFs ist hierbei allerdings nicht möglich.

Was ist PDF?

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PDF

Es ist eines der bekanntesten Dateiformate für Schriftstücke, und wahrscheinlich nutzen auch Sie es täglich: Das Portable Document Format, kurz PDF. Die Geschichte und die technischen Finessen des etablierten Dateiformates sind dabei mit den Jahren in den Hintergrund getreten und werden Ihnen in diesem Beitrag ausführlich erklärt. Doch vorab ein gängiger Vorgang zur Veranschaulichung:

Sie erstellen einen interessanten Text in einem .doc Format. Dabei geben Sie sich viel Mühe, um ein interessantes Layout zu erzeugen, die passende Schriftart zu wählen und die Lesbarkeit durch definierte Absätze zu erhöhen. Gratulation – Ihr Text ist vollendet! Im Anschluss schicken Sie das aufwendig erstellte Dokument Ihrem Chef, welcher nach kurzer Zeit eine irritierte E-Mail zurück sendet und sich über einen völlig unkonvertierten Text echauffiert. Was ist passiert? Ihr Chef öffnete das .doc Schriftstück mit einer anderen Software, als die Erstellungssoftware.

Wozu eigentlich ein neues Dateiformat?

PDF

Das Logo des .pdf-Formates

1993 setzte sich der Entwickler Adobe mit dem Problem auseinander, Schriftstücke für jeden, auch Plattform unabhängig, abrufbar zu machen. Zu oft behinderten unterschiedliche Textformate den Leser oder Verfasser von Texten an einer zügigen Bearbeitung. Bis dato wurden Texte und Darstellungen noch Plattform gebunden, also in Abhängigkeit vom genutzten Betriebssystem, abgespeichert. So wurden verfasste Dokumente für manchen Leser absolut unleserlich und nicht zu gebrauchen.

Mit der Geburt des neuen Textformats gehört dies der Geschichte an. Alle abgespeicherten Elemente des Autors, wie Textumbrüche, Absätze, Schriftart und Seitengestaltung bleiben erhalten. Dabei spielt das verwendete Betriebssystem sowie die genutzte Software zum Abruf keine Rolle mehr. Zwar ist nach der Konvertierung in ein PDF Format keine weitere Veränderung mehr möglich, doch dies bringt Ihnen als Anwender eher Vor- als Nachteile. Unbefugten Veränderungen oder eine Vervielfältigung von Dritten ist damit entgegengewirkt.

PDF als Vorteil für den Autoren

Wie bereits erwähnt, ist die Plattform-Unabhängigkeit der bekannteste Vorteil des Dateiformates. Sie verfassen ein Dokument und möchten es für Arbeitszwecke oder auch zu privaten Zwecken Dritten zur Verfügung stellen. Kein Problem. Den erstellten Text konvertieren Sie in das .pdf Format und das Dokument wird allen Lesern authentisch dargestellt. Die dazu benötigte Software, der Adobe acrobat reader, steht dafür kostenlos zur Verfügung.

Doch der Sicherheitsaspekt ist ebenso erwähnenswert. Sie als Autor definieren während der Erstellung des Dokumentes die Sicherheitsstandards. Dies erfolgt beispielsweise durch einen Passwortschutz. Unbefugtes Öffnen, Modifizieren, Kopieren und Löschen von Inhalten oder auch das Drucken sind so nicht mehr möglich.

Das Portable Document Format eignet sich ideal für Anleitungen, Ratgeber und Bücher. Durch interaktive Elemente wie Verlinkungen, gewinnt Ihr erstelltes Dokument einen beachtlichen Mehrwert für den Leser. Dieser klickt für weitere Informationen, ableitende Autoren oder interessante Seiten, auf den im Text angegebenen Link und wird unverzüglich weitergeleitet.

Eine Notiz-Funktion ist mittlerweile im .pdf-Format enthalten

Benutzerfreundlich und etabliert

Seit 25 Jahren steht Ihnen Adobes Dateiformat zur Verfügung. Für nahezu alle existierenden Plattformen steht eine kostenlose Software zur Darstellung und auch zum Druck bereit. In dieser Zeit hat sich das aus der Druckersprache PostScript entwickelte Format stetig weiterentwickelt. Viele weitere Funktionalitäten stehen dem Autoren mittlerweile zur Verfügung, wie zum Beispiel die Kommentarfunktion und Notizen, die man an die Datei anhängen kann.

Ein kleiner Wehrmutstropfen bleibt allerdings: Der Entwickler Adobe bietet selbst keine kostenfreie Software zur Konvertierung von Dokumente an. Allerdings stehen mit Programmen wie beispielsweise Mac OS X, OpenOffice.org oder KOffice attraktive und stabile Alternativen auf dem Markt.

Langzeitarchivierung von Dokumenten

Nach mehrjähriger Weiterentwicklung attestierte die Internationale Organisation für Normung, kurz ISO, 2005 dem neuen PDF/A Format einen großen Nutzen für Archivierungszwecke. Der ISO Standard prüft Formate auf Inhalte, welche eine langjährige Lesbarkeit zum Zwecke einer Langzeitarchivierung erlauben.

Ein wichtiger Aspekt im digitalen Zeitalter. Unterlagen werden zunehmend digital archiviert und müssen auch in Zukunft zwingend lesbar bleiben. Das bereits etablierte Textformat hat sich hier im eingeschränkten PDF/A Format als idealer Kandidat erwiesen. Individuelle Differenzen zwischen den Formaten A-1b und A-1a ermöglichen einen konkreten Anwendungsfall, gehen parallel jedoch mit wichtigen Reglements einher.

In der Version PDF/A-1b geht es um die eindeutige visuelle Wiedergabe der Daten. Der Text muss stets korrekt abgebildet werden können. Hierfür stehen Ihnen als Autor Anleitung zur Verfügung, welche das Reglement für einen gültigen PDF/A-1b Text aufzeigen.

PDF/A-1a geht einen Schritt weiter und überprüft nicht nur die visuelle Eindeutigkeit, sondern auch die Abbildbarkeit nach dem Unicode Standard. Diese Norm ist für einen Screenreader essentiell, um den Text korrekt vorzulesen.

Das PDF/E-Format eignet sich zur 3D-Darstellung

Fachspezifischer Nutzen durch PDF/E

Im Zuge weiterer Ansprüche der Nutzer, kristallisierte sich ein spezielles PDF/E Format heraus. Es zeichnet sich durch sein spezielles Einsatzfeld im Bereich der interaktiven 3D-Darstellung aus. Die 3D-Darstellungen lassen sich im vorhandenen Textmodul vom Leser drehen, in Einzelteile zerlegen und klassisch auf Papier ausdrucken.

Ingenieure, Architekten und Entwickler nutzen das bereits seit 2010. Das PDF/E Format ist durch die ISO Norm zertifiziert. Zur Ansicht der interaktiven Modelle ist ein kostenfreies Plug In für Ihren Reader notwendig.

Das Druckformat PDF/X

Die vielen Vorteile des PDF Formats sind auch der Druckindustrie bekannt. Zeit- und kostenintensive Schritte im Druckvorgang werden reduziert. Doch gibt es speziell in diesem Zweig ganz individuelle Vorgaben, welche die Entwickler in das Format PDF/X implementierten.

Der Buchstabe X steht für exchange, also Austausch. Genau das ist für die Druckerei ein wichtiger Aspekt. Kundendaten im PDF/X Format besitzen die Grundvoraussetzungen für den Druck – man kann sich praktisch blind austauschen. Dennoch erfolgt vorab eine Prüfung seitens der Druckerei, um fehlerhaften Daten zu identifizieren. Der Kunde hat gleichzeitig die Gewissheit, dass seine Daten auch originalgetreu abgedruckt werden.