E-Mail Archivierung – alles Wichtige im Blick
Seit Anfang des Jahres 2017 ist es offiziell: Nicht nur Papierdokumente, sondern auch E-Mails, die relevanten geschäftlichen Inhalt enthalten, müssen im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente berücksichtigt werden. Damit ist das Thema E-Mail Archivierung brisanter denn je.
Diese Anforderung hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) bereits im November 2014 detailliert dargelegt. Die vom BMF so genannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ lösen die bisher geltenden GoBS und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab.
Diese Wortungetüme besagen letztlich, dass auch für den elektronischen Austausch via E-Mail die gleichen Regel wir für alle anderen Geschäfts-Dokumente, wie etwa Angebote, Rechnungen oder Mahnungen gelten. Kommt das Unternehmen dieser Verpflichtung nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.