Was ist eine Fibu?

FiBu

Die Finanzbuchhaltung – kurz FiBu – ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens und umfasst die Bereiche kaufmännische Buchhaltung, Gewinn- und Verlustrechnung, Abstimmungsbogen und Lohnliste.

Dabei liefert die Finanzbuchhaltung das Zahlenmaterial für die Erstellung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Aus diesen beiden Teilbereichen lassen sich die Lage und der Gesamterfolg eines Unternehmens erkennen.

Ein geschichtlicher Überblick über die Entstehung der Finanzbuchhaltung

FiBu

Bücher werden schon seit Jahrhunderten geführt

Das Führen von Handelsbüchern war bereits im Altertum üblich. Ein Vorläufer der heutigen Buchführung entwickelte sich jedoch erst im 14./ 15. Jahrhundert. Eine Bilanz zu erstellen, war damals noch nicht üblich. Vielmehr wurde lediglich ein Übertrag aus einem vollgeschriebenen Handelsbuch auf ein neues Handelsbuch vorgenommen.

Die doppelte Buchführung entstand Ende des 15. Jahrhunderts in Italien. Aus dieser Zeit gibt es auch die ersten ordentlichen Abschlüsse. Einheitliche Regeln dafür gab es damals jedoch noch nicht.

Die ersten gesetzlichen Abschlussregeln

Erste gesetzliche Abschlussregeln wurden mit der ordonnance de commerce Ende des 16. Jahrhunderts eingeführt. Diese Regelung schrieb vor, dass Unternehmen alle zwei Jahre eine Inventur durchzuführen haben.

In Deutschland wurden bis in das 19. Jahrhundert Geschäftsabschlüsse nur anhand der Aufzeichnungen von Büchern vorgenommen. Mit der Entwicklung des Handelsrechts wurden dann in Deutschland ab Mitte des 19. Jahrhunderts gesetzliche Regelungen über Inventur und Bilanz vorgeschrieben.

Die Bilanz als Teilbereich der FiBu

Vereinfacht dargestellt ist die Bilanz als Teilgebiet der Finanzbuchhaltung die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Die Bilanz ist gleichzeitig der Abschluss des Rechnungswesens für einen bestimmten Zeitpunkt.

In den meisten Fällen ist dies am 31.12. eines Jahres der Fall. Dieser sogenannte Bilanzstichtag zeigt eine Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt auf.

Während auf der Aktivseite die Mittelverwendung dargestellt wird, zeigt die Passivseite das Fremdkapital, also die Ansprüche von Gläubigern sowie den Saldo aus Aktiv- und Passivseite auf. Aktiv- und Passivseite müssen am Ende einer Bilanzerstellung stets ausgeglichen sein, also den gleichen Betrag aufweisen.

Sind die Erträge höher als die Aufwendungen, erzielt man Gewinn

Bilanzen haben bei der Finanzbuchhaltung insgesamt drei Aufgaben zu lösen

Mit der Erstellung von Bilanzen werden in Unternehmen drei Aufgaben gelöst:

– Es erfolgt eine genaue Bestimmung von Vermögen und Kapital nach den Grundsätzen der Bilanzierung.
– Vermögen und Fremdkapital werden bewertet.
– Es erfolgt eine Gliederung von Vermögen und Kapital, die sogenannte Bilanzgliederung.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als weiterer Teilbereich der Finanzbuchhaltung

Die GuV ist ebenfalls ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung (FiBu) und zeigt die Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge einer bestimmten Rechnungsperiode auf. Meist ist diese Rechnungsperiode auch das Geschäftsjahr, was üblicherweise vom 1.01. bis 31.12. eines Jahres dauert. Die GuV ist ein Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses und wird in § 242 III HGB geregelt.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) muss klar und übersichtlich dargestellt werden, damit berechtigte Außenstehende einen schnellen Einblick über die Ertragslage einer Unternehmung erhalten können. Deshalb darf in der GuV keine Saldierung von Aufwand und Ertrag erfolgen.

Für die Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gibt es zwei Varianten: in Konto- oder in Staffelform. Für Kapitalgesellschaften ist jedoch für eine bessere Übersichtlichkeit die Staffelform vorgeschrieben. Geregelt wird dies in § 275 I HGB.

Grundsatz der formellen Bilanzkontinuität muss gewahrt bleiben

Die einmal gewählte Darstellungsform muss übrigens von allen Unternehmen beibehalten werden (Grundsatz der formellen Bilanzkontinuität bzw. –stetigkeit). Damit ist die Vergleichbarkeit verschiedener Zeiträume besser möglich.

§ 276 HGB regelt weitere Bestandteile einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wie Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen, außerplanmäßige Abschreibungen oder außerordentliche Erträge sowie außerordentliche Aufwendungen.

Doppelte Buchführung als unverzichtbarer Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung

Große Unternehmen haben meist ihre eigene Buchhaltung

Sie ist bei der Finanzbuchhaltung (FiBu) unverzichtbar: die doppelte Buchführung. Unter diesem Begriff ist das System der kaufmännischen Buchführung nach § 238 HGB zu verstehen.

Für die doppelte Buchführung ist es wichtig, dass jeder Buchung auf der einen Sollseite der Bilanz eine zweite Buchung auf der Habenseite der Bilanz gegenüberstehen muss. Die Pflicht dazu ergibt sich aus § 242 III HGB.

Die Finanzbuchhaltung in Unternehmen

Große Unternehmen haben meist eine eigene Buchhaltung. Diese nimmt beispielsweise die täglichen Buchungen vor, erstellt die Tagesbilanz oder übernimmt Aufgaben wie die Lohnbuchhaltung. In kleineren Unternehmen ist es dagegen üblich, die Finanzbuchhaltung an ein fachlich versiertes Unternehmen auszulagern.

Die externe Finanzbuchhaltung erfüllt die gleichen Aufgaben wie ein interner Bereich. Sie übernimmt ebenfalls die Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung.

Für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben einer Finanzbuchhaltung benötigen Unternehmen spezielle Finanzbuchhalter. Diese verfügen über eine Ausbildung als Finanz- oder Lohnbuchhalter. Gute Finanzbuchhalter zu finden ist heute nicht einfach.

Was ist eine Fakturierung?

Der Begriff Fakturierung bezeichnet die Rechnungserstellung im Unternehmen. Für jedes verkaufte Produkt und jede erbrachte Dienstleistung muss laut den Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung (GOB) eine Rechnung erstellt werden.

Die Wortherkunft Faktura lässt sich aus dem Lateinischen ableiten und bedeutet soviel wie „machen“. Das Wort Faktura wird heute nur noch in der Schweiz und in Österreich verwendet, in Deutschland gilt der Begriff als veraltet.

Wann genau muss eine Rechnung erstellt, also fakturiert werden?

Fakturierung

Die Fakturierung ist die Rechnungsstellung in einem Unternehmen

Der genaue Moment, ab dem eine Rechnung erstellt oder fakturiert werden muss, ist die Lieferung der Ware an den Kunden beziehungsweise die Erbringung der Dienstleistung. Zur Fakturierung zählt nicht nur das Erstellen von Rechnungen. Auch alle Tätigkeiten, die mit der Rechnungsstellung zusammenhängen bis zur Buchung des Geschäftsfalles auf das jeweilige Konto werden als Fakturieren bezeichnet.

Eine Rechnung muss ganz bestimmte Anforderungen erfüllen, soll sie auch wirklich als Rechnung Geltung erlangen. Dabei ist es erforderlich, sich genau an die gesetzlichen Vorschriften zu halten. Der Gesetzgeber schreibt bestimmte Kriterien vor, die unbedingt auf einer Rechnung erscheinen müssen.

Das sind unter anderem die Rechnungsanschrift des Leistungsempfängers beziehungsweise Kunden, das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde sowie eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Ist das Unternehmen, dass die Rechnung erstellt, zur Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet, muss die Ware oder Dienstleistung mit den Nettopreis ausgewiesen und die Umsatzsteuer separat aufgeführt werden.

Bei der Umsatzsteuer gibt es Ausnahmen

Wer als Unternehmen von der Umsatzsteuer ausgenommen ist, dies sind in Deutschland beispielsweise Kleinunternehmer, muss dies auf der Rechnung entsprechend vermerken. Dafür schreibt der Gesetzgeber beispielsweise bei den Kleinunternehmern die folgende Formulierung vor: „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“

Für das Versenden der Rechnung wird keine bestimmte Art des Versandes vorgeschrieben. Wichtig ist natürlich, dass diese dem Empfänger auch wirklich zugeht. Dies sollte zeitnah erfolgen, damit der Zahlungspflichtige ausreichend Zeit hat, die Rechnung zu überweisen oder auch bestimmte Skonti nutzen kann. Wurden Rechnungen früher ausschließlich per Post verschickt, werden sie heute zunehmend elektronisch versandt.

Das Umsatzsteuergesetz regelt die Gestaltung von Rechnungen

Wo sind die gesetzlichen Vorschriften der Rechnungslegung geregelt?

Die gesetzlichen Vorschriften zur Gestaltung und Form von Rechnungen werden im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. § 14 I UStG beinhaltet zum Beispiel die Regelungen betreffen die Form der Rechnung. Darin steht, dass diese dem Empfänger entweder schriftlich oder als elektronische Rechnung zuzustellen ist.

In § 15 I Nr. 1 UStG ist geregelt, welche Pflichtbestandteile eine Rechnung beinhalten muss. Stellen Unternehmen Rechnungen aus, die eine zu hohe Steuer ausweisen, sind sie laut §§ 14b und 14c UStG verpflichtet, die Rechnung um den zu hohen Betrag zu berichtigen und diese erneut auszustellen.

Was sind Zahlungsaufforderung und Zahlungsziel?

Der eigentliche Zweck einer Rechnung ist, dass der fällige Betrag bezahlt wird. Damit diese Forderung notfalls auch gerichtlich durchgesetzt werden kann, müssen Rechnungen in Schriftform vorhanden sein. Die Rechnung beinhaltet die Zahlungsaufforderung, den Gegenwert der Ware oder Dienstleistung bis zu einem bestimmten Termin auf das Konto des Empfängers zu überweisen. Diesen Termin nennt man in der Buchhaltung Zahlungsziel.

Als Zahlungsziele gibt es heute verschiedene Möglichkeiten. Viele Unternehmen wünschen den Zahlungseingang per sofort beziehungsweise innerhalb von ein oder zwei Wochen. Noch vor wenigen Jahren war es lukrativ, mit der Möglichkeit eines Skontos einen vorzeitigen Zahlungsausgleich zu erreichen. Wurde die Rechnung bis zu einem bestimmten Datum bezahlt, durfte sich der Kunde einen bestimmten Prozentsatz des Betrages einbehalten. Heute ist ein vorheriger Skontoabzug kaum noch üblich.

Die Fakturierung der Rechnungen in die Hände eines externen Dienstleisters legen

Für die Buchhaltung ist eine Vielzahl an Software vorhanden

Immer häufiger wählen Unternehmen die Möglichkeit, das Fakturieren der Rechnungen in die Hände eines externen Dienstleisters oder ein Inkassobüro zu legen. Damit sparen sie erhebliche Personalkosten beziehungsweise können sie ihre Mitarbeiter mit speziellen, für das eigene Unternehmen gedachten Aufgaben betrauen.

Heute sind auf dem Markt eine Vielfalt professioneller Buchhaltungsprogramme zu haben, die eine einfache und effiziente Rechnungsbearbeitung möglich machen. Die teilweise automatisch ablaufenden Prozesse können genauso gut von einem externen Dienstleister erledigt werden. Diese Dienstleister übernehmen dabei auch das Mahnwesen und das Forderungsmanagement.

Der Unterschied von Vorfakturierung und Nachfakturierung

Zwei Begriffe sind bei der Fakturierung besonders wichtig: die Vor- und die Nachfakturierung. Bei der Vorfakturierung werden dem Kunden Rechnungen für eine Ware oder Dienstleistung bereits vor dem Erhalt vorgelegt. Die Nachfakturierung ist dann entsprechend die Vorlage der Rechnung nach dem Erhalt der Ware oder Dienstleistung.

Die Vorfakturierung hat den Zweck, den Geldbetrag beispielsweise mittels Vorkasse zu erhalten. Unternehmen nehmen diese Möglichkeit in Anspruch, wenn es sich beim Kunden beispielsweise um einen Neukunden handelt, dessen Zahlungsverhalten unbekannt ist.

Branchenlösung: Definition, Funktionsweise, Vor- und Nachteile

Eine Branchenlösung, die auch Branchensoftware oder Kaufmännische Software genannt wird, ist grundsätzlich eine Software-Lösung. Sie ist immer auf die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse eines Marktsegments oder einer bestimmten Branche abgestimmt. Ein Beispiel für eine Branchenlösung ist eine CRM-Lösung für das Gesundheitswesen, die Automobilindustrie oder für die Forschung, die jeweils angepasst ist. Der Branchensoftware gegenüber steht die Standardsoftware, die grundsätzlich jedes Unternehmen zum Einsatz kommen lassen kann.

Was zeichnet eine Branchenlösung aus?

Branchenlösung

Branchenlösungen sind spezielle auf bestimmte Branchen zugeschnitten

Branchenlösungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie einerseits individuelle Komplettlösungen darstellen und andererseits über ERP-Systeme – Enterprise Resource Planning – hinaus gehen. Als Komplettlösung planen und verwalten Branchenlösungen Ressourcen und sorgen außerdem für einen vollständigen Überblick über das Finanz- und Produktmanagement sowie über CRM, also Customer Relationship Management.

Da fast alle Geschäftsfelder über Bereiche verfügen, die individuelle Software-Ansprüche haben, können Branchenlösungen in unterschiedlichsten Wirtschaftszweigen zum Einsatz kommen. Sie haben dabei den großen Vorteil, dass sie individuell und vielfältig sind. So gibt es beispielsweise Software-Lösungen, die bei vielen Kunden zum Einsatz kommen können oder auch sogenannte Nischen-Produkte, die speziell auf eine kleine Branche oder einen bestimmten Bereich abgestimmt sind.

Die Vorteile einer Branchenlösung

Branchensoftware bringt einige Vorteile mit sich. Der wohl größte und wichtigste Vorteil ist die Tatsache, dass Branchensoftware im Vergleich zur Individualsoftware deutlich kostengünstiger ist. Nichtsdestotrotz ist Branchensoftware trotz der günstigen Kosten vergleichsweise gut an die individuellen Anforderungen der Branche oder des Betriebs angepasst.

Branchensoftware ist auch kurzfristig verfügbar und bietet dem Kunden die Möglichkeit, nicht nur die Software selbst, sondern auch branchenspezifisches Know-How mit einzukaufen. So bündelt die Software nämlich alle Informationen und Prozesse, die relevant sind. Vor allem die Qualitätssicherung, das Kundenmanagement oder die Verwaltung sind Bereiche, die sich durch individuelle Software-Lösungen deutlich effizienter gestaltet lassen.

Aufgrund der vielen Vorteile profitieren viele Unternehmen von modernen Branchenlösungen. Diese sind kostengünstig und kurzfristig verfügbar. Zudem lassen sich einige Bereiche mittels Software-Lösungen effizient gestalten.

Die Nachteile einer Branchenlösung

Eine Branchenlösung hat Vor- und Nachteile

Zwar bringen Branchenlösungen einige Vorteile mit sich, dennoch gibt es auch den ein oder anderen Nachteil. So ist beispielsweise nachteilig, dass Unternehmen häufig an Plattformen gebunden sind, die der Anbieter zufällig ausgewählt hat. Insbesondere dann, wenn mehrere Branchenlösungen eingekauft werden, führt dies schnell zu einer IT-Landschaft, die immer unübersichtlicher wird und sich kaum mehr überblicken lässt.

Kommt es zu dieser uneinheitlichen IT-Landschaft, erhöhen sich automatisch auch die Betriebskosten. Zudem erschwert dies den Zugriff auf die Unternehmensinformationen. Wenn die Vor- und Nachteile abgewägt werden, greifen manche Unternehmen lieber zu Individuallösungen. Insbesondere dann, wenn alternative und moderne Softwaretechnologien eingesetzt werden, kann es für Unternehmen günstiger sein, auf Individuallösungen zu setzen.

Individualsoftware zeichnet sich dadurch aus, dass sie perfekt auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten ist. Auf diese Weise ermöglicht sie ein effizientes Arbeiten und sorgt dafür, dass sich das Unternehmen unabhängig von den Standardsoftwareherstellern entwickeln kann. Jedoch müssen die Entwickler der Software ständig unterhalten werden, sollten sich diese im eigenen Hause befinden. Auch sind sie weniger flexibel, sodass es vor allem bei Änderungen schnell zu Problemen kommen kann.

Die Funktionsweise von Branchenlösungen

Für die Produktion gibt es Branchenlösungen

In der heutigen ERP-Landschaft stellen Branchenlösungen einen wichtigen Bestandteil dar. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass sie über einen speziellen Lösungsansatz für die jeweilige Branche verfügen. Vor allem dann, wenn eine Individualprogrammierung aus zeit- und kostentechnischen Gründen nicht in Frage kommt, sind Branchenlösungen für Unternehmen interessant. Ist die Nachfrage nach einem Standard seitens der Kunden vorhanden, entsteht in der Regel eine Branchenlösung.

Branchenlösungen sind immer mit den klassischen Modulen ausgestattet. Zu diesen gehören die Warenwirtschaft, der Vertrieb, die Produktion sowie das Rechnungs– und FinanzwesenZusätzlich sind sie mit Extramodulen ausgestattet, die jeweils auf eine bestimmte Branche zugeschnitten sind. Branchensoftware hat den Vorteil, dass sie durch zusätzliche Module erweiterbar ist. Zu diesen Erweiterungen gehören beispielsweise das Projekt- und Servicemanagement oder das Business Process Management-Modul.

Je nach Einsatz werden Branchenlösungen entweder für tausende von Kunden geschrieben oder kommen nur in vereinzelten Unternehmen zum Einsatz. Oftmals kommt es auch vor, dass Individuallösungen später zur Nachnutzung angeboten und dementsprechend als Branchenlösung vermarktet werden. Mittlerweile gibt es die Branchensoftware für nahezu alle Branchen.

In welchem Umfeld kommt eine Branchenlösung zum Einsatz?

In der heutigen Zeit profitieren die unterschiedlichsten Branchen von Branchenlösungen. Zum Einsatz kommt die Software in den Bereichen Automotive, Bekleidung und Textilien, im Einzelhandel und im Großhandel. Aber auch im Bereich der Gummi- und Kunststoffwaren, beim Handwerk, in der Konsumgüterindustrie oder im Maschinenbau setzen viele Unternehmen auf Branchenlösungen. Zu den weiteren Branchen zählen die Metallindustrie, die Möbelproduktion, die Verpackungsindustriesowie das Transportwesen, Logistikwesen und das Verkehrswesen.

Dementsprechend werden Branchenlösungen heutzutage in den unterschiedlichsten Bereichen und Unternehmen eingesetzt und überzeugen mit den oben genannten Vorteilen. Nichtsdestotrotz kommt es natürlich immer auf das individuelle Unternehmen an, ob Branchenlösungen sinnvoll sind oder ob Standardlösungen oder Individuallösungen effizienter wären.

Was ist PDF?

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PDF

Es ist eines der bekanntesten Dateiformate für Schriftstücke, und wahrscheinlich nutzen auch Sie es täglich: Das Portable Document Format, kurz PDF. Die Geschichte und die technischen Finessen des etablierten Dateiformates sind dabei mit den Jahren in den Hintergrund getreten und werden Ihnen in diesem Beitrag ausführlich erklärt. Doch vorab ein gängiger Vorgang zur Veranschaulichung:

Sie erstellen einen interessanten Text in einem .doc Format. Dabei geben Sie sich viel Mühe, um ein interessantes Layout zu erzeugen, die passende Schriftart zu wählen und die Lesbarkeit durch definierte Absätze zu erhöhen. Gratulation – Ihr Text ist vollendet! Im Anschluss schicken Sie das aufwendig erstellte Dokument Ihrem Chef, welcher nach kurzer Zeit eine irritierte E-Mail zurück sendet und sich über einen völlig unkonvertierten Text echauffiert. Was ist passiert? Ihr Chef öffnete das .doc Schriftstück mit einer anderen Software, als die Erstellungssoftware.

Wozu eigentlich ein neues Dateiformat?

PDF

Das Logo des .pdf-Formates

1993 setzte sich der Entwickler Adobe mit dem Problem auseinander, Schriftstücke für jeden, auch Plattform unabhängig, abrufbar zu machen. Zu oft behinderten unterschiedliche Textformate den Leser oder Verfasser von Texten an einer zügigen Bearbeitung. Bis dato wurden Texte und Darstellungen noch Plattform gebunden, also in Abhängigkeit vom genutzten Betriebssystem, abgespeichert. So wurden verfasste Dokumente für manchen Leser absolut unleserlich und nicht zu gebrauchen.

Mit der Geburt des neuen Textformats gehört dies der Geschichte an. Alle abgespeicherten Elemente des Autors, wie Textumbrüche, Absätze, Schriftart und Seitengestaltung bleiben erhalten. Dabei spielt das verwendete Betriebssystem sowie die genutzte Software zum Abruf keine Rolle mehr. Zwar ist nach der Konvertierung in ein PDF Format keine weitere Veränderung mehr möglich, doch dies bringt Ihnen als Anwender eher Vor- als Nachteile. Unbefugten Veränderungen oder eine Vervielfältigung von Dritten ist damit entgegengewirkt.

PDF als Vorteil für den Autoren

Wie bereits erwähnt, ist die Plattform-Unabhängigkeit der bekannteste Vorteil des Dateiformates. Sie verfassen ein Dokument und möchten es für Arbeitszwecke oder auch zu privaten Zwecken Dritten zur Verfügung stellen. Kein Problem. Den erstellten Text konvertieren Sie in das .pdf Format und das Dokument wird allen Lesern authentisch dargestellt. Die dazu benötigte Software, der Adobe acrobat reader, steht dafür kostenlos zur Verfügung.

Doch der Sicherheitsaspekt ist ebenso erwähnenswert. Sie als Autor definieren während der Erstellung des Dokumentes die Sicherheitsstandards. Dies erfolgt beispielsweise durch einen Passwortschutz. Unbefugtes Öffnen, Modifizieren, Kopieren und Löschen von Inhalten oder auch das Drucken sind so nicht mehr möglich.

Das Portable Document Format eignet sich ideal für Anleitungen, Ratgeber und Bücher. Durch interaktive Elemente wie Verlinkungen, gewinnt Ihr erstelltes Dokument einen beachtlichen Mehrwert für den Leser. Dieser klickt für weitere Informationen, ableitende Autoren oder interessante Seiten, auf den im Text angegebenen Link und wird unverzüglich weitergeleitet.

Eine Notiz-Funktion ist mittlerweile im .pdf-Format enthalten

Benutzerfreundlich und etabliert

Seit 25 Jahren steht Ihnen Adobes Dateiformat zur Verfügung. Für nahezu alle existierenden Plattformen steht eine kostenlose Software zur Darstellung und auch zum Druck bereit. In dieser Zeit hat sich das aus der Druckersprache PostScript entwickelte Format stetig weiterentwickelt. Viele weitere Funktionalitäten stehen dem Autoren mittlerweile zur Verfügung, wie zum Beispiel die Kommentarfunktion und Notizen, die man an die Datei anhängen kann.

Ein kleiner Wehrmutstropfen bleibt allerdings: Der Entwickler Adobe bietet selbst keine kostenfreie Software zur Konvertierung von Dokumente an. Allerdings stehen mit Programmen wie beispielsweise Mac OS X, OpenOffice.org oder KOffice attraktive und stabile Alternativen auf dem Markt.

Langzeitarchivierung von Dokumenten

Nach mehrjähriger Weiterentwicklung attestierte die Internationale Organisation für Normung, kurz ISO, 2005 dem neuen PDF/A Format einen großen Nutzen für Archivierungszwecke. Der ISO Standard prüft Formate auf Inhalte, welche eine langjährige Lesbarkeit zum Zwecke einer Langzeitarchivierung erlauben.

Ein wichtiger Aspekt im digitalen Zeitalter. Unterlagen werden zunehmend digital archiviert und müssen auch in Zukunft zwingend lesbar bleiben. Das bereits etablierte Textformat hat sich hier im eingeschränkten PDF/A Format als idealer Kandidat erwiesen. Individuelle Differenzen zwischen den Formaten A-1b und A-1a ermöglichen einen konkreten Anwendungsfall, gehen parallel jedoch mit wichtigen Reglements einher.

In der Version PDF/A-1b geht es um die eindeutige visuelle Wiedergabe der Daten. Der Text muss stets korrekt abgebildet werden können. Hierfür stehen Ihnen als Autor Anleitung zur Verfügung, welche das Reglement für einen gültigen PDF/A-1b Text aufzeigen.

PDF/A-1a geht einen Schritt weiter und überprüft nicht nur die visuelle Eindeutigkeit, sondern auch die Abbildbarkeit nach dem Unicode Standard. Diese Norm ist für einen Screenreader essentiell, um den Text korrekt vorzulesen.

Das PDF/E-Format eignet sich zur 3D-Darstellung

Fachspezifischer Nutzen durch PDF/E

Im Zuge weiterer Ansprüche der Nutzer, kristallisierte sich ein spezielles PDF/E Format heraus. Es zeichnet sich durch sein spezielles Einsatzfeld im Bereich der interaktiven 3D-Darstellung aus. Die 3D-Darstellungen lassen sich im vorhandenen Textmodul vom Leser drehen, in Einzelteile zerlegen und klassisch auf Papier ausdrucken.

Ingenieure, Architekten und Entwickler nutzen das bereits seit 2010. Das PDF/E Format ist durch die ISO Norm zertifiziert. Zur Ansicht der interaktiven Modelle ist ein kostenfreies Plug In für Ihren Reader notwendig.

Das Druckformat PDF/X

Die vielen Vorteile des PDF Formats sind auch der Druckindustrie bekannt. Zeit- und kostenintensive Schritte im Druckvorgang werden reduziert. Doch gibt es speziell in diesem Zweig ganz individuelle Vorgaben, welche die Entwickler in das Format PDF/X implementierten.

Der Buchstabe X steht für exchange, also Austausch. Genau das ist für die Druckerei ein wichtiger Aspekt. Kundendaten im PDF/X Format besitzen die Grundvoraussetzungen für den Druck – man kann sich praktisch blind austauschen. Dennoch erfolgt vorab eine Prüfung seitens der Druckerei, um fehlerhaften Daten zu identifizieren. Der Kunde hat gleichzeitig die Gewissheit, dass seine Daten auch originalgetreu abgedruckt werden.

Was ist ein Sachkonto?

Bei einem Sachkonto handelt es sich um ein Konto, auf dem man Buchungen der Jahresabschlussbuchungen und des laufenden Geschäfts vornimmt.
In einem Betrieb gibt es keine gesetzliche Regelung, welche die Anzahl von erforderlichen Sachkonten betrifft. Die Anzahl hängt vom Umfang und der Größe eines Unternehmens ab. Vor allem der Grundsatz der Übersichtlichkeit in der GoB erfordert es, zahlreiche Sachkonten zu führen. Die Konten müssen eine detaillierte Gliederung aufweisen.

Sachkonto und GoB

Sachkonto

Sachkonten sind ein buchhalterisches Thema

Bei der Erstellung eines Sachkontos müssen Sie sich an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) halten. Jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, unterliegt dieser Pflicht. Die Regelungen zum GoB leiten sich aus dem Handelsrecht ab. Der Paragraph § 238 Abs. 1 HGB besagt, dass jeder Kaufmann seine Bücher führen muss. Er ist dazu verpflichtet, in seiner Buchführung die Vermögenslage und seine Handelsgeschäfte nach GoB darzustellen. Ebenfalls ist es erforderlich, den Jahresabschluss den GoB entsprechend aufzustellen. Natürlich gelten diese Bestimmungen auch für einen Konzernabschluss und eine Kapitalgesellschaft. Um verschiedene Vereinfachungsverfahren wie beispielsweise Bewertungs– oder Inventurvereinfachungsverfahren anzuwenden, muss man ebenfalls die GoB beachten.

Im Rahmen der Jahresabschlüsse und der Buchführung besitzen die GoB eine zentrale Bedeutung. In Bezug auf ein Sachkonto spielen die verschiedenen Kriterien, die für eine ordnungsmäßige Buchführung gelten, eine wesentliche Rolle. Die Aufzeichnungen eines Sachkontos müssen beispielsweise vollständig und richtig sein. Außerdem müssen Sie sich an den Grundsatz der Klarheit halten und Ihre Buchführung derartig gestalten, dass sie nachprüfbar und übersichtlich ist. Neben einem Überblick über die verschiedenen Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage ist es erforderlich, im Sachkonto die Geschäftsvorfälle klar verfolgen zu können. Die Buchungen sollten zeitgerecht und geordnet gestaltet sein. Der Wareneingang und Warenausgang muss ordnungsgemäß aufgezeichnet sein.

Sachkonten und Gliederung

Um Sachkonten zu gliedern, sollten Sie von einem Kontorahmen Gebrauch machen. Grundsätzlich bestimmt ein Unternehmen nach seinen speziellen Bedürfnissen die Anzahl der Sachkonten. Um die Vielzahl von Sachkonten zu ordnen, ist die Verwendung von Kontenrahmen allerdings sinnvoll. Mithilfe eines Kontorahmens kann die Buchhaltung schematisch und einheitlich nach einem festgelegten Ordnungssystem arbeiten. Indem man dieses System befolgt, ist auch die Beachtung der GoB vereinfacht.

Ein Kontenplan hilft bei der Übersicht

In einem Kontenplan hält man die in einem Unternehmen geführten Sachkonten fest. Die Zahl der Sachkonten, die nach einem Kontenplan geführt werden, ist wesentlich höher als die im Jahresabschluss ausgewiesenen Posten. Daher ist eine Zusammenfassung der Konto-Salden mit den Jahresabschlussposten wichtig. Man arbeitet auch hier nach einem vorher festgelegten Kontorahmen-System. Je nach Unternehmen oder Branche können die Kontorahmen unterschiedlich gestaltet sein.

In einem Kontorahmen werden die verwendeten Sachkonten im Überblick dargestellt. Die Konten werden jeweils nach bestimmten Kriterien zusammengefasst. Im Bereich der EDV-Buchführung stellt der Kontorahmen eine wichtige Grundlage dar. Es sind auch die Kontostammdaten enthalten. Diese Daten sind für die Steuerung der Datenverarbeitung verantwortlich. Für die Erstellung eines Kontorahmens sind verschiedene Systeme vorhanden.

Vom Programm werden den Kontonummern diverse Kontobezeichnungen automatisch bereitgestellt. Jedoch kann man je nach System diese Bezeichnungen individuell verändern und so auf eine bestimmte Branche abstimmen. Im Kontorahmen sind auch die Funktionen von einzelnen Konten wie beispielsweise Umsatzsteuer-Verarbeitung ausgewiesen. Grundsätzlich können sie systembedingt verändert werden. Bei jeder Veränderung müssen die Anforderungen der GoB beachtet werden. Normalerweise können in einem Kontorahmen auch Informationen über Besonderheiten der Programmtechnik enthalten sein.

Verschiedene Arten von Sachkonten

Sachkonten lassen sich in Untergruppen unterteilen

Sachkonten können in verschiedene Untergruppen unterteilt werden. Bei aktiven Bestandskonten handelt es sich um Vermögenskonten, während passive Bestandskonten Schuldposten darstellen. Erfolgskonten stellen Aufwands- und Erlöskonten dar. Auch Privatkonten mit Neueinlagen und Privatentnahmen zählen zu den Sachkonten. Aktive und passive Bestandskonten hängen mit der Bilanz zusammen. Am Ende des letzten Wirtschaftsjahres dient der jeweilige Bestand als Ausgangspunkt für die Fortführung des Kontos. Über das Eigenkapital fließen die Privat- und Erfolgskonten in eine Bilanz ein.

Aktive Bestandskonten beinhalten beispielsweise auch die Kundenforderungen. Dabei handelt es sich um die Forderungen aus Lieferungen, und Leistungen. Lieferantenverbindlichkeiten werden auch zu den passiven Bestandskonten gezählt. Für einzelne Lieferanten und Kunden werden häufig Personenkonten angelegt. Besonders bei Unternehmen mit verschiedenen Lieferanten und Kunden wird dadurch eine optimierte Übersichtlichkeit erreicht. Falls getrennte Personenkonten geführt werden, finden sich in den Sachkonten nur Vermerke. Es werden nur die Forderungen oder Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen vermerkt. Das bedeutet, dass in den Sachkonten normalerweise nur die Summen von offenen Lieferantenverbindlichkeiten oder Kundenforderungen ausgewiesen werden. Um die Buchungen von einzelnen Geschäftsvorfällen nachzuprüfen, sind Personenkonten in diesen Fällen erforderlich.

Zusammenfassung

Sachkonten spielen in einem Unternehmen eine wichtige Rolle, da hier die Geschäftsvorfälle und der Jahresabschluss dargestellt werden. Die Anzahl der erforderlichen Konten wird je nach Unternehmenslage ausgewählt. Bei der Buchhaltung muss man sich an die Vorschriften der GoB richten, die ausreichende Transparenz garantieren. Um eine einheitliche Struktur in der Kontoführung zu erreichen, wird ein Kontorahmen verwendet.

Was ist GoBD?

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Sachkonto

GoBD ist die buchhalterische Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„. In diesen ist gesetzlich geregelt, wie lange und in welchem Umfang Unterlagen in Form von Dokumenten, sowie Belege im Unternehmen aufbewahrt sein müssen. Generell bewahrt man Belege ohne Ausnahmen 10 Jahre auf. Die Regelung gilt für alle Unternehmensformen, sowie für Selbstständige und Freiberufler. Buchhaltungspflichtige, also Gewerbetreibende und Unternehmensführende sind der Regelung untergeordnet.

Fakten zur Aufbewahrung und Prüfbarkeit physischer und digitaler Unterlagen

Die GoBD regeln u.a. die Aufbewahrungsfristen

Dokumente müssen unveränderbar aufgehoben werden

Die heutige GoBD beinhaltet die gleichen Anforderungen wie die frühere Bezeichnung GDPdU. Diese Abkürzung bezeichnet die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Gewerbliche Dokumente sind Rechnungen, Anschaffungsbelege, Aufzeichnungen und Kalkulationen in physischer und digitaler Form. Zum 01. Januar 2015 wurde die GDPdU als Grundsatz von der GoBD abgelöst. Buchungsstapel sind nach neuer Regelung bis zum Ablauf des folgenden Monats festgeschrieben. Das bedeutet, dass die Festschreibung spätestens bis zum USTVA-Termin besteht.

Mit Einführung der GoBD ergeben sich einige Veränderungen in der zeitrechtlichen Erfassung und Unveränderbarkeit von Buchungen. Unbare Geschäftsvorfälle werden innerhalb von 10 Tagen nach Eintritt erfasstKontokorrentbeziehungen müssen innerhalb von acht Tagen belegt werden. Diese Anordnung gilt für alle kreditorischen Waren- und Kostenrechnungen. Die Erfüllung der Verpflichtung ist durch eine strukturierte, geordnete Beleg-Aufbewahrung möglich.

Buchungen und Aufzeichnungen nach den GoBD unveränderbar aufbewahren

Um Manipulationen auszuschließen, wird jeder Beleg unveränderbar aufbewahrt. Die Anordnung gilt ab dem Zeitpunkt der Erfassung und bleibt über den vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren erhalten. Vor- und Nebensysteme zur Zeiterfassung, der Lohnabrechnung oder Materialwirtschaft sind einbezogen. Eine Veränderung zur vorher gültigen GDPdUergibt sich aus der erstmaligen Festschreibung von Fristen.

Die Fristsetzung orientiert sich am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Veränderbare Formate, wie beispielsweise Office– und Word Programme, erfüllen die Ordnungsmäßigkeitsanforderung der Unveränderbarkeit nicht. Die Umwandlung in nicht veränderbare Dateiformate, wie beispielsweise PDF, ist notwendig.

Für alle Stammdaten mit Einflussnahme auf die Buchungen besteht die Protokollierungs– und Dokumentationspflicht. Digitale Belege weisen Besonderheiten auf. Eine Löschung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist und die Veränderung der Daten sind ausgeschlossen. Digitale Daten müssen für maschinelle Zugriffe von Seiten der Finanzverwaltung unverändert vorgehalten werden. Von dieser Anordnung sind neben finanzbuchrelevanten Daten, alle Einzelaufzeichnungen mit steuerlicher Bedeutung betroffen.

Auch Bargeschäfte müssen erfasst sein

Grundsätze für die Erfassung barer Geschäftsvorfälle

Die elektronische Kasse, alternativ ein Kassenbuch mit Aufführung aller täglichen Bargeschäfte sind Unternehmerpflicht. Das Kassenbuch wird nach den Grundsätzen der GoB im Sinne der ordnungsgemäßen Buchhaltung geführt. Die Vorschriften ergeben sich aus der GoBD, mit Ableitung aus dem Handelsgesetzbuch.

Ein Bargeschäft verpflichtet den Unternehmer zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Die Beleg-Nummerierung vereinfacht die Zuordnung und stellt Transparenz her. Wahrheitsgemäße, klare und fortlaufend aufgezeichnete Geschäftsvorfalle bilden die Basis. Die Kassenaufzeichnungen lassen jederzeit eine Gegenüberstellung der Soll- und Ist Bestände mit der Barkasse zu. Im Rahmen der Aufbewahrung erfolgt die Speicherung und Ablage der Dokumente und Belege in unveränderbarer Form. Der Unternehmer achtet auf die 10-jährige Aufbewahrungsfrist und den lesbaren Erhalt der dokumentierten Inhalte.

Unbare Geschäftsvorfälle fristgemäß belegen

Bei unbaren Geschäften, in die alle Geschäftsvorfälle mit Buchungen über Konten fallen, ist eine Dokumentationspflicht von 10 Tagen anberaumt. In der vorangegangenen Regelung war kein konkreter Zeitraum für die Erfassung dokumentiert. Bei Kontokorrentbeziehungen gelten acht Tage als Orientierung. Auch dieser Zeitraum war vor Einführung der GoBD nicht konkretisiert. Die geordnete Beleg-Ablage kann in digitaler, oder in unveränderlicher und sicherer Form als Grundbuchaufzeichnung erbracht werden.

Erläuterung der Begrifflichkeit Unveränderbarkeit

Auch die ausgelagerte Buchaltung unterliegt den Grundsätzen

Die Unveränderbarkeit bezieht sich auf das gespeicherte oder gedruckte DatenformatBuchungssätze sind weiterhin in einer Vor- oder Stapelerfassung möglich. Die Kontrolle und Korrektur durch eine autorisierte Kanzlei und Steuerberatung wird durch die Richtlinienänderung nicht beeinflusst. Nach der Beleg-Erfassung im gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum stellt die Veränderung eine Beeinträchtigung der Plausibilität dar. Bei fehlerhaften Belegen und Unterlagen erfolgt die notwendige Änderung durch, oder unter Aufsicht der steuerlich betreuenden Kanzlei.

Mit der Unveränderbarkeit geht die Festschreibung einher. Unabhängig von der Vor- oder Stapelerfassung von Geschäftsvorfällen sind die Grundsätze erst eingehalten, wenn die Belege unveränderbar gebucht sind. Im Konkreten heißt das, dass ab diesem Zeitpunkt jede Änderung dokumentiert und plausibel nachvollziehbar protokolliert sein muss.

Die Forderung zur Ablage nicht veränderbarer und damit fälschungssicherer Belege beugt der Manipulation im steuerlichen Bereich vor. Die GDPdU hat einige Punkte zur Konkretisierung offen gelassen, die mit dem Inkrafttreten der neuen Grundsätzezur Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern fixiert wurden. Jeder Unternehmer ist zu einer plausiblen, ehrlichen und nachvollziehbaren Buchführung verpflichtet. Auch bei Auslagerung der Buchhaltung an eine Kanzlei ist die Fristeinhaltung vorgeschrieben.

Verschiedene Grundsatzpunkte in der ordentlichen Buchführung

Die Basis der steuerlichen Erfassung, Aufzeichnungspflicht und Aufbewahrungspflicht basiert auf verschiedenen Grundsätzen. Dabei stehen die Klarheit und Übersichtlichkeit, die Richtigkeit und Willkürfreiheit im Vordergrund. Die Vollständigkeit, das Saldierungsverbot und die Bilanzidentität sind einzuhalten. Weitere wichtige Faktoren basieren auf der Einhaltung von Terminen und der periodischen Abgrenzung. Die Kontinuität der Bewertungsmethoden und die Ordnung in den Belegen und Berechnungen sind grundlegend.

In Gegenüberstellung zur lockeren Regelung der GDPdU sind Unternehmer jetzt zu mehr Disziplin angehalten. Die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten für 10 Jahre ist keine Neuerung, während die Frist- und Dokumentationspflicht eine Neuorientierung erfordert. Die allgemein anerkannten Regelungen ergänzen das Handelsgesetzbuch und bilden eine Grundlage, wo einzelne Vorgaben eine Auslegung benötigen.

Digitale Buchhaltung nach den Vorschriften der Finanzbehörde

Mit Büroware vereinfacht sich die Buchführung

Die Software „Büroware“ vereinfacht die Buchhaltung und ermöglicht den regelkonformen Export aller gebuchten Belege. Da die Veränderung von Buchungsbelegen und Dokumenten ausgeschlossen ist, entsteht dem Anwender der Vorteil der Rechtssicherheit. Im Kontext zu den vorgegebenen Fristen für die Festsetzung von Bar- und Kreditorengeschäften wirkt der Einsatz von Büroware jeglicher Manipulation entgegen.

Im digitalen Zeitalter führen die meisten Unternehmen elektronische Bücher. Daher geht die neue Verordnung neben der Aufbewahrung physischer Dokumente, auf die Haltezeit digitaler Dokumente ein. In der Bezeichnung „Dokument“ sind alle Belege, Rechnungen und Protokollierungen enthalten. Die gemeinschaftliche Aufbewahrung der Inhalte aus WarenwirtschaftssystemenKassensystemen und Fakturierungssystemen gehören in die ordentliche und ordnungsgemäße Buchführung. Abweichungen sind nicht erlaubt und ziehen außerordentliche Steuerprüfungen wegen mangelnder Plausibilität nach sich.

Die Vorschriften der Finanzbehörde gelten gleichermaßen für digitale wie für physische Dokumente. Hier wird kein Unterschied gemacht, was die Unveränderbarkeit und die Authentizität der Aufzeichnungen betrifft. Mit einer Software wie Büroware vereinfacht sich die Buchführung und die Übersichtlichkeit wird im gesamten Ablage- und Aufbewahrungssystem vollumfänglich hergestellt.