Lastenheft und Pflichtenheft: Zwei Schritte, ein Ziel

Auch einfache Kundenwünsche können manchmal ganz schön komplex sein. Und je umfangreicher und detaillierter ein Auftrag ist, desto mehr Einzelheiten, mögliche Sonderwünsche und Extras gilt es zu berücksichtigen. Abläufe müssen ineinander greifen, Termine und Kosten müssen festgelegt und, noch wichtiger, eingehalten werden. Da ist es dann unumgänglich, dass alle Beteiligten genau festlegen und vor allem übersichtlich festhalten, was man miteinander vereinbart hat. Kurz und gut: es ist Zeit für ein Lastenheft und somit natürlich, im zweiten Schritt, auch für ein Pflichtenheft.

Zuerst der Kunde – das Lastenheft

Mündliche Vereinbarungen sind sehr fehleranfällig

Der Kunde ist nicht nur König, er ist bei einem Auftrag logischerweise immer als erster am Zug. Schließlich weiß er, was er will und teilt dies in einem ersten Kontaktgespräch mit. Auch wenn man dieses Gespräch ausführlich führt und eine intensive Beratung und Abstimmung erfolgen, Missverständnisse sind bei mündlichen Absprachen nie ausgeschlossen und jeder kann etwas falsch in Erinnerung behalten. Das ist ganz normal und menschlich. Die einfachste Lösung besteht darin, die bestehenden Anforderungen möglichst genau schriftlich festzuhalten und daraus dann alle Details der Umsetzung abzuleiten, um sie dann ebenfalls schwarz auf weiß zu dokumentieren. Übrigens. Vorlagen findet man dazu ganz einfach im Netz!

Im Ablauf ist logischerweise zuerst der Kunde an der Reihe. Er fixiert nach der dem Beratungsgespräch in seinem Dokument seine Wünsche an das Produkt oder die zu erbringende Dienstleistung. Auf welcher Basis soll die jeweilige Leistung erfolgen, wie soll das Produkt aussehen, was genau erwartet man von einem Dienstleister, in welchem Zeitraum und in welchem Kostenrahmen.

Prüfen, planen und genau dokumentieren – das Pflichtenheft

Wenn der Kunde mit seinem Entwurf des Lastenheftes fertig ist, ist es an dem Auftragnehmer, diese Anforderungen auf Machbarkeit, Zeitaufwand und Kosten zu überprüfen. Der Kunde wird seine Anforderungen in aller Regel eher allgemein und mit Blick auf das gewünschte Resultat formulieren. Es ist Aufgabe des Auftragnehmers, daraus dann ein exaktes Umsetzungsszenario abzuleiten.

Lastenheft

Vereinbarungen sollten stets schriftlich festgehalten werden

Ganz wichtig: Fallen bei der Prüfung des Auftrags Punkte ins Auge, die Schwierigkeiten verursachen könnten, die mehr Zeit erfordern oder Mehrkosten verursachen, den Kunden unbedingt im Vorfeld darauf hinweisen. So hat er die Möglichkeit, eventuelle Korrekturen vorzunehmen oder aber sich bewusst für den Mehraufwand zu entscheiden.

Der Kunde hat nun also allgemein, wenn auch gut abgestimmt, seine Anforderungen formuliert.Wie wird daraus nun eine konkrete Leistung? Das ist die Aufgabe bei der Abfassung eines Pflichtenheftes. Produktdetails, Ablaufpläne, Zeitfenster, Kostenrahmen, alles muss so genau wie möglich dokumentiert werden. Die Devise „Weniger ist mehr“ hat hier nichts zu suchen!

Im Gegenteil: Obwohl das Pflichtenheft straff geführt und übersichtlich aufgebaut sein sollte, ist es im Zweifelsfall besser einen Schwenk zu viel als zu wenig zu machen. Schließlich sind Missverständnisse nicht nur ärgerlich, sie kosten Nerven, Zeit und vor allem Geld. Und sie tragen nicht zur Kundenzufriedenheit bei! Ein Kunde, der erfährt, dass das Auto nun doch teurer wird, die Gestaltung der Website länger dauert oder die Arbeitskosten höher liegen werden, der wird nur in gut begründeten Ausnahmefällen wiederkommen oder Folgeaufträge vergeben. Wenn er aber genau sieht, was auf ihn zukommt und die Leistung dann auch zuverlässig erbracht wird, dann wird er bei seinem Anbieter/Dienstleister bleiben.

In beiderseitigem Interesse

Lasten- und Pflichtenheft ersetzen nicht den Vertrag!

Die Dokumentation von Anforderungen (also das Lastenheft) und Leistungen (Pflichtenheft) ist also kein Ausdruck von Misstrauen zwischen Kunde und Lieferant. Im Gegenteil: Sie ist Ausdruck dafür, dass beide Seiten gewillt sind, sich das Leben so leicht wie möglich zu machen. Der Kunde gibt dem Anbieter/Dienstleister eine gute Vorlage, auf die dieser gezielt aufbauen kann.

So haben beide Seiten die Sicherheit, dass mögliche Fehler bereits zu Beginn ausgeschlossen werden. Und sollte es dann während des Projektes doch einmal zu Abweichungen kommen, können diese besser begründet werden. Der Vergleich mit den dokumentierten Leistungen ermöglicht dann auch eventuell notwendige Ergänzungen oder Korrekturen.

Eines sollte aber auch klar sein. Die schriftliche Dokumentation ist eine Absichtserklärung über Leistungserwartungen, Leistungsumfang und deren Umsetzung. Sie ist aber kein Ersatz für eine vertragliche Vereinbarung, z.B. für einen Kaufvertrag oder ähnliche Verträge, etwa einen Wartungsvertrag. Aber sie ist eine wichtige Hilfe zur Erfüllung der Verträge.

Last but not least: Entscheidend und maßgebend für den Erfolg ist die zuverlässige und termingetreue Umsetzung der vereinbarten Leistungen. Lastenheft und Pflichtenheft sind dafür nur die notwendigen Vorarbeiten, die man aber im eigenen Interesse nicht vernachlässigen sollte.

Der beste Passwort-Manager

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Passwort-Manager

Viele Internetuser neigen dazu, ihre Online-Accounts allesamt mit demselben Passwort zu schützen. Das ist zwar relativ praktisch, da man sich infolgedessen nur noch ein einziges Passwort merken muss. Zeitgleich stellt dies jedoch auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Findet ein Hacker das Passwort zu einem Account heraus, so probiert er dieses in der Regel auch bei verschiedensten namhaften Anbietern aus – nicht selten mit verheerenden Folgen.

Die Alternative wären individuelle Passwörter für jeden einzelnen Account. Im Idealfall müssten diese auch noch schwer zu knacken sein – doch wer soll sich die alle merken? Die Lösung für dieses Problem stellt ein sogenannter Passwort-Manager dar, welcher sämtliche Passwörter verschlüsselt abspeichert. Um an diese zu gelangen, benötigt man nur noch ein einziges Master-Passwort. Doch welcher der vielen Passwort-Manager ist eigentlich besonders empfehlenswert? Wir verraten es Ihnen.

Die Vorteile des Passwort-Managers

Passwort-Manager

Passwort-Manager helfen erheblich bei der Verwaltung der eigenen Passwörter

Die Nutzung eines Passwort-Managers bietet seinem Verwender eine Vielzahl an Vorteilen. So lassen sich in ihm diverse Passwörter besonders sicher, da nahezu unknackbar verschlüsselt, hinterlegen. Dies bringt wiederum den Vorteil mit sich, dass man auch besonders komplexe Passwörter für einzelne Homepages oder Onlinedienste in einem solchen Manager anlegen kann. Man muss sich diese ja fortan nicht mehr merken.

Viele Programme bringen zudem den Vorteil mit sich, dass man das jeweilige Passwort für einen bestimmten Dienst nicht erst mühselig kopieren und an der entsprechenden Stelle einfügen muss, sondern das Passwort dank einer intelligenten Verknüpfung automatisch in das Eingabeformular übertragen wird. Last but not least ist sogar eine Mitführung des Passwort-Managers auf einem USB-Stick möglich, sodass man alle Passwörter auch auf fremden PC’s stets griffbereit hat.

Nachteile des Passwort-Managers

Doch Passwort-Manager haben je nach Ausführung auch einen kleinen, aber feinen Nachteil. Da in ihnen gleich diverse Passwörter hinterlegt sind, erweisen sie sich als bevorzugtes Angriffsziel für Kriminelle, die durch das Knacken eines einzigen Passworts in der Lage wären, umfangreiche Beute zu machen. Dies ist leider auch dann möglich, wenn der Verwender den Zugang zu seinen Passwörtern durch ein besonders starkes Master-Passwort geschützt hat. Beispielsweise dann, wenn Hacker einen Trojaner auf dem PC eingeschleust haben, der in der Lage ist, alle Eingaben auf der Tastatur auszulesen. Fairerweise muss man aber dazusagen, dass dies auch Nutzern ohne Passwort-Manager passieren kann.

Namhafte Passwort-Manager im Schnellcheck

Um Ihnen die Suche nach einem geeigneten Passwort-Manager zu erleichtern, haben wir nachfolgend einige namhafte Programme genauer unter die Lupe genommen. Tatsächlich ist die Auswahl an Passwort-Managern aber derartig umfangreich, dass wir an dieser Stelle leider nicht auf alle im Handel erhältlichen Tools eingehen können.

KeePass

Das Logo von KeePass

KeePass“ ist eine kostenlos erhältliche Open-Source-Anwendung, die sich vor allem an Anwender richtet, die keine allzu große Erfahrung im Umgang mit Profi-Tools haben. Dementsprechend schlicht kommt auch die Benutzeroberfläche des Programms daher. Diese ist jedoch sehr übersichtlich strukturiert und ermöglicht somit eine nahezu kinderleichte Verwendung. Die Installation des Programms ist binnen einer Minute erledigt, darüber hinaus muss man sich zur Nutzung keinen eigenen Benutzeraccount erstellen.

Der Manager ist mit einer Vielzahl an praktischen Funktionseigenschaften ausgestattet. Beispielsweise mit einem Tool, das in der Lage ist, sichere Passwörter automatisch zu generieren. Der Nutzer muss sich also nicht einmal die Mühe machen, sich ein eigenes Passwort auszudenken. Alternativ kann man natürlich auch einfach seine bevorzugten Wunsch-Passwörter eingeben. Eben so, wie man es persönlich bevorzugt. Auffällig jedoch: Das Programm wurde nach dem sogenannten Baukasten-Prinzip erstellt. Dadurch muss man sich Erweiterungen für Importe und Exporte, eine Verwendung auf mobilen Endgeräten, eine Browser-Erweiterung oder eine deutsche Sprachversion noch zusätzlich herunterladen.

Vor allem die Browser-Erweiterung trägt jedoch zu einer sehr bequemen Verwendung des Programms bei. Auch die Möglichkeit, seine Passwort-Datenbank anstelle eines Master-Passworts mit einer Schlüsseldatei oder dem eigenen Windows-Account öffnen zu können, erweist sich als sehr praktisch. Allerdings nur, wenn man seine erstellte Datenbank auch besonders sicher aufbewahrt. Schade jedoch: KeePass bietet leider keinen Support für Unternehmen an.

LastPass Enterprise

Das Logo von LastPass Enterprise

Hinter LastPass Enterprise verbirgt sich eine Premium-Version des beliebten Passwort-Managers LastPass. Dieser eignet sich insbesondere für die Verwendung durch Unternehmen. Nach einer 14-tägigen Gratis-Testphase kann man das Programm für einen überschaubaren Preis von nur 48 US-Dollar pro Jahr verwenden. Einen Preisvorteil für eine lebenslange Verwendung gibt es jedoch leider nicht. LastPass Enterprise überzeugt durch eine kinderleichte Bedienung, auch die Benutzeroberfläche selbst ist sehr überschaubar und leicht verständlich konzipiert.

Auffällig: Im Gegensatz zu vielen anderen Passwort-Managern ist LastPass Enterprise kein eigentlicher Client, sondern nur eine reine Erweiterung für den verwendeten Browser. Das bringt leider einen wichtigen Nachteil mit sich, denn für Nicht-Browser Anwendungen (wie etwa das Voice-Over-IP-Programm Skype) ist das Tool somit nicht geeignet. Zu gefallen wissen dafür die automatische Erkennung von doppelten Passwörtern, die Verwendung auf unzähligen stationären und mobilen Endgeräten (Windows, Mac und Linux, Android, iOS, Windows Phone..) sowie ein nützlicher Safety-Check zur Überprüfung von erstellten Passwörtern auf ihre Sicherheit.

Durch die Erstellung von mehreren persönlichen Profilen, zwischen denen man einfach hin- und her wechseln kann, ist LastPass Enterprise wie geschaffen für einen Einsatz in kleinen und großen Unternehmen. Zu beachten gilt es allerdings, dass das System cloudbasiert arbeitet und alle Daten auf einem US-Server abgelegt werden. Zwar sind die Daten selbstverständlich verschlüsselt, dem ein oder anderen dürfte dieser fragwürdige Aspekt aber dennoch nicht gefallen.

Password Safe

Das Logo von Password Safe

Auch „Password Safe“ ist ein leistungsstarker Passwort-Manager, der sich vor allem für einen Einsatz in Unternehmen prädestiniert. Dieses „Made in germany“-Programm legt seine in ihm abgespeicherten Passwörter im Gegensatz zu LastPass Enterprise nicht in einer Cloud ab. Der Manager kann dadurch rein lokal, sprich, innerhalb des Unternehmens, betrieben werden. Dies ist in den Augen vieler Cloud-Gegner sicherlich ein nicht zu verachtender Vorteil.

Ein weiterer Vorteil dieses Passwort-Managers liegt in der Tatsache, dass sich das Tool nicht nur sehr schnell installieren, sondern auch kinderleicht verwenden lässt. Darüber hinaus überzeugt es durch vorbildliche Sicherheitsstandards und ermöglicht sogar ein unternehmensweites Arbeiten. So lassen sich Freigaben beispielsweise auf Wunsch auch nur über einen bestimmten Zeitraum hinweg erteilen. Dadurch können leitende Personen jederzeit einsehen, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt den Zugriff auf ein bestimmtes Passwort hatte. Ohnehin ist Password Safe in puncto Funktionseigenschaften ein echter Vorreiter auf dem Markt. Man darf sich u.a. auch auf nützliche Features wie eine zentralisierte TeamdatenbankPasswort-Abrufe durch Angabe einer Begründung, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung oder einen Offline-Zugriff freuen.

Welche Features genau integriert sind, richtet sich allerdings in erster Linie nach der Wahl der gekauften Version. So ist die günstigste Standard-Version für 99 Euro pro Jahr erhältlich, die Premium-Versionen sind dementsprechend teurer.

Fazit

Wer auf der Suche nach einem hochprofessionellen Passwort-Manager für große Unternehmen ist, kommt mit dem deutschen Programm Password Safe definitiv voll und ganz auf seine Kosten. LastPass Enterprise ist hingegen etwas preiswerter zu haben, ist dafür jedoch auch nicht ansatzweise so umfangreich ausgestattet, wie Password Safe. KeePass richtet sich in erster Linie an sicherheitsbewusste Privatnutzer und ist idealerweise auch völlig kostenlos erhältlich.

Aus Word ein PDF erstellen

Microsoft Office bietet eine gute Option, mit der Sie schnell und leicht ein PDF erstellen können. Wer kein Office nutzt, der kann die Hilfe von anderen Tools in Anspruch nehmen. Eine PDF-Datei ist nichts anderes, als ein Dokument welches mit dem Adobe Acrobat Reader gelesen werden kann.

Der Vorteil der Dateiendung ist, dass größere Dokumente in komprimierter Form problemlos dargestellt werden können. Ebenso unterstützt der Adobe Acrobat Reader das Ausfüllen von Formularen. Auch kann man mit Office eine Datei mit Feldbefehlen erstellen, welche später entweder automatisch oder vom Leser im Programm Adobe Acrobat Reader ausgefüllt werden können.

PDF erstellen

Der PDFCreator ist kostenlos downloadbar

Eine Alternative, gerade wenn es um größere Mengen an unterschiedlichen Dokumenten geht, sind spezielle Programme externer Dienstleister. Eines davon ist sehr bekannt und wird weltweit gerne genutzt. Es handelt sich hierbei um das Tool „PDFCreator„, welches kostenlos downloadbar ist.

In Microsoft Office ist die Funktion für das Speichern von Dateien im passenden Format von Anfang an integriert. Wer ein anderes Office-Programm nutzt, muss unter Umständen ein weiteres Programm für die Umwandlung verwenden. In den folgenden Abschnitten beschäftigen wir uns näher mit den verschiedenen Möglichkeiten und beleuchten deren Vor- und Nachteile.

Mit Microsoft Office schnell und einfach ein PDF erstellen

Es gibt verschiedene Wege, mit denen man Office für die Erstellung von Adobe Acrobat Reader DC fähigen Dateien nutzen kann. Zum einen wäre da die Export-Funktion. Diese ist in Word, und in Excel aktivierbar. Mit ihr kann das komplette Dokument, welches sich gerade in Bearbeitung befindet, leicht und direkt in das PDF-Format gespeichert werden.

Wählen Sie bei „Speichern unter“ das PDF Format

Ein weiterer Ansatz ist den schon installierten PDF-Drucker zu nutzen. Dazu wird ein Druckauftrag angelegt. Das Ausgabegerät ist dann der vorinstallierte Drucker „Microsoft print to PDF“ in der Geräteauswahl. Die Funktion sollte man auf keinen Fall deinstallieren, da eine Neuinstallation oftmals nur mit Problemen durchgeführt werden kann.

Eine weitere Option ist das Formatieren in das Format des Adobe Acrobat Reader DC mit OneNote. Ähnlich wie in den anderen Programmen von Office, kann man mit wenigen Klicks über die Speicher-Funktion die eigenen Notizen und gespeicherte Dateien in das gewünschte Format exportieren.

Tools können ebenfalls das gewünschte Ergebnis liefern

Ein Word-Dokument lässt sich auch in eine PDF-Datei exportieren

Viele Menschen nutzen das Office von Microsoft nicht, sondern greifen lieber auf andere Programme zurück. Hier gestaltet sich das Abspeichern von Dokumenten in das gewünschte Format oftmals schwierig. Aber das ist kein Grund zur Verzweiflung. Zahlreiche Drittanbieter bieten entweder professionelle, oder Open-Source-Lösungen an. Diese können direkt im Netz bezogen werden.

Der Unterschied in der Handhabung ist, dass diese Programme zusätzlich installiert werden müssen. Sie haben entweder ein eigenes Interface, oder aber sie nutzen die bereits vorhandene Druckfunktion. Manche greifen auch direkt in die Menüführung des Schreibprogramms ein und platzieren einen Quick-Button für einen schnellen Export.

Viele dieser Programme sind kostenlos. Ebenso gibt es eine Reihe von Programme, deren Entwickler eine zusätzliche Gebühr für die Nutzung erheben. Frei zugängliche Programme sollte man vor der gewerblichen Verwendung prüfen. In der Lizensierung kann nämlich ein Passus stehen, indem für eine gewerbliche Nutzung des Programms ein Entgelt fällig wird.

Aktuell haben viele der Anbieter von Office-Lösungen eigene Lösungen in ihre Software integriert. Diese arbeiten in der Regel zuverlässig. Das Speichern von Dokumenten im Format von Adobe Acrobat Reader DC gehört heute zum guten Standard und ist aufgrund der hohen Verbreitung von Adobe Acrobat Reader DC eine notwendige Funktion.

Adobe Acrobat Reader DC wird weltweit verwendet

So gut wie jeder, der das Internet regelmäßig nutzt wird um die Verwendung von Adobe Acrobat Reader DC nicht herumkommen. Spätestens, wenn man viele Dokumente in einer E-Mail als Anhang verschicken möchte ist dieses Programm viel zu praktisch. Der Adobe Acrobat Reader DC gehört mit zu den am häufigsten genutzten Programmen der Welt. Neben Word dürfte Adobe Acrobat Reader DC zu den Top 10 der am häufigsten genutzten Programme gehören.

Die starke Nutzung von Adobe Acrobat Reader DC macht die Verwendung der Funktion für den Export in das passende Format dringend notwendig. Ohne eine solche Funktion würde die benötigte Speicherkapazität für den täglichen Schriftverkehr via E-Mail, und ebenso für die allgemeine Verwendung des Internets explodieren. Adobe Acrobat Reader DC hat sich als weltweiter Standard etabliert. Statistisch gesehen nutzt jeder Internetnutzer mindestens eine Version des Adobe Acrobat Reader DC regelmäßig.

Die Downloadmaske des Adobe AR DC

Wir empfehlen die Nutzung von der hauseigenen Lösung für den Export von Dokumenten, sofern man Word benutzt. Viele der im Internet erhältlichen Programme sind ausgesprochen gut. Microsoft hat mit seinem Tool ein tolles und vielseitiges Werkzeug für den Alltag geschaffen. Bei der Nutzung von anderen Programmen sollte man beim Download auf die Sicherheit der Quellen achten. Ansonsten können Risiken weitestgehend vermieden werden.

Das Programm „PDFCreator“ hat sich im praktischen Einsatz bewährt und sich als vernünftige Lösung erwiesen. Das Tool ist kostenlos erhältlich und kann sogar online verwendet werden. Es ist leicht in der Handhabung und Laien können es problemlos verwenden. Natürlich handelt es sich hier nicht um das einzige gute Tool für den Export von Dokumenten.

Weiter Möglichkeiten ein PDF zu erstellen

Es ist auch möglich, einen PDF-Druckertreiber zu verwenden. Diesen findet man beispielsweise hier oder auch hier. Ebenfalls möglich ist die Nutzung des PDFMailers von Gotomaxx. Alle diese Tools sind kostenfrei. Eine Nachbearbeitung des entstandenen PDFs ist hierbei allerdings nicht möglich.

Was ist eine Branchensoftware?

Sind Sie auf der Suche nach der passenden Software für Ihr Unternehmen? Dann ist es nicht immer erforderlich, eine Individualsoftware bei einer Firma in Auftrag zu geben. Sie können auch eine Branchensoftware nutzen, die Ihnen verschiedene Vorteile bietet.

Welche Vorteile hat Branchensoftware?

Branchensoftware

Eine Branchensoftware hat Vor- und Nachteile

Branchenlösungen haben bestimmte Vorteile, von denen auch Ihr Unternehmen profitieren kann. Deshalb ist es sehr wahrscheinlich, dass sich eine solche Art von Software auch für Sie lohnt.

Die Software als Lernprogramm nutzen

Interessant ist, dass diese Art von Software für die Gesamtheit aller Unternehmen konzipiert ist, die in der betreffenden Branche tätig sind. Aus diesem Grund haben Sie die Möglichkeit, in passenden Bereichen dazuzulernen. Vielleicht wird ein bestimmtes Problem anders gelöst, als Sie es bisher gewohnt waren. Oder Ihnen wird ein neuer Geschäftsbereich durch die Software vorgestellt, den Sie bislang vielleicht noch nicht in Betracht gezogen haben.

Mit Ihrer Konkurrenz mithalten

Wenn Sie sich für ein Programm entscheiden, das auch Ihre Konkurrenz nutzt, wissen Sie, dass Sie gleichauf liegen. Bei einer individuell von Ihnen in Auftrag gegebenen Software kann es hingegen sein, dass man bestimmte Features nicht bedacht hat. Das verschafft ein ruhiges Gefühl – Sie wissen, wie und womit andere Unternehmen in Ihrem Bereich arbeiten.

Eine hochentwickelte Lösung verwenden

Gerade solche Branchensoftware, die über einen langen Zeitraum hinweg verwendet wurde, ist meist hoch entwickelt. Sie hat diverse Updates durchlaufen und wurde an die branchentypischen Bedürfnisse von Unternehmen angepasst. Sie können also gleich nach Ihrer Wahl mit einem hoch entwickelten Programm arbeiten. Bei einer Individualsoftware bekommen Sie hingegen anfangs ein Programm, das eventuell noch weiterentwickelt werden muss.

Branchensoftware lässt sich auch anpassen

Ein günstiger Preis

In der Regel sind Branchenlösungen günstiger, als für Unternehmen individuell hergestellte Produkte. Der Grund hierfür liegt in den weitaus höheren Verkaufszahlen, von denen die Entwickler finanziell profitieren. Sie geben also weniger aus und können gleichzeitig mit einem starken Programm arbeiten.

Anpassbarkeit

Branchenbezogene Software ist häufig anpassbar und erweiterbar. Das bedeutet, dass sie in gewissem Umfang zu einer Individualsoftware gemacht werden kann. Die Anpassung kann Features nutzen, die bereits im Programm vorgesehen sind. In vielen Fällen ist es aber auch möglich, eine individuelle Erweiterung in Auftrag zu geben.

Vorteile gegenüber Standardsoftware

Das Gegenteil von Individuallösungen ist die Standardsoftware. Hier handelt es sich um Software, die branchenunabhängig ist und von jedem Unternehmen verwendet werden kann. Sie ist also nicht an einen bestimmten Geschäftsbereich angepasst. Darin liegt auch ihr Nachteil gegenüber den Branchenlösungen – hier gibt es keine außergewöhnliche Spezifikation, von der die Branche als solche profitiert.

Und was ist Branchensoftware genau?

Für die Produktion gibt es Branchensoftware

Software dieser Art ist so entwickelt worden, dass sie genau die Bedürfnisse der Branche trifft, für die Sie vorgesehen ist. Die Entwickler haben also nicht ein einzelnes Unternehmen als Auftraggeber im Blick. Sie entwickeln für die Gesamtheit aller Unternehmen in der betreffenden Branche.

Die Art und Weise der Entwicklung ist nicht festgelegt. Das Softwareunternehmen kann mit ausgesuchten Unternehmen aus der Branche zusammenarbeiten oder für sich selbst eine Lösung entwerfen. Grundsätzlich ist es Ziel, die Tätigkeit der Unternehmen in dem betreffenden Bereich bestmöglich zu unterstützen.

Der Begriff der Branche in diesem Sinne kann eng und weit gefasst sein. Häufig bezeichnet er ein bestimmtes Geschäftsfeld, in dem ein Unternehmen tätig sein kann. Branchensoftware kann aber auch dann vorliegen, wenn ein Marktsegment umfasst ist. Es gibt populäre Branchenlösungen und solche, die als Nischenprodukt angesehen werden können und entsprechend wenige Nutzer besitzen.

Branchenlösungen sind umfangreicher, als bloße ERP-Systeme. In vielen Fällen handelt es sich um eine Komplettlösung, mit der man das komplette Geschäftsfeld des Unternehmens erfassen kann. Damit vereinfachen sie interne Vorgänge – alles wird an einer Stelle verwaltet. Ihre Mitarbeiter können sich in ein einziges System einarbeiten und haben dann die Möglichkeit, die Vorgänge in Ihrer Firma zu überblicken und zu steuern.

Beispiele für Branchenprogramme

Branchenlösung

Branchensoftware ist auf eine spezielle Branche zugeschnitten

Es existieren zahlreiche Varianten von Branchenprogrammen. Grundsätzlich benötigen die meisten Unternehmen der heutigen Zeit die Möglichkeit, über ein IT-System interne und externe Vorgänge zu verwalten. Dazu zählen zum Beispiel Entwicklungen von Bankensoftware, Software für die Forschung, Automobilindustrie oder das Gesundheitswesen.

Die oben zu findende Aufzählung ist nicht abschließend. Für jeden einzelnen Bereich sind die entwickelten Lösungen genau auf die Anforderungen abgestimmt, die in der jeweiligen Branche existieren. Bei Unternehmen, die Kundendaten verwalten, ist es in besonderem Maße erforderlich, auf die Sicherheit der verwalteten Daten zu achten. In anderen Bereichen geht es zum Beispiel darum, umfangreiche Datensätze genau zu erfassen. Das trifft zum Beispiel auf die Anforderungen der Forschung zu.

Die richtige Software finden

Wenn Sie sich für branchenspezifische Software interessieren, gilt es, die richtige Lösung für Ihre Anforderungen zu finden. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Versuchen Sie, eine Demo-Version der Programme zu erhalten, die für Sie in Betracht kommen. So können Sie die einzelnen Varianten ausprobieren und auf diese Weise feststellen, welches Programm Ihre Bedürfnisse am besten erfüllt.

Was ist eine Fibu?

FiBu

Die Finanzbuchhaltung – kurz FiBu – ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens und umfasst die Bereiche kaufmännische Buchhaltung, Gewinn- und Verlustrechnung, Abstimmungsbogen und Lohnliste.

Dabei liefert die Finanzbuchhaltung das Zahlenmaterial für die Erstellung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Aus diesen beiden Teilbereichen lassen sich die Lage und der Gesamterfolg eines Unternehmens erkennen.

Ein geschichtlicher Überblick über die Entstehung der Finanzbuchhaltung

FiBu

Bücher werden schon seit Jahrhunderten geführt

Das Führen von Handelsbüchern war bereits im Altertum üblich. Ein Vorläufer der heutigen Buchführung entwickelte sich jedoch erst im 14./ 15. Jahrhundert. Eine Bilanz zu erstellen, war damals noch nicht üblich. Vielmehr wurde lediglich ein Übertrag aus einem vollgeschriebenen Handelsbuch auf ein neues Handelsbuch vorgenommen.

Die doppelte Buchführung entstand Ende des 15. Jahrhunderts in Italien. Aus dieser Zeit gibt es auch die ersten ordentlichen Abschlüsse. Einheitliche Regeln dafür gab es damals jedoch noch nicht.

Die ersten gesetzlichen Abschlussregeln

Erste gesetzliche Abschlussregeln wurden mit der ordonnance de commerce Ende des 16. Jahrhunderts eingeführt. Diese Regelung schrieb vor, dass Unternehmen alle zwei Jahre eine Inventur durchzuführen haben.

In Deutschland wurden bis in das 19. Jahrhundert Geschäftsabschlüsse nur anhand der Aufzeichnungen von Büchern vorgenommen. Mit der Entwicklung des Handelsrechts wurden dann in Deutschland ab Mitte des 19. Jahrhunderts gesetzliche Regelungen über Inventur und Bilanz vorgeschrieben.

Die Bilanz als Teilbereich der FiBu

Vereinfacht dargestellt ist die Bilanz als Teilgebiet der Finanzbuchhaltung die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Die Bilanz ist gleichzeitig der Abschluss des Rechnungswesens für einen bestimmten Zeitpunkt.

In den meisten Fällen ist dies am 31.12. eines Jahres der Fall. Dieser sogenannte Bilanzstichtag zeigt eine Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt auf.

Während auf der Aktivseite die Mittelverwendung dargestellt wird, zeigt die Passivseite das Fremdkapital, also die Ansprüche von Gläubigern sowie den Saldo aus Aktiv- und Passivseite auf. Aktiv- und Passivseite müssen am Ende einer Bilanzerstellung stets ausgeglichen sein, also den gleichen Betrag aufweisen.

Sind die Erträge höher als die Aufwendungen, erzielt man Gewinn

Bilanzen haben bei der Finanzbuchhaltung insgesamt drei Aufgaben zu lösen

Mit der Erstellung von Bilanzen werden in Unternehmen drei Aufgaben gelöst:

– Es erfolgt eine genaue Bestimmung von Vermögen und Kapital nach den Grundsätzen der Bilanzierung.
– Vermögen und Fremdkapital werden bewertet.
– Es erfolgt eine Gliederung von Vermögen und Kapital, die sogenannte Bilanzgliederung.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als weiterer Teilbereich der Finanzbuchhaltung

Die GuV ist ebenfalls ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung (FiBu) und zeigt die Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge einer bestimmten Rechnungsperiode auf. Meist ist diese Rechnungsperiode auch das Geschäftsjahr, was üblicherweise vom 1.01. bis 31.12. eines Jahres dauert. Die GuV ist ein Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses und wird in § 242 III HGB geregelt.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) muss klar und übersichtlich dargestellt werden, damit berechtigte Außenstehende einen schnellen Einblick über die Ertragslage einer Unternehmung erhalten können. Deshalb darf in der GuV keine Saldierung von Aufwand und Ertrag erfolgen.

Für die Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gibt es zwei Varianten: in Konto- oder in Staffelform. Für Kapitalgesellschaften ist jedoch für eine bessere Übersichtlichkeit die Staffelform vorgeschrieben. Geregelt wird dies in § 275 I HGB.

Grundsatz der formellen Bilanzkontinuität muss gewahrt bleiben

Die einmal gewählte Darstellungsform muss übrigens von allen Unternehmen beibehalten werden (Grundsatz der formellen Bilanzkontinuität bzw. –stetigkeit). Damit ist die Vergleichbarkeit verschiedener Zeiträume besser möglich.

§ 276 HGB regelt weitere Bestandteile einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wie Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen, außerplanmäßige Abschreibungen oder außerordentliche Erträge sowie außerordentliche Aufwendungen.

Doppelte Buchführung als unverzichtbarer Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung

Große Unternehmen haben meist ihre eigene Buchhaltung

Sie ist bei der Finanzbuchhaltung (FiBu) unverzichtbar: die doppelte Buchführung. Unter diesem Begriff ist das System der kaufmännischen Buchführung nach § 238 HGB zu verstehen.

Für die doppelte Buchführung ist es wichtig, dass jeder Buchung auf der einen Sollseite der Bilanz eine zweite Buchung auf der Habenseite der Bilanz gegenüberstehen muss. Die Pflicht dazu ergibt sich aus § 242 III HGB.

Die Finanzbuchhaltung in Unternehmen

Große Unternehmen haben meist eine eigene Buchhaltung. Diese nimmt beispielsweise die täglichen Buchungen vor, erstellt die Tagesbilanz oder übernimmt Aufgaben wie die Lohnbuchhaltung. In kleineren Unternehmen ist es dagegen üblich, die Finanzbuchhaltung an ein fachlich versiertes Unternehmen auszulagern.

Die externe Finanzbuchhaltung erfüllt die gleichen Aufgaben wie ein interner Bereich. Sie übernimmt ebenfalls die Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung.

Für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben einer Finanzbuchhaltung benötigen Unternehmen spezielle Finanzbuchhalter. Diese verfügen über eine Ausbildung als Finanz- oder Lohnbuchhalter. Gute Finanzbuchhalter zu finden ist heute nicht einfach.

Was ist eine Fakturierung?

Der Begriff Fakturierung bezeichnet die Rechnungserstellung im Unternehmen. Für jedes verkaufte Produkt und jede erbrachte Dienstleistung muss laut den Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung (GOB) eine Rechnung erstellt werden.

Die Wortherkunft Faktura lässt sich aus dem Lateinischen ableiten und bedeutet soviel wie „machen“. Das Wort Faktura wird heute nur noch in der Schweiz und in Österreich verwendet, in Deutschland gilt der Begriff als veraltet.

Wann genau muss eine Rechnung erstellt, also fakturiert werden?

Fakturierung

Die Fakturierung ist die Rechnungsstellung in einem Unternehmen

Der genaue Moment, ab dem eine Rechnung erstellt oder fakturiert werden muss, ist die Lieferung der Ware an den Kunden beziehungsweise die Erbringung der Dienstleistung. Zur Fakturierung zählt nicht nur das Erstellen von Rechnungen. Auch alle Tätigkeiten, die mit der Rechnungsstellung zusammenhängen bis zur Buchung des Geschäftsfalles auf das jeweilige Konto werden als Fakturieren bezeichnet.

Eine Rechnung muss ganz bestimmte Anforderungen erfüllen, soll sie auch wirklich als Rechnung Geltung erlangen. Dabei ist es erforderlich, sich genau an die gesetzlichen Vorschriften zu halten. Der Gesetzgeber schreibt bestimmte Kriterien vor, die unbedingt auf einer Rechnung erscheinen müssen.

Das sind unter anderem die Rechnungsanschrift des Leistungsempfängers beziehungsweise Kunden, das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde sowie eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Ist das Unternehmen, dass die Rechnung erstellt, zur Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet, muss die Ware oder Dienstleistung mit den Nettopreis ausgewiesen und die Umsatzsteuer separat aufgeführt werden.

Bei der Umsatzsteuer gibt es Ausnahmen

Wer als Unternehmen von der Umsatzsteuer ausgenommen ist, dies sind in Deutschland beispielsweise Kleinunternehmer, muss dies auf der Rechnung entsprechend vermerken. Dafür schreibt der Gesetzgeber beispielsweise bei den Kleinunternehmern die folgende Formulierung vor: „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“

Für das Versenden der Rechnung wird keine bestimmte Art des Versandes vorgeschrieben. Wichtig ist natürlich, dass diese dem Empfänger auch wirklich zugeht. Dies sollte zeitnah erfolgen, damit der Zahlungspflichtige ausreichend Zeit hat, die Rechnung zu überweisen oder auch bestimmte Skonti nutzen kann. Wurden Rechnungen früher ausschließlich per Post verschickt, werden sie heute zunehmend elektronisch versandt.

Das Umsatzsteuergesetz regelt die Gestaltung von Rechnungen

Wo sind die gesetzlichen Vorschriften der Rechnungslegung geregelt?

Die gesetzlichen Vorschriften zur Gestaltung und Form von Rechnungen werden im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. § 14 I UStG beinhaltet zum Beispiel die Regelungen betreffen die Form der Rechnung. Darin steht, dass diese dem Empfänger entweder schriftlich oder als elektronische Rechnung zuzustellen ist.

In § 15 I Nr. 1 UStG ist geregelt, welche Pflichtbestandteile eine Rechnung beinhalten muss. Stellen Unternehmen Rechnungen aus, die eine zu hohe Steuer ausweisen, sind sie laut §§ 14b und 14c UStG verpflichtet, die Rechnung um den zu hohen Betrag zu berichtigen und diese erneut auszustellen.

Was sind Zahlungsaufforderung und Zahlungsziel?

Der eigentliche Zweck einer Rechnung ist, dass der fällige Betrag bezahlt wird. Damit diese Forderung notfalls auch gerichtlich durchgesetzt werden kann, müssen Rechnungen in Schriftform vorhanden sein. Die Rechnung beinhaltet die Zahlungsaufforderung, den Gegenwert der Ware oder Dienstleistung bis zu einem bestimmten Termin auf das Konto des Empfängers zu überweisen. Diesen Termin nennt man in der Buchhaltung Zahlungsziel.

Als Zahlungsziele gibt es heute verschiedene Möglichkeiten. Viele Unternehmen wünschen den Zahlungseingang per sofort beziehungsweise innerhalb von ein oder zwei Wochen. Noch vor wenigen Jahren war es lukrativ, mit der Möglichkeit eines Skontos einen vorzeitigen Zahlungsausgleich zu erreichen. Wurde die Rechnung bis zu einem bestimmten Datum bezahlt, durfte sich der Kunde einen bestimmten Prozentsatz des Betrages einbehalten. Heute ist ein vorheriger Skontoabzug kaum noch üblich.

Die Fakturierung der Rechnungen in die Hände eines externen Dienstleisters legen

Für die Buchhaltung ist eine Vielzahl an Software vorhanden

Immer häufiger wählen Unternehmen die Möglichkeit, das Fakturieren der Rechnungen in die Hände eines externen Dienstleisters oder ein Inkassobüro zu legen. Damit sparen sie erhebliche Personalkosten beziehungsweise können sie ihre Mitarbeiter mit speziellen, für das eigene Unternehmen gedachten Aufgaben betrauen.

Heute sind auf dem Markt eine Vielfalt professioneller Buchhaltungsprogramme zu haben, die eine einfache und effiziente Rechnungsbearbeitung möglich machen. Die teilweise automatisch ablaufenden Prozesse können genauso gut von einem externen Dienstleister erledigt werden. Diese Dienstleister übernehmen dabei auch das Mahnwesen und das Forderungsmanagement.

Der Unterschied von Vorfakturierung und Nachfakturierung

Zwei Begriffe sind bei der Fakturierung besonders wichtig: die Vor- und die Nachfakturierung. Bei der Vorfakturierung werden dem Kunden Rechnungen für eine Ware oder Dienstleistung bereits vor dem Erhalt vorgelegt. Die Nachfakturierung ist dann entsprechend die Vorlage der Rechnung nach dem Erhalt der Ware oder Dienstleistung.

Die Vorfakturierung hat den Zweck, den Geldbetrag beispielsweise mittels Vorkasse zu erhalten. Unternehmen nehmen diese Möglichkeit in Anspruch, wenn es sich beim Kunden beispielsweise um einen Neukunden handelt, dessen Zahlungsverhalten unbekannt ist.