Das Lexikon für die wichtigsten Begriffe aus der IT.

Jitsi ist ein ganzer Softwarestack, also eine Sammlung von Programmen, die der Kommunikation mittels Text, Audio und Video dienen.

Ursprünglich war das Internet nicht für Übertragung von Signalen in Echtzeit vorgesehen, wie das für Video- und Audiosignale erforderlich ist. Mit der Jahrtausendwende war die Übertragungskapazität jedoch soweit angewachsen, dass auch solche Kommunikation über das Internet möglich wurde. Jitsi ist freie Software, die diese Anwendungen für die Verwendung in Ihrem Unternehmen implementiert. Die bekannteste Anwendung besteht aus der Abhaltung von Videokonferenzen.

Hintergrund und Entstehung von Jitsi

Erste Anfänge des Projekts gehen auf ein Studentenprojekt aus dem Jahr 2003 zurück. Zuerst bestand Jitsi aus einem Messenger in der Programmiersprache Java. Schritt für Schritt kamen dann Übertragungen von Audio- und Videosignalen hinzu. Eine wesentliche Rolle spielte dabei das Protokoll XMPP.

Mittlerweile ist Jitsi zu einer Sammlung von quelloffenen Programmen für Videokonferenzen und Videokommunikation angewachsen. Zur Verfügung stehen auch APIs, also Interfaces, die frei verwendet werden können. Mittels dieser APIs können Sie eine beliebige Anwendung durch Videoübertragung erweitern.

Zahlreiche Protokolle und Codecs werden von Jitsi unterstützt. Dazu zählen seit dem Beginn des Projekts SIP und XMPP. Für manche Standards steht die Entwicklung einer Einbindung noch aus.

Seit dem Jahr 2018 wird das Jitsi-Projekt von der Firma 8×8 Inc. in den USA weiterentwickelt. Seit seinem Start erlebte Jitsi ein kontinuierliches Wachstum, durch die Covid-Krise hat sich die Anzahl der Nutzer auf eine zweistelligen Millionenzahl erhöht.

Jitsi Meet

Jitsi Meet ist eine Webanwendung zur Organisation von Videokonferenzen auf der Basis des WebRTC-Standards. Geschrieben ist das Projekt in JavaScript. Es bildet einen Softwarestack, der von dem XMPP-Server Prosody verwaltet wird.

Die Jitsi Videobridge fungiert als Server, der mittels der Selective Forwarding Unit oder SFU ein Videosignal an die Teilnehmer weiterleitet. Dieses Protokoll zeichnet sich dadurch aus, dass es auf dem Server relativ wenig Rechenleistung erfordert.

Der Client für jeden Teilnehmer an einer Videoschaltung ist eine Webapplikation. Die von Jitsi implementierte technische Lösung kann für die Teilnehmer höhere Anforderungen an die verfügbare Bandbreite stellen.

Clients können an Videokonferenzen einfach mittels ihres Webbrowsers teilnehmen. Es ist also keine Installation von Software dafür notwendig. Das System ist unter allen gebräuchlichen Betriebssystemen für Desktops und mobile Geräte lauffähig.

Jitsi Meet zeichnet sich auch dadurch aus, dass für seine Verwendung kein Benutzerkonto erforderlich ist. Es kann also auch anonym verwendet werden. Videoanrufe werden mit einer Ende-zu-Ende Verschlüsselung gesichert. Für Kommunikation von ganzen Gruppen wird die Verschlüsselung zwar auch eingesetzt, die Daten werden in der Jitsi Videobridge jedoch für die Verteilung entschlüsselt. Die Firma 8×8 betont jedoch, dass das nur aus technischen Gründen notwendig ist und die Videosignale unter keinen Umständen gespeichert werden.

Zu weiteren von Jitsi Meet gebotenen Funktionen gehören die Folgenden.

Moderatoren können nur bestimmte Teilnehmer zulassen, die sich mit Passwort legitimieren müssen.

Während der Videoübertragung können die Clients mittels einer Chat-Funktion Textnachrichten austauschen.

Der Bildschirm kann zwischen Teilnehmern geteilt werden. Teilnehmer sehen dann den Bildschirm eines bestimmten Clients in der Videoübertragung. Das ist besonders für Präsentationen von Vorteil und entspricht Standardfunktionen bei anderen Anbietern von Videokonferenzsoftware.

Für noch intensivere Zusammenarbeit können verschiedene Teilnehmer einer Videokonferenz gemeinsam ein Dokument bearbeiten. Um die ausgetauschten Informationen nicht zu verlieren, lässt sich eine Konferenz auch aufnehmen.

Jitsi Desktop

Wie der Name vermuten lässt, muss diese Software auf dem Computer eines Clients installiert werden. Jitsi Desktop bietet Kommunikation in Bild und Ton, die verschlüsselt wird. Ein Teilnehmer kann seinen Bildschirmdurch einen anderen freigeben. Jitsi Desktop wird nicht mehr von der Firma 8×8 betreut, aber von einer Gemeinschaft von Entwicklern weitergeführt.

Anwendungen von Jitsi

Schon vor der Covid-Krise hat sich ein Interesse an neuen Formen des Arbeitens eingestellt. Die Notwendigkeit der Bewältigung der Krise hat der Verwendung von Videokonferenzsoftware einen beträchtlichen Schub verschafft.

Wenn Reisen aus welchen Gründen auch immer nicht möglich oder nicht effizient sind, lassen sich die entsprechenden Kontakte oft genug durch die Übertragung eines Videosignals ersetzen. Es ist zu erwarten, dass diese Möglichkeiten auch nach dem Ende der Pandemie weiter wesentlich intensiver als bisher genutzt werden. Viele Unternehmen hatten gerade durch die vorhandene Notwendigkeit auch die Chance, notwendige von überflüssigen Reisen unterscheiden zu lernen. Diese Unterscheidung wird auch in Zukunft eine wesentliche Rolle spielen.

Noch größer sind die Umwälzungen im Bildungsbereich. Mit geschlossenen Schulen und anderen Einrichtungen hat sich Lernen per Video eingebürgert. Das persönliche Treffen von Schülern und Studenten ist nicht ganz verzichtbar. Es kann aber sinnvoll durch Aktivitäten online ergänzt werden. Jitsi empfiehlt sich schon durch seine freie Verfügbarkeit für diesen Zweck.

Zoom ermöglicht Ihnen Gespräche und Konferenzen über Videoschaltungen im Internet. Seine Hauptfunktionen sind Besprechungen, Vorträge und persönliche Gespräche mit den Endgeräten aller Benutzer, gleich wo diese sich aufhalten. Die Voraussetzung für diese Funktionalität ist eine ausreichende Übertragungskapazität, die im Internet auf jeden Fall seit dem Ende der Nullerjahre gegeben ist. Zoom bietet Ihnen die Möglichkeit zur Kommunikation, wenn Reisen und persönliche Treffen aus welchen Gründen auch immer zu aufwendig oder gar nicht möglich sind.

Das Unternehmen

Das Produkt Zoom wird von der Firma Zoom Video Communications angeboten, das im Silicon Valley in Kalifornien ansässig ist. Seit dem Frühjahr 2019 ist das Unternehmen an der Börse notiert.

Funktionalität von Zoom

Das Produkt Zoom Meetings wurde mit dem Ziel entwickelt, Videokonferenzen einfach und zuverlässig möglich zu machen.

Jeder Nutzer kann damit ein Videosignal von sich selbst an die anderen Teilnehmer übertragen und auf seinem Bildschirm wiederum die Übertragungen anderer Teilnehmer sehen. Als Teilnehmer sind Sie mit einem kleinen Bild vertreten, das auf den großen Bildschirm geschaltet werden kann.

Die Tonübertragung erfolgt über VoIP, also Telefonie über das Internet. In Videokonferenzen können Sie sich auch mit einem VoIP-fähigen Telefon einwählen.

Die eigene Kamera und das eigene Mikrophon können Sie deaktivieren. Diese Funktion wird in größeren Meetings oft verwendet, wenn viele Teilnehmer eine Präsentation eines Sprechers verfolgen.

Zoom Meetings bietet über das eigene Video- und Sprachsignal noch weitere Möglichkeiten für Interaktion zwischen den Teilnehmern. Mit einer Chat-Funktion können Sie Textnachrichten und auch andere Dateien entweder an alle Teilnehmer oder nur an ausgewählte versenden.

Für die Übertragung von Webseminaren ist das sogenannte Teilen des Bildschirms eine nützliche Funktion. Der Bildschirm der Vortragenden mit beispielsweise einer Präsentation wird dann allen Teilnehmern angezeigt. Sie erhalten so dieselbe Information, wie wenn Sie in einem Vortragssaal die vorbereitete Präsentation verfolgen würden.

Für ein späteres Abrufen der in einem Meeting erarbeiteten Informationen können Sie eine Videokonferenz aufzeichnen. Dass eine solche Aufnahme erfolgt, wird allen Teilnehmern durch ein Symbol auf ihrem Bildschirm angezeigt.

Wenn Sie ein Meeting organisieren möchten, ist eine Registrierung auf der Webseite des Unternehmens erforderlich und auch eine Installation der Software auf Ihrem Endgerät. Einfach teilnehmen können Sie aber auch nur mit Ihrem Webbrowser. Dieser kann auf mobilen Geräten oder auf einem Desk- oder Laptop verwendet werden.

Ist Zoom eine frei verfügbare Software?

Zoom wird als Freemium-Software angeboten. Das bedeutet, dass Sie Zoom mit Einschränkungen gratis nutzen und so kennenlernen können. Sie sind mit dieser kostenlosen Version auf Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern und eine Länge von 40 Minuten beschränkt. Gespräche zwischen nur zwei Teilnehmern können aber auch mit der Gratisversion beliebig viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie können mit der kostenlosen Version allerdings keine Konferenzen aufnehmen.

Für größere Meetings fallen Kosten an, die als Lizenzgebühr pro Zeitspanne und nicht pro Konferenz verrechnet werden.

Aktuelle Entwicklungen und Startschwierigkeiten

Im Zuge der Covid-Krise haben sich die Nutzerzahlen von Zoom in wenigen Monaten auf das zwanzigfache gesteigert. Mit dem Verb „zoomen“ wird neuerdings ein Online-Treffen bezeichnet. Diese in kurzer Zeit viel intensivere Benutzung des Tools hat im Anfangsstadium allerdings auch gewisse Schwächen erkennen lassen.

Administratoren konnten die Aufmerksamkeit der Teilnehmer überwachen, weil ihnen angezeigt wurde, ob das Zoom-Fenster dieser Teilnehmer im Vordergrund war oder nicht.

Die Verschlüsselung war zuerst schlampig implementiert und einfach auszuhebeln. Dazu war das sogenannte Zoom-Bombing möglich, mit dem sich Nutzer in Videokonferenzen ohne Einladung einschalten und die Teilnehmer belästigen konnten.

Die Regeln für Datenschutz waren unklar und so konnten die Nutzer nicht sicher sein, wie Zoom Video Communications ihre Daten verwenden würde.

Der Firma sollte aber zugute gehalten werden, dass sie auf alle diese Probleme rasch und zufriedenstellend reagiert hat. Ersichtlich ist das auch daran, dass Warnungen und Verbote der Nutzung etwa von bestimmten staatlichen Stellen wieder zurückgenommen wurden. Das Tool hat sich nach diesen Schwierigkeiten als sichere und verlässliche Möglichkeit erwiesen, Videomeetings durchzuführen.

Anwendungen für Zoom

Gedacht war das Tool vor allem für den geschäftlichen Einsatz. Dort kann es als Ersatz für Geschäftsreisen dienen, aber auch die Notwendigkeit zum Pendeln zum Arbeitsplatz entfallen lassen oder zumindest reduzieren. Home-Office und damit Modelle der New Work waren schon längere Zeit im Entstehen, sind aber durch die Covid-Pandemie weiter in den Vordergrund gerückt. Es wurde immer klarer, dass viele geschäftliche und betriebliche Tätigkeiten keine körperliche Anwesenheit mehr erfordern. Das bietet wesentlich mehr Flexibilität und spart Zeit, Kosten und auch Schadstoffausstoß, der durch Verkehr entstehen würde.

Die Pandemie hat aber auch weitere Anwendungen für Zoom erschlossen. Zoom Meetings wurden verstärkt im Bildungsbereich eingesetzt, während Schulen und andere Bildungseinrichtungen geschlossen waren.

Schließlich sind Zoom Meetings auch für den privaten Bereich in den Fokus gerückt. Sind persönliche Kontakte eingeschränkt, ist ein Zoom Meeting wesentlich besser als gar kein Kontakt und bietet über ein Telefongespräch immerhin noch die Möglichkeit, die anderen Teilnehmer zu sehen. Diese auch unkonventionellen Anwendungen werden uns auch weiter begleiten und zur Verfügung stehen.

Bei Trello handelt es sich um ein kostengünstiges Online-Tool, das in erster Linie für das Projektmanagement sowie die Arbeit in Teams zum Einsatz kommt. Außerdem lassen sich Online-Kanban-Boards durch den Einsatz des Tools schnell und einfach erstellen, was häufig im Rahmen von agilen Teams verwendet wird. Wie Trello genau funktioniert, welche Möglichkeit in der Zusammenarbeit im Unternehmen bietet und welche Vorteile es bietet, lesen Sie in diesem Artikel.

Anforderungen an verteilte Teams

Auch wenn aufgrund der aktuellen Pandemielage viele Ihrer Mitarbeiter aus dem Home-Office tätig sind, müssen dennoch alle für ihren Projektbeitrag mit den relevanten Informationen versorgt werden. Dieses Problem wurde in der Vergangenheit oft durch das Versenden von E-Mails gelöst. Die Kommunikation per E-Mail stellt jedoch nur eine grobe Steuerung des Informationsflusses bereit. Viele Mitarbeiter werden so mit ablenkenden und redundanten Informationen versorgt, die sie von ihrer Arbeit ablenken und die Produktivität äußerst negativ beeinflussen.

Der Begriff New Work im Kontext der modernen Arbeitswelt

Mit dem Begriff New Work wird die Umsetzung flexibler und dynamischer Arbeitsmodelle bezeichnet. Durch den Einsatz moderner Informationstechnologien werden neue Möglichkeiten eröffnet, um den Arbeitsstil mit wesentlich mehr Wahlmöglichkeiten zu gestalten. Wenn dieses Modell erfolgreich implementiert wird, sind die direkten Folgen eine bessere Effizienz und eine höhere Motivation bei den Mitarbeitern. Diese innovativen Arbeitsmodelle werden durch den Einsatz moderner Technologien und Tools, wie beispielsweise Remote Desktop oder Trello unterstützt.

Was ist Trello?

Bei Trello handelt es sich um eine webbasierte Projektmanagement-Software, mit der Sie in Eigenregie oder im Team diverse Aufgaben erstellen, verwalten und steuern können. Das Tool wurde im Jahr 2011 erstmals in einer Betaversion der breiten Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt. Die Basis für alle Aktivitäten stellt das Trello-Board dar. Auf diesem können Sie mit Karten und Listen arbeiten. In der Basisversion von Trello ist die Software völlig kostenlos. Falls Sie jedoch zusätzliche Funktionalitäten benötigen, wie beispielsweise eine erweiterte Kalenderfunktion, dann müssen Sie dafür bezahlen. Die Premiumversion mit kostenpflichtigen Features ist für circa 10 Euro pro Monat und Benutzer erhältlich.

Was ist das sogenannte Trello-Board?

Dia Arbeitsweise des Projektmanagement-Tools Trello orientiert sich stark an dem eines Kanban-Boards, ist jedoch rein online umgesetzt. Wie bei Kanban und Wrike, einem weiteren bekannten Online-Tool für die Arbeit in Gruppen, kommt der Visualisierung eine entscheidende Rolle zu. Die Teammitglieder können anhand der Karten eines Boards den gesamten Workflow eines Projekts nachverfolgen und die einzelnen Schritte sind jederzeit für alle Teammitglieder ersichtlich. Dasselbe Trello-Board können alle Teammitglieder standortunabhängig voneinander gemeinsam nutzen und schnell und wirkungsvoll die einzelnen Projektschritte umsetzen.

Welche Vorteile bietet das Tool Trello?

Der Einsatz von Trello bringt eine Vielzahl unterschiedlicher Vorteile mit sich, die eine effizientere und zielgerichtet Teamarbeit begünstigen:

– Visuelle Elemente: Das Tool ist dank seiner Karten, Boards und Listen sehr gut strukturiert und sieht auch gut aus. Insbesondere Menschen, die visuell veranlagt sind, werden sich an der Arbeit mit Trello erfreuen.

– Intuitives Bedienkonzept: Das Tool überzeugt mit einem sehr intuitiven Bedienkonzept. Sie benötigen keine umfangreichen Schulungen und Kurse um mit der Projektmanagement-Software arbeiten zu können.

– Hohe Flexibilität: Mit Trello lässt sich eine Vielzahl verschiedener Projekte organisieren und verwalten. Das Tool gibt keinen festen Plan vor, sondern Sie als Projektleiter haben die Möglichkeit, wie Sie Ihr Projekt mit Trello strukturieren möchten.

Bei Skype handelt es sich um einen Internetdienst, der eine Vielzahl verschiedener Kommunikationskanäle in einer einzigen Anwendung bereitstellt. Mit Skype können Sie online per Chat oder Internet-Telefonie mit Ihren Bekannten, Freunden oder Arbeitskollegen kommunizieren. Mit mehr als 700 Millionen registrierten Nutzern, von denen monatlich mehr als 400 Millionen den Internetdienst aktiv nutzen, gehört Skype im Bereich der Messenger-Services zu den bekanntesten und meistgenutzten weltweit.

Was ist Skype?

Skype ist ein bekannter und äußerst beliebter Internetdienst, der 2003 erstmals der breiten Öffentlichkeit vorgestellt wurde und sein 2011 zu Microsoft gehört. Im Laufe der Jahre hat sich Skype zu einer Mischung auch Voice Over IP-Telefonie und Chat entwickelt, die Sie auf allen aktuellen Betriebssystemen und Plattformen nutzen können. Dabei steht stets die unmittelbare Kommunikation mit anderen Menschen über das globale Netz im Vordergrund. Diese wird entweder durch Sprachanrufe, Nachrichtenübermittlung oder auch Videotelefonie realisiert. Skype bietet Ihnen also die Möglichkeit, mit anderen Nutzern über unterschiedliche Kommunikationskanäle in Kontakt zu treten. Viele dieser Funktionalitäten stellt Skype kostenlos zur Verfügung. Für einige spezielle Funktionen, wie beispielsweise Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern ist jedoch ein kostenpflichtiges Abo nötig.

Funktionsweise im Überblick

Skype lässt sich relativ unkompliziert bedienen. Sie müssen sich lediglich auf der offiziellen Website des Internetdienstes registrieren und die kostenlose App für Ihre Plattform herunterladen. Dafür können Sie entweder direkt im Browser auf skype.com gehen und sich dort anmelden oder Sie können alternativ über den jeweiligen App-Store auf Ihrem Tablet-PC oder Smartphone die App als kostenlosen Download herunterladen. Die App ist mit allen aktuellen Smartphones, Desktop-PCs und Systemen wie iOS, Android, Xbox und Alexa kompatibel. Außerdem steht auch eine Version als Webapp bereit. Nach der Installation der Software auf Ihrem System müssen Sie einen Microsoft-Account erstellen und schon können Sie die App nutzen. Falls Sie jedoch ein Microsoft-Konto besitzen, können Sie sich damit direkt bei Skype anmelden.

Welche Funktionen bietet Skype?

Skype zeichnet sich in erster Linie durch zwei Hauptfunktionen aus. Zum einen ist eine praktische und leicht zu bedienende Chat-Funktionalität an Bord, mit der Sie mit Ihren Bekannten, Freunden und Arbeitskollegen schnell und unkompliziert Nachrichten austauschen können. Zum anderen stellt Skype Voice Over IP bzw. Internet-Telefonie für Sprachanrufe und Videokonferenzen in bester Qualität bereit. Der Chat zeichnet sich durch folgende Funktionen aus:

– Kontakte: Skype ist in der Lage, Ihre bestehenden Kontakte aus Outlook und anderen E-Mail-Konten automatisch zu importieren. Sie können selbstverständlich auch manuell nach Personen suchen, sofern diese ein Skype-Konto besitzen, und Sie als Kontakt hinzufügen.

– Chat: Wenn Ihre Kontakte online sind, können Sie mit Ihnen Textnachrichten austauschen.

– Versenden von SMS: Auch das Versenden von SMS-Nachrichten lässt sich mit Skype realisieren. Für diesen Service fallen jedoch Kosten an.

– Teilen multimedialer Inhalte: Bilder, Videos, Dokumente und andere Dateien können sich einfach über die Drag & Drop-Funktion in das Nachrichtenfenster ziehen, um sie mit Ihren Kontakten zu teilen.

Telefonieren mit Skype

Da Skype in erster Linie auf Internet-Telefonie für Sprachanrufe und Videokonferenzen ausgerichtet ist, stellt die App hierfür eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen und Möglichkeiten zur Verfügung. So können Sie beispielsweise mit Ihren Kontakten kostenlos über Skype telefonieren, sofern diese online sind. Darüber hinaus ist es auch möglich, einen Festnetz- oder Mobilanschluss über die App anzurufen. Dieser Service ist jedoch kostenpflichtig. Neben dem Telefonieren bietet der Onlinedienst noch eine Vielzahl praktischer Funktionen und Features:

Videoanruf: Mithilfe einer dedizierten Kamera an Ihrem Desktop-PC oder der Frontkamera Ihres Smartphones können Sie mit Ihrem Gesprächspartner jederzeit einen Videoanruf starten.

Eigene Telefonnummer: Im Rahmen eines kostenpflichtigen Abos haben Sie die Option, sich eine persönliche Telefonnummer einrichten zu lassen. Sie können damit Anrufe direkt auf Ihrem Festnetz- oder Mobiltelefon entgegennehmen.

Persönlicher Anrufbeantworter: Sollten Sie nicht online sein, wird der automatische Anrufbeantworter aktiviert, auf dem Ihre Kontakte Nachrichten zum späteren Abhören hinterlassen können.

Gesprächsaufnahmen: Sie können Ihre Gespräche als MP3-Dateien in bester Qualität aufnehmen, um sie beispielsweise später noch einmal anzuhören. Hier sollten Sie jedoch vorsichtig sein, denn in Deutschland ist man gesetzlich verpflichtet, den Gesprächspartner darüber zu informieren, dass das Gespräch aufgezeichnet wird.

Übersetzer: Die integrierte Dolmetscher-Funktion ist besonders praktisch, wenn Sie viel ins Ausland telefonieren. Skype ist in der Lage, Anrufe und Chats in Echtzeit zu übersetzen und in Ihrer Sprache als Untertitel anzuzeigen.

Bildschirmübertragung: Skype bietet die Möglichkeit, dass Sie während eines Videoanrufs den Inhalt Ihres Bildschirms mit Ihrem Gesprächspartner teilen. Dieses Feature ist besonders praktisch, wenn Sie etwas erklären möchten, wie zum Beispiel für Präsentationen.

Kostenpflichtige Leistungen

Die meisten Funktionen sind bei Skype komplett kostenlos nutzbar. Es gibt jedoch einige spezielle Features, die kostenpflichtig sind. Dazu zählen Angebote, wie beispielsweise Anrufe auf eine Mobilfunk- oder Festnetznummer, Skype for Business oder die Einrichtung einer eigenen persönlichen Rufnummer. Die Tarife für Anrufe auf Mobilfunk oder Festnetz hängen in erster Linie davon ab, in welches Zielland Sie telefonieren. So kostet beispielsweise ein Festnetzanruf nach Deutschland 2,4 Cent, während Anrufe ins deutsche Mobilfunk-Netz bei 10,6 Cent pro Minute liegen.

Immer mehr führende Software-Produzenten setzen auf das sogenannte Software-as-a-Service-Modell (SaaS), das seinen Ursprung im Bereich des Cloud-Computings hat. Einige bekannte Beispiele sind die digitale Bildbearbeitungs-Software „Photoshop“ von Adobe und das „Office-Paket“ von Microsoft. Diese können gegen eine monatliche oder jährliche Lizenzgebühr genutzt werden. Doch bis Anfang der 2010er Jahre war ein anderes Lizenzmodell bei Microsoft, Adobe und Co. üblich, das als On-Premises-Modell oder On-Premises-Betrieb bezeichnet wird. Im Rahmen dieses Modells installieren die Lizenznehmer die Software auf die eigenen Computer, ganz ohne Cloud-Umgebung und Internetzugang. Im folgenden Artikel erklären wird, wobei es sich beim On-Premises-Betrieb genau handelt und welche Vor- und Nachteile es bringt.

Was ist On-Premises-Betrieb

Der Begriff „On-Premises“ ist englischen Ursprungs und bedeutet in die deutsche Sprache übersetzt so viel wie „vor Ort“. Diese Definition von On-Premises bezieht sich in erster Linie auf die Nutzung physischer Server in einer eigenen IT-Umgebung. Der Kunde (Lizenznehmer) kauft das Software-Paket und installiert dieses im eigenen Rechenzentrum (On Premises). Der Lizenznehmer ist dabei für die Installation, die Wartung und die Konfiguration verantwortlich. Es steht auch die Möglichkeit offen, dass der Kunde die gekaufte Software auf dedizierten Servern eines IaaS-Anbieters, wie beispielsweise Microsoft Azure oder Amazon Web Services, installiert. Im Gegensatz zu Software-as-a-Service (SaaS) haben die Kunden beim On-Premises-Betrieb die volle Kontrolle über die Software und übernehmen auch alle damit verbundenen Risiken und Obligationen in eigener Verantwortung.

Wichtig zu begreifen ist, dass die Software keinesfalls auf den Servern des Software-Herstellers läuft. Dadurch wird dieses Modell deutlich zu gängigen Cloud-Computing-Modellen abgegrenzt. Denn die Kunden übernehmen nicht nur die Verantwortung, sondern auch alle anfallenden Kosten, die durch die Nutzung des Software-Pakets verursacht werden. Hierzu gehören in der Regel Kosten für den Betrieb von Hard- und Software sowie Wartungsgebühren. Auch freie Software, die unter einer Open-Source-Lizenz von einer engen Gemeinschaft an Entwicklern entwickelt und gepflegt wird, wird in der Regel als On-Premises-Software vertrieben. Der Nachteil bei dem Einsatz von Open-Source-Software im On-Premises-Betrieb spiegelt sich in der Tatsache wider, dass jeglicher Gewährleistungsanspruch entfällt. Bei Bedarf lässt sich der notwendige Support allerdings von Drittanbietern einkaufen.

Zukunftsaussichten von On-Premises-Betrieb

Die Bedeutung von On-Premises-Betrieb nimmt seit 2010 kontinuierlich ab. Dies ist in erster Linie darauf zurückzuführen, da dass traditionelle Lizenzmodell immer stärker durch das Software-as-a-Service-Modell (SaaS) verdrängt wird. Anders als beim On-Premises-Betrieb bezahlt der Nutzer eine monatliche oder jährliche Lizenzgebühr, die neben der Nutzung der Software auch die Wartung und den Betrieb abdeckt. Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass wie beim On-Premises-Betrieb die Lizenz nicht einmalig gekauft wird, sondern in regelmäßigen Intervallen erneuert wird. Alle benötigten Software- und Hardware-Ressourcen werden von dem jeweiligen Software-Anbieter bereitstellt. Der lokale Einsatz von Software war vor der massenhaften Verbreitung von Cloud-Computing der Normalfall. Der Begriff „On-Premises-Betrieb“ hat sich erst im Rahmen der verstärkten Nutzung von SaaS-Lösungen etabliert, um das bis dahin gängige Lizenzierungsmodell davon abzugrenzen.

Vor- und Nachteile im Überblick

Vor dem massenhaften Umstieg auf Cloud-Angebote zählten bekannte Software-Unternehmen wie Microsoft, SAP und Adobe zu den etablierten Entwicklern von On-Premises-Lösungen. Allerdings hat das traditionelle Lizenzmodell durchaus noch seine Daseinsberechtigungen. Für viele Unternehmen stellt der On-Premises-Betrieb die bessere Wahl gegenüber modernen SaaS-Angeboten dar. Die wichtigsten Gründe dafür sind die volle Kontrolle über alle Daten und Zugriffe und ein stärkerer Datenschutz. Der On-Premises-Betrieb hat darüber hinaus auch einige weitere Vor- und Nachteile.

Die Vorteile

  1. Einmalige Kosten: Kunden bezahlen beim On-Premises-Modell nur einen einmaligen Preis für den Kauf und die unbefristete Nutzung des Software-Produkts. Die Anschaffungskosten sind jedoch höher als beim SaaS-Modell.
  2. Kontrolle: Kunden haben beim On-Premises-Betrieb die volle Kontrolle über sämtliche Daten und können die Zugriffsrechte nach eigenen Anforderungen und Bedürfnisse konfigurieren. Darüber hinaus ist der Kunde für die Auslastung interner Ressourcen sowie für den Betrieb der Software verantwortlich.
  3. Unabhängigkeit: Kunden genießen ein hohes Maß an Unabhängigkeit von externen Anbietern. So ist beispielsweise der Zugriff auf die Daten auch ohne Internetzugang stets gewährleistet.
  4. Datenschutz: Bei dem On-Premises-Betrieb bewahren Kunden alle Daten in eigenen Datenzentren auf, sodass Drittpersonen keinen Zugriff darauf haben. Dadurch wird der Prozess der Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen wesentlich vereinfacht, da Cloud-Rechenzentren in vielen Fällen in Ländern mit abweichenden Datenschutzbestimmungen betrieben werden.

Die Nachteile

  1. Hardware: Die Kunden müssen die benötigte Hardware anschaffen, welche die Anforderungen der Software in vollem Umfang erfüllt. Außerdem müssen sich Kunden in Eigenregie um die laufende Wartung kümmern.
  2. Lizenzkosten: Eine Lizenz ist in der Regel auf eine bestimmte Anzahl von Arbeitsstationen begrenzt. Bei großen Unternehmen mit sehr vielen Mitarbeitern können dadurch hohe Kosten entstehen.
  3. Laufende Kosten: Insbesondere bei Software-Produkten, die an die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurden, entstehen hohe Kosten für die Implementierung neuer Funktionen, Behebung von Fehlern und das Einspielen von Updates.
  4. Fehlender Support: Bei vielen Software-Produkten ist es in der Regel so, dass die Weiterentwicklung nach einigen Jahren eingestellt wird. Damit läuft auch der Support für die Software aus, sodass keine Updates mehr bereitgestellt werden, um Fehler und Sicherheitslücken zu beheben.

Die IT-Infrastruktur ist heute für praktisch die gesamte Geschäftstätigkeit eines Unternehmens von zentraler Bedeutung. Entsprechend schwerwiegend sind die Folgen, wenn diese IT ausfällt. Als Teil der Vorbereitungen auf einen solchen Fall können Sie einen Drittstandort vorsehen, an dem wesentliche Geräte und Daten bereitgehalten werden.

Was ist ein Drittstandort und wozu dient er?

Die Daten Ihres Unternehmens sind an seinen Hauptstandorten auf jeden Fall verfügbar. Neben einem  vor Ort angelegten Backup sind diese Daten auch bei Ihren Kunden gespeichert, wenn auch verteilt auf deren Standorte.

Ein zusätzlicher Drittstandort ist geografisch hinreichend getrennt von den Erststandorten, sodass dort entstandene Schäden den Drittstandort nicht auch in Mitleidenschaft ziehen können. Oft wird ein solcher Standort sinnvollerweise besonders gesichert.

Das Ziel eines solchen weiteren Standorts ist es, sowohl Daten als auch IT-Funktionalität in Reserve bereithalten zu können. In vielen Fällen wird es sich bei den Geräten um Webserver handeln. Das sind Computer, die über das Internet erreichbar sind und Daten und Funktionalität online bereitstellen können.

Der Begriff der Business Continuity

Mit diesem Sammelbegriff bezeichnet man alle Vorkehrungen, die dazu dienen, wesentliche Geschäftstätigkeiten auch im Falle großer Störungen weiterlaufen lassen zu können.

Um sinnvoll planen zu können, müssen alle Eventualitäten für solche Schadensfälle berücksichtigt werden. Es kann sich um einen Ausfall von Zulieferungen genauso handeln wie um den Ausfall von wesentlichen Mitarbeitern. Alle diese möglichen Einschränkungen erfordern auf sie abgestimmte Vorbereitungen.

Ein ganz wesentlicher Punkt ist aber auch der Ausfall der IT. Das kann den Verlust von Daten und auch den Verlust von Funktionalität bedeuten. Warum ist eine sorgfältige Planung für solche Fälle von wesentlicher Bedeutung?

– Ein Ausfall der IT kann die Existenz des Unternehmens gefährden. Ohne IT wird in vielen Fällen kaum mehr sinnvoll weitergearbeitet werden können. Das ist noch nicht sehr lange so und deshalb wird diese Gefahr in vielen Unternehmen immer noch sträflich vernachlässigt und unterschätzt.

– Entsprechende Vorkehrungen können wirtschaftliche Vorteile bringen, auch wenn gar kein katastrophaler Schadensfall eintritt. Viele Versicherungen bieten Ihnen niedrigere Prämien, wenn entsprechende Planungen und Vorbereitungen nachweisbar sind. Es kann auch sein, dass Ihnen ein Versicherungsschutz nur unter solchen Bedingungen überhaupt angeboten wird.

– Wird eine Krise mit entsprechenden Vorbereitungen von Ihrem Unternehmen gut bewältigt, schafft das viel Vertrauen auf Seiten Ihrer Kunden. Das wird insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Ihre Konkurrenten weniger gut halten können. Ein solcher Fall bietet Ihrem Unternehmen geradezu enorme Chancen, denn nach einem Totalausfall Ihrer Konkurrenten werden Sie fast zwangsläufig viele neue Kunden an Ihrem Unternehmen interessieren können. Das bringt Ihnen aber nur dann etwas, wenn Sie diese neue Nachfrage auch bedienen können.

Ein Drittstandort als Teil der Strategie zur Disaster Recovery

Die Disaster Recovery ist ein Teil der Maßnahmen zur Business Continuity. Im IT-Bereich fokussiert sie sich auf den Erhalt Ihrer Daten und der Wiederherstellung der Funktionalität Ihrer IT-Systeme.

Um die für Ihr Unternehmen notwendigen Maßnahmen treffen zu können, müssen zuerst Ihre individuellen Anforderungen geklärt werden. Welche Systeme sind essentiell und wie schnell müssen sie im Schadensfall an Ihrem Erststandort durch Systeme am Drittstandort ersetzt werden können? Diese Periode kann je nach Anwendung und Geschäftsfeld von einigen Sekunden bis zu einigen Wochen variieren.

 

Für ein größeres Unternehmen kann eine interne Lösung sinnvoll sein. Das Unternehmen betreibt dann seinen Drittstandort für die IT selbst, was natürlich auch die dort vorhandenen Geräte und ihren Betreib umfasst.Für kleinere Firmen wird sich eine interne Lösung kaum auszahlen. Dann bietet sich eine DRaaS oder Disaster Recovery as a Service an. Ein externer Anbieter betreibt dann die Infrastruktur am Drittstandort und stellt Ihnen eine Verbindung zu seinen Servern zur Verfügung.

Maßnahmen zum Betrieb eines Drittstandorts

Gleich ob es sich um eine unternehmensinterne oder eine von einem auswärtigen Anbieter gewählte Lösung handelt, der Standort selbst wird gegen alle vorstellbaren Gefahren besonders gesichert sein. Zu den Bedrohungen gehören auf jeden Fall Feuer, Wasser, Erdbeben und sämtliche Witterungseinflüsse. Dazu kommen Versorgungsprobleme wie die Anbindung an das Internet, elektrischer Strom für die Anlagen sowie Wasser und Nahrung für das Personal. Des Weiteren ist der Standort gegen menschliche Angriffe durch Kriminelle oder Terroristen zu sichern.

Externe Anbieter greifen gerne auf Standorte wie unterirdische Bunker in den Schweizer Alpen zurück. Ein interessantes Beispiel ist der Drittstandort, der für die Olympischen Winterspiele im norwegischen Lillehammer 1994 eingerichtet wurde. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehörte auch die Geheimhaltung betreffend den Ort selbst, wo sich ein Backup der gesamten Datenverarbeitung befand. Das Beispiel zeigt auch, dass die Einrichtung eines Drittstandorts einen stabileren Betrieb ermöglicht und auch dann Vertrauen schafft, wenn er nicht tatsächlich gebraucht wird.