Produktiver sein dank Cloud – 5 Tipps

Viele Unternehmen scheuen sich noch immer, in der Cloud zu arbeiten. Sicherheitsbedenken und vermeintlich hohe Kosten stehen im Mittelpunkt der Bedenken.
Doch besonders in Bereichen, in denen digitales Teamwork gefragt ist, bietet die Zusammenarbeit in der Cloud Chancen, die Produktivität deutlich zu steigern. Mit diesen Tipps klappt das synchronisierte Arbeiten.

Kosten senken durch Cloud

Clouds bieten eine hohe Sicherheit, gerade wenn sie auf den Servern etablierter deutscher Großunternehmen liegen. Die Arbeit in der Cloud senkt jedoch auch die eigenen IT-Kosten. Sie sparen sich die Einrichtung und Wartung eigener Rechenzentren und verlagern große Teile der Akten und Dokumente auf den gemieteten oder gekauften Speicherplatz. Das schafft finanzielle Ressourcen für neue Projekte oder zusätzliche Mitarbeiter.

Natürlich kostet die Nutzung der Cloud selbst auch Geld. Sie sollten daher regelmäßig überprüfen, wie viel Speicherplatz Ihre Daten wirklich benötigen und den Tarif oder gemieteten Webspace daran anpassen. Die gesparten Kosten können auch in Expansion, Sortiment-Erweiterung oder modernere Technik investiert werden.

Cloud-Anbieter nach Verfügbarkeit auswählen

Hybrid-, Private- oder Public-Cloud? Die Wahl der Cloud entscheidet maßgeblich über deren Verfügbarkeit. Public-Clouds sind dabei einem vom Provider abhängigen Wartungsplan unterworfen. Wartungen deutscher Server finden für Unternehmen günstig meist nachts statt. Firmeneigene Clouds dagegen erfordern eine umfassende IT, die auch während der Arbeitszeiten regelmäßig wartet. Die Arbeit in der Cloud senkt damit das Ausfallrisiko.

Eine Datenbank, die selten ausfällt, eröffnet beispielsweise dem Support mehr Möglichkeiten in der Beratung von Kunden. Wie oft mussten Sie bereits Gespräche vertagen, weil eine Datei nicht ansteuerbar war? In der Cloud können Sie die Daten auch dann einsehen, wenn eine Kollegin sie gerade bearbeitet.

Mobil macht flexibel

Stellen Sie Ihren Mitarbeiterinnen Mobilgeräte zur Verfügung, können alle an Projekten und Teamarbeit Beteiligten flexibel zusammenarbeiten. Die ständige Anwesenheit in einem Raum oder im Unternehmensgebäude ist für die Arbeit nicht mehr notwendig. So binden Sie auch Mitarbeiter im Homeoffice oder auf Reisen ein.

Aber Achtung: Im Fall einer bescheinigten Erkrankung oder im Urlaub hat der Mitarbeiter keine Anwesenheitspflicht – auch nicht im Workspace in der Cloud.

Die Produktivität wird jedoch auch spürbar in Meetings und Besprechungen gesteigert. Wenn alle gleichzeitig auf die besprochenen Datensätze Zugriff haben und Änderungen direkt vorgeschlagen und vermerkt werden können, entfallen ganze Zwischenschritte in der Umsetzung. Webinare und Videokonferenzen werden dank passender Cloudsoftware ebenfalls interaktiver.

Sicherheit vermarkten

Entscheiden Sie sich von Vornherein für einen besonders sicheren Cloudanbieter, können Sie diesen Faktor für Ihr Branding nutzen. Kunden wissen gern, dass Ihr bevorzugter Dienstleister sich um die Sicherheit ihrer Daten kümmert. Die Datenhaltung in der Cloud ist natürlich nur dann ein Vorsprung, wenn Sie alle Sicherheitsmaßnahmen im Hinblick auf Zugriffsrechte, Administration und Geheimhaltung einhalten.

Nach der neuen DSGVO dürfen nur so viele Mitarbeiterinnen auf einen Datensatz Zugriff haben, wie tatsächlich benötigt. Die Anbieter selbst müssen innerhalb der EU ohnehin hohen Standards gerecht werden. Die TÜV- und ISO-Zertifikate Ihrer Unternehmenssicherheit können Sie online vorweisen, um das sichere Image zu verstärken.

Office in die Cloud verlagern

Office-Programme sind in allen Unternehmen ein großes Thema. Die Einarbeitung in Programme wie Microsoft Excel kann mühsam sein. Eine neue Softwareversion sorgt für die Verlangsamung aller Prozesse durch Neueinarbeitung und Suche nach Funktionen. Dokumente müssen auf der Festplatte verwaltet werden. Mit günstigen und kostenlosen Cloud Office-Apps wie Microsoft Office 365 oder dem Google Anwendungspaket arbeiten alle Mitarbeiterinnen mit der aktuellsten, einfach zu bedienenden Software.

Auch hier profitieren Sie vom gemeinsamen Zugriff, Teilen von Dokumenten innerhalb der Cloud oder per Mail und eine simple Verwaltung. Die Chat-App „Slack“ verbindet außerdem Ihre Teams in der Kommunikation und kann mit zahlreichen Plugins automatisiert werden. Der Chat läuft über eine Cloud, ist jedoch sicher geschützt vor jeglichem externen Zugriff.

Fazit

Um mit der Cloud zu arbeiten und einen Produktivitäts-Vorsprung zu erreichen, müssen Webspace und Geräte häufig geupgraded werden. Die Anschaffungskosten rentieren sich jedoch in der Zeitersparnis und hoher Sicherheit, die Sie als solche vorzeigen und vermarkten können.

Der Sicherheitsbeauftragte – eine wichtige Aufgabe in Unternehmen

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Arbeitsschutz spielt in allen Bereichen des Arbeitslebens eine wichtige Rolle. Unternehmen haben die Pflicht, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor arbeitsspezifischen gesundheitlichen Belastungen sowie vor möglichen Gefahren zu schützen. Da diese Aufgabe in einem mittleren bis großen Unternehmen nicht alleine von der Unternehmensleitung wahrgenommen werden kann, werden sogenannte Sicherheitsbeauftragte bestellt.

Die rechtlichen Vorschriften für Sicherheitsbeauftragte

Die von den Berufsgenossenschaften erlassenen Unfallverhütungsvorschriften wurden 2014 in den DGUV-Vorschriften zusammengefasstDGUV steht für Deutsche gesetzliche Unfallversicherung. Diese DGUV stellt die Grundlage für die Bestellung von Sicherheitsbeauftragten dar. Sie präzisiert die Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes (ASchG) und schreibt Unternehmen ab einer Mitarbeiterzahl von 20 die Bestellung von Sicherheitsbeauftragten vor.

Die Aufgaben der Sicherheitsbeauftragten

Der Sicherheitsbeauftragte beobachtet, berät, unterstützt und ist Vorbild

Sicherheitsbeauftragte haben mehrere Funktionen: Sie sollen zum Beispiel die Kollegen beraten und ihnen helfen, die Sicherheitsrichtlinien einzuhalten. Außerdem machen sie ihre Vorgesetzten darauf aufmerksam, wenn ihnen sicherheitsgefährdende Dinge im Betrieb auffallen. Sie unterstützen die Fachsicherheitskraft (FaSi) und den Betriebsarzt (BA) beispielsweise beim Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen, um Mängel zu erkennen und zu beseitigen. Des Weiteren beteiligen sie sich an Betriebsbegehungen. Sie führen neue Mitarbeiter und Azubis in die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens ein. Nicht zuletzt sind sie Ansprechpartner für alle Kollegen, was den Arbeitsschutz angeht und machen Verbesserungsvorschläge, um die Mitarbeiter vor Gefahren zu schützen.

Dabei haben sie eine Vorbildfunktion gegenüber allen Kollegen und Vorgesetzten, allerdings ohne irgendeine Weisungsbefugnis. Daher können sie auch keine Haftung für Betriebsunfälle übernehmen – die rechtliche Verantwortung bleibt immer bei der Unternehmensführung.

Voraussetzungen, um Sicherheitsbeauftragter zu werden

Der Sicherheitsbeauftragte sollte ein Mitarbeiter sein, der umsichtig und auf Augenhöhe der Kollegen agiert. Ein Mitarbeiter, der das Vertrauen seiner Kollegen und Vorgesetzten bereits genießt, ist eine gute Wahl für diese Aufgabe. Eigenschaften wie Umsicht, Loyalität, soziale Kompetenz und ein sicheres Auftreten sind ideal.

Eine Schulung zu Beginn der Übernahme hilft dem Sicherheitsbeauftragten, seine Aufgabe zu meistern, für das Unternehmen einen echten Mehrwert darzustellen und Betriebsunfälle zu vermeiden. Das trägt zu einem guten Betriebsklima als auch zu weniger krankheitsbedingten Ausfällen im Betrieb bei.

Wie wird der Sicherheitsbeauftragte ernannt?

Die Unternehmensführung kann jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter zum Sicherheitsbeauftragten ernennen. In Zusammenarbeit mit dem Betriebs- und Personalrat wird das Unternehmen im Idealfall einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin auswählen, die die oben genannten Eigenschaften besitzt.
Die Aufgabe ist keine Ernennung auf Lebenszeitder/die Sicherheitsbeauftragte kann das Amt ggf. niederlegen oder die Unternehmensführung überträgt sie auf eine andere Person.

Sicherheitsbeauftragte

Der IT-Sicherheitsbeauftragte ist ein Sonderfall

Sonderfall IT-Sicherheitsbeauftragter

Ein Sonderfall stellt der IT-Sicherheitsbeauftragte dar: Es gibt keine Vorschrift, die einen solchen Sicherheitsbeauftragten vorschreibt. Ist er doch für die Sicherheit des IT-Netzes im Unternehmen zuständig und nicht für die Arbeitssicherheit der Kollegen und des Betriebs. Die einzige Gemeinsamkeit mit dem Sicherheitsbeauftragten für Arbeitsschutz ist die Funktion als Bindeglied zwischen Unternehmensführung und Mitarbeitern. Ansonsten nimmt der IT-Sicherheitsbeauftragte komplett andere Aufgaben wahr.

Die Aufgaben des IT-Sicherheitsbeauftragten

Ein Unternehmen tut gut daran, nicht nur seine Mitarbeiter vor Arbeitsunfällen zu schützen, sondern auch die eigenen digitalen Daten, die heutzutage nach den Mitarbeitern das wichtigste Gut eines Unternehmens sind. Stellen Sie sich vor, die Datenbanken Ihres Unternehmens werden gehackt und das komplette System muss runtergefahren werden, um die Daten zu schützen. Ein Verlust von Millionen kann die Folge sein, Vertrauensverlust bei den Kunden, womöglich eine Strafe wegen des fehlenden Datenschutzes und und und…wollen Sie so etwas? Ein IT-Sicherheitsbeauftragter ist die Lösung.

Für die IT-Sicherheit ist der IT-Sicherheitsbeauftragte zuständig

Der IT-Sicherheitsbeauftragte berät und unterstützt das Unternehmen in IT-sicherheitsrelevanten Fragen und setzt die Datenschutzrichtlinien um. Seit der neuen DSGVO, die im Mai 2018 wirksam wurde, sind IT-Sicherheitsbeauftragte gefragter denn je.

Die Arbeit des IT-Sicherheitsbeauftragten sollte unabhängig von der eigenen IT-Abteilung ausgeführt werden – der Job sollte daher extern bestellt werden. Auch aus haftungsrechtlichen Gründen ist eine externe Vergabe dieser wichtigen Aufgabe sinnvoll.

Der IT-Sicherheitsbeauftragte erstellt außerdem Konzepte, um die Daten des Unternehmens vor einem externen Zugriff zu schützen, erstellt eine Richtlinie, die die IT-Abteilung umsetzt und erarbeitet Dienstanweisungen für alle Mitarbeiter, die die Unternehmensführung abgesegnet und in Kraft setzt. Er muss jederzeit auf dem neuesten Stand der Technik als auch der relevanten Vorschriften sein. Ein verantwortungsvoller Posten, der das Unternehmen vor bösen Überraschungen schützt und Verluste durch Datenklau verhindert. Es lohnt sich, hierfür zu investieren und eine erfahrene, gut aufgestellte Beraterfirma zu engagieren.

Fazit

Mit den passenden Sicherheitsbeauftragten ist ein Unternehmen gut aufgestellt. Denn Sicherheit in allen Bereichen schafft Vertrauen bei der Belegschaft, den Kunden und nicht zuletzt bei der Unternehmensführung selber. Das A und O einer erfolgreichen Firma.

So optimieren Sie Ihre Dateien für Speicher in der Cloud

Dateien für Cloudspeicher optimieren

Cloud Computing ist nicht nur für Unternehmen von Vorteil, in den letzte Jahren ist das Absichern relevanter Daten in der Cloud auch bei privaten Anwendern immer beliebter geworden.

Alleine in Form von unsichtbaren Hintergrunddiensten, die Daten, Kontakte oder Bilder zwischen Smartphone und Computer synchronisieren ist die Cloud-Nutzung seit der Einführung des Smartphones extrem gestiegen.

Wenn Sie Dateien in der Cloud ablegen, werden Sie aber schnell an die Grenzen Ihres Speicherplatzes stoßen. Hier kann Komprimierung Ihnen dabei helfen, Geld zu sparen und Ihre Cloud übersichtlich und schlank zu halten.

Die Cloud ist “Speicher als Service”

Beim Kauf einer Festplatte zur Absicherung Ihrer Daten erwerben Sie das Produkt, sichern Sie Ihre Daten hingegen auf den Servern eines Unternehmens, so zahlen Sie eine regelmäßige Gebühr dafür.

Vor allem, wenn Sie in Ihrem Computer eine schnelle, aber kleine SSD verbaut haben oder wirklich auf allen Ihren Geräten Zugriff auf alle Ihre Dateien haben möchten, sind Sie auf den Cloud-Speicher angewiesen.

Aufgrund des kostenpflichtigen Abo-Modells von Online-Speicher ergibt es durchaus Sinn, dass Sie versuchen, Ihre Dateien so klein wie möglich zu halten. Eine gute Methode hierin liegt in der Kompression von Dateien, dies gehört im modernen Dateienmanagement so sehr zum Standard, dass Sie es häufig gar nicht bemerken. Dateiendungen wie .jpeg oder .mp3 etwa verweisen bereits auf stark komprimierte Versionen von Bildern oder Songs.

In der alltäglichen Nutzung aber würde nicht auffallen, dass die Bilder nicht als RAW- oder die Songs als WAV-Dateien vorliegen. Solche Kompressionen werden auf vielen Geräten eingesetzt, um Speicher oder Leistung zu schonen. Dieses Prinzip lässt sich auch auf die Nutzung von Cloud-Speicher erweitern, steigende Internetgeschwindigkeiten bieten hier sogar noch einen weiteren, schlummernden Vorteil.

Dateien fuer Cloud und Stream optimieren

Daten streamen, auch von unterwegs

Beim Cloud-Speicher ermöglichen viele Anbieter Ihnen nicht nur das Ablegen und Herunterladen Ihrer Dateien, sondern auch den Stream. Beim Streaming haben Sie Zugriff auf Ihre Dateien wie Ihnen dies etwa auf Plattformen wie YouTube, Netflix oder Spotify zur Verfügung steht. Die Qualität des Streams ist dabei natürlich an Ihre Datenverbindung und die Größe der zu streamenden Datei gebunden.

Auch hier lohnt es sich, die Dateien so klein wie möglich zu halten und gleichzeitig eine möglichst hohe Qualität zu gewährleisten. Die Entwickler von Codecs erweitern diese entsprechend ständig, um die Dateigrößen zu verringern, aber gleichzeitig die konservierte Qualität zu optimieren.

Besonders wichtig wird dies, wenn Sie Videodateien in der Cloud lagern, aufgrund Ihrer Natur (ein HD-Video etwa besitzt 25 Bilder mit 2 Megapixel pro Sekunde) sind Videodateien verhältnismäßig groß. Versuchen Sie also, alle Ihre aufgenommenen Videos oder aber Ihre DVD-Sammlung zu archivieren, so werden Sie schnell an die Grenzen Ihrer Speicheroptionen stoßen.

Eine Double Layer DVD etwa besitzt einen Speicher von bis zu 8,5 Gigabyte, jeder Filmliebhaber kann sich anhand seines DVD-Regals ausrechnen, wie viel Speicher er/sie in der Cloud benötigen würde.

DVDs aber lassen sich exzellent codieren, mpeg-2 schrumpft Filme sehr bequem ein und verbraucht nur wenig Speicherplatz. Die Konvertierung müssen Sie keinesfalls scheuen, einfache Konverter wie der Movavi Video Converter funktionieren via Drag and Drop.

Übrigens lohnt sich die digitale Archivierung von DVDs noch aus einem anderen Grund: sowohl gebrannte als auch gepresste DVDs haben eine beschränkte Lebensdauer (10-20 Jahre etwa). Außerdem haben viele moderne Laptops nicht einmal mehr ein optisches Laufwerk verbaut, da dieses viel Platz im Gehäuse einnimmt.

ordner archivieren in der cloud - pixabayFormatieren von Ordnern und Verzeichnissen als Archiv

Wollen Sie gleich größere Datenmengen oder Ordner cloud-fähig machen, lohnt sich der Einsatz von Archivkomprimierungen. Hierbei werden die Ordner als Ganzes archiviert. Dateiformate wie .zip oder .rar zeichnen solche Archive aus.

Der Nachteil der Komprimierung hier ist jedoch, dass die Dateiformate vor dem Betrachten wieder entpackt werden müssen. Eine solche Komprimierung lohnt sich also vor allem bei Dateien, von denen Sie sich nicht trennen wollen oder können, aber die Sie auch nicht täglich aufrufen müssen (ihre Steuerunterlagen 2014 etwa).

Komprimiert und bereit für die Cloud

Speichern Sie Ihre Dateien in der Cloud, so sind Sie weniger an Ihren physischen Speicher gebunden. Sie finden Ihre Dateien auf jedem Gerät mit Internetzugang und können flexibel auf Bilder, Filme oder Dokumente zugreifen. Das macht alle Ihre Geräte deutlich vielseitiger und ist dank LTE auch unterwegs meist kein Problem mehr.

Durch eine geschickte Komprimierung minimieren Sie nicht nur Ihre Zugriffszeiten auf Dateien in der Cloud, sondern auch das Geld, das Sie monatlich für Ihr Speicher-Abo ausgeben müssen.

Unterschied zwischen DMS und Archivierung

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Wenn Sie sich Gedanken über DMS, also dem Dokumentenmanagement-System sowie über die Archivierung machen, dann stolpern Sie über die Frage, worin hier eigentlich der Unterschied liegt. Jedes Unternehmen benötigt verschiedene Aufbewahrungsorte im Computer, auf die sämtliche Mitarbeiter zurückgreifen können. Dennoch haben diese Aufbewahrungsorte verschiedene Funktionen, wie es auch bei DMS und Archivierung der Fall ist. Der Unterschied ist leicht erklärt.

Wann spricht man von Archivierung?

Archivierung ist gesetzlich geregelt

Die Aufbewahrungspflicht ist im Handelsgesetzbuch geregelt

In einem Archiv legt man die Dokumente ab, die eine Aufbewahrungsfrist besitzen. Unterlagen von Unternehmen die aus dem Tagesgeschäft resultieren muss man gesetzlich gemäß § § 257 Handelsgesetzbuch, 147 Abgabeverordnung zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren. Dies gilt auch dann, wenn sie keine Bedeutung mehr in Ihrem täglichen Geschäftsvorgang haben.

Zu diesen Dokumenten gehören Kontoauszüge, Bilanzen, Jahresabschlüsse aber auch geschlossene Kundenakten oder Personalakten sowie Lohnzahlungen und vieles mehr. Auch Filme oder Fotos sowie Biografien, Werkzeitschriften und andere geschichtlich wichtige Ereignisse für Ihr Unternehmen sollten Sie der Archivierung zuführen.

Ganz wichtig ist, dass in das Archiv nur die Dokumente kommen, die man nicht mehr im täglichen Ablauf Ihres Unternehmens benötigt. Handelt es sich zum Beispiel um Daten von Kunden, die Sie noch täglich benötigen, dann gehören diese nicht ins Archiv. Wurde eine Kundenakte hingegen geschlossen und nicht mehr täglich hierauf zurückgegriffen, kann diese in der Archivierung abgelegt und aufbewahrt werden.

Auch auf das Archiv kann jederzeit zurückgegriffen werden

Natürlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, auf Ihre archivierten Unterlagen zurückzugreifen, wenn dies nötig sein sollte. Dies kann im Fall einer Überprüfung durch das Finanzamt der Fall sein, aber auch, wenn ein bereits abgesprungener Kunde zu Ihnen zurückkehrt. Auch die geschlossenen Personalakten sind jederzeit einsehbar.

Dennoch arbeitet man mit den Dokumenten in der Archivierung nicht täglich. Etwa fünf Prozent aller Dokumente und Unterlagen, mit denen Sie im täglichen Geschäft Ihres Unternehmens gearbeitet haben, landen nach Abschluss und Erledigung im Archiv, damit darauf jederzeit zurückgegriffen werden kann.

Ein modernes DMS ersetzt die klassische Ablage

Was sollten Sie unter DMS verstehen?

Auch das DMS, das Dokumentenmanagement-System ist eine Ablage, allerdings für alle laufenden geschäftlichen Verbindungen. Hier hinein gelangt alles, was Sie im Tagesgeschäft für Ihr Unternehmen benötigen. Daher sollten Sie dieses digitale Archiv auch nicht zur Dokumentenablage nutzen sondern hierfür ein eigenes Ablagearchiv anlegen.

Wenn Sie DMS nur zur Ablage nutzen, verschenken Sie wertvolles Potential. Denn hierbei handelt es sich um die zentrale Software, die Ihnen einen effizienten und sicheren Umgang mit allen Ihren täglich benötigten Daten bietet. Sobald man ein Dokument nicht mehr im täglichen Geschäft benötigt, sollte es weiter zur Archivierung wandern.

Die vielen Möglichkeiten von DMS

Wenn Sie DMS auf Ihren Firmen-Computersystem nutzen, haben Sie Ihre Daten von Partnern und Kunden im Griff. Denn wenn man telefonische Fragenerhält, dann benötigt der Kunde in einem solchen Fall sofort eine Information. Diese können Sie mit dem DMS schnell geben, wenn Sie dieses richtig nutzen.

Sie müssen die Daten daher richtig nutzen und diese so ablegen, dass alle Ihre Mitarbeiter sie schnell und einfach finden können. Wichtig dabei ist auch die ideale Suchfunktion, die bei einem guten DMS vorhanden sein sollte. Muss man erst ein Volltext eingeben, um die Antwort auf die Frage des Kunden zu finden, dann benötigt dies bereits zu viel Zeit und bringt oft auch nicht das gewünschte Ergebnis.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Ablage der Dokumente im DMS von Anfang an richtig genutzt wird. Daher sollten Sie als Unternehmer auch konsequent darauf bestehen, dass alle Unterlagen, die bei DMS in die Daten eingegeben werden, so viele Informationen wie möglich besitzen. Wichtig ist, damit Ihr DMS auch immer Up-to-Date ist. Dass Sie auch jederzeit Daten löschen dürfen, die nicht mehr benötigt werden oder diese im Falle einer Aufbewahrungspflicht direkt ins Archiv verschoben werden.

Das Datenvolumen verdoppelt sich weltweit etwa alle zwei Jahre

Nutzen Sie das DMS für Ihre Entscheidungen

Gerade für die unternehmerischen Entscheidungen können Sie das Computersystem nutzen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie auf alle relevanten Daten Zugriff haben. Denn oft ist es so, dass Daten im digitalen oder auch analogen Archiv „schlummern“ und einfach in der Informationsflut untergehen.

Laut Berechnungen verdoppelt sich das Datenvolumen alle zwei Jahre weltweit, was im Kleinen natürlich auch auf die Unternehmen zutrifft. Sie können daher davon ausgehen, dass Sie in 15 Jahren über ein 128 Mal größeres Datenvolumen verfügen, als dies heute der Fall ist. Wichtig ist daher auch, nicht alles zu verwahren, sondern wirklich nur die Daten, die gesetzlich vorgeschrieben sind oder die Sie für Ihr Unternehmen als wichtig betrachten. Eine regelmäßige Aussortierung ist daher ebenso wichtig, wie das Aufbewahren.

Alle Mitarbeiter müssen das Wissen des Unternehmens nutzen können

Das Dokumentenmanagement-System ist vor allem dafür gedacht, dass alle Mitarbeiter vom Wissen eines Einzigen den Nutzen ziehen können. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter jahrelang einen Kunden betreut, dann kennt er die Akte gut. Er muss nicht alles immer wieder im Computersystem nachlesen, was diesen Kunden betrifft.

Doch Mitarbeiter fahren auch einmal in Urlaub oder könnten über mehrere Wochen krank werden. In einem solchen Fall hilft dann die konsequente Ablage im DMS, damit die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung, die nicht den direkten Bezug zu diesem Kunden besitzt, dennoch schnell Informationen geben kann und der Kunde sich weiterhin gut von Ihrem Unternehmen betreut fühlt.

E-Mail-Postfächer von ausgeschiedenen Mitarbeitern nicht löschen

E-Mail-Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter sollten nicht gelöscht werden

Jeder Mitarbeiter muss daher die Möglichkeit besitzen, sich in die Themen oder die Projekte, die ein Kollege bearbeitet, so schnell wie möglich einfinden und einarbeiten zu können. Nur so kann man einen reibungslosen täglichen Ablauf in Ihrem Unternehmen gewährleisten. Und so sollten auch E-Mail-Postfächer nicht gelöscht sondern archiviert werden, auch wenn der Mitarbeiter längst ausgeschieden ist. Auch hierin könnten wertvolle Informationen enthalten sein, die ansonsten unwiderruflich verloren wären.

Auch die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern ist auf diese Weise gewährleistet, vor allem, wenn diese auch international funktionieren muss. Gerade Telefonkonferenzen können sehr zeitaufwendig sein, E-Mails zwischen mehreren Kollegen können schnell zu einem Chaos abdriften. Können allerdings alle Mitarbeiter auf die Informationen aus dem DMS zurückgreifen, zum Beispiel in den angebotenen Groupware-Funktionen, dann ist der Austausch von Daten unkompliziert und einfach.

Ganz wichtig – die Datensicherheit

Wichtig bei der Entscheidung für das ideale DMS für Ihr Unternehmen ist vor allem auch die Datensicherheit. Hierzu gehört die Wiederherstellung, wenn Dokumente versehentlich nicht im Archiv gelandet sind, sondern gelöscht wurden. Auch muss sicher gestellt sein, dass ein Mitarbeiter nur auf seine eigenen Daten zugreifen kann. Nicht aber auf die Daten eines anderen Kollegen.

So sollten die Daten so lange in der Archivierung aufgehoben sein, wie Sie dies als Unternehmer wünschen. Weiterhin muss sichergestellt sein, dass unberechtigte Dritte keinen Zugriff auf die verschiedenen Daten haben, auch wenn dies nur versehentlich geschieht.

Schadprogramme – Wie Sie Ihren PC davor schützen können

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Was ist eigentlich Malware?

Jeder, der viel Zeit im Internet verbringt, trifft unweigerlich irgendwann einmal auf sie: Viren, Würmer und auch Trojaner. Welchen Schaden verursachen Schadprogramme am Computer? Welche verschiedenen Formen von Malware gibt es? Und wie können Sie sich davor schützen?

Wie unterscheiden sich Viren, Würmer und Trojaner?

Was sind eigentlich Schadprogramme?

Schadprogramme sollen schaden anrichten

Der Virus – Klassiker unter allen Computer-Schädlingen – verbreitet sich mit Hilfe von infizierten Dateien. Sobald Sie die betroffene Datei auf Ihrem PC speichern und öffnen, greift er andere Dateien an und kann sich selbst weiterverbreiten. Infizierte Dateien erscheinen besonders häufig in Form von Anhängen in E-Mails.

Ein Wurm dringt selbst durch Sicherheitslücken in den PC ein. Ein aktives Öffnen einer Datei durch den Nutzer ist für den Computerwurm nicht notwendig, um Schaden anzurichten. Über gemeinsame Netzwerke beispielsweise, aber auch die automatische Kopie auf Wechseldatenträger, wandert der Wurm auf weitere Computer über, um ganze Systeme lahm zu legen.

Wie der Name schon verrät, präsentiert sich ein Trojaner wie das berühmte trojanische Pferd. Schadprogramme dieser Art sind häufig als scheinbar nützliche Software getarnt. Nach dem Starten des Programms erscheint unerwünschte Werbung, aber auch sensible Daten spioniert ein Trojaner aus. Ein Trojaner ist oft zusätzlich mit einem Virus versehen, der sich zu verbreiten versucht.

Welche Schäden richten Schadprogramme an?

Je nach Art des Virus, den Ihr Computer sich eingefangen hat, geht der Schaden beispielsweise von lästiger Werbung bis hin zum Diebstahl vertraulicher Daten. So kann ein Virus durch einen sogenannten Keylogger Ihre Tastatureingabe aufzeichnen und dadurch anschließend Ihre Passwörter preisgeben. Datenspione richten so finanziellen Schaden an, in dem sie beispielsweise auf Ihre Kosten online einkaufen.

Manche Malware verfolgt den Trick, den Nutzer über seinen Virenbefall zu informieren. Gleichzeitig erscheint ein Hinweis auf ein kostenpflichtiges Anti-Viren-Programm. Unerfahrene PC-Nutzer gehen auf den betrügerischen Deal ein.

Sie können sich vor Schadprogrammen schützen

Die Adware, eine Untergruppe von Malware, platziert Werbung auf Ihrem PC. Nach der Installation einer infizierten Software erscheint häufig eine Toolbar im Browser, die Startseite wird auf eine Werbeseite umgeleitet und Pop-Ups treten auf. Diese Art von Malware ist vergleichsweise harmlos, aber kostet Nerven.

Hartnäckige Viren können allerdings auch einen kompletten Festplattencrash verursachen. Der Virus löscht wichtige Programme und Dateien und macht den Computer damit somit unbrauchbar.

Welchen Schutz gegen Schadprogramme gibt es?

Sie selbst können sich mit Ihrem Online-Verhalten aktiv gegen Viren, Trojaner oder Computerwurm schützen. Öffnen Sie zum Beispiel keine Dateianhänge in E-Mails von unbekannten Absendern. Beziehen Sie kostenlose Software nur von seriösen Anbietern. Verzichten Sie auf den Download illegaler Inhalte wie Filme. Diese Dateien beinhalten besonders häufig Malware.

Neben dem eigenen Verhalten ist auch ein gutes Anti-Viren-Programm und eine Firewall Pflicht. Da die Entwickler von Malware ständig neue Viren entwickeln, ist ein regelmäßiges Update wichtig, um immer auf dem neuesten Sicherheitsstand zu sein. Software und Systeme aktualisieren sich ebenfalls regelmäßig, um neu entstandene Sicherheitslücken zu schließen. Diesen Updates sollten sie stets zustimmen.

Sind Sie von einem Computerschädling befallen, gilt es Ruhe zu bewahren. Laden Sie keine dubiosen Anti-Viren-Programme aus dem Internet, hinter Ihnen könnte sich noch mehr Malware verstecken. Greifen Sie zu einem seriösen Virenschutz-Anbieter und ziehen Sie gegebenenfalls einen Fachmann zu Rate. Sichern Sie Ihre wichtigsten Daten auf einem externen Datenträger.

Generell gilt, dass 100 %iger Schutz jedoch niemals möglich ist. Mit dem richtigen Verhalten können Sie das Risiko, von Malware betroffen zu sein, aber deutlich senken.

Was bedeutet Hochverfügbarkeit?

Hochverfügbarkeit ist ein Begriff aus der IT-Branche. Er beschreibt im Wesentlichen, dass Computersysteme dauerhaft im Einsatz sein müssen, weil davon sehr wichtige Prozesse abhängen. Sollte es zu einem Problem kommen, läuft das System weiter. Diese Prozesse werden in der Regel vollautomatisch gesteuert. In der Praxis gibt es eine Vielzahl an Systemen, die tatsächlich unter die Hochverfügbarkeit fallen. Es kommt jedoch auch vor, dass Systeme so bezeichnet werden, obwohl sie tatsächlich gar nicht hochverfügbar sind.

Hochverfügbarkeit – nicht alle Systeme sind dazu berechtigt

Hochverfügbarkeit

Bei einem Ausfall der Systeme drohen hohe Verluste

Computersysteme haben mittlerweile in nahezu allen Branchen Einzug gehalten. Selbst kleine Firmen und Einzelunternehmer, aber auch Freiberufler, Ärzte und Krankenhäuser arbeiten mittlerweile mit Computersystemen. Dabei gelten diese als Branchen und Beschäftigungsbereiche, die in Bezug auf die Buchführung und die Arbeitsprozesse noch lange klassisch gearbeitet haben.

Wird ein System auf die automatische Steuerung umgestellt, entsteht eine hohe Abhängigkeit. Die Systeme müssen verlässlich arbeiten. Andernfalls kommt es zu großen Problemen, die in der Regel auch mit finanziellen Verlusten einhergehen. Viele Computersysteme laufen permanent durch und werden niemals abgeschaltet. Dies ist in den meisten Branchen der Fall.

Es gibt Produktionsbetriebe, die ihre Systeme an den Wochenenden oder an Feiertagen herunterfahren. Dies eröffnet die Möglichkeit für Wartungsarbeiten oder Reparaturen. Läuft ein System hingegen durch und ist eine Abschaltung nicht vorgesehen, liegt eine Hochverfügbarkeit vor. An diese werden sehr hohe Ansprüche gestellt. Und nicht jedes System, das dauerhaft arbeitet, ist auch hochverfügbar. Mitunter ist es als solches bezeichnet. Dies ist aber falsch und bedarf einer Korrektur.

Hochverfügbarkeit und ihre Notwendigkeit

Die Notwendigkeit der Hochverfügbarkeit ergibt sich aus dem Nutzen des Systems. In vielen Bereichen, und dazu zählt auch das Privatleben, hat sich der Mensch von der Technik abhängig gemacht. Eine hoch frequentierte Internetseite ist ein gutes Beispiel für eine Hochverfügbarkeit. Die Seite wird täglich mitunter millionenfach angeklickt. Die Informationen sind von den Interessenten gewünscht. Mitunter werden sie auch benötigt.

Sollte die Seite aufgrund eines Problems nicht erreichbar sein, kann dies weitere Konsequenzen nach sich ziehen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn von dem Betrieb der Seite weitere Geschäftsbereiche abhängig sind. Dies ist beispielsweise bei einer Online-Bank oder einer Versicherung der Fall. Kunden haben keinen Zugang zu ihren persönlichen Daten und können wichtige Geschäfte nicht abwickeln. In der Konsequenz gehen dem Unternehmen im schlimmsten Falle Umsätze oder Einnahmen verloren. Der Bankkunde bekommt hingegen Probleme, wenn er ein wichtiges Bankgeschäft nicht erledigen kann.

Noch gravierender ist ein Ausfall eines Systems in der Industrie. Selbst eine Störung von wenigen Minuten kann gravierende Probleme nach sich ziehen. Die Arbeitsabläufe einer computergesteuerten Maschine in der Industrie sind exakt aufeinander abgestimmt. Ein Prozess greift automatisch in den nächsten ein. Kommt es zu einem Ausfall, kann sich eine Art Kettenreaktion ergeben. Die nachfolgenden Prozesse kommen ebenfalls ins Stocken. Eine Folge ist häufig ein finanzieller Verlust. Im schlimmsten Falle kommt es durch den Ausfall von Systemen zu Unfällen, bei denen Mitarbeiter einen Schaden erleidet.

Hochverfügbarkeit als Grundlage für den reibungslosen Betrieb von IT-Systemen

Die meisten Unternehmen verlassen sich heute komplett auf die IT

Um Probleme beim Betrieb von IT-Systemen von vornherein zu minimieren, wird eine Hochverfügbarkeit angestrebt. Diese ist jedoch an wichtige Kriterien gebunden. Wenn ein System hochverfügbar ist, bedeutet dies, dass es unter voller Auslastung rund um die Uhr laufen kann. Die Störungen sind so marginal, dass sie nicht in die wichtigen Prozesse eingreifen.

Bei den meisten Systemen, die eine Hochverfügbarkeit anstreben, ist die volle Auslastung Grundlage für den Betrieb. Das Unternehmen kann sich einen Systemausfall nicht leisten. In die Hochverfügbarkeit wird viel investiert. Modernste Technik kann heute so arbeiten, dass die Ausfälle marginal gehalten werden. Auf diese Weise wird eine sehr hohe Zuverlässigkeit der Systeme garantiert.

In der Praxis funktioniert die Hochverfügbarkeit sehr gut. In den meisten Unternehmen arbeiten die Systeme sehr verlässlich. Die Ausfälle bleiben in dem Rahmen, der für die Definition der Hochverfügbarkeit vorgegeben ist. Dennoch kommt es immer wieder vor, dass einige Unternehmer ihre Systeme als hochverfügbar bezeichnen, obwohl dem gar nicht so ist. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Anforderungen an die Hochverfügbarkeit zu kennen. Nur dann ist es möglich, das System so zu optimieren, dass die Bezeichnung wirklich gerechtfertigt ist.

Anforderungen an die Hochverfügbarkeit

Ein System ist nur dann hochverfügbar, wenn sich die Ausfälle unter der für die Hochverfügbarkeit definierten Obergrenze bewegen. Die wichtigste Voraussetzung für die Anerkennung der Hochverfügbarkeit für ein IT-System ist der ununterbrochene Einsatz. Dabei wird ein Jahr zugrunde gelegt. In diesem Jahr muss das System zu 99,99 Prozent im Einsatz sein. Dies bedeutet, dass es in einem Kalenderjahr nur 52 Minuten Stillstand geben darf.

Viele Systeme arbeiten redundant. Dies bedeutet, dass sie sich zwischenzeitlich abschalten, um dann wieder neu zu starten. Auf diese Weise werden Prozesse zurückgesetzt, was in vielen Bereichen sehr wichtig ist. Das Einfrieren des Systems und der Neustart kosten Zeit. Diese wird von der Hochverfügbarkeit abgezogen. Wenn ein System einen regelmäßigen Neustart benötigt, ist das Unternehmen verpflichtet, die Ausfallzeiten zu überbrücken. Gelingt dies nicht und fällt das System unter die 99,99 Prozent der Auslastung, wird der Status der Hochverfügbarkeit aberkannt.

Auch die Anforderungen an die Hardware müssen der Hochverfügbarkeit genügen. So gelten Netzteile und mechanische Speichersysteme wie Festplatten als besonders anfällig für Defekte oder Störungen. Viele Unternehmen helfen sich mit doppelten Netzteilen oder RAID-Speicherlösungen aus. Diese Lösungen werden der Hochverfügbarkeit jedoch nicht gerecht. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die genauen Vorgaben der Hochverfügbarkeit bekannt sind. Eine bloße Auslastung von 99,99 Prozent reicht in der Regel nicht aus. Es ist außerdem wichtig, dass die Systeme mit vorgeschriebenen Komponenten arbeiten. Dies erfordert in der Regel etwas höhere Investitionen.

Hochverfügbarkeit erfordert spezielle Komponenten

Wetterbedingte Katastrophen müssen bedacht werden

Die Investition in ein hochverfügbares System sollte nicht unterschätzt werden. Die Hochverfügbarkeit kostet Geld. In der Regel handelt es sich jedoch um eine Inventionen, die wirklich lohnenswert ist. Wenn ein Unternehmen die Hochverfügbarkeit anstrebt, ist es wichtig, dass Komponenten vermieden werden, die eine Hochverfügbarkeit ausschließen würden. Dazu gehören unter anderem zweite Netzteile und das Vermeiden des Standby-Betriebes. Dies kann erreicht werden, indem mehrere Systeme parallel zueinander arbeiten. Auch ein intelligentes Katastrophenmanagement ist erforderlich.

Die mitunter hohen Investitionen in die Hochverfügbarkeit machen sich bereits im ersten Jahr bezahlt. Wenn das System über der erforderlichen Verfügbarkeit von 99,99 Prozent geblieben ist, gab es so gut wie keine Ausfälle. In der Folge konnten Normen erfüllt werden. Es gab keine finanziellen Verluste. Die hohe Verfügbarkeit der Systeme sorgt für Verlässlichkeit. Die Folge sind zufriedene Kunden. Und da ein zufriedener Kunde gern auf Bewährtes setzt, können Umsätze und Gewinne durch eine hohe Verfügbarkeit gesteigert werden. Die Anfangsinvestition wird durch diese Prozesse aufgefangen.

Katastrophen finden Berücksichtigung

In einem Unternehmen, das mit hochverfügbaren IT-Systemen arbeitet, ist es notwendig, dass Katastrophen Berücksichtigung finden müssen. Das Unternehmen kann alles tun, um die Prozesse so zu optimieren, dass das System die 99,99 Prozent Auslastung erreicht. Dennoch kann es jederzeit zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen, die das System stoppen. Diese Ereignisse müssen zwingend berücksichtigt werden.

Katastrophen sind nicht vorhersehbar. Sie treten plötzlich auf, und deshalb ist eine gute Vorbereitung sehr wichtig. Eine Katastrophe hat selten einen innerbetrieblichen Grund. In der Regel kommen diese Ereignisse von außen und das Unternehmen hat keinen Einfluss darauf. Katastrophen werden durch das Wetter oder durch eine Havarie bestimmt. Diese kann auftreten, wenn es zu einem massiven Stromausfall kommt. Zwar können IT-Systeme durch Notstromaggregate betrieben werden. Dies ist aber nur in einem zeitlich sehr begrenzten Rahmen möglich.

Gewitter, schwere Stürme, Überschwemmungen oder Brände gehören zu den Katastrophen, auf die ein Unternehmen nicht vorbereitet ist. Es werden zwar grundsätzlich Maßnahmen getroffen, die das Handeln während und nach einer derartigen Situation steuern sollen. Letztlich führen Probleme, die aufgrund derartiger Katastrophen entstehen, in vielen Fällen zu einem Ausfall der Systeme. In der Definition der Hochverfügbarkeit werden solche Probleme jedoch nicht berücksichtigt. Können die 99,99 Prozent Leistung innerhalb eines Jahres nicht erreicht werden, ist das System nicht hochverfügbar.

Wenn die Hochverfügbarkeit nicht mehr ausreicht

Krankenhäuser sind auf eine Hochverfügbarkeit angewiesen

In vielen Branchen ist die Abhängigkeit von den Computersystemen so hoch, dass eine Hochverfügbarkeit gar nicht mehr ausreicht, um den Bedarf der Versorgung zu decken. In einigen Branchen kann der Ausfall sehr gravierende finanzielle Folgen haben, die das Unternehmen nicht einfach so auffangen kann. Es gibt aber auch Branchen, bei denen ein Ausfall der Systeme Menschenleben in Gefahr bringen können. Dazu gehören die Krankenhäuser.

In nahezu allen modernen Krankenhäusern in Deutschland hat modernste Computertechnik Einzug gehalten. Diese dominiert in den meisten Arbeitsbereichen. Dazu gehört die Verwaltung der Patientendaten auf den Stationen, aber auch Operationen und intensivmedizinische Behandlungen. Sollte ein solches System hochverfügbar sein, dürfte es laut Definition für 52 Minuten im Jahr ausfallen. Diese Zeit wäre in vielen Krankenhäusern zu lang.

Leider ist es so, dass sich die Mitarbeiter eines Unternehmens, aber auch die Ärzte und Schwestern in Krankenhäusern voll auf die Systeme verlassen. Die manuelle Arbeit ist nicht mehr gefordert. Aus diesem Grund tritt sie in den Hintergrund. Selbst älteren Mitarbeitern, die es grundsätzlich noch kennen, manuell zu arbeiten, fehlt die Erfahrung. Ein manuelles Eingreifen ist dann nicht mehr möglich. Die Abhängigkeit von dem maschinellen System ist so groß, dass ein Ausfall mitunter sofort negative Auswirkungen hat und eine Minute bereits zu viel wäre.

Steigerung der Hochverfügbarkeit in einigen Bereichen

Bereits heute wird in einigen Branchen die Optimierung der Hochverfügbarkeit angestrebt. Auch dafür sind die Krankenhäuser ein sehr gutes Beispiel. In vielen Bereichen wäre ein Ausfall von 52 Minuten im Jahr nicht hinnehmbar. Gerade während der intensivmedizinischen Behandlung oder im Verlauf von schweren Operationen reichen mitunter einige Sekunden eines Ausfalls aus, um ein Menschenleben in Gefahr zu bringen.

Die Optimierung der Hochverfügbarkeit gestaltet sich so, dass die Ausfallquote herabgesetzt wird. Dabei ist eine hundertprozentige Verfügbarkeit das erklärte Ziel. Dies gilt jedoch nach dem derzeitigen Stand der Technik noch nicht als erreichbar. Aus diesem Grund mehren sich die Zahlen nach dem Komma, wenn es um eine Optimierung der Hochverfügbarkeit geht.

In einigen Branchen wird eine Verfügbarkeit der IT-Systeme von 99,9999 Prozent angestrebt. Durch Prozessoptimierungen und den Einsatz modernster Bauteile und Komponenten kann dieses Ziel in einigen Bereichen bereits als realistisch angesehen werden. Die dafür notwendigen Inventionen sind jedoch nicht zu unterschätzen und werden deshalb von vielen Unternehmen gescheut.

Kosten und Nutzen der Hochverfügbarkeit gegeneinander abwägen

Systemausfälle gehen mit hohen finanziellen Verlusten einher

Ein hochverfügbares System ist ein Anspruch, den ein Unternehmen für sich selbst definieren kann. Es gibt in diesem Zusammenhang keine gesetzlichen Vorgaben. Zwar spielt der Arbeitsschutz in den meisten Bereichen eine sehr große Rolle und er ist mit vielen gesetzlichen Auflagen verbunden. Der Ausfall eines Systems gehört jedoch nicht dazu. Grund dafür ist, dass jedes Unternehmen einen solchen Ausfall selbst zu tragen hat.

Die freie Entscheidungskraft in Bezug auf ein hochverfügbares System hat zur Folge, dass die Vorgaben in den einzelnen Unternehmen sehr unterschiedlich behandelt werden. Es gibt Unternehmen, die eine Hochverfügbarkeit anstreben, weil mit einem Ausfall hohe finanzielle Verluste oder gar eine Gefahr für andere ausgehe würden. Andere Unternehmen scheuen jedoch die hohen Kosten und treffen Maßnahmen, die einen Ausfall des Systems abmildern können.

Letztlich liegt es an dem Unternehmen selbst. Die Leitung entscheidet, ob ein hochverfügbares System notwendig ist und welche Mittel dafür bereitgestellt werden sollen. Ausschlaggebend ist in der Regel die Höhe der Konsequenz, die bei einem Systemausfall in Kauf genommen werden muss. Ist diese niedriger als die Investition, wird das Unternehmen mitunter auf die Installation eines hochverfügbaren Systems verzichten, um Kosten zu sparen.