Ab wann ist ein ERP-System für Start-ups sinnvoll?

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Das ERP-System

Die Antwort ist recht einfach: Je früher desto besser. Am besten gleich zu Beginn. Sieht man sich an, wofür man ein ERP-System nutzen kann, erklärt sich dies ganz schnell von selbst. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Es verwaltet also die Ressourcen eines Unternehmens. Unter anderem koordiniert es auch die wichtigsten internen Prozesse. Nun gibt es Ressourcen und Prozesse nicht nur in alteingesessenen Großunternehmen, sondern auch in neu gegründeten Start-ups. Aus diesem Grund ist die Nutzung des ERP-Systems auch für Start-ups von Anfang an sinnvoll.

Ein Unternehmen hat unterschiedliche aber wesentliche Ressourcen. Dazu gehören das Personal, die Kunden, die angebotenen Dienstleistungen oder Waren und natürlich das Kapital. ERP-Systeme verfügen in der Regel über Module, die man für das Personal- und Kundenmanagement benötigt. Des Weiteren lassen sich die Abläufe im Finanzwesen mit einem solchen System optimieren. Zu guter Letzt sind auch sämtliche Prozesse der Wertschöpfung mit einem ERP-System abgedeckt. Darin enthalten sind die Fertigung bzw. Beschaffung von Produkten, das entsprechende Marketing und der Vertrieb, sowie das Auftragswesen und der Kundendienst. Als Bonus gibt es meist Funktionen für die Auswertung diverser Daten oder zur Erstellung von Berichten dazu.

Ein ERP-System verwaltet die Ressourcen eines Unternehmens

Ein ERP-System steuert und koordiniert also die einzelnen Prozesse innerhalb des Betriebs. So greifen sie nahtlos ineinander über und Reibungspunkte kommen gar nicht erst zustande. Für einen Unternehmer ist es somit sehr viel einfacher, den Überblick zu behalten. Das ERP-System unterstützt das Management bei dieser Aufgabe. Wichtige Informationen werden in einem Dashboard in Echtzeit angezeigt.

Aller Anfang ist schwer

Erfolgreiche Start-ups wachsen sehr schnell. Sie müssen aber natürlich auch erst mal klein anfangen. Das umfasst auch die Anzahl der Mitarbeiter. Ein ERP-System sollte man so auswählen, dass die zu Beginn vorhandenen Mitarbeiter ohne viel Aufwand damit arbeiten können. Es muss also übersichtlich gestaltet und intuitiv zu bedienen sein. Für den wünschenswerten Fall des dynamischen Wachstums, muss das System auch mit dieser Entwicklung Schritt halten. Diese beiden Punkte kann man mit einer cloudbasierten Lösung erfüllen. Diese kann man bei Bedarf im Funktionsumfang, bei der Anzahl der Benutzer und auf weiter Standorte erweitern.

Natürlich sind diese cloudbasierten ERP-Systeme nicht nur für Start-ups von Vorteil. Doch gerade in der Aufbauphase gilt es, viele neue Dinge zu regeln und zu organisieren. Und je weniger zeitlicher Aufwand in die IT gesteckt werden muss, desto mehr Kapazitäten können für die Erfüllung des Kerngeschäfts verwendet werden.

Cloudbasierte Systeme zu implementieren ist sehr einfach. Man benötigt hierfür weder Hard- noch Software, die man im Unternehmen installieren müsste. Dadurch ist das System in kürzester Zeit einsatzbereit. Man benötigt außerdem weder IT-Fachpersonal, welches normalerweise für Aktualisierungen und Wartungen zuständig sind, noch müssen im Vorfeld irgendwelche Investitionen getätigt werden. Je nach Nutzung und Verwendung, werden die Kosten ganz individuell berechnet.

Das ERP-System

Mit einer cloudbasierten Lösung kann man von überall auf das System zugreifen

Die Verwendung von cloudbasierten Lösungen hat noch einen weiteren enormen Vorteil: Das System ist nicht an einen Ort gebunden. Diverse Zweigstellen, weitere Niederlassungen oder auch Tochterunternehmen können daher problemlos in das ERP-System eingebunden werden. Selbst bei Standorten im Ausland sorgen die zur Verfügung stehenden Sprachen dafür, dass bei der Nutzung keine Probleme entstehen. Neben unterschiedlichen Sprachen sind auch verschiedene Währungen und auch Steuersysteme in guten cloudbasierten ERP-Systemen enthalten. Einem Wachstum steht also zumindest an dieser Stelle nichts im Wege.

Ein ERP-System bietet hohe Sicherheit jederzeit und überall

Der Softwareanbieter einer Cloud-Lösung befolgt in der Regel die sehr strengen Vorschriften, welche die Datensicherung und die im Notfall notwendige Wiederherstellung betreffen. Hierfür wird das System umgehend aktualisiert, sobald dies möglich ist.

Es spielt deshalb auch keine Rolle, von wo aus man auf das ERP-System zugreift. Dies kann von der Zentrale aus der Fall sein, aber auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs. Der Traum von einer mobilen Belegschaft ist somit realisierbar.

Fazit

Wer ein Start-up gegründet hat oder plant dies zu tun, sollte sich auf jeden Fall mit der Möglichkeit eines ERP-Systems intensiv auseinander setzen. Sie unterstützen den Unternehmer in vielen wichtigen Bereichen. Für die cloudbasierten Versionen ist keine große Investition notwendig und sie wachsen einfach mit dem Bedarf des Unternehmens mit.

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16 gute Gründe für ESET Antivirus

Eset Virenschutz

Sich einen Virus einzufangen ist heutzutage kein Kunststück. Dazu muss man nicht mal etwas herunterladen oder verdächtige Seiten besuchen. Die meisten Viren werden einfach per Email zugesendet oder nutzen Sicherheitslücken in der anderen Software. Ein gutes Antivirus-Programm ist daher elementar für jeden Rechner. Zu den beliebtesten Antivirus Software-Produkten zählen Antivirus-Software der Firma ESET, vor allem „NOD32 Antivirus“ und „Internet Security“. Die Programme bieten Schutz vor unterschiedlichen Malware-Arten wie Viren, Trojanern oder Spyware. Zusätzlich schützt die Software auch vor Ransomware wie Lockscreen-Trojanern.

ESET Antivirus ist universell einsetzbar

Die Antivirus Software von ESET wird eingesetzt um PCs, Notebooks und Server zu schützen– ganz egal mit welchem Betriebssystem. Das Programm bietet den Schutz vor Viren auf allen technischen Plattformen. Dazu gehören Windows 10, Windows Server, Linux oder Apple Macintosh.

Der Antivirus-Hersteller mit den weltweit niedrigsten „false positives“

Wenn eine Datei oder ein Mailanhang fälschlicherweise als infiziert eingestuft wurde, dann wird es in der Regel in Quarantäne verschoben oder gelöscht. Die Folge – die Software, zu der diese Datei gehört, wird nicht mehr richtig funktioniert. Bei ESET tendieren false Positives gegen null.

Datenschutzkonforme Verschlüsselung

Die Software ist mehr als nur ein Antivirus: Mit der ESET Endpoint Protection (EEE) können Firmen die Festplatten von Notebooks (und PCs) sicher verschlüsseln. Die ESET Endpoint Encryption bietet eine ausgeklügelte Kombination aus Schlüssellänge, Verschlüsselungsalgorithmen und Nutzerfreundlichkeit. Für Unternehmen, die mit vertraulichen Daten arbeiten, ist das mit Blick auf die kommende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die im Mai 2018 in Kraft tritt, die optimale Verschlüsselungs-Lösung.

ESET bietet eine 2-Faktor-Authentifizierung an

Mit der ESET Secure Authentication (ESA) bietet die Software IT-Administratoren die Möglichkeit, neben dem Passwort eine 2-Faktor-Authentifizierung im Unternehmen durchzusetzen und so für noch mehr Sicherheit zu sorgen. Zum Beispiel um den Zugriff auf die Firmen-VPN oder RADIUS-basierte Dienste zu schützen. Die 2-Faktor-Authentifizierung verhindert unberechtigte Zugriffe dank zusätzlichem Sicherheitsfaktor und ist sicher und unkompliziert in Verwaltung.

Antivirenschutz, der immer aktuell ist

ESET NOD32 ist dank Internet-Updates immer auf dem neuesten Stand. Dank der heuristischen Analyse kann das Programm neue, noch unbekannte Viren erkennen. Aufgrund der schnellen Verbreitung von Viren und ihren Derivaten werden Viren-Signaturen mehrmals täglich aktualisiert.

Eines der am meisten genutzten Antivirus-Produkte

Das Programm gehört zu den am meisten genutzten Antivirus-Lösungen und hat mit knapp 15% Marktanteil den höchsten Anteil an installierter Antivirus-Software auf Endgeräten von allen kommerziellen Antiviren-Herstellern. Nur der kostenfreie Scanner von Avast wird mit 20% etwas häufiger installiert als ESET. Die Software läuft auf allen Betriebssystemen und überzeugt Unternehmen weltweit durch ihre hohe Sorgfalt beim Finden und Löschen von Malware.

Schnell und ressourcenschonend

Die Antivirus-Engine, also der Kern des Programmes ist in schnellem Assembler-Code geschrieben.
Zudem entscheiden sich viele Unternehmen für ESET, weil die Software ressourcenschonend ist und die Hardware nicht ausbremst. Dank ihrer schnellen Performance und geringer Systembelastung kann die Software auch bei komplexen Unternehmensumgebungen eingesetzt werden.

ESET ist auch auf alten Betriebssystemen einsetzbar

Auch wenn man Windows 95 oder Windows 98 nicht mehr nutzen sollte, verwenden viele Fertigungsbetriebe häufig in die Jahre gekommene und von Microsoft nicht mehr unterstützte Betriebssysteme. Alte Systeme, die weder regelmäßig gewartet noch mit Updates aktualisiert werden können, stellen eine akute Gefahr für die Sicherheit des Unternehmens dar. Die gute Nachricht für alle Windows-Oldtimer-Fans: Die aktuelle Antiviren-Software von ESET läuft sogar noch auf Windows 95!

Effektiver Schutz vor Ransomware

Um Computer effektiv vor Ransomware zu schützen reicht es nicht aus die Dateien in Echtzeit zu überprüfen, denn dabei kann man in der Regel nur bekannte Viren entdecken. Nur Software, die mehrere Schutzschichten haben, können einen umfangreichen Schutz gewährleisten. Zero-Day-Attacken – also Hackerangriffe, die erst dann bekannt werden, wenn der Angriff schon stattgefunden hat und sensible Informationen an die Öffentlichkeit gelangt sind – ermöglichen den Angreifern einen leichten Einstieg in fremde Computersysteme und können sich dadurch binnen Minuten weltweit ausbreiten und Millionen Maschinen infizieren. Eine effektive Verhaltensanalyse ist dabei fast die einige Möglichkeit Unternehmen vor solchen Attacken zu schützen.

Bei ESET werden über 10 weitere Schutzmechanismen verwendet, die jeden einzelnen Arbeitsplatz schützen, auf dem ESET installiert ist, unter anderem:

  • der Advanced Memory Scanner (sucht nach verdächtigem Verhalten der Malware im Speicher),
  • das ESET LiveGrid® Reputation System (überwacht unbekannte und potenziell bösartige Anwendungen) und
  • der Exploit Blocker (verstärkt den Schutz vor gezielten Angriffen und zuvor unsichtbaren Schwachstellen).
  • ein erweitertes Botnet-Schutzmodul bei den neusten Programmen blockiert zusätzlich die Kommunikation zwischen Ransomware und C&C-Servern.


Kein ESET-Kunde wurde von WannaCry betroffen!

Firmen, die ESET als Antivirus-Lösung nutzen, waren von dem letzten Verschlüsselungsvirus „WannaCry“ nicht betroffen. Dieses Schadprogramm hat im Mai 2017 für einen schwerwiegenden Cyberangriff gesorgt. Doch ESET hat diese Gefahr sicher erkannt und die betroffenen PCs, Computer und Server zuverlässig geschützt.

Antivirus-Software mit zentraler Verwaltung

Bei ESET können Administratoren die Sicherheit ihrer Endpoints, Server und Mobilgeräte komfortabel über eine Remote Administration (ERA) Web-Konsole verwalten. So kann man zentral alle Bedrohungen und Aktualisierungen aller Endgeräte managen –  das spart Zeit und Geld. Die ESET Remote Administration gibt es für Windows, Linux und als fertige VMWare-Appliance.

ESET Antivirus schützt in Google Chrome-Nutzer vor Cyber-Angriffen

ESET ist seit Oktober 2017 fester Bestandteil von Google Chrome und macht das Surferlebnis für Google Chrome Nutzer noch sicherer. Nach einem 2 Jahre langen Test hat sich Google für den Einsatz von ESET in Google Chrome entschieden und die Technologie von ESET in Chrome Cleanup integriert. So können die Anwender des Google Chrome Browsers von dem Schutz der renommierten Software profitieren.

„Try before you buy“ – ESET kostenfrei testen

Mit dieser Software muss niemand die sprichwörtliche Katze im Sack kaufen. Interessierte Kunden können von ESET-Fachhandelspartnern wie der Biteno GmbH jederzeit eine 30tägige Testlizenz aller beliebigen Produkte der ESET erhalten und damit das Produkt auf Herz und Nieren testen. Erfahrungen zeigen – über 80% aller Interessenten entscheiden sich nach Ende der Testphase für das Produkt der Marke.

Ein leichter Umstieg auf die ESET Antivirus Software

Damit der Umstieg auf die ESET Programme schnell und unkompliziert abläuft, bietet EASET seinen Kunden einen Übernahme-Service an. Speziell für Interessenten, die noch eine andere Antivirus-Lösung eines Mitbewerbers einsetzen, bietet ESET die Übernahme der Restlaufzeit (bis zu 12 Monate) sowie die Anrechnung auf die Laufzeit einer ESET-Lizenz an. Sprechen Sie einfach die Vertriebsmitarbeiter der Biteno GmbH an. Als autorisierter Fachhandelspartner erstellen wir für Sie ein individuelles Angebot!

Malware_Schutz

Die Software genießt hohe Anerkennung

Doch nicht nur das Know-How der Firma ESET ist beeindruckend, sondern auch ihr Kundenportfolio. Viele große Firmen wie Tesla, Deutsche Bahn, Google, Renault oder die ARAG Versicherung sind namhafte Referenzen für das Unternehmen weltweit.

Auch bei unabhängigen Tests genießen die Antivirus Produkte der Marke hohes Ansehen. Das Unternehmen hat sogar den Rekord in der Geschichte der Antiviren-Software gebrochen: ESET wurde als einziger Hersteller der Branche 100 Mal mit VB100 Awards ausgezeichnet (die renommierte Auszeichnung des britischen Fachmagazins „Virus Bulletin“ über die Prävention, Erkennung und Entfernung von Malware und Spam).

Der Antivirus-Hersteller mit jahrelanger Branchenerfahrung

Die Antivirus-Software ist seit 1987 am Markt – in diesem Jahr wurde die erste Version von NOD Antivirus von den ESET-Gründern Peter Paško und Miroslav Trnka geschrieben. Inzwischen beschäftigt das Unternehmen über 1600 Mitarbeiter und bietet seine Sicherheitsleistungen in mehr als 200 Ländern und Gebieten an. Das Unternehmen wird nach wie vor von ihren drei Gründern geleitet und ist nicht von externen Investoren getrieben.

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Lastenheft und Pflichtenheft: Zwei Schritte, ein Ziel

Auch einfache Kundenwünsche können manchmal ganz schön komplex sein. Und je umfangreicher und detaillierter ein Auftrag ist, desto mehr Einzelheiten, mögliche Sonderwünsche und Extras gilt es zu berücksichtigen. Abläufe müssen ineinander greifen, Termine und Kosten müssen festgelegt und, noch wichtiger, eingehalten werden. Da ist es dann unumgänglich, dass alle Beteiligten genau festlegen und vor allem übersichtlich festhalten, was man miteinander vereinbart hat. Kurz und gut: es ist Zeit für ein Lastenheft und somit natürlich, im zweiten Schritt, auch für ein Pflichtenheft.

Zuerst der Kunde – das Lastenheft

Mündliche Vereinbarungen sind sehr fehleranfällig

Der Kunde ist nicht nur König, er ist bei einem Auftrag logischerweise immer als erster am Zug. Schließlich weiß er, was er will und teilt dies in einem ersten Kontaktgespräch mit. Auch wenn man dieses Gespräch ausführlich führt und eine intensive Beratung und Abstimmung erfolgen, Missverständnisse sind bei mündlichen Absprachen nie ausgeschlossen und jeder kann etwas falsch in Erinnerung behalten. Das ist ganz normal und menschlich. Die einfachste Lösung besteht darin, die bestehenden Anforderungen möglichst genau schriftlich festzuhalten und daraus dann alle Details der Umsetzung abzuleiten, um sie dann ebenfalls schwarz auf weiß zu dokumentieren. Übrigens. Vorlagen findet man dazu ganz einfach im Netz!

Im Ablauf ist logischerweise zuerst der Kunde an der Reihe. Er fixiert nach der dem Beratungsgespräch in seinem Dokument seine Wünsche an das Produkt oder die zu erbringende Dienstleistung. Auf welcher Basis soll die jeweilige Leistung erfolgen, wie soll das Produkt aussehen, was genau erwartet man von einem Dienstleister, in welchem Zeitraum und in welchem Kostenrahmen.

Prüfen, planen und genau dokumentieren – das Pflichtenheft

Wenn der Kunde mit seinem Entwurf des Lastenheftes fertig ist, ist es an dem Auftragnehmer, diese Anforderungen auf Machbarkeit, Zeitaufwand und Kosten zu überprüfen. Der Kunde wird seine Anforderungen in aller Regel eher allgemein und mit Blick auf das gewünschte Resultat formulieren. Es ist Aufgabe des Auftragnehmers, daraus dann ein exaktes Umsetzungsszenario abzuleiten.

Lastenheft

Vereinbarungen sollten stets schriftlich festgehalten werden

Ganz wichtig: Fallen bei der Prüfung des Auftrags Punkte ins Auge, die Schwierigkeiten verursachen könnten, die mehr Zeit erfordern oder Mehrkosten verursachen, den Kunden unbedingt im Vorfeld darauf hinweisen. So hat er die Möglichkeit, eventuelle Korrekturen vorzunehmen oder aber sich bewusst für den Mehraufwand zu entscheiden.

Der Kunde hat nun also allgemein, wenn auch gut abgestimmt, seine Anforderungen formuliert.Wie wird daraus nun eine konkrete Leistung? Das ist die Aufgabe bei der Abfassung eines Pflichtenheftes. Produktdetails, Ablaufpläne, Zeitfenster, Kostenrahmen, alles muss so genau wie möglich dokumentiert werden. Die Devise „Weniger ist mehr“ hat hier nichts zu suchen!

Im Gegenteil: Obwohl das Pflichtenheft straff geführt und übersichtlich aufgebaut sein sollte, ist es im Zweifelsfall besser einen Schwenk zu viel als zu wenig zu machen. Schließlich sind Missverständnisse nicht nur ärgerlich, sie kosten Nerven, Zeit und vor allem Geld. Und sie tragen nicht zur Kundenzufriedenheit bei! Ein Kunde, der erfährt, dass das Auto nun doch teurer wird, die Gestaltung der Website länger dauert oder die Arbeitskosten höher liegen werden, der wird nur in gut begründeten Ausnahmefällen wiederkommen oder Folgeaufträge vergeben. Wenn er aber genau sieht, was auf ihn zukommt und die Leistung dann auch zuverlässig erbracht wird, dann wird er bei seinem Anbieter/Dienstleister bleiben.

In beiderseitigem Interesse

Lasten- und Pflichtenheft ersetzen nicht den Vertrag!

Die Dokumentation von Anforderungen (also das Lastenheft) und Leistungen (Pflichtenheft) ist also kein Ausdruck von Misstrauen zwischen Kunde und Lieferant. Im Gegenteil: Sie ist Ausdruck dafür, dass beide Seiten gewillt sind, sich das Leben so leicht wie möglich zu machen. Der Kunde gibt dem Anbieter/Dienstleister eine gute Vorlage, auf die dieser gezielt aufbauen kann.

So haben beide Seiten die Sicherheit, dass mögliche Fehler bereits zu Beginn ausgeschlossen werden. Und sollte es dann während des Projektes doch einmal zu Abweichungen kommen, können diese besser begründet werden. Der Vergleich mit den dokumentierten Leistungen ermöglicht dann auch eventuell notwendige Ergänzungen oder Korrekturen.

Eines sollte aber auch klar sein. Die schriftliche Dokumentation ist eine Absichtserklärung über Leistungserwartungen, Leistungsumfang und deren Umsetzung. Sie ist aber kein Ersatz für eine vertragliche Vereinbarung, z.B. für einen Kaufvertrag oder ähnliche Verträge, etwa einen Wartungsvertrag. Aber sie ist eine wichtige Hilfe zur Erfüllung der Verträge.

Last but not least: Entscheidend und maßgebend für den Erfolg ist die zuverlässige und termingetreue Umsetzung der vereinbarten Leistungen. Lastenheft und Pflichtenheft sind dafür nur die notwendigen Vorarbeiten, die man aber im eigenen Interesse nicht vernachlässigen sollte.

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Der beste Passwort-Manager

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Passwort-Manager

Viele Internetuser neigen dazu, ihre Online-Accounts allesamt mit demselben Passwort zu schützen. Das ist zwar relativ praktisch, da man sich infolgedessen nur noch ein einziges Passwort merken muss. Zeitgleich stellt dies jedoch auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Findet ein Hacker das Passwort zu einem Account heraus, so probiert er dieses in der Regel auch bei verschiedensten namhaften Anbietern aus – nicht selten mit verheerenden Folgen.

Die Alternative wären individuelle Passwörter für jeden einzelnen Account. Im Idealfall müssten diese auch noch schwer zu knacken sein – doch wer soll sich die alle merken? Die Lösung für dieses Problem stellt ein sogenannter Passwort-Manager dar, welcher sämtliche Passwörter verschlüsselt abspeichert. Um an diese zu gelangen, benötigt man nur noch ein einziges Master-Passwort. Doch welcher der vielen Passwort-Manager ist eigentlich besonders empfehlenswert? Wir verraten es Ihnen.

Die Vorteile des Passwort-Managers

Passwort-Manager

Passwort-Manager helfen erheblich bei der Verwaltung der eigenen Passwörter

Die Nutzung eines Passwort-Managers bietet seinem Verwender eine Vielzahl an Vorteilen. So lassen sich in ihm diverse Passwörter besonders sicher, da nahezu unknackbar verschlüsselt, hinterlegen. Dies bringt wiederum den Vorteil mit sich, dass man auch besonders komplexe Passwörter für einzelne Homepages oder Onlinedienste in einem solchen Manager anlegen kann. Man muss sich diese ja fortan nicht mehr merken.

Viele Programme bringen zudem den Vorteil mit sich, dass man das jeweilige Passwort für einen bestimmten Dienst nicht erst mühselig kopieren und an der entsprechenden Stelle einfügen muss, sondern das Passwort dank einer intelligenten Verknüpfung automatisch in das Eingabeformular übertragen wird. Last but not least ist sogar eine Mitführung des Passwort-Managers auf einem USB-Stick möglich, sodass man alle Passwörter auch auf fremden PC’s stets griffbereit hat.

Nachteile des Passwort-Managers

Doch Passwort-Manager haben je nach Ausführung auch einen kleinen, aber feinen Nachteil. Da in ihnen gleich diverse Passwörter hinterlegt sind, erweisen sie sich als bevorzugtes Angriffsziel für Kriminelle, die durch das Knacken eines einzigen Passworts in der Lage wären, umfangreiche Beute zu machen. Dies ist leider auch dann möglich, wenn der Verwender den Zugang zu seinen Passwörtern durch ein besonders starkes Master-Passwort geschützt hat. Beispielsweise dann, wenn Hacker einen Trojaner auf dem PC eingeschleust haben, der in der Lage ist, alle Eingaben auf der Tastatur auszulesen. Fairerweise muss man aber dazusagen, dass dies auch Nutzern ohne Passwort-Manager passieren kann.

Namhafte Passwort-Manager im Schnellcheck

Um Ihnen die Suche nach einem geeigneten Passwort-Manager zu erleichtern, haben wir nachfolgend einige namhafte Programme genauer unter die Lupe genommen. Tatsächlich ist die Auswahl an Passwort-Managern aber derartig umfangreich, dass wir an dieser Stelle leider nicht auf alle im Handel erhältlichen Tools eingehen können.

KeePass

Das Logo von KeePass

„KeePass“ ist eine kostenlos erhältliche Open-Source-Anwendung, die sich vor allem an Anwender richtet, die keine allzu große Erfahrung im Umgang mit Profi-Tools haben. Dementsprechend schlicht kommt auch die Benutzeroberfläche des Programms daher. Diese ist jedoch sehr übersichtlich strukturiert und ermöglicht somit eine nahezu kinderleichte Verwendung. Die Installation des Programms ist binnen einer Minute erledigt, darüber hinaus muss man sich zur Nutzung keinen eigenen Benutzeraccount erstellen.

Der Manager ist mit einer Vielzahl an praktischen Funktionseigenschaften ausgestattet. Beispielsweise mit einem Tool, das in der Lage ist, sichere Passwörter automatisch zu generieren. Der Nutzer muss sich also nicht einmal die Mühe machen, sich ein eigenes Passwort auszudenken. Alternativ kann man natürlich auch einfach seine bevorzugten Wunsch-Passwörter eingeben. Eben so, wie man es persönlich bevorzugt. Auffällig jedoch: Das Programm wurde nach dem sogenannten Baukasten-Prinzip erstellt. Dadurch muss man sich Erweiterungen für Importe und Exporte, eine Verwendung auf mobilen Endgeräten, eine Browser-Erweiterung oder eine deutsche Sprachversion noch zusätzlich herunterladen.

Vor allem die Browser-Erweiterung trägt jedoch zu einer sehr bequemen Verwendung des Programms bei. Auch die Möglichkeit, seine Passwort-Datenbank anstelle eines Master-Passworts mit einer Schlüsseldatei oder dem eigenen Windows-Account öffnen zu können, erweist sich als sehr praktisch. Allerdings nur, wenn man seine erstellte Datenbank auch besonders sicher aufbewahrt. Schade jedoch: KeePass bietet leider keinen Support für Unternehmen an.

LastPass Enterprise

Das Logo von LastPass Enterprise

Hinter LastPass Enterprise verbirgt sich eine Premium-Version des beliebten Passwort-Managers LastPass. Dieser eignet sich insbesondere für die Verwendung durch Unternehmen. Nach einer 14-tägigen Gratis-Testphase kann man das Programm für einen überschaubaren Preis von nur 48 US-Dollar pro Jahr verwenden. Einen Preisvorteil für eine lebenslange Verwendung gibt es jedoch leider nicht. LastPass Enterprise überzeugt durch eine kinderleichte Bedienung, auch die Benutzeroberfläche selbst ist sehr überschaubar und leicht verständlich konzipiert.

Auffällig: Im Gegensatz zu vielen anderen Passwort-Managern ist LastPass Enterprise kein eigentlicher Client, sondern nur eine reine Erweiterung für den verwendeten Browser. Das bringt leider einen wichtigen Nachteil mit sich, denn für Nicht-Browser Anwendungen (wie etwa das Voice-Over-IP-Programm Skype) ist das Tool somit nicht geeignet. Zu gefallen wissen dafür die automatische Erkennung von doppelten Passwörtern, die Verwendung auf unzähligen stationären und mobilen Endgeräten (Windows, Mac und Linux, Android, iOS, Windows Phone..) sowie ein nützlicher Safety-Check zur Überprüfung von erstellten Passwörtern auf ihre Sicherheit.

Durch die Erstellung von mehreren persönlichen Profilen, zwischen denen man einfach hin- und her wechseln kann, ist LastPass Enterprise wie geschaffen für einen Einsatz in kleinen und großen Unternehmen. Zu beachten gilt es allerdings, dass das System cloudbasiert arbeitet und alle Daten auf einem US-Server abgelegt werden. Zwar sind die Daten selbstverständlich verschlüsselt, dem ein oder anderen dürfte dieser fragwürdige Aspekt aber dennoch nicht gefallen.

Password Safe

Das Logo von Password Safe

Auch „Password Safe“ ist ein leistungsstarker Passwort-Manager, der sich vor allem für einen Einsatz in Unternehmen prädestiniert. Dieses „Made in germany“-Programm legt seine in ihm abgespeicherten Passwörter im Gegensatz zu LastPass Enterprise nicht in einer Cloud ab. Der Manager kann dadurch rein lokal, sprich, innerhalb des Unternehmens, betrieben werden. Dies ist in den Augen vieler Cloud-Gegner sicherlich ein nicht zu verachtender Vorteil.

Ein weiterer Vorteil dieses Passwort-Managers liegt in der Tatsache, dass sich das Tool nicht nur sehr schnell installieren, sondern auch kinderleicht verwenden lässt. Darüber hinaus überzeugt es durch vorbildliche Sicherheitsstandards und ermöglicht sogar ein unternehmensweites Arbeiten. So lassen sich Freigaben beispielsweise auf Wunsch auch nur über einen bestimmten Zeitraum hinweg erteilen. Dadurch können leitende Personen jederzeit einsehen, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt den Zugriff auf ein bestimmtes Passwort hatte. Ohnehin ist Password Safe in puncto Funktionseigenschaften ein echter Vorreiter auf dem Markt. Man darf sich u.a. auch auf nützliche Features wie eine zentralisierte Teamdatenbank, Passwort-Abrufe durch Angabe einer Begründung, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung oder einen Offline-Zugriff freuen.

Welche Features genau integriert sind, richtet sich allerdings in erster Linie nach der Wahl der gekauften Version. So ist die günstigste Standard-Version für 99 Euro pro Jahr erhältlich, die Premium-Versionen sind dementsprechend teurer.

Fazit

Wer auf der Suche nach einem hochprofessionellen Passwort-Manager für große Unternehmen ist, kommt mit dem deutschen Programm Password Safe definitiv voll und ganz auf seine Kosten. LastPass Enterprise ist hingegen etwas preiswerter zu haben, ist dafür jedoch auch nicht ansatzweise so umfangreich ausgestattet, wie Password Safe. KeePass richtet sich in erster Linie an sicherheitsbewusste Privatnutzer und ist idealerweise auch völlig kostenlos erhältlich.

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Aus Word ein PDF erstellen

Microsoft Office bietet eine gute Option, mit der Sie schnell und leicht ein PDF erstellen können. Wer kein Office nutzt, der kann die Hilfe von anderen Tools in Anspruch nehmen. Eine PDF-Datei ist nichts anderes, als ein Dokument welches mit dem Adobe Acrobat Reader gelesen werden kann.

Der Vorteil der Dateiendung ist, dass größere Dokumente in komprimierter Form problemlos dargestellt werden können. Ebenso unterstützt der Adobe Acrobat Reader das Ausfüllen von Formularen. Auch kann man mit Office eine Datei mit Feldbefehlen erstellen, welche später entweder automatisch oder vom Leser im Programm Adobe Acrobat Reader ausgefüllt werden können.

PDF erstellen

Der PDFCreator ist kostenlos downloadbar

Eine Alternative, gerade wenn es um größere Mengen an unterschiedlichen Dokumenten geht, sind spezielle Programme externer Dienstleister. Eines davon ist sehr bekannt und wird weltweit gerne genutzt. Es handelt sich hierbei um das Tool „PDFCreator„, welches kostenlos downloadbar ist.

In Microsoft Office ist die Funktion für das Speichern von Dateien im passenden Format von Anfang an integriert. Wer ein anderes Office-Programm nutzt, muss unter Umständen ein weiteres Programm für die Umwandlung verwenden. In den folgenden Abschnitten beschäftigen wir uns näher mit den verschiedenen Möglichkeiten und beleuchten deren Vor- und Nachteile.

Mit Microsoft Office schnell und einfach ein PDF erstellen

Es gibt verschiedene Wege, mit denen man Office für die Erstellung von Adobe Acrobat Reader DC fähigen Dateien nutzen kann. Zum einen wäre da die Export-Funktion. Diese ist in Word, und in Excel aktivierbar. Mit ihr kann das komplette Dokument, welches sich gerade in Bearbeitung befindet, leicht und direkt in das PDF-Format gespeichert werden.

Wählen Sie bei „Speichern unter“ das PDF Format

Ein weiterer Ansatz ist den schon installierten PDF-Drucker zu nutzen. Dazu wird ein Druckauftrag angelegt. Das Ausgabegerät ist dann der vorinstallierte Drucker „Microsoft print to PDF“ in der Geräteauswahl. Die Funktion sollte man auf keinen Fall deinstallieren, da eine Neuinstallation oftmals nur mit Problemen durchgeführt werden kann.

Eine weitere Option ist das Formatieren in das Format des Adobe Acrobat Reader DC mit OneNote. Ähnlich wie in den anderen Programmen von Office, kann man mit wenigen Klicks über die Speicher-Funktion die eigenen Notizen und gespeicherte Dateien in das gewünschte Format exportieren.

Tools können ebenfalls das gewünschte Ergebnis liefern

Ein Word-Dokument lässt sich auch in eine PDF-Datei exportieren

Viele Menschen nutzen das Office von Microsoft nicht, sondern greifen lieber auf andere Programme zurück. Hier gestaltet sich das Abspeichern von Dokumenten in das gewünschte Format oftmals schwierig. Aber das ist kein Grund zur Verzweiflung. Zahlreiche Drittanbieter bieten entweder professionelle, oder Open-Source-Lösungen an. Diese können direkt im Netz bezogen werden.

Der Unterschied in der Handhabung ist, dass diese Programme zusätzlich installiert werden müssen. Sie haben entweder ein eigenes Interface, oder aber sie nutzen die bereits vorhandene Druckfunktion. Manche greifen auch direkt in die Menüführung des Schreibprogramms ein und platzieren einen Quick-Button für einen schnellen Export.

Viele dieser Programme sind kostenlos. Ebenso gibt es eine Reihe von Programme, deren Entwickler eine zusätzliche Gebühr für die Nutzung erheben. Frei zugängliche Programme sollte man vor der gewerblichen Verwendung prüfen. In der Lizensierung kann nämlich ein Passus stehen, indem für eine gewerbliche Nutzung des Programms ein Entgelt fällig wird.

Aktuell haben viele der Anbieter von Office-Lösungen eigene Lösungen in ihre Software integriert. Diese arbeiten in der Regel zuverlässig. Das Speichern von Dokumenten im Format von Adobe Acrobat Reader DC gehört heute zum guten Standard und ist aufgrund der hohen Verbreitung von Adobe Acrobat Reader DC eine notwendige Funktion.

Adobe Acrobat Reader DC wird weltweit verwendet

So gut wie jeder, der das Internet regelmäßig nutzt wird um die Verwendung von Adobe Acrobat Reader DC nicht herumkommen. Spätestens, wenn man viele Dokumente in einer E-Mail als Anhang verschicken möchte ist dieses Programm viel zu praktisch. Der Adobe Acrobat Reader DC gehört mit zu den am häufigsten genutzten Programmen der Welt. Neben Word dürfte Adobe Acrobat Reader DC zu den Top 10 der am häufigsten genutzten Programme gehören.

Die starke Nutzung von Adobe Acrobat Reader DC macht die Verwendung der Funktion für den Export in das passende Format dringend notwendig. Ohne eine solche Funktion würde die benötigte Speicherkapazität für den täglichen Schriftverkehr via E-Mail, und ebenso für die allgemeine Verwendung des Internets explodieren. Adobe Acrobat Reader DC hat sich als weltweiter Standard etabliert. Statistisch gesehen nutzt jeder Internetnutzer mindestens eine Version des Adobe Acrobat Reader DC regelmäßig.

Die Downloadmaske des Adobe AR DC

Wir empfehlen die Nutzung von der hauseigenen Lösung für den Export von Dokumenten, sofern man Word benutzt. Viele der im Internet erhältlichen Programme sind ausgesprochen gut. Microsoft hat mit seinem Tool ein tolles und vielseitiges Werkzeug für den Alltag geschaffen. Bei der Nutzung von anderen Programmen sollte man beim Download auf die Sicherheit der Quellen achten. Ansonsten können Risiken weitestgehend vermieden werden.

Das Programm „PDFCreator“ hat sich im praktischen Einsatz bewährt und sich als vernünftige Lösung erwiesen. Das Tool ist kostenlos erhältlich und kann sogar online verwendet werden. Es ist leicht in der Handhabung und Laien können es problemlos verwenden. Natürlich handelt es sich hier nicht um das einzige gute Tool für den Export von Dokumenten.

Weiter Möglichkeiten ein PDF zu erstellen

Es ist auch möglich, einen PDF-Druckertreiber zu verwenden. Diesen findet man beispielsweise hier oder auch hier. Ebenfalls möglich ist die Nutzung des PDFMailers von Gotomaxx. Alle diese Tools sind kostenfrei. Eine Nachbearbeitung des entstandenen PDFs ist hierbei allerdings nicht möglich.

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Was ist eine Branchensoftware?

Sind Sie auf der Suche nach der passenden Software für Ihr Unternehmen? Dann ist es nicht immer erforderlich, eine Individualsoftware bei einer Firma in Auftrag zu geben. Sie können auch eine Branchensoftware nutzen, die Ihnen verschiedene Vorteile bietet.

Welche Vorteile hat Branchensoftware?

Branchensoftware

Eine Branchensoftware hat Vor- und Nachteile

Branchenlösungen haben bestimmte Vorteile, von denen auch Ihr Unternehmen profitieren kann. Deshalb ist es sehr wahrscheinlich, dass sich eine solche Art von Software auch für Sie lohnt.

Die Software als Lernprogramm nutzen

Interessant ist, dass diese Art von Software für die Gesamtheit aller Unternehmen konzipiert ist, die in der betreffenden Branche tätig sind. Aus diesem Grund haben Sie die Möglichkeit, in passenden Bereichen dazuzulernen. Vielleicht wird ein bestimmtes Problem anders gelöst, als Sie es bisher gewohnt waren. Oder Ihnen wird ein neuer Geschäftsbereich durch die Software vorgestellt, den Sie bislang vielleicht noch nicht in Betracht gezogen haben.

Mit Ihrer Konkurrenz mithalten

Wenn Sie sich für ein Programm entscheiden, das auch Ihre Konkurrenz nutzt, wissen Sie, dass Sie gleichauf liegen. Bei einer individuell von Ihnen in Auftrag gegebenen Software kann es hingegen sein, dass man bestimmte Features nicht bedacht hat. Das verschafft ein ruhiges Gefühl – Sie wissen, wie und womit andere Unternehmen in Ihrem Bereich arbeiten.

Eine hochentwickelte Lösung verwenden

Gerade solche Branchensoftware, die über einen langen Zeitraum hinweg verwendet wurde, ist meist hoch entwickelt. Sie hat diverse Updates durchlaufen und wurde an die branchentypischen Bedürfnisse von Unternehmen angepasst. Sie können also gleich nach Ihrer Wahl mit einem hoch entwickelten Programm arbeiten. Bei einer Individualsoftware bekommen Sie hingegen anfangs ein Programm, das eventuell noch weiterentwickelt werden muss.

Branchensoftware lässt sich auch anpassen

Ein günstiger Preis

In der Regel sind Branchenlösungen günstiger, als für Unternehmen individuell hergestellte Produkte. Der Grund hierfür liegt in den weitaus höheren Verkaufszahlen, von denen die Entwickler finanziell profitieren. Sie geben also weniger aus und können gleichzeitig mit einem starken Programm arbeiten.

Anpassbarkeit

Branchenbezogene Software ist häufig anpassbar und erweiterbar. Das bedeutet, dass sie in gewissem Umfang zu einer Individualsoftware gemacht werden kann. Die Anpassung kann Features nutzen, die bereits im Programm vorgesehen sind. In vielen Fällen ist es aber auch möglich, eine individuelle Erweiterung in Auftrag zu geben.

Vorteile gegenüber Standardsoftware

Das Gegenteil von Individuallösungen ist die Standardsoftware. Hier handelt es sich um Software, die branchenunabhängig ist und von jedem Unternehmen verwendet werden kann. Sie ist also nicht an einen bestimmten Geschäftsbereich angepasst. Darin liegt auch ihr Nachteil gegenüber den Branchenlösungen – hier gibt es keine außergewöhnliche Spezifikation, von der die Branche als solche profitiert.

Und was ist Branchensoftware genau?

Für die Produktion gibt es Branchensoftware

Software dieser Art ist so entwickelt worden, dass sie genau die Bedürfnisse der Branche trifft, für die Sie vorgesehen ist. Die Entwickler haben also nicht ein einzelnes Unternehmen als Auftraggeber im Blick. Sie entwickeln für die Gesamtheit aller Unternehmen in der betreffenden Branche.

Die Art und Weise der Entwicklung ist nicht festgelegt. Das Softwareunternehmen kann mit ausgesuchten Unternehmen aus der Branche zusammenarbeiten oder für sich selbst eine Lösung entwerfen. Grundsätzlich ist es Ziel, die Tätigkeit der Unternehmen in dem betreffenden Bereich bestmöglich zu unterstützen.

Der Begriff der Branche in diesem Sinne kann eng und weit gefasst sein. Häufig bezeichnet er ein bestimmtes Geschäftsfeld, in dem ein Unternehmen tätig sein kann. Branchensoftware kann aber auch dann vorliegen, wenn ein Marktsegment umfasst ist. Es gibt populäre Branchenlösungen und solche, die als Nischenprodukt angesehen werden können und entsprechend wenige Nutzer besitzen.

Branchenlösungen sind umfangreicher, als bloße ERP-Systeme. In vielen Fällen handelt es sich um eine Komplettlösung, mit der man das komplette Geschäftsfeld des Unternehmens erfassen kann. Damit vereinfachen sie interne Vorgänge – alles wird an einer Stelle verwaltet. Ihre Mitarbeiter können sich in ein einziges System einarbeiten und haben dann die Möglichkeit, die Vorgänge in Ihrer Firma zu überblicken und zu steuern.

Beispiele für Branchenprogramme

Branchenlösung

Branchensoftware ist auf eine spezielle Branche zugeschnitten

Es existieren zahlreiche Varianten von Branchenprogrammen. Grundsätzlich benötigen die meisten Unternehmen der heutigen Zeit die Möglichkeit, über ein IT-System interne und externe Vorgänge zu verwalten. Dazu zählen zum Beispiel Entwicklungen von Bankensoftware, Software für die Forschung, Automobilindustrie oder das Gesundheitswesen.

Die oben zu findende Aufzählung ist nicht abschließend. Für jeden einzelnen Bereich sind die entwickelten Lösungen genau auf die Anforderungen abgestimmt, die in der jeweiligen Branche existieren. Bei Unternehmen, die Kundendaten verwalten, ist es in besonderem Maße erforderlich, auf die Sicherheit der verwalteten Daten zu achten. In anderen Bereichen geht es zum Beispiel darum, umfangreiche Datensätze genau zu erfassen. Das trifft zum Beispiel auf die Anforderungen der Forschung zu.

Die richtige Software finden

Wenn Sie sich für branchenspezifische Software interessieren, gilt es, die richtige Lösung für Ihre Anforderungen zu finden. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Versuchen Sie, eine Demo-Version der Programme zu erhalten, die für Sie in Betracht kommen. So können Sie die einzelnen Varianten ausprobieren und auf diese Weise feststellen, welches Programm Ihre Bedürfnisse am besten erfüllt.

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