Ihr Unternehmen wächst, die IT wird komplexer — aber eine eigene IT-Abteilung rechnet sich noch nicht. IT-Outsourcing ist dann oft die bessere Lösung. Sie brauchen einen externen IT-Dienstleister, der mitdenkt statt nur reagiert. Doch wie trennen Sie die Spreu vom Weizen?

Dieser Artikel zeigt Ihnen die acht Kriterien, die bei der Auswahl wirklich zählen — speziell für Unternehmen mit 20 bis 50 Mitarbeitern.

Warum die Wahl des IT-Dienstleisters so wichtig ist

Über 80 % der deutschen Unternehmen beziehen IT-Leistungen extern (Bitkom IT-Mittelstandsbericht 2024). Das ist sinnvoll — aber nur mit dem richtigen Partner. Ein unpassender Dienstleister kostet nicht nur Geld, sondern auch Nerven, Zeit und im schlimmsten Fall Ihre Daten.

Typische Probleme mit dem falschen IT-Partner:

• Stundenlange Wartezeiten bei Störungen
• Veraltete Systeme, die niemand aktualisiert
• Unklare Kosten und starre Verträge
• Kein Ansprechpartner, der Ihr Geschäft versteht

Für Unternehmen Ihrer Größe ist IT keine Nebensache — sie ist die Grundlage für produktives Arbeiten. Wenn die IT steht, steht das Unternehmen.

8 Kriterien für die Auswahl des richtigen IT-Dienstleisters

1. Branchenverständnis statt nur Technikwissen

Ein guter IT-Dienstleister fragt nicht als Erstes nach Ihrem Server, sondern nach Ihrem Geschäftsmodell. Er muss verstehen, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten, welche Anwendungen geschäftskritisch sind und wo die Schmerzpunkte liegen.

Fragen Sie: Welche Kunden in unserer Branche oder Größenordnung betreuen Sie bereits?

2. Reaktionszeiten — vertraglich garantiert

„Wir kümmern uns schnellstmöglich“ ist keine Zusage. Achten Sie auf klar definierte Service Level Agreements (SLAs) mit konkreten Reaktions- und Lösungszeiten.

Richtwert: Bei kritischen Störungen sollte die Reaktionszeit unter 1 Stunde liegen, die Lösung innerhalb von 4 Stunden angestossen werden.

3. Proaktive Wartung statt Feuerwehr-Modus

Der Unterschied zwischen einem IT-Dienstleister und einem guten IT-Dienstleister: Der eine kommt, wenn es brennt. Der andere sorgt dafür, dass es nicht brennt.

Fragen Sie nach:

• Automatisiertem Monitoring Ihrer Systeme
• Regelmäßigen Patch- und Update-Zyklen
• Proaktiven Sicherheitschecks

Stichwort Managed Services: Ein Flatrate-Modell für IT-Betreuung ist für Unternehmen mit 20–50 Mitarbeitern oft wirtschaftlicher als Abrechnung nach Stunden — und schafft Planungssicherheit.

4. IT-Sicherheit als Kernkompetenz

Cyberangriffe treffen längst nicht nur Konzerne. Gerade mittelständische Unternehmen sind attraktive Ziele, weil sie oft weniger geschützt sind. Ihr IT-Dienstleister muss IT-Sicherheit nicht als Zusatzleistung, sondern als Grundpfeiler verstehen.

Achten Sie auf:

• Firewall-Management und Endpoint Protection (EDR)
• Backup-Konzept mit regelmäßigen Restore-Tests
• Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter (Security Awareness)
• Zertifizierungen wie ISO 27001

5. Skalierbarkeit — heute 30, morgen 50 Arbeitsplätze

Ihr Unternehmen wächst? Dann muss Ihre IT mitwachsen — ohne jedes Mal ein Projekt daraus zu machen. Ein guter IT-Partner plant Infrastruktur so, dass neue Mitarbeiter in Stunden statt Wochen arbeitsfähig sind.

Fragen Sie: Wie läuft das Onboarding eines neuen Mitarbeiters ab? Wie schnell ist ein neuer Arbeitsplatz einsatzbereit?

6. Ein fester Ansprechpartner

Nichts ist frustrierender als ein Callcenter, in dem Sie jedes Mal Ihre gesamte IT-Landschaft erklären müssen. Bestehen Sie auf einen festen technischen Ansprechpartner, der Ihre Umgebung kennt.

Bonus: Regelmäßige Strategie-Gespräche (z. B. quartalsweise), in denen Ihr IT-Partner aktiv Verbesserungsvorschläge einbringt.

7. Transparente Kosten

IT-Kosten müssen planbar sein. Achten Sie auf:

• Klare Preismodelle (pro Arbeitsplatz/Monat oder Flatrate)
• Keine versteckten Kosten für „Sonderleistungen“
• Transparente Dokumentation aller durchgeführten Arbeiten

Richtwert: Für professionelle IT-Betreuung eines Arbeitsplatzes (inkl. Monitoring, Helpdesk, Sicherheit) sollten Sie mit 80–150 € pro Mitarbeiter und Monat rechnen — je nach Leistungsumfang.

8. Regionale Nähe

Remote-Support löst 80 % der Probleme. Aber für die restlichen 20 % — Serverumzüge, Hardware-Tausch, Netzwerkverkabelung — brauchen Sie jemanden vor Ort. Ein regionaler Partner kann in unter einer Stunde bei Ihnen sein, wenn es wirklich zählt.

Checkliste: IT-Dienstleister bewerten

Kriterium	✅ Gut	⚠️ Vorsicht
Branchenerfahrung	Referenzen in Ihrer Größe/Branche	„Wir können alles“
SLAs	Schriftlich, mit konkreten Zeiten	Nur mündliche Zusagen
Monitoring	24/7, proaktive Meldungen	Nur auf Zuruf
Sicherheit	Zertifizierungen, Backup-Tests	„Firewall reicht“
Skalierbarkeit	Onboarding in Stunden	Wochen für einen neuen PC
Ansprechpartner	Fest, kennt Ihre Umgebung	Wechselndes Callcenter
Kosten	Transparent, planbar, pro Arbeitsplatz	Stundenzettel ohne Obergrenze
Nähe	Vor-Ort-Service in < 1h	Nur Remote, Zentrale in anderem Bundesland

Der häufigste Fehler: Nur auf den Preis schauen

Ja, IT kostet Geld. Aber der billigste Anbieter wird schnell zum teuersten — wenn nach einem Ransomware-Angriff das Backup nicht funktioniert oder nach einem Serverausfall niemand erreichbar ist.

Rechnen Sie nicht nur die monatlichen Kosten, sondern auch die Kosten eines Ausfalls. Bei einem Unternehmen mit 30 Mitarbeitern kann ein Tag IT-Stillstand schnell 10.000–30.000 € kosten — durch Produktivitätsverlust, verpasste Deadlines und Kundenvertrauen.

Fazit: Der richtige IT-Partner ist eine Investition

Für Unternehmen mit 20–50 Mitarbeitern ist der IT-Dienstleister kein Lieferant — er ist ein strategischer Partner. Nehmen Sie sich Zeit für die Auswahl, stellen Sie die richtigen Fragen und lassen Sie sich nicht von Buzzwords blenden.

Die besten IT-Dienstleister erkennen Sie nicht am größten Stand auf der Messe, sondern daran, dass sie Ihre Probleme verstehen, bevor Sie sie aussprechen.

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