Bei Groupware bzw. Gruppen-Software handelt es sich um Software-Lösungen, die in erster Linie zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe, wie zu Beispiel in einem Unternehmen, über räumliche und/oder zeitliche Distanz hinweg eingesetzt werden. Solche Systeme setzen die theoretischen Grundlagen der computerunterstützten Arbeitsprozesse in konkrete Arbeitsfälle um.

Allgemeine Informationen zu Groupware

Eine allgemeine Definition für den Begriff „Groupware“ haben die US-amerikanischen Informatiker und Softwareentwickler Rein, Ellis und Gibbs gegeben. Demnach handelt es sich bei einer Groupware um ein computergestütztes System, welches eine Gruppe von Personen bei ihrer Arbeit Unterstützung bietet und eine Verbindung für eine geteilte Arbeitsumgebung bereitstellt. Der wichtigste Unterschied zwischen Groupware- und anderen Software-Systemen zur Unterstützung weniger Benutzer oder vieler Nutzergruppen, wie zum Beispiel Mehrbenutzerdatenbanksysteme, spiegelt sich in der Tatsache wider, dass Groupware-Systeme explizit darauf ausgelegt sind, die Isolation der Benutzer voneinander so gut wie möglich zu reduzieren. Mit Groupware wird also ein gewisses Gewahrsein über anderen Nutzer und deren Aktivitäten geschaffen.

Ein zweites wichtiges Merkmal von Groupware-Systemen ist die extrem hohe Anpassbarkeit bzw. Flexibilität. Jede Gruppe ist anders. Demzufolge muss eine gute Groupware nicht nur auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Gruppe als Ganzes eingehen, sondern auch die individuellen Anforderungen der einzelnen Gruppenmitglieder so gut wie möglich zufriedenstellen. Um dies zu realisieren, muss eine Groupware sehr generisch oder anpassbar sein, sodass sie einzelne Benutzer als auch ganze Benutzergruppen auf verschiedene Art und Weise nutzen können. Groupware-Systeme werden in der IT-Branche und der Softwareindustrie gerne mit IBM Lotus oder Microsoft Exchange gleichgesetzt.

Eigenschaften und Merkmale von Groupware

Das Hauptziel von Groupware ist stets das unterstützende Steuern von Gruppenprozessen. Moderne Groupware-Systeme lassen sich nach verschiedenen Eigenschaften und Merkmalen klassifizieren:

–       Ort: Wie wird die Zusammenarbeit realisiert? Findet sie an einem festen Ort statt, wie beispielsweise in einem Büro, oder über räumliche und zeitliche Distanz hinweg, wie zum Beispiel zwischen München und Stuttgart.

–       Zeit: Wird die Zusammenarbeit gleichzeitig, zum Beispiel über Videokonferenz, oder zeitversetzt realisiert, zum Beispiel über E-Mail.

–       Steuerung der Kommunikation: Steuern die Teilnehmer die Kommunikation bewusst, wie zum Beispiel beim Schreiben einer E-Mail, oder sind keine expliziten Handlungen nötig, wie zum Beispiel bei der Annahme eines Telefongesprächs.

–       Struktur: Wird von der Groupware ein fester Ablaufplan vorgegeben, wie zum Beispiel bei einer Tagesordnung oder nicht.

–       Größe: Wird die Zusammenarbeit in einer großen Gruppe, wie zum Beispiel bei einer Vorlesung oder in einer kleinen Gruppe, wie beispielsweise bei einem Seminar, realisiert.

Die zentralen Aspekte einer Groupware sind:

–       Awareness: Die meisten Systeme setzen eine oder mehrere Formen der Awareness (Gruppenkenntnis) um. Konkret bedeutet das, dass die Software kontinuierlich die Zusammensetzung der Gruppe, deren Mitarbeit und Teilnahme überwacht und bei Bedarf informiert.

–       What You See Is What You Get (WYSIWYG): Die Benutzeroberfläche der Groupware sollte den Benutzern die Darstellung aller Funktionalitäten und Inhalte möglichst übersichtlich und intuitiv zur Verfügung stellen, sodass wenige oder überhaupt keine Schulung nötig ist.

–       Synchronisation und Konsistenzerhaltung: Die Gewährleistung eines einheitlichen Datenzustandes, trotz paralleler Zugriffe auf den Datenbestand und die Behebung von Konflikten, die bei unterschiedlichen Versionen des Datenbestandes entstehen können.

Architektur im Überblick

Bei einer Groupware-Anwendung handelt es sich um ein verteiltes System, das die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Daten oder Dokumenten ermöglicht. Solche Systeme setzen folgende drei Konzepte um:

–       zentralisierte Architektur: Alle Nutzer bzw. Teilnehmer (Clients) sind mit einer zentralen Verwaltungsstelle (Server) verbunden. Über den zentralen Server wird die gesamte Kooperation realisiert.

–       Peer-to-Peer-Architektur: Obwohl alle Teilnehmer über ein zentrales System miteinander verbunden sind, wird auf eine zentrale Verwaltungsinstanz verzichtet wie es bei der zentralisierten Architektur der Fall ist.

–       hybride Architektur: Hier wird die Peer-to-Peer-Architektur durch einen zentralen Server ergänzt. Dieser wird jedoch lediglich zur Protokollierung genutzt und übt keinerlei zentrale Verwaltungsfunktionen aus.

Beispiele für Groupware-Anwendungen

Der Funktionsumfang, den Applikationen wie Microsoft Exchange Server bieten, ist unterschiedlich. Bei vielen Anwendungen sind E-Mail, Projektmanagement, Notizbuch und Kalenderfunktion enthalten. Einige Lösungen stellen kaum mehr als diese Funktionalitäten bereit, während andere durchaus mehr als diese Basisfunktionen bieten. Bekannte Software-Produkte, die als Groupware vermarktet werden, sind:

–       Micro Focus

–       Sun ONE

–       IBM Notes

–       GroupWise

–       Microsoft Exchange

–       Microsoft SharePoint

–       Zimbra

Neben den Groupware-Lösungen für Windows-Systeme sind auch plattformübergreifende Groupware-Produkte erhältlich. Hierzu gehören Groupware-Lösungen wie FirstClass Software du Kerio Connect, die sowohl für Windows- als auch für Linux– und MacOS-Systeme erhältlich sind. Die neue Generation von Groupware-Anwendungen wie Lotus Connections von IBM oder Yammer von Microsoft basieren auf sogenannter „sozialer Software“, um Zusammenarbeit, Kommunikation und Koordination bereitzustellen. Diese Funktionalitäten werden insbesondere durch Blogs, Wikis und soziale Netzwerke bereitgestellt.

Als Nutzer von E-Mails sehen Sie meistens nur den Mail User Agent MUA, der zum Schreiben, Lesen und Verwalten von E-Mails dient. Die Weiterleitung der Nachrichten erfolgt durch einen Mailserver mit seinem wesentlichen Bestandteil MTA oder Mail Transfer Agent. Sendmail ist ein solcher Mailserver, der schon lange existiert und der auf den meisten Unix-ähnlichen Betriebssystemen vorinstalliert ist.

Was ist ein Mailserver?

Mailserver sind Programme, die Protokolle zum Austausch von E-Mails ausführen. Sie nehmen die Mails von MUAs entgegen, bereiten sie für die Übermittlung vor und senden sie. Ihr Mailserver hält auch die für Sie eingegangenen Mails zum Download bereit. Um diese Funktion sicherzustellen, muss der Mailserver ständig online sein.

Woher kommt der Mailserver Sendmail?

Die erste Version von Sendmail wurde in den frühen 80er-Jahren an der UC Berkeley als Teil des Unix Typs BSD entwickelt. Seit dem Jahr 2003 wird Sendmail von der Firma Proofpoint betreut. Neue Versionen werden von dieser Firma herausgebracht. Das Unternehmen bietet das für große Organisationen gedachte System Sentrion an und einen Teil davon als Sendmail. Dieser Teil ist immer noch quelloffen und gratis.

Die Installation von Sendmail

Das Programm ist oft bereit vorinstalliert, aber Sie möchten vielleicht eine neuere Version selbst installieren. Das erfolgt genauso wie die Installation jedes anderen Linuxpakets. Auch das Starten des Programms bietet keinerlei besondere Schwierigkeiten.

Anders sieht es mit der notwenigen Konfiguration von Sendmail aus. Das Programm steht im Ruf, dabei besondere Anforderungen zu stellen, was zumindest zum Teil durchaus richtig ist. Diese lassen sich allerdings auf ein beherrschbares Maß reduzieren, wenn einige Punkte beachtet werden.

Ein Grund für die aufwendige Konfiguration ist die Unterstützung von vielen alten Systemen und Protokollen, die heute keine Rolle mehr spielen. Die entsprechenden Optionen nehmen viel Platz in den Handbüchern ein, können aber von den weitaus meisten heutigen Benutzern ignoriert werden. Die Konfiguration wird also einfacher, wenn Sie sich auf das heute Wesentliche beschränken, was nicht nur möglich, sondern sehr empfehlenswert ist.

Der zweite Grund für den höheren Aufwand bei der Konfiguration ist die Verwendung einer eigenen Makrosprache. Mit dieser Makrosprache M4 modifizieren Sie eine geeignete Makrodatei und lassen den M4 Makroprozessor diese Datei für Sendmail verwendbar machen. Neben vielen anderen sind zum Beispiel Makrodateien für die verschiedenen unixoiden Systeme verfügbar. An der Beschäftigung mit den Grundideen der Makrosprache M4 kommen Sie also nicht ganz vorbei. Sendmail bietet aber sehr gute Testmöglichkeiten, mit denen Sie die Funktionsfähigkeit der Konfigurationsdatei überprüfen können.

Die Verwendung von Sendmail

Für das Versenden von E-Mails wird Sendmail direkt von Ihnen oder von Ihrem MUA gestartet. Dabei nimmt Sendmail die E-Mail vom MUA entgegen, formatiert die Adresse, fügt die Header an und versendet die Mail. Sie wird im Speicher gehalten, wenn der Mailserver des Empfängers nicht erreichbar ist und es werden mehrere Zustellversuche unternommen. Erst wenn alle Versuche fehlgeschlagen sind, bekommen Sie eine Fehlermeldung aufgrund der nicht erfolgreichen Zustellung.

Für das Entgegennehmen von E-Mails muss Sendmail als Prozess natürlich im Hintergrund ständig laufen und am Port 25 auf eingehende SMTP-Verbindungen lauschen. SMTP ist das heute üblicherweise verwendete E-Mail-Protokoll.

 

 

Ein MTA ist ein geeigneter Punkt, um Filterung von Spam und Schutz vor Schadprogrammen wie Viren zu implementieren. Auch dazu stehen Werkzeuge in Sendmail zur Verfügung, die ebenfalls entsprechend konfiguriert werden müssen.

Alternativen

Ein oft verwendeter Mailserver ist Microsoft Exchange. Auch er hat mittlerweile durch Skalierbarkeit für große Organisationen und durch besondere Unterstützung der Arbeit von ganzen Benutzergruppen an Komplexität stark zugenommen. Kleinere Unternehmen wollen daher oft keinen eigenen Mailserver betreiben und weichen in die Cloud aus. Eine Möglichkeit dazu ist Microsoft Office365. Diese Lösung beinhaltet auch einen Mailserver, der von Microsoft direkt betreut wird und Ihnen als Kunden über Webmail zur Verfügung steht.

 

Beim Microsoft Exchange Server handelt es sich um eine Groupware- und eine E-Mail-Transport-Server-Lösung des US-amerikanischen Softwaregiganten Microsoft. Die Software wird in erster Linie für die Archivierung und das Management von E-Mails, Kontakten, Aufgaben und weiteren Elementen für eine Vielzahl unterschiedlicher Gruppen genutzt und ermöglicht auf diese Weise die Kooperation in einer Arbeitsgruppe oder innerhalb eines Unternehmens.

Entwicklungsgeschichte

Microsoft entwickelte ursprünglich das E-Mail-System MS Mail. Aufgrund der rasanten Verbreitung der globalen Vernetzung und demzufolge auch höherer Nutzerzahlen, konnte das System die steigenden Anforderungen nicht mehr erfüllen. So bot MS Mail beispielsweise die Möglichkeit, maximal 500 Postfächer auf einem Server anzulegen. Hinzu kommt noch, dass sich die Ablage der Daten mit wachsenden Nutzerzahlen und zunehmenden Mailaufkommen immer mehr zu einem systemkritischen Problem entwickelte. Aus diesem Grund entwickelte Microsoft Exchange von Grund auf neu. Um eine Verwandtschaft zu MS Mail zu signalisieren und Anwendern den Umstieg auf das neue Mail-System zu suggerieren, wurde die erste Exchange-Version mit der Versionsnummer 4.0 versehen. Bei der Entwicklung des neuen Systems lag der Fokus an einer sicheren Datenverarbeitung und einer hohen Skalierbarkeit. Als Basis diente die sogenannte „Jet Engine“, die später auch in anderen Microsoft-Produkten wie beispielsweise Active Directory oder den Kerberos Distribution Server eingesetzt wurde.

Microsoft Exchange Server im Detail

Um einen Exchange Server betreiben zu können, muss dieser in Kombination mit einer Windows-Server-Software genutzt werden. Da die Software ein Microsoft-Server-Betriebssystem voraussetzt, findet sie deshalb in erster Linie in Infrastrukturen Einsatz, die im hohen Maße von Microsoft-Produkten geprägt sind. Damit Anwender alle Funktionen der Groupware von Microsoft nutzen können, wird eine zusätzliche Client-App benötigt. Microsoft stellt dafür die separat erhältliche Software Microsoft Outlook kostenlos bereit. Der Exchange Server selbst ist mit der Webanwendung Microsoft Outlook ausgestattet, die einen Zugriff über den Webbrowser ermöglicht. Microsoft bietet Anwendern die Möglichkeit im Rahmen ihres Cloud-Angebots Office 365 die Server-Software zu nutzen. Anstatt im eigenen Unternehmen „On Premises“ kann die Server-Software so in der Microsoft-Cloud betrieben werden, was vor allem für KMUs ohne ausgeprägte IT-Infrastruktur vorteilhaft sein kann.

Die aktuelle Version kann in Kombination mit Windows Server 2019 betrieben werden. Aufgrund der hohen Abhängigkeit zu dem Microsoft-Verzeichnisdienst Active Directory, muss dieser im Netzwerk vorhanden sein, da sich der Exchange-Server im hohen Maße in diesen integriert. Seit der Version 2013 hat Microsoft ein neues Produktpflege-Modell eingeführt: Wie bei Windows 10 wird ungefähr dreimal im Jahr ein sogenanntes „Cumulative Update“ (CU) kostenlos zur Verfügung gestellt. Im Rahmen des CUs werden Updates in Bezug auf Funktionserweiterungen und Fehlerbehebungen veröffentlicht, die den aktuellsten Stand der Software zu diesem Zeitpunkt widerspiegeln. Einige CUs werden als traditionelle Service Packs veröffentlicht, wie beispielsweise 2013 CU4 als SP1. Sie sollten beachten, dass Microsoft lediglich für die jeweils letzten beiden Cumulative Updates Produkt-Unterstützung bereitstellt. In der Praxis ist es jedoch so, dass Sicherheitsupdates nur für das letzte CU und das letzte Service Pack zur Verfügung gestellt werden.

Funktionsumfang

Aus dem ursprünglichen relativ einfachen E-Mail-System hat sich im Laufe der Jahre eine umfangreiche Groupware-Lösung entwickelt. Im Rahmen der 2003er Version wurde die Software erstmals mit einem serverseitigen Spamschutz versehen, der es ermöglichte, unerwünschte E-Mails schnell und effektiv auszufiltern. Seit der 2013er Version ist ebenfalls eine Antivirus-Software enthalten. Die aktuelle Version der Groupware von Microsoft bietet u.a. folgende Funktionen und Features:

–       E-Mails

–       Notizen

–       Kontakte und Adressen

–       zertifikatbasierte Authentifikation

–       Zugriff über mobile Endgeräte

–       Unterstützung für Antiviren-Lösungen von Drittanbietern

–       Intelligenter Spam-Filter mit Smart Screen-Filtertechnologie

–       Schutz vor Datenverlust

Die wichtigste Rolle übernimmt der Exchange Server jedoch beim Senden und Empfangen von E-Mails. Alle Daten werden generell in zwei Gruppen eingeteilt, und zwar in persönliche bzw. benutzerabhängige und gemeinsam genutzte Daten, wie beispielsweise die sogenannten „öffentlichen Ordner“, wodurch Gruppenarbeit ermöglicht wird. Bei Windows-Systemen kommt in der Regel als Front-End-Anwendung Microsoft Outlook zum Einsatz. Unter Linux wird oft als Alternative Novel Evolution eingesetzt. Die Nutzung der Dienste, die vom Exchange Server zur Verfügung gestellt werden, lässt sich auch über die Outlook Webapp oder über mobile Endgeräte mittels der entsprechenden App realisieren.

Wenn Outlook in Kombination mit Exchange Server genutzt wird, so wird der Funktionsumfang von Outlook wesentlich erweitert. Es wird beispielsweise ein Abwesenheitsassistent bereitgestellt, der alle eingehenden E-Mails automatisch mit einer vordefinierten Abwesenheitsnachricht beantwortet. Es lassen sich zudem individuelle Regeln für eingehende E-Mails direkt auf dem Mailserver abarbeiten, auch wenn der Anwender Outlook gar nicht gestartet hat.

Die Groupware von Microsoft ist in den beiden Versionen Standard und Enterprise erhältlich. Die Standard-Version ist in erster Linie auf den Einsatz in KMUs ausgerichtet, da diese Version nur fünf Datenbanken pro Mailserver erlaubt. Die Enterprise-Ausführung erlaubt hingegen den Betrieb von bis zu 100 Datenbanken pro Server.

 

 

 

 

Alternativen zu Exchange

Zu Microsoft Exchange gibt es zahlreiche kostenlose Alternativen sowie kostenpflichtige Konkurrenzprodukte, wie zum Beispiel:

–       Lotus Domino Server

–       Office 365 von Microsoft

–       Kopano

–       Zimbra

–       Kolab

–       Citadel/UX

Darüber hinaus sind auch Lösungen mit alternativen Implementierungen des MAPI-Protokolls erhältlich, durch deren Einsatz die Anbindung standardkonformer E-Mail- und Groupware-Lösungen an den Microsoft Exchange Server ermöglicht wird.

Bei Outlook handelt es sich um ein funktionales E-Mail Programm aus dem Hause Microsoft. Es ist kostenlos verfügbar, wobei es nur mit einem Konto des Anbieters verwendet werden kann. Dabei erfreut sich das praktische Programm seit vielen Jahren einer regen Beliebtheit.

Outlook Überblick zu den Funktionen

Der E-Mail Client zählt zu den am häufigsten genutzten Programmen weltweit. Wenig verwunderlich, ist er doch wesentlicher Bestandteil von Microsofts Produktpalette. So ist Outlook stets Teil des Office 2013, Office 2016 und des Office 365 Pakets. Letzteres ist für kleinere Unternehmen in drei Versionen, nämlich als Business Essentials, Business und Business Premium Version, erhältlich. Ebenso findet es sich in der Office-Suite neben Word, Excel oder PowerPoint.

Dadurch ist klar: Wer Windows nutzt, kennt Microsoft Outlook. Dabei verwenden zahlreiche Liebhaber den Client nicht nur für das Versenden oder Empfangen von E-Mails. Sie verwalten ebenfalls wichtige Daten im integrierten Kalender. So können sie Aufgaben erstellen, Kontakte mit Notizen versehen und diese den jeweiligen Adressen zuordnen. Dies gilt gleichermaßen für die Outlook Android App, die seit vielen Jahren erhältlich ist.

Zugleich schätzen Nutzer die sogenannten Quicksteps als wesentlichen Teil von Outlooks Funktionsumfang. Bei diesen handelt es sich um kurze und einprogrammierbare Befehlsfolgen. Sie ermöglichen produktiveres Arbeiten mit wenigen Klicks. Ähnliches lässt sich über das verlässliche Zusammenspiel von Outlook und dem Microsoft Exchange sowie generell IMAP– sowie POP3-fähigen Mail-Servern sagen.

Kurze Geschichte von Microsoft, Outlook und MS Exchange

Bereits 1996 erblickte die erste Version von Outlook das Licht der Welt. Es war damals als Mailsystem MS Mail bekannt. Microsoft stellte jedoch rasch fest, dass es den Anforderungen der Nutzer nicht gewachsen war. Ein Beispiel hierfür ist die Anzahl der Postfächer auf einem Server: Lediglich bis zu 500 konnten darauf angelegt werden.

Dabei gestaltete sich die Datenablage als Problem. Denn die Menge der eingehenden und ausgehenden Informationen stieg zusehends. Es war also nötig, MS Mail völlig neu zu konzipieren. Das Ergebnis hiervon war MS Exchange in der Version 4.0. Es vereinte die Nähe zum vorhergehenden Programm, wobei es gleichzeitig eine neue Ära im E-Mail-Versand einläutete. So wird es bis heute erfolgreich genutzt, etwa auch mit Microsoft Outlook.

Dabei spielte bei der Entwicklung von MS Exchange die sichere Datenverarbeitung eine essenzielle Rolle. Gleiches galt für die Skalierbarkeit. So setzte der Konzern auf eine relationale Datenbank inklusiver 2-Phase-Commit-Transaktionen. Die Basis bildete Jet Blue, wobei sie durch die Integrierung von Active Directory Produkten gestärt wurde. Gleiches gilt für die Verwendung des Kerberos Distribution Mailservers.

 

Für wen eignet sich Outlook?

Bereits die Entstehungsgeschichte von Outlook verdeutlicht: Der Client wendet sich an Nutzer, die von intuitiver Leistung profitieren möchten. Gleichzeitig besticht Outlook durch eine vergleichsweise einfache Handhabe. So eignet es sich ideal für Menschen, die bis dato noch Berührungsängste mit dem World Wide Web haben. Hierbei kommt außerdem das Streben nach Sicherheit von Microsoft zu tragen. Ein effizienter Spamschutz gehört für den Hersteller zur Grundausstattung seines Angebots. Wer zusätzlich von externer Sicherheit profitieren möchte, greift auf spezielle Antivirus Programme zurück.

Microsoft Office365 ist ein Softwarepaket für Büroanwendungen und wird Privat- und Gewerbekunden in verschiedenen Versionen angeboten. Auf Ihrem Rechner installierte Programme sind nur ein kleiner Teil des Pakets, das üblicherweise in der Cloud auf Servern von Microsoft läuft. Office365 ist nur als Abo erhältlich und enthält insbesondere auch einen Mailserver.

Wie lange gibt es Office365 schon?

Das Paket ist seit 2011 für Gewerbekunden erhältlich und wurde als Nachfolger der früher angebotenen Business Productivity Online Suite entwickelt. Zwei Jahre später wurden Versionen für Privatkunden in das Angebot von Microsoft aufgenommen. Office365 stellt einen weiteren Schritt in die Richtung der Verlagerung von Unternehmenssoftware in die Cloud dar.

Was leistet Office365?

Das Paket ist zu einem Teil offline nutzbar, was aber von den Entwicklern nicht für den normalen Betrieb vorgesehen wurde. Wird das System nämlich für 31 Tage nur offline benutzt, können Dokumente zwar noch angezeigt, aber nicht mehr bearbeitet werden. Das ist erst wieder möglich, wenn eine Internetverbindung zu den Servern von Microsoft hergestellt wird. Benutzt werden kann Office365 allerdings mit jedem beliebigen Browser.

Office365 ist als „Software as a Service“ konzipiert. Eine solche Software läuft in der Cloud auf den Servern des Anbieters, in diesem Fall also Microsoft. Ihre Daten werden dort gespeichert und verarbeitet. Sie haben den Vorteil, dass Ihnen immer die neueste Version der Programme zur Verfügung steht. Es sind also keine Updates oder Patches mehr einzuspielen, das machen alles die Spezialisten von Microsoft selbst. Das Abo für Office365 ist an Sie als Benützer gebunden und nicht an ein bestimmtes Gerät. Mit einem solchen Abo können Sie von jedem Gerät mit einem Browser auf Ihre Daten zugreifen. Die Programme können Sie auf einer bestimmten Anzahl von Geräten installieren.

Die Verfügbarkeit Ihrer Daten jederzeit und überall ist zwar ein Vorteil, bringt aber auch Probleme der Sicherheit und Vertraulichkeit mit sich. Administratoren von Office365 sehen etwa genau, welche E-Mails Mitarbeiter lesen und sogar zu welchem Zeitpunkt. Das ist an sich nicht verträglich mit der Datenschutzgrundverordnung der EU. Außerdem besitzen die Behörden der USA Zugriff auf Ihre Daten und auch Ihre E-Mails.

Was ist ein Mailserver und wozu brauche ich ihn?

Office365 beinhaltet auch einen Mailserver. Das ist ein Server, der immer online sein sollte und Ihre E-Mails in Empfang nimmt und speichert. Sie sehen die Mails, wenn Sie sich einloggen und Ihr Computer als Client die E-Mails herunterlädt. Auch zum Versenden von E-Mails laden Sie die Nachricht auf den Mailserver hoch, der sie dann an den Empfänger weiterleitet, genauer an seinen Mailserver.

Wozu setze ich einen Virenscanner ein?

Viren sind Schadprogramme, die sich oft per E-Mail ausbreiten. Der E-Mail angefügten Dokumente infizieren den Computerhädliche. Scanner sind ihrerseits Programme, die solche Viren erkennen und unschädlich machen sollen. Das funktioniert relativ gut, allerdings können auch die besten Scanner nicht alle möglichen Virusprogramme erkennen.

Microsoft Office365 als Mailserver

Traditionell haben viele auch kleinere und auf jeden Fall mittlere Unternehmen ihren eigenen Mailserver betrieben. Auch Microsoft hat mit dem Exchange einen solchen Server im Angebot. Die Administration eines solchen Mailservers ist allerdings immer aufwendiger geworden und heute so komplex, dass kleinere Unternehmen sich nach Alternativen umsehen.

Ein möglicher Weg ist die Verlagerung des Mailservers in die Cloud und diesen Service enthält Office365. Je nach Abo können Sie den Umfang des Speicherplatzes für Ihre Mails frei wählen, was auch für die Zahl der Nutzer mit einer Adresse gilt. Ein weiterer Service ist die Einrichtung von Sammeladressen wie support@…, die dann mehreren Nutzern zur Verfügung stehen und von ihnen gemeinsam bearbeitet werden können. Durch das Webhosting sehen sie alle die gleichen Mails, ohne dass besondere Maßnahmen zur Koordination getroffen werden müssten. Beim Umgang mit vertraulichen Daten und möglicherweise sensitiven Schritten wie dem Hinzufügen von Adressaten werden Sie von Office365 automatisch gewarnt und auf die Folgen Ihrer Schritte hingewiesen. Nachdem Mails schnell und einfach verschickt werden können, besteht auch die Gefahr von unbeabsichtigten Datenlecks. Eine zusätzliche Sicherung gegen solche Datenabflüsse kann Ihrem Unternehmen gegebenenfalls viel Geld sparen.

Sicherheit und Vertraulichkeit von Daten mit Office365 als Mailserver

An möglichen Bedrohungen sind hier auf der einen Seite Kriminelle, auf der anderen aber auch die Behörden zu nennen. Die Sicherheit vor kriminellen Hackern liegt im Verantwortungsbereich von Microsoft. Der Systemadministrator in Ihrer Firma braucht sich nicht mehr selbst um die Absicherung eines eigenen Mailservers zu kümmern. Man kann davon ausgehen, dass die Spezialisten von Microsoft diesen Aspekt hinreichend gut im Griff haben. Als Besonderheit ist hier der Schutz durch ATP oder Advanced Threat Protection zu nennen. Das System erkennt verdächtige Mail-Anhänge und warnt vor ihnen. Auch ATP bietet keinen vollständign Schutz. Es wird aber ständig von Fachleuten weiterentwickelt.

Durchwachsener sieht es allerdings mit dem Schutz vor Behördenwillkür aus. Die Nachrichtendienste der USA können sich nach der Gesetzeslage ohne große Schwierigkeiten Zugang zu Ihren Daten verschaffen. Sie müssen beurteilen, wie Sie diese Gefahr und die möglichen Folgen einschätzen.

Exchange 2010 Logo

Installation Exchange 2010 auf Server 2012 R2

Seit der Veröffentlichung von Windows Server 2012 R2 wird immer häufiger dieses aktuelle Release anstelle der Vorgängerversion Windows Server 2008 R2 verwendet. Viele Administratoren konnten sich gut mit dem Windows Server 2012 in der aktuellen – auch optisch – angepassten Version anfreunden.

Dagegen wird bei der Administration und dem Betrieb von Microsoft Exchange noch nicht überall der Exchange Server in der Version von 2013 eingesetzt. Das liegt wohl auch an der beim Exchange 2013 stark veränderten (webbasierten) Administrations-Oberfläche.

Wir zeigen Ihnen daher, wie Sie Exchange 2010 auf einem Windows Server  2012 R2 installieren.

Um  Exchange 2010 auf einem Windows Server 2012 mit Release 2 einzusetzen, installieren Sie zuerst den Windows Server 2012 R2 und lassen anschließend alle Updates durchlaufen. (Systemsteuerung  -> Windows Updates)

Außerdem muss er Windows Server 2012 ein Member-Server eines Active Directory sein. Die dazu notwendigen Änderungen führen Sie unter Windows Server 2012 R2 im Server-Manager im Abschnitt „Rollen“ und Features durch.

Der Server 2012 kommt standardmäßig mit .NET Framework 4.5 (inzwischen 4.6x). Für Microsoft Exchange 2010 benötigen Sie aber das ältere .Net Framwork in der Version 3.5 . Dies installieren Sie ebenfalls über den Server-Manager (dazu weiter unten gleich mehr)

Das bereits vorhandene .Net Framework in der Version 4 lassen Sie am besten auf dem Server installiert.

Laut Technet müssen die nachfolgenden Programme/Features installiert werden. Dazu öffnen Sie als Administrator eine Powershell und lassen die nachfolgenden Befehle der Reihe nach durchlaufen:

Add-WindowsFeature NET-Framework-Features

Add-WindowsFeature NET-HTTP-Activation

Add-WindowsFeature RPC-over-HTTP-proxy

Add-WindowsFeature RSAT-Clustering

Add-WindowsFeature Web-Mgmt-Console

Add-WindowsFeature WAS-Process-Model

Add-WindowsFeature Web-Asp-Net

Add-WindowsFeature Web-Basic-Auth

Add-WindowsFeature Web-Client-Auth

Add-WindowsFeature Web-Digest-Auth

Add-WindowsFeature Web-Dir-Browsing

Add-WindowsFeature Web-Dyn-Compressio

Add-WindowsFeature Web-Http-Errors

Add-WindowsFeature Web-Http-Logging

Add-WindowsFeature Web-Http-Redirect

Add-WindowsFeature Web-Http-Tracing

Add-WindowsFeature Web-ISAPI-Ext

Add-WindowsFeature Web-ISAPI-Filter

Add-WindowsFeature Web-Lgcy-Mgmt-Console

Add-WindowsFeature Web-Metabase

Add-WindowsFeature Web-Net-Ext

Add-WindowsFeature Web-Request-Monitor

Add-WindowsFeature Web-Server

Add-WindowsFeature Web-Static-Content

Add-WindowsFeature Web-Windows-Auth

Add-WindowsFeature Web-WMI –Restart

Add-WindowsFeature RSAT Tools

Add-WindowsFeature .Net-Framework-Core

Quelle: http://technet.microsoft.com/en-gb/library/bb691354%28v=exchg.141%29.aspx

Das .Net Framework (in der hier benötigen Version) 3.5 können Sie auf zwei möglichen Wegen installieren:

  • Sie geben im Servermanager die DVD als Quelle an, oder
  • Das Verzeichnis SXS von der Windows Server 2012 R2 – DVD auf den Server selbst kopieren und dort dann das Verzeichnis als alternativen Speicherort angeben.
    Das sog. SXS Directory befindet sich auf der Windows Server 2012 R2 DVD unter \Sources\SXS .

Nun starten Sie den Server nochmal neu und können mit den Vorbereitungen für Exchange 2010 beginnen:

Exchange 2010 Voraussetzungen:

Für die Installation und den Betrieb von MS Exchange 2010 benötigen Sie das Office Filter Pack – 64 Bit selbstverständlich. Ebenfalls das Service Pack 1 für das Office Filter Pack.

Am besten herunterladen, auf dem Server direkt in einem Installationsverzeichnis abspeichern und ausführen.

http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=17062

http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=26604

Tipp: Erstellen Sie auf der ersten oder zweiten Partition Ihres Windows Servers ein Verzeichnis mit dem Namen „Installation“ oder „Install“. Dorthin kopieren Sie alle Software, die Sie im Laufe der Zeit auf Ihrem Server verwenden. Also sowohl den Inhalt der Exchange-DVD als auch die vielen kleinen Zusatzprogramme oder Patches.

Jedes zu installierende Programm bekommt einen eigenen Unterordner und ist so jederzeit wieder schnell griffbereit.

Übrigens: Wenn Sie nicht im Besitz einer offiziellen Lizenz für MS Exchange 2010 sind, so können Sie Microsoft Exchange dennoch auf der Homepage von Microsoft herunter laden:

https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=21308

Sie müssen sich dazu lediglich registrieren. Die Installation funktioniert dann anschließend allerdings nur 120 Tage lang. Das sollte aber ausreichen, um etwa den Exchange Server 2010 zu evaluieren und auf Herz und Nieren zu testen.

 

Vorbereitungen für Exchange 2010 im AD

Damit das Active-Directory, die Domain sowie der sog. Forest für die Installation von Microsoft Exchange vorbereitet werden, führen Sie als Administrator in der Powershell nacheinander die folgenden Kommandos durch. (wechseln Sie vorher in das Installationsverzeichnis von Exchange 2010)

setup.com /preparelegacyexchangepermissions

setup.com /ps

setup.com /pd

setup.com /preparead

Ihr Windows Server 2012 ist nun für die Installation mit MS Exchange vorbereitet.

Installation von Exchange 2010 (SP1)

Sobald diese Befehle ohne Fehler durchgelaufen sind, können Sie mit der Installation von Exchange 2010 beginnen. Sofern Sie die Installation zum ersten Mal durchführen, sollten Sie die grafische Oberfläche  (GUI) nutzen:

Tippen Sie dazu einfach setup.com ein und klicken sich durch den Assistenten. Alterntiv starten Sie die Installation per Doppelklick aus dem Exchange-Ordner heraus.

Sofern – wider Erwarten – noch eine Funktion, ein Feature oder gar eine Rolle fehlen, so wird Ihnen das nun angezeigt.

Hinweis: Sofern Sie hartnäckig an die Nachinstallation der Remote Tools erinnert werden, so entfernen Sie den Haken bei „Automatisch Rolle installieren“.

Tipp: Für den langfristigen Betrieb von Exchange ist es durchaus ratsam das Verzeichnis der Log-Dateien und der Exchange-Datenbanken auf eine getrennte Partition zu legen. Die dafür notwendigen Verzeichnisse bzw. Verschiebungen der Datenbanken können Sie noch später (nach der Installation) durchführen. Das Installationsverzeichnis von Exchange können Sie auf c: belassen.

Nach der meist etwas länger dauernden Installation von Exchange 2010 SP1 selbst, starten Sie den Windows Server zunächst einmal neu.

Achtung: Falls Sie jetzt bereits die Management Konsole von Exchange 2010 starten möchten – bitte nicht erschrecken. Diese funktioniert hier noch nicht (richtig). Sie müssen zuerst mindestens den SP3 für Exchange installieren.

Updates nach der Installation von Exchange:

Laden Sie sich also zunächst den obligatorischen Service Pack 3 für Exchange 2010 herunter.

Link zum Update von Microsoft Exchange 2010 auf Service Pack 3: https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=36768

Installiert wird das Service Pack 3 von Exchange 2010 wieder wie gewohnt per Doppelklick. Anschließend rebooten Sie das System. Danach ist Exchange grundsätzlich einsatzbereit – auch wenn Sie anschließend noch einige Änderungen an der Konfiguration ihres Exchange Servers durchführen müssen, damit er anstandslos E-Mails annimmt und versenden kann.

Anpassungen an Microsoft Exchange nach der Installation

Bevor Sie ihren Exchange in Betrieb nehmen, stehen nun noch (mindestens) folgende Aufgaben an:

  • Exchange Datenbank auf eine separate Partition legen bzw. verschieben
  • Datenbank für öffentliche Ordner anlegen
  • Liste der akzeptierten Domains einrichten
  • Sende-Connector einrichten
  • Empfang von Mails konfigurieren
  • Postfächer für die Benutzer anlegen
  • Outlook Anywhere aktivieren
  • Öffentliches Zertifikat (für https) für Ihren Exchange bzw. für OWA und RPC über https erstellen und einrichten

Bitte vergessen Sie außerdem nicht, ihren frisch installierten Exchange Server 2010 auf Basis Windows Server 2012 R2 mit in ihre tägliche Datensicherung aufzunehmen. Dafür eignet sich ein Online-Backup sehr gut.

Sofern in Ihrem Unternehmen eine rechtssichere Archivierung notwendig ist, sollten Sie Exchange 2010 z.B. mit Mailstore verbinden.