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Salesforce ist eine integrierte CRM-Plattform, die allen Abteilungen eines Unternehmens umfassende Informationen zu jedem Kunden bietet. Vor Salesforce wurden Lösungen für das Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management bzw. CRM) lokal auf dem Server von Unternehmen gehostet. Dadurch waren CRM-Lösungen extrem zeit- und kostenaufwendig. Salesforce wurde gegründet, um eine erschwingliche CRM-Software zu entwickeln und sie vollständig online als Service anzubieten. Heute ist Salesforce das fünftgrößte Softwareunternehmen der Welt und marktführend in der CRM-Branche in Bezug auf Cloud-Integration, Software-Anpassung und Erweiterbarkeit durch Dritte.

CRM für agilere und effizientere Vertriebsprozesse

Customer Relationship Management (CRM) ist ein System zur Verwaltung und Optimierung aller Interaktionen und Beziehungen von Unternehmen mit ihren Kunden und Interessenten. Das Ziel ist es, durch bessere Geschäftsbeziehungen mehr Umsatz zu generieren. Ein CRM-System wie Pipedrive, Odoo oder Salesforce unterstützt Unternehmen bei der Prozessoptimierung, der Verwaltung und Optimierung von Kundenkontakten und bei Rentabilitätssteigerungen.

CRM-Lösung der Zukunft

Salesforce ging es nicht nur darum, ein besseres Produkt zu einem Bruchteil der Kosten anzubieten. Ziel war es, den langwierigen Installationsprozess zu ersetzen und alle Prozesse in das Internet zu verlagern. Das ermöglichte auch ein neues Geschäftsmodell. Anstatt langfristiger Verträge und kostspieliger Lizenzvereinbarungen kann Salesforce mit einer Gebühr für ein monatliches Abonnement genutzt werden. Anstatt verschiedene Plattformen und mehrere Versionen stellt Salesforce eine einzige, plattformbasierte API zur Verfügung. Diese API bietet direkten, einfachen Zugriff auf alle Salesforce-Anwendungen, Daten und Metadaten und ermöglichen die Integration mit ERP-Systemen. Die Integration zwischen einem ERP (Enterprise Resource Planning) und Salesforce dient der Datensynchronisation zwischen den beiden Systemen. Wenn beispielsweise Informationen für einen neuen Kunden in Salesforce eingegeben werden, ist es wichtig, dass diese Daten rechtzeitig für die Buchhaltung und andere von einem ERP-System verwaltete Geschäftsfunktionen zur Verfügung stehen.

Alle Kundendaten stets zur Hand

Mit Salesforce stehen alle Kundendaten bequem und umfassend in Echtzeit zur Verfügung, andere Programme werden nicht mehr benötigt. Wenn Sie Salesforce verwenden, können Sie sich jeden einzelnen Kunden oder Interessenten, jeden Kontakt, jede Aufgabe, jedes Ereignis und jede Opportunity ansehen, die mit einem Lead verbunden sind. Die Anpassungs- und Personalisierungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, den Vertriebsprozess agiler und intuitiver zu gestalten. Sie haben alle Informationen, die Sie benötigen, an einem Ort verfügbar und können jeden Kunden aufrufen. Dabei haben alle von Ihnen festgelegten Mitarbeiter Zugriff auf die Daten, wodurch Lücken bei der Kundenbetreuung vermieden werden können. Salesforce ermöglicht auch die Kommunikation mit anderen Personen Ihres Unternehmens. Die erhöhte Produktivität durch eine verbesserte Zusammenarbeit und einen schnelleren Informationsaustausch ermöglicht Ihnen einen Wettbewerbsvorteil.

Zeitmanagement und Planung

Mit umfassenden Kundeninformationen und einer Fülle von Planungsmöglichkeiten können Sie Ihre Zeit optimal einteilen. Sie verfügen über alle Informationen, die Sie benötigen, um die Arbeit für Ihre Kunden zu priorisieren. Darüber hinaus können Sie den integrierten Kalender nutzen, um Ihren Zeitplan für einen Tag, Woche, Monat oder das Jahr besser zu visualisieren. Das bedeutet, dass Sie bei allen Schritten der Kontaktpflege ständig am Ball bleiben können. Mit Salesforce können Sie individuelle Pläne für Kunden erstellen. Das gibt Ihnen den praktischen Ansatz, den Sie benötigen, um wirklich eine Verbindung zu Ihren Kunden herzustellen. Sie können die Pläne auch anpassen, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Es gibt es sogar eine Option zum Erstellen von To-Do-Elementen, sodass Sie Listen verwenden können, um den ganzen Tag über organisiert zu bleiben. Darüber hinaus können Sie auch Erinnerungen in Kalendern erstellen, damit Sie Ihre Kunden, Account-Manager oder Vorgesetzte an wichtige Aufgaben erinnern können. Im Wesentlichen stellen Sie sicher, dass nichts vergessen wird. Zusätzlich zu den organisatorischen Möglichkeiten können Sie sehen, wie viel Zeit Sie für jeden einzelnen Kunden aufgewendet haben. Das ist besonders hilfreich für dienstleistungsorientierte Unternehmen mit vielen Kunden. Wenn Sie feststellen, dass Sie für einen Kunden im Verhältnis zum generierten Umsatz zu viel Zeit aufgewendet haben, können Sie dies entsprechend anpassen. Die in Salesforce enthaltenen Prognosefunktionen machen es einfach, zukünftige Verkaufserlöse genau vorherzusagen.

Mehr als eine CRM-Lösung

Salesforce startete zwar als Software-as-a-Service (SaaS)-CRM-Unternehmen, bietet aber mittlerweile verschiedene Softwarelösungen und eine Plattform für Benutzer und Entwickler zur Entwicklung und zum Vertrieb von Individualsoftware. AppExchange ist ein Online-Marktplatz mit integrierten Anwendungen von Drittanbietern, die für die Salesforce-Community erstellt und von Salesforce verwaltet werden. Die Kombination aus Force.com, PaaS-Tools und AppExchange ist in der SaaS-CRM-Branche führend in Bezug auf Cloud-Integration, Softwareanpassung und Erweiterbarkeit durch Dritte. Force.com bietet mehrere Integrationstools, die von serienmäßigen nativen ERP-Konnektoren bis hin zu Webservices, E-Mail, syndizierten Feeds und HTTP-basierten REST-Aufrufen reichen. Der größte Vorteil von Force.com für Unternehmen, die Softwareanpassungen vornehmen, ist die Zeitersparnis. Entwickler verbringen weniger Zeit mit benutzerdefinierter Codierung, wodurch sich der Projektzeitplan beschleunigt. In diesem Bereich ist die CRM-Lösung von Salesforce führend. Die Multi-Tenant-Architektur ermöglicht eine Optimierung der Computerressourcen, was zu Einsparungen und erheblichen Effizienzsteigerungen führt. Das bedeutet, dass verschiedene Kunden immer die aktuellste Version einer gemeinsamen Technologie nutzen. Sie müssen sich keine Gedanken über Upgrades machen, diese erfolgen automatisch. Das hilft Ihrem Unternehmen, sich auf die Innovation zu konzentrieren, anstatt die Technologie zu verwalten.

Das ERP-System

Die Antwort ist recht einfach: Je früher desto besser. Am besten gleich zu Beginn. Sieht man sich an, wofür man ein ERP-System nutzen kann, erklärt sich dies ganz schnell von selbst. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Es verwaltet also die Ressourcen eines Unternehmens. Unter anderem koordiniert es auch die wichtigsten internen Prozesse. Nun gibt es Ressourcen und Prozesse nicht nur in alteingesessenen Großunternehmen, sondern auch in neu gegründeten Start-ups. Aus diesem Grund ist die Nutzung des ERP-Systems auch für Start-ups von Anfang an sinnvoll.

Ein Unternehmen hat unterschiedliche aber wesentliche Ressourcen. Dazu gehören das Personal, die Kunden, die angebotenen Dienstleistungen oder Waren und natürlich das Kapital. ERP-Systeme verfügen in der Regel über Module, die man für das Personal- und Kundenmanagement benötigt. Des Weiteren lassen sich die Abläufe im Finanzwesen mit einem solchen System optimieren. Zu guter Letzt sind auch sämtliche Prozesse der Wertschöpfung mit einem ERP-System abgedeckt. Darin enthalten sind die Fertigung bzw. Beschaffung von Produkten, das entsprechende Marketing und der Vertrieb, sowie das Auftragswesen und der Kundendienst. Als Bonus gibt es meist Funktionen für die Auswertung diverser Daten oder zur Erstellung von Berichten dazu.

Ein ERP-System verwaltet die Ressourcen eines Unternehmens

Ein ERP-System steuert und koordiniert also die einzelnen Prozesse innerhalb des Betriebs. So greifen sie nahtlos ineinander über und Reibungspunkte kommen gar nicht erst zustande. Für einen Unternehmer ist es somit sehr viel einfacher, den Überblick zu behalten. Das ERP-System unterstützt das Management bei dieser Aufgabe. Wichtige Informationen werden in einem Dashboard in Echtzeit angezeigt.

Aller Anfang ist schwer

Erfolgreiche Start-ups wachsen sehr schnell. Sie müssen aber natürlich auch erst mal klein anfangen. Das umfasst auch die Anzahl der Mitarbeiter. Ein ERP-System sollte man so auswählen, dass die zu Beginn vorhandenen Mitarbeiter ohne viel Aufwand damit arbeiten können. Es muss also übersichtlich gestaltet und intuitiv zu bedienen sein. Für den wünschenswerten Fall des dynamischen Wachstums, muss das System auch mit dieser Entwicklung Schritt halten. Diese beiden Punkte kann man mit einer cloudbasierten Lösung erfüllen. Diese kann man bei Bedarf im Funktionsumfang, bei der Anzahl der Benutzer und auf weiter Standorte erweitern.

Natürlich sind diese cloudbasierten ERP-Systeme nicht nur für Start-ups von Vorteil. Doch gerade in der Aufbauphase gilt es, viele neue Dinge zu regeln und zu organisieren. Und je weniger zeitlicher Aufwand in die IT gesteckt werden muss, desto mehr Kapazitäten können für die Erfüllung des Kerngeschäfts verwendet werden.

Cloudbasierte Systeme zu implementieren ist sehr einfach. Man benötigt hierfür weder Hard- noch Software, die man im Unternehmen installieren müsste. Dadurch ist das System in kürzester Zeit einsatzbereit. Man benötigt außerdem weder IT-Fachpersonal, welches normalerweise für Aktualisierungen und Wartungen zuständig sind, noch müssen im Vorfeld irgendwelche Investitionen getätigt werden. Je nach Nutzung und Verwendung, werden die Kosten ganz individuell berechnet.

Das ERP-System

Mit einer cloudbasierten Lösung kann man von überall auf das System zugreifen

Die Verwendung von cloudbasierten Lösungen hat noch einen weiteren enormen Vorteil: Das System ist nicht an einen Ort gebunden. Diverse Zweigstellen, weitere Niederlassungen oder auch Tochterunternehmen können daher problemlos in das ERP-System eingebunden werden. Selbst bei Standorten im Ausland sorgen die zur Verfügung stehenden Sprachen dafür, dass bei der Nutzung keine Probleme entstehen. Neben unterschiedlichen Sprachen sind auch verschiedene Währungen und auch Steuersysteme in guten cloudbasierten ERP-Systemen enthalten. Einem Wachstum steht also zumindest an dieser Stelle nichts im Wege.

Ein ERP-System bietet hohe Sicherheit jederzeit und überall

Der Softwareanbieter einer Cloud-Lösung befolgt in der Regel die sehr strengen Vorschriften, welche die Datensicherung und die im Notfall notwendige Wiederherstellung betreffen. Hierfür wird das System umgehend aktualisiert, sobald dies möglich ist.

Es spielt deshalb auch keine Rolle, von wo aus man auf das ERP-System zugreift. Dies kann von der Zentrale aus der Fall sein, aber auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs. Der Traum von einer mobilen Belegschaft ist somit realisierbar.

Fazit

Wer ein Start-up gegründet hat oder plant dies zu tun, sollte sich auf jeden Fall mit der Möglichkeit eines ERP-Systems intensiv auseinander setzen. Sie unterstützen den Unternehmer in vielen wichtigen Bereichen. Für die cloudbasierten Versionen ist keine große Investition notwendig und sie wachsen einfach mit dem Bedarf des Unternehmens mit.

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet auf Deutsch die Ressourcenplanung eines UnternehmensERP ist also eine Unternehmenssoftware mit integrierten Anwendungen für die Bündelung, Steuerung und Interpretation aller relevanten Geschäftsprozesse. Enterprise Resource Planning Systeme integrieren typischerweise alle Bereiche eines Unternehmens in einer Anwendung und Benutzerschnittstelle.

Von Papierkarten zu mobilen Geräten – die Geschichte des Enterprise Resource Planning

Die Geschichte des Enterprise Resource Planning reicht über 100 Jahre zurück. Im Jahr 1913 entwickelte der bei Ford angestellte Ingenieur Whitman Harris ein papierbasiertes Fertigungssystem für die Produktionsplanung. Ziel des Systems war es, wirtschaftlich optimale Bestellmengen (EOQ) zu erreichen. Dieses System war jahrzehntelang der Standard für die Fertigung.

1964 wurde Harris System vom Werkzeughersteller Black and Decker mit einem Großrechner kombiniert. Somit war B & D das erste Unternehmen das eine computergestützte MRP-Lösung (Material Requirement Planning) eingeführt hat. Bis 1983, mit der Einführung von MRP II (Manufacturing Resource Planning), blieb MRP der Standard in vielen Großkonzernen. MRP II bot erstmals Module als zentrale Softwarearchitektur-Komponenten und integrierte Kernkomponenten für die Fertigung, einschließlich Einkauf, Stücklisten, Terminplanung und Vertragsverwaltung.

Eine Unternehmenssoftware für alle Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse lassen sich effizienter planen

Zum ersten Mal wurden verschiedene Geschäftsprozesse in ein gemeinsames System integriertMRP II lieferte eine Vorstellung davon, wie Unternehmen Software zukünftig nutzen können, um Unternehmensdaten auszutauschen und zu integrieren. Mit der Einführung von MRP II waren Unternehmen beispielsweise in der Lage, die Effizienz durch eine bessere Produktionsplanung, geringere Lagerbestände und weniger Ausschuss zu steigern.

Mit der Entwicklung der Computertechnologie in den 1970er und 1980er Jahren wurden ähnliche Konzepte wie MRP II parallel entwickelt. Die neuen Lösungen ermöglichten es, über die Fertigung hinausgehende Geschäftsaktivitäten zu bewältigen, einschließlich FinanzmanagementKundenbeziehungsmanagement und Personalressourcen.

Das bekannteste deutsche Softwareunternehmen, das weltweit zu den führenden Anbietern von ERP-System gehört, ist SAP. Seit etwa 1990 wird diese Art der Unternehmenssoftware als Enterprise Resource Planning bezeichnet und als neue Kategorie von Business-Management-Software angesehen.

Funktionsbereiche von Enterprise Resource Planning Systemen

ERP bietet eine integrierte und ständig aktualisierte Ansicht der wichtigsten Geschäftsprozesse unter Verwendung von gemeinsamen Datenbanken, die von einem Datenbankmanagementsystem verwaltet werden. ERP-Systeme verfolgen die Geschäftsressourcen und den Status der Geschäftsverpflichtungen. Die Anwendungen, aus denen das System besteht, teilen Daten über verschiedene Abteilungen (Fertigung, Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung usw.), von denen die Daten auch bereitgestellt werden. Typische Anwendungsmodule in Enterprise Resource Planning Systemen sind:

  • Finance & Accounting mit Finanzbuchhaltung, ForderungsmanagementHauptbuch, Anlagevermögen, Verbindlichkeiten etc.
  • Management Accounting umfasst Budgetierung, Kalkulation, Kostenmanagementaktivitätsbasierte Kalkulation und weitere
  • Human Resources beinhaltet Recruiting, Ausbildung, Dienstpläne, Gehaltsabrechnung, Leistungen, Alters- und Rentenpläne, Diversity Management und mehr
  • Produktionsplanung einschließlich KapazitätsplanungWorkflow-Management, Qualitätskontrolle, FertigungsprozesssteuerungFertigungsprojekteProduktlebenszyklus-Management und Terminplanung etc.
  • Auftragsabwicklung mit Auftragserfassung, Bonitätsprüfung, Preisfindung, Inventur, Versand, Verkaufsanalyse und Reporting, Verkaufsauftragserteilung.
ERP

Mit der Software haben Sie vielfältige Möglichkeiten

weitere Beispiele sind:

  • SupplyChain-Management mit SupplyChain-Planung, Lieferanten-Terminplanung, Einkauf, Inventur, SchadenbearbeitungReklamationsbearbeitung, Lagerhaltung (inkl. Annahme, Einlagerung, Kommissionierung und Verpackung).
  • Projektmanagement umfasst Projektplanung, RessourcenplanungProjektkostenkalkulationProjektstrukturplan, Abrechnung, Leistungseinheiten, Aktivitätsmanagement
  • Customer Relationship Management mit Vertrieb und Marketing, Provisionen, Service, Kundenkontakt, Call Center Support – CRM-Systeme werden nicht immer als Teil von ERP-Systemen betrachtet, sondern als Business Support Systeme (BSS).
  • Datendienste beinhalten verschiedene Self-Service-Schnittstellen für Kunden, Lieferanten und / oder Mitarbeiter

Enterprise Resource Planning von On Premises in die Cloud

Von den 1990er Jahren bis zum Beginn des 21. Jahrhunderts wuchs die Zahl der Unternehmen, die Enterprise Resource Planning Systeme nutzen, rasant. Immer mehr Unternehmen setzten auf die integrierte Unternehmenssoftware, um beispielsweise Geschäftsprozesse zu rationalisieren oder auch die Datensichtbarkeit zu verbessern. Gleichzeitig stiegen die Kosten für die Implementierung der Systeme. Nicht nur die Hardware und die Software waren kostspielig. Zusätzliche Kosten für kundenspezifische Programmierung, Berater und Schulungen musste man mit einkalkulieren.

Seit Anfang der 2000er Jahre entwickelt sich die ERP-Technologie mit neuen Funktionen wie eingebetteter Analytik hin zu cloudbasierten Lösungen. Hinzu kommt, dass lokal installierte Systeme nicht mit den steigenden Sicherheitsanforderungen oder neuen Technologien wie Smartphones mithalten können.

Cloudbasierte ERP-Systeme bieten eine kostengünstige Alternative zu lokal installierten Systemen, die sowohl die Betriebskosten (OpEx) als auch die Kapitalkosten (CapEx) senkt. Unternehmen müssen beispielsweise bei Cloud-Lösungen weder Software noch Hardware kaufen oder zusätzliches IT-Personal einstellen oder eine kostspielige Infrastruktur unterhalten. Dadurch können Mitarbeiter ihren Fokus von der Verwaltung der IT auf Aufgaben mit einem höherem Mehrwert verlagern.

Cloud Enterprise Resource Planning Systeme für jedes Business

Während die alten Systeme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oft zu teuer waren, hat die Cloud diese Barriere aufgehoben. Mit einer SaaS-Lösung können kleinere Unternehmen deshalb dieselbe bewährte Unternehmenssoftware nutzen, die größere Unternehmen seit Jahren verwenden. Eine cloudbasierte Lösung kann schnell implementiert werden. Für kleine und mittlere Unternehmen bietet die Cloud die Flexibilität, schnell neue Benutzer hinzuzufügen und sich ändernde Geschäftsanforderungen zu unterstützen.

Zusammenarbeit verbessern mit modularen Cloud ERP-Systemen

Cloud-Systeme bieten zusätzliche Funktionen

Wenn die Kernarchitektur von cloudbasierten System um integriertes Customer Relationship Management (CRM), SupplyChain Management (SCM), Human Capital Management (HCM) und Enterprise Performance Management (EPM) erweitert wird, verbindet das System beispielsweise alle Anwendungen nahtlos mit einem einzelnen Datenrepository. Ein erweitertes Cloud-ERP-System ermöglicht die Verwaltung aller Abteilungen mit verbesserter Transparenz und Zusammenarbeit, so, als wären sie eine einzelne Organisation.

Darüber hinaus bieten Cloud-Systeme einen nahtlosen Zugriff auf erweiterte Berichtsfunktionen wie Datenvisualisierung und erweiterte Analysefunktionen. Durch den Zugang zu neuen Technologien, wie dem Internet der Dinge (IoT), erhalten Unternehmen ein umfassendes Verständnis der Geschäftsaktivitäten in Echtzeit. Und dies nicht nur im Front-Office, sondern auch in Lagern und Produktionshallen. Dieses Wissen steht den Mitarbeitern auf ihren mobilen Geräten durch soziale Tools zur Verfügung.

Die Vorteile einer ERP-Suite gegenüber Einzelanwendungen

Einer der wichtigen Vorteile moderner Cloud-Systeme ist die einheitliche Lösung oder Anwendungssuite. Im Vergleich zur Bereitstellung isolierter Softwareanwendung, wie Personal- oder Vertriebsautomatisierung oder Fakturierungsprogrammen, bietet eine Softwaresuite den Vorteil einer Komplettlösung.

Eine Suite, die alle wichtigen Geschäftsfunktionen umfasst, integriert betriebliche Prozesse in der gesamten Organisation. Mitarbeiter erhalten einen transparenteren und umfassenderen Einblick in alle Aspekte des Geschäfts. Eine Softwaresuite ermöglicht es Unternehmen zum Beispiel, schnell eine Basis zu schaffen, die den unmittelbaren Bedarf erfüllt und flexibel auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren kann.

Server mit Standort USA sind nicht sicher

Enterprise Resource Planning – Datensicherheit in der Cloud

Die Frage nach der Sicherheit der eigenen Daten in der Cloud ist auf jeden Fall für Unternehmen jeder Größe von zentraler Bedeutung. Der vielleicht wichtigste Aspekt ist dabei der Standort der Cloudserver. Nicht in allen Ländern gelten die gleichen restriktiven Datenschutzbestimmungen wie beispielsweise in Deutschland. Stehen die Server in den USA, können die amerikanischen Geheimdienste CIA und NSA sowie die Bundespolizei FBI jederzeit auf die Daten zugreifen.

Der Patriot Act von 2001 berechtigt die amerikanischen Behörden zum Zugriff. Und die Eigentümer der Daten bekommen keine Information über den Zugriff. Dieses Zugriffsrecht gilt gleichermaßen für die Daten von ausländischen Unternehmen wie von Privatpersonen. Maximale Sicherheit für cloudbasierte Enterprise Resource Planning Systeme bieten daher nur Server, deren Standort sich in Deutschland befindet.