Microsoft Office bietet eine gute Option, mit der Sie schnell und leicht ein PDF erstellen können. Wer kein Office nutzt, der kann die Hilfe von anderen Tools in Anspruch nehmen. Eine PDF-Datei ist nichts anderes, als ein Dokument welches mit dem Adobe Acrobat Reader gelesen werden kann.

Der Vorteil der Dateiendung ist, dass größere Dokumente in komprimierter Form problemlos dargestellt werden können. Ebenso unterstützt der Adobe Acrobat Reader das Ausfüllen von Formularen. Auch kann man mit Office eine Datei mit Feldbefehlen erstellen, welche später entweder automatisch oder vom Leser im Programm Adobe Acrobat Reader ausgefüllt werden können.

PDF erstellen

Der PDFCreator ist kostenlos downloadbar

Eine Alternative, gerade wenn es um größere Mengen an unterschiedlichen Dokumenten geht, sind spezielle Programme externer Dienstleister. Eines davon ist sehr bekannt und wird weltweit gerne genutzt. Es handelt sich hierbei um das Tool „PDFCreator„, welches kostenlos downloadbar ist.

In Microsoft Office ist die Funktion für das Speichern von Dateien im passenden Format von Anfang an integriert. Wer ein anderes Office-Programm nutzt, muss unter Umständen ein weiteres Programm für die Umwandlung verwenden. In den folgenden Abschnitten beschäftigen wir uns näher mit den verschiedenen Möglichkeiten und beleuchten deren Vor- und Nachteile.

Mit Microsoft Office schnell und einfach ein PDF erstellen

Es gibt verschiedene Wege, mit denen man Office für die Erstellung von Adobe Acrobat Reader DC fähigen Dateien nutzen kann. Zum einen wäre da die Export-Funktion. Diese ist in Word, und in Excel aktivierbar. Mit ihr kann das komplette Dokument, welches sich gerade in Bearbeitung befindet, leicht und direkt in das PDF-Format gespeichert werden.

Wählen Sie bei „Speichern unter“ das PDF Format

Ein weiterer Ansatz ist den schon installierten PDF-Drucker zu nutzen. Dazu wird ein Druckauftrag angelegt. Das Ausgabegerät ist dann der vorinstallierte Drucker „Microsoft print to PDF“ in der Geräteauswahl. Die Funktion sollte man auf keinen Fall deinstallieren, da eine Neuinstallation oftmals nur mit Problemen durchgeführt werden kann.

Eine weitere Option ist das Formatieren in das Format des Adobe Acrobat Reader DC mit OneNote. Ähnlich wie in den anderen Programmen von Office, kann man mit wenigen Klicks über die Speicher-Funktion die eigenen Notizen und gespeicherte Dateien in das gewünschte Format exportieren.

Tools können ebenfalls das gewünschte Ergebnis liefern

Ein Word-Dokument lässt sich auch in eine PDF-Datei exportieren

Viele Menschen nutzen das Office von Microsoft nicht, sondern greifen lieber auf andere Programme zurück. Hier gestaltet sich das Abspeichern von Dokumenten in das gewünschte Format oftmals schwierig. Aber das ist kein Grund zur Verzweiflung. Zahlreiche Drittanbieter bieten entweder professionelle, oder Open-Source-Lösungen an. Diese können direkt im Netz bezogen werden.

Der Unterschied in der Handhabung ist, dass diese Programme zusätzlich installiert werden müssen. Sie haben entweder ein eigenes Interface, oder aber sie nutzen die bereits vorhandene Druckfunktion. Manche greifen auch direkt in die Menüführung des Schreibprogramms ein und platzieren einen Quick-Button für einen schnellen Export.

Viele dieser Programme sind kostenlos. Ebenso gibt es eine Reihe von Programme, deren Entwickler eine zusätzliche Gebühr für die Nutzung erheben. Frei zugängliche Programme sollte man vor der gewerblichen Verwendung prüfen. In der Lizensierung kann nämlich ein Passus stehen, indem für eine gewerbliche Nutzung des Programms ein Entgelt fällig wird.

Aktuell haben viele der Anbieter von Office-Lösungen eigene Lösungen in ihre Software integriert. Diese arbeiten in der Regel zuverlässig. Das Speichern von Dokumenten im Format von Adobe Acrobat Reader DC gehört heute zum guten Standard und ist aufgrund der hohen Verbreitung von Adobe Acrobat Reader DC eine notwendige Funktion.

Adobe Acrobat Reader DC wird weltweit verwendet

So gut wie jeder, der das Internet regelmäßig nutzt wird um die Verwendung von Adobe Acrobat Reader DC nicht herumkommen. Spätestens, wenn man viele Dokumente in einer E-Mail als Anhang verschicken möchte ist dieses Programm viel zu praktisch. Der Adobe Acrobat Reader DC gehört mit zu den am häufigsten genutzten Programmen der Welt. Neben Word dürfte Adobe Acrobat Reader DC zu den Top 10 der am häufigsten genutzten Programme gehören.

Die starke Nutzung von Adobe Acrobat Reader DC macht die Verwendung der Funktion für den Export in das passende Format dringend notwendig. Ohne eine solche Funktion würde die benötigte Speicherkapazität für den täglichen Schriftverkehr via E-Mail, und ebenso für die allgemeine Verwendung des Internets explodieren. Adobe Acrobat Reader DC hat sich als weltweiter Standard etabliert. Statistisch gesehen nutzt jeder Internetnutzer mindestens eine Version des Adobe Acrobat Reader DC regelmäßig.

Die Downloadmaske des Adobe AR DC

Wir empfehlen die Nutzung von der hauseigenen Lösung für den Export von Dokumenten, sofern man Word benutzt. Viele der im Internet erhältlichen Programme sind ausgesprochen gut. Microsoft hat mit seinem Tool ein tolles und vielseitiges Werkzeug für den Alltag geschaffen. Bei der Nutzung von anderen Programmen sollte man beim Download auf die Sicherheit der Quellen achten. Ansonsten können Risiken weitestgehend vermieden werden.

Das Programm „PDFCreator“ hat sich im praktischen Einsatz bewährt und sich als vernünftige Lösung erwiesen. Das Tool ist kostenlos erhältlich und kann sogar online verwendet werden. Es ist leicht in der Handhabung und Laien können es problemlos verwenden. Natürlich handelt es sich hier nicht um das einzige gute Tool für den Export von Dokumenten.

Weiter Möglichkeiten ein PDF zu erstellen

Es ist auch möglich, einen PDF-Druckertreiber zu verwenden. Diesen findet man beispielsweise hier oder auch hier. Ebenfalls möglich ist die Nutzung des PDFMailers von Gotomaxx. Alle diese Tools sind kostenfrei. Eine Nachbearbeitung des entstandenen PDFs ist hierbei allerdings nicht möglich.

Sind Sie auf der Suche nach der passenden Software für Ihr Unternehmen? Dann ist es nicht immer erforderlich, eine Individualsoftware bei einer Firma in Auftrag zu geben. Sie können auch eine Branchensoftware nutzen, die Ihnen verschiedene Vorteile bietet.

Welche Vorteile hat Branchensoftware?

Branchensoftware

Eine Branchensoftware hat Vor- und Nachteile

Branchenlösungen haben bestimmte Vorteile, von denen auch Ihr Unternehmen profitieren kann. Deshalb ist es sehr wahrscheinlich, dass sich eine solche Art von Software auch für Sie lohnt.

Die Software als Lernprogramm nutzen

Interessant ist, dass diese Art von Software für die Gesamtheit aller Unternehmen konzipiert ist, die in der betreffenden Branche tätig sind. Aus diesem Grund haben Sie die Möglichkeit, in passenden Bereichen dazuzulernen. Vielleicht wird ein bestimmtes Problem anders gelöst, als Sie es bisher gewohnt waren. Oder Ihnen wird ein neuer Geschäftsbereich durch die Software vorgestellt, den Sie bislang vielleicht noch nicht in Betracht gezogen haben.

Mit Ihrer Konkurrenz mithalten

Wenn Sie sich für ein Programm entscheiden, das auch Ihre Konkurrenz nutzt, wissen Sie, dass Sie gleichauf liegen. Bei einer individuell von Ihnen in Auftrag gegebenen Software kann es hingegen sein, dass man bestimmte Features nicht bedacht hat. Das verschafft ein ruhiges Gefühl – Sie wissen, wie und womit andere Unternehmen in Ihrem Bereich arbeiten.

Eine hochentwickelte Lösung verwenden

Gerade solche Branchensoftware, die über einen langen Zeitraum hinweg verwendet wurde, ist meist hoch entwickelt. Sie hat diverse Updates durchlaufen und wurde an die branchentypischen Bedürfnisse von Unternehmen angepasst. Sie können also gleich nach Ihrer Wahl mit einem hoch entwickelten Programm arbeiten. Bei einer Individualsoftware bekommen Sie hingegen anfangs ein Programm, das eventuell noch weiterentwickelt werden muss.

Branchensoftware lässt sich auch anpassen

Ein günstiger Preis

In der Regel sind Branchenlösungen günstiger, als für Unternehmen individuell hergestellte Produkte. Der Grund hierfür liegt in den weitaus höheren Verkaufszahlen, von denen die Entwickler finanziell profitieren. Sie geben also weniger aus und können gleichzeitig mit einem starken Programm arbeiten.

Anpassbarkeit

Branchenbezogene Software ist häufig anpassbar und erweiterbar. Das bedeutet, dass sie in gewissem Umfang zu einer Individualsoftware gemacht werden kann. Die Anpassung kann Features nutzen, die bereits im Programm vorgesehen sind. In vielen Fällen ist es aber auch möglich, eine individuelle Erweiterung in Auftrag zu geben.

Vorteile gegenüber Standardsoftware

Das Gegenteil von Individuallösungen ist die Standardsoftware. Hier handelt es sich um Software, die branchenunabhängig ist und von jedem Unternehmen verwendet werden kann. Sie ist also nicht an einen bestimmten Geschäftsbereich angepasst. Darin liegt auch ihr Nachteil gegenüber den Branchenlösungen – hier gibt es keine außergewöhnliche Spezifikation, von der die Branche als solche profitiert.

Und was ist Branchensoftware genau?

Für die Produktion gibt es Branchensoftware

Software dieser Art ist so entwickelt worden, dass sie genau die Bedürfnisse der Branche trifft, für die Sie vorgesehen ist. Die Entwickler haben also nicht ein einzelnes Unternehmen als Auftraggeber im Blick. Sie entwickeln für die Gesamtheit aller Unternehmen in der betreffenden Branche.

Die Art und Weise der Entwicklung ist nicht festgelegt. Das Softwareunternehmen kann mit ausgesuchten Unternehmen aus der Branche zusammenarbeiten oder für sich selbst eine Lösung entwerfen. Grundsätzlich ist es Ziel, die Tätigkeit der Unternehmen in dem betreffenden Bereich bestmöglich zu unterstützen.

Der Begriff der Branche in diesem Sinne kann eng und weit gefasst sein. Häufig bezeichnet er ein bestimmtes Geschäftsfeld, in dem ein Unternehmen tätig sein kann. Branchensoftware kann aber auch dann vorliegen, wenn ein Marktsegment umfasst ist. Es gibt populäre Branchenlösungen und solche, die als Nischenprodukt angesehen werden können und entsprechend wenige Nutzer besitzen.

Branchenlösungen sind umfangreicher, als bloße ERP-Systeme. In vielen Fällen handelt es sich um eine Komplettlösung, mit der man das komplette Geschäftsfeld des Unternehmens erfassen kann. Damit vereinfachen sie interne Vorgänge – alles wird an einer Stelle verwaltet. Ihre Mitarbeiter können sich in ein einziges System einarbeiten und haben dann die Möglichkeit, die Vorgänge in Ihrer Firma zu überblicken und zu steuern.

Beispiele für Branchenprogramme

Branchenlösung

Branchensoftware ist auf eine spezielle Branche zugeschnitten

Es existieren zahlreiche Varianten von Branchenprogrammen. Grundsätzlich benötigen die meisten Unternehmen der heutigen Zeit die Möglichkeit, über ein IT-System interne und externe Vorgänge zu verwalten. Dazu zählen zum Beispiel Entwicklungen von Bankensoftware, Software für die Forschung, Automobilindustrie oder das Gesundheitswesen.

Die oben zu findende Aufzählung ist nicht abschließend. Für jeden einzelnen Bereich sind die entwickelten Lösungen genau auf die Anforderungen abgestimmt, die in der jeweiligen Branche existieren. Bei Unternehmen, die Kundendaten verwalten, ist es in besonderem Maße erforderlich, auf die Sicherheit der verwalteten Daten zu achten. In anderen Bereichen geht es zum Beispiel darum, umfangreiche Datensätze genau zu erfassen. Das trifft zum Beispiel auf die Anforderungen der Forschung zu.

Die richtige Software finden

Wenn Sie sich für branchenspezifische Software interessieren, gilt es, die richtige Lösung für Ihre Anforderungen zu finden. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Versuchen Sie, eine Demo-Version der Programme zu erhalten, die für Sie in Betracht kommen. So können Sie die einzelnen Varianten ausprobieren und auf diese Weise feststellen, welches Programm Ihre Bedürfnisse am besten erfüllt.

FiBu

Die Finanzbuchhaltung – kurz FiBu – ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens und umfasst die Bereiche kaufmännische Buchhaltung, Gewinn- und Verlustrechnung, Abstimmungsbogen und Lohnliste.

Dabei liefert die Finanzbuchhaltung das Zahlenmaterial für die Erstellung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Aus diesen beiden Teilbereichen lassen sich die Lage und der Gesamterfolg eines Unternehmens erkennen.

Ein geschichtlicher Überblick über die Entstehung der Finanzbuchhaltung

FiBu

Bücher werden schon seit Jahrhunderten geführt

Das Führen von Handelsbüchern war bereits im Altertum üblich. Ein Vorläufer der heutigen Buchführung entwickelte sich jedoch erst im 14./ 15. Jahrhundert. Eine Bilanz zu erstellen, war damals noch nicht üblich. Vielmehr wurde lediglich ein Übertrag aus einem vollgeschriebenen Handelsbuch auf ein neues Handelsbuch vorgenommen.

Die doppelte Buchführung entstand Ende des 15. Jahrhunderts in Italien. Aus dieser Zeit gibt es auch die ersten ordentlichen Abschlüsse. Einheitliche Regeln dafür gab es damals jedoch noch nicht.

Die ersten gesetzlichen Abschlussregeln

Erste gesetzliche Abschlussregeln wurden mit der ordonnance de commerce Ende des 16. Jahrhunderts eingeführt. Diese Regelung schrieb vor, dass Unternehmen alle zwei Jahre eine Inventur durchzuführen haben.

In Deutschland wurden bis in das 19. Jahrhundert Geschäftsabschlüsse nur anhand der Aufzeichnungen von Büchern vorgenommen. Mit der Entwicklung des Handelsrechts wurden dann in Deutschland ab Mitte des 19. Jahrhunderts gesetzliche Regelungen über Inventur und Bilanz vorgeschrieben.

Die Bilanz als Teilbereich der FiBu

Vereinfacht dargestellt ist die Bilanz als Teilgebiet der Finanzbuchhaltung die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Die Bilanz ist gleichzeitig der Abschluss des Rechnungswesens für einen bestimmten Zeitpunkt.

In den meisten Fällen ist dies am 31.12. eines Jahres der Fall. Dieser sogenannte Bilanzstichtag zeigt eine Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt auf.

Während auf der Aktivseite die Mittelverwendung dargestellt wird, zeigt die Passivseite das Fremdkapital, also die Ansprüche von Gläubigern sowie den Saldo aus Aktiv- und Passivseite auf. Aktiv- und Passivseite müssen am Ende einer Bilanzerstellung stets ausgeglichen sein, also den gleichen Betrag aufweisen.

Sind die Erträge höher als die Aufwendungen, erzielt man Gewinn

Bilanzen haben bei der Finanzbuchhaltung insgesamt drei Aufgaben zu lösen

Mit der Erstellung von Bilanzen werden in Unternehmen drei Aufgaben gelöst:

– Es erfolgt eine genaue Bestimmung von Vermögen und Kapital nach den Grundsätzen der Bilanzierung.
– Vermögen und Fremdkapital werden bewertet.
– Es erfolgt eine Gliederung von Vermögen und Kapital, die sogenannte Bilanzgliederung.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als weiterer Teilbereich der Finanzbuchhaltung

Die GuV ist ebenfalls ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung (FiBu) und zeigt die Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge einer bestimmten Rechnungsperiode auf. Meist ist diese Rechnungsperiode auch das Geschäftsjahr, was üblicherweise vom 1.01. bis 31.12. eines Jahres dauert. Die GuV ist ein Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses und wird in § 242 III HGB geregelt.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) muss klar und übersichtlich dargestellt werden, damit berechtigte Außenstehende einen schnellen Einblick über die Ertragslage einer Unternehmung erhalten können. Deshalb darf in der GuV keine Saldierung von Aufwand und Ertrag erfolgen.

Für die Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gibt es zwei Varianten: in Konto- oder in Staffelform. Für Kapitalgesellschaften ist jedoch für eine bessere Übersichtlichkeit die Staffelform vorgeschrieben. Geregelt wird dies in § 275 I HGB.

Grundsatz der formellen Bilanzkontinuität muss gewahrt bleiben

Die einmal gewählte Darstellungsform muss übrigens von allen Unternehmen beibehalten werden (Grundsatz der formellen Bilanzkontinuität bzw. –stetigkeit). Damit ist die Vergleichbarkeit verschiedener Zeiträume besser möglich.

§ 276 HGB regelt weitere Bestandteile einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wie Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen, außerplanmäßige Abschreibungen oder außerordentliche Erträge sowie außerordentliche Aufwendungen.

Doppelte Buchführung als unverzichtbarer Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung

Große Unternehmen haben meist ihre eigene Buchhaltung

Sie ist bei der Finanzbuchhaltung (FiBu) unverzichtbar: die doppelte Buchführung. Unter diesem Begriff ist das System der kaufmännischen Buchführung nach § 238 HGB zu verstehen.

Für die doppelte Buchführung ist es wichtig, dass jeder Buchung auf der einen Sollseite der Bilanz eine zweite Buchung auf der Habenseite der Bilanz gegenüberstehen muss. Die Pflicht dazu ergibt sich aus § 242 III HGB.

Die Finanzbuchhaltung in Unternehmen

Große Unternehmen haben meist eine eigene Buchhaltung. Diese nimmt beispielsweise die täglichen Buchungen vor, erstellt die Tagesbilanz oder übernimmt Aufgaben wie die Lohnbuchhaltung. In kleineren Unternehmen ist es dagegen üblich, die Finanzbuchhaltung an ein fachlich versiertes Unternehmen auszulagern.

Die externe Finanzbuchhaltung erfüllt die gleichen Aufgaben wie ein interner Bereich. Sie übernimmt ebenfalls die Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung.

Für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben einer Finanzbuchhaltung benötigen Unternehmen spezielle Finanzbuchhalter. Diese verfügen über eine Ausbildung als Finanz- oder Lohnbuchhalter. Gute Finanzbuchhalter zu finden ist heute nicht einfach.

Der Begriff Fakturierung bezeichnet die Rechnungserstellung im Unternehmen. Für jedes verkaufte Produkt und jede erbrachte Dienstleistung muss laut den Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung (GOB) eine Rechnung erstellt werden.

Die Wortherkunft Faktura lässt sich aus dem Lateinischen ableiten und bedeutet soviel wie „machen“. Das Wort Faktura wird heute nur noch in der Schweiz und in Österreich verwendet, in Deutschland gilt der Begriff als veraltet.

Wann genau muss eine Rechnung erstellt, also fakturiert werden?

Fakturierung

Die Fakturierung ist die Rechnungsstellung in einem Unternehmen

Der genaue Moment, ab dem eine Rechnung erstellt oder fakturiert werden muss, ist die Lieferung der Ware an den Kunden beziehungsweise die Erbringung der Dienstleistung. Zur Fakturierung zählt nicht nur das Erstellen von Rechnungen. Auch alle Tätigkeiten, die mit der Rechnungsstellung zusammenhängen bis zur Buchung des Geschäftsfalles auf das jeweilige Konto werden als Fakturieren bezeichnet.

Eine Rechnung muss ganz bestimmte Anforderungen erfüllen, soll sie auch wirklich als Rechnung Geltung erlangen. Dabei ist es erforderlich, sich genau an die gesetzlichen Vorschriften zu halten. Der Gesetzgeber schreibt bestimmte Kriterien vor, die unbedingt auf einer Rechnung erscheinen müssen.

Das sind unter anderem die Rechnungsanschrift des Leistungsempfängers beziehungsweise Kunden, das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde sowie eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Ist das Unternehmen, dass die Rechnung erstellt, zur Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet, muss die Ware oder Dienstleistung mit den Nettopreis ausgewiesen und die Umsatzsteuer separat aufgeführt werden.

Bei der Umsatzsteuer gibt es Ausnahmen

Wer als Unternehmen von der Umsatzsteuer ausgenommen ist, dies sind in Deutschland beispielsweise Kleinunternehmer, muss dies auf der Rechnung entsprechend vermerken. Dafür schreibt der Gesetzgeber beispielsweise bei den Kleinunternehmern die folgende Formulierung vor: „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“

Für das Versenden der Rechnung wird keine bestimmte Art des Versandes vorgeschrieben. Wichtig ist natürlich, dass diese dem Empfänger auch wirklich zugeht. Dies sollte zeitnah erfolgen, damit der Zahlungspflichtige ausreichend Zeit hat, die Rechnung zu überweisen oder auch bestimmte Skonti nutzen kann. Wurden Rechnungen früher ausschließlich per Post verschickt, werden sie heute zunehmend elektronisch versandt.

Das Umsatzsteuergesetz regelt die Gestaltung von Rechnungen

Wo sind die gesetzlichen Vorschriften der Rechnungslegung geregelt?

Die gesetzlichen Vorschriften zur Gestaltung und Form von Rechnungen werden im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. § 14 I UStG beinhaltet zum Beispiel die Regelungen betreffen die Form der Rechnung. Darin steht, dass diese dem Empfänger entweder schriftlich oder als elektronische Rechnung zuzustellen ist.

In § 15 I Nr. 1 UStG ist geregelt, welche Pflichtbestandteile eine Rechnung beinhalten muss. Stellen Unternehmen Rechnungen aus, die eine zu hohe Steuer ausweisen, sind sie laut §§ 14b und 14c UStG verpflichtet, die Rechnung um den zu hohen Betrag zu berichtigen und diese erneut auszustellen.

Was sind Zahlungsaufforderung und Zahlungsziel?

Der eigentliche Zweck einer Rechnung ist, dass der fällige Betrag bezahlt wird. Damit diese Forderung notfalls auch gerichtlich durchgesetzt werden kann, müssen Rechnungen in Schriftform vorhanden sein. Die Rechnung beinhaltet die Zahlungsaufforderung, den Gegenwert der Ware oder Dienstleistung bis zu einem bestimmten Termin auf das Konto des Empfängers zu überweisen. Diesen Termin nennt man in der Buchhaltung Zahlungsziel.

Als Zahlungsziele gibt es heute verschiedene Möglichkeiten. Viele Unternehmen wünschen den Zahlungseingang per sofort beziehungsweise innerhalb von ein oder zwei Wochen. Noch vor wenigen Jahren war es lukrativ, mit der Möglichkeit eines Skontos einen vorzeitigen Zahlungsausgleich zu erreichen. Wurde die Rechnung bis zu einem bestimmten Datum bezahlt, durfte sich der Kunde einen bestimmten Prozentsatz des Betrages einbehalten. Heute ist ein vorheriger Skontoabzug kaum noch üblich.

Die Fakturierung der Rechnungen in die Hände eines externen Dienstleisters legen

Für die Buchhaltung ist eine Vielzahl an Software vorhanden

Immer häufiger wählen Unternehmen die Möglichkeit, das Fakturieren der Rechnungen in die Hände eines externen Dienstleisters oder ein Inkassobüro zu legen. Damit sparen sie erhebliche Personalkosten beziehungsweise können sie ihre Mitarbeiter mit speziellen, für das eigene Unternehmen gedachten Aufgaben betrauen.

Heute sind auf dem Markt eine Vielfalt professioneller Buchhaltungsprogramme zu haben, die eine einfache und effiziente Rechnungsbearbeitung möglich machen. Die teilweise automatisch ablaufenden Prozesse können genauso gut von einem externen Dienstleister erledigt werden. Diese Dienstleister übernehmen dabei auch das Mahnwesen und das Forderungsmanagement.

Der Unterschied von Vorfakturierung und Nachfakturierung

Zwei Begriffe sind bei der Fakturierung besonders wichtig: die Vor- und die Nachfakturierung. Bei der Vorfakturierung werden dem Kunden Rechnungen für eine Ware oder Dienstleistung bereits vor dem Erhalt vorgelegt. Die Nachfakturierung ist dann entsprechend die Vorlage der Rechnung nach dem Erhalt der Ware oder Dienstleistung.

Die Vorfakturierung hat den Zweck, den Geldbetrag beispielsweise mittels Vorkasse zu erhalten. Unternehmen nehmen diese Möglichkeit in Anspruch, wenn es sich beim Kunden beispielsweise um einen Neukunden handelt, dessen Zahlungsverhalten unbekannt ist.

Eine Branchenlösung, die auch Branchensoftware oder Kaufmännische Software genannt wird, ist grundsätzlich eine Software-Lösung. Sie ist immer auf die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse eines Marktsegments oder einer bestimmten Branche abgestimmt. Ein Beispiel für eine Branchenlösung ist eine CRM-Lösung für das Gesundheitswesen, die Automobilindustrie oder für die Forschung, die jeweils angepasst ist. Der Branchensoftware gegenüber steht die Standardsoftware, die grundsätzlich jedes Unternehmen zum Einsatz kommen lassen kann.

Was zeichnet eine Branchenlösung aus?

Branchenlösung

Branchenlösungen sind spezielle auf bestimmte Branchen zugeschnitten

Branchenlösungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie einerseits individuelle Komplettlösungen darstellen und andererseits über ERP-Systeme – Enterprise Resource Planning – hinaus gehen. Als Komplettlösung planen und verwalten Branchenlösungen Ressourcen und sorgen außerdem für einen vollständigen Überblick über das Finanz- und Produktmanagement sowie über CRM, also Customer Relationship Management.

Da fast alle Geschäftsfelder über Bereiche verfügen, die individuelle Software-Ansprüche haben, können Branchenlösungen in unterschiedlichsten Wirtschaftszweigen zum Einsatz kommen. Sie haben dabei den großen Vorteil, dass sie individuell und vielfältig sind. So gibt es beispielsweise Software-Lösungen, die bei vielen Kunden zum Einsatz kommen können oder auch sogenannte Nischen-Produkte, die speziell auf eine kleine Branche oder einen bestimmten Bereich abgestimmt sind.

Die Vorteile einer Branchenlösung

Branchensoftware bringt einige Vorteile mit sich. Der wohl größte und wichtigste Vorteil ist die Tatsache, dass Branchensoftware im Vergleich zur Individualsoftware deutlich kostengünstiger ist. Nichtsdestotrotz ist Branchensoftware trotz der günstigen Kosten vergleichsweise gut an die individuellen Anforderungen der Branche oder des Betriebs angepasst.

Branchensoftware ist auch kurzfristig verfügbar und bietet dem Kunden die Möglichkeit, nicht nur die Software selbst, sondern auch branchenspezifisches Know-How mit einzukaufen. So bündelt die Software nämlich alle Informationen und Prozesse, die relevant sind. Vor allem die Qualitätssicherung, das Kundenmanagement oder die Verwaltung sind Bereiche, die sich durch individuelle Software-Lösungen deutlich effizienter gestaltet lassen.

Aufgrund der vielen Vorteile profitieren viele Unternehmen von modernen Branchenlösungen. Diese sind kostengünstig und kurzfristig verfügbar. Zudem lassen sich einige Bereiche mittels Software-Lösungen effizient gestalten.

Die Nachteile einer Branchenlösung

Eine Branchenlösung hat Vor- und Nachteile

Zwar bringen Branchenlösungen einige Vorteile mit sich, dennoch gibt es auch den ein oder anderen Nachteil. So ist beispielsweise nachteilig, dass Unternehmen häufig an Plattformen gebunden sind, die der Anbieter zufällig ausgewählt hat. Insbesondere dann, wenn mehrere Branchenlösungen eingekauft werden, führt dies schnell zu einer IT-Landschaft, die immer unübersichtlicher wird und sich kaum mehr überblicken lässt.

Kommt es zu dieser uneinheitlichen IT-Landschaft, erhöhen sich automatisch auch die Betriebskosten. Zudem erschwert dies den Zugriff auf die Unternehmensinformationen. Wenn die Vor- und Nachteile abgewägt werden, greifen manche Unternehmen lieber zu Individuallösungen. Insbesondere dann, wenn alternative und moderne Softwaretechnologien eingesetzt werden, kann es für Unternehmen günstiger sein, auf Individuallösungen zu setzen.

Individualsoftware zeichnet sich dadurch aus, dass sie perfekt auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten ist. Auf diese Weise ermöglicht sie ein effizientes Arbeiten und sorgt dafür, dass sich das Unternehmen unabhängig von den Standardsoftwareherstellern entwickeln kann. Jedoch müssen die Entwickler der Software ständig unterhalten werden, sollten sich diese im eigenen Hause befinden. Auch sind sie weniger flexibel, sodass es vor allem bei Änderungen schnell zu Problemen kommen kann.

Die Funktionsweise von Branchenlösungen

Für die Produktion gibt es Branchenlösungen

In der heutigen ERP-Landschaft stellen Branchenlösungen einen wichtigen Bestandteil dar. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass sie über einen speziellen Lösungsansatz für die jeweilige Branche verfügen. Vor allem dann, wenn eine Individualprogrammierung aus zeit- und kostentechnischen Gründen nicht in Frage kommt, sind Branchenlösungen für Unternehmen interessant. Ist die Nachfrage nach einem Standard seitens der Kunden vorhanden, entsteht in der Regel eine Branchenlösung.

Branchenlösungen sind immer mit den klassischen Modulen ausgestattet. Zu diesen gehören die Warenwirtschaft, der Vertrieb, die Produktion sowie das Rechnungs– und FinanzwesenZusätzlich sind sie mit Extramodulen ausgestattet, die jeweils auf eine bestimmte Branche zugeschnitten sind. Branchensoftware hat den Vorteil, dass sie durch zusätzliche Module erweiterbar ist. Zu diesen Erweiterungen gehören beispielsweise das Projekt- und Servicemanagement oder das Business Process Management-Modul.

Je nach Einsatz werden Branchenlösungen entweder für tausende von Kunden geschrieben oder kommen nur in vereinzelten Unternehmen zum Einsatz. Oftmals kommt es auch vor, dass Individuallösungen später zur Nachnutzung angeboten und dementsprechend als Branchenlösung vermarktet werden. Mittlerweile gibt es die Branchensoftware für nahezu alle Branchen.

In welchem Umfeld kommt eine Branchenlösung zum Einsatz?

In der heutigen Zeit profitieren die unterschiedlichsten Branchen von Branchenlösungen. Zum Einsatz kommt die Software in den Bereichen Automotive, Bekleidung und Textilien, im Einzelhandel und im Großhandel. Aber auch im Bereich der Gummi- und Kunststoffwaren, beim Handwerk, in der Konsumgüterindustrie oder im Maschinenbau setzen viele Unternehmen auf Branchenlösungen. Zu den weiteren Branchen zählen die Metallindustrie, die Möbelproduktion, die Verpackungsindustriesowie das Transportwesen, Logistikwesen und das Verkehrswesen.

Dementsprechend werden Branchenlösungen heutzutage in den unterschiedlichsten Bereichen und Unternehmen eingesetzt und überzeugen mit den oben genannten Vorteilen. Nichtsdestotrotz kommt es natürlich immer auf das individuelle Unternehmen an, ob Branchenlösungen sinnvoll sind oder ob Standardlösungen oder Individuallösungen effizienter wären.

PDF

Es ist eines der bekanntesten Dateiformate für Schriftstücke, und wahrscheinlich nutzen auch Sie es täglich: Das Portable Document Format, kurz PDF. Die Geschichte und die technischen Finessen des etablierten Dateiformates sind dabei mit den Jahren in den Hintergrund getreten und werden Ihnen in diesem Beitrag ausführlich erklärt. Doch vorab ein gängiger Vorgang zur Veranschaulichung:

Sie erstellen einen interessanten Text in einem .doc Format. Dabei geben Sie sich viel Mühe, um ein interessantes Layout zu erzeugen, die passende Schriftart zu wählen und die Lesbarkeit durch definierte Absätze zu erhöhen. Gratulation – Ihr Text ist vollendet! Im Anschluss schicken Sie das aufwendig erstellte Dokument Ihrem Chef, welcher nach kurzer Zeit eine irritierte E-Mail zurück sendet und sich über einen völlig unkonvertierten Text echauffiert. Was ist passiert? Ihr Chef öffnete das .doc Schriftstück mit einer anderen Software, als die Erstellungssoftware.

Wozu eigentlich ein neues Dateiformat?

PDF

Das Logo des .pdf-Formates

1993 setzte sich der Entwickler Adobe mit dem Problem auseinander, Schriftstücke für jeden, auch Plattform unabhängig, abrufbar zu machen. Zu oft behinderten unterschiedliche Textformate den Leser oder Verfasser von Texten an einer zügigen Bearbeitung. Bis dato wurden Texte und Darstellungen noch Plattform gebunden, also in Abhängigkeit vom genutzten Betriebssystem, abgespeichert. So wurden verfasste Dokumente für manchen Leser absolut unleserlich und nicht zu gebrauchen.

Mit der Geburt des neuen Textformats gehört dies der Geschichte an. Alle abgespeicherten Elemente des Autors, wie Textumbrüche, Absätze, Schriftart und Seitengestaltung bleiben erhalten. Dabei spielt das verwendete Betriebssystem sowie die genutzte Software zum Abruf keine Rolle mehr. Zwar ist nach der Konvertierung in ein PDF Format keine weitere Veränderung mehr möglich, doch dies bringt Ihnen als Anwender eher Vor- als Nachteile. Unbefugten Veränderungen oder eine Vervielfältigung von Dritten ist damit entgegengewirkt.

PDF als Vorteil für den Autoren

Wie bereits erwähnt, ist die Plattform-Unabhängigkeit der bekannteste Vorteil des Dateiformates. Sie verfassen ein Dokument und möchten es für Arbeitszwecke oder auch zu privaten Zwecken Dritten zur Verfügung stellen. Kein Problem. Den erstellten Text konvertieren Sie in das .pdf Format und das Dokument wird allen Lesern authentisch dargestellt. Die dazu benötigte Software, der Adobe acrobat reader, steht dafür kostenlos zur Verfügung.

Doch der Sicherheitsaspekt ist ebenso erwähnenswert. Sie als Autor definieren während der Erstellung des Dokumentes die Sicherheitsstandards. Dies erfolgt beispielsweise durch einen Passwortschutz. Unbefugtes Öffnen, Modifizieren, Kopieren und Löschen von Inhalten oder auch das Drucken sind so nicht mehr möglich.

Das Portable Document Format eignet sich ideal für Anleitungen, Ratgeber und Bücher. Durch interaktive Elemente wie Verlinkungen, gewinnt Ihr erstelltes Dokument einen beachtlichen Mehrwert für den Leser. Dieser klickt für weitere Informationen, ableitende Autoren oder interessante Seiten, auf den im Text angegebenen Link und wird unverzüglich weitergeleitet.

Eine Notiz-Funktion ist mittlerweile im .pdf-Format enthalten

Benutzerfreundlich und etabliert

Seit 25 Jahren steht Ihnen Adobes Dateiformat zur Verfügung. Für nahezu alle existierenden Plattformen steht eine kostenlose Software zur Darstellung und auch zum Druck bereit. In dieser Zeit hat sich das aus der Druckersprache PostScript entwickelte Format stetig weiterentwickelt. Viele weitere Funktionalitäten stehen dem Autoren mittlerweile zur Verfügung, wie zum Beispiel die Kommentarfunktion und Notizen, die man an die Datei anhängen kann.

Ein kleiner Wehrmutstropfen bleibt allerdings: Der Entwickler Adobe bietet selbst keine kostenfreie Software zur Konvertierung von Dokumente an. Allerdings stehen mit Programmen wie beispielsweise Mac OS X, OpenOffice.org oder KOffice attraktive und stabile Alternativen auf dem Markt.

Langzeitarchivierung von Dokumenten

Nach mehrjähriger Weiterentwicklung attestierte die Internationale Organisation für Normung, kurz ISO, 2005 dem neuen PDF/A Format einen großen Nutzen für Archivierungszwecke. Der ISO Standard prüft Formate auf Inhalte, welche eine langjährige Lesbarkeit zum Zwecke einer Langzeitarchivierung erlauben.

Ein wichtiger Aspekt im digitalen Zeitalter. Unterlagen werden zunehmend digital archiviert und müssen auch in Zukunft zwingend lesbar bleiben. Das bereits etablierte Textformat hat sich hier im eingeschränkten PDF/A Format als idealer Kandidat erwiesen. Individuelle Differenzen zwischen den Formaten A-1b und A-1a ermöglichen einen konkreten Anwendungsfall, gehen parallel jedoch mit wichtigen Reglements einher.

In der Version PDF/A-1b geht es um die eindeutige visuelle Wiedergabe der Daten. Der Text muss stets korrekt abgebildet werden können. Hierfür stehen Ihnen als Autor Anleitung zur Verfügung, welche das Reglement für einen gültigen PDF/A-1b Text aufzeigen.

PDF/A-1a geht einen Schritt weiter und überprüft nicht nur die visuelle Eindeutigkeit, sondern auch die Abbildbarkeit nach dem Unicode Standard. Diese Norm ist für einen Screenreader essentiell, um den Text korrekt vorzulesen.

Das PDF/E-Format eignet sich zur 3D-Darstellung

Fachspezifischer Nutzen durch PDF/E

Im Zuge weiterer Ansprüche der Nutzer, kristallisierte sich ein spezielles PDF/E Format heraus. Es zeichnet sich durch sein spezielles Einsatzfeld im Bereich der interaktiven 3D-Darstellung aus. Die 3D-Darstellungen lassen sich im vorhandenen Textmodul vom Leser drehen, in Einzelteile zerlegen und klassisch auf Papier ausdrucken.

Ingenieure, Architekten und Entwickler nutzen das bereits seit 2010. Das PDF/E Format ist durch die ISO Norm zertifiziert. Zur Ansicht der interaktiven Modelle ist ein kostenfreies Plug In für Ihren Reader notwendig.

Das Druckformat PDF/X

Die vielen Vorteile des PDF Formats sind auch der Druckindustrie bekannt. Zeit- und kostenintensive Schritte im Druckvorgang werden reduziert. Doch gibt es speziell in diesem Zweig ganz individuelle Vorgaben, welche die Entwickler in das Format PDF/X implementierten.

Der Buchstabe X steht für exchange, also Austausch. Genau das ist für die Druckerei ein wichtiger Aspekt. Kundendaten im PDF/X Format besitzen die Grundvoraussetzungen für den Druck – man kann sich praktisch blind austauschen. Dennoch erfolgt vorab eine Prüfung seitens der Druckerei, um fehlerhaften Daten zu identifizieren. Der Kunde hat gleichzeitig die Gewissheit, dass seine Daten auch originalgetreu abgedruckt werden.