OnlyOffice ist eine Office Lösung, die mit Microsoft365 vergleichbar und nicht von einer üblichen großen Cloud abhängig ist. Unter Windows, iOS und Linux lassen sich Office Docs erstellen und Verwaltung der Mailkorrespondenz realisieren. Der auffälligste Unterschied zu Office365 ist die Lizenzvergabe. Sie erfolgt einmalig, gilt lebenslang und kann in unterschiedlichen Dimensionen erworben werden: Die einmalige Gebühr etwa für 50 Nutzer einer gemeinsamen privaten Cloud liegt bei ca. 1000 Euro.

OnlyOffice Geschichte

OnlyOffice wird entwickelt und betreut von Ascensio System mit Firmensitz in Riga in Lettland. Das Produkt basiert auf einem Projekt mit dem Namen TeamLab unter Leitung des Entwicklers Lev Bannov. Die Basisplattform bindet die Arbeit mit Foren, Blogs und Social Media ein.

2012 wurde eine HTML5 Version bei der Cebit als Editor für Dokumente präsentiert. Der heutige Name OnlyOffice wurde im Juli 2014 eingeführt und der Quellcode unter AGPLv3 auf Github und Sourceforge der Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

Seit März 2016 gibt es eine Open-Source Desktop Version für Windows und Macintosh. Das stellte bereits eine Alternative zu Microsoft Office dar. Zu Beginn des Jahres 2017 nutzten bereits über 2 Millionen das Produkt OnlyOffice. Schon im Februar 2017 begann die mögliche Integration in Own/Nextcloud. Im Januar 2019 kam die Einführung von Dokumenten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Technologie von OnlyOffice

Der Nutzer greift auf bei der Nutzung auf drei Elemente zurück:

Document Server

Hier können Texte, Präsentationen und Tabellen erstellt und verwaltet werden. Geschrieben wurde mit HTML5 Canvas Element in JavaScript.

 

Mail Server

Hier werden die Nutzer auf diverse Tools zurückgreifen, die das Einrichten von Mailboxen mit standardisierten oder selber definierten Adressnamen möglich machen. Das Ganze ruht auf einer iRedMail Säule, die Dovecot, Postfix, Spa, Assassin, OpenDKIM, ClamAV und Fail2ban beinhaltet.

 

Community Server

Dieser umfasst alle Funktionseinheiten von OnlyOffice und ist für Windows in ASP.NET und auf Mono für Linux und andere Distributionen verfasst.

Funktionen in OnlyOffice

Dem Nutzer von OnlyOffice stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Dokumente

Hier hat der Nutzer Zugriff auf das zentrale Management verschiedener Daten. Hierbei werden vier differierende Zugriffsrechte gegeben:

– Vollzugriff

– Lesen

– Review

– Zugriff verweigern

Alle Dokumente können gespeichert und verwaltet werden inklusive Revisionen.

Ein Mediaplayer ist integriert. Er macht das Abspielen unterschiedlicher Video- und Audiodateien möglich. Das geht direkt in der gewählten Cloud und unterstützt viele unterschiedliche Video- und Audioformate. Clouds von Drittanbietern wie Google Drive, OneDrive, Dropbox und Box sind möglich. OnlyOffice mit eigenem Host geht leicht ab Windows 2008 bei Server MySQL ab 5.1 bzw. Linux mit Kernel 3.13., mit Nextcloud gibt es inzwischen eine Kooperation.

 

E-Mail

Hier steht zum einen ein Mailserver zur Verfügung, der es erlaubt, eigene Domain Mailboxen zu erstellen. Integriert ist aber auch ein Mail Aggregator. Hiermit lassen sich mehrere Mailboxen zentral verwalten. Das Einbinden von Spam, Spamschutz und Antivirus sind obligatorisch.

Kalender

In diesem Modul können sowohl firmeninterne Ereignisse als auch persönliche Daten erstellt und gespeichert werden. CRM und Abgabetermine in Projekten sind ebenso einzubetten wie das Empfangen und Versenden von Veranstaltungen und entsprechenden Einladungen. Kalender anderer Betreiber können immer dann integriert werden, wenn diese unter iCal nutzbar sind.

Projekte

Dieses Feature ist perfekt geeignet, bei Projekten die Phasen zu verwalten: Die Planung kann durchgeführt, Aufgaben können delegiert und Teams geleitet werden. Überwachung und die Organisation einer terminierten Berichterstattung ist mühelos handhabbar. Selbstverständlich sind  Gantt-Diagramme möglich, bei denen in Balkenform Verläufe sichtbar gemacht werden können. Gerade hier ist hilfreich, per „OnlyOffice Projects“ dieses Modul um iOS ergänzen zu können.

Community

Wenn OnlyOffice in Unternehmen verwendet wird, muss ein Unternehmensnetzwerk generiert bzw. unterstützt und gestaltet werden können: Hiermit lassen sich Nachrichten, Blogs und Foren integrieren und verwalten. Gleiches gilt für Messenger- und Chat-Funktionen, News und Lesezeichen. Immer mehr Wichtigkeit erlangen auch das Durchführen von Abstimmungen und Umfragen.

CRM

Die Abkürzung CRM steht für Customer-Relationship-Management. Hier werden Kundendatenbanken verwaltet: Von Akquise und erstem Kontakt über Verkauf- und Anschlussgeschäfte hin zu Marketing, Upselling und Verlängerungen. Das Erstellen von Rechnungen ist ebenso möglich wie gerade in der heutigen schnelllebigen Zeit die Wahrnehmung von und die Reaktion auf Veränderungen.

Die digitale Transformation betrifft alle Unternehmen, egal ob groß oder klein, jung oder alt eingesessen. Wer heute noch mit Papier, Bleistift und Excel-Tabellen sein Unternehmen führt, wird irgendwann das Nachsehen haben. Ein ERP System ist eine integrierte Software Lösung, mit der alle Arbeitsabläufe und Prozesse im Unternehmen abgedeckt werden. Der wahrscheinlich wichtigste Schritt in die unternehmerische Zukunft ist der Einsatz einer ERP Software. Wir nennen Ihnen 10 gute Gründe, warum Sie nicht auf eine Enterprise Resource Planning (ERP) Software verzichten sollten.

Grund 1: Eine Softwarelösung für alle Aufgaben

 

Die meisten Systeme enthalten die Kernmodule Produktionsplanung, Auftragsabwicklung, Vertrieb, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Finanzbuchhaltung und Lagerhaltung. Bei Bedarf können weitere Module wie ein Supply-Chain-Management mit Supply-Chain-Planung oder ein Business Intelligence Modul zusätzlich integriert werden. Die Integration verschiedener Softwarelösung in ein System erfordert oft eine zunächst höhere Investition. Die Vermeidung von Fehlern, ein verbesserter Informationsfluss und die automatisierte Datenpflege sorgen jedoch dafür, dass sich diese Investition mehr als bezahlt macht.

Grund 2: Eine gemeinsame Datenbasis für alle Mitarbeiter

 

Die zentrale Datenerfassung, -verarbeitung und -bereitstellung sind die wichtigsten Gründe für ein ERP System. Der EDV Alltag in vielen Unternehmen sieht heute noch so aus, dass Daten in unterschiedlichen Programmen dezentral erfasst und gespeichert werden. Der Vertrieb benutzt ein CRM-System, der Verkauf Excel-Tabellen und die Finanzbuchhaltung wieder ein anderes Programm. Die Folge sind Zeitverzögerungen, Reibungsverluste und Fehler. Ein ERP System stellt allen Nutzern eine gemeinsame Datenbasis zur Verfügung. Die Daten sind immer auf dem neuesten Stand und stehen allen Mitarbeitern entsprechend den individuell vergebenen Befugnissen jederzeit zur Verfügung.

Grund 3: Arbeitsabläufe und Prozesse optimieren

 

Bei der Einführung eines ERP-Systems sollten zunächst alle Arbeitsabläufe und Prozesse in Unternehmen auf den Prüfstand gestellt und hinterfragt werden. Durch eine möglichst unvoreingenommene Analyse können Verbesserungspotenziale aufgedeckt und mit dem neuen System umgesetzt werden. Dies betrifft alle Unternehmensbereiche vom Vertrieb über die Lagerhaltung bis hin zur Finanzbuchhaltung. In der Regel können erhebliche Kosten eingespart und die Wettbewerbsfähigkeit insgesamt erhöht werden.

 

Grund 4: Verbesserte Kundenbeziehungen

Je mehr ein Unternehmen über seine Kunden weiß, umso besser kann es auf individuelle Bedürfnisse eingehen. Durch das in ERP-Systeme integrierte Kundenbeziehungsmanagement stehen alle wichtigen Daten über jeden Kunden jederzeit und jedem Mitarbeiter, der diese Daten benötigt, zur Verfügung. Kaufhistorie, Umsatz, Sonderwünsche und Informationen über das Zahlungsverhalten bis hin zum Hobby des Geschäftsführers und Lieblingslokals des Einkaufleiters sind mit wenigen Klicks einsehbar. Eine individuelle Kundenbetreuung wird dadurch zum beiderseitigen Nutzen erheblich erleichtert.

Grund 5: Effizienzsteigerung in allen Unternehmensbereichen

Durch die Automatisierung verschiedener Prozesse und konsistente Gestaltung aller Abläufe kann die Effizienz in allen Bereichen durch ein ERP Systems gesteigert werden. Vereinheitlichte Abläufe sparen Zeit, helfen Fehler zu vermeiden. Effiziente Arbeitsabläufe ermöglichen Wettbewerbsvorteile und tragen dazu bei, den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern.

Grund 6: Automatisierte Lagerverwaltung und optimierte Lagerbestände

 

Ein zentrales Element jedes ERP-Systems die Lagerverwaltung. Durch die automatisierte Buchung von Wareneingängen und -ausgängen ist der Lagerbestand im System immer aktuell. Der Vertrieb sieht mit wenigen Klicks, ob der Lagerbestand eines bestimmten Artikels ausreicht, um Kunden den gewünschten kurzfristigen Liefertermin zu bestätigen. Nachbestellungen werden automatisch ausgelöst und sind nicht mehr abhängig vom Gedächtnis des Lagerverwalters. Mithilfe der Lagerverwaltung können auf Basis der Verkäufe jedes Artikels die Lagerbestände optimiert und die Kapitalbindung reduziert werden.

Grund 7: Ressourcenplanung vom Personal bis zur Produktion

 

Zu den wichtigsten Funktionen eines ERP-Systems gehören die Personalplanung und die Produktionsplanung. Die Einsatzplanung für das Personal, die Belegung von Maschinen und Bereitstellung von Materialien bleiben nicht dem Zufall überlassen, sondern können exakt im Voraus geplant werden. Neue Aufträge sind mit wenigen Klicks eingeplant und Kunden können über den voraussichtlichen Liefertermin zeitnah informiert werden.

 

Grund 8: Verbesserter Informationsfluss

 

Durch die zentrale Speicherung und Verwaltung aller relevanten Daten in einem System ist für alle Mitarbeiter nachvollziehbar, welche Aufgaben erledigt sind und was noch erledigt werden muss. Erinnerungs- und Nachrichtenfunktionen sorgen dafür, dass keine Aufgabe unter den Tisch fällt. Dies erleichtert nicht nur die Kommunikation im Unternehmen selbst, sondern auch die Kommunikation nach außen mit Kunden und Lieferanten. Insgesamt wird die Zusammenarbeit intern und extern durch ein ERP-System erheblich verbessert und beschleunigt. Dies spüren nicht nur Kunden und Lieferanten, auch die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigt.

Grund 9: Berichte und Analysen für fundierte Entscheidungen

 

ERP-Systeme stellen alle für unternehmerische Entscheidungen benötigten Informationen mit wenigen Klicks zur Verfügung. Die meisten Systeme bieten vorgefertigte Berichte und Analysen, die bei Bedarf individualisiert werden können. Die wichtigsten Kennzahlen, Umsätze differenziert nach Kunden, Kundengruppen, Produkten oder Regionen sind jederzeit verfügbar und ermöglichen es der Geschäftsleitung und anderen Entscheidungsträgern im Unternehmen faktenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Grund 10: Individuelle Branchenlösungen

 

Ein Elektroinstallateur stellt andere Ansprüche an einERP System als ein Hersteller von Autozubehör. Mittlerweile gibt es für fast jede Branche eine optimierte Branchenlösung, die diese differenzierten Ansprüche erfüllt. Eine weitere Möglichkeit der Individualisierung bietet Navision von Microsoft. Diese ERP Software kann durch die Integration verschiedener Module schnell und unkompliziert an die Bedürfnisse im eigenen Unternehmen angepasst werden.

 

Eine ERP Software steigert die Effizienz aller Arbeitsabläufe, hilft die Kundenbeziehungen zu verbessern, Fehler zu vermeiden und den Erfolg des Unternehmens langfristig zu sichern. Für Unternehmen jeder Größe stellt sich heute daher nicht mehr die Frage, ob ein ERP-System installiert werden soll, sondern welche ERP Software für das eigene Unternehmen geeignet ist. Lassen Sie sich hierzu fachkundig beraten.

Wiese sollte ein modernes und kundenorientiertes mittelständisches Unternehmen überhaupt eine neue Softwarelösung für das Kundenmanagement , dem CRM System, und den Vertrieb benötigen? Diese Frage lässt sich klar und präzise beantworten: Mit unstimmigen Zahlen und Prozessen kann kein Unternehmen im Mittelstand expandieren und auf Dauer erfolgreich sein. Dies gilt gerade in den heutigen Zeiten, wo viele mittelständische Unternehmen ihren Vertrieb digitalisiert haben, sodass es fast schon notwendig ist, in sämtlichen Bereichen (Controlling, Marketing und Vertrieb) geschäftliche Prozesse zu optimieren und demzufolge auch zu digitalisieren.

Wieso braucht ein Unternehmen ein Customer-Relationship-Management (CRM)?

Der Erfolg eines Unternehmens muss auf einer gut durchdachten Strategie beruhen und darf keinesfalls das Produkt glücklicher Umstände sein. Das Prinzip Zufall und Hoffnung ist im Zeitalter der Digitalisierung keine sinnvolle Strategie, um sich gegen die Konkurrenz zu behaupten und am Markt bestehen zu bleiben. Unternehmenssteuerung, Unternehmenscontrolling und Optimierung bestehender Vertriebswege stellen heutzutage die wichtigsten Kriterien für erfolgreiche Umsätze dar. Aufgaben, die früher im Microsoft Excel oder Karteikarten umgesetzt werden konnten, müssen heute digital abgebildet und jederzeit verfügbar sein. Der digitale Wandel wirkt sich besonders stark auf den Vertriebs-Bereich aus. Der Vertrieb wird also lägst nicht mehr analog, sondern zunehmend immer mehr digital realisiert. Darüber hinaus spielt ein modernes CRM-System, wie beispielsweise Salesforce oder Pipedrive insbesondere dort seine Stärken aus, wo sich das Vertriebsteam als mehreren Mitarbeitern zusammensetzt.

Gute Gründe, warum Ihr Unternehmen ein CRM-System benötigt

Grund 1: zentralisierte Datenbank

Einer der wichtigsten Gründe, weswegen viele Unternehmen auf moderne ERP– und CRM-Systeme umsteigen, ist, ist eine detaillierte Übersicht über alle Kundenkontakte in allen Kanälen. Diese werden in einer zentralen Datenbank gespeichert, die entweder auf einem unternehmensinternen Server oder in der Cloud betrieben werden kann. Wenn Sie alle Kundenkontakte konsolidieren und damit auch Ihre Marketing- und Vertriebsabteilung optimieren möchten, ist die Anschaffung eines modernen CRM-Systems auf jeden Fall empfehlenswert.

Grund 2: Dubletten

Vielen Mitarbeitern aus dem Vertriebs- und Marketing-Bereich ist das folgende Szenario sicherlich bekannt: Das Schlimmste, was bei der Erfassung von Kundendaten geschehen kann, sind duplizierte und veraltete Einträge, die durch den Prozess der Parallelerfassungen immer wieder begünstigt werden. Sollte ein Unternehmen über kein zentrales CRM-System verfügen, nutzen Mitarbeiter in den meisten Fällen Excel- und Word-Tabellen, um Kundendaten einzutragen. An dieser Stelle kommt es jedoch häufig zu Problemen, die durch Redundanz, Duplikation und Unvollständigkeit der eingetragenen Kundendaten begünstigt werden. So kann es im schlimmsten Fall passieren, dass kein Mitarbeiter mehr weiß, welche Daten aktueller sind und welcher Mitarbeiter wann das letzte Mal mit einem Kunden Kontakt gehabt hat. Eine passende Branchenlösung kann in solchen Fällen Abhilfe schaffen.

Grund 3: Starkes Unternehmenswachstum

Falls Ihr Unternehmen, eine starke Expansion erlebt hat, dann empfiehlt sich die Anschaffung einer leistungsstarken CRM-Software. Ihre Marketing- und Vertriebsdaten haben Sie sehr wahrscheinlich bisher über Excel und Outlook erfasst und administriert. Da diese Tabellen und Listen in den meisten Fällen nicht miteinander verbunden sind, gibt es auch keine zentralisierte Datenverwaltung. Mit einem CRM-System können Sie sämtliche Prozesse miteinander verbinden und koordinieren. So können Sie beispielsweise auf einen Blick sehen, ob ein Mitarbeiter Ihres Callcenters zu einem bestimmten Kunden bereits Kontakt aufgenommen hat und welche E-Mails eingetroffen sind.

Grund 4: Viele unterschiedliche Standorte

Wenn ein Unternehmen ausschließlich von einem Standort tätig ist, hat der Marketing- bzw. Vertriebsleiter in der Regel jederzeit Einsicht in sämtliche Aktivitäten, die stattgefunden haben. Sollten jedoch von mehreren Standorten aus parallele Kundenkontakte gepflegt werden, kann die gesamte Angelegenheit sehr schnell unübersichtlich werden. In solchen Fällen empfiehlt sich der Einsatz einer CRM-Software.

Grund 5: Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter, die täglich mit unterschiedlichen Software-Produkten und Datei-Formaten klarkommen müssen, verlieren viel Zeit und machen oft unnötige Fehler, wenn Sie in verschiedene Programme Kundendaten eintragen müssen oder wenn Dateien hin und her kopiert werden. Mit einer Investition in ein CRM-System können Sie Motivation sowie Produktivität Ihrer Mitarbeiter nachhaltig steigern.

Grund 6: Kunden

Vielleicht erwarten Sie es nicht, aber auch Ihre Kunden profitieren von dem Umstand, dass Sie eine moderne CRM-Software nutzen. Ihre Call-Center- und Kundensupport-Mitarbeiter können durch den Einsatz eines CRM-Systems schnell und einfach erkennen, wann zuletzt ein bestimmter Kunde kontaktiert wurde. Alle Fragen von Kunden lassen sich auf diese Weise schnell und auf direktem Wege beantworten. Kunden werden diesen schnellen Service zu schätzen wissen.

Grund 7: Konkurrenz

Schauen Sie sich doch einmal um, wie es Ihre direkten Konkurrenten machen. Sollte Ihre Konkurrenz eine moderne CRM-Lösung verwenden, dann sollten Sie nicht mit der Anschaffung zögern, um konkurrenzfähig zu bleiben. Mit einem leistungsstarken CRM-System können Sie mit Ihren Konkurrenten Schritt halten und eventuell auch einen besseren und umfangreicheren Service bieten.

Grund 8: Finanzierung

Unternehmen, die sich in einer Expansionsphase befinden und neue Projekte angehen, benötigen in der Regel Fremdinvestitionen. Ihre Geldgeber und Investoren wissen es zu schätzen, wenn Ihre geschäftlichen Prozesse digitalisiert und auf dem neuesten technischen Stand sind und Sie Ihnen aktuelle Informationen zu Ihren Kunden jederzeit präsentieren können.

Grund 9: Mobile Nutzung

Die meisten modernen CRM-Systeme können auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. Dies ist insbesondere für Vertriebsmitarbeiter von Bedeutung, die im Außendienst aktiv sind. So können Außendienstler noch auf dem Weg zum Kunden die aktuellen Updates der Kundenhistorie, der Bestellungen usw. abrufen. Das passende CRM erleichtern Ihrer Sales-Abteilung die Arbeit.

Grund 10: Ihrer Intuition vertrauen

Falls Sie sich mit der Idee beschäftigen, ob Sie ein CRM-System in Ihrem Unternehmen implementieren sollten, dann sind Sie sich eigentlich bereits der zahlreichen Vorteile eines solchen Systems bewusst und dass es Zeit wird, ein solches System anzuschaffen. Sie sollten auf jeden Fall Ihrer Intuition vertrauen und Ihrer Marketing- und Vertriebsabteilung eine performante CRM-Software gönnen.

Bei Bitrix24 handelt es sich um ein Online-CRM, das in erster Linie auf die speziellen Anforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen ausgerichtet ist. Die Software wird von dem gleichnamigen russischen Softwareunternehmen Bitrix mit Hauptsitz in Kaliningrad in Russland entwickelt. Bitrix24 zeichnet sich in erster Linie durch eine große Vielfalt an unterschiedlichen Funktionalitäten und Features aus. Mit mehr als 35 verschiedenen Social Kollaborations-Tools bietet die Lösung die richtigen Tools für effiziente Projektarbeit, schnelle Kommunikation und produktive Kundenbetreuung.

Allgemeine Informationen zu Bitrix24

Bitrix24 glänzt in erster Linie mit einem Feature-Reichtum, der im hohen Maße über den eines gängigen Social Intranet- und CRM-Tools hinausgeht und mit bekannten CRM-Systemen wie Salesforce, Pipedrive oder Odoo vergleichbar ist. Für die mobile Nutzung werden sogar eigene Android- und iOS-Apps zur Verfügung gestellt. Im Fokus des CRM-Systems stehen die umfangreichen Optionen, die Ihnen die Möglichkeit geben, mit Ihrem Team jederzeit zu kommunizieren und sich zu vernetzen. So bietet Bitrix24 beispielsweise eine breite Palette an wichtigen Funktionen und Features, um Ihre interne Kommunikation so angenehm und effizient wie möglich zu gestalten. So werden im zentralen Activity Stream alle Neuigkeiten aus dem Unternehmen übersichtlich angezeigt. Hier können Sie Posts Ihrer angestellten jederzeit liken und wichtige Ankündigungen und Neuigkeiten für alle Nutzer auf einer prominenten und gut sichtbaren Stelle anpinnen.

 

Sie haben die Möglichkeit, Einzel- oder Gruppenchats zu starten und auch eine Funktionalität für Video- und Sprachanrufe ist integriert. An einer Videokonferenz können bis zu vier Teilnehmer mitwirken. Des Weiteren verfügt Bitrix24 über ein eingebautes Screen-Sharing-Feature, mit dem Sie Ihren Mitarbeitern schnell und einfach einen Blick auf Ihren Desktop gewähren können. Dokumente werden entweder in ein gemeinsames Verzeichnis (Shared Directories) oder in Ihren privaten Cloudspeicher geladen. So können Sie und Ihre Kollegen, auf eine ähnliche Weise wie bei OneDrive, gemeinsam und kontrolliert auf Dokumente zugreifen. Um Ihnen die Suche nach Dokumenten zu erleichtern, stellt Bitrix eine globale Suchfunktion zur Verfügung. Technisch basiert Bitrix24 auf der Skriptsprache PHP und nutzt MySQL als Datenbank.

Integration von CRM und HRM

Zusätzlich zu den zahlreichen Funktionalitäten, die für die interne Kommunikation bereitgestellt werden, ist Bitrix24 auch mit umfangreichen Features für ein effizientes Kundenbeziehungs– und Human Resource-Management versehen. So können Sie beispielsweise Ihre Unternehmensstruktur schnell und einfach visualisieren und ein Angestelltenverzeichnis anlegen, sodass Sie automatisch Berichte versenden und Aufgaben delegieren können. Sie haben die Möglichkeit für alle Bitrix24-Nutzer die automatische Zeitaufzeichnung zu aktivieren. Mit einem einfachen Klick können Ihre Mitarbeiter auf diese Weise Ihren Arbeitsalltag im Unternehmen starten und beenden. Einer detailliertere Verwaltung Ihrer Mitarbeiter wird Ihnen durch Urlaubsplanungs- und Abwesenheitslisten-Funktionalität ermöglicht. Ein ausführlicher Statusbericht über Ihre aktiven Rechnungen und Aufträge wird übersichtlich im Dashboard dargestellt. Dort können Sie mithilfe von IP-Telefonie direkt aus der Software heraus Kontakt zu Ihren Kunden aufnehmen. Durch den Einsatz eines speziellen HTML-Codeschnipsels haben Sie die Möglichkeit auf Ihrer Website einen Live-Chat zu implementieren, über den Sie Ihre Kunden jederzeit kontaktieren können.

Performantes Powerpaket

Bitrix24 zeichnet sich durch die Integration einer großen Vielfalt an Schnittstellen zu anderen Apps und Softwareprodukten aus, sodass sich das CRM-System problemlos in Kombination mit vielen anderen Lösungen nutzen lässt. Falls dies jedoch für Ihre individuellen Bedürfnisse nicht ausreichend ist, können Ihre Entwickler dank Zugriff auf das Application Programming Interface (API) und das Software Development Kit (SDK) individuelle Lösungen programmieren, die optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Darüber hinaus können Sie auch im offiziellen App-Store nach einer alternativen Lösung suchen. Im Rahmen der selbstgehosteten Version (On-Premise) erhalten Sie sogar den Zugriff auf den kompletten Quellcode von Bitrix24.

Der größte Vorteil von Bitrix24 ist seine gigantische Funktionsvielfalt. Hier liegt jedoch auch der größte Nachteil, zumindest in Bezug auf die Usability. Obwohl Bitrix übersichtlich gestaltet und die Benutzeroberfläche in modernem Flat Design umgesetzt ist, ist das CRM-System aufgrund der vielen Funktionen und Features anfangs kompliziert zu bedienen. Insbesondere Anfänger werden anfangs mit der gigantischen Informationsflut nahezu erschlagen.

Basis- und Premium-Version von Bitrix

Bitrix24 ist in der Basis-Version kostenlos erhältlich. Die Bitrix-Basis erlaubt eine unbegrenzte Zahl an Nutzern und 5 GB kostenlosen Cloudspeicher. Dafür müssen Sie jedoch einige Einbußen in Bezug auf Funktionen und Features in Kauf nehmen. Während beim Social Intranet kaum Einschnitte vorhanden sind, werden sämtliche HR- und CRM-Funktionen stark heruntergefahren. In der Premium-Version sind alle Funktionalitäten inklusive sehr spezieller Features enthalten. Aus diesem Grund sollten Sie sich vorher selbst informieren, welche Version am besten die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Die kostenpflichtige Premium-Version ist je nach Funktionsumfang ab 24 Euro im Monat erhältlich. Die selbstgehostete Version kostet ab 1490 US-Dollar. Hier kommen allerdings die Kosten für den Betrieb sowie die Administration des eigenen Bitrix-Servers hinzu, der in vielen Fällen nginx als Webserver nutzt.

Schneller Support mit einem eigenen Bitrix-Forum

Auch in Sachen Support überzeugt Bitrix mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Optionen. Bei auftretenden Problemen steht Ihnen als erste Recherche ein umfangreiches Online-FAQ zur Verfügung. Falls Ihnen das nicht ausreichend weiterhilft, können Sie Ihr Problem im mehrsprachigen Online-Forum posten. Bitrix-Administratoren werden sich binnen kürzester Zeit, um Ihr Problem kümmern. Alternativ können Sie eine Anfrage über das Online-Ticketsystem stellen. Hier wird jedoch der Support nur in englischer Sprache angeboten. Eine Telefon-Hotline ist nicht vorhanden.

Navision ist der ursprüngliche Name der Softwarelösung Microsoft Dynamics NAV. Es handelt sich in erster Linie um ein ERP-System des Herstellers Microsoft. Das Software-Konzept bietet ebenso ein CRM-System sowie eine Finanzbuchhaltungs-Lösung. Die gegenwärtige Version trägt die Bezeichnung Dynamics 365 Business Central. Sie lässt sich als umfassende Softwarelösung für Ihr Unternehmens-Management verstehen. Zertifizierte Partner des Unternehmens bieten Dynamics NAV unter besonderen Anpassungen an die jeweiligen Belange auch als Branchenlösung an.

Navision im Überblick: Geschichte und Entwicklung

Der Name Navision ist auf dem Markt für ERP-Systeme trotz der eigentlichen heutigen Bezeichnung Dynamics NAV geläufig. Er gilt als Standard in der ERP-Welt. Ursprünglich war Navision ein Konzept aus Dänemark, das von dem Unternehmen NAVISION A/S vertrieben wurde. Im Jahr 2002 kam es zur Übernahme der Firma durch Microsoft. Im weiteren Verlauf der Entwicklung kam es zur Entstehung der Dachmarke Dynamics.

Aus der Reihe Dynamics gibt es weitere Produkte, darunter das ERP-System Microsoft Dynamics AX (ehemals Axapta). Dies ist ein objektorientiertes System, das insbesondere in mittleren und größeren Firmen zum Einsatz kommt. Dynamics NAV richtet sich in erster Linie an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Navision und Axapta sind die beiden Produkte, die Microsoft in Europa vertreibt. Darüber hinaus gibt es noch die Konzepte Dynamics GP (ehemals Great Plans) sowie Microsoft Dynamics SL (ehemals Solomon), die in Europa jedoch nicht verfügbar sind.

Funktionalität der Software

Die Funktionalität umfasst in erster Linie die Warenwirtschaft (Enterprise Resource Planning oder ERP). Weiterhin gehören das Customer Relationship Management (CRM) und die Fibu (Finanzbuchhaltung) zu den Aufgabenfeldern. Dynamics NAV beherrscht weiterhin Funktionen für Logistik und Lager. Auch das Supply Chain Management gehört zum Funktionsumfang. Abgerundet werden die Tools der Software von Werkzeugen zur Analyse und Auswertung der geschäftlichen Prozesse und ihrer Erfolge.

Aufbau und Module von Dynamics NAV

Ein kennzeichnendes Merkmal der ERP-Lösung ist der modulare Aufbau der Software. Die vielseitigen Module weisen untereinander eine ausgiebige Vernetzung auf. Sie arbeiten mit Microsoft Dynamics NAV durchweg innerhalb ein- und derselben Software. Dies reicht vom Einkauf über die Disposition bis zu Controlling und Rechnungswesen. Auch Herausforderungen der Lagerhaltung und Logistik lassen sich im selben Software-System meistern. Der wesentliche Vorteil dieses Aufbaus und dieser Struktur besteht darin, dass die Problematik der Integration verschiedener Systeme entfällt. Die Vernetzung der Module sorgt dafür, dass Daten nicht mehrfach erfasst und zusammengetragen werden müssen. Die Arbeit in verschiedenen Abteilungen mit proprietären Systemen und die damit verbundene mühsame Suche nach Daten und Informationen sind dank der vollständig integrierten ERP-Lösung kein Problem mehr.

Microsoft Dynamics NAV wird als ERP-System durch unterschiedliche Partner des Unternehmens vertrieben. Die Partner erweitern die Standard-Software beziehungsweise passen sie an die jeweiligen Business-spezifischen Begebenheiten der jeweiligen Branche oder Zielgruppe an. Die Anpassungen und Modifikationen lassen sich in der produkteigenen Programmiersprache C/AL umsetzen. Auf dieser Basis existieren mehrere Branchen-Lösungen, deren Entwicklung den Microsoft-Partnern obliegt.

Branchenlösungen mit Navision

Microsoft Dynamics verfügt als Unternehmen über Vertriebs,- Service-, und Implementierungs-Partner weltweit. Insgesamt spricht das Unternehmen von mehr als 6.000 Partnern. Davon sind alleine 300 in Deutschland ansässig. Diese entwickeln Business-Software-Konzepte mit Abstimmung auf die Bedürfnisse verschiedener kleiner und mittelständischer Unternehmen. Auf Basis von Microsoft Dynamics NAV sind diese Business-Lösungen auf einfache Weise an die sich rasch ändernden Anforderungen der jeweiligen Branchen und Unternehmen anzupassen.

Die Partner von Microsoft Dynamics sind zertifizierte Systemhäuser, die über Erfahrung mit den lokalen Gegebenheiten am Standort verfügen. Sie entwickeln bedarfsgerechte Branchenlösungen für unterschiedliche Zielmärkte. Microsoft Dynamics evaluiert seine Partner zentral, um auf diese Weise einen hohen Qualitäts-Standard zu sichern. Viele der Branchen-Lösungen sind international verfügbar.

Zu den Branchen, die auf Navision-Lösungen setzen, gehören beispielsweise Automobil-Zulieferer und Einzel-Fertigung. Damit können Sie auf die individuellen Anforderungen Ihrer Kunden oder Lieferanten eingehen.

Was die Fertigung von Einzelserien und Kleinserien betrifft, lassen sich mit branchenspezifischen NAV-Lösungen auch technisch anspruchsvolle Produkte konfigurieren. Bei diskreter Fertigung von Prototypen und kleinen Serien lassen sich auch mögliche Alternativen und Szenarien konfigurieren und kalkulieren.

Weitere Branchenlösungen richten sich an Dienstleistungsunternehmen. Für Dienstleister im Bereich des Projektwesens bieten Branchenlösungen beispielsweise Projektplanungs-Tools, ein umfassendes Service-Management sowie Controlling-Werkzeuge.

Auch im E-Commerce kommen Branchenlösungen auf Basis von Microsoft Dynamics NAV zum Einsatz. Hier kommt es auf einen Überblick über alle Phasen der Customer Journey vom Shopbesuch bis zum Checkout an. Eine Branchenlösung für das E-Commerce bietet meist einen hohen Grad an Interaktion mit dem Backend des ERP. Auf diese Weise lassen sich Kunden-Vorgänge genau nachverfolgen. Somit lassen sich beispielsweise Kunden-Anfragen zeitnah und passgenau bearbeiten.

Pipedrive ist eine CRM-Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Vertriebsaktivitäten zu planen und zu überwachen. Auf Basis einer aktivitätsbasierten Verkaufsmethodik wird jede Aktivität, die zu einem erfolgreichen Verkauf nötig ist, optimiert. Als cloudbasierte Anwendung kann Pipedrive von jedem Ort rund um die Uhr über jeden Webbrowser oder mobile Apps genutzt werden. Pipedrive eignet sich für Salesteams aller Größen und für Unternehmen aus allen Branchen. Es ist besonders hilfreich bei langwierigen Verkaufsprozessen, bei denen Sie in jeder Phase den Überblick über die Aktivitäten behalten müssen.

Pipedrive – Leistungsstark und intuitiv

Mit Pipedrive erhalten Sie eine Lösung, mit der Sie die Vertriebspipeline Ihres Unternehmens effizient aufbauen und verwalten können. Das intuitive System ist einfach zu bedienen und hilft Ihnen bei der schnellen Identifikation von heißen Leads und wichtigen Kunden. Individuelle Prozesse lassen sich flexibel anpassen. Pipedrive ist in 13 Sprachen verfügbar und arbeitet mit einer Vielzahl von Währungen. Ihre Aktivitäten werden in verschiedene Verkaufsstufen eingeteilt, sodass Sie Fortschritte erkennen und überprüfen können, welche Geschäfte vorangetrieben werden sollten. Eine offene API-Konfiguration ermöglicht die nahtlose Einbindung in andere Systeme. Pipedrive ist eine sichere Anwendung, der Tausende von Kunden auf der ganzen Welt vertrauen. Sie bietet eine solide Hosting-Infrastruktur sowie nächtliche Backups an mehreren Standorten.

Der Unterschied zwischen CRM- und ERP-Systemen

Ein CRM, Customer Relationship Management, ist eine meist cloudbasierte Lösung zur Verwaltung aller Informationen, die mit Kundeninteraktionen zu tun habe. CRM-Systeme wie Pipedrive, Salesforce und odoo bieten eine standardisierte Methode zur Erfassung von Kundendaten und zur Aufzeichnung von Kundeninteraktionen. Die vorhandenen Daten können von verschiedenen Unternehmensbereichen genutzt werden, beispielsweise zur Erstellung von Vertriebsprognosen, der Pflege von Kundenkontakten, der Durchführung von Marketingaktivitäten, bis hin zur Rechnungsstellung. Das Ziel des CRM ist es, Daten von Kunden und Interessenten zu erfassen, die zur Umsatzsteigerung, zur Verbesserung der Kundenbindung und zur effizienteren Gestaltung der Kundenbeziehungen genutzt werden können. Wie das CRM ermöglicht auch das ERP, Enterprise Resource Planning, den schnellen Austausch von standardisierten Informationen in allen Unternehmensbereichen. Es ist ein System zur Verbesserung der Effizienz von Geschäftsprozessen. Im ERP-System werden Daten der verschiedenen Bereiche wie Buchhaltung, Finanzen, Produktion, Lieferkette etc. innerhalb eines Unternehmens gespeichert und organisiert. Es kann auch dazu beitragen, verschiedene Back-Office-Prozesse zu automatisieren. Obwohl sich ERP- und CRM-Systeme ähneln, sind es unterschiedliche Ansätze zur Gewinnoptimierung. ERP konzentriert sich auf die Senkung von Kosten durch eine effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen. Der Nutzen des CRM liegt in einer Gewinnsteigerung durch höhere Umsätze. ERP-Lösungen lassen sich direkt in ein CRM integrieren, d. h. die Daten können ausgetauscht werden.

Die Vorteile von Pipedrive

Unterstützt einen schnellen Geschäftsabschluss

Das Hinzufügen von Kunden, Interessenten und Aktivitäten in Pipedrive könnte nicht einfacher sein. Der erweiterte Aktivitätenplaner macht es Ihnen leicht, Veranstaltungen zu planen und Termine in Ihrem Kalender zu vereinbaren, ohne dass das Risiko von Doppeleinträgen besteht. Alle E-Mails werden synchronisiert und Sie können Dokumente weiterleiten und Kontakte aufnehmen, die nicht in Ihrer Pipedrive-Liste angezeigt werden.

Erweiterte individuelle Anpassung

Mit Pipedrive können Sie buchstäblich alles anpassen. Es ist möglich, benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, um Ihre Verkaufsstufen so zu modifizieren, dass sie zu Ihren Anforderungen passen. Sie können auch ganze Module mit nur einem Klick ein- und ausschalten. Bei der Kommunikation mit Ihren Kunden haben Sie Zugang zu einer Vielzahl von Bearbeitungsfiltern, um Nachrichten zu personalisieren oder Dateien zu teilen, die auch für Ihre Kollegen relevant sind. Auch Gruppendiskussionen sind verfügbar.

Gut organisierte Leadverwaltung

Das minimalistische Layout und die fast endlosen Konfigurationsmöglichkeiten von Pipedrive erleichtert das Lead-Management. Das System sammelt Kontaktinformationen mithilfe von anpassbaren Webformularen, die direkt auf der Website des Benutzers platziert oder manuell erstellt werden können. Die zahlreichen CRM- und Kontaktmanagement-Integrationen ermöglichen es Ihnen, Leads aus anderen Systemen zu importieren.

Zu jeder Zeit, an jedem Ort – Pipedrive ist mobil

Pipedrive ermöglicht Ihnen rund um die Uhr und von jedem Ort aus Zugang zur Ihren Vertriebsaktivitäten. Wenn Sie ein Tablet benutzen, können Sie die mobile Web-Version der Anwendung mit Ihrem Browser verwenden. Sie können auch während einer Besprechung oder eines Anrufs Notizen mit dieser Anwendung machen. Alle Daten werden in Echtzeit auf einem separaten Server gesichert.

Hervorragende Statistiken und Berichterstellung

Eine der hilfreichsten Funktionen von Pipedrive sind die Statistiken, die auch mit dem Dashboard verknüpft und anderen Personen zum besseren Verständnis kritischer Metriken präsentiert werden können. Dort kann die Leistung der einzelnen Vertriebsmitarbeiter, der Wert jedes einzelnen Geschäfts oder die Historie von jedem Lead verfolgt werden. Wichtige Vergleiche, wie z. B. zwischen abgeschlossenen und verlorenen Geschäften sind möglich. Für die Berichterstattung kann Pipedrive alle relevanten Informationen in einer zentralen Datenbank speichern und in andere Systeme exportieren. Sie können auch einen Blick auf das Live-Dashboard werfen und den Status Ihrer Gewinne, Verluste, Personen, Aktivitäten und Neuigkeiten verfolgen.