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Worauf es bei der Heimarbeit ankommt

Wenn einzelne Mitarbeiter oder der Chef im Home-Office seiner Arbeit nachgeht, dann gilt es nicht nur technische Fallstricke zu beachten. Es kommt dabei auch häufig auch auf kleine Details an. Für uns war das Grund genug einmal hinter die Kulissen einer Kollegin zu schauen, die vier Tage in der Woche von Zuhause aus arbeitet.

Über die Erfahrungen nach zwölf Monaten im Home-Office berichtet die Vertriebskollegin der Biteno GmbH im Interview mit Geschäftsführer Matthias Böhmichen.

Neben den formalen Anforderungen an die Heimarbeit (Ergänzung zum Arbeitsvertrag), sind natürlich auch technische Voraussetzungen und organisatorische Mindeststandards einzuhalten. Der eigentliche Heim-Arbeitsplatz sollte nach Möglichkeit vom restlichen Wohnbereich getrennt sein und sich im Zweifelsfall auch abschließen lassen. Das ist nicht nur aus Datenschutzgründen ein spannendes und vor allem relevantes Thema.
Mitarbeiter zuhause verfügen in der Regel schon über einen Internetanschluss. In jedem Fall sollte dieser mindestens zwei, besser sechs MBit Bandbreite aufweisen. Es lohnt sich hier auch im Vorfeld zu klären, ob der Arbeitgeber einen Teil der Kosten übernehmen muss oder nicht. Das erspart spätere Streitigkeiten.

Der Arbeitsplatz selbst besteht in aller Regel – genauso wie im großen Büro – aus einem PC oder einem Notebook und hat auf jeden Fall eine Tastatur und einen externen Flachbildschirm. Das ist schon aus ergonomischen Gründen Pflicht. Ob Mitarbeiter im Home-Office ein physisches Telefon oder wie in unserem Fall mit einem Softphone arbeiten, entscheidet häufig die eingesetzte Telefonanlage und ist für den praktischen Einsatz in der Regel nicht wirklich relevant.

IT-Technik Zuhause: Remote Desktop

In vielen Fällen wird auf dem PC des betroffenen Mitarbeiters Zuhause kaum noch Software installiert. In den meisten Fällen ist es sowohl praktischer als auch ökonomischer, den Kollegen daheim über eine Remote-Desktop-Lösung (früher: Terminal-Server) auf die wichtigen Programme im täglichen Gebrauch zugreifen zu lassen – das spart nicht nur Bandbreite, sondern es ist häufig auch für die IT-Administratoren die zeitsparende Lösung der Wahl. Damit hat auch hier die ressourcen-schonende Technologie der Virtualisierung Einzug gehalten.

Email und Telefon sind entscheidend

Spam Emails - eine Plage

Emails in Oitl

Letztlich ist es auch im Home-Office häufig so, dass die Nutzung von Outlook als E-Mail-Programm sowie das Telefon zu den Hauptkommunikations-Mitteln gehören. Diese müssen im Home-Office genauso störungsfrei funktionieren wie im eigentlichen Büro. Ein besonderes Augenmerk sollte man dabei auf die Sprachqualität des Telefons legen. Nur wenn die Sprache einwandfrei, ohne Verzögerung und unangenehme Nebengeräusche übertragen werden kann, hat man als Chef auch die Gewähr, dass die Kollegen im Home-Office von Kunden einwandfrei verstanden werden und letztlich ihren Job gut machen können.

Alles in allem hat sich nach unseren Erfahrungen gezeigt, dass die Arbeit im Home-Office für gut eingearbeitete Mitarbeiter wenig problematisch ist. Solange die Zugehörigkeit des Mitarbeiters zum eigentlichen Kernteam und zum Beispiel über die regelmäßige Teilnahme an Meetings gewahrt ist, ist das Arbeiten im Home-Office heute kein Hexenwerk mehr.

Dennoch sollte man als Auftraggeber auch darauf achten, dass die Daten auch Zuhause gesichert werden um sie im Schadensfall schnell wieder herstellen zu können.

Woraus Sie außerdem bei der täglichen Arbeit im Home-Office achten sollten, beschreibt Geschäftsführer Matthias Böhmichen in seinem Blog.

Tutorial

Einleitung

In diesem Tutorial zeige ich wie man ein neues Yealink SIP-Telefon an einer FreePBX-Telefonanlage anschließt. Damit an der FreePBX Telefonanlage ein neues physisches Telefon an einer neuen Nebenstelle (interne Rufnummer) funktioniert, muss folgendes eingerichtet werden:

  • Neue Nebenstelle / Extension anlegen (Dabei Rufnummer vergeben)
  • Telefon anschließend und static Mapping im DHCP der FW eintragen (optional), MAC Adresse und Telefon-Typ notieren
  • Template für Endgerät im Extension Manager kopieren und anpassen (Tastenbelegung)
  • Im Endpoint Manager das physische Gerät mit der Extension verbinden.
  • Telefon booten
  • Telefon anpassen (Sprache, Labels)
  • Inbound-Route einrichten, Anrufe von extern zu erhalten
  • Userzugang zum User-Controll Panel von FreePBX einrichten

Außerdem ist es notwendig, daß beim DHCP Server eine tftp-Option hinterlegt ist.

Nebenstelle / Nummer anlegen

Der schnellste Weg um eine neue Nebenstelle/Nummer auf der FreePBX anzulegen ist:

Applications -> Extensions -> Quick Create Extension

Dazu wird benötigt:

  • Nummer / Nebenstelle
  • Name des Mitarbeiters
  • Mail des Mitarbeiters
  • Voicemail ja / nein
  • Follow me /ja nein

Von der Freepbx werden selbständig ein Benutzer und ein Passwort und ein SIP-Account für den Benutzer (identisch mit der Nummer) angelegt.

Hinweis: Falls der Benutzer eine abweichende Sprache und/oder eine abweichende Zeitzone eingestellt haben soll, so geht das direkt in den Einstellungen.

FreePBX: Neue Nebenstelle anlegen

FreePBX: Neue Nebenstelle anlegen

Um eine neue Nebenstelle anzulegen, klicken Sie auf – (1) Applications -> Extension (2) und danach auf „ Quick Create Extension“ (3).

 

 

 

 

 

 

 

 

In der sich nun öffnenden Maske geben Sie folgendes ein:

FreePBX: Quick create Extension (Schritt 1)

FreePBX: Quick create Extension (Schritt 1)

Type: PJSIP (1)

Extension Nr: 2xx (Nebenstellen-Nr)(2)

Display Name: Name des Mitarbeiters

Outbound Caller ID: Die externe Rufnummer, die bei Anrufen nach extern übertragen werden soll im Format

„004971148890xx“ <004971148890xx>

Ersetzen Sie xx durch die beiden letzten Nummern der Nebenstelle. (4)

Bei (5) Email Adress tragen Sie die E-Mail des Anwenders ein.

Klicken Sie anschließend auf Next (6).

Im anschließenden zweiten Teil der Maske stellen Sie die Zeilen wie folgt ein:

FreePBX: Nebenstelle anlegen (Schritt2)

FreePBX: Nebenstelle anlegen (Schritt2)

Enable FindMe:        „Yes“ (1)

Create User:           Yes (2)

Enable VoiceMail:     No (3)

Klicken Sie anschließend auf Finish (4).

 

Endgeräte

Damit ein SIP Endgerät mit der TK Anlage kommunizieren kann, benötigt es drei Dinge:

  • IP Der TK Anlage
  • SIP-Usernamen (meistens identisch mit der Nebenstellen-Nummer)
  • Ein SIP Password

Ein Endgerät wird anhand seiner MAC-Adresse einer Nebenstelle zugewiesen. Bevor das passieren kann, wird für den Hardware-Typ des Endgeräts ein Template benötigt.

In dem Template werden die Einstellungen des SIP-Accounts des Benutzers sowie die individuellen Tasten vorgenommen.

 

Endgerät anschließen

Damit ein Telefon funktioniert, muss es an einen Port an einem PoE-fähigen Switch angeschlossen werden. Dieser Port muss ausserdem auf VLAN 4 (untagged) eingerichtet sein.

Hinweis: Bei Yealink Telefonen ist nach ca 2-3 Minuten das Telefon online. Sobald das Telefon „an“ ist, kann man mit dem „OK“ Knopf in die Übersicht des Telefons gelangen. In der ersten Zeile steht dann die aktuelle IP-Adresse.

Static Mapping im DHCP eintragen (Optional)

Menü oben -> Status -> DHCP Leases -> … sortieren Sie die erste Spalte „IP Adresses“

Suchen Sie nach der IP-Adresse des Telefons. Klicken Sie auf das linke der beiden „+“-Symbole.

In der folgenden Maske tragen Sie bei IP-Adresse die statische IP-Adresse des Telefons bzw. der Nebenstelle ein. Bei Description ergänzen Sie den Namen des Mitarbeiters.

Klicken Sie anschließend ganz unten auf den blauen Button „Save“ und danach oben auf die Schaltfläche „Apply Changes“.

Hinweis: Bitte tragen Sie die IP nicht statisch direkt im Telefon ein.

 

Booten Sie nun das Telefon neu und kontrollieren Sie ob die in der pfsense eingebebene IP-Adresse beim Telefon ankommt.

Wichtig: Bitte notieren Sie sich aus dem Webinterface der Firewall die MAC_Adresse des Telefons.

Template für die Nebenstelle kopieren

FreePBX: Endpoint Manager - Temaplate für Yealink

FreePBX: Endpoint Manager – Temaplate für Yealink

Auf der freepbx.domain.local gehen Sie im Menü zu -> Settings -> Endpoint Manager.

Es erscheint rechts ein kleiner „Zipfel“ (das so genannte „Burger Menü“) (1) – nach einem Klick auf (1) erscheint das vollständige Menü. Klicken Sie nun auf (2) Yealink.

 

 

Hier sehen Sie nun alle Vorlagen und bereits  an einzelne Telefone zugewiesene Templates der bestehenden Telefone zu existierenden Rufnummern/Endgeräten.

Für jeden Telefontyp und für jedes organisatorische Team der Biteno GmbH gibt es ein Template, das Sie jetzt für das neue Telefon kopieren.

Klicken Sie dazu auf die Zeile mit dem Template, das sie kopieren möchten. (Hier T46S und Vertrieb).

FreePBX: Template kopieren

FreePBX: Template kopieren

Klicken Sie anschließend im oberen Teil auf „Duplicate“ (1). Es öffnet sich eine Maske, in der Sie einen Namen für ihre Vorlage eingeben müssen (2).

Bitte verwenden Sie die Namens-Konvention:

Yealink-<Modell>-<NebenstellenNr>

Bsp.: yealink-t46s-227

 

 

 

 

Template im Endpoint Manager dem Telefonapparat zuweisen

Um nun dieses neue Template dem physischen Telefon zuzuweisen, klicken Sie rechts auf das „Burger Menu“ (1) und anschließend auf (2) Extension Mapping. In der sich öffnenden Seite klicken Sie links auf „Add Extension“ (3).

FreePBX: Zuweisung Nebenstelle zum Apparat

FreePBX: Zuweisung Nebenstelle zum Apparat

Scrollen Sie nun an das Ende der Liste (ganz unten).

FreePBX: Zuweisung des Apparates zum Temaplate

FreePBX: Zuweisung des Apparates zum Temaplate

Im ersten Scrolldown (1) wählen Sie die neue Nebenstelle aus. Darunter (2) kommt immer „Account1“. Beim Hersteller (3) wählen Sie Yealink und darunter (4) tragen Sie die MAC-Adresse ein. Bei (5) wählen Sie das weiter oben erstellte Template aus und darunter (6) den technischen Typ des Telefons (T42S oder T64S).

Ganz am Ende der Seite wählen Sie bei (1) „Save, Rebuild …“ und klicken anschließend (2) auf „Use Selected“.

FreePBX: Zuordnung abspeichern und neu starten

FreePBX: Zuordnung abspeichern und neu starten

Wichtig: Booten Sie das Telefon nun neu.

Nach dem Neustart werden dem Telefon nun automatisch ein neues Boot-Image sowie seine Konfiguration übergeben. Dieser Vorgang dauert 3-5 Minuten. Danach startet das Telefon von alleine neu.

Hinweis: An manchen Telefonen dauerte es 1-2 Minuten bis eine IP korrekt zugewiesen wurde. Bitte haben Sie dabei etwas Geduld.

Telefon testen

Das neue Telefon ist nun intern unter seiner Durchwahl erreichbar. Bitte kontrollieren Sie dies durch einen Anruf auf der neuen Durchwahl.

FreePBX: Inbound Route anlegen

FreePBX: Inbound Route anlegen

Inbound Route anlegen

Damit die Nebenstelle auch von extern unter ihrer externen Rufnummer 0711-234335xx erreichbar ist, muss noch folgendes eingerichtet werden:

Menü oben (1) Connectivity -> Inbound Routes (2) -> „+ Add Inbound Route“

Die Inbound-Route für das Yealink Telefon

Die Inbound-Route für das Yealink Telefon

Im Feld Description (1) tragen Sie ein Inbound-2xx, wobei 2xx die Durchwahl der Rufnummer ist, die Sie gerade einrichten.

Bei DID Number (2) tragen Sie die offizielle Rufnummer mit Vorwahl ohne führende Nullen ein.

Bsp.:  4971123433527

 

Bei Set Destination (3) wählen Sie zunächst Extensions (3) und danach die Nebenstelle, an die die Anrufe durchgestellt werden sollen.

Hier im Beispiel die neu angelegte Durchwahl 227.

Klicken Sie anschließend unten rechts auf Submit und danach oben rechts auf den roten Button „Apply Config“ (nicht abgebildet). Sobald die Freepbx ihre Konfiguration neu geladen hat, ist die Nebenstelle extern erreichbar.

Telefon anpassen

Damit der Anwender bzw. Nutzer des Telefons mit seinem Gerät zurechtkommt, bietet es sich an die Sprache des Menüs auf Deutsch um zu stellen. Umstellen der Sprache auf Deutsch und des Zeitformats auf 24 Stunden bzw. Datumsformat DD.MM.YY geht via Webinterfaces des Telefons

Yealink T46: Bereite Labels einstellen

Yealink T46: Bereite Labels einstellen

Beim Yealink Typ T46 können die Labels für die Tasten verbreitert werden: -> Telefon-Webinterface > DSSkey -> Label-Länge von -> Default auf „Erweiterung“ stellen. Danach gehen die Labels über die Hälfte des Bildschirms.

 

Benutzer-Zugang zum UCP (User Control Panel)

Während der Anlage der Nebenstelle/Durchwahl wurde bereits automatisch ein Benutzer mit dem identischen Namen wie die Nebenstelle (z.B. 227) angelegt. Allerdings weiß der Anwender noch nichts davon und kann sich daher nicht anmelden.

Es fehlt ebenfalls noch die Verbindung zwischen diesem User und dem Telefon.

 

Um dem die Zuordnung des Telefons zum Benutzer vorzunehmen und dem Anwender  die Zugangsdaten automatisiert zuzusenden, klicken Sie auf

Admin -> User Management und anschließend rechts aussen auf das Bearbeiten Symbol (Stift)

FreePBX: Benutzer bearbeiten

FreePBX: Benutzer bearbeiten

Klicken Sie nun auf den Reiter UCP (1) und danach weiter unten zunächst auf Endpoint Manager (2). Im Feld Endpoint Access (3) wählen Sie mit der Maus die angelegte Nummer aus. (hier 227).

FreePBX: Extension bearbeiten

FreePBX: Extension bearbeiten

Sofern der Benutzer sein FollowMe selbst bearbeiten darf, wiederholen Sie den Schritt mit dem Reiter „FindmeFollow“ (1) und wählen bei „Allowed Extensions“ (2) wieder die Durchwahl aus, die vom Anwender selbst bearbeitet werden darf.

FreePBX: FindMe/FollowMe bearbeiten

FreePBX: FindMe/FollowMe bearbeiten

Gehen Sie nun zurück in den Reiter „Login Details“ (1) und vergeben Sie im Feld Password (2) ein neues willkürliches Passwort. Es sollte mindestens 10 Zeichen lang sein und sowohl Zahlen als auch Groß- und Kleinbuchstaben enthalten.

FreePBX: Passwort für Anwender eintragen

FreePBX: Passwort für Anwender eintragen

Einen Generator für zufällige Passwörter finden Sie hier:

https://www.gaijin.at/de/tools/password-generator

FreePBX: Passwort per Mail an Benutzer senden

FreePBX: Passwort per Mail an Benutzer senden

Klicken Sie nun unten rechts auf „Submit & Send Email to User“. Der Anwender bekommt darauf hin eine Mail mit seinen Zugangsdaten zugeschickt.

 

FreePBX: Konfiguration speichern und neu laden

FreePBX: Konfiguration speichern und neu laden

Wichtig: Bitte klicken Sie möglichst bald danach auf „Apply Config“ oben rechts, damit der Zugang für den Benutzer auch aktiv wird. Sonst bekommt der Anwender die Mail und kann sich nicht anmelden.

 

 

Der Inhalt der Mail an den Benutzer sieht so aus:

Hallo ${fname},

############

Herzlichen Glückwunsch !

Ihr  Account für die Telefonanlage wurde erstellt oder geändert. Sie können ihn mit den unten stehenden Zugangsdaten benutzen:

Username: ${username}

Passwort: ${password}

Um sich anzumelden verwenden Sie bitte die folgende URL:

 

http://freepbx.domain.local/ucp

 

Falls Sie Fragen dazu haben, wenden Sie sich bitte an Ihren System-Administrator.

 

Mit freundlichen Grüßen,

Das Support-Team der XYZ GmbH

Hinweis: Die Mail-Vorlage ist unter Admin -> User Management -> Settings abänderbar.