Die ursprüngliche Open-Source-Software SugarCRM setzt sich aus mehreren Komponenten für verschiedene Aufgabenbereiche zusammen: Market, Sell und Serve. Sie können je nach Unternehmensanforderungen unabhängig voneinander genutzt werden, ergänzen sich aber untereinander im Rahmen einer Komplettlösung, umgesetzt in einer Enterprise- und einer Professional-Edition. Die Bezeichnung CRM ist ein wenig irreführend, denn Sugar beherrscht als webbasierte Lösung wesentlich mehr als das reinen Kundenbeziehungsmanagement.

Software mit flexibler Datenbankunterstützung

Bis 2017 und Version 6 war SugarCRM PHP-basierte Open-Source-Software frei erhältlich und konfigurierbar. In der Datenbankunterstützung hatten Sie die Wahl zwischen MySQL, Microsoft SQL Server, Oracle und IBM Db2. Die damit verbundene Flexibilität hinsichtlich Anpassungen an spezifische Bedürfnisse des Unternehmens ist seit der kommerziellen Version 7 nicht mehr in dem bisherigen Umfang gegeben. So ist zum Beispiel die Einbindung einer Oracle-Datenbank nur noch in der Enterprise-Version möglich und die Weiterentwicklung im Open-Source-Bereich für spezifische Lösungen ist nicht gestattet.

Dennoch erweist sich SugarCRM mit der Cloud der Amazon-Webservices (AWS) sowie den integrierten Schnittstellen REST und SOAP als leistungsstarke Komplettlösung. Sugar Enterprise und Professional können außerdem auch auf eigener Hardware gehostet werden.

Lizenzen und Erweiterungen bei SugarCRM

Das Lizenzmodell und die Gebühren unterscheiden sich mit den Sugar-Komponenten. Für Market ist die Anzahl der Datensätze ausschlaggebend, für Sell und Serve die Anzahl der Nutzer. Zusätzlich können Sie auf Sugar Exchange und -Forge Module und Erweiterungen erwerben. Obgleich die Flexibilität gegenüber den quelloffenen Versionen eingeschränkt ist, sind mit Erweiterungen, der Cloud und den verfügbaren Schnittstellen branchenspezifische Lösungen möglich.

Effektive Prozesssteuerung und -optimierung bei SugarCRM

In seinen Komponenten vereint SugarCRM die Kundenverwaltung, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung, kurz CRM, ERP und FiBu, so dass Marketing, Vertrieb und Service Hand in Hand arbeiten können, relevante Daten miteinander verknüpft und Finanzen korrekt in die Buchhaltung übernommen werden.

Mit Sugar Marketing entwickeln und optimieren Sie Kampagnen zur Conversion- und Umsatzsteigerung. Automatisierungen und Reportings steigern die Effektivität. Eine Besonderheit ist die Abstimmung auf die Zwecke kleiner bis mittelständischer Unternehmen. In Kombination mit Daten und Erkenntnissen des Vertriebs sowie unter Berücksichtigung des User-Experience stimmen Sie die Maßnahmen auf die gewünschte Zielgruppe ab und erstellen fortlaufend verbesserte Marketingkomponenten zur Kundengewinnung, Kundenbindung und Umsatzsteigerung. SEM-, SEO- und Social-Media-Tools runden die Marketingkomponenten ab.

Im Fokus von Sugar Sell, welches Platz eins der Business Choice Awards von PCMag belegt, stehen die User- und Customer-Experience. Das Kundenverhalten wird analysiert und der Vertrieb erhält relevante Informationen, wann immer er sie benötigt. Daten aus verschiedenen Quellen werden nebst Interaktionen gesammelt, analysiert und für eine übersichtliche Customer-Journey aufbereitet. Durch die zentrale Speicherung in SugarCRM stehen sämtliche Informationen auch für andere Unternehmensabteilungen zur Verfügung, um in ausschlaggebenden Bereichen Zugriff auf wichtige Daten zu gewährleisten.

Sugar Serve stellt die Historien und gewonnene Erkenntnisse zum Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen sowie zur schnellen und kompetenten Unterstützung zur Verfügung. Mit dieser Komponente individualisieren Sie Ihre Serviceleistungen ohne Umwege, reagieren umgehend und lösungsorientiert auf Anfragen – im Sinne der Kundenzufriedenheit. Eine Service-Konsole unterstützt die Mitarbeiter bei der Einhaltung des Service-Level-Agreement (SLA), zugleich gestatten Analysen die Leistungsoptimierung, abgestimmt auf die unternehmensinternen Prozesse. Ergänzend steht mit dem Self-Service-Portal eine Wissensdatenbank für häufige Probleme und Fragen zur Verfügung: Kunden erhalten hier wichtige Anfragen ohne weiteren Zeitaufwand und Anfragen an den Service.

Transparente und prozessorientierte Preis-Leistungs-Gestaltung bei SugarCRM

Als Komplettlösung vereint Sugar CRM, ERP, Marketing und FiBu zentral und effizient. Die gestaffelten Lizenzmodelle gestatten eine exakte Kalkulation, der Support ist inklusive. Benötigen Sie zusätzliche Module, können Sie SugarCRM bedarfsgerecht erweitern. Die Software ist übergreifend für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert, erfüllt aber mit flexiblen Lösungen auch viele branchenspezifische Anforderungen.

Alternativen für den individuellen Bedarf und spezielle Branchenlösungen

Versteckte Kosten sind mit SugarCRM nicht zu erwarten. Den Lizenzgebühren der Software steht das Potenzial zu einer effektiven Prozessoptimierung auf mehreren Ebenen gegenüber, was langfristig zu Zeit- und Kosteneinsparungen führen kann. Möchten Sie sich zunächst von dem Leistungsumfang und der Eignung überzeugen, können Sie auf eine kostenlose Demoversion zugreifen.

Sind Sie vom Konzept des SugarCRM an sich überzeugt, wünschen aber eine Lösung mit offenem Quellcode, entsprechen möglicherweise Open-Source-Systeme wie Vtiger, SuiteCRM oder Odoo Ihren Vorstellungen.

Vtiger basiert auf dem Quellcode von SugarCRM 6.5.x in der Community-Edition, um als Abspaltung weiterhin eine Open-Source-Lösung zur Verfügung zu stellen. Neben dem CRM als Kundenbeziehungsmanagement an sich sind Module für den Vertrieb, den Service, das Marketing, die Warenwirtschaft sowie das Angebots- und Rechnungswesen integriert. Schnittstellen erlauben die nahtlose Integration, Add-ons und der offene Quellcode erweitern die Möglichkeiten. Ähnlich verhält es sich mit SuiteCRM, welches auf SugarCRM in der Version 6 basiert.

Eine weitere Alternative finden Sie in Odoo: Die Community-Version versteht sich als Open-Source-Variante, während die Enterprise-Version zusätzliche kommerzielle Komponenten erhält. Grundsätzlich integriert sind CRM, ERP, FiBu, Lagerverwaltung, Produktion, Projekt- und Dokumentenmanagement sowie E-Commerce-Module.

Die flexibleren Konfigurations-, Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten der Open-Source-Alternativen können sich für spezielle Branchenlösungen als vorteilhaft erweisen. Auch besonders Budget-orientierte Kleinunternehmen bevorzugen in der Einstiegsphase gelegentlich zunächst kostengünstige, bedarfsgerecht konfigurierbare Varianten. Mit steigender Komplexität und höheren allgemeinen Anforderungen in den einzelnen Teilbereichen ist ein späterer Umstieg auf SugarCRM jederzeit möglich.

ErpNext ist eine kostenlose, webbasierte Open Source Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Das Software-Paket enthält zahlreiche Module, mit denen Unternehmen von der Warenwirtschaft über das Kundenbeziehungsmanagement bis hin zur Finanzbuchhaltung alle Aufgaben erledigen können. ErpNext kann auf eigenen Servern installiert und betrieben oder als SaaS (Software-as-a-Servivce) in einer Cloud genutzt werden.

Ob Start-up, kleines oder mittelständisches Unternehmen – wer wettbewerbsfähig bleiben und langfristig am Markt bestehen will, braucht eine leistungsfähige Unternehmenssoftware. Proprietäre Software-Lösungen, die alle wichtigen Funktionen in sich vereinen, sind in der Regel jedoch sehr kostspielig. Das auch kostenlose Open Source Software eine ausgezeichnete Leistung bieten kann, die keine Wünsche offenlässt, zeigt das Beispiel ErpNext.

Entwickelt und vertrieben wird die komplette Software von der Frappé Technologies Pvt. Ltd. and Community mit Sitz in Mumbai, Indien. Das Unternehmen wurde im Jahr 2008 gegründet. Die erste Version der auf den Programmiersprachen Python und JavaScript basierenden Software wurde 2010 unter der GNU General Public License veröffentlicht. Bis heute wird die Software unter dieser Lizenz vertrieben und ist eines der wenigen Open Source Software-Pakete für den professionellen Einsatz in Unternehmen, das vollkommen kostenfrei genutzt werden kann. Das heißt, im Gegensatz zu proprietären Softwarelösungen müssen Nutzer für die Nutzung von ErpNext keine Lizenzgebühren bezahlen. Laut Frappé soll dies auch in Zukunft so bleiben. Zwei Open Source Alternativen zu dieser Software sind Vtiger und odoo, deren Funktionsumfang mit ErpNext vergleichbar ist.

ErpNext Module

Die Frappé Software ist modular aufgebaut. Sie enthält mehrere sogenannte Core Module und verschiedene Erweiterungen. Die wichtigsten Kernmodule sind:

  • Finanzbuchhaltung
  • Auftragsmanagement
  • Customer-Relationship-Management
  • Berichtswesen / Analyse
  • Warenwirtschaft / Lagerverwaltung
  • Verkauf & Einkauf
  • Personalmanagement (HRM)
  • Vertriebsmanagement
  • Projekt- und Aufgabenmanagement
  • Kundenservice
  • Asset Management
  • Qualitätsmanagement

ErpNext Branchenlösungen

Das Softwarepaket bietet neben den Kernmodulen verschiedene vorkonfigurierte und einsatzbereite Module für verschiedenen Branchen. Beispielsweise für Dienstleister, Hersteller, Einzelhändler, Unternehmen der Gesundheitsbranche und Unternehmen aus dem Landwirtschaftssektor. Diese kostenlosen Erweiterungen werden als Industry Module bezeichnet und können bei Bedarf installiert werden. Durch diese Module kann die ErpNext Softwaresuite direkt als genutzt werden.

ErpNext – einfache Anpassung und Erweiterung

Falls kein Standard-Eingabefeld für bestimmte Daten zur Verfügung steht, können benutzerdefinierte Eingabefelder entsprechend Ihren Anforderungen hinzugefügt werden. Generell können ErpNext Formulare individualisiert werden. Beispielsweise mit eigenen Skripten. Zudem ist es möglich, serverseitige Skripte hinzuzufügen, um bei bestimmten Eingaben vordefiniere Ereignisse auszulösen oder eigene Anwendungen zu entwickeln.

Komfortable Integration verschiedener Anwendungen

ErpNext bietet die Möglichkeit, verschiedene Anwendungen in die Softwareumgebung zu integrieren. Beispielsweise den Amazon Connector, mit dem Produkte und Bestellungen direkt vom Amazon Marktplatz abgerufen werden können. Verschiedene Bezahldienste wie PayPal oder Razorpay können ebenfalls mit ErpNext genutzt und Kunden angeboten werden. Auf Wunsch ist es möglich, Nutzern die automatisierte Datensicherung im einem Dropbox Konto zu erlauben. Als zentralisiertes Zugangskontrollsystem kann LDAP, das Lightweight Directory Access Protocol integriert und genutzt werden. Ebenso ist es möglich, Woocommerce und verschiedene Google-Dienste wie Google Contact, Kalender, Google Drive oder Maps in ErpNext zu integrieren.

ErpNext ist eine voll ausgestattete ERP Software mit Warenwirtschaft, HRM, CRM, Projektmanagement, Einkaufsmanagement, E-Commerce und vielem mehr. Die Software ist einfach und intuitiv bedienbar. Weitere Vorteile sind die zahlreichen Schnittstellen und die vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten an den individuellen Bedarf. Zudem wird ErpNext von einer aktiven Community mit mehr als 7.000 Mitgliedern unterstützt, die bei Fragen und Problemen gerne weiterhelfen. Die Open Source Software von Frappé hat nur einen Nachteil. Sie eignet sich nicht für große Unternehmen. ErpNext ist jedoch eine sehr gute Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine ausgereifte ERP Software suchen, jedoch keinen fünf- oder sechsstelligen Eurobetrag in eine proprietäre Software investieren wollen.

Bei einem Exploit handelt es sich um ein Computerprogramm, das Sicherheitslücken von Software-Produkten aufzeigt und deren Ausnutzung ermöglicht. Sie stellen potente Werkzeuge für Hacker und Cyberkriminelle dar, um in geschützte Computersysteme einzudringen, um Datendiebstahl und ähnliche illegale Aktivitäten zu begehen. Exploits können jedoch auch bei der Beseitigung von Schwachstellen genutzt werden.

Allgemeine Informationen

Exploits stellen systematische Wege dar, um aufgrund von Schwachstellen in Form von Programmierfehlern der Software in Computersysteme und Netzwerke einzudringen. Dabei kann es sich sowohl um rein theoretische Beschreibungen der Sicherheitslücke (Proof of Concept), als auch um ausführbare Programme zur direkten Ausnutzung der jeweiligen Sicherheitslücke handeln. Für Hacker und andere Cyberkriminelle sind sie wichtige Tools, um unbefugten Zugriff auf ein Computersystem zu erlangen und dieses nach persönlichen Wünschen zu manipulieren. Darüber hinaus werden Exploits eingesetzt, um Sicherheitsschwachstellen genau zu dokumentieren und für deren Beseitigung mittels Software-Updates und -Patches zu sorgen. In vielen Fällen machen sich Exploits sogenannte „Pufferüberläufe“ (Buffer Overflow) zunutze. Dabei handelt es sich um Programmierfehler, die es ermöglichen, Programmcode in einem nicht dafür vorgesehenen Bereich des Arbeitsspeichers auszuführen, um beispielsweise Adminrechte oder Zugriff auf geschützte Dateien und Ordner zu erhalten. Viele nutzen zudem schlecht programmierte Schnittstellen aus, mit denen eigene Codefragmente zur Ausführung gebracht werden können.

Bedeutung für Netzwerk- und Systemsicherheit

Durch den Einsatz gängiger Exploits können Computersysteme und Netzwerke auf Schwachstellen geprüft werden. Falls bereits Patches und Updates für bekannte Sicherheitslücken installiert sind, kann mit den entsprechenden Exploits die Wirksamkeit dieser Updates verifiziert werden. Neben einzelnen gibt es auch sogenannte „Exploit-Pakete“, die eine Vielzahl unterschiedlicher Schwachstellen in einem einzelnen Programm sammeln. Ein System lässt sich auf diese Weise auf eine Großzahl verschiedener Lücken prüfen. Für den Cyberkriminellen erhöht sich jedoch durch den Einsatz solcher Pakete die Wahrscheinlichkeit, dass er in ein System eindringt und dieses manipuliert.

Einteilung von Exploits nach Angriffsart und zeitlichen Aspekten

Abhängig von der eingesetzten Angriffsart und den zeitlichen Aspekten lassen sich Exploits in folgende Kategorien einteilen.

Remote-Exploits sind in erster Linie darauf ausgelegt, Schwachstellen in Netzwerksoftware auszunutzen. Sie basieren auf dem Einsatz manipulierter Datenpakete. Ein lokaler Exploit hingegen wird direkt auf dem Computersystem des Opfers ausgeführt. Eine auf den ersten Blick harmlos wirkende Datei kann beispielsweise mit einem bösartigen Codefragment versehen sein, der beim Ausführen der Datei eine Schwachstelle des Systems ausnutzt. Bei Denial-of-Service-Exploits (DoS-Exploits) wird kein eigener Programmcode auf den angegriffenen Computersystemen ausgeführt, sondern ein solcher Exploit verursacht eine Überlastung der Anwendung. Webanwendungen, die SQL-Datenbanken als Datastore verwenden, sind unter Umständen für Injection-Exploits anfällig. Ein Zero-Day-Exploit ist eine Sicherheitslücke, die erst kürzlich entdeckt wurde und die dem Hersteller des Computersystems noch nicht bekannt ist. Diese Art  ist besonders tückisch. Da sie frühestens beim ersten Angriff auf ein System entdeckt werden kann und für die kein entsprechendes Sicherheitsupdate existiert. Da die Hersteller erst einen Patch für den Exploit entwickeln müssen, erhalten die Angreifer mehr Zeit, um eine größere Zahl von Systemen zu infiltrieren und großen Schaden anzurichten.

Exploits als Hacker Tools

Exploits werden in vielen Fällen zusammengepackt, sodass der Hacker ein System auf eine große Zahl von Sicherheitslücken prüfen kann. Sollten eine oder mehrere Sicherheitslücken entdeckt werden, kommen die entsprechenden Exploits zum Einsatz. Solche Pakete verwenden zudem clevere Verschlüsselungsverfahren wie die sogenannte „Code-Obfuskation“, um es Sicherheitsforschern zu erschweren, ihre Funktionsweise nachzuvollziehen. Zu den bekanntesten und meistgenutzten Paketen gehören:

–     Neutrino: Hierbei handelt es sich um ein russisches Kit, das einige für die Java-Plattform enthält.

–     Nuclear Pack: Dieser  befällt seine Opfer mit PDF– und Java-Exploits und infiziert befallene Computer auch mit dem tückischen Bank-Trojaner „Caphaw“.

–     Blackhole Kit: Hierbei handelt es sich um eine der größten Gefahren des Jahres 2012, die ältere Browser-Versionen von Chrome, Firefox, Safari und Internet Explorer  Millionen von Rechnern infiziert hat.

–     Angler: Bei diesem handelt es sich um eines der hoch entwickelsten Kits, die auf dem Underground-Markt erhältlich sind.

Schutzmaßnahmen

Um sich  zu schützen, sollten regelmäßig veröffentlichte Patches und Updates auf das Computersystem installiert werden. So können Sie sicherstellen, dass der Rechner vor bereits bekannten Exploits geschützt ist und dass Sicherheitslücken geschlossen sind. Es können Firewalls, leistungsstarke Virenscanner, oder Intrusion Detection und Intrusion Prevention Systeme eingesetzt werden, die Hacker-Angriffe rechtzeitig erkennen und ungewollten Datenverkehr aus dem Internet automatisch unterbinden. Das Ausnutzen bisher unbekannter Sicherheitsprobleme durch Zero-Day-Exploits lässt sich jedoch kaum verhindern. Diese Hacker-Angriffe lassen sich nur dann abwehren, wenn bei der Programmierung der Anwendungen hohe Qualitätskriterien beachtet wurden. Durch durchdachte Testverfahren und ein hohes Maß an Sorgfalt können Design- und Programmierfehler bereits während der Entwicklungsphase entdeckt und behoben werden.

Sachkonto

GoBD ist die buchhalterische Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„. In diesen ist gesetzlich geregelt, wie lange und in welchem Umfang Unterlagen in Form von Dokumenten, sowie Belege im Unternehmen aufbewahrt sein müssen. Generell bewahrt man Belege ohne Ausnahmen 10 Jahre auf. Die Regelung gilt für alle Unternehmensformen, sowie für Selbstständige und Freiberufler. Buchhaltungspflichtige, also Gewerbetreibende und Unternehmensführende sind der Regelung untergeordnet.

Fakten zur Aufbewahrung und Prüfbarkeit physischer und digitaler Unterlagen

Die GoBD regeln u.a. die Aufbewahrungsfristen

Dokumente müssen unveränderbar aufgehoben werden

Die heutige GoBD beinhaltet die gleichen Anforderungen wie die frühere Bezeichnung GDPdU. Diese Abkürzung bezeichnet die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Gewerbliche Dokumente sind Rechnungen, Anschaffungsbelege, Aufzeichnungen und Kalkulationen in physischer und digitaler Form. Zum 01. Januar 2015 wurde die GDPdU als Grundsatz von der GoBD abgelöst. Buchungsstapel sind nach neuer Regelung bis zum Ablauf des folgenden Monats festgeschrieben. Das bedeutet, dass die Festschreibung spätestens bis zum USTVA-Termin besteht.

Mit Einführung der GoBD ergeben sich einige Veränderungen in der zeitrechtlichen Erfassung und Unveränderbarkeit von Buchungen. Unbare Geschäftsvorfälle werden innerhalb von 10 Tagen nach Eintritt erfasstKontokorrentbeziehungen müssen innerhalb von acht Tagen belegt werden. Diese Anordnung gilt für alle kreditorischen Waren- und Kostenrechnungen. Die Erfüllung der Verpflichtung ist durch eine strukturierte, geordnete Beleg-Aufbewahrung möglich.

Buchungen und Aufzeichnungen nach den GoBD unveränderbar aufbewahren

Um Manipulationen auszuschließen, wird jeder Beleg unveränderbar aufbewahrt. Die Anordnung gilt ab dem Zeitpunkt der Erfassung und bleibt über den vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren erhalten. Vor- und Nebensysteme zur Zeiterfassung, der Lohnabrechnung oder Materialwirtschaft sind einbezogen. Eine Veränderung zur vorher gültigen GDPdU ergibt sich aus der erstmaligen Festschreibung von Fristen.

Die Fristsetzung orientiert sich am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Veränderbare Formate, wie beispielsweise Office– und Word Programme, erfüllen die Ordnungsmäßigkeitsanforderung der Unveränderbarkeit nicht. Die Umwandlung in nicht veränderbare Dateiformate, wie beispielsweise PDF, ist notwendig.

Für alle Stammdaten mit Einflussnahme auf die Buchungen besteht die Protokollierungs– und Dokumentationspflicht. Digitale Belege weisen Besonderheiten auf. Eine Löschung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist und die Veränderung der Daten sind ausgeschlossen. Digitale Daten müssen für maschinelle Zugriffe von Seiten der Finanzverwaltung unverändert vorgehalten werden. Von dieser Anordnung sind neben finanzbuchrelevanten Daten, alle Einzelaufzeichnungen mit steuerlicher Bedeutung betroffen.

Auch Bargeschäfte müssen erfasst sein

Grundsätze für die Erfassung barer Geschäftsvorfälle

Die elektronische Kasse, alternativ ein Kassenbuch mit Aufführung aller täglichen Bargeschäfte sind Unternehmerpflicht. Das Kassenbuch wird nach den Grundsätzen der GoB im Sinne der ordnungsgemäßen Buchhaltung geführt. Die Vorschriften ergeben sich aus der GoBD, mit Ableitung aus dem Handelsgesetzbuch.

Ein Bargeschäft verpflichtet den Unternehmer zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Die Beleg-Nummerierung vereinfacht die Zuordnung und stellt Transparenz her. Wahrheitsgemäße, klare und fortlaufend aufgezeichnete Geschäftsvorfalle bilden die Basis. Die Kassenaufzeichnungen lassen jederzeit eine Gegenüberstellung der Soll- und Ist Bestände mit der Barkasse zu. Im Rahmen der Aufbewahrung erfolgt die Speicherung und Ablage der Dokumente und Belege in unveränderbarer Form. Der Unternehmer achtet auf die 10-jährige Aufbewahrungsfrist und den lesbaren Erhalt der dokumentierten Inhalte.

Unbare Geschäftsvorfälle fristgemäß belegen

Bei unbaren Geschäften, in die alle Geschäftsvorfälle mit Buchungen über Konten fallen, ist eine Dokumentationspflicht von 10 Tagen anberaumt. In der vorangegangenen Regelung war kein konkreter Zeitraum für die Erfassung dokumentiert. Bei Kontokorrentbeziehungen gelten acht Tage als Orientierung. Auch dieser Zeitraum war vor Einführung der GoBD nicht konkretisiert. Die geordnete Beleg-Ablage kann in digitaler, oder in unveränderlicher und sicherer Form als Grundbuchaufzeichnung erbracht werden.

Erläuterung der Begrifflichkeit Unveränderbarkeit

Auch die ausgelagerte Buchaltung unterliegt den Grundsätzen

Die Unveränderbarkeit bezieht sich auf das gespeicherte oder gedruckte DatenformatBuchungssätze sind weiterhin in einer Vor- oder Stapelerfassung möglich. Die Kontrolle und Korrektur durch eine autorisierte Kanzlei und Steuerberatung wird durch die Richtlinienänderung nicht beeinflusst. Nach der Beleg-Erfassung im gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum stellt die Veränderung eine Beeinträchtigung der Plausibilität dar. Bei fehlerhaften Belegen und Unterlagen erfolgt die notwendige Änderung durch, oder unter Aufsicht der steuerlich betreuenden Kanzlei.

Mit der Unveränderbarkeit geht die Festschreibung einher. Unabhängig von der Vor- oder Stapelerfassung von Geschäftsvorfällen sind die Grundsätze erst eingehalten, wenn die Belege unveränderbar gebucht sind. Im Konkreten heißt das, dass ab diesem Zeitpunkt jede Änderung dokumentiert und plausibel nachvollziehbar protokolliert sein muss.

Die Forderung zur Ablage nicht veränderbarer und damit fälschungssicherer Belege beugt der Manipulation im steuerlichen Bereich vor. Die GDPdU hat einige Punkte zur Konkretisierung offen gelassen, die mit dem Inkrafttreten der neuen Grundsätzezur Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern fixiert wurden. Jeder Unternehmer ist zu einer plausiblen, ehrlichen und nachvollziehbaren Buchführung verpflichtet. Auch bei Auslagerung der Buchhaltung an eine Kanzlei ist die Fristeinhaltung vorgeschrieben.

Verschiedene Grundsatzpunkte in der ordentlichen Buchführung

Die Basis der steuerlichen Erfassung, Aufzeichnungspflicht und Aufbewahrungspflicht basiert auf verschiedenen Grundsätzen. Dabei stehen die Klarheit und Übersichtlichkeit, die Richtigkeit und Willkürfreiheit im Vordergrund. Die Vollständigkeit, das Saldierungsverbot und die Bilanzidentität sind einzuhalten. Weitere wichtige Faktoren basieren auf der Einhaltung von Terminen und der periodischen Abgrenzung. Die Kontinuität der Bewertungsmethoden und die Ordnung in den Belegen und Berechnungen sind grundlegend.

In Gegenüberstellung zur lockeren Regelung der GDPdU sind Unternehmer jetzt zu mehr Disziplin angehalten. Die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten für 10 Jahre ist keine Neuerung, während die Frist- und Dokumentationspflicht eine Neuorientierung erfordert. Die allgemein anerkannten Regelungen ergänzen das Handelsgesetzbuch und bilden eine Grundlage, wo einzelne Vorgaben eine Auslegung benötigen.

Digitale Buchhaltung nach den Vorschriften der Finanzbehörde

Mit Büroware vereinfacht sich die Buchführung

Die Software „Büroware“ vereinfacht die Buchhaltung und ermöglicht den regelkonformen Export aller gebuchten Belege. Da die Veränderung von Buchungsbelegen und Dokumenten ausgeschlossen ist, entsteht dem Anwender der Vorteil der Rechtssicherheit. Im Kontext zu den vorgegebenen Fristen für die Festsetzung von Bar- und Kreditorengeschäften wirkt der Einsatz von Büroware jeglicher Manipulation entgegen.

Im digitalen Zeitalter führen die meisten Unternehmen elektronische Bücher. Daher geht die neue Verordnung neben der Aufbewahrung physischer Dokumente, auf die Haltezeit digitaler Dokumente ein. In der Bezeichnung „Dokument“ sind alle Belege, Rechnungen und Protokollierungen enthalten. Die gemeinschaftliche Aufbewahrung der Inhalte aus WarenwirtschaftssystemenKassensystemen und Fakturierungssystemen gehören in die ordentliche und ordnungsgemäße Buchführung. Abweichungen sind nicht erlaubt und ziehen außerordentliche Steuerprüfungen wegen mangelnder Plausibilität nach sich.

Die Vorschriften der Finanzbehörde gelten gleichermaßen für digitale wie für physische Dokumente. Hier wird kein Unterschied gemacht, was die Unveränderbarkeit und die Authentizität der Aufzeichnungen betrifft. Mit einer Software wie Büroware vereinfacht sich die Buchführung und die Übersichtlichkeit wird im gesamten Ablage- und Aufbewahrungssystem vollumfänglich hergestellt.

CRM ist die Abkürzung für Customer Relationship Management und bedeutet übersetzt KundenbeziehungsmanagementCustomer Relationship Management bezieht sich auf Praktiken, Strategien und Technologien, mit denen Unternehmen Kundeninteraktionen und Daten während des gesamten Kundenlebenszyklus verwalten und analysieren. CRM unterstützt Unternehmen dabei, die Kundenbeziehung zu verbessern und den Umsatz zu steigern.

Nutzen des CRM für Unternehmen

CRM

Mit einem CRM die Kundenbindung stärken

Customer Relationship Management ist eine Strategie, die man anwendet, um mehr über die Bedürfnisse und Verhaltensweisen der Kunden zu erfahren. Je besser ein Unternehmen seine Kunden verstehen kann, um so stärkere Kundenbeziehungen kann es aufbauen. Daher ist Customer Relationship Management eher eine Geschäftsphilosophie als eine technische Lösung, um Kunden effektiv und effizient zu helfen.

In der Geschäftswelt ist es von größter Bedeutung, bestehende Kunden zu halten und das Geschäft mit ihnen auszubauen. Die Kosten, die mit der Suche nach neuen Kunden verbunden sind, bedeuten, dass jeder bestehende Kunde wichtig ist. Nach wie vor gilt: Es ist einfacher einem Kunden mehr zu verkaufen, als einen neuen Kunden zu gewinnen.

Je mehr Möglichkeiten ein Kunde hat, Geschäfte mit einem Unternehmen zu tätigen, desto größer sind die Chancen, mehr zu verkaufen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Erschließung von Kanälen wie beispielsweise Direktverkäufe, Online-Verkäufe, Verkauf über den Handel und andere Vertriebswege. Je mehr Kanäle ein Unternehmen benutzt, um so größer ist die Notwendigkeit, die Interaktion mit den Kunden zu verwalten.

Customer Relationship Management – Informationen sammeln und nutzen

Customer Relationship Management hilft Unternehmen, Einblick in das Verhalten ihrer Kunden zu gewinnen und ihre Geschäftsabläufe zu ändern, um sicherzustellen, dass sie ihre Kunden bestmöglich bedienen. Im Wesentlichen hilft das Kundenbeziehungsmanagement einem Unternehmen, den Wert seiner Kunden zu erkennen und von einer verbesserten Kundenbeziehung zu profitieren.

Customer Relationship Management bedeutet also, mehr über die Kaufgewohnheiten, Meinungen und Vorlieben der Kunden herauszufinden. CRM ermöglicht es, Kundenprofile von Einzelpersonen und Gruppen zu erstellen, um effektiver zu vermarkten und den Umsatz zu steigern. Und Customer Relationship Management liefert Informationen darüber, wie man eventuell die Arbeitsweise verändern muss, um den Kundenservice und das Marketing zu verbessern.

Customer Relationship Management Systeme

Bieten Sie ihren Kunden, was sie sich wünschen

Im Lauf der Zeit wächst mit einem Unternehmen die Menge an Daten und Informationen, die man über Kunden sammelt und für eine effektive Kundenbeziehung auswerten muss. Ein Customer Relationship Management System bietet allen Beteiligten im gesamten Unternehmen eine effektive Möglichkeit zur Verwaltung der Kundenbeziehung und Interaktionen. Sowohl  Vertrieb und Kundenservice, als auch Marketing und Geschäftsleitung können das System nutzen. Durch die Transparenz und den einfachen Zugriff auf Kundendaten, Kontaktinformationen, Verkaufschancen, Serviceangelegenheiten und Marketingkampagnen bietet das System einen umfassenden Überblick über jeden Kunden.

CRM-Syteme konsolidieren und verwalten Kundeninformationen und –dokumente in einer zentralen Datenbank. Auf diese Informationen können die Mitarbeiter eines Unternehmens mit Zugang zum System zugreifen. Weitere Funktionen sind die Aufzeichnung verschiedener Kundeninteraktionen, die je nach Systemfunktionen über E-Mail, Telefonanrufe, soziale Medien oder andere Kanäle erfolgen. Ferner kann man die Automatisierung verschiedener Workflow-Prozesse wie Aufgaben, Kalender und Benachrichtigungen für die Beschleunigung von Arbeitsabläufen nutzen. Zusätzlich ist bei den meisten Systemen eine Nachverfolgung der Leistungen und Produktivität basierend auf Informationen, die im System protokolliert werden, möglich.

Funktionen von CRM Systemen

Marketing-Automatisierung: Bei Systemen mit Marketing-Automatisierungsfunktionen können sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden. Dadurch kann man die Marketing-Bemühungen für Kunden an verschiedenen Punkten im Lebenszyklus verbessern. Wenn das System zum Beispiel eine Anfrage registriert, versendet es automatisch Marketingmaterialien, typischerweise über E-Mail oder soziale Medien, an den Interessenten.

Automatisiertes Marketing erleichtert die Kundenpflege

Sales Force Automation: Sales Force Automation ist auch unter der Bezeichnung Sales Force Management bekannt. Dieses soll unnötige Kontakte zwischen einem Verkäufer und einem Kunden vermeiden. Dies gelingt, indem das System automatisch alle Kontakte und Follow-ups in einer Kundenbeziehung verfolgt.

Contact Center Automatisierung: Die Contact Center Automatisierung dient dazu, die langweiligen Aspekte der Arbeit eines Contact Center Mitarbeiters zu reduzieren. Die Automatisierung kann voraufgezeichnete Audiodaten enthalten, die bei der Problemlösung und Informationsbereitstellung für Kunden helfen. Verschiedene Tools, die in die Desktop-Tools des Mitarbeiters integriert sind, können Kundenanfragen bearbeiten, um die Gesprächszeit zu verkürzen und die Kundendienstprozesse zu vereinfachen.

Geolocation-Technologie oder standortbasierte Dienste: Einige Systeme bieten Technologien, mit denen man geografisch begrenzte Marketingkampagnen basierend auf den physischen Standorten der Kunden erstellen kann. Manchmal sind sie in standortbasierte GPS-Apps integriert. Die Geolocation-Technologie kann man auch als Netzwerk- oder Kontaktmanagement-Tool nutzen, um Verkaufsmöglichkeiten basierend auf dem Standort zu finden.

On-Premises Customer Relationship Management Systeme

Bei einer On-Premises Lösung kauft oder mietet ein Unternehmen Lizenzen des Customer Relationship Management Systems und betreibt es auf der eigenen Hardware im Unternehmen. Der Vorteil dieser Lösung ist die Möglichkeit der exakten Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Unternehmens. Ein Nachteil ist die lange Vorlaufzeit, bevor man das System nutzen kann. Hinzu kommt, dass das Unternehmen neben den Betriebs- und Anschaffungskosten zusätzliche Kosten einkalkulieren muss. Nämlich die für die Wartung der Infrastruktur und Software Updates. Im Falle einer Open-Source-Software Lösungen obliegt es der Entwicklergemeinschaft, die Software weiterzuentwickeln und Fehler zu beheben.

Cloudbasierte CRM Systeme

Cloudbasierte Customer Relationship Management Systeme sind Cloud-Computing-Lösungen in Form von Software-as-a-Service oder kurz SaaS. Hierbei bezieht ein Unternehmen die Software als eine Dienstleistung. Die Verantwortung für die Wartung und den Betrieb liegt beim Cloud Anbieter. Die Unternehmen müssen sich also nicht selbst um die Wartung der Infrastruktur oder die Pflege und Updates der Software kümmern. Die Kosten hierfür sind in den Nutzungsgebühren in der Regel enthalten.

Das Thema Datenschutz ist auch bei CRM präsent

Unternehmen bezahlen bei diesem Model nur für die Leistungen, die Sie in Anspruch nehmen. SaaS ist eine skalierbare Lösung, bei der man neue Lizenzen einfach hinzubuchen und sofort nutzen kann. Die schnelle und einfache Bereitstellung der cloudbasierten CRM- Systeme ist vor allem für Unternehmen mit begrenztem technologischem Know-How oder begrenzten finanziellen Ressourcen interessant.

Datensicherheit bei Cloud-Computing-Lösungen

Datensicherheit ist einer der größten Vorbehalte von Unternehmen, die ein cloudbasiertes System nutzen wollen. Das Unternehmen kann die Speicherung und Wartung seiner Daten nicht physisch kontrollieren. Wenn der Cloud-Anbieter seine Geschäftstätigkeit einstellt oder von einem anderen Unternehmen übernommen wird, können die Daten kompromittiert werden oder verloren gehen. Zudem können Kompatibilitätsprobleme auftreten, wenn Daten vom System eines Unternehmens in die Cloud migriert werden, oder wenn der Dienstanbieter gewechselt wird.

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet auf Deutsch die Ressourcenplanung eines UnternehmensERP ist also eine Unternehmenssoftware mit integrierten Anwendungen für die Bündelung, Steuerung und Interpretation aller relevanten Geschäftsprozesse. Enterprise Resource Planning Systeme integrieren typischerweise alle Bereiche eines Unternehmens in einer Anwendung und Benutzerschnittstelle.

Von Papierkarten zu mobilen Geräten – die Geschichte des Enterprise Resource Planning

Die Geschichte des Enterprise Resource Planning reicht über 100 Jahre zurück. Im Jahr 1913 entwickelte der bei Ford angestellte Ingenieur Whitman Harris ein papierbasiertes Fertigungssystem für die Produktionsplanung. Ziel des Systems war es, wirtschaftlich optimale Bestellmengen (EOQ) zu erreichen. Dieses System war jahrzehntelang der Standard für die Fertigung.

1964 wurde Harris System vom Werkzeughersteller Black and Decker mit einem Großrechner kombiniert. Somit war B & D das erste Unternehmen das eine computergestützte MRP-Lösung (Material Requirement Planning) eingeführt hat. Bis 1983, mit der Einführung von MRP II (Manufacturing Resource Planning), blieb MRP der Standard in vielen Großkonzernen. MRP II bot erstmals Module als zentrale Softwarearchitektur-Komponenten und integrierte Kernkomponenten für die Fertigung, einschließlich Einkauf, Stücklisten, Terminplanung und Vertragsverwaltung.

Eine Unternehmenssoftware für alle Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse lassen sich effizienter planen

Zum ersten Mal wurden verschiedene Geschäftsprozesse in ein gemeinsames System integriertMRP II lieferte eine Vorstellung davon, wie Unternehmen Software zukünftig nutzen können, um Unternehmensdaten auszutauschen und zu integrieren. Mit der Einführung von MRP II waren Unternehmen beispielsweise in der Lage, die Effizienz durch eine bessere Produktionsplanung, geringere Lagerbestände und weniger Ausschuss zu steigern.

Mit der Entwicklung der Computertechnologie in den 1970er und 1980er Jahren wurden ähnliche Konzepte wie MRP II parallel entwickelt. Die neuen Lösungen ermöglichten es, über die Fertigung hinausgehende Geschäftsaktivitäten zu bewältigen, einschließlich FinanzmanagementKundenbeziehungsmanagement und Personalressourcen.

Das bekannteste deutsche Softwareunternehmen, das weltweit zu den führenden Anbietern von ERP-System gehört, ist SAP. Seit etwa 1990 wird diese Art der Unternehmenssoftware als Enterprise Resource Planning bezeichnet und als neue Kategorie von Business-Management-Software angesehen.

Funktionsbereiche von Enterprise Resource Planning Systemen

ERP bietet eine integrierte und ständig aktualisierte Ansicht der wichtigsten Geschäftsprozesse unter Verwendung von gemeinsamen Datenbanken, die von einem Datenbankmanagementsystem verwaltet werden. ERP-Systeme verfolgen die Geschäftsressourcen und den Status der Geschäftsverpflichtungen. Die Anwendungen, aus denen das System besteht, teilen Daten über verschiedene Abteilungen (Fertigung, Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung usw.), von denen die Daten auch bereitgestellt werden. Typische Anwendungsmodule in Enterprise Resource Planning Systemen sind:

  • Finance & Accounting mit Finanzbuchhaltung, ForderungsmanagementHauptbuch, Anlagevermögen, Verbindlichkeiten etc.
  • Management Accounting umfasst Budgetierung, Kalkulation, Kostenmanagementaktivitätsbasierte Kalkulation und weitere
  • Human Resources beinhaltet Recruiting, Ausbildung, Dienstpläne, Gehaltsabrechnung, Leistungen, Alters- und Rentenpläne, Diversity Management und mehr
  • Produktionsplanung einschließlich KapazitätsplanungWorkflow-Management, Qualitätskontrolle, FertigungsprozesssteuerungFertigungsprojekteProduktlebenszyklus-Management und Terminplanung etc.
  • Auftragsabwicklung mit Auftragserfassung, Bonitätsprüfung, Preisfindung, Inventur, Versand, Verkaufsanalyse und Reporting, Verkaufsauftragserteilung.
ERP

Mit der Software haben Sie vielfältige Möglichkeiten

weitere Beispiele sind:

  • SupplyChain-Management mit SupplyChain-Planung, Lieferanten-Terminplanung, Einkauf, Inventur, SchadenbearbeitungReklamationsbearbeitung, Lagerhaltung (inkl. Annahme, Einlagerung, Kommissionierung und Verpackung).
  • Projektmanagement umfasst Projektplanung, RessourcenplanungProjektkostenkalkulationProjektstrukturplan, Abrechnung, Leistungseinheiten, Aktivitätsmanagement
  • Customer Relationship Management mit Vertrieb und Marketing, Provisionen, Service, Kundenkontakt, Call Center Support – CRM-Systeme werden nicht immer als Teil von ERP-Systemen betrachtet, sondern als Business Support Systeme (BSS).
  • Datendienste beinhalten verschiedene Self-Service-Schnittstellen für Kunden, Lieferanten und / oder Mitarbeiter

Enterprise Resource Planning von On Premises in die Cloud

Von den 1990er Jahren bis zum Beginn des 21. Jahrhunderts wuchs die Zahl der Unternehmen, die Enterprise Resource Planning Systeme nutzen, rasant. Immer mehr Unternehmen setzten auf die integrierte Unternehmenssoftware, um beispielsweise Geschäftsprozesse zu rationalisieren oder auch die Datensichtbarkeit zu verbessern. Gleichzeitig stiegen die Kosten für die Implementierung der Systeme. Nicht nur die Hardware und die Software waren kostspielig. Zusätzliche Kosten für kundenspezifische Programmierung, Berater und Schulungen musste man mit einkalkulieren.

Seit Anfang der 2000er Jahre entwickelt sich die ERP-Technologie mit neuen Funktionen wie eingebetteter Analytik hin zu cloudbasierten Lösungen. Hinzu kommt, dass lokal installierte Systeme nicht mit den steigenden Sicherheitsanforderungen oder neuen Technologien wie Smartphones mithalten können.

Cloudbasierte ERP-Systeme bieten eine kostengünstige Alternative zu lokal installierten Systemen, die sowohl die Betriebskosten (OpEx) als auch die Kapitalkosten (CapEx) senkt. Unternehmen müssen beispielsweise bei Cloud-Lösungen weder Software noch Hardware kaufen oder zusätzliches IT-Personal einstellen oder eine kostspielige Infrastruktur unterhalten. Dadurch können Mitarbeiter ihren Fokus von der Verwaltung der IT auf Aufgaben mit einem höherem Mehrwert verlagern.

Cloud Enterprise Resource Planning Systeme für jedes Business

Während die alten Systeme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oft zu teuer waren, hat die Cloud diese Barriere aufgehoben. Mit einer SaaS-Lösung können kleinere Unternehmen deshalb dieselbe bewährte Unternehmenssoftware nutzen, die größere Unternehmen seit Jahren verwenden. Eine cloudbasierte Lösung kann schnell implementiert werden. Für kleine und mittlere Unternehmen bietet die Cloud die Flexibilität, schnell neue Benutzer hinzuzufügen und sich ändernde Geschäftsanforderungen zu unterstützen.

Zusammenarbeit verbessern mit modularen Cloud ERP-Systemen

Cloud-Systeme bieten zusätzliche Funktionen

Wenn die Kernarchitektur von cloudbasierten System um integriertes Customer Relationship Management (CRM), SupplyChain Management (SCM), Human Capital Management (HCM) und Enterprise Performance Management (EPM) erweitert wird, verbindet das System beispielsweise alle Anwendungen nahtlos mit einem einzelnen Datenrepository. Ein erweitertes Cloud-ERP-System ermöglicht die Verwaltung aller Abteilungen mit verbesserter Transparenz und Zusammenarbeit, so, als wären sie eine einzelne Organisation.

Darüber hinaus bieten Cloud-Systeme einen nahtlosen Zugriff auf erweiterte Berichtsfunktionen wie Datenvisualisierung und erweiterte Analysefunktionen. Durch den Zugang zu neuen Technologien, wie dem Internet der Dinge (IoT), erhalten Unternehmen ein umfassendes Verständnis der Geschäftsaktivitäten in Echtzeit. Und dies nicht nur im Front-Office, sondern auch in Lagern und Produktionshallen. Dieses Wissen steht den Mitarbeitern auf ihren mobilen Geräten durch soziale Tools zur Verfügung.

Die Vorteile einer ERP-Suite gegenüber Einzelanwendungen

Einer der wichtigen Vorteile moderner Cloud-Systeme ist die einheitliche Lösung oder Anwendungssuite. Im Vergleich zur Bereitstellung isolierter Softwareanwendung, wie Personal- oder Vertriebsautomatisierung oder Fakturierungsprogrammen, bietet eine Softwaresuite den Vorteil einer Komplettlösung.

Eine Suite, die alle wichtigen Geschäftsfunktionen umfasst, integriert betriebliche Prozesse in der gesamten Organisation. Mitarbeiter erhalten einen transparenteren und umfassenderen Einblick in alle Aspekte des Geschäfts. Eine Softwaresuite ermöglicht es Unternehmen zum Beispiel, schnell eine Basis zu schaffen, die den unmittelbaren Bedarf erfüllt und flexibel auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren kann.

Server mit Standort USA sind nicht sicher

Enterprise Resource Planning – Datensicherheit in der Cloud

Die Frage nach der Sicherheit der eigenen Daten in der Cloud ist auf jeden Fall für Unternehmen jeder Größe von zentraler Bedeutung. Der vielleicht wichtigste Aspekt ist dabei der Standort der Cloudserver. Nicht in allen Ländern gelten die gleichen restriktiven Datenschutzbestimmungen wie beispielsweise in Deutschland. Stehen die Server in den USA, können die amerikanischen Geheimdienste CIA und NSA sowie die Bundespolizei FBI jederzeit auf die Daten zugreifen.

Der Patriot Act von 2001 berechtigt die amerikanischen Behörden zum Zugriff. Und die Eigentümer der Daten bekommen keine Information über den Zugriff. Dieses Zugriffsrecht gilt gleichermaßen für die Daten von ausländischen Unternehmen wie von Privatpersonen. Maximale Sicherheit für cloudbasierte Enterprise Resource Planning Systeme bieten daher nur Server, deren Standort sich in Deutschland befindet.