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Was ist ein Mailserver und wie funktioniert er?

Ein Mailserver ist eine Software für den Empfang, Speicherung, Verarbeitung und Weiterleitung von E-Mails. Eine andere, technische Bezeichnung für einen Mailserver ist Mail Transfer Agent (MTA). Der Begriff MTA wird für Internet-Mails nach RFC 2821 und 2822 sowie für andere Mail-Protokolle zum Beispiel X.400 verwendet. Ein mit entsprechender Software ausgestatteter physischer Server wird ebenfalls als Mailserver bezeichnet.

Ein Mailserver übernimmt im Allgemeinen zwei verschiedene Aufgaben: den E-Mail-Austausch mit E-Mail Clients und das Weiterleiten von E-Mail-Nachrichten an andere Mailserver. Für diese beiden Aufgaben werden unterschiedliche Protokolle verwendet: POP3 und IMAP für den Austausch von Mails und SMTP für das Weiterleiten von Mails. Der E-Mail-Austausch mit einem Client wird vom Mail Submission Agent (MSA) und einem Mail Delivery Agent (MDA) ausgeführt. Die meisten Mailserver erfüllen sowohl die Rolle des MTA als auch die des MSA und MDA. Heutzutage hat ein Mailserver neben dem Transport von E-Mails häufig weitere Aufgaben. Dazu gehört die Überprüfung von E-Mails auf Viren und gegebenenfalls die Kennzeichnung als Spam.

Zugriffsmöglichkeiten auf Mailserver

Ein Benutzer, der E-Mails sendet oder empfängt, hat in der Regel keine direkte Interaktion mit einem Mailserver. Für die Interaktion werden Mail User Agents (MUA) oder E-Mail-Clients genutzt. Bekannte Mail Clients sind Outlook und Outlook Express von Microsoft sowie Thunderbird von Mozilla. Mail Clients können einen Mail-Server direkt kontaktieren, indem Sie eine Telnet-Sitzung an Port 25 öffnen und direkt SMTP-Befehle ausgeben.

Mailserver stellen spezialisierte Dienste wie Web.deGMXGMail, Yahoo! oder Hotmail bereit. Zudem ist bei praktisch jedem Hostingpaket ein Mailserver enthalten, der es ermöglicht, E-Mails für den eigenen Domainnamen einzurichten. Der Zugriff erfolgt direkt über einen Client oder online über ein Frontend des Anbieters.

Unterschiede zwischen POP und IMAP

So funktioniert ein mailserver genauBei der Einrichtung eines E-Mail Postfaches ist es möglich, zwei unterschiedliche Protokolle zu verwenden: POP und IMAP.

POP ist die Abkürzung für „Post Office Protocol„. Dabei handelt es sich um einen Internetstandard, der einen E-Mail-Server und eine Methode zum Abrufen von E-Mails über einen POP-Client definiert. Das Post Office Protokoll wurde seit seiner ersten Veröffentlichung im Jahr 1984 zweimal aktualisiert. Die aktuelle Version ist POP3 (Post Office Protocol, Version 3). Diese Version enthält Erweiterungen des ursprünglichen Protokolls und Authentifizierungsmechanismen.

Eingehende Nachrichten werden auf einem POP-Server gespeichert, bis sich der Benutzer anmeldet und die Nachrichten auf den lokalen Computer herunterlädt. POP ist ein eingeschränktes Protokoll , das nur Befehle zum Herunterladen von E-Mails von einem Server enthält. Es enthält keine Funktionen zum Senden von Nachrichten. Optional können User eine Kopie für den zukünftigen Download auf dem Server aufbewahren. Mit POP ist es nicht möglich, auf das gleiche E-Mail-Konto von mehreren Computern oder Geräten zuzugreifen und die Aktionen zwischen den Geräten zu synchronisieren.

IMAP ist die Abkürzung für „Internet Message Access Protocol. Im Gegensatz zu POP können User mit IMAP von mehreren Geräten auf ihre E-Mail-Nachrichten zugreifen. Mit IMAP können User Mails organisieren, lesen und sortieren, ohne sie zuvor herunterladen zu müssen. Daher ist IMAP sehr schnell und effizient. Der Server zeichnet außerdem alle gesendeten Nachrichten auf, sodass User von überall auf ihre gesendeten Nachrichten zugreifen können. IMAP verschiebt keine Nachrichten vom Server auf einen lokalen Computer. Es synchronisiert stattdessen die Mails auf Computern mit den E-Mails auf dem Server.

User können E-Mails bei der Verwendung von IMAP lesen, auch wenn der lokale Computer nicht mit dem Internet verbunden ist. Die meisten E-Mail-Clients können E-Mails auf dem lokalen Computer zwischenspeichern. Die Nachrichten sind dann immer noch auf dem IMAP-Server vorhanden und werden nicht gelöscht. Auf diese Weise können User die E-Mails lesen und beantworten, auch wenn sie keine Internetverbindung haben. Wenn sie das nächste Mal eine Verbindung zum Internet herstellen, können User alle neuen Nachrichten herunterladen und alle E-Mails versenden, die sie in der Zeit ohne Verbindung geschrieben haben.

Der Ablauf beim Versenden einer E-Mail

So empfängt ein Mailserver PostNachdem ein User eine Nachricht verfasst und auf Senden geklickt hat, stellt der E-Mail-Client eine Verbindung zum SMTP-Server der Domäne her. Dieser Server hat einen eigenen Domainnamen, beispielsweise smtp.example.de. Der E-Mail-Clientkommuniziert mit dem SMTP-Server und gibt die Absender E-Mail-Adresse, die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Nachrichtentext und alle Anhänge weiter.

Der SMTP-Server verarbeitet die E-Mail-Adresse des Empfängers. Wenn der Domänenname des Empfängers mit dem des Absenders identisch ist, wird die Nachricht direkt an den POP3– oder IMAP-Server der Domäne weitergeleitet. Es ist kein Routing zwischen den Servern erforderlich. Wenn die Domäne jedoch eine andere ist, muss der SMTP-Server mit dem Mailserver der Domäne des Empfängers kommunizieren.

Um den Mailserver des Empfängers zu finden, muss der SMTP-Server des Absenders mit einem DNS (Domain Name Server) kommunizieren. Der DNS übernimmt den E-Mail-Domänennamen des Empfängers und sucht die zugehörige IP-Adresse. Der SMTP-Server des Absenders kann eine E-Mail ohne IP nicht ordnungsgemäß weiterleiten. Eine IP-Adresse ist eine eindeutige Nummer, die jedem Computer zugewiesen wird, der mit dem Internet verbunden ist. Handelt es sich um einen Mailserver, gibt es für die Domäne der Empfängeradresse einen MX-Eintrag (Mail Exchanger-Eintrag). Dies ist ein DNS-Ressourceneintrag, der den Mailserver einer Domäne angibt. Nach der DNS-Suche wird dem anfordernden Mailserver eine Antwort mit der IP-Adresse des Mailservers des Empfängers gegeben.

Sobald der SMTP-Server die IP-Adresse des Empfängers kennt, kann er sich mit dessen SMTP-Server verbinden und die Nachricht senden. Dies geschieht normalerweise über eine Reihe anderer Server. Der Mailserver des Empfängers überprüft die eingehende Nachricht. Wenn die Domäne und der Benutzername erkannt werden, leitet er die Nachricht an den POP3– oder IMAP-Server der Domäne weiter. Der empfangende Server speichert die Nachricht im Eingangs-Postfach des Empfängers und stellt sie dem Empfänger zur Verfügung. Der Empfänger kann dann über seinen E-Mail Client oder das Web auf die Nachricht zugreifen.

Weitere Artikel im Blog der Biteno GmbH zum Thema Server und Virtualisierung

Wenn ein Mailserver eine Nachricht akzeptiert, ist er verpflichtet, sie zuzustellen oder eine Meldung über eine fehlgeschlagene Zustellung an den Absender zurückzusenden. Dadurch wird sichergestellt, dass eine E-Mail-Nachricht nicht einfach verschwindet. Der Absender einer E-Mail kann dadurch der Integrität des E-Mail-Systems vertrauen. Gelegentlich kann eine Nachricht weder zugestellt noch zurückgesendet werden. Dies geschieht in der Regel bei einer Spam-Nachricht an einen nicht vorhandenen Empfänger oder bei einer Mail von einer gefälschten Absenderadresse.

Spam Emails - eine Plage

Wer kennt sie nicht die Situation: man startet den PC am Arbeitsplatz, öffnet Outlook oder ein anderes Emailprogramm  und gerät unwillkürlich in Stress beim bloßen Anblick der Zahl, die die ungelesenen Emails im Posteingang ankündigt?

Spam Emails - eine Plage

Digitaler Stress

Spam was ist das?

Ein sehr großer Prozentsatz dieser Posteingangsmails ist jedoch SPAM, bzw. Informationen und Newsletter, denen keine große Aufmerksamkeit geschenkt werden müsste und die eigentlich keine Handlung seitens des Empfängers erfordern. Allerdings muss man sich dennoch zumindest kurz mit dieser exorbitant hohen Zahl an Emails beschäftigen, um die wirklich relevanten Nachrichten zu selektieren und diese nicht versehentlich ebenfalls in die Kategorie SPAM zu sortieren oder womöglich zu löschen. Dieser Prozess, die Spreu vom Weizen zu trennen, kann unter Umständen ganze Unternehmen lähmen, den Workflow deutlich verlangsamen und stellt dadurch ein stetig wachsendes Problem dar.

Es gibt durchaus Mittel und Wege wie man diesen digitalen Stress minimieren kann:  Hierzu gehört einerseits der Ansatz die Anzahl der täglich empfangenen Emails zu reduzieren, andererseits sich eine Ordnerstruktur aufzubauen, die die verbleibenden Nachrichten im Posteingang übersichtlich und nach Dringlichkeit sortiert.

Spam aus sozialen Netzwerken

Newsletter und Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken, denen man ohnehin keine Beachtung schenkt sollte man abbestelllen, bzw. kündigen, anstatt sie tagtäglich ungelesen zu löschen, das ist oftmals nur ein Häkchen welches entfernt werden muss. Im zweiten Schritt sollte man die Funktion der farbigen Markierung im Posteingang nutzen, um sich einen Überblick zu verschaffen was zu welchem Themengebiet gehört. Zusätzlich kann man sich hier das Eisenhower Prinzip zu Nutzen machen und nach wichtig und nicht wichtig, dringend und nicht dringend selektieren. So ist leicht ersichtlich, was erledigt werden muss und von wem. So gehen wichtige Nachrichten nicht im digitalen Stress verloren. Auch bietet es sich an eine Ordnerstruktur aufzubauen und bearbeitete Mails, bzw. solche die nur informativen Charakter haben aus dem Posteingang in den jeweiligen Ordner zu verschieben – so gelingt es einem im besten Fall sogar den Arbeitsplatz ab und an mit einem leeren Posteingang zu verlassen! (Ein gutes Gefühl, was ich versuche immer am Ende einer Arbeitswoche zu erreichen!) Beim Mailprogramm Outlook hat man zusätzlich die Möglichkeit feste Regeln zu definieren, was insbesondere bei immer wiederkehrenden Absendern Sinn macht, dadurch kann eine Nachricht direkt kategorisiert und dem betreffenden Ordner zugeteilt werden.

Direkte Kommunikation vermeidet Spam

Des weiteren hilft es sich selbst und in erster Linie den Empfängern, wenn man Emails unmissverständlich formuliert und dadurch Missverständnisse und mehrfaches Nachfragen im Keim erstickt. Klare Handlungsaufforderungen sind hier genauso wichtig, wie die Wahl der richtigen Empfänger: wer muss in diesen Vorgang wirklich involviert sein, wer benötigt die Information lediglich in CC und wen kann man hier guten Gewissens außen vor lassen?

Zu guter letzt ist die direkte Kommunikation, telefonisch oder von Angesicht zu Angesicht jedoch in jedem Fall der Weg mit den wenigsten Missverständnissen und dazu noch viel persönlicher – auf diesem Weg lassen sich nach wie vor die schnellsten Einigungen erzielen! Da sich das persönliche Gespräch jedoch leider nicht in jedem Fall realisieren lässt empfehlen wir Ihnen Microsoft Outlook, einen guten Spam-Filter samt Antivirus-Software und viel Disziplin beim Angeben der eigenen Emailadresse im Netz, um die digitale Umweltverschmutzung so weit es machbar ist in den Griff zu bekommen – kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne!