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Spam – so bekämpfen Sie die unerwünschte Post und ihre Ursache

Spam beitrag

Selbst bei allen Vorsichtsmaßnahmen und strengen Filtern sind Spam Mails kaum vollständig zu beseitigen. Sie nutzen einen der größten Vorteile des Email-Versands für ihre Zwecke aus: Jeder Teilnehmer soll prinzipiell für jeden anderen erreichbar sein, damit die Kommunikation uneingeschränkt möglich ist. Leider führt dies allerdings auch dazu, dass jeden Tag ungefragt Milliarden von Nachrichten verschickt werden. Dies kann für den Empfänger im besten Fall wertlos sein und im schlimmsten Fall sogar eine ernste Bedrohung seiner Datensicherheit bedeuten. Mit den richtigen Strategien ist es jedoch durchaus möglich, diese Flut auf ein erträgliches Maß zu begrenzen.

Niemand möchte mit unseriösen Angeboten für zweideutige Produkte und Dienstleistungen oder im Minutentakt eingehender Werbung bombardiert werden. Das zeigt sich bereits an dem Namen Spam. Er leitet sich von einem Sketch der britischen Komikertruppe Monty Python ab, in dem ein Restaurant entgegen allen Wünschen nur ein einziges, obendrein unerwünschtes Gericht anbietet: gewürztes Fleisch oder auf englisch Spiced Pork and Meat – abgekürzt Spam. Gleichgültig, was der Kunde wünscht, er bekommt seinen Teller genau wie heute seine Emails immer mit der ungeliebten Beilage. Die logische Konsequenz ist, sie nicht zu essen beziehungsweise im modernen Zusammenhang nicht zu lesen, sondern unbeachtet zu beseitigen. Dank intelligenter Filter funktioniert das mittlerweile in den meisten Fällen sehr gut, falls die richtige Strategie gewählt wird.

Schützen Sie Ihre Email-Adresse vor den Datenkraken

Spam Mails sind bereits seit seinen ersten Tagen ein fester Bestandteil des Internets. Waren es jedoch in den ersten Jahren häufig unbedarfte Jugendliche oder gelangweilte IT-Spezialisten, die Massennachrichten mit teils amüsantem, teils abstrusem Inhalt an alle Welt versendeten, haben sich die Strukturen spätestens seit der Jahrtausendwende professionalisiert und kommerzialisiert. Auf dem grauen Markt bieten dubiose Anbieter für ein niedriges Entgelt den Versand in Stückzahlen von mehreren Millionen an.

Um solche Zahlen zu erreichen, nutzen die Betreiber jede Möglichkeit, um an gültige Zieladressen zu gelangen. Eines der einfachsten und deshalb populärsten ist es, mittels automatisierter Suchen einfach das komplette Internet nach eingetragenen Empfängern zu durchsuchen. Dafür nutzen Programme die Tatsache, dass eine Email-Adresse immer aus den Komponenten name@internetadresse.domain zusammengesetzt ist und kopieren solche Fragmente automatisch aus Webseiten in eine Datenbank. Stellen Sie deshalb Ihre Adresse nicht leicht auffindbar in die Öffentlichkeit und verschlüsseln Sie sie mit einfachen Maßnahmen: Dazu reicht mitunter bereits ein Leerzeichen vor dem @ oder das Ersetzen des Buchstabens durch eine andere Zeichenkombination.

Reagieren Sie auf keine Spam und schreiben Sie niemals zurück

Spam ReaktionJede Reaktion auf eine Spam Mail bedeutet für den Absender, dass er eine gültige und funktionierende Email-Adresse gefunden hat. Diese steigt sofort im Wert auf dem Schwarzmarkt und wird umso öfter verbreitet. Deshalb sollten Sie nur in Ausnahmen auf eine Nachricht reagieren – etwa wenn der Provider und der Absender in Deutschland sitzen und eindeutig identifizierbar sind. Dann können Sie direkt rechtliche Schritte gegen den Verantwortlichen einleiten oder zumindest den Anbieter auf die Tätigkeit seines Kunden hinweisen.

Das reine Öffnen einer Mail in dem Postfach eines seriösen Providers stellt noch ein sehr geringes Sicherheitsrisiko dar. Ganz anders sieht es allerdings mit Links oder gar Anhängen aus. Diese sollten Sie niemals anklicken, denn hinter beiden können sich Schadprogramme, Viren und Trojaner verbergen, die sich bereits durch einen einzigen Aufruf in Ihrem Computer einnisten können.

Nutzen Sie den Spamfilter und überprüfen Sie Ihre Post

Die Mechanismen zum Erkennen von unerwünschten Inhalten haben sich in den letzten zehn Jahren enorm verbessert. Sie umfassen heute intelligente Analysen, bei denen man Inhalt, Absender und den Weg der Email genauestens überprüft. Helfen Sie bei der Erkennung neuer Taktiken zur Umgehung der Spamfilter mit, indem Sie die entsprechenden Mails kennzeichnen. Dafür stellen Homepages und Email-Programme einen leicht erreichbaren Button zur Verfügung, bei dessen Betätigung die unerwünschte Post im Spamordner verschwindet. Leider verirren sich jedoch auch berechtigte Anfragen mitunter dorthin. Misten Sie deshalb gelegentlich aus. Löschen Sie ältere Spam Mails und überprüfen Sie, ob nicht vielleicht eine lang erwartete oder überraschende Nachricht dort gelandet ist.

Eine gute Konfiguration beseitigt die Mehrheit der Spam Mails

Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen Vorgehensweisen, um eine Spam Mail von einer erwünschten Nachricht zu unterscheiden. Ein guter Provider nutzt gleich mehrere, indem er etwa Nachrichten von durch Missbrauch aufgefallenen und registrierten Servern blockiert. Außerdem die gültige Zuordnung der Adressen überprüft und den Inhalt auf bestimmte Stichworte hin untersucht. Bei den letzteren beiden Punkten können Sie aktiv eingreifen, um einen maximalen Schutz mit einer minimalen Fehlerquote sicherzustellen.

Wichtige Stichworte bei der Konfiguration des Spamfilters sind die White- und die Blacklist. Auf die erste tragen Sie alle Merkmale ein, bei denen eine Nachricht Ihren Schutz passieren darf. Das können etwa eine bestimmte Adresse oder spezielle Begriffe sein. Auf der letzteren wiederum speichern Sie Eigenschaften ab, die zu einem sofortigen Verschieben in den Spamordner führen. Über Wortlisten können Sie die Bedingungen exakt definieren, indem etwa mehrere Wörter oder eine bestimmte Dichte vorhanden sein müssen.

Der Provider entscheidet über die Qualität des Schutzes

Spam providerWährend die meisten deutschen Provider bereits über einen weit entwickelten und ausgebauten Spamschutz verfügen, lassen andere einfach jede Mail unbehelligt passieren. Die Aufstellung von Filtern ist sehr komplex und zeitaufwendig. Aus diesem Grund nehmen gerade kleine Unternehmen in Drittländern diese Aufgabe unzureichend oder mitunter auch gar nicht wahr. So werden beispielsweise bereits seit mehr als einem Jahrzehnt für den Versand von unerwünschten Mails bekannte Server gesammelt und von seriösen Unternehmen grundsätzlich blockiert. Werden entsprechende Updates von öffentlichen Datenbanken wie etwa der von Spamhouse.org jedoch nicht regelmäßig aktualisiert, greift diese Maßnahme ins Leere.

Zusätzliche Anti-Spam-Programme werten die Mails aus

Haben Sie bereits massiv mit Spam Mails zu kämpfen und zeigen die Filter nicht die erwünschte Wirkung, können Sie auch auf ein zusätzliches Programm zum Schutz vor der Flut an Mitteilungen zurückgreifen. Dieses ruft die Post ab und analysiert die eingehenden Nachrichten gründlich, bevor sie diese an Ihr Programm für Emails weiterreicht. Dazu gehört in der Regel eine routinemäßige Überprüfung des Inhalts auf Schlüsselworte. Auch der Abgleich des Absenders mit bekannten Spamversendern und die Überprüfung der Server auf registrierte Mailschleudern fallen darunter. Sie haben natürlich die Möglichkeit, weitere und individuelle Kriterien hinzuzufügen. Erst wenn eine Email dieser Überprüfung standhält, erreicht Sie überhaupt Ihren Posteingang.

Letzte Möglichkeit: Ein Adresswechsel auf einen neuen Provider

Gerade alte Mail-Adressen stehen auf vielen Listen und werden deshalb überdurchschnittlich häufig zum Opfer von Spammails. Ist die Situation nicht mehr anders unter Kontrolle zu bringen, kann der vollständige Wechsel auf eine neue Adresse die ersehnte Ruhe bringen. Dabei können beispielsweise auch Nachrichten von ausgesuchten Absendern auf die neue Adresse umgeleitet werden, während alle anderen dort verbleiben. Es empfiehlt sich ohnehin für die meisten Personen, neben dem offiziellen und öffentlichen Mail-Account noch einen zweiten zu nutzen. Dieser ist dann nur Eingeweihten und Vertrauten bekannt.

Spam Mails können effizient eingegrenzt und kontrolliert werden

Auch wenn es selbst bei optimalen Filtern immer wieder die eine oder andere ungewollte Mail hinter die Blockade schaffen wird – 99 % der unerwünschten Nachrichten lassen sich auch bereits vor Ihrer Zustellung aussortieren. Der Aufwand dafür ist gemessen an der Zeit, die Sie im Zweifelsfall mit dem Sortieren Ihrer Post verbringen müssen, sehr gering. Durch eine gesunde Zurückhaltung bei der Verbreitung Ihrer Mailadresse, die richtigen Filter und die Verlagerung des privaten und wirklich wichtigen Mailverkehrs auf andere, geheime Adressen nehmen Sie Spammern den Wind aus den Segeln. Auch wenn angesichts der geringen Versandkosten diese das Verschicken von Spam niemals vollständig aufgeben werden, ist dieses Vorgehen der wichtigste Baustein, um den massiven Missbrauch dauerhaft einzudämmen.

Absender Amazon, Paypal, Paylife? Die bekanntesten Spam-Mails mit Viren-Gefahr

Bild von vielen @-Icons

Spam-Mails gibt es nicht erst seit gestern, jedoch werden die Versender immer kreativer. Spam bedeutet nicht zwangsläufig, dass es sich um einen mit E-Mail verschickten Virus handelt, sondern es handelt sich dabei um Nachrichten, die dem Empfänger unaufgefordert zugesendet werden. Es gibt sogenannte „Spammer“, also Spam-Versender, die arglos ihre Produkte verkaufen möchten und dies mit dem blinden Versand von E-Mails versuchen. Diese sind jedoch eine Minderheit. Die meisten Spam-Mails sind entweder mit einem Spam-Virus infiziert oder fordern dazu auf, persönliche Daten  rauszurücken oder dubiose Links anzuklicken. Sie als User können sich davor schützen, indem Sie sich regelmäßig informieren und Spam-Filter installieren.

Die bekanntesten Spam-Mails

Es gibt Spammer, die immer wieder mit dem gleichen Vorgehen versuchen, dem Nutzer persönliche Daten abzugreifen. Ein Vorteil für den User, weil dieser in vielen Fällen schon alarmiert ist und ahnt, dass es sich um eine Spam-E-Mail handelt. Die bekanntesten Spam-Mails hier im Überblick:

  • Häufig sind (angebliche) Mails von PayLife im Umlauf, die behaupten, die Kreditkarte sei gesperrt. Der Inhaber soll sich per Onlineformular melden und persönliche Daten angeben. Dies ist ein sehr eindeutiger Versuch von Phishing, um an die Kreditkartendaten heranzukommen.
  • Ähnliches passiert bei Spam-Mails von den angeblichen Absendern Paypal und Amazon. E-Mails mit so bekannten Absenderadressen täuschen gelegentlich im ersten Moment – auch erfahrene Nutzer, die in der Regel vorsichtig agieren. Vor allem weckt eine solche E-Mail Aufmerksamkeit, wenn es um eine angeblich offene Rechnung geht. Falls es sich um den angeblichen Absender Amazon handelt, wissen Sie in der Regel, ob Sie eine Bestellung bereits bezahlt haben oder nicht. Falls dies nicht der Fall ist, kontrollieren Sie am besten die letzte Rechnung direkt auf der originalen Amazon-Webseite. Aber Achtung: Klicken Sie auf keinen Fall auf den Link in der E-Mail. Es handelt sich meist um nachgebaute Seiten, die den originalen sehr ähneln. Das gleiche gilt für Paylife, Paypal und Co. Bei Unklarheiten nehmen Sie am besten direkt mit der Firma Kontakt auf.
  • Billig aufgemachte Werbe-E-Mails versenden gelegentlich Viren als Anhang! Meist handelt es sich bei den Mails um Werbung für Abnehmeprodukte, Glücksspiele, Potenzmittel und Versicherungsprodukte.
  • Ein anderes Thema von potenziell virenverseuchten Spam-Mails sind oft angebliche Flirt- oder Kontaktbörsen. Solche Emails sollten Sie unbedingt löschen.
  • Andere Absender von Spam-E-Mails behaupten, Sie wohnten im Ausland und müssen Geld nach Deutschland schicken und bräuchten hierfür Hilfe.
  • Eine heimtückische Spam-Masche sind gefälschte Bewerbungen, die per E-Mail an Unternehmen gesendet werden. Im ersten Moment fällt nicht auf, dass es sich um eine Spam-E-Mail handelt, außer, das Bewerbungsschreiben strotzt nur so vor Fehlern und wirkt bereits eigenartig. Firmenmitarbeitern sei hier geraten, jede einzelne E-Mail durch einen Virenscanner zu schicken, da Bewerbungen ja häufig Anlagen in Form von Word-Dokumenten oder PDF-Dateien haben. Sind diese jedoch mit Viren infiziert hat man diese schnell ins Firmennetzwerk eingeschleust wo sie sich weiterverbreiten können. Es macht ferner Sinn, die Mails auf einem Computer zu öffnen, der keine sensiblen Daten beinhaltet, um sich vor Spyware zu schützen.

So schützen Sie sich vor einem Spam-Virus

Bild von Lupe, die Dokument vergrößert

2015 wurden alleine in Deutschland rund 50.000 Spam-Mails am Tag geöffnet. Viele davon gelangten sicherlich direkt ins reguläre Postfach. Pro Tag schaffen es bei Web.de und GMX in etwa 0,05 Prozent Spam-Virus E-Mails durch den Filter.

Vorsicht beim Umgang mit E-Mails ist der allerbeste Schutz! Bevor Sie E-Mails unbekannter Absender öffnen oder eine Datei womöglich samt Spam-Virus herunterladen, versichern Sie sich, dass es sich um eine seriöse E-Mail handelt. Alles anderen kann getrost in den SPAM-Ordner im E-Mail-Programm verschoben und/oder gelöscht werden. Ferner gibt es die Möglichkeit, einen Spamfilter zu installieren. Dieser agiert wie ein Virenscanner, der all Ihre eingehenden E-Mails nach einem Spam-Virus durchstöbert. Viele Mailanbieter sind bereits mit einem Spam Blocker ausgestattet, sodass der eine oder andere Spam-Virus nicht zu Ihnen durchdringt. Dennoch schaffen es gerade die neuen Spam-E-Mails immer wieder im Posteingang zu landen.

Ein regulärer Virenschutz durch eine Antiviren-Software ist natürlich für jeden Computer oder jeden Laptop wichtig. Dabei kann es sich um ein kostenloses Virenschutz-Programm oder (gerade bei Unternehmen zu empfehlen) um ein kostenpflichtiges, aber immer aktuelles und ohne Werbeanzeigen ausgestattetes Programm handeln. Zum Teil beinhalten diese Virenscanner auch eine Schutzfunktion fürs Email-Postfach und können per E-Mail gelieferte Viren wieder vom System entfernen. Informieren Sie sich dazu auch auf den Homepages der jeweiligen Antivirensoftware.

Ein Tipp zum Schluss: vermeiden Sie es unbedingt, Ihre reguläre E-Mail Adresse bei Gewinnspielen oder bei Internet-Apps anzugeben. Sie können nie sicher sein, ob diese Daten nicht an Spammer verkauft werden. Legen Sie sich für solche Zwecke eine kostenlose Email-Adresse bei einem der zahlreichen Anbieter an und verwenden Sie für seriöse, private und/oder geschäftliche Angelegenheiten eine andere Email-Adresse. Geben Sie letztere nur vertrauten Menschen oder Geschäftspartnern heraus. So lässt sich die Flut an Spam enorm eingrenzen.

Unser Fazit zum Thema Spam-Virus

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Sind Sie unsicher beim Inhalt einer E-Mail eines vermeintlich bekannten Absenders wie Amazon, wenden Sie sich direkt an diesen Absender, in dem Sie die „originale Emailadresse“ verwenden oder auf der richtigen Webseite nach den Kontaktdaten sehen. Auch das Überprüfen der E-Mail-Adresse des Absenders kann manchmal schon Aufschluss darüber geben, ob die E-Mail von einer nicht vertrauenswürdigen Adresse kommt.

Was Sie bei Mitarbeitern im Home-Office beachten müssen

Worauf es bei der Heimarbeit ankommt

Wenn einzelne Mitarbeiter oder der Chef im Home-Office seiner Arbeit nachgeht, dann gilt es nicht nur technische Fallstricke zu beachten. Es kommt dabei auch häufig auch auf kleine Details an. Für uns war das Grund genug einmal hinter die Kulissen einer Kollegin zu schauen, die vier Tage in der Woche von Zuhause aus arbeitet.

Über die Erfahrungen nach zwölf Monaten im Home-Office berichtet die Vertriebskollegin der Biteno GmbH im Interview mit Geschäftsführer Matthias Böhmichen.

Neben den formalen Anforderungen an die Heimarbeit (Ergänzung zum Arbeitsvertrag), sind natürlich auch technische Voraussetzungen und organisatorische Mindeststandards einzuhalten. Der eigentliche Heim-Arbeitsplatz sollte nach Möglichkeit vom restlichen Wohnbereich getrennt sein und sich im Zweifelsfall auch abschließen lassen. Das ist nicht nur aus Datenschutzgründen ein spannendes und vor allem relevantes Thema.
Mitarbeiter zuhause verfügen in der Regel schon über einen Internetanschluss. In jedem Fall sollte dieser mindestens zwei, besser sechs MBit Bandbreite aufweisen. Es lohnt sich hier auch im Vorfeld zu klären, ob der Arbeitgeber einen Teil der Kosten übernehmen muss oder nicht. Das erspart spätere Streitigkeiten.

Der Arbeitsplatz selbst besteht in aller Regel – genauso wie im großen Büro – aus einem PC oder einem Notebook und hat auf jeden Fall eine Tastatur und einen externen Flachbildschirm. Das ist schon aus ergonomischen Gründen Pflicht. Ob Mitarbeiter im Home-Office ein physisches Telefon oder wie in unserem Fall mit einem Softphone arbeiten, entscheidet häufig die eingesetzte Telefonanlage und ist für den praktischen Einsatz in der Regel nicht wirklich relevant.

IT-Technik Zuhause: Remote Desktop

In vielen Fällen wird auf dem PC des betroffenen Mitarbeiters Zuhause kaum noch Software installiert. In den meisten Fällen ist es sowohl praktischer als auch ökonomischer, den Kollegen daheim über eine Remote-Desktop-Lösung (früher: Terminal-Server) auf die wichtigen Programme im täglichen Gebrauch zugreifen zu lassen – das spart nicht nur Bandbreite, sondern es ist häufig auch für die IT-Administratoren die zeitsparende Lösung der Wahl. Damit hat auch hier die ressourcen-schonende Technologie der Virtualisierung Einzug gehalten.

Email und Telefon sind entscheidend

Spam Emails - eine Plage

Emails in Oitl

Letztlich ist es auch im Home-Office häufig so, dass die Nutzung von Outlook als E-Mail-Programm sowie das Telefon zu den Hauptkommunikations-Mitteln gehören. Diese müssen im Home-Office genauso störungsfrei funktionieren wie im eigentlichen Büro. Ein besonderes Augenmerk sollte man dabei auf die Sprachqualität des Telefons legen. Nur wenn die Sprache einwandfrei, ohne Verzögerung und unangenehme Nebengeräusche übertragen werden kann, hat man als Chef auch die Gewähr, dass die Kollegen im Home-Office von Kunden einwandfrei verstanden werden und letztlich ihren Job gut machen können.

Alles in allem hat sich nach unseren Erfahrungen gezeigt, dass die Arbeit im Home-Office für gut eingearbeitete Mitarbeiter wenig problematisch ist. Solange die Zugehörigkeit des Mitarbeiters zum eigentlichen Kernteam und zum Beispiel über die regelmäßige Teilnahme an Meetings gewahrt ist, ist das Arbeiten im Home-Office heute kein Hexenwerk mehr.

Dennoch sollte man als Auftraggeber auch darauf achten, dass die Daten auch Zuhause gesichert werden um sie im Schadensfall schnell wieder herstellen zu können.

Woraus Sie außerdem bei der täglichen Arbeit im Home-Office achten sollten, beschreibt Geschäftsführer Matthias Böhmichen in seinem Blog.

Outlook für Android

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Outlook wird mobil

Seit einigen Monaten gibt es im App-Store von Google für alle Smartphones Outlook für unterwegs. Damit können Sie nicht nur Ihre E-Mails von unterwegs bequem abzurufen und selbst verständlich neue Nachrichten schreiben. Nein: man kann damit auch mittlerweile prima sein Kalender führen.  Aber der Reihe nach. Die App lässt sich schnell und problemlos aus dem App-Store heraus installieren. Das ist wie gewohnt in wenigen Minuten erledigt. Danach hat man das blaue Symbol auf dem Smartphone und kann loslegen.

Beim ersten Aufruf der Anwendung wird man selbstverständlich zunächst nach dem eigenen Namen den Zugangsdaten der jeweiligen Postfach Server gefragt. Hier gilt es am Anfang eine Hürde zu nehmen, sofern man nicht bei Office 365 oder einem anderen E-Mail Provider untergebracht ist. Für alle Eigentümer und Nutzer der eigenen Exchange Installation sei gesagt, dass man auf jeden Fall die voll ausgeschriebene Domäne angeben muss. Ansonsten klappt’s nicht mit der Anmeldung.

Erste Anmeldung noch trickreich

Outlook für Android

Outlook für Android

In unserem Fall mussten wir zwei bzw. drei Versuche unternehmen, bis dann letztlich die Anmeldung funktioniert hat. Wenn das dann allerdings mal geklappt hat, dann funktioniert Outlook einwandfrei und es macht tatsächlich richtig Spaß damit zu arbeiten.

Der Posteingang kommt relativ aufgeräumter daher. Outlook versucht über den sog. Focus einige Nachrichten hervorgehoben anzuzeigen. Mit dem Klick auf den Button daneben hat man dann alle Nachrichten im Blick und hat somit die Gewähr auch unterwegs immer Up-to-date zu sein.

Der Posteingang selber verfügt über alle Dinge die man dort so typischerweise tun muss: Nachrichten weiterleiten oder E-Mails beantworten ist genauso möglich wie das Löschen einer überflüssigen E-Mail. Bei der Benutzbarkeit hat sich Microsoft mit Outlook für Android ein wenig an der Logik von Inbox von Google orientiert.

Wie bei Inbox – Wischen

Wenn man nach rechts wischt, kann man einer Mail einen entsprechenden Termin zuweisen. Nach links gewischt, wird entsprechend archiviert. Vorher muss man natürlich nur für die jeweilige Aktion ein Archivordner festlegen. Aber auch das ist schnell erledigt. Neue Nachrichten können Sie ebenso schnell erstellen, indem Sie auf den Brief mit dem „+“-Symbole oben rechts klicken. Ebenfalls eine Signatur ist leicht und einfach zu hinterlegen.

Der Kalender – etwas anders als gewohnt

Der Kalender kommt in einer etwas anderen Darstellung als auf dem Desktop-PC daher. Er ähnelt eher einer langen Folge von DIN A4 Blättern untereinander. Der eine oder andere mag sich sogar an eine Klopapier Rolle erinnert fühlen. Die sonst übliche Wochen Darstellung von mehreren Tagen nebeneinander oder der Arbeitswoche, sucht man hier vergebens. Diese Darstellung empfanden wir im Test als etwas gewöhnungsbedürftig. Ebenso ist die Art und Weise wie neue Termine angelegt werden anders im Sinne von zunächst mal nicht so intuitiv wie im Outlook für den PC oder auf dem heimischen Arbeitsplatz.

Grundsätzlich gesehen hat man mit Outlook für Android-Geräte Zugriff auf alle E-Mails in allen Verzeichnissen die man jemals in seinem Postfach angelegt hat. Dabei fiel uns aber auf, dass offensichtlich noch eine alphabetische Sortierung fehlt. Die Ordner kamen also munter durcheinander, was für die Orientierung nicht besonders hilfreich war. Hier sollten die kommenden Versionen noch verbessert werden.

 

Für die Funktionen E-Mail schreiben und darauf antworten sowie das Thema Kalender ist Outlook für Android auf dem Smartphone also eigentlich eine gute Wahl. Zumal es aktuell noch nichts kostet und auch keine Pläne von Microsoft bekannt sind, hier zukünftig einen Preis zu erheben.

Leider keine echten Kontakte

Etwas überrascht hat uns die Abwesenheit einer echten Kontaktverwaltung. Natürlich gibt es den Menüeintrag „Personen“. Dahinter verbergen sich aber lediglich die Namen und E-Mail-Adressen aller derer die in irgendeiner Form schon mal E-Mail geschrieben haben. Eine entsprechende Einstellmöglichkeit etwa für Telefonnummern oder Adressen haben wir vergeblich gesucht.

Ausblick für Outlook auf Android

Bleibt zu hoffen, dass Microsoft doch noch versteht, dass Smartphones in aller Regel eine Telefonfunktion integriert haben es schon sehr viel Sinn macht, auch gleich die Kontakte aus dem Outlook Programm heraus mit den Kontakten auf dem Smartphone synchronisieren zu können. Es bleibt also noch etwas Arbeit zu tun, bis Outlook tatsächlich erwachsen geworden ist und auch auf dem persönlichen Smartphone ein vollwertiger Begleiter sein wird.

Während die neue Outlook-App zumindest zur Zeeit kostenfrei ist, ist Outlook für den Desktop nach wie vor kostenpflichtig. Ihre IT-Berater stehen Ihnen hier für eine kurze Demonstration gerne zur Verfügung.

Email

Email

Digitaler Stress – was tun gegen die Email-Flut?

Spam Emails - eine Plage

Wer kennt sie nicht die Situation: man startet den PC am Arbeitsplatz, öffnet Outlook oder ein anderes Emailprogramm  und gerät unwillkürlich in Stress beim bloßen Anblick der Zahl, die die ungelesenen Emails im Posteingang ankündigt?

Spam Emails - eine Plage

Digitaler Stress

Spam was ist das?

Ein sehr großer Prozentsatz dieser Posteingangsmails ist jedoch SPAM, bzw. Informationen und Newsletter, denen keine große Aufmerksamkeit geschenkt werden müsste und die eigentlich keine Handlung seitens des Empfängers erfordern. Allerdings muss man sich dennoch zumindest kurz mit dieser exorbitant hohen Zahl an Emails beschäftigen, um die wirklich relevanten Nachrichten zu selektieren und diese nicht versehentlich ebenfalls in die Kategorie SPAM zu sortieren oder womöglich zu löschen. Dieser Prozess, die Spreu vom Weizen zu trennen, kann unter Umständen ganze Unternehmen lähmen, den Workflow deutlich verlangsamen und stellt dadurch ein stetig wachsendes Problem dar.

Es gibt durchaus Mittel und Wege wie man diesen digitalen Stress minimieren kann:  Hierzu gehört einerseits der Ansatz die Anzahl der täglich empfangenen Emails zu reduzieren, andererseits sich eine Ordnerstruktur aufzubauen, die die verbleibenden Nachrichten im Posteingang übersichtlich und nach Dringlichkeit sortiert.

Spam aus sozialen Netzwerken

Newsletter und Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken, denen man ohnehin keine Beachtung schenkt sollte man abbestelllen, bzw. kündigen, anstatt sie tagtäglich ungelesen zu löschen, das ist oftmals nur ein Häkchen welches entfernt werden muss. Im zweiten Schritt sollte man die Funktion der farbigen Markierung im Posteingang nutzen, um sich einen Überblick zu verschaffen was zu welchem Themengebiet gehört. Zusätzlich kann man sich hier das Eisenhower Prinzip zu Nutzen machen und nach wichtig und nicht wichtig, dringend und nicht dringend selektieren. So ist leicht ersichtlich, was erledigt werden muss und von wem. So gehen wichtige Nachrichten nicht im digitalen Stress verloren. Auch bietet es sich an eine Ordnerstruktur aufzubauen und bearbeitete Mails, bzw. solche die nur informativen Charakter haben aus dem Posteingang in den jeweiligen Ordner zu verschieben – so gelingt es einem im besten Fall sogar den Arbeitsplatz ab und an mit einem leeren Posteingang zu verlassen! (Ein gutes Gefühl, was ich versuche immer am Ende einer Arbeitswoche zu erreichen!) Beim Mailprogramm Outlook hat man zusätzlich die Möglichkeit feste Regeln zu definieren, was insbesondere bei immer wiederkehrenden Absendern Sinn macht, dadurch kann eine Nachricht direkt kategorisiert und dem betreffenden Ordner zugeteilt werden.

Direkte Kommunikation vermeidet Spam

Des weiteren hilft es sich selbst und in erster Linie den Empfängern, wenn man Emails unmissverständlich formuliert und dadurch Missverständnisse und mehrfaches Nachfragen im Keim erstickt. Klare Handlungsaufforderungen sind hier genauso wichtig, wie die Wahl der richtigen Empfänger: wer muss in diesen Vorgang wirklich involviert sein, wer benötigt die Information lediglich in CC und wen kann man hier guten Gewissens außen vor lassen?

Zu guter letzt ist die direkte Kommunikation, telefonisch oder von Angesicht zu Angesicht jedoch in jedem Fall der Weg mit den wenigsten Missverständnissen und dazu noch viel persönlicher – auf diesem Weg lassen sich nach wie vor die schnellsten Einigungen erzielen! Da sich das persönliche Gespräch jedoch leider nicht in jedem Fall realisieren lässt empfehlen wir Ihnen Microsoft Outlook, einen guten Spam-Filter samt Antivirus-Software und viel Disziplin beim Angeben der eigenen Emailadresse im Netz, um die digitale Umweltverschmutzung so weit es machbar ist in den Griff zu bekommen – kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne!

 

Microsoft Office Communications Server bei der ameria in Heidelberg implementiert

Mit dem Wachstum eines extrem erfolgreichen Unternehmens Schritt halten zu können, verlangt der IT einiges ab. Davon kann Christian Ensslen, IT Leiter bei der ameria GmbH ein Lied singen. „Es war für uns von Anfang an klar, dass wir einen Experten für unser Vorhaben benötigen, die IT Infrastruktur an den wachsenden Anforderungen anzupassen“. Dazu nahm das Software-Entwicklungsnternehmen ameria aus Heidelberg die Dienste des renommierten IT- und Beratungsunternehmen Service Kiosk IT- Consulting GmbH in Anspruch.

Ziel war es im ersten Schritt die bestehende EDV-Infrastruktur zu analysieren und auf den aktuellsten Hardware und Software-Stand zu bringen und neue Technologien zu integrieren. Dabei sieht sich die ameria als technischer Vorreiter beim Einsatz von Standard-Software. Zunächst sollte die bestehende Microsoft Exchange-Infrastruktur vom bisherigen Hosting-Partner zurück in die eigenen Räumlichkeiten transferiert und in die vorhandene Domänen-Struktur integriert werden. Danach war die Migration der Hardware geplant sowie die Anpassung und Aufrüstung der bestehenden Active Directory Umgebung an den vorhandenen Standorten in Heidelberg, Simferopol und Kiew.

Microsoft Office Communication Server

Das Kernelement der neuen IT-Lösung ist eindeutig der neue Office Communication Server 2007 R2 von Microsoft. Hier wurden zunächst alle Mitarbeiter mit einem zusätzlichen Software-Client ausgestattet. Die vorhandenen Telefone blieben zunächst erhalten. So konnten sich alle Beteiligten zunächst einmal intern mit der neuen Technologie vertraut machen. Ein zusätzlicher OCS Edge Server bietet den Zugriff über das Internet für Notebooks und mobile Endgeräte. Eine Anpassung der Firewall sowie die Integration von Zertifikaten bieten die nötige Sicherheit. Der Exchange Server bietet hier neben der Mailbox Funktionalität noch zusätzlich Unified Massaging (Voicemail) für die neue Infrastruktur an.

Neuste Technologie

Bei der Anbindung an das externe Telefonnetz kam für alle Beteiligten eine neue Komponente ins Spiel. Das erste Hybrid-Gateway von Ferrari Electronics mit der Seriennummer 1 wurde zunächst testweise und anschließend live an einen S2M Anschluss integriert und bedient seither den Übergang der VoIP-Lösung des Office Communication-Servers ans externe ISDN-Telefonnetz. Eine technische Lösung von Ferrari Electronics ergänzt die Anforderungen des Kunden.

Klare Ziele, eindeutiger Plan

Im Anschluss an die Planung sollte die bestehende Telefonanlage abgelöst und durch eine integrierte Lösung ersetzt werden. Geplant war die flächendeckende Nutzung des Office Communication Servers von Microsoft an allen Standorten in den beiden Ländern Deutschland und Ukraine. Erklärtes Ziel der Geschäftsleitung von ameria war es, die Mitarbeiter an den Standorten in der Ukraine über die deutsche Telefonanlage kommunizieren zu lassen und alle Tätigkeiten über die vorhandenen PCs der Mitarbeiter abzuwickeln. Außerdem sollten Außendienstmitarbeiter die Möglichkeit bekommen, von unterwegs via Notebook telefonisch erreichbar zu sein.

Ebenso wichtig war die Realisierung über das deutsche ISDN-Netz. Darüber hinaus sollen auch neue Features wie Video- oder Audio-Conferencing, Desktop Sharing und Instant Messaging am PC eingeführt werden. „Diese neuen Möglichkeiten werden uns helfen, in Zukunft noch produktiver und effizienter zu arbeiten“ sagt Albrecht Metter, Geschäftsführer der ameria GmbH.

Nach einer Analyse und ersten Vorab-Tätigkeiten im Jahr 2009 wurden Anfang 2010 drei Server von Fujitsu Technology Solutions vom Typ Primergy RX 200 S5 angeschafft sowie ein 19 Zoll Primecenter Rack von FTS, in dem die Server betrieben werden. Als Netzwerk-Hardware kamen Switches von Hewlett-Packard zum Einsatz. Im ersten Schritt wurde die Active Directory Umgebung aufgerüstet (Upgrade auf Windows 2008 R2) so das im zweiten Schritt der Microsoft Exchange Server von der Version 2007 auf die Version 2010 aktualisiert werden konnte.

Sicherheit: Auch im laufenden Betrieb

Last but not least wurden alle Server-Komponenten durch ein Sicherungskonzept auf Basis von Acronis Backup & Recovery abgesichert. „Uns war es ein Anliegen nicht nur hervorragende technologische Lösungen zu liefern, sondern den Kunden auch ruhig schlafen zu lassen. Dafür nutzen wir Produkte, die wir auch selbst einsetzen und die sich im Betrieb bewährt haben“ begründet Michael Laflör, Projektleiter bei Service Kiosk, die Entscheidung für die erprobte und bewährte Software von Acronis.
Nachdem alle Hard- und Softwarekomponenten auf Herz und Nieren getestet wurden, ging es im März 2010 richtig los: Die alte Telefonanlage mit stationären Telefonen wurde still gelegt und der OCS übernahm diese Funktion.Nach einer Einschwingphase von ca. 2 Wochenkommunizieren nun alle Mitarbeiter der ameria sicher und zuverlässig über ihre PCs und genießen sichtlich den neu gewonnenen Komfort. Lediglich in den zwei Konferenzräumen in Heidelberg wurden 2 Konferenztelefone von Polycom eingebaut.

„Nach dem erfolgreichen Going-Live war es für uns selbstverständlich, die EDV-Anlage von einem IT-Profi unter Wartung zu nehmen“ resümiert Albrecht Metter den Projektverlauf. Gesagt getan: Ein umfangreicher Service- und Wartungsvertrag von Service Kiosk sichert den permanenten, laufenden Betrieb und sorgt für entspannte Nerven und angenehmen „Nachtschlaf“.