Erfolgreiches Dokumentenmanagement im Home-Office: Fokus auf Flexibilität und Sicherheit

Arbeiten im Home Office

Mit jedem Jahr werden immer mehr Arbeitsabläufe ins Home-Office ausgelagert. Für die Arbeitnehmer bedeutet dies nicht nur Vorteile, sondern stellt sie auch vor neue Herausforderungen. Lesen Sie nach, wie moderne Softwarelösungen für eine bessere Flexibilität und Sicherheit im Home-Office sorgen.

Arbeiten von zu Hause aus: hoher Komfort mit Schwachstellen

Wer im Home-Office tätig sein darf, weiß dies sicherlich zu schätzen. Der Weg ins Büro verkürzt sich auf ein paar Schritte, teilweise entfällt sogar das frühe Aufstehen. In unserer digitalisierten Welt funktioniert ein solcher Arbeitsmodus eigentlich hervorragend.

Allerdings ist die Arbeit im Home-Office nicht frei von Nachteilen und birgt sogar gewisse Risiken. Einerseits fehlt Ihnen die Möglichkeit, kurz und unkompliziert die Kollegen und den Chef um Rat zu bitten. Arbeiten von zu Hause aus fördert die Selbstständigkeit, erfordert aber auch ein hohes Maß an Eigenverantwortung. Andererseits wächst bei der Arbeit im Home-Office nahezu automatisch die Chaos-Komponente.

Vor allem bei den Dateiformaten kommt es oft zu einem Durcheinander: Neben Word (DOCX), PowerPoint (PPTX) oder Excel (XLSX) landen in der Cloud oder via E-Mail auch Dateien in mehreren Bildformaten wie JPG, PNG und GIF. Um das Archivieren und den Versand zu vereinheitlichen, speichern Sie diese in der Regel – akkurat nach Ordnern sortiert – als PDFs. Das Portable Document Format (PDF) gilt in der Kommunikation als Goldstandard, hat aber wiederum seine Tücken.

Wie PDF-Konverter Ihre Arbeit im Home-Office erleichtern

Ein PDF ist ein Universaltalent, denn ungeachtet des Betriebssystems und anderer Bürosoftware sehen die Dokumente auf jedem Endgerät gleich aus. Die Dateien lassen sich nicht beliebig verändern, was wiederum neben Pluspunkten auch für Probleme sorgt.

Denn Ihre Arbeit im Home-Office besteht sicherlich nicht nur in der Verwaltung von Dokumenten, sondern auch in deren aktiver Bearbeitung. Sie möchten also nicht nur alle Dateien in PDF konvertieren, sondern auch umgekehrt die PDFs in flexibel bearbeitbare Dokumente umwandeln. Genau an dieser Stelle kommen die modernen Konverter ins Spiel. Mit einem fortschrittlichen Konverter wandeln Sie in Sekundenschnelle die PDFs in Ihr Wunschformat um, ob Word, JPG, Excel usw. Alle Formatierungen und Layouts bleiben dabei vollständig erhalten.

Zugleich erleichtern Ihnen die modernen Konverter auch den Umgang mit den PDF-Dateien selbst, denn Sie können sowohl mehrere Dateien in einem Dokument zusammenfügen als auch einzelne Seiten aus einem PDF-Dokument extrahieren und in separaten Ordnern speichern.

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Besonders praktisch ist es, wenn ein solches Tool direkt online verfügbar ist und zumindest seine Grundfunktionen kostenlos nutzbar bleiben.

Sicherheit im Umgang mit Dokumenten im Home-Office – was gibt es zu beachten?

Anders als im Büro sind Sie bei der Arbeit von zu Hause aus nicht in ein geschlossenes firmeninternes Netzwerk eingeloggt. Andererseits ist der Datenfluss in diesem Arbeitsmodus besonders hoch, denn jede Kommunikation erfolgt auf digitalem Weg.

Es ist daher keine Überraschung, dass die Sicherheit im Home-Office stark an Bedeutung gewinnt. Um jeglichen Zugriff durch Dritte auf die sensiblen Daten auszuschließen, kommt die Technologie der Transport Layer Security (TLS) zum Einsatz. Die modernen PDF-Konverter nutzen ebenfalls das TLS-Protokoll, um Ihre Dateien bei der Übertragung zum Server zu schützen.

Weiterhin gehört das Signieren der Dokumente zu den relevanten Sicherheitsaspekten. Im Leistungspaket der PDF-Konverter ist meistens die E-Signatur enthalten. Dieses Feature ermöglicht es Ihnen, jede Art von Dokument problemlos zu unterzeichnen, indem Sie Ihre digitalisierte Unterschrift samt Datum und Ort als Bild in die Datei einfügen. Die E-Signatur ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, rechtsverbindlich und in diesem Sinne der handschriftlichen Signatur gleichgesetzt.

Freilich können Sie im Hinblick auf die Sicherheit einen Schritt weiter gehen und die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwenden. Die QES geht meistens über den Leistungsumfang der PDF-Konverter hinaus. Andererseits garantiert die qualifizierte elektronische Signatur, dass das Dokument nach dem Signieren nicht mehr geändert wird. Dafür wird vor dem Unterschreiben für jedes Dokument ein Hashwert als ein einzigartiger Fingerabdruck erzeugt. Der Unterzeichnende verschlüsselt den Hashwert, der Empfänger entschlüsselt diesen wiederum. Jegliche Änderungen des Dokuments führen unvermeidbar zur Änderung des Hashwerts, sodass die Unterschrift ihre Gültigkeit verliert.

Allerdings genügt für die meisten Dokumente, mit denen Sie im Home-Office zu tun haben, die sichere E-Signatur. In jedem Fall profitieren Sie von den smarten PDF-Konvertern, die Ihre Arbeit im Home-Office in vielfacher Hinsicht erleichtern.

 

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