Mit der Software GotoMyPC lassen sich Computer einfach und sicher aus der Ferne steuern und verwalten.

Nicht selten muss man mit Computern arbeiten, die an anderen Standorten stehen und aufgrund der räumlichen Distanz physisch nur schwer zu erreichen sind. Aus diesem Grund wird heutzutage sehr oft auf den Remote Desktop, also die Fernsteuerung fremder PCs, zurückgegriffen. Das geht zum Beispiel mit Windows-Bordmitteln, wird aber spätestens dann zur unlösbaren Aufgabe, wenn Netzwerke und Host-Systeme nicht homogen sind, weil man eben auch Linux, MacOS oder vielleicht sogar mobile Betriebssysteme nutzt. Die von LogMeIn entwickelte Softwarelösung GotoMyPC ist in der Lage, Remote Desktop auch in heterogenen Netzwerken zu ermöglichen und gleichzeitig die Verwaltung von Hosts und Clients zu vereinfachen.

Das ursprünglich aus den USA stammende Unternehmen LogMeIn entwickelt Software rund um die Themengebiete Kommunikation, Zusammenarbeit, Nutzerunterstützung, sowie Identitäts- und Zugriffsverwaltung. GoToMyPC stammt allerdings ursprünglich vom amerikanischen Unternehmen ExpertCity, die 2004 von Citrix aufgekauft wurden. 2017 hat Citrix die „GoTo“-Produktserie an das Unternehmen LogMeIn verkauft, welche die Weiterentwicklung übernahmen.

Die Hauptfeatures von GoToMyPC

Durch die zusätzliche Software wird der Prozess der Einrichtung sowie die anschließende Verwaltung der Hosts und Clients wesentlich vereinfacht. Dies gilt vor allem für ungesicherte Verbindungen aus dem Internet. Zwar kann Remote Desktop durch den bereitgestellten Websocket problemlos realisiert werden, würde im Falle einer Nutzung ohne VPN aber über ein ungesichertes Medium laufen. Durch die Nutzung einer 256-Bit starken AES Verschlüsselung wird dieser Nachteil komplett ausgemerzt und die Verbindung ist stets ausreichend gesichert.

Mitarbeiter können mit GoToMyPC aus dem Home-Office auf ihren Arbeitsrechner zugreifen. Und zwar unabhängig davon, ob sie sich in Garmisch-Partenkirchen oder New York befinden. Dies geht sogar besonders einfach, denn statt sich IP-Adressen, Port-Namen und Nutzerdaten merken zu müssen, kann man seinen PC direkt in einer Liste auswählen und kann sich mit dem Passwortschlüssel verifizieren. In dieser Hinsicht ähnelt die Software dem ebenfalls sehr bekannten TeamViewer.

Die Software in Unternehmensumgebungen

Ein interessanter Aspekt der Software ist der Einsatz in Unternehmensumgebungen. Dafür stellt LogMeIn eine spezielle Corporate-Version für GotoMyPC bereit, die einige zusätzliche Features enthält. Wer diese nicht benötigt, weil er das Programm gerne ausschließlich privat einsetzen möchte oder diese aufgrund der Unternehmensgröße nicht benötigt, kann auf die Personal- bzw. Pro-Versionen zurückgreifen.

Die Personal-Edition eignet sich für einzelne Privatpersonen. Hier zahlt man eine Lizenzgebühr pro Computer und pro Monat und erhält dafür alle Kernfunktionalitäten inklusive Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und mobiler Apps. Bei Nutzergrößen zwischen 2 und 50 kann sich die Pro-Version lohnen, denn hier können pro Lizenzschlüssel zwei Computer aktiviert und verwaltet werden. Als Zusatzfeatures bekommt man das Verwaltungscenter und kann für alle Nutzer eine zentrale Zahlungsmethode einrichten. Diese Version eignet sich wohl am ehesten für kleine und mittlere Unternehmen. Das Lizenzmodell der Corporate-Edition ist nicht mehr Nutzer-gebunden, sondern wird individuell ausgehandelt. Das wichtigste Zusatzfeature dieser Edition ist natürlich die automatische Verteilung an die entsprechenden Clients. Darüber hinaus gibt es allerdings weitere möglicherweise interessante Funktion wie „Wake on LAN, welches das Hochfahren von Computern per Netzwerk erlaubt oder die Verwaltung von Nutzern und Gruppen durch externe Protokolle und Server.

Wenn die Menge an zu verwaltenden Clients wächst, kann die Verteilung neuer Programme zeitraubend werden. Aus diesem Grund erlaubt die Corporate Edition von GoToMyPC die Massenverteilung der Software sowie die unsichtbare Installation auf allen Clients im Unternehmen. Außerdem ist in dieser Version für die Konfiguration kein physischer Zugriff auf die Clients mehr notwendig. Die erforderlichen Accounts und Einstellungen können direkt per Remote Desktop erfolgen.

Zugriff per Webinterface

Für den Remotezugriff muss die Software lediglich auf dem Computer installiert werden, der ferngesteuert werden soll. Wer nur zugreift, kann dafür ein eigenständiges Webinterface nutzen, wodurch auch Computer genutzt werden können, für die man keine Administratorrechte hat. Das Aussehen sowie die Funktion sind annähernd identisch zur Installationsversion. Die Kommunikation erfolgt über dedizierte, von GoToMyPC bereitgestellte Server-Cluster, die laut Angaben des Herstellers redundant aufgebaut sind und von strikten Sicherheitsmechanismen sowie Firewalls geschützt werden. Das Passwort wird lediglich auf dem Client selbst gespeichert und kann aus Sicherheitsgründen nicht von den Servern ausgelesen werden. Damit auch langsame Internetverbindungen sowie das mobile Internet genutzt werden kann, wird eine Kompressionstechnologie angewandt und Daten nur dann gesendet, wenn sich auch das Bild ändert.

Hohe Kompatibilität und einfache Verwaltung

GoToMyPC ist kompatibel mit Windows (ab Version 7), MacOS (ab Version 10.4 „Tiger“), iOS, Android und Linux, allerdings dürfen Hosts nur unter MacOS (Version 10.5 „Leopard“) oder Windows (ab Version Win2000) laufen. Zudem benötigt man für die Installation neuer Hosts immer Administratorrechte. Für die Verwaltung von Clients, Computern und Rechten stellt die Software ein Administrationscenter zur Verfügung, das alle wichtigen Verwaltungsfunktionen, inklusive der Erstellung von Reports zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit vereint. In der Corporate Edition kann über das Administrationscenter zudem die Identitätsverwaltung und das Zugriffsmanagement per RADIUS-Server aktiviert werden. RADIUS steht für „Remote Authentication Dial-In User Service“ und ist ein sogenannter „Triple-A-Service„, der zur Authentifizierung, Autorisierung und Accounting (Buchführung) in Unternehmensnetzwerken eingesetzt wird.

 

OpenOffice ist eine Bürosoftware, die Programme zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation und zum Zeichnen enthält. Zudem umfasst das Paket ein Datenbankprogramm und einen Formeleditor. Im Gegensatz zu vielen kommerziellen Angeboten handelt es sich bei OpenOffice um ein Open-Source-Projekt, bei dem weder für den Kauf noch für die Nutzung Gebühren anfallen.

Die Funktionen im Überblick

OpenOffice setzt sich aus insgesamt sechs verschiedenen Komponenten zusammen. Der Writer ist das Textverarbeitungsprogramm der Software und beinhaltet alle gängigen Funktionen von Schreibprogrammen wie zum Beispiel Textbausteine, Rechtschreibprüfung, Autokorrektor und Formatvorlagen sowie die Möglichkeit, Grafiken oder Tabellen zu integrieren. Zudem bietet die Software auch einen HTML-Editor, mit dessen Hilfe sich HTML-Seiten erstellen lassen.

Für Tabellenkalkulation und Berechnungen steht das Programm Calc zur Verfügung. Es ist vor allem für die Analyse und Auswertung von Daten gedacht, bietet aber auch eine Vielzahl an mathematischen Berechnungsmöglichkeiten. Für kompliziertere Formeln bietet OpenOffice zudem die Software Math an. Dabei handelt es allerdings nicht um ein Rechen- oder Algebraprogramm. Es dient eher dazu, mathematische Formeln zu erfassen und darzustellen.

Für Präsentationen und Vorträgen können die Funktionen von Impress genutzt werden. In diesem lassen sich einzelne Folien mit verschiedenen Inhalten wie Texten, Bildern, Diagrammen oder Multimediainhalten erstellen und durch Übergangseffekte miteinander verbinden. Zudem können im Programm auch Einstellungen in Hinblick auf die Art und Weise der Präsentation der verschiedenen Folien getroffen werden.

Für Grafiker und Zeichner bietet OpenOffice mit Draw ebenfalls eine Software an. Dabei handelt es sich um ein vektorbasiertes Grafikprogramm, wobei auch dreidimensionale Effekte erstellt werden können. Darüber hinaus gehört auch das Datenbankmanagementsystem Base zum Umfang, mit dem sich große Datenmengen in Datenbanken organisieren und verwalten lassen.

Kostenfreie Softwarelösung

Die Inhalte von OpenOffice ähneln in vielen Bereichen denen von Office365 beziehungsweise dessen Nachfolger Microsoft365. Im Gegensatz zum Office-Paket von Microsoft ist das Angebot bei OpenOffice aber vollkommen kostenfrei. So fällt weder wie früher bei Office365 ein Kaufpreis an, noch müssen wie bei Microsoft365 monatliche Abogebühren für die Nutzung gezahlt werden. Das Programm wird unter der Apache 2.0 License veröffentlicht, was bedeutet, dass es sowohl privat als auch gewerblich ohne Kosten genutzt werden kann. Dabei spielt es auch keine Rolle, auf wie vielen Geräten die Software installiert wird, oder ob sie ein Nutzer kopiert und weiterverbreitet.

OpenOffice ist ein Vertreter der sogenannten Open Source Software. Dabei handelt es sich um Softwarelösungen, die komplett offen im Netz zugänglich sind. Jeder kann den Programmcode für seine Anforderungen nutzen, anpassen und verbreiten. Es werden weder Beschränkungen vorgeschrieben, noch fallen Kosten an. Ausnahmen bilden mitunter bestimmte Erweiterungen oder Dienstleistungen, die von Unternehmen speziell entwickelt wurden. Der Kerncode und die damit verbundene Software bleiben aber frei.

Die Entwicklung von OpenOffice

OpenOffice basiert auf dem Quellcode des Office-Pakets StarOffice, das zunächst von dem Unternehmen Star Division entwickelt wurde. Im Jahr 1999 übernahm Sun Microsystems die Firma und arbeitet zunächst weiter an StarOffice. Ein Jahr nach der Übernahme kündigte man schließlich das OpenOffice.org-Projekt an und veröffentlichte auch den ersten Quellcode, der auf StarOffice 6.0 basierte. Ziel war es, eine Bürosoftware zu entwickeln mit dem Fokus auf die Rechte der Entwickler und Nutzer und ohne den Einfluss von Firmeninteressen. Die erste Version von OpenOffice erschien am 1. Mai 2002.

Sun Microsystems setzte die Entwicklung mit Programmierern und Unterstützern auf der ganzen Welt anschließend fort und veröffentlichte im Jahr 2003 die Version 2 und im Jahr 2008 die Version 3 des Office-Pakets. Im Jahr 2010 übernahm dann die Oracle Corporation das Unternehmen und damit auch die Entwicklung von OpenOffice. Mit der Zeit zeigten sich viele Entwickler aber enttäuscht von Oracle, da die Unterstützung durch das Unternehmen ihrer Meinung nach abgenommen hatte. In der Folge wanderten immer mehr Entwickler ab und gründeten schließlich die The Document Foundation, um die Entwicklung unter neuem Dach fortzusetzen.

Da die Namensrechte an OpenOffice jedoch Oracle gehörten und diese sie nicht übertragen wollten, wurde mit LibreOffice ein neues Office-Paket ins Leben gerufen. Trotz des neuen Namens sehen sich die Entwickler als legitimer Nachfolger, wobei LibreOffice auch auf OpenOffice basiert, sich mittlerweile aber stark weiterentwickelt hat und deutlich populärer ist.

Im April 2011 zog sich Oracle schließlich von OpenOffice zurück und übergab die Entwicklung an die Apache Software Foundation. Diese veröffentlichten 2013 die Version 4 des Programms, die dann auch offiziell den Namen Apache OpenOffice trug.

LibreOffice ist ein quelloffenes und freies Office-Paket der gemeinnützigen Organisation The Document Foundation, das Ihnen mit sechs vielseitigen Einzelprogrammen eine vergleichbare Alternative zu kostenpflichtigen Büroanwendungen bietet. Die Komponenten Writer, Draw und Impress ermöglichen Ihnen die kreative Gestaltung von Texten, Zeichnungen oder Präsentationen. Mit den Programmkomponenten Math, Base und Calc bearbeiten Sie wiederum Formeln, Datenbanken sowie Tabellen.

Entwicklung und Funktionen von LibreOffice im Überblick

Als Open Source ist das Office-Paket LibreOffice eine freie Software mit einem Quellcode, der für Sie zugänglich und veränderbar ist. Die kostenlosen Büroanwendungen des Pakets sind leistungsstark und überzeugen Sie mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche sowie mit effektiven Werkzeugen. LibreOffice ist eine Weiterentwicklung des früheren Quelltextes von OpenOffice.org und entstand 2010 durch eine Abspaltung. Somit handelt es sich um einen Nachfolger des Office-Pakets. Wenn Sie für variantenreiche Büroaufgaben kreative Lösungen suchen und die eigene Produktivität steigern möchten, sind die vielseitigen Funktionen von LibreOffice dabei oft sehr nützlich.

Verschiedene Anwendungen des Programmpakets unterstützen Sie bei der Textverarbeitung, der Tabellenkalkulation und Präsentationen ebenso wie beim Zeichnen, der Verwaltung einer Datenbank oder dem Editieren von mathematischen Formeln. Damit bietet LibreOffice Ihnen mit ähnlichen Anwendungen eine kostenlose Alternative zum verbreiteten Büropaket Office 365 und seinem Nachfolger Microsoft 365. Mit der Kombination von zahlreichen Funktionen gilt die Software als eine besonders moderne Variante unter den freien und quelloffenen Office-Alternativen.

Writer für die Textverarbeitung und Impress für Präsentationen

Mit dem Writer enthält LibreOffice ein typisches Textverarbeitungsprogramm, mit dem Sie lange Texte schreiben und gestalten dürfen. Dabei stellt auch das Einfügen von Grafiken kein Problem dar. Mit Fuß- und Kopfnoten oder Feldbefehlen sowie Sonderzeichen erleichtert der LibreOffice-Writer Ihnen die Gestaltung verschiedener Textarten. Wissenschaftliche Hausarbeiten mit hohen Standards gelingen Ihnen dadurch genauso wie sonstige professionelle Texte.

Die LibreOffice-Anwendung Impress ermöglicht wiederum die Erstellung, Bearbeitung und Vorführung von Präsentationen. Sowohl in einer Hochschule als auch im Konferenzraum bei der Arbeit erfüllt das Programm für Sie dabei hohe Ansprüche. Einzelne Folien fügen Sie mit Impress durch eine benutzerfreundliche Gliederung und Sortierung zu einer übersichtlichen Präsentation zusammen. Im Präsentationsmodus der Software dürfen Sie den Wechsel zwischen den Seiten manuell oder automatisch an Ihre Vorstellungen anpassen.

Tabellenkalkulation mit Calc und Base als Datenbankmanagementsystem von LibreOffice

Mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Calc bietet LibreOffice Ihnen eine unkomplizierte Benutzeroberfläche für eine intuitive Bedienung. Formatvorlagen vereinfachen eine flexible Tabellenformatierung. LibreOffice gibt Ihnen die Gelegenheit, mit Calc selbst vorgefertigte Tabellenblätter zu erstellen und die Zellen an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen. Ausführliche Analysen von Umsatzzahlen oder sonstigen Werten gelingen mit den Programmfunktionen problemlos.

Während Sie eine umfangreiche Benutzeroberfläche für Datenbanken suchen, entdecken Sie hierfür mit der LibreOffice-Anwendung Base ein vielseitiges Managementsystem. Bei der Erfassung der Daten über Kunden, Aufträge oder sonstige Anlagen bietet das Programm Ihnen benutzerfreundliche Software-Lösungen. Das Datenbankmanagementsystem von LibreOffice ist mit zahlreichen anderen Mehrbenutzer-Systemen kompatibel. Darum ist es in den meisten Fällen unwahrscheinlich, dass der Zugriff auf professionelle Datenbanken mit Base nicht funktioniert.

Draw für variantenreiche Grafiken und Math als integrierter Formeleditor

Durch Draw stellt LibreOffice Ihnen ein Grafikprogramm mit variantenreichen Funktionen zur Verfügung. Die schnelle Erstellung einer Skizze ist damit beispielsweise genauso wie die Gestaltung von umfassenden Raumplänen denkbar. Poster und technische Zeichnungen mit beachtlichen Größen lassen sich über Draw präzise gestalten. Beim Schneiden oder sonstigen Veränderungen der gespeicherten Grafikobjekte erzielen begabte Zeichner mit den hilfreichen Funktionen von dieser Anwendung sehenswerte Ergebnisse.

Weil der Formeleditor Math im LibreOffice-Paket integriert ist, dürfen Sie diese Anwendung in den anderen Programmen aufrufen und die Vorteile kombinieren. Der Editor erleichtert die Formatierung von naturwissenschaftlichen und mathematischen Formeln. Math fügt Ihre Formelsammlungen auf Wunsch in geöffnete Calc-Tabellen, Writer-Texte oder Impress-Präsentation ein. Auch in den Draw-Zeichnungen ist die Verwendung der gespeicherten Math-Dateien denkbar. Sie erstellen mit Math Formeln, die sich zum Beispiel mit Brüchen, Integralen und zahlreichen weiteren Elementen darstellen lassen.

Modularer Aufbau, vielseitige Erweiterungsmöglichkeiten und Dateiformat von LibreOffice

Die Einzelprogramme von LibreOffice sind modular aufgebaut. Aus diesem Grund ist für Sie eine unabhängige Installation und Nutzung der Anwendungen möglich. Die Rechtschreibprüfung und andere allgemeine Funktionen des Office-Pakets kommen in mehreren Programmkomponenten zum Einsatz. Sie haben die Chance, für die LibreOffice-Module Vorlagen und Plug-ins zusätzlich zu installieren. Dadurch ergeben sich variantenreiche Möglichkeiten zur erheblichen Erweiterung des Funktionsumfangs.

Bei der Nutzung von Programmzusätzen zu LibreOffice müssen Sie aber darauf achten, ob Installationsdateien aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammen. Damit verringern Sie vor der Integration eines fremden Quellcodes Risiken für die Sicherheit und die Stabilität. Die Document Foundation betreibt als LibreOffice-Entwickler Plattformen, auf denen Dritte einen Programmzusatz zunächst als freie Software zur Überprüfung hochladen. Im Anschluss an eine erfolgreiche Programmprüfung durch ein freiwilliges Team stellt die gemeinnützige Organisation die Erweiterungen öffentlich zur Verfügung.

Insgesamt haben Sie über 100 Sprachversionen von LibreOffice. Als Dateiformat kommt der Standard OpenDocument zum Einsatz. Die typischen Dateiendungen beginnen bei Dokumenten mit den Buchstaben od. Darüber hinaus öffnen LibreOffice-Komponenten aber viele weitere Dateiformate. Deshalb werden Sie kaum mit Kompatibilitätsproblemen konfrontiert.

OnlyOffice ist eine Office Lösung, die mit Microsoft365 vergleichbar und nicht von einer üblichen großen Cloud abhängig ist. Unter Windows, iOS und Linux lassen sich Office Docs erstellen und Verwaltung der Mailkorrespondenz realisieren. Der auffälligste Unterschied zu Office365 ist die Lizenzvergabe. Sie erfolgt einmalig, gilt lebenslang und kann in unterschiedlichen Dimensionen erworben werden: Die einmalige Gebühr etwa für 50 Nutzer einer gemeinsamen privaten Cloud liegt bei ca. 1000 Euro.

OnlyOffice Geschichte

OnlyOffice wird entwickelt und betreut von Ascensio System mit Firmensitz in Riga in Lettland. Das Produkt basiert auf einem Projekt mit dem Namen TeamLab unter Leitung des Entwicklers Lev Bannov. Die Basisplattform bindet die Arbeit mit Foren, Blogs und Social Media ein.

2012 wurde eine HTML5 Version bei der Cebit als Editor für Dokumente präsentiert. Der heutige Name OnlyOffice wurde im Juli 2014 eingeführt und der Quellcode unter AGPLv3 auf Github und Sourceforge der Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

Seit März 2016 gibt es eine Open-Source Desktop Version für Windows und Macintosh. Das stellte bereits eine Alternative zu Microsoft Office dar. Zu Beginn des Jahres 2017 nutzten bereits über 2 Millionen das Produkt OnlyOffice. Schon im Februar 2017 begann die mögliche Integration in Own/Nextcloud. Im Januar 2019 kam die Einführung von Dokumenten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Technologie von OnlyOffice

Der Nutzer greift auf bei der Nutzung auf drei Elemente zurück:

Document Server

Hier können Texte, Präsentationen und Tabellen erstellt und verwaltet werden. Geschrieben wurde mit HTML5 Canvas Element in JavaScript.

 

Mail Server

Hier werden die Nutzer auf diverse Tools zurückgreifen, die das Einrichten von Mailboxen mit standardisierten oder selber definierten Adressnamen möglich machen. Das Ganze ruht auf einer iRedMail Säule, die Dovecot, Postfix, Spa, Assassin, OpenDKIM, ClamAV und Fail2ban beinhaltet.

 

Community Server

Dieser umfasst alle Funktionseinheiten von OnlyOffice und ist für Windows in ASP.NET und auf Mono für Linux und andere Distributionen verfasst.

Funktionen in OnlyOffice

Dem Nutzer von OnlyOffice stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Dokumente

Hier hat der Nutzer Zugriff auf das zentrale Management verschiedener Daten. Hierbei werden vier differierende Zugriffsrechte gegeben:

– Vollzugriff

– Lesen

– Review

– Zugriff verweigern

Alle Dokumente können gespeichert und verwaltet werden inklusive Revisionen.

Ein Mediaplayer ist integriert. Er macht das Abspielen unterschiedlicher Video- und Audiodateien möglich. Das geht direkt in der gewählten Cloud und unterstützt viele unterschiedliche Video- und Audioformate. Clouds von Drittanbietern wie Google Drive, OneDrive, Dropbox und Box sind möglich. OnlyOffice mit eigenem Host geht leicht ab Windows 2008 bei Server MySQL ab 5.1 bzw. Linux mit Kernel 3.13., mit Nextcloud gibt es inzwischen eine Kooperation.

 

E-Mail

Hier steht zum einen ein Mailserver zur Verfügung, der es erlaubt, eigene Domain Mailboxen zu erstellen. Integriert ist aber auch ein Mail Aggregator. Hiermit lassen sich mehrere Mailboxen zentral verwalten. Das Einbinden von Spam, Spamschutz und Antivirus sind obligatorisch.

Kalender

In diesem Modul können sowohl firmeninterne Ereignisse als auch persönliche Daten erstellt und gespeichert werden. CRM und Abgabetermine in Projekten sind ebenso einzubetten wie das Empfangen und Versenden von Veranstaltungen und entsprechenden Einladungen. Kalender anderer Betreiber können immer dann integriert werden, wenn diese unter iCal nutzbar sind.

Projekte

Dieses Feature ist perfekt geeignet, bei Projekten die Phasen zu verwalten: Die Planung kann durchgeführt, Aufgaben können delegiert und Teams geleitet werden. Überwachung und die Organisation einer terminierten Berichterstattung ist mühelos handhabbar. Selbstverständlich sind  Gantt-Diagramme möglich, bei denen in Balkenform Verläufe sichtbar gemacht werden können. Gerade hier ist hilfreich, per „OnlyOffice Projects“ dieses Modul um iOS ergänzen zu können.

Community

Wenn OnlyOffice in Unternehmen verwendet wird, muss ein Unternehmensnetzwerk generiert bzw. unterstützt und gestaltet werden können: Hiermit lassen sich Nachrichten, Blogs und Foren integrieren und verwalten. Gleiches gilt für Messenger- und Chat-Funktionen, News und Lesezeichen. Immer mehr Wichtigkeit erlangen auch das Durchführen von Abstimmungen und Umfragen.

CRM

Die Abkürzung CRM steht für Customer-Relationship-Management. Hier werden Kundendatenbanken verwaltet: Von Akquise und erstem Kontakt über Verkauf- und Anschlussgeschäfte hin zu Marketing, Upselling und Verlängerungen. Das Erstellen von Rechnungen ist ebenso möglich wie gerade in der heutigen schnelllebigen Zeit die Wahrnehmung von und die Reaktion auf Veränderungen.

Bei Outlook handelt es sich um ein funktionales E-Mail Programm aus dem Hause Microsoft. Es ist kostenlos verfügbar, wobei es nur mit einem Konto des Anbieters verwendet werden kann. Dabei erfreut sich das praktische Programm seit vielen Jahren einer regen Beliebtheit.

Outlook Überblick zu den Funktionen

Der E-Mail Client zählt zu den am häufigsten genutzten Programmen weltweit. Wenig verwunderlich, ist er doch wesentlicher Bestandteil von Microsofts Produktpalette. So ist Outlook stets Teil des Office 2013, Office 2016 und des Office 365 Pakets. Letzteres ist für kleinere Unternehmen in drei Versionen, nämlich als Business Essentials, Business und Business Premium Version, erhältlich. Ebenso findet es sich in der Office-Suite neben Word, Excel oder PowerPoint.

Dadurch ist klar: Wer Windows nutzt, kennt Microsoft Outlook. Dabei verwenden zahlreiche Liebhaber den Client nicht nur für das Versenden oder Empfangen von E-Mails. Sie verwalten ebenfalls wichtige Daten im integrierten Kalender. So können sie Aufgaben erstellen, Kontakte mit Notizen versehen und diese den jeweiligen Adressen zuordnen. Dies gilt gleichermaßen für die Outlook Android App, die seit vielen Jahren erhältlich ist.

Zugleich schätzen Nutzer die sogenannten Quicksteps als wesentlichen Teil von Outlooks Funktionsumfang. Bei diesen handelt es sich um kurze und einprogrammierbare Befehlsfolgen. Sie ermöglichen produktiveres Arbeiten mit wenigen Klicks. Ähnliches lässt sich über das verlässliche Zusammenspiel von Outlook und dem Microsoft Exchange sowie generell IMAP– sowie POP3-fähigen Mail-Servern sagen.

Kurze Geschichte von Microsoft, Outlook und MS Exchange

Bereits 1996 erblickte die erste Version von Outlook das Licht der Welt. Es war damals als Mailsystem MS Mail bekannt. Microsoft stellte jedoch rasch fest, dass es den Anforderungen der Nutzer nicht gewachsen war. Ein Beispiel hierfür ist die Anzahl der Postfächer auf einem Server: Lediglich bis zu 500 konnten darauf angelegt werden.

Dabei gestaltete sich die Datenablage als Problem. Denn die Menge der eingehenden und ausgehenden Informationen stieg zusehends. Es war also nötig, MS Mail völlig neu zu konzipieren. Das Ergebnis hiervon war MS Exchange in der Version 4.0. Es vereinte die Nähe zum vorhergehenden Programm, wobei es gleichzeitig eine neue Ära im E-Mail-Versand einläutete. So wird es bis heute erfolgreich genutzt, etwa auch mit Microsoft Outlook.

Dabei spielte bei der Entwicklung von MS Exchange die sichere Datenverarbeitung eine essenzielle Rolle. Gleiches galt für die Skalierbarkeit. So setzte der Konzern auf eine relationale Datenbank inklusiver 2-Phase-Commit-Transaktionen. Die Basis bildete Jet Blue, wobei sie durch die Integrierung von Active Directory Produkten gestärt wurde. Gleiches gilt für die Verwendung des Kerberos Distribution Mailservers.

 

Für wen eignet sich Outlook?

Bereits die Entstehungsgeschichte von Outlook verdeutlicht: Der Client wendet sich an Nutzer, die von intuitiver Leistung profitieren möchten. Gleichzeitig besticht Outlook durch eine vergleichsweise einfache Handhabe. So eignet es sich ideal für Menschen, die bis dato noch Berührungsängste mit dem World Wide Web haben. Hierbei kommt außerdem das Streben nach Sicherheit von Microsoft zu tragen. Ein effizienter Spamschutz gehört für den Hersteller zur Grundausstattung seines Angebots. Wer zusätzlich von externer Sicherheit profitieren möchte, greift auf spezielle Antivirus Programme zurück.

Customer-Relationship-Management, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und vieles mehr – Unternehmenssoftware muss heute einiges leisten und ist daher oft sehr kostspielig. Eine Ausnahme sind Open Source Softwareprogramme. Open Source, also kostenlos wird oft mit minderwertig gleichgestellt. Dass dies nicht immer der der Fall ist, beweist das Open Source Vtiger CRM.

Was ist Vtiger?

Vtiger ist eine webbasierte, kostenlose Open-Source Customer-Relationship-Management Software für kleine und mittlere Unternehmen. Neben der zentralen Aufgabe des Customer-Relationship-Managements bietet die Software Anwendern mit einem Angebots- und Rechnungswesen, einer einfache FiBu und integrierten Warenwirtschaft die wichtigsten Komponenten einer ERP Software.

Vtiger basiert auf einer mySQL Datenbank und wurde in PHP geschrieben. VTiger CRM kann auf Windows, Linux und Unix Systemen eingesetzt werden. Vtiger ist eine Abspaltung des seit einiger Zeit nur noch kommerziell vertriebenen SugarCRM. Entwickelt und vertrieben wird die Software von dem gleichnamigen in San Francisco, Kalifornien und Bangalore, Indien ansässigen Unternehmen Vtiger. Die erste Version wurde im Dezember 2004 veröffentlicht. Einen ähnlichen Funktionsumfang wie VTiger bietet odoo, eine weitere Open Source ERP und CRM Softwaresuite für kleine und mittlere Unternehmen.

Vtiger Module und Funktionen

VTiger ist zwar keine spezielle Branchenlösung, bietet jedoch alle grundlegenden Funktionen, die in einem Unternehmen benötigt werden. Es ist modular aufgebaut und kann flexibel an die spezifischen Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen angepasst werden. Ein weiterer Vorteil des Vtiger CRM ist, dass es über jeden gängigen Web-Browser aufgerufen werden kann. Eine Softwareinstallation bei den Nutzern ist nicht erforderlich. Das Softwarepaket enthält die folgenden Anwendungen:

Vtiger Modul Sales / Vertrieb

Das Softwarepaket verwaltet End-to-End Vertriebsprozesse, mit denen die komplette Customer Journey vom Lead bis zur Bestellung und darüber hinaus zum Kundenservice gemanagt werden kann. In Vtiger sind die Bereiche Marketing, Sales/Vertrieb sowie Kundendienst miteinander verzahnt. Bei Bedarf können alle Daten als csv-Datei exportiert oder importiert werden. Darüber hinaus bietet die Software ein komfortables Activity Management mit Erinnerungsfunktionen. Alle Angaben zur Zuständigkeit, der Priorität sowie zum Status und die Benutzer können gesetzt und durch die Vergabe von Berechtigungen einem bestimmten Personenkreis oder allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

Vtiger CRM – Marketing & Analytics

Das Modul Marketing & Analytics ermöglicht die Automatisierung von zielgruppengerechten Kampagnen. Dieses Modul vereinfacht eine personalisierte Kundenansprache auf Basis der im System gespeicherten Kundeninformationen und die Erstellung übersichtlicher Kampagnen-Profile mit Angaben des Ziels und des Budgets. Zudem sind ein- und mehrstufiger Marketingkampagnen mit diesem Modul ohne großen Aufwand realisierbar. Mit der integrierten Analysefunktion ist ein kontinuierliches Monitoring der verschiedenen Kampagnen möglich.

Vtiger Management und Controlling

Das Vtiger Modul Management und Controlling unterstützt die Unternehmensleitung bei der Steuerung des Unternehmens. Das Modul liefert jederzeit aktuelle Informationen aus dem Vertrieb oder der Fibu auf deren Basis zeitnah Entscheidungen getroffen und Strategien entwickelt werden können. Verschiedene Controlling-Funktionen, Statistiken, Vertriebsinformationen und viele weitere Features bieten aussagekräftige Auswertungen über alle Unternehmensbereiche.

Support & Kundenservice mit dem Vtiger CRM

Vtiger CRM Modul Support & Kundenservice ermöglicht schnelle Reaktionen auf Kundenanfragen und Beschwerden. Alle Informationen werden übersichtlich bereitgestellt. Anwender haben einen direkten Zugang auf die gesamte Kundenhistorie. Der Zugriff auf diese Informationen ist für alle beteiligten Mitarbeiter jederzeit möglich. Ein sogenanntes Trouble Ticket Management ermöglicht die unkomplizierte Erfassung von Tickets und deren Zuordnung zu Kontakten, Produkten oder einzelnen Kundenkonten. Zusätzlich wird der Support durch FAQs unterstützt, die Kunden über ein Customer Self Service Portal zur Verfügung gestellt werden können.

Administration von Vtiger

Über eine komfortable Administrationsoberfläche wird das gesamte CRM-System verwaltet. Benutzern, Abteilungen und Gruppen können individuelle Zugriffsrechte zugewiesen werden. Der Administrator kann das Layout von Eingabemasken oder E-Mail Templates über Assistenten individuell anpassen. Eine integrierte Back-up-Funktion ermöglicht eine schnelle Datenwiederherstellung, falls Objekte oder Dokumente gelöscht worden.

Vtiger – Plug-ins und Add-ons

VTiger stellt für Anwender eine Reihe nützlicher Plug-ins und Add-ons zur Verfügung, mit denen der Funktionsumfang des CRM erweitert werden kann.

Mozilla Thunderbird Plug-in

Das Mozilla Thunderbird Plugin erweitert die Produktivität und ermöglicht es, ein- und ausgehende E-Mails aus dem E-Mail Client in Vtiger zu integrieren, Kontaktdaten zu importieren und exportieren sowie Kontaktdaten zwischen dem CRM und dem Thunderbird E-Mail Client zu synchronisieren.

Microsoft Office Integration

Mithilfe dieses Plug-in können Daten aus dem CRM in Microsoft Office Anwendungen exportiert werden. Dadurch wird das Erstellen von Aufklebern, adressierten Briefumschlägen, Mailings, Katalogen und anderen Dokumenten, auf der Datenbasis des CRM erleichtert und beschleunigt.

Firefox Toolbar Plug-in

Die Toolbar für den Firefox Webbrowser ist ein komfortabel anwendbares Plug-in, mit dem Kontakte, Leads, Accounts und mehr direkt aus dem Firefox Webbrowser an das Vtiger CRM übermittelt werden können. .

TYPO3 Extension

Das TYPO3 Extension Add-On ermöglicht die automatische Generierung und Weiterverarbeitung von Leads. Zusätzlich können bereits vorhandene Leads oder Anfragen mit diesem Add-on in Vtiger importiert und weiterverarbeitet werden

Kundenportal Add-on

Mit dem Kundenportal Add-on können Nutzer auf der eigenen Website ein Self-Service Kundenportal mit FAQs und Ticketsystem einrichten. Über das Portal können Kunden zudem Rechnungen, Angebote und mehr bequem einsehen, ohne sich an den Kundenservice wenden zu müssen.

Sprachpaket Deutsch

Nicht zuletzt ist für Vtiger ein deutsches Sprachpaket als kostenloses Add-on erhältlich