Was ist OnlyOffice?

OnlyOffice ist eine Office Lösung, die mit Microsoft365 vergleichbar und nicht von einer üblichen großen Cloud abhängig ist. Unter Windows, iOS und Linux lassen sich Office Docs erstellen und Verwaltung der Mailkorrespondenz realisieren. Der auffälligste Unterschied zu Office365 ist die Lizenzvergabe. Sie erfolgt einmalig, gilt lebenslang und kann in unterschiedlichen Dimensionen erworben werden: Die einmalige Gebühr etwa für 50 Nutzer einer gemeinsamen privaten Cloud liegt bei ca. 1000 Euro.

OnlyOffice Geschichte

OnlyOffice wird entwickelt und betreut von Ascensio System mit Firmensitz in Riga in Lettland. Das Produkt basiert auf einem Projekt mit dem Namen TeamLab unter Leitung des Entwicklers Lev Bannov. Die Basisplattform bindet die Arbeit mit Foren, Blogs und Social Media ein.

2012 wurde eine HTML5 Version bei der Cebit als Editor für Dokumente präsentiert. Der heutige Name OnlyOffice wurde im Juli 2014 eingeführt und der Quellcode unter AGPLv3 auf Github und Sourceforge der Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

Seit März 2016 gibt es eine Open-Source Desktop Version für Windows und Macintosh. Das stellte bereits eine Alternative zu Microsoft Office dar. Zu Beginn des Jahres 2017 nutzten bereits über 2 Millionen das Produkt OnlyOffice. Schon im Februar 2017 begann die mögliche Integration in Own/Nextcloud. Im Januar 2019 kam die Einführung von Dokumenten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Technologie von OnlyOffice

Der Nutzer greift auf bei der Nutzung auf drei Elemente zurück:

Document Server

Hier können Texte, Präsentationen und Tabellen erstellt und verwaltet werden. Geschrieben wurde mit HTML5 Canvas Element in JavaScript.

Mail Server

Hier werden die Nutzer auf diverse Tools zurückgreifen, die das Einrichten von Mailboxen mit standardisierten oder selber definierten Adressnamen möglich machen. Das Ganze ruht auf einer iRedMail Säule, die Dovecot, Postfix, Spa, Assassin, OpenDKIM, ClamAV und Fail2ban beinhaltet.

Community Server

Dieser umfasst alle Funktionseinheiten von OnlyOffice und ist für Windows in ASP.NET und auf Mono für Linux und andere Distributionen verfasst.

Funktionen in OnlyOffice

Dem Nutzer von OnlyOffice stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Dokumente

Hier hat der Nutzer Zugriff auf das zentrale Management verschiedener Daten. Hierbei werden vier differierende Zugriffsrechte gegeben:

– Vollzugriff

– Lesen

– Review

– Zugriff verweigern

Alle Dokumente können gespeichert und verwaltet werden inklusive Revisionen.

Ein Mediaplayer ist integriert. Er macht das Abspielen unterschiedlicher Video- und Audiodateien möglich. Das geht direkt in der gewählten Cloud und unterstützt viele unterschiedliche Video- und Audioformate. Clouds von Drittanbietern wie Google Drive, OneDrive, Dropbox und Box sind möglich. OnlyOffice mit eigenem Host geht leicht ab Windows 2008 bei Server MySQL ab 5.1 bzw. Linux mit Kernel 3.13., mit Nextcloud gibt es inzwischen eine Kooperation.

E-Mail

Hier steht zum einen ein Mailserver zur Verfügung, der es erlaubt, eigene Domain Mailboxen zu erstellen. Integriert ist aber auch ein Mail Aggregator. Hiermit lassen sich mehrere Mailboxen zentral verwalten. Das Einbinden von Spam, Spamschutz und Antivirus sind obligatorisch.

Kalender

In diesem Modul können sowohl firmeninterne Ereignisse als auch persönliche Daten erstellt und gespeichert werden. CRM und Abgabetermine in Projekten sind ebenso einzubetten wie das Empfangen und Versenden von Veranstaltungen und entsprechenden Einladungen. Kalender anderer Betreiber können immer dann integriert werden, wenn diese unter iCal nutzbar sind.

Projekte

Dieses Feature ist perfekt geeignet, bei Projekten die Phasen zu verwalten: Die Planung kann durchgeführt, Aufgaben können delegiert und Teams geleitet werden. Überwachung und die Organisation einer terminierten Berichterstattung ist mühelos handhabbar. Selbstverständlich sind Gantt-Diagramme möglich, bei denen in Balkenform Verläufe sichtbar gemacht werden können. Gerade hier ist hilfreich, per „OnlyOffice Projects“ dieses Modul um iOS ergänzen zu können.

Community

Wenn OnlyOffice in Unternehmen verwendet wird, muss ein Unternehmensnetzwerk generiert bzw. unterstützt und gestaltet werden können: Hiermit lassen sich Nachrichten, Blogs und Foren integrieren und verwalten. Gleiches gilt für Messenger- und Chat-Funktionen, News und Lesezeichen. Immer mehr Wichtigkeit erlangen auch das Durchführen von Abstimmungen und Umfragen.

CRM

Die Abkürzung CRM steht für Customer-Relationship-Management. Hier werden Kundendatenbanken verwaltet: Von Akquise und erstem Kontakt über Verkauf- und Anschlussgeschäfte hin zu Marketing, Upselling und Verlängerungen. Das Erstellen von Rechnungen ist ebenso möglich wie gerade in der heutigen schnelllebigen Zeit die Wahrnehmung von und die Reaktion auf Veränderungen.