Bei Microsoft Teams handelt es sich um ein performantes Kommunikations-, Kollaborations-, sowie Videokonferenz-Tool aus der Produktion des IT-Giganten Microsoft. Das Tool ist in unterschiedlichen Versionen erhältlich, als kostenlose oder kostenpflichtige Software im Rahmen verschiedener Angebote von Microsoft.

Was genau ist Microsoft Teams

Microsoft Teams (MS Teams) ist eine Bezeichnung für eine Kollaborations- und Kommunikations-Lösung, die von dem Unternehmen Microsoft im Rahmen von Office 365 in seiner Azzure-Cloud bereitgestellt wird. Das Tool ist in zahlreiche Produkte von Microsoft fest integriert, wie beispielsweise das neue Windows 11, Office 365 oder Microsoft 365 und stellt eine Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit über das Internet zur Verfügung. Es stellt eine durchaus sinnvolle Alternative zu ähnlichen Lösungen, wie Slack, Discord oder Google Meet dar. Im Rahmen von Microsoft 365 nimmt MS Teams eine zentrale Rolle für die digitale Zusammenarbeit ein. Die Integration von Microsoft Teams ermöglicht vielfältige Kollaborationsmöglichkeiten, wie zum Beispiel:

– Video- und Telekonferenzen

– gemeinsames Arbeiten an Dokumenten

– diverse Newsfeeds

– Online-Meetings

Außerdem steht ein gemeinsam nutzbarer Cloud-Speicher für das Teilen von Inhalten bereit. Microsoft Teams lässt sich auf verschiedenen Geräten einsetzen, wie Smartphones, Tablets, Laptops sowie Desktop-PCs und vor allem Notebooks. Damit sich das Tool auf möglichst vielen Systemen nutzen lässt, hat Microsoft ein besonderes Augenmerk auf eine breite Kompatibilität zu anderen Betriebssystemen gelegt. So ist MS Teams neben Windows und Linux auch für iOS und Android erhältlich.

Um die Infrastruktur und die zahlreichen Services von MS Tools umsetzen zu können, nutzt es einige proprietäre Protokolle, die allerdings durch den Einsatz von Gateways auch problemlos mit externen Lösungen kommunizieren können. MS Teams ist in unterschiedlichen Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang als kostenlose oder kostenpflichtige Lösung verfügbar. Da die Covid-19-Pandemie viele Beschäftigte in das Homeoffice verbannt hat, war Microsoft Teams bis Ende 2020 kostenlos nutzbar. MS Teams wird prinzipiell in den unterschiedlichen Abonnements von Office 365 und Microsoft 365 bereitgestellt, wie zum Beispiel:

Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium

Microsoft 365 E3, E5, F3,

– Microsoft Office für den Bildungsbereich

Im Bildungsbereich kann Microsoft Teams eingesetzt werden, um beispielsweise virtuelle Klassen und Lerngemeinschaften zu implementieren. Lehrer können auf diese Weise einen digitalen Unterricht organisieren, der gegenüber traditionellen Lehrmethoden eine Vielzahl unterschiedlicher Vorteile bietet.

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Funktionsweise im Überblick

Die sogenannten „Teams“ nehmen die zentrale Rolle innerhalb der verschiedenen Funktionalitäten und Features von Microsoft Teams ein. Dabei handelt es sich um Gruppen, die von einem Administrator (Team-Besitzer) eingerichtet und verwaltet werden. Diese Gruppen können sowohl Personen innerhalb oder auch außerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens aufnehmen. Ein Team kann beispielsweise dazu genutzt werden, um die Angestellten einer bestimmten Abteilung oder die Mitglieder eines Projekts zu versammeln. Jede Gruppe kann dabei auf themenspezifische Kanäle zugreifen, die von dem Team-Besitzer explizit zugeordnet werden. Innerhalb der Kanäle können Nutzer Beiträge erstellen und Dateien hochladen. So lassen sich beispielsweise Office- oder Excel-Dokumente, Videos, Fotos oder Pläne jederzeit schnell und einfach hinzufügen, ohne diese umständlich über E-Mail-Attachments versenden zu müssen. Der Team-Besitzer hat außerdem die Möglichkeit, einzelne Aufgaben und Zuständigkeiten auf andere Teilnehmer zu übertragen. Über Konnektoren, die als Plug-ins fungieren, können externe Web-Services eingebunden werden, wie beispielsweise YouTube, Gmail oder Dropbox. Unternehmen und Organisationen können durch den Einsatz von MS Teams von zahlreichen Vorteilen profitieren, wie zum Beispiel:

– eine bessere Transparenz in der Projektorganisation und Teamarbeit

– die Möglichkeit, zahlreiche externe Web-Services einzubinden

– MS Teams kann auf verschiedenen Geräten ohne Einschränkung genutzt werden

– gemeinsame Kollaboration an Dokumenten

– effizientere Kommunikation und flexiblere Arbeit im Homeoffice

Welche Funktionen stellt Microsoft Teams bereit?

Um Kommunikation und Zusammenarbeit in digitalen Teams zu erleichtern, stellt MS Teams eine große Vielfalt an unterschiedlichen Funktionen und Features bereit. Die wichtigsten und nützlichsten Funktionalitäten sind:

Chat-Funktion

Die Chat-Funktion, die im Rahmen von MS Teams zum Einsatz kommt, bietet Unterstützung für Rich-Text-Inhalte, Interaktionen durch animierte GIFs und stellt Nutzern die Möglichkeit bereit, Daten direkt innerhalb des Chats auszutauschen. Der Chat stellt den zentralen Ausgangspunkt für alle Kommunikationsmaßnahmen dar. Es lassen sich beispielsweise Besprechungen durchführen, wobei die komplette Aufzeichnung der Besprechung bei Bedarf bereitgestellt werden kann. Darüber hinaus lassen sich über spezielle Konnektoren und Plug-ins externe Web-Services und Web-APIs in den Chat integrieren.

Meeting-Funktion

Mit der Meeting-Funktionalität lassen sich private Besprechungen realisieren. Es können Web-Konferenzen mit bis 10.000 Teilnehmern organisiert werden. Während eines Meetings lassen sich Anwendungen, Präsentationen und andere audio-visuelle Inhalte übertragen. Außerdem können die Meetings aufgezeichnet und automatisch transkribiert und in andere Sprachen übersetzt werden.

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Kollaborations-Funktion

Die Kollaborations-Funktionalität ermöglicht das Suchen nach bestimmten Teilnehmern, Informationen und Dateien. Dokumente lassen sich in einer Vielzahl unterschiedlicher Formate aufrufen, teilen und direkt in der Cloud bearbeiten. Viele bekannte Microsoft Office-Anwendungen, wie beispielsweise OneNote oder SharePoint sind bereits integriert.

Office-Apps

Microsoft Teams stellt eine Vielzahl verschiedener Office-Anwendungen kostenlos zur Verfügung und sagt damit vielen bestehenden Groupware-Lösungen den Kampf an. Dadurch können Teammitglieder in Echtzeit an den verschiedenen Dokumenten arbeiten. Dabei müssen die einzelnen Dateien nicht verschickt werden, sondern werden in einem zentralen Speicher in der Cloud abgespeichert. Je nach Abonnement und Teams-Version wird unterschiedlich viel Cloud-Speicher bereitgestellt.

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