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Was ist eine Fibu?

FiBu

Die Finanzbuchhaltung – kurz FiBu – ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens und umfasst die Bereiche kaufmännische Buchhaltung, Gewinn- und Verlustrechnung, Abstimmungsbogen und Lohnliste.

Dabei liefert die Finanzbuchhaltung das Zahlenmaterial für die Erstellung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Aus diesen beiden Teilbereichen lassen sich die Lage und der Gesamterfolg eines Unternehmens erkennen.

Ein geschichtlicher Überblick über die Entstehung der Finanzbuchhaltung

FiBu

Bücher werden schon seit Jahrhunderten geführt

Das Führen von Handelsbüchern war bereits im Altertum üblich. Ein Vorläufer der heutigen Buchführung entwickelte sich jedoch erst im 14./ 15. Jahrhundert. Eine Bilanz zu erstellen, war damals noch nicht üblich. Vielmehr wurde lediglich ein Übertrag aus einem vollgeschriebenen Handelsbuch auf ein neues Handelsbuch vorgenommen.

Die doppelte Buchführung entstand Ende des 15. Jahrhunderts in Italien. Aus dieser Zeit gibt es auch die ersten ordentlichen Abschlüsse. Einheitliche Regeln dafür gab es damals jedoch noch nicht.

Die ersten gesetzlichen Abschlussregeln

Erste gesetzliche Abschlussregeln wurden mit der ordonnance de commerce Ende des 16. Jahrhunderts eingeführt. Diese Regelung schrieb vor, dass Unternehmen alle zwei Jahre eine Inventur durchzuführen haben.

In Deutschland wurden bis in das 19. Jahrhundert Geschäftsabschlüsse nur anhand der Aufzeichnungen von Büchern vorgenommen. Mit der Entwicklung des Handelsrechts wurden dann in Deutschland ab Mitte des 19. Jahrhunderts gesetzliche Regelungen über Inventur und Bilanz vorgeschrieben.

Die Bilanz als Teilbereich der FiBu

Vereinfacht dargestellt ist die Bilanz als Teilgebiet der Finanzbuchhaltung die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Die Bilanz ist gleichzeitig der Abschluss des Rechnungswesens für einen bestimmten Zeitpunkt.

In den meisten Fällen ist dies am 31.12. eines Jahres der Fall. Dieser sogenannte Bilanzstichtag zeigt eine Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt auf.

Während auf der Aktivseite die Mittelverwendung dargestellt wird, zeigt die Passivseite das Fremdkapital, also die Ansprüche von Gläubigern sowie den Saldo aus Aktiv- und Passivseite auf. Aktiv- und Passivseite müssen am Ende einer Bilanzerstellung stets ausgeglichen sein, also den gleichen Betrag aufweisen.

Sind die Erträge höher als die Aufwendungen, erzielt man Gewinn

Bilanzen haben bei der Finanzbuchhaltung insgesamt drei Aufgaben zu lösen

Mit der Erstellung von Bilanzen werden in Unternehmen drei Aufgaben gelöst:

– Es erfolgt eine genaue Bestimmung von Vermögen und Kapital nach den Grundsätzen der Bilanzierung.
– Vermögen und Fremdkapital werden bewertet.
– Es erfolgt eine Gliederung von Vermögen und Kapital, die sogenannte Bilanzgliederung.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als weiterer Teilbereich der Finanzbuchhaltung

Die GuV ist ebenfalls ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung (FiBu) und zeigt die Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge einer bestimmten Rechnungsperiode auf. Meist ist diese Rechnungsperiode auch das Geschäftsjahr, was üblicherweise vom 1.01. bis 31.12. eines Jahres dauert. Die GuV ist ein Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses und wird in § 242 III HGB geregelt.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) muss klar und übersichtlich dargestellt werden, damit berechtigte Außenstehende einen schnellen Einblick über die Ertragslage einer Unternehmung erhalten können. Deshalb darf in der GuV keine Saldierung von Aufwand und Ertrag erfolgen.

Für die Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gibt es zwei Varianten: in Konto- oder in Staffelform. Für Kapitalgesellschaften ist jedoch für eine bessere Übersichtlichkeit die Staffelform vorgeschrieben. Geregelt wird dies in § 275 I HGB.

Grundsatz der formellen Bilanzkontinuität muss gewahrt bleiben

Die einmal gewählte Darstellungsform muss übrigens von allen Unternehmen beibehalten werden (Grundsatz der formellen Bilanzkontinuität bzw. –stetigkeit). Damit ist die Vergleichbarkeit verschiedener Zeiträume besser möglich.

§ 276 HGB regelt weitere Bestandteile einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wie Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen, außerplanmäßige Abschreibungen oder außerordentliche Erträge sowie außerordentliche Aufwendungen.

Doppelte Buchführung als unverzichtbarer Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung

Große Unternehmen haben meist ihre eigene Buchhaltung

Sie ist bei der Finanzbuchhaltung (FiBu) unverzichtbar: die doppelte Buchführung. Unter diesem Begriff ist das System der kaufmännischen Buchführung nach § 238 HGB zu verstehen.

Für die doppelte Buchführung ist es wichtig, dass jeder Buchung auf der einen Sollseite der Bilanz eine zweite Buchung auf der Habenseite der Bilanz gegenüberstehen muss. Die Pflicht dazu ergibt sich aus § 242 III HGB.

Die Finanzbuchhaltung in Unternehmen

Große Unternehmen haben meist eine eigene Buchhaltung. Diese nimmt beispielsweise die täglichen Buchungen vor, erstellt die Tagesbilanz oder übernimmt Aufgaben wie die Lohnbuchhaltung. In kleineren Unternehmen ist es dagegen üblich, die Finanzbuchhaltung an ein fachlich versiertes Unternehmen auszulagern.

Die externe Finanzbuchhaltung erfüllt die gleichen Aufgaben wie ein interner Bereich. Sie übernimmt ebenfalls die Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung.

Für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben einer Finanzbuchhaltung benötigen Unternehmen spezielle Finanzbuchhalter. Diese verfügen über eine Ausbildung als Finanz- oder Lohnbuchhalter. Gute Finanzbuchhalter zu finden ist heute nicht einfach.

Was ist eigentlich ein Beleg?

Ein Beleg kann auch ein Kassenbon sein

Der Beleg tritt in ganz unterschiedlichen Formen auf und begleitet Sie entweder als Verbraucher oder in ihrer beruflichen Funktion. Denken Sie an den Weg zur Arbeit und eine Fahrkartenkontrolle: Sehen Sie sich Ihre Monatskarte an. Da steht zwar Fahrkarte, Monatskarte oder ein Name eines Verkehrsverbundes drauf, es ist aber auch ein Beleg. Erste Hinweise: Es steht ein Preis in Euro drauf, auch die Mehrwertsteuer ist ausgewiesen. Als Selbständiger könnte Ihre Buchhaltung aus diesen Werten sowohl den Netto-Preis errechnen, als auch die Mehrwertsteuer ausweisen.

Bei einem Beleg kann es sich sowohl um ein Dokument für den Zahlungsverkehr handeln, als auch um eine andere Art, die im Bereich der Logistik zu finden ist.

Unternehmensbräuche und Rechtsgrundlagen

Ein Beleg kann auch ein Kassenbon sein

Belege treten in unterschiedlichen Formen auf

In den Unternehmen gilt aus gutem Grund: Keine Buchung oder eine dazugehörende Buchungsgrundlage. Denn selbst in kleinen Betrieben würden Überblick und Transparenz der Buchhaltung sofort verloren gehen. Schon nach wenigen Tagen würde niemand mehr wissen, warum denn eigentlich eine Buchung vorgenommen wurde. Zudem bieten die Eingangsbelege ein wahres Füllhorn an Informationen wie Einkaufswerte von Roh-, Hilfs– und Betriebsstoffen oder Dienstleistungen. Diese bilden eine solide Grundlage auch für die spätere Deckungsbeitrags- oder EBIT-Rechnung.

In den letzten Jahren ist die Bedeutung der schriftlich vorliegenden oder digitalisierten Belege noch weiter gestiegen. Die beispielsweise im Handelsgesetzbuch oder weiteren Vorschriften festgelegten Aufbewahrungsfristen wurden teilweise erheblich verlängert. Beispielsweise auf mindestens 2 Jahre für Rechnungen. Oder bis zu 10 Jahre für Kontoauszüge und damit verbundene Unterlagen in der Buchhaltung einer Bank.

Lesen Sie deshalb mehr über die Funktionen der Belege in der Buchhaltung. Erfahren Sie welche Aussagekraft mit Ihnen in der Logistik verbunden ist.

Für die Buchhaltung ist jeder Beleg eine Fundgrube

Keine Finanzbuchhaltung kann ohne eine Vielzahl an unterschiedlichen Belegarten und Belegen funktionieren. Jeder Beleg ist eine wahre Fundgrube und enthält – je nach Verwendungszweck – die folgenden Angaben:

  • Netto- und Brutto-Beträge zu bezogenen Waren oder Dienstleistungen
  • Informationen über den Aussteller wie Name, Rechtsform, Steuernummer, Bankverbindung oder PayPal-Geschäftskonto
  • Zahlungsfrist und Skontobedingungen
  • Stückzahlen und Mengen, die als Input für die interne Kosten- und Leistungsrechnung dienen können
  • Artikel-Nummern oder ähnliche Informationen als Basis für Rezepturen

Unterschiedliche Varianten und Aufgaben in der Warenwirtschaft

Ein Kassenbon aus dem Supermarkt

In der Warenwirtschaft bzw. beim Verkauf von Waren an Unternehmens- oder Privatkunden gibt es verschiedene Varianten ohne die die Transaktion gar nicht möglich ist. Dies beginnt im „kleinpreisigen“ Bereich beim Supermarkt Kassenzettel, der neben den notwendigen Angaben wie Brutto- und Netto-Preis auch die Verknüpfung mit der Warenwirtschaft enthält. Die EAN-Artikelnummer ist praktisch überall eingeführt und ermöglicht eine Aktualisierung des Lagerbestands.

Im klassischen Großhandel, bei Lieferungen zwischen Firmen und im Online-Handel ist neben der Rechnung wohl der Lieferschein oder Warenbegleitschein das wichtigste Dokument. Dieses führt die Mengen der einzelnen Artikel auf, ermöglicht das Abhaken oder Bestätigen, dass die jeweiligen Artikel im Paket enthalten sind und ordnet diese einer – nachverfolgbaren – Sendungsnummer zu. Den Packschein kann man auch händisch bearbeiten bzw. markieren, wenn beim Ausgang die Kontrolle über die tatsächlichen Artikel und deren Anzahl stattfindet.

Oftmals fehlt – zur Reduzierung des Diebstahlsrisikos beim inländischen Transport – auch die Einzelpreisangabe. Diese Angabe erhält der Kunde für seine Buchhaltung später auf einem separaten Blatt.

Die übliche Bestellung im Fernsabsatzkanal besteht meist aus Angebot/Warenkorb, Annahme, Packschein/Lieferschein und Rechnung.