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JTL bietet Software für die Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft, auch Warenwirtschatssystem (kurz: WaWi oder WWS) genannt, dient der computergestützten Erfassung und Steuerung sämtlicher Warenbewegungen in einem Handelsunternehmen. Diese umfassen sämtliche mengen- und wertmäßigen Veränderungen des Warenbestandes, angefangen bei der Beschaffung über die Lagerwirtschaft bis zum Verkauf. In der Regel sind mehrere Unternehmensbereiche an der Arbeit mit der Warenwirtschaft beteiligt. Das System verbindet die Abteilungen miteinander und ermöglicht auch für komplex organisierte Unternehmensstrukturen effiziente und vereinfachte Arbeitsabläufe.

Funktionen und Aufgaben der Warenwirtschaft

JTL bietet Software für die Warenwirtschaft

Ein beispielhaftes Schaubild des Anbieters JTL für sein Warenwirtschaftssystem (Quelle: Google)

Die Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem sind je nach Unternehmensbereich und Abteilung ganz unterschiedlich. Der Einkauf steuert darüber die Angebotsverwaltung, das Bestellwesen, die Disposition sowie die Reklamationsvorgänge. Das Lagerwesen erfasst, überwacht und optimiert sämtliche Warenbewegungen, während der Verkauf Kundenkontakte pflegt, Angebote verfasst und den Versand abwickelt.

Zu den wichtigsten Funktionen des WWS zählen die Rechnungslegung, die Steuerung von Waren- und Kundendaten sowie Inventur und Statistik. Auf diese Weise werden Konzepte, die durch das Unternehmensmanagement vorgegeben werden, umgesetzt. Damit dies gewährleistet ist, muss das System immer auf dem aktuellsten Stand sein. So ermöglicht es dem Unternehmen eine kurzfristige und flexible Handlungsfähigkeit. Eine möglichst genaue Erfassung der Prozesse und die jederzeitige Verfügbarkeit sämtlicher Daten sind somit grundlegende Anforderungen an eine funktionierende Warenwirtschaft.

Heutzutage werden Warenwirtschaftssysteme nicht mehr nur von Großunternehmen, sondern auch vermehrt von kleinen und mittelständischen Betrieben eingesetzt, damit sie am Markt konkurrenzfähig bleiben können. Durch den immer stärker wachsenden Internethandel und die damit verbundene Notwendigkeit, einen Online-Shop anzubieten, haben sich die Anforderungen an die Systeme erweitert. Sie müssen in der Lage sein, die Daten möglichst einfach und effizient mit dem Web-Angebot zu synchronisieren. Die Verwaltung von Online-Shops wird durch ein WWS enorm erleichtert und verschafft dadurch auch Kleinunternehmen eine reelle Chance, am Markt zu bestehen.

Aufbau und Vorteile

Das WWS eines Unternehmens enthält Stamm- und Bewegungsdaten. Zu den Stammdaten gehören sämtliche Objekte, die in den Datensätzen verwaltet werden, z. B. Kunden, Waren, Lieferanten und Stücklisten. Auf ihrer Basis werden die Bewegungsdaten eingepflegt und überwacht, welche Geldtransaktionen (Ein- oder Ausgangsrechnungen, Gutschriften etc.) sowie Warenbewegungen (Lagereingänge, Lieferscheine) umfassen.

Prinzipiell gibt es mehrere Formen von WWS, man unterscheidet hierbei zwischen offenen, geschlossenen und integrierten Systemen. Die geschlossene Variante enthält sämtliche zentralen Module. Dies bedeutet, dass das Unternehmen über ein System alle wirtschaftlichen Aufgaben des Unternehmens wie Einkauf, Vertrieb, Produktion und Lager verwaltet. Bei der offenen Form wird mindestens ein Bereich, ggf. auch mehrere, über ein weiteres System abgedeckt, das möglicherweise über eine Schnittstelle angebunden wird. Das integrierte WWS umfasst sämtliche Module, die auch in der geschlossenen Form enthalten sind, und zeichnet sich zudem noch durch eine Verbindung zu außenstehenden Organisationen, etwa Banken oder Lieferanten, aus.

Eine funktionierende Warenwirtschaft bietet einem Handelsunternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Sie ermöglicht unter anderem eine zeiteffiziente Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen sowie eine präzise Pflege von Daten im System. Das Kundenverhalten wird besonders realitätsgetreu abgebildet, wodurch dem Unternehmen genau aufgezeigt wird, wie sich die Nachfrage nach bestimmten Produkten entwickelt. Dadurch kann der Betrieb sein Angebot genau auf die Kundenwünsche abstimmen und sein Sortiment dauerhaft optimieren.

Anbieterkategorien

Für den Einzelhandel gibt es die Branchensoftware

Die Angebote der Software unterscheiden sich in drei Kategorien. Bei der Individualsoftware entwickelt ein Anbieter ein für den Betrieb maßgeschneidertes System, das unternehmensinterne Anforderungen, Prozesse und Besonderheiten genau berücksichtigt. Sie stellt oftmals die kostenaufwändigste Lösung dar, da sie für einen einzelnen Kunden entwickelt wird und daher der finanzielle Aufwand nicht auf mehrere Abnehmer verteilt werden kann. Zudem macht sich das Unternehmen meistens in hohem Maße vom Softwareanbieter abhängig.

Bei der Standardsoftware fallen geringere und genauer kalkulierbare Kosten an. Die Hersteller haben sie für einen größeren Markt entwickelt. Die Module dieser Systemlösung sind flexibel aufgebaut und man kann sie schneller an sich ändernde Rahmenbedingungen anpassen. Bei der technischen Unterstützung ist das Unternehmen nicht allein vom Anbieter abhängig. Es kann diese auch über ein Systemhaus im direkten Umfeld durchführen lassen. Die Software ist zudem zeitnah verfügbar. Außerdem kann man sie im Unternehmen direkt nach dem Erwerb einsetzen, da sie ja bereits auf dem Markt erhältlich ist.

Eine Art Mittelweg zwischen den beiden vorher genannten Kategorien stellt die Branchensoftware dar. Sie wird für die besonderen Anforderungen und speziellen Prozesse einer bestimmten Branche entwickelt. Diese Form enthält sämtliche für den Betriebsprozess notwendigen Funktionen und bietet den Vorteil, dass sie im Gegensatz zur Individualsoftware schnell verfügbar ist. Mittlerweile gibt es solche Lösungen für beinahe alle Branchen, so etwa für die Lebensmittelindustrie, den Einzelhandel, die Baubranche sowie Handwerker oder Dienstleister.

Entscheidung für das passende Warenwirtschaftssystem

Nun sind Sie also auf der Suche nach dem passenden System für Ihr Unternehmen. Es gibt einige Fragen, die Sie vorab klären sollten, um die richtige Lösung zu finden. Hierdurch schonen Sie Ihre Personalressourcen und nicht zuletzt Ihr Budget. Veranschlagen Sie also ausreichend Zeit für die Auswahl des richtigen Systems und beziehen Sie alle Bereiche mit ein, die später auch mit dem WWS arbeiten werden. So bedenken Sie sämtliche Anforderungen im Vorfeld und finden die richtige Lösung für das Unternehmen.

Am wichtigsten ist, vorab genau festzulegen, welche Funktionen das WWS abdecken sollte und welche Kosten das Unternehmen aufwenden möchte. Soll beispielsweise die Auftragsbearbeitung zeiteffizienter ablaufen, eine höhere Transparenz erzielt oder sollen die Unternehmensprozesse insgesamt optimiert werden? Haben Sie überlegt, welche Aufgaben das System erfüllen soll, liegt oftmals auch die Entscheidung für eine Individual-, branchenspezifische oder eine Standardlösung bereits auf der Hand.

Wenn Sie sich am Ende für eine bestimmte Software entschieden haben und diese im Unternehmen implementieren möchten, sollten als nächstes Schulungsmaßnahmen für sämtliche Anwender erfolgen, die mit dem System arbeiten werden. So erlernen die Mitarbeiter von Anfang an den richtigen Umgang mit der Software. Sie können sie effizient in den Arbeitsalltag integrieren.

Fazit

Richtig vorbereitet und entsprechend implementiert trägt die Warenwirtschaft in einem erheblichen Maße am Unternehmenserfolg bei. Sie optimiert Unternehmensabläufe und ermöglicht eine einfache und übersichtliche Handhabung sämtlicher Prozesse, die den Warenstrom umfassen. Durch die Verbindung der verschiedenen Abteilungen verbessert sie zudem die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen.

Ein Beleg kann auch ein Kassenbon sein

Der Beleg tritt in ganz unterschiedlichen Formen auf und begleitet Sie entweder als Verbraucher oder in ihrer beruflichen Funktion. Denken Sie an den Weg zur Arbeit und eine Fahrkartenkontrolle: Sehen Sie sich Ihre Monatskarte an. Da steht zwar Fahrkarte, Monatskarte oder ein Name eines Verkehrsverbundes drauf, es ist aber auch ein Beleg. Erste Hinweise: Es steht ein Preis in Euro drauf, auch die Mehrwertsteuer ist ausgewiesen. Als Selbständiger könnte Ihre Buchhaltung aus diesen Werten sowohl den Netto-Preis errechnen, als auch die Mehrwertsteuer ausweisen.

Bei einem Beleg kann es sich sowohl um ein Dokument für den Zahlungsverkehr handeln, als auch um eine andere Art, die im Bereich der Logistik zu finden ist.

Unternehmensbräuche und Rechtsgrundlagen

Ein Beleg kann auch ein Kassenbon sein

Belege treten in unterschiedlichen Formen auf

In den Unternehmen gilt aus gutem Grund: Keine Buchung oder eine dazugehörende Buchungsgrundlage. Denn selbst in kleinen Betrieben würden Überblick und Transparenz der Buchhaltung sofort verloren gehen. Schon nach wenigen Tagen würde niemand mehr wissen, warum denn eigentlich eine Buchung vorgenommen wurde. Zudem bieten die Eingangsbelege ein wahres Füllhorn an Informationen wie Einkaufswerte von Roh-, Hilfs– und Betriebsstoffen oder Dienstleistungen. Diese bilden eine solide Grundlage auch für die spätere Deckungsbeitrags- oder EBIT-Rechnung.

In den letzten Jahren ist die Bedeutung der schriftlich vorliegenden oder digitalisierten Belege noch weiter gestiegen. Die beispielsweise im Handelsgesetzbuch oder weiteren Vorschriften festgelegten Aufbewahrungsfristen wurden teilweise erheblich verlängert. Beispielsweise auf mindestens 2 Jahre für Rechnungen. Oder bis zu 10 Jahre für Kontoauszüge und damit verbundene Unterlagen in der Buchhaltung einer Bank.

Lesen Sie deshalb mehr über die Funktionen der Belege in der Buchhaltung. Erfahren Sie welche Aussagekraft mit Ihnen in der Logistik verbunden ist.

Für die Buchhaltung ist jeder Beleg eine Fundgrube

Keine Finanzbuchhaltung kann ohne eine Vielzahl an unterschiedlichen Belegarten und Belegen funktionieren. Jeder Beleg ist eine wahre Fundgrube und enthält – je nach Verwendungszweck – die folgenden Angaben:

  • Netto- und Brutto-Beträge zu bezogenen Waren oder Dienstleistungen
  • Informationen über den Aussteller wie Name, Rechtsform, Steuernummer, Bankverbindung oder PayPal-Geschäftskonto
  • Zahlungsfrist und Skontobedingungen
  • Stückzahlen und Mengen, die als Input für die interne Kosten- und Leistungsrechnung dienen können
  • Artikel-Nummern oder ähnliche Informationen als Basis für Rezepturen

Unterschiedliche Varianten und Aufgaben in der Warenwirtschaft

Ein Kassenbon aus dem Supermarkt

In der Warenwirtschaft bzw. beim Verkauf von Waren an Unternehmens- oder Privatkunden gibt es verschiedene Varianten ohne die die Transaktion gar nicht möglich ist. Dies beginnt im „kleinpreisigen“ Bereich beim Supermarkt Kassenzettel, der neben den notwendigen Angaben wie Brutto- und Netto-Preis auch die Verknüpfung mit der Warenwirtschaft enthält. Die EAN-Artikelnummer ist praktisch überall eingeführt und ermöglicht eine Aktualisierung des Lagerbestands.

Im klassischen Großhandel, bei Lieferungen zwischen Firmen und im Online-Handel ist neben der Rechnung wohl der Lieferschein oder Warenbegleitschein das wichtigste Dokument. Dieses führt die Mengen der einzelnen Artikel auf, ermöglicht das Abhaken oder Bestätigen, dass die jeweiligen Artikel im Paket enthalten sind und ordnet diese einer – nachverfolgbaren – Sendungsnummer zu. Den Packschein kann man auch händisch bearbeiten bzw. markieren, wenn beim Ausgang die Kontrolle über die tatsächlichen Artikel und deren Anzahl stattfindet.

Oftmals fehlt – zur Reduzierung des Diebstahlsrisikos beim inländischen Transport – auch die Einzelpreisangabe. Diese Angabe erhält der Kunde für seine Buchhaltung später auf einem separaten Blatt.

Die übliche Bestellung im Fernsabsatzkanal besteht meist aus Angebot/Warenkorb, Annahme, Packschein/Lieferschein und Rechnung.