Das Rollout ist ganz allgemein die Präsentation eines Systems, seine Einführung in den Markt oder in eine Verwendung beim Anwender. Der Begriff vermittelt ein Bild, das aus der Luftfahrzeugindustrie stammt und dort das erste Herausrollen eines neuen Flugzeugs aus dem Hangar bezeichnet. Wir betrachten hier vor allem ein Rollout einer neuen Software mit seinen besonderen Eigenschaften und Herausforderungen.

Eigenschaften eines Software Rollouts

Wenn die Software lokal gehostet werden soll, geht es um ihre Verteilung auf eine oft große Zahl von Geräten – in der Regel viele Notebooks oder Personal-Computer. Das ist immer noch für bestimmte Anwendungen erforderlich, zu denen beispielsweise Systemprogramme gehören. In manchen Organisationen können zehntausende solcher Clients von einem Rollout betroffen sein.

In der Umsetzung wird die Software paketiert, also in die für eine Verteilungssoftware richtige Form gebracht. Mittels dieser Verteilungssoftware wird die für das Rollout vorgesehene Software dann auf den einzelnen Clients installiert.

Ein manuelles Vorgehen ist nur für sehr kleine Rollouts vorstellbar. Dabei würde ein IT-Mitarbeiter die Software von einem mobilen Datenträger oder einem Netzlaufwerk aus auf den verschiedenen Clients installieren.

Herausforderungen bei einem Software Rollout

Schon in mittleren Organisationen ist ein solcher Rollout ein Projekt einiger Größe, das sorgfältige Planung erfordert. Ein Maß für den Umfang eines Rollouts ist das Produkt aus der Zahl der betroffenen Clients und der Zahl der pro Client durchzuführenden Schritte. Größere Rollouts sind nicht mehr vernünftig mit allgemeinen Werkzeugen wie einer Tabellenkalkulation zu verwalten. Deshalb steht für größere Projekte eine spezielle Rollout Software zur Verfügung.

Für Client-Server Architekturen

Die Client-Server Architektur zeichnet sich dadurch aus, dass Thin Clients auf ein Anwendungsprogramm zugreifen, das auf zentralen Servern gehostet wird. Für eine solche Anwendung ist ein Rollout entsprechend einfacher, denn sie muss nur auf den Servern installiert werden. Genau das ist einer der Vorteile dieser Architektur, nämlich dass jeder Client immer auf die neue und mit allen Updates versehene Version einer Software zugreifen kann.

Technische Details eines Software Rollouts

Muss eine Software auf vielen Clients installiert werden, fallen für jeden dieser Clients dieselben Tätigkeiten oder Arbeitsschritte an. Wird ein solcher Rollout mit einer Tabellenkalkulation verwaltet und gesteuert, sind diese Tätigkeiten vielleicht mehrere hundert Mal in dieser Kalkulation enthalten. Tritt eine Verzögerung ein, die alle diese Clients betrifft, muss die betreffende Zeile für alle Standorte geändert werden. Der Projektleiter muss also den Stand des Projekts aus einer riesigen Tabelle entnehmen und dazu sicherstellen, dass auch alle diese Daten wirklich aktuell sind. Das wiederum hängt aber von den lokalen Projektteilnehmern ab. Eine solche Lösung ist also auch für einen Rollout mittlerer Größe kaum zufriedenstellend.

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Rollout-Software als Werkzeug für einen erfolgreichen Rollout

Zu den Funktionen einer solchen Software gehören die Planung von Terminen und Aktivitäten sowie natürlich die Speicherung der aktuellen Daten für jeden Standort. Beim Auftreten von Störungen werden diese von der Software dokumentiert. Änderungen für einzelne oder alle Clients können einfach und schnell durchgeführt werden. Alle Projektbeteiligten geben ihre Daten direkt in dieses System ein, die entsprechenden Auswertungen stehen dem Projektleiter jederzeit zur Verfügung. Diese Auswertungen lassen sich in verschieden detaillierter Form darstellen.

Planung

Geschäftsabläufe berücksichtigen: Welche der Betriebsvorgänge in Ihrem Unternehmen sind von der neuen Software betroffen? Welche Abläufe sollten verbessert werden? Machen Sie sich und in der Folge Ihren Mitarbeitern die Vorteile der neuen Software klar. Diese Analyse kann durchaus auch ergeben, dass eine ins Auge gefasste Software für die Zwecke Ihrer Firma doch nicht das Richtige ist, obwohl sie gerade im Trend liegt.

Nutzerverhalten analysieren: Vergessen Sie nicht, dass die neue Software nur ein Mittel zum Zweck ist, nämlich der produktiveren Arbeit Ihrer Mitarbeiter. Die Funktionalität der neuen Software muss also dem Nutzerverhalten angepasst sein.

Kommunikation: Das ist vielleicht der wichtigste Punkt. Alle Beteiligten sollten klar über den anstehenden Rollout und seinen Zweck informiert werden. Nicht informierte Mitarbeiter neigen dazu, den „neuen Kram“ nur widerwillig oder gar nicht zu verwenden. Auch die Mitarbeit und Initiative beim Rollout selbst lässt dann zu wünschen übrig. Denken Sie daran, dass sich Ihre Mitarbeiter im Gegensatz zu Ihnen noch nicht mit den Finessen und Möglichkeiten der neuen Software auseinandergesetzt haben.

– Zeitpunkt: Wählen Sie eine Periode für einen Rollout, in der Ihre Mitarbeiter durch andere Aufgaben möglichst wenig in Anspruch genommen sind.

– Training der Benutzer: Die beste Software nützt nichts, wenn die Nutzer nicht damit umgehen können. Investieren Sie genug Zeit und Aufwand in dieses Training, damit die Vorteile der neuen Software auch voll zur Wirkung kommen können.

– Feedback: Nehmen Sie das Feedback der Nutzer unter Ihren Mitarbeitern ernst und verarbeiten Sie es. Zweckdienliche Maßnahmen ergeben sich oft erst nach der Einführung eines neuen Systems.

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