Unterschied zwischen DMS und Archivierung

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Wenn Sie sich Gedanken über DMS, also dem Dokumentenmanagement-System sowie über die Archivierung machen, dann stolpern Sie über die Frage, worin hier eigentlich der Unterschied liegt. Jedes Unternehmen benötigt verschiedene Aufbewahrungsorte im Computer, auf die sämtliche Mitarbeiter zurückgreifen können. Dennoch haben diese Aufbewahrungsorte verschiedene Funktionen, wie es auch bei DMS und Archivierung der Fall ist. Der Unterschied ist leicht erklärt.

Wann spricht man von Archivierung?

Archivierung ist gesetzlich geregelt

Die Aufbewahrungspflicht ist im Handelsgesetzbuch geregelt

In einem Archiv legt man die Dokumente ab, die eine Aufbewahrungsfrist besitzen. Unterlagen von Unternehmen die aus dem Tagesgeschäft resultieren muss man gesetzlich gemäß § § 257 Handelsgesetzbuch, 147 Abgabeverordnung zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren. Dies gilt auch dann, wenn sie keine Bedeutung mehr in Ihrem täglichen Geschäftsvorgang haben.

Zu diesen Dokumenten gehören Kontoauszüge, Bilanzen, Jahresabschlüsse aber auch geschlossene Kundenakten oder Personalakten sowie Lohnzahlungen und vieles mehr. Auch Filme oder Fotos sowie Biografien, Werkzeitschriften und andere geschichtlich wichtige Ereignisse für Ihr Unternehmen sollten Sie der Archivierung zuführen.

Ganz wichtig ist, dass in das Archiv nur die Dokumente kommen, die man nicht mehr im täglichen Ablauf Ihres Unternehmens benötigt. Handelt es sich zum Beispiel um Daten von Kunden, die Sie noch täglich benötigen, dann gehören diese nicht ins Archiv. Wurde eine Kundenakte hingegen geschlossen und nicht mehr täglich hierauf zurückgegriffen, kann diese in der Archivierung abgelegt und aufbewahrt werden.

Auch auf das Archiv kann jederzeit zurückgegriffen werden

Natürlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, auf Ihre archivierten Unterlagen zurückzugreifen, wenn dies nötig sein sollte. Dies kann im Fall einer Überprüfung durch das Finanzamt der Fall sein, aber auch, wenn ein bereits abgesprungener Kunde zu Ihnen zurückkehrt. Auch die geschlossenen Personalakten sind jederzeit einsehbar.

Dennoch arbeitet man mit den Dokumenten in der Archivierung nicht täglich. Etwa fünf Prozent aller Dokumente und Unterlagen, mit denen Sie im täglichen Geschäft Ihres Unternehmens gearbeitet haben, landen nach Abschluss und Erledigung im Archiv, damit darauf jederzeit zurückgegriffen werden kann.

Ein modernes DMS ersetzt die klassische Ablage

Was sollten Sie unter DMS verstehen?

Auch das DMS, das Dokumentenmanagement-System ist eine Ablage, allerdings für alle laufenden geschäftlichen Verbindungen. Hier hinein gelangt alles, was Sie im Tagesgeschäft für Ihr Unternehmen benötigen. Daher sollten Sie dieses digitale Archiv auch nicht zur Dokumentenablage nutzen sondern hierfür ein eigenes Ablagearchiv anlegen.

Wenn Sie DMS nur zur Ablage nutzen, verschenken Sie wertvolles Potential. Denn hierbei handelt es sich um die zentrale Software, die Ihnen einen effizienten und sicheren Umgang mit allen Ihren täglich benötigten Daten bietet. Sobald man ein Dokument nicht mehr im täglichen Geschäft benötigt, sollte es weiter zur Archivierung wandern.

Die vielen Möglichkeiten von DMS

Wenn Sie DMS auf Ihren Firmen-Computersystem nutzen, haben Sie Ihre Daten von Partnern und Kunden im Griff. Denn wenn man telefonische Fragenerhält, dann benötigt der Kunde in einem solchen Fall sofort eine Information. Diese können Sie mit dem DMS schnell geben, wenn Sie dieses richtig nutzen.

Sie müssen die Daten daher richtig nutzen und diese so ablegen, dass alle Ihre Mitarbeiter sie schnell und einfach finden können. Wichtig dabei ist auch die ideale Suchfunktion, die bei einem guten DMS vorhanden sein sollte. Muss man erst ein Volltext eingeben, um die Antwort auf die Frage des Kunden zu finden, dann benötigt dies bereits zu viel Zeit und bringt oft auch nicht das gewünschte Ergebnis.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Ablage der Dokumente im DMS von Anfang an richtig genutzt wird. Daher sollten Sie als Unternehmer auch konsequent darauf bestehen, dass alle Unterlagen, die bei DMS in die Daten eingegeben werden, so viele Informationen wie möglich besitzen. Wichtig ist, damit Ihr DMS auch immer Up-to-Date ist. Dass Sie auch jederzeit Daten löschen dürfen, die nicht mehr benötigt werden oder diese im Falle einer Aufbewahrungspflicht direkt ins Archiv verschoben werden.

Das Datenvolumen verdoppelt sich weltweit etwa alle zwei Jahre

Nutzen Sie das DMS für Ihre Entscheidungen

Gerade für die unternehmerischen Entscheidungen können Sie das Computersystem nutzen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie auf alle relevanten Daten Zugriff haben. Denn oft ist es so, dass Daten im digitalen oder auch analogen Archiv „schlummern“ und einfach in der Informationsflut untergehen.

Laut Berechnungen verdoppelt sich das Datenvolumen alle zwei Jahre weltweit, was im Kleinen natürlich auch auf die Unternehmen zutrifft. Sie können daher davon ausgehen, dass Sie in 15 Jahren über ein 128 Mal größeres Datenvolumen verfügen, als dies heute der Fall ist. Wichtig ist daher auch, nicht alles zu verwahren, sondern wirklich nur die Daten, die gesetzlich vorgeschrieben sind oder die Sie für Ihr Unternehmen als wichtig betrachten. Eine regelmäßige Aussortierung ist daher ebenso wichtig, wie das Aufbewahren.

Alle Mitarbeiter müssen das Wissen des Unternehmens nutzen können

Das Dokumentenmanagement-System ist vor allem dafür gedacht, dass alle Mitarbeiter vom Wissen eines Einzigen den Nutzen ziehen können. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter jahrelang einen Kunden betreut, dann kennt er die Akte gut. Er muss nicht alles immer wieder im Computersystem nachlesen, was diesen Kunden betrifft.

Doch Mitarbeiter fahren auch einmal in Urlaub oder könnten über mehrere Wochen krank werden. In einem solchen Fall hilft dann die konsequente Ablage im DMS, damit die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung, die nicht den direkten Bezug zu diesem Kunden besitzt, dennoch schnell Informationen geben kann und der Kunde sich weiterhin gut von Ihrem Unternehmen betreut fühlt.

E-Mail-Postfächer von ausgeschiedenen Mitarbeitern nicht löschen

E-Mail-Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter sollten nicht gelöscht werden

Jeder Mitarbeiter muss daher die Möglichkeit besitzen, sich in die Themen oder die Projekte, die ein Kollege bearbeitet, so schnell wie möglich einfinden und einarbeiten zu können. Nur so kann man einen reibungslosen täglichen Ablauf in Ihrem Unternehmen gewährleisten. Und so sollten auch E-Mail-Postfächer nicht gelöscht sondern archiviert werden, auch wenn der Mitarbeiter längst ausgeschieden ist. Auch hierin könnten wertvolle Informationen enthalten sein, die ansonsten unwiderruflich verloren wären.

Auch die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern ist auf diese Weise gewährleistet, vor allem, wenn diese auch international funktionieren muss. Gerade Telefonkonferenzen können sehr zeitaufwendig sein, E-Mails zwischen mehreren Kollegen können schnell zu einem Chaos abdriften. Können allerdings alle Mitarbeiter auf die Informationen aus dem DMS zurückgreifen, zum Beispiel in den angebotenen Groupware-Funktionen, dann ist der Austausch von Daten unkompliziert und einfach.

Ganz wichtig – die Datensicherheit

Wichtig bei der Entscheidung für das ideale DMS für Ihr Unternehmen ist vor allem auch die Datensicherheit. Hierzu gehört die Wiederherstellung, wenn Dokumente versehentlich nicht im Archiv gelandet sind, sondern gelöscht wurden. Auch muss sicher gestellt sein, dass ein Mitarbeiter nur auf seine eigenen Daten zugreifen kann. Nicht aber auf die Daten eines anderen Kollegen.

So sollten die Daten so lange in der Archivierung aufgehoben sein, wie Sie dies als Unternehmer wünschen. Weiterhin muss sichergestellt sein, dass unberechtigte Dritte keinen Zugriff auf die verschiedenen Daten haben, auch wenn dies nur versehentlich geschieht.

Was heißt archivieren?

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In der Büroorganisation stellt die Archivierung seit Jahrzehnten ein wichtiges Thema dar. Schließlich gibt es für wichtige Dokumente und Belege gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Dies bedeutete für viele Unternehmen, hunderttausende von Blättern in Papierform zu lagern. Ein enormer Platzbedarf war und ist die Folge, sofern das Unternehmen an der althergebrachten Archivierung der Geschäftsdokumente festhält. In den letzten Jahren wurde mit der Einführung der digitalen Archivierung zumindest das Platzproblem optimal gelöst. Doch was gilt es in der digitalen Welt beim Archivieren zu beachten?

Digitalisierung von Geschäftsdokumenten – die gesetzlichen Vorgaben erfüllen

Wer die aufzubewahrenden Unterlagen digital archivieren möchte, muss zunächst für Revisionssicherheit sorgen. Um die gesetzlichen Bestimmungen erfüllen zu können, müssen die Inhalte der Dokumente unverändert und fälschungssicher gespeichert werden. Selbstverständlich muss sichergestellt sein, dass keine Daten verloren gehen können und die Inhalte jederzeit auffindbar bleiben. Wenn auf das digitale Archiv zugegriffen wird, muss über jede Handlung ein Protokoll erstellt werden, um die Zugriffe nachvollziehbar zu machen. Natürlich muss das archivierte Material sicher aufbewahrt werden, so dass während der Aufbewahrungszeit keine Daten verloren oder zerstört werden können. Das genutzte Archivierungssystem muss für die Datensicherheit und den Datenschutz entsprechend ausgelegt sein.

Wie wird aus Geschäftsdokumenten in Papierform ein digitales Archiv?

Archivieren im PapierformatWer das Aktenarchiv auf ein digitales Aufbewahrungssystem umstellen will, hat zunächst eine Menge Arbeit vor sich. Denn jedes einzelne Blatt Papier muss zunächst einmal digital erfasst werden. Dies bedeutet, dass jedes Dokument mit einem Scanner eingelesen und digitalisiert werden muss. Dabei sollte natürlich genau auf die verbleibende Aufbewahrungszeit geachtet werden. Genau wie vorher die Aktenordner müssen die digitalen Datenträger nun sicher aufbewahrt werden, so dass keine Daten zerstört werden oder verloren gehen können. Die Archivierung muss entsprechend protokolliert und organisiert sein, so dass Dokumente zeitnah aufgefunden werden können. Zudem müssen alle Dokumente in der Originalfassung wieder ausgedruckt werden können.

E-Mail-Archivierung – ein neues Metier für Unternehmen

E-Mails sind ebenfalls wichtige Dokumente, die entsprechend der aktuellen Gesetzgebung archiviert werden müssen. War es früher ausreichend, die E-Mails in gedruckter Form aufzubewahren, so muss seit Beginn des Jahres 2017 jede E-Mail auch als digitaler Datensatz archiviert werden. Zwar verfügen die meisten E-Mail-Programme über eine Archivierungsfunktion, doch genutzt wurde diese bisher von Unternehmen eher selten.

Wie werden E-Mails korrekt archiviert?

E-Mails richtig archivierenElektronische Korrespondenzen und Kommunikation muss ebenfalls nach gewissen Anforderungen archiviert werden. Eine Archivierungssoftware für E-Mails ist da sehr hilfreich, sofern einige Aufbewahrungskriterien erfüllt werden. Die E-Mails müssen wie alle Dokumente ordnungsgemäß, vollständig und in Übereinstimmung mit dem Original archiviert werden. Zudem sollte die E-Mail-Archivierung möglichst frühzeitig erfolgen. Natürlich müssen alle E-Mails wieder auffindbar und reproduzierbar aufbewahrt werden. Eine Vernichtung der archivierten E-mails darf erst nach dem Ablauf der Archivierungspflicht erfolgen. Alle Änderungen im E-Mail-Archiv müssen detailliert protokolliert werden. In der Regel beträgt die Aufbewahrungszeit für E-Mails bei 6 bis 10 Jahren.

Vorteile der digitalen Datenarchivierung

Dokumente in Schriftform nehmen in Aktenordnern eine Menge Platz ein. Da in digitaler Form solche Dokumente zu Tausenden auf einem kleinen Datenträger gespeichert werden können, benötigen Unternehmen entsprechend weniger Lagerraum. Da die Sicherheitsanforderungen in Sachen Brandschutz und Co. ähnlich sind, können die digitalen Datenträger entsprechend untergebracht werden. Einzig die Datensicherheit und der Datenschutz müssen eine besondere Aufmerksamkeit erhalten. Für Unternehmen bringt das Archivieren in digitaler Form also nicht nur einiges an Arbeit mit sich, sondern auch gewisse Vorteile in Sachen Platzbedarf und Organisation.

Sichere Aufbewahrungsorte für die digitalen Daten

Da digitale Datenträger geschützt untergebracht werden müssen, stellen einige Dienstleister entsprechende Serviceleistungen bereit. Dazu zählen spezielle Räumlichkeiten ebenso wie Cloud-Lösungen. Die Wahl des Archivierungssystems ist natürlich immer abhängig von den individuell anfallenden Dokumentenzahlen und Inhalten, die das Unternehmen archivieren muss. Wer mit der digitalen Archivarbeit beginnt oder das System umstellen möchte, sollte darauf achten, dass die entsprechenden gesetzlichen Regelungen eingehalten werden können.

Archivierung von geschäftlichen Mails in Unternehmen

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Mit dem Ablauf der Schonfrist der GoDB zum 31.12.2016 besteht für Unternehmen nunmehr die Pflicht, geschäftliche Mails für mehrere Jahre aufzubewahren. Welche E-Mails dies im Detail betrifft und auf welcher rechtlichen Grundlage die Pflicht zur Archivierung beruht, möchten wir Ihnen im Folgenden erläutern.

GoDB – Ablauf der Schonfrist

Als GoDB werden die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff bezeichnet. Sie wurden bereits 2015 eingeführt, bis zum 31.12.2016 galt jedoch die sogenannte Schonfrist für Unternehmen. Somit konnten auch Systeme, beispielsweise Kassensysteme, zunächst weiterhin genutzt werden, auch wenn sie die aktuellen Anforderungen nicht erfüllen. Zum 01.01.2017 sind die GoDB aber endgültig in Kraft getreten und müssen von allen Unternehmen umgesetzt werden.

Die Grundlage der GoDB bilden die Abgabenordnung (AO) sowie das Umsatzsteuer-Gesetz (UStG), Herausgeber ist das Bundesministerium der Finanzen. Mit den GoDB sollen bestehende Regelungen und Vorschriften an technische Standards sowie an die aktuelle Rechtssprechung zur Buchführung angepasst werden.

Auch bestimmte E-Mails fallen unter die Aufbewahrungspflichten. So ist eine E-Mail, die als Handels- oder Geschäftsbrief fungiert und beispielsweise eine Rechnung enthält, aufbewahrungspflichtig. Und zwar in elektronischer Form. Denn die GoDB besagt, dass per Mail eingegangene Rechnungen in ausgedruckter Form nicht ausreichen, sondern in ihrer ursprünglichen Form und unverändert erhalten bleiben müssen.

Archivierungspflicht nach dem Handelsgesetzbuch

Archivierung DokumenteNach dem HGB sind E-Mails dann aufbewahrungspflichtig, wenn es sich um Dokumente im Sinne des Handelsgesetzbuches handelt. Hierunter fallen alle empfangene und versendeten Handelsbriefe und Buchungsbelege. Eine E-Mail muss dann aufbewahrt werden, wenn sie der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäftes dient. Im Detail zählen hierzu: Auftragserteilung, Auftragsbestätigung, Versandanzeigen, Frachtbriefe sowie Lieferpapiere, Rechnungen und Zahlungsbelege, Verträge sowie Reklamationen.

Hierbei ist zu beachten, dass die Pflicht zur Aufbewahrung alle E-Mails in Zusammenhang mit einem Geschäftsabschluss betrifft. Daher müssen auch Mails, die lediglich der Vorbereitung eines Anschlusses dienen, archiviert werden. Dies gilt auch dann, wenn der Abschluss zu einem späteren Zeitpunkt schriftlich fixiert wurde.

Archivierungspflicht nach der Abgabenordnung (AO)

Nach der Abgabenordnung besteht eine Pflicht der Aufbewahrung und Archivierung für alle Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Darunter fallen beispielsweise der Jahresabschluss, Buchungsbelege und Lageberichte. Jegliche hiermit in Zusammenhang stehenden E-Mails müssen samt Anlagen entsprechend archiviert werden-

Welche Anforderungen werden an die Aufbewahrung gestellt?

Unter einer Archivierung versteht man die langfristige Speicherung von Daten auf Datenträgern mit dem Ziel der späteren Dokumentation. Im Unterschied zu einem Backup, dass nur der kurzfristigen Speicherung für eine komplette Wiederherstellung von Daten im Falle einer versehentlichen Löschung, dienen Archivierungsvorgänge dazu, Daten auch nach einem langen Zeitraum noch zur Verfügung zu haben.

Bei der Speicherung von aufbewahrungspflichtigen Mails ist der Unternehmer frei in der Wahl der Speicherung sowie in der Wahl des Speichermediums. Allerdings gibt es einige gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, die bei der Speicherung unbedingt zu berücksichtigen sind. So müssen die Daten auch zum Ende der Aufbewahrungspflicht noch uneingeschränkt lesbar sein.

Zudem müssen die Daten unverändert gespeichert werden und jedes einzelne Dokument muss auch wieder auffindbar sein. Die Datenarchivierung muss dauerhaft, fälschungssicher und geordnet im Zusammenhang mit dem jeweiligen Geschäft erfolgen.

Aufbewahrungspflicht und Archivierung von E-Mails nach Art des Dokumentes

Archivierung AbschlussFür Handels- und Geschäftsbriefe, auch in elektronischer Form als E-Mail, gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Grundlage hierfür sind §257 Abs. 4 HGB sowie §147 Abs. 3 AO. Weitere Unterlagen wie beispielsweise Jahresabschlüsse oder Handelsbücher müssen laut HGB 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Ende des Jahres, in die Unterlagen entstanden sind.

Welche Folgen hat eine Missachtung der Aufbewahrungsfristen

Kommen Unternehmen ihrer Aufbewahrungspflicht für Unterlagen nicht korrekt nach, kann dies weitreichende Folgen haben. Im steuerrechtlichen Sinn führt eine Missachtung der Aufbewahrungspflichten und nicht entsprechend archivierte E-Mails zu einer nicht ordnungsgemäßen Buchführen. In der Folge werden die Besteuerungsgrundlagen vom Finanzamt geschätzt. Werden die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten missachtet, müssen Unternehmen mit hohen Bußgeldzahlungen rechnen. Daher sollten die GoDB vollständig umgesetzt und die dafür notwendigen technischen Voraussetzungen zeitnah geschaffen werden.

Das Ende der Schonfrist und das vollständige Inkrafttreten der GoDB zum 1.1.2017 haben dazu geführt, dass die Aufbewahrung ausgedruckter, originär elektronischer Unterlagen nicht länger ausreicht. Vielmehr müssen Geschäfts- und Handelsbriefe, die in elektronischer Form versendet und empfangen wurden, auch als solche aufbewahrt werden. Hierfür werden professionelle Archivierungsysteme für E-Mails benötigt, die allen Anforderungen gerecht werden.

Was bedeutet archivieren?

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Die Archivierung von elektronischen Daten ist in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten immer wichtiger geworden. Dies betrifft nicht nur die E-Mail Archivierung, sondern auch das Archivieren von elektronischen Dokumenten, WhatsApp Kommunikationen oder elektronische Rechnungen. Doch was genau bedeutet Archivieren in diesem Zusammenhang eigentlich?

Definition Archivierung

Archivierung BedeutungUnter Archivieren wird grundsätzlich die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung, Benutzung und Erhaltung von Archivgut, also beispielsweise elektronischen Nachrichten, verstanden. Die gesetzlichen Grundlagen in Bezug auf das Archivieren elektronischer Daten sind zum einen die Gesetze zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen und zum anderen die Grundsätze einer ordnungsmäßigen Buchführung (GoB), die vor allen Dingen für Unternehmen und Selbstständige relevant sind.

Welche Anforderungen werden an die Datensicherung von E-Mails gestellt?

Wichtig beim Archivieren von E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten ist, die betreffenden Dokumente gegen den unberechtigten Zugriff Dritter oder gegen Verlust zu schützen. Auch das nachträgliche Verändern der E-Mails und Dokumente darf nicht möglich sein. Wichtig ist außerdem, dass alle aufzeichnungspflichtigen Dokumente im Original und im ursprünglichen Format aufbewahrt werden.

Welchen weiteren Anforderungen müssen archivierte E-Mails genügen?

Handelt es sich bei den archivierten E-Mails um Unterlagen, die im Rahmen einer Geschäftstätigkeit aufzubewahren sind, dann müssen Sie natürlich auch die allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einhalten. Diese sind neben der Ordnungsmäßigkeit, die Vollständigkeit, die Nachvollziehbarkeit, die Belegbarkeit, die Richtigkeit, die Rechtzeitigkeit, sowie die richtige zeitliche Reihenfolge der Aufzeichnung.

Was muss in Sachen Datenschutz beim Archivieren von E-Mails und anderen Dokumenten beachtet werden?

Archivierung MailAufgrund von datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist es nicht möglich, den gesamten Nachrichtenverkehr eines Unternehmens extern abzuspeichern. Private E-Mails von Mitarbeitern dürfen in keinem Fall gespeichert werden, da sonst gegen die allgemeinen Persönlichkeitsrechte der Angestellten verstoßen wird. Nur wenn die Mitarbeiter einer Datenspeicherung ausdrücklich zustimmen, kann dies das Unternehmen durchführen. Auch ein generelles Verbot von Seiten der Arbeitgeber private E-Mails während der Arbeitszeit vom geschäftlichen E-Mail Konto aus zu versenden, kommt in Betracht.

Zudem müssen Sie die gespeicherten Dokumente und E-Mails so schützen, dass keine unberechtigten Dritten auf sie zugreifen können.

Wie kann die Manipulationssicherheit bei der Speicherung von E-Mails sichergestellt werden?

Bewährt haben sich in dieser Hinsicht kryptografische Prozesse, welche die gespeicherten Dokumente vor Manipulationen schützen sollen. Alternativ kommt das Schreiben auf einen löschgeschützten Datenträger in Betracht. Zudem wird empfohlen, akkreditierte Zeitstempeldienste zu nutzen, um den Manipulationen von E-Mails und anderen Dokumenten vorzubeugen.

Server- und clientgesteuerte Archivierungsmethoden

Server für das ArchivierenBeim serverseitigen Archivieren wird eine eingehende E-Mail gleich nach ihrem Eingang auf dem Server in ein Archivsystem weitergeleitet. Das gleiche Verfahren wird bei ausgehenden Nachrichten angewendet. So kann man eine manipulationsfreie Übertragung ins Archiv sicherstellen. Natürlich müssen bei dieser Methode technische Maßnahmen ergriffen werden, durch die das Archiv selbst vor Manipulationen geschützt wird. Ein Nachteil dieser Methode ist der hohe Bedarf an Speicherplatz.

Bei dem clientseitigen Archivieren hat der Anwender die Kontrolle darüber, welche E-Mails auf Dauer gespeichert werden sollen und welche nicht. Bei dieser Methode wird dem Anwender an Eigenverantwortung und Flexibilität zugesprochen, doch es besteht auch die Gefahr, dass wichtige Elemente nicht ins Archiv übertragen werden.

Welche Optionen im Hinblick auf das Archivieren von E-Mails gibt es?

In Betracht kommen ASP-Lösungen, Client- oder Server-seitige Lösungen, Appliances, also separate Speicherlösungen oder Dokumentenmanagement-Lösungen und CRM-Systeme.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für das Archivieren von E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten?

Die Frage nach den Aufbewahrungsfristen von E-Mails ist abhängig von ihrem Inhalt und ihrem Zweck. E-Mails, die steuerrelevante Informationen enthalten und entweder Teile oder ganze Handelsbücher zum Inhalt haben oder beispielsweise Buchungsbelege enthalten, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde.

Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für den Fall, dass es sich bei den E-Mails um Handels- oder Geschäftsbriefe handelt oder um Kopien dieser Geschäftsbriefe.

Die Technologie hinter Bitcoins: Wie Blockchain das Internet für immer verändern könnte

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Blockchain Datenbank

Mit der Blockchain steht uns eine absolute Revolution im Bereich des World Wide Web ins Haus. Nachfolgend gibt es einen kleinen Überblick über das Geheimnis der Bitcoins sowie die möglichen Veränderungen unseres Lebens aufgrund dieser Entwicklungen.

Zwar hat der Begriff „Peer-to-Peer“ aufgrund von immer wiederkehrenden Problemen mit Themen wie Raubkopie, Abmahnung oder Piraterie zurzeit einen eher negativen Beigeschmack. Dennoch kann Bitcoin in diesem Zusammenhang den Stein wieder ordentlich ins Rollen bringen. Genauer gesagt geht es dabei um die Datenbank hinter den Bitcoins, die sogenannte Blockchain.

Dadurch könnte es zukünftig möglich sein frei von verbindlichen Verträgen, Ärger mit diversen Telekommunikationsanbietern sowie Kündigungsfristen zu agieren. Als Nutzer müsste dann schon bald nur noch die Zeit zwischen zweier Hotspots zahlen.

Das hat es mit Blockchain auf sich

Bitcoin BlockchainAuf den ersten Blick können die meisten Leute mit diesem Begriff vermutlich nicht sonderlich viel anfangen. Dabei verbirgt sich dahinter nicht viel mehr als das Grundgerüst der Kryptowährung Bitcoin. Es kann auch als eine Art „Erinnerung“ gesehen werden, die sämtliche Transaktionen zwischenspeichert, damit diese nicht in Vergessenheit geraten.

Der Vorteil solcher zusammenhängender Blöcke liegt dabei auf der Hand. Durch diese Log-Datei benötigen die Bitcoins keine Bank oder ein anderes Institut, sondern ermöglicht eben direkt die Transaktionen von A nach B. Dadurch sind schnelle und günstigere Überweisungen im Vergleich zu einer realen Währung möglich.

Eine Verteilung der Datenbank ist hierbei gegeben. Zwar ist es nichts Neues, das eine Erlaubnis zur Verteilung über mehrere Nodes vorhanden sein muss, damit alles einwandfrei funktioniert. Jetzt kommt aber der große Vorteil: Der Besitz einer Node ist nicht exklusiv und somit von Jedermann möglich. Auch muss zusätzlich kein Vertrauen unter den Nodes gegeben sein, damit konsistente Daten erhalten bleiben. Dieses sonst übliche Vertrauen wird seitens der Log-Datei durch ein „Proof-of-Work“ ersetzt, was hohe Kapazität und Ressourcen erfordert. Möglichen Manipulationen will man auf diese Art und Weise den Riegel vorschieben.

Revolution am Peer-to-Peer Sektor

Wahrscheinlich erinnert sich der ein oder andere noch an die Zeiten wo Wikileaks präsent war, als durch ein Einfrieren sämtlicher PayPal-Konten der Zufluss weiterer Gelder in Form von Spenden unmöglich gemacht wurde. Nachdem es in diesem Fall einen direkten Übergang der Kryptowährung vom Spender zum Empfänger geben würde, entfällt das Druckmittel, welches durch die Abwicklung über dritte Anbieter wie PayPal vorhanden gewesen ist.

Mit Bitcoins soll das Ende der Fahnenstange in diesem Bereich aber noch lange nicht erreicht sein. Es könnte ein vollkommen neues Zeitalter der Technologie hervorrufen.

Begrenzte Möglichkeiten vorhanden

Auch wenn viele Experten hier erst den Beginn eines viel Größeren sehen, gilt es die Euphorie in gewisser Weise etwas zu bremsen. Denn im Falle einer Änderung der Skalierung, geht eine Veränderung der Grundprinzipien des Bitcoins-Protokolls einher. Zudem mangelt es an einer Autorität, wodurch die notwendige Performance gar nicht gegeben wäre.

Letztendlich gibt es die Blokchain nur aus dem einzigen Grund, um eben dadurch die Kryptowährung Bitcoins ins Leben rufen zu können. Eine komplexe High-Tech-Lösung dahinter sucht man vergebens.

Blockchain dient als Bitcoins Grundstein

Kryptowährung Blockchain BitcoinWas eigentlich als großer Vorteil galt, wird bei genauerer Betrachtung zum ernsthaften Problem. Nämlich genau dann, wenn diese nicht wie ursprünglich vorgesehenen für buchhalterische Zwecke verwendet werden würde. Damit die Welt der Bitcoins am Leben gehalten wird, generieren deren Nutzer eben solche Blöcke, die für eine Interaktion zwischen den einzelnen Parteien notwendig sind. Womit wir auch schon wieder beim damit auftretenden Problem angekommen wären.

Damit eben diese Blockchain am Laufen gehalten werden kann, ist die Erschaffung von Blöcken Grundvoraussetzung. Würden diese Blöcke nämlich nicht mehr existieren, so würde das System letztendlich in sich zusammenbrechen. Dies wiederum ist der Grund dafür, warum sich die Entwickler eben die Kritik gefallen lassen müssen, dass die Bitcoin-Welt nach und nach zu einem oligarchischen System verkommt. Denn immer weniger Nutzer werden eine immer größere Menge an Bitcoins besitzen, während es für den Rest immer schwieriger werden dürfte solche zu bekommen. Zu früheren Zeitpunkten war die Generierung neuer Bitcoins deutlich einfacher, wodurch jene, die schon sehr früh Teil des Systems geworden sind, einen großen Vorteil besitzen. Neue Anwender müssen sich dagegen nun an die Hoffnung klammern, dass von diesen „Oligarchen“ kein Missbrauch des Systems vollzogen wird. Somit steht eben genau diese Entwicklung im Widerspruch zum eigentlichen Vorteil der Blockchain, nämlich dass man keiner Autorität Vertrauen entgegenbringen muss.

Kommen durch die Blockchain neue Innovationen voran?

Grundlegend lässt sich diese Frage wohl eher mit einem Nein beantworten, wobei in gewissen Anwendungsfällen durchaus diese Möglichkeit besteht. Im Moment ist die Blockchain nicht mehr als eine Plattform für Innovation, wobei erst in den kommenden Jahren und evtl. Jahrzehnten genau hervorgehen wird, welche Entwicklungen und Fortschritte diese mit sich bringt.

Selbiges Szenario gab es in der Branche bereits in den 1990er Jahren, wo TCP/IP seinen Ursprung hatte. Auch damals konnte niemand vorhersehen, in welche Richtung sich das World Wide Web entwickeln würde. Somit erscheinen diese neumodischen Verträge erst der Beginn einer neuen Ära zu sein.

IT-Dokumentation mit docusnap

Netzwerk-Inventarisierung und die halb-automatische Erstellung einer IT-Dokumentation sind mit docusnap kein Hexenwerk – wenn man weiß wie es geht. Wir erläutern hier im Tutorial wie Sie mit docusnap erst eine Erfassung der Computer, Server und sonstigen Netzwerk-Komponenten durchführen und anschließend eine vollständige IT-Dokumentation aller Hardware und Software sowie ihres Active Directories erstellen.

Zentrale Docusnap Installation

Bevor Sie docusnap zur Invenatarisierung und Dokumentation in einem Computer-Netzwerk nutzen können, müssen Sie auf einem zentralen Windows-Server docusnap selbst installieren. Dazu brauchen Sie mindestens einen Windows Server 2008 R2 oder neuer und eine MS-SQL Datenbank – und eine ausreichende Anzahl an freien docusnap Lizenzen.

Tipp: Als Faustformel rechnen Sie mit ca. dem zweieinhalb-fachen an Computer und sonstigen Netzwerk-Geräten wie Anwender im Netz arbeiten.

Voraussetzungen zum Scan eines Netzwerkes

Für die automatische Inventarisierung eines Netzwerkes benötigen Sie.

  • Einen PC/Notebook oder Server mit einem Windows Betriebssystem >= Win 7 (Windows Server geht ebenfalls) auf dem der docusnap Discovery Agent installiert wird.
  • Eine vom zentralen Server erstellte Zip-Datei, die Sie auf dem Disovery PC installieren.
  • Die Zugangs-Daten zur Domäne des Kunden (in der Regel das Administrator-Passwort)
  • Den Netzwerk-Bereich des Kunden (z.B: 192.168.25.1 bis 192.168.25.254)

Auf dem Gerät im zu erfassenden Netz muss das (aktuellste) .Net-Framework 4.6.1 installiert sein

https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=49982

Web-Installer für das .Net Framework 4.6.1

https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=49981

Wichtig: Es können nur so viele Knoten im Kunden-Netz inventarisiert werden, wie auf dem zentralen docusnap Server Lizenzen frei sind. Eine docusnap Lizenz entspricht einem Gerät, das TCP/IP spricht. Dabei ist es egal ob das ein PC, Server, Drucker, Switch oder eine VOIP-Telefon ist.

Agenten-System für den Discovery-Service vorbereiten

Installieren Sie bspw. ein Notebook mit Windows 7 (oder höher) oder vergleichbares Gerät, auf das Sie den Discovery Agent installieren. Sofern im Zielnetz eine virtuelle Infrastruktur (bspw. Mit VMWare oder HyperV) vorhanden ist, können Sie dort auch einen virtuellen PC mit aktuellem .Net-Framework einrichten.

Vorbereitung auf dem zentralen docusnap Server

Zur Vorbereitung loggen Sie sich auf dem docusnap-Server ein und starten Sie die Software docusnap. Nachfolgend legen Sie nun zuerst den Kunden als organisatorische Einheit an. Damit werden die gewonnenen Daten anschließend richtig zugeordnet. Anschließend konfigurieren Sie den so genannten Discovery Service von docusnap, der das Kunden-Netz mit der zentralen docusnap-Installation verbindet.

Firma und Netzwerkbereich in docusnap anlegen

Klicken Sie im Reiter „Inventar“ auf Neu -> Firma.

Firma für die spätere IT-Dokumentation des Kunden anlegen

Firma für die spätere IT-Dokumentation des Kunden anlegen

Legen Sie die Firma, die Sie inventarisieren möchten an. Geben Sie dazu die Adresse ein und  klicken Sie auf speichern.

Discovery Paket für ein Kundennetz erstellen

Discovery Service erstellen

Discovery Service erstellen

Klicken Sie auf den Reiter „Automatisierung“ und anschließend auf „Discovery Service konfigurieren“.

Klicken Sie auf „Neu“. Tragen Sie dabei als Beschreibung den Netzwerk-Namen bzw. Active-Directory-Namen des Kunden ein (bspw. „kunde.local“).

Wählen Sie im Feld Firma die vorher angelegte Firma aus und klicken Sie auf speichern. Anschließend öffnet sich der Dialog zur Erstellung des Installations-Pakets für den DiscoveryAgenten im Netz des Kunden.

 

Das gerade installierte Zip-File kopieren Sie auf den vorhin installierten Server bzw. PC/Notebook mit DiscoveryAgent und speichern es dort ab. Installieren Sie das Paket jetzt NOCH NICHT.

 

Um die spätere Netzwerk-Suche auf ein vernünftiges Maß einzuschränken, gehen Sie wie folgt vor: Fügen Sie den Netzwerk-Bereich für den Kunden hinzu.

IP-Bereiche lassen sich mit docusnap eingrenzen

IP-Bereiche lassen sich mit docusnap eingrenzen

Markieren Sie zunächst in den DiscoveryService des Kunden (1) und klicken danach auf „Ip Segmente“ -> Button Bearbeiten

Klicken Sie zuerst auf „Neu“ (1) und geben anschließend die erste und danach die letzte IP-Adresse ein, die gescannt werden soll. Klicken Sie danach auf Speichern. Sofern der Kunde mehrere IP-Bereiche hat (z.B. mehrere Standorte) so wiederholen Sie diesen Schritt für jeden einzelnen IP-Adress-Bereich. Mit diesem Schritt ist die Vorbereitung von docusnap zur Inventarisierung abgeschlossen.

Vorbereitung des Netzwerks-Scans

Um das Netz des Kunden zu scannen, müssen Sie den Discovery-PC/Notebook in das Netz des Kunden hängen. Dazu ist es notwendig, dass der DiscoveryAgent eine IP-Adresse aus dem gleichen Netzbereich erhält, wie die Knoten, die Sie scannen wollen. Dies ist in der Regel eine IP-Adresse aus dem IP-bereich, den Sie auf dem docusnap Server für den Kunden abgespeichert haben.

Einrichten und Starten des Agenten

Auf dem PC/Notebook/Server entpacken Sie jetzt das vorhin erstellte Zip-File. In ihm sind zwei Dateien für den Discovery-Service enthalten

  • exe
  • xml

Doppelklicken Sie auf die ausführbare Datei DocusnapDiscoverySetup.exe . Damit starten Sie den Discovery-Agenten. Akzeptieren Sie zunächst die Lizenz-Vereinbarung und wählen anschließend das Verzeichnis, in das der Agent installiert werden soll. (-> Next -> Install) Der Agent startet anschließend automatisch:

Die Installation des docusnap Discovery-Service erledigen Sie in wenigen Minuten

Die Installation des docusnap Discovery-Service erledigen Sie in wenigen Minuten

Der Agent nimmt nun über die in der mitgelieferten Konfigurationsdatei angegebene URL Kontakt zum docusnap-Server auf und verbindet sich. Die Übertragung erfolgt dabei verschlüsselt.

Über den Button „Verbindungs-Test“ können Sie die Verbindung zwischen dem Discovery-Agenten und dem docusnap-Datenbank-Server prüfen. Wenn unten links ein grüner Haken erscheint  dann war die Verbindung erfolgreich. Der Discovery-Agent läuft nun auf ihrem Discovery-Host.

In der Mitte der Maske können Sie bei Bedarf noch die Anmelde-Daten für das Dienst-Konto hinterlegen. Ebenso ist weiter unten eine Verbindung via Web-Proxy möglich

Prüfen der Verbindung auf dem zentralen docusnap-Server

Nach der eben hergestellten Verbindung können Sie diese im zentralen Server von docusnap sehen:Klicken Sie dazu im Reiter „Automation“ in docusnap den Button „Discovery Service konfigurieren“.

Die Verbindung zum Dokumentations-Server von docusnap prüfen

Die Verbindung zum Dokumentations-Server von docusnap prüfen

 

In der Zeile mit dem vorab eingerichteten Kundennetz sehen Sie nun in der Spalte „Systemname“ den Hostnamen ihres Agenten (im Bild grün). Dieser war vorher leer (wie im Bild in der Zeile darunter)

Durchführung der Inventarisierung

Zur Durchführung der eigentlichen Netzwerk-Inventarisierung der Knoten im  Kunden-Netzwerk benötigen Sie

  • Einen funktionierenden DiscoveryService im Netz des Kunden
  • Den IP-Bereich der inventarisiert werden soll
  • Die Zugangs-Daten zu den Systemen, die inventarisiert werden sollen – vorzugsweise das Kennwort eines (Active-Directory) Domänen-Administrators

Dauer der Inventarisierung

Die Durchführung der Netzwerk-Inventarisierung dauert je nach Netzwerk und Anzahl Knoten zwischen 20 Minuten und mehreren Stunden. Die Inventarisierung wird am zentralen docusnap-Server durchgeführt. Lediglich der Discovery-Service muss auf dem installierten Client bzw. Server im Zielnetzwerk laufen und erreichbar sein.

Erstmalige Inventarisierung

Zur erstmaligen Inventarisierung klicken Sie bitte auf Inventar (1) und anschließend auf „Netzwerk Scan“. Es öffnet sich ein Assistent, der Sie über insg. 15 Schritte durch die Konfiguration führt.

Firma für die spätere IT-Dokumentation des Kunden anlegen

Firma für die spätere IT-Dokumentation des Kunden anlegen

 

Eingabe der Zugangs-Daten

Im ersten Schritt wählen Sie die richtige Firma aus. Im zweiten Punkt des Assistenten müssen Sie die Zugangs-Daten zum Active Directory des Kunden eingeben:

Klicken Sie zunächst auf den DiscorveryService des Kunden (1). Danach tragen Sie die Anmelde-Informationen der Kunden-Domäne ein. Bitte tun Sie dies unbedingt in folgender Art und Weise (wie sie im rechts oben im Bild zu sehen ist):

  • Domäne: der vollständige Name der internen Domäne – meistens <kunde>.local
  • Benutzername: <domain>\<konto>
  • Passwort: das (richtige) Passwort
Ein wichtiger Schritt zur IT-Doku: Authentifizierung im Kundennetz

Ein wichtiger Schritt zur IT-Doku: Authentifizierung im Kundennetz

Setzen Sie den Haken bei „…Passwort speichern“ und klicken Sie auf „Authentifizierung prüfen“. Solange docusnap das AD-Passwort nicht verifizieren konnte, kommen Sie nicht weiter.

Erst wenn mit dem Benutzernamen/Passwort eine Anmeldung möglich ist, können Sie unten auf „Weiter“ (4) klicken.

Auswahl der zu inventarisierenden Objekte

Hinweis: Jedes zu inventarisierte Objekt belegt eine kostenpflichtige Lizenz im docusnap-System. Bitte überlegen Sie daher vorab, welche Knoten Sie zu welchem Zweck inventarisieren möchten bzw. müssen.

Die einzelenen Server und PCs nach der ersten Erfassung

Die einzelenen Server und PCs nach der ersten Erfassung

In der Spalte „Typ“ können Sie sich nur Server, die Domain-Controller und normale Domänen-Hosts anzeigen lassen. Welche Geräte sie dann inventarisieren möchten, hängt ganz vom Sinn und Zweck der Analyse ab.

Weitere Analyse / Inventarisierungs-Objekte

In den folgenden Schritten 4 – 8 können Sie separat die Zugangs-Daten für das Active Ddirectory, Microsoft Exchange Server (sofern vorhanden), Linux-Systeme oder SNMP-Geräte angeben. Dabei können Sie auf jeder einzelnen Seite den Unterpunkt an – oder abwählen.

Erstinventarisierung:

In der Regel ist es für eine Erst-Inventarisierung eines Active Directory ausreichend, wenn Sie folgende Server / Rechner bevorzugt inventarisieren:

  • Active Directory Server
  • Server generell
  • Router / Firewalls
  • Einige ausgewählte Workstations (PCs) und Notebooks

Selbst große Netze mit mehr als 100 Rechnern können Sie so im ersten Schritt mit 20 -25 Lizenzen inventarisieren und sich so einen Überblick verschaffen ohne zuviel Aufwand mit der Inventarisierung zu betreiben.

Wiederholung der Netzwerk-Scans / Inventarisierung

Auch wenn über die Computer-Konten in einem Active-Directory praktisch alle Computer, Notebooks und Server erfasst werden können, benötigt docusnap zum Zeitpunkt der Inventarisierung einen Zugriff auf den eingeschalteten Ziel-Computer, den es erfassen soll.

Sofern also ein PC oder ein Notebook zum Zeitpunkt des Netzwerkscans nicht eingeschaltet oder im Netzwerk erreichbar ist, dann kann docusnap die Inhalte des PCs (wie etwa installierte Software, Registry, Hardware-Daten) nicht erfassen.

Daher empfiehlt es sich, die vollständige Inventarisierung eines Netzwerkes mehrfach durchzurühren. Dazu können vollständige Netzwerkscans zeitlich geplant werden, so daß sie etwa zu dem Zeitpunkt das Netzwerk durchsuchen, in denen möglichst  viele Anwender vor Ihrem Computer sitzen oder zumindest die Geräte eingeschaltet sind.

Automatisierte Erstellung der IT-Dokumentation

Voraussetzung zur Erstellung einer Dokumentation ist mindestens eine erfolgreiche Durchführung einer Inventarisierung mit Hilfe des Discovery Service beim Kunden. Wie oben beschrieben empfehlen wir, die Inventarisierung mehrfach durchzuführen, um möglichst viele Computer mindestens einmal eingeschaltet „zu erwischen“.

Dauer: Das Erstellen der eigentlichen IT-Dokumentation dauert je nach Netzgröße zwischen wenigen Minuten und einer Stunde. Die Netzwerk-Dokumentation wird dabei in den folgenden Datei-Formaten erstellt:

  • HTML (Zur Betrachtung wird Microsoft Silverlight benötigt)
  • Word-Dateien (*.docx)
  • Excel-Dateien (*.xlsx)
  • PDF
  • Visio (Netzwerk-Pläne)

Struktur der Doku:

Die fertige IT-Dokumentation erstreckt sich über mehrere (um nicht zu sagen sehr viele) Dateien. Die Verzeichnis-Struktur der erstellten Dokumentation ist wie folgt:

Dokubestandteil: Overview

Im Verzeichnis „Overview“ finden Sie die folgenden Dokumente jeweils als HTML und Excel-Datei (*.xlsx):

  • Management-Übersicht
  • Liste aller Computer
  • Liste aller Gruppen (der AD)
  • Liste aller Benutzer . Diese beinhaltet auch, wer in welcher Gruppe Mitglied ist.
  • Liste aller gefundenen Software-Produkte sowie deren Häufigkeit (Anzahl Installationen)
Management-Übersicht der erstellten IT-Dokumentation

Management-Übersicht der erstellten IT-Dokumentation

 

 

Doku-Bestandteil: Datasheets

Datasheets – hier finden Sie nach Server und Workstations getrennt die Datenblätter der einzelnen Server und PCs, die während des Netzwerk-Scans gefunden wurden. Pro Gerät sind das ca 30 – 40 DINA4 Seiten. Hier werden alle Details des betroffenen Knoten dokumentiert. Dies betrifft neben der Hardware vor allem die installierte Software sowie die aktiven Dienste (Services) des Hosts.

 

Doku-Bestandteil: Maps

Maps: Hier finden Sie die Übersicht sowie Pläne über:

  • Einzelne Services , z.B. Exchange
  • Teilbereiche des Active Directory
  • Die Netzwerk-Topologie

Die Pläne sind entweder als Visio oder als HTML Dokument vorhanden.

Archiv der Dokumentation:

Bei der Neuerstellung einer Dokumentation wird eine vorher erstellte Netzwerk-Dokumentation in das Unterverzeichnis „Archive“ verschoben und der Dateinamen um das Datum ergänzt. So gehen vorherige Dokumentations-Versionen nicht verloren.

Interpretation der Daten aus der IT-Doku

So hilfreich eine und gründliche IT-Dokumentation auch sein mag: Sie allein ersetzt nicht, die ausführliche Analyse der erhobenen Daten. Bitte kalkulieren Sie bei Ihren Aufwendungen für die Betreuung des Kunden ausreichend Zeit für die Analyse der gefunden Daten ein.

Übergabe der Dokumentation an den Kunden / Nutzer

Aufgrund der Menge von Daten bzw. Dateien die im Laufe einer Analyse erhoben werden, sollten Sie aus dem Verzeichnis mit der fertigen Dokumentation ein Zip-File erstellen.

Bitte beachten Sie dass Sie das Zip-File dem aufgrund seiner Größe (min 100 MB) in der Regel nicht per E-Mail zu Verfügung stellen können. Nutzen Sie statt dessen einen anderen Weg der Übermittlung, etwa:

Wie geht’s weiter?

Matthias Böhmichen - Geschäftsführer der Biteno GmbH

Matthias Böhmichen – Geschäftsführer der Biteno GmbH

Mit der halb-automatischen IT-Dokumentation von docusnap können Sie nicht nur einmalig sondern auch dauerhaft ihre Netzwerk-Infrastruktur dokumentieren. Ob das nun einmal im halben Jahr oder montatlich durchgeführt wird, hängt im wesentlichen von den Anforderungen bzw. Wünschen des Kunden ab.

Als IT-Dienstleister empfehlen wir Kunden ihr Netzwerk wenigstens einmal pro Jahr mit docusnap scannen zu lassen und daraus eine statische IT-Dokumentation zu erstellen. Gmeinsam mit der laufenden Dokumentation aus Tickets und Service-Anforderungen haben Sie so einen sehr guten und aktuellen Überblick auf ihr IT-Infrastruktur.

Übrigens: Selbst in Netzwerken ohne Active Directory lassen sich mit docusnap in kurzer Zeit ausführliche und tiefergehende IT-Dokumentationen erstellen.

Haben Sie Fragen zur IT-Dokumentation mit docusnap? Unsere Vertriebs-Mitarbeiter beraten Sie gerne im Vorfeld und erstellen Ihnen ein passendes Angebot für Ihr Unternehmen.

Links zum Hersteller:

https://www.docusnap.com/media/doc/howto/DocusnapX_InstallingandCustomizingDocusnapWeb.pdf

Benutzerhandbuch & Konfigurationshandbuch:

https://www.docusnap.com/training-support/handbuch/

Howtos:

https://www.docusnap.com/training-support/how-to