Was heißt archivieren?

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In der Büroorganisation stellt die Archivierung seit Jahrzehnten ein wichtiges Thema dar. Schließlich gibt es für wichtige Dokumente und Belege gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Dies bedeutete für viele Unternehmen, hunderttausende von Blättern in Papierform zu lagern. Ein enormer Platzbedarf war und ist die Folge, sofern das Unternehmen an der althergebrachten Archivierung der Geschäftsdokumente festhält. In den letzten Jahren wurde mit der Einführung der digitalen Archivierung zumindest das Platzproblem optimal gelöst. Doch was gilt es in der digitalen Welt beim Archivieren zu beachten?

Digitalisierung von Geschäftsdokumenten – die gesetzlichen Vorgaben erfüllen

Wer die aufzubewahrenden Unterlagen digital archivieren möchte, muss zunächst für Revisionssicherheit sorgen. Um die gesetzlichen Bestimmungen erfüllen zu können, müssen die Inhalte der Dokumente unverändert und fälschungssicher gespeichert werden. Selbstverständlich muss sichergestellt sein, dass keine Daten verloren gehen können und die Inhalte jederzeit auffindbar bleiben. Wenn auf das digitale Archiv zugegriffen wird, muss über jede Handlung ein Protokoll erstellt werden, um die Zugriffe nachvollziehbar zu machen. Natürlich muss das archivierte Material sicher aufbewahrt werden, so dass während der Aufbewahrungszeit keine Daten verloren oder zerstört werden können. Das genutzte Archivierungssystem muss für die Datensicherheit und den Datenschutz entsprechend ausgelegt sein.

Wie wird aus Geschäftsdokumenten in Papierform ein digitales Archiv?

Archivieren im PapierformatWer das Aktenarchiv auf ein digitales Aufbewahrungssystem umstellen will, hat zunächst eine Menge Arbeit vor sich. Denn jedes einzelne Blatt Papier muss zunächst einmal digital erfasst werden. Dies bedeutet, dass jedes Dokument mit einem Scanner eingelesen und digitalisiert werden muss. Dabei sollte natürlich genau auf die verbleibende Aufbewahrungszeit geachtet werden. Genau wie vorher die Aktenordner müssen die digitalen Datenträger nun sicher aufbewahrt werden, so dass keine Daten zerstört werden oder verloren gehen können. Die Archivierung muss entsprechend protokolliert und organisiert sein, so dass Dokumente zeitnah aufgefunden werden können. Zudem müssen alle Dokumente in der Originalfassung wieder ausgedruckt werden können.

E-Mail-Archivierung – ein neues Metier für Unternehmen

E-Mails sind ebenfalls wichtige Dokumente, die entsprechend der aktuellen Gesetzgebung archiviert werden müssen. War es früher ausreichend, die E-Mails in gedruckter Form aufzubewahren, so muss seit Beginn des Jahres 2017 jede E-Mail auch als digitaler Datensatz archiviert werden. Zwar verfügen die meisten E-Mail-Programme über eine Archivierungsfunktion, doch genutzt wurde diese bisher von Unternehmen eher selten.

Wie werden E-Mails korrekt archiviert?

E-Mails richtig archivierenElektronische Korrespondenzen und Kommunikation muss ebenfalls nach gewissen Anforderungen archiviert werden. Eine Archivierungssoftware für E-Mails ist da sehr hilfreich, sofern einige Aufbewahrungskriterien erfüllt werden. Die E-Mails müssen wie alle Dokumente ordnungsgemäß, vollständig und in Übereinstimmung mit dem Original archiviert werden. Zudem sollte die E-Mail-Archivierung möglichst frühzeitig erfolgen. Natürlich müssen alle E-Mails wieder auffindbar und reproduzierbar aufbewahrt werden. Eine Vernichtung der archivierten E-mails darf erst nach dem Ablauf der Archivierungspflicht erfolgen. Alle Änderungen im E-Mail-Archiv müssen detailliert protokolliert werden. In der Regel beträgt die Aufbewahrungszeit für E-Mails bei 6 bis 10 Jahren.

Vorteile der digitalen Datenarchivierung

Dokumente in Schriftform nehmen in Aktenordnern eine Menge Platz ein. Da in digitaler Form solche Dokumente zu Tausenden auf einem kleinen Datenträger gespeichert werden können, benötigen Unternehmen entsprechend weniger Lagerraum. Da die Sicherheitsanforderungen in Sachen Brandschutz und Co. ähnlich sind, können die digitalen Datenträger entsprechend untergebracht werden. Einzig die Datensicherheit und der Datenschutz müssen eine besondere Aufmerksamkeit erhalten. Für Unternehmen bringt das Archivieren in digitaler Form also nicht nur einiges an Arbeit mit sich, sondern auch gewisse Vorteile in Sachen Platzbedarf und Organisation.

Sichere Aufbewahrungsorte für die digitalen Daten

Da digitale Datenträger geschützt untergebracht werden müssen, stellen einige Dienstleister entsprechende Serviceleistungen bereit. Dazu zählen spezielle Räumlichkeiten ebenso wie Cloud-Lösungen. Die Wahl des Archivierungssystems ist natürlich immer abhängig von den individuell anfallenden Dokumentenzahlen und Inhalten, die das Unternehmen archivieren muss. Wer mit der digitalen Archivarbeit beginnt oder das System umstellen möchte, sollte darauf achten, dass die entsprechenden gesetzlichen Regelungen eingehalten werden können.

Archivierung von geschäftlichen Mails in Unternehmen

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Mit dem Ablauf der Schonfrist der GoDB zum 31.12.2016 besteht für Unternehmen nunmehr die Pflicht, geschäftliche Mails für mehrere Jahre aufzubewahren. Welche E-Mails dies im Detail betrifft und auf welcher rechtlichen Grundlage die Pflicht zur Archivierung beruht, möchten wir Ihnen im Folgenden erläutern.

GoDB – Ablauf der Schonfrist

Als GoDB werden die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff bezeichnet. Sie wurden bereits 2015 eingeführt, bis zum 31.12.2016 galt jedoch die sogenannte Schonfrist für Unternehmen. Somit konnten auch Systeme, beispielsweise Kassensysteme, zunächst weiterhin genutzt werden, auch wenn sie die aktuellen Anforderungen nicht erfüllen. Zum 01.01.2017 sind die GoDB aber endgültig in Kraft getreten und müssen von allen Unternehmen umgesetzt werden.

Die Grundlage der GoDB bilden die Abgabenordnung (AO) sowie das Umsatzsteuer-Gesetz (UStG), Herausgeber ist das Bundesministerium der Finanzen. Mit den GoDB sollen bestehende Regelungen und Vorschriften an technische Standards sowie an die aktuelle Rechtssprechung zur Buchführung angepasst werden.

Auch bestimmte E-Mails fallen unter die Aufbewahrungspflichten. So ist eine E-Mail, die als Handels- oder Geschäftsbrief fungiert und beispielsweise eine Rechnung enthält, aufbewahrungspflichtig. Und zwar in elektronischer Form. Denn die GoDB besagt, dass per Mail eingegangene Rechnungen in ausgedruckter Form nicht ausreichen, sondern in ihrer ursprünglichen Form und unverändert erhalten bleiben müssen.

Archivierungspflicht nach dem Handelsgesetzbuch

Archivierung DokumenteNach dem HGB sind E-Mails dann aufbewahrungspflichtig, wenn es sich um Dokumente im Sinne des Handelsgesetzbuches handelt. Hierunter fallen alle empfangene und versendeten Handelsbriefe und Buchungsbelege. Eine E-Mail muss dann aufbewahrt werden, wenn sie der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäftes dient. Im Detail zählen hierzu: Auftragserteilung, Auftragsbestätigung, Versandanzeigen, Frachtbriefe sowie Lieferpapiere, Rechnungen und Zahlungsbelege, Verträge sowie Reklamationen.

Hierbei ist zu beachten, dass die Pflicht zur Aufbewahrung alle E-Mails in Zusammenhang mit einem Geschäftsabschluss betrifft. Daher müssen auch Mails, die lediglich der Vorbereitung eines Anschlusses dienen, archiviert werden. Dies gilt auch dann, wenn der Abschluss zu einem späteren Zeitpunkt schriftlich fixiert wurde.

Archivierungspflicht nach der Abgabenordnung (AO)

Nach der Abgabenordnung besteht eine Pflicht der Aufbewahrung und Archivierung für alle Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Darunter fallen beispielsweise der Jahresabschluss, Buchungsbelege und Lageberichte. Jegliche hiermit in Zusammenhang stehenden E-Mails müssen samt Anlagen entsprechend archiviert werden-

Welche Anforderungen werden an die Aufbewahrung gestellt?

Unter einer Archivierung versteht man die langfristige Speicherung von Daten auf Datenträgern mit dem Ziel der späteren Dokumentation. Im Unterschied zu einem Backup, dass nur der kurzfristigen Speicherung für eine komplette Wiederherstellung von Daten im Falle einer versehentlichen Löschung, dienen Archivierungsvorgänge dazu, Daten auch nach einem langen Zeitraum noch zur Verfügung zu haben.

Bei der Speicherung von aufbewahrungspflichtigen Mails ist der Unternehmer frei in der Wahl der Speicherung sowie in der Wahl des Speichermediums. Allerdings gibt es einige gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, die bei der Speicherung unbedingt zu berücksichtigen sind. So müssen die Daten auch zum Ende der Aufbewahrungspflicht noch uneingeschränkt lesbar sein.

Zudem müssen die Daten unverändert gespeichert werden und jedes einzelne Dokument muss auch wieder auffindbar sein. Die Datenarchivierung muss dauerhaft, fälschungssicher und geordnet im Zusammenhang mit dem jeweiligen Geschäft erfolgen.

Aufbewahrungspflicht und Archivierung von E-Mails nach Art des Dokumentes

Archivierung AbschlussFür Handels- und Geschäftsbriefe, auch in elektronischer Form als E-Mail, gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Grundlage hierfür sind §257 Abs. 4 HGB sowie §147 Abs. 3 AO. Weitere Unterlagen wie beispielsweise Jahresabschlüsse oder Handelsbücher müssen laut HGB 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Ende des Jahres, in die Unterlagen entstanden sind.

Welche Folgen hat eine Missachtung der Aufbewahrungsfristen

Kommen Unternehmen ihrer Aufbewahrungspflicht für Unterlagen nicht korrekt nach, kann dies weitreichende Folgen haben. Im steuerrechtlichen Sinn führt eine Missachtung der Aufbewahrungspflichten und nicht entsprechend archivierte E-Mails zu einer nicht ordnungsgemäßen Buchführen. In der Folge werden die Besteuerungsgrundlagen vom Finanzamt geschätzt. Werden die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten missachtet, müssen Unternehmen mit hohen Bußgeldzahlungen rechnen. Daher sollten die GoDB vollständig umgesetzt und die dafür notwendigen technischen Voraussetzungen zeitnah geschaffen werden.

Das Ende der Schonfrist und das vollständige Inkrafttreten der GoDB zum 1.1.2017 haben dazu geführt, dass die Aufbewahrung ausgedruckter, originär elektronischer Unterlagen nicht länger ausreicht. Vielmehr müssen Geschäfts- und Handelsbriefe, die in elektronischer Form versendet und empfangen wurden, auch als solche aufbewahrt werden. Hierfür werden professionelle Archivierungsysteme für E-Mails benötigt, die allen Anforderungen gerecht werden.

Was bedeutet archivieren?

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Die Archivierung von elektronischen Daten ist in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten immer wichtiger geworden. Dies betrifft nicht nur die E-Mail Archivierung, sondern auch das Archivieren von elektronischen Dokumenten, WhatsApp Kommunikationen oder elektronische Rechnungen. Doch was genau bedeutet Archivieren in diesem Zusammenhang eigentlich?

Definition Archivierung

Archivierung BedeutungUnter Archivieren wird grundsätzlich die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung, Benutzung und Erhaltung von Archivgut, also beispielsweise elektronischen Nachrichten, verstanden. Die gesetzlichen Grundlagen in Bezug auf das Archivieren elektronischer Daten sind zum einen die Gesetze zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen und zum anderen die Grundsätze einer ordnungsmäßigen Buchführung (GoB), die vor allen Dingen für Unternehmen und Selbstständige relevant sind.

Welche Anforderungen werden an die Datensicherung von E-Mails gestellt?

Wichtig beim Archivieren von E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten ist, die betreffenden Dokumente gegen den unberechtigten Zugriff Dritter oder gegen Verlust zu schützen. Auch das nachträgliche Verändern der E-Mails und Dokumente darf nicht möglich sein. Wichtig ist außerdem, dass alle aufzeichnungspflichtigen Dokumente im Original und im ursprünglichen Format aufbewahrt werden.

Welchen weiteren Anforderungen müssen archivierte E-Mails genügen?

Handelt es sich bei den archivierten E-Mails um Unterlagen, die im Rahmen einer Geschäftstätigkeit aufzubewahren sind, dann müssen Sie natürlich auch die allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einhalten. Diese sind neben der Ordnungsmäßigkeit, die Vollständigkeit, die Nachvollziehbarkeit, die Belegbarkeit, die Richtigkeit, die Rechtzeitigkeit, sowie die richtige zeitliche Reihenfolge der Aufzeichnung.

Was muss in Sachen Datenschutz beim Archivieren von E-Mails und anderen Dokumenten beachtet werden?

Archivierung MailAufgrund von datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist es nicht möglich, den gesamten Nachrichtenverkehr eines Unternehmens extern abzuspeichern. Private E-Mails von Mitarbeitern dürfen in keinem Fall gespeichert werden, da sonst gegen die allgemeinen Persönlichkeitsrechte der Angestellten verstoßen wird. Nur wenn die Mitarbeiter einer Datenspeicherung ausdrücklich zustimmen, kann dies das Unternehmen durchführen. Auch ein generelles Verbot von Seiten der Arbeitgeber private E-Mails während der Arbeitszeit vom geschäftlichen E-Mail Konto aus zu versenden, kommt in Betracht.

Zudem müssen Sie die gespeicherten Dokumente und E-Mails so schützen, dass keine unberechtigten Dritten auf sie zugreifen können.

Wie kann die Manipulationssicherheit bei der Speicherung von E-Mails sichergestellt werden?

Bewährt haben sich in dieser Hinsicht kryptografische Prozesse, welche die gespeicherten Dokumente vor Manipulationen schützen sollen. Alternativ kommt das Schreiben auf einen löschgeschützten Datenträger in Betracht. Zudem wird empfohlen, akkreditierte Zeitstempeldienste zu nutzen, um den Manipulationen von E-Mails und anderen Dokumenten vorzubeugen.

Server- und clientgesteuerte Archivierungsmethoden

Server für das ArchivierenBeim serverseitigen Archivieren wird eine eingehende E-Mail gleich nach ihrem Eingang auf dem Server in ein Archivsystem weitergeleitet. Das gleiche Verfahren wird bei ausgehenden Nachrichten angewendet. So kann man eine manipulationsfreie Übertragung ins Archiv sicherstellen. Natürlich müssen bei dieser Methode technische Maßnahmen ergriffen werden, durch die das Archiv selbst vor Manipulationen geschützt wird. Ein Nachteil dieser Methode ist der hohe Bedarf an Speicherplatz.

Bei dem clientseitigen Archivieren hat der Anwender die Kontrolle darüber, welche E-Mails auf Dauer gespeichert werden sollen und welche nicht. Bei dieser Methode wird dem Anwender an Eigenverantwortung und Flexibilität zugesprochen, doch es besteht auch die Gefahr, dass wichtige Elemente nicht ins Archiv übertragen werden.

Welche Optionen im Hinblick auf das Archivieren von E-Mails gibt es?

In Betracht kommen ASP-Lösungen, Client- oder Server-seitige Lösungen, Appliances, also separate Speicherlösungen oder Dokumentenmanagement-Lösungen und CRM-Systeme.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für das Archivieren von E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten?

Die Frage nach den Aufbewahrungsfristen von E-Mails ist abhängig von ihrem Inhalt und ihrem Zweck. E-Mails, die steuerrelevante Informationen enthalten und entweder Teile oder ganze Handelsbücher zum Inhalt haben oder beispielsweise Buchungsbelege enthalten, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde.

Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für den Fall, dass es sich bei den E-Mails um Handels- oder Geschäftsbriefe handelt oder um Kopien dieser Geschäftsbriefe.

Die Technologie hinter Bitcoins: Wie Blockchain das Internet für immer verändern könnte

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Blockchain Datenbank

Mit der Blockchain steht uns eine absolute Revolution im Bereich des World Wide Web ins Haus. Nachfolgend gibt es einen kleinen Überblick über das Geheimnis der Bitcoins sowie die möglichen Veränderungen unseres Lebens aufgrund dieser Entwicklungen.

Zwar hat der Begriff „Peer-to-Peer“ aufgrund von immer wiederkehrenden Problemen mit Themen wie Raubkopie, Abmahnung oder Piraterie zurzeit einen eher negativen Beigeschmack. Dennoch kann Bitcoin in diesem Zusammenhang den Stein wieder ordentlich ins Rollen bringen. Genauer gesagt geht es dabei um die Datenbank hinter den Bitcoins, die sogenannte Blockchain.

Dadurch könnte es zukünftig möglich sein frei von verbindlichen Verträgen, Ärger mit diversen Telekommunikationsanbietern sowie Kündigungsfristen zu agieren. Als Nutzer müsste dann schon bald nur noch die Zeit zwischen zweier Hotspots zahlen.

Das hat es mit Blockchain auf sich

Bitcoin BlockchainAuf den ersten Blick können die meisten Leute mit diesem Begriff vermutlich nicht sonderlich viel anfangen. Dabei verbirgt sich dahinter nicht viel mehr als das Grundgerüst der Kryptowährung Bitcoin. Es kann auch als eine Art „Erinnerung“ gesehen werden, die sämtliche Transaktionen zwischenspeichert, damit diese nicht in Vergessenheit geraten.

Der Vorteil solcher zusammenhängender Blöcke liegt dabei auf der Hand. Durch diese Log-Datei benötigen die Bitcoins keine Bank oder ein anderes Institut, sondern ermöglicht eben direkt die Transaktionen von A nach B. Dadurch sind schnelle und günstigere Überweisungen im Vergleich zu einer realen Währung möglich.

Eine Verteilung der Datenbank ist hierbei gegeben. Zwar ist es nichts Neues, das eine Erlaubnis zur Verteilung über mehrere Nodes vorhanden sein muss, damit alles einwandfrei funktioniert. Jetzt kommt aber der große Vorteil: Der Besitz einer Node ist nicht exklusiv und somit von Jedermann möglich. Auch muss zusätzlich kein Vertrauen unter den Nodes gegeben sein, damit konsistente Daten erhalten bleiben. Dieses sonst übliche Vertrauen wird seitens der Log-Datei durch ein „Proof-of-Work“ ersetzt, was hohe Kapazität und Ressourcen erfordert. Möglichen Manipulationen will man auf diese Art und Weise den Riegel vorschieben.

Revolution am Peer-to-Peer Sektor

Wahrscheinlich erinnert sich der ein oder andere noch an die Zeiten wo Wikileaks präsent war, als durch ein Einfrieren sämtlicher PayPal-Konten der Zufluss weiterer Gelder in Form von Spenden unmöglich gemacht wurde. Nachdem es in diesem Fall einen direkten Übergang der Kryptowährung vom Spender zum Empfänger geben würde, entfällt das Druckmittel, welches durch die Abwicklung über dritte Anbieter wie PayPal vorhanden gewesen ist.

Mit Bitcoins soll das Ende der Fahnenstange in diesem Bereich aber noch lange nicht erreicht sein. Es könnte ein vollkommen neues Zeitalter der Technologie hervorrufen.

Begrenzte Möglichkeiten vorhanden

Auch wenn viele Experten hier erst den Beginn eines viel Größeren sehen, gilt es die Euphorie in gewisser Weise etwas zu bremsen. Denn im Falle einer Änderung der Skalierung, geht eine Veränderung der Grundprinzipien des Bitcoins-Protokolls einher. Zudem mangelt es an einer Autorität, wodurch die notwendige Performance gar nicht gegeben wäre.

Letztendlich gibt es die Blokchain nur aus dem einzigen Grund, um eben dadurch die Kryptowährung Bitcoins ins Leben rufen zu können. Eine komplexe High-Tech-Lösung dahinter sucht man vergebens.

Blockchain dient als Bitcoins Grundstein

Kryptowährung Blockchain BitcoinWas eigentlich als großer Vorteil galt, wird bei genauerer Betrachtung zum ernsthaften Problem. Nämlich genau dann, wenn diese nicht wie ursprünglich vorgesehenen für buchhalterische Zwecke verwendet werden würde. Damit die Welt der Bitcoins am Leben gehalten wird, generieren deren Nutzer eben solche Blöcke, die für eine Interaktion zwischen den einzelnen Parteien notwendig sind. Womit wir auch schon wieder beim damit auftretenden Problem angekommen wären.

Damit eben diese Blockchain am Laufen gehalten werden kann, ist die Erschaffung von Blöcken Grundvoraussetzung. Würden diese Blöcke nämlich nicht mehr existieren, so würde das System letztendlich in sich zusammenbrechen. Dies wiederum ist der Grund dafür, warum sich die Entwickler eben die Kritik gefallen lassen müssen, dass die Bitcoin-Welt nach und nach zu einem oligarchischen System verkommt. Denn immer weniger Nutzer werden eine immer größere Menge an Bitcoins besitzen, während es für den Rest immer schwieriger werden dürfte solche zu bekommen. Zu früheren Zeitpunkten war die Generierung neuer Bitcoins deutlich einfacher, wodurch jene, die schon sehr früh Teil des Systems geworden sind, einen großen Vorteil besitzen. Neue Anwender müssen sich dagegen nun an die Hoffnung klammern, dass von diesen „Oligarchen“ kein Missbrauch des Systems vollzogen wird. Somit steht eben genau diese Entwicklung im Widerspruch zum eigentlichen Vorteil der Blockchain, nämlich dass man keiner Autorität Vertrauen entgegenbringen muss.

Kommen durch die Blockchain neue Innovationen voran?

Grundlegend lässt sich diese Frage wohl eher mit einem Nein beantworten, wobei in gewissen Anwendungsfällen durchaus diese Möglichkeit besteht. Im Moment ist die Blockchain nicht mehr als eine Plattform für Innovation, wobei erst in den kommenden Jahren und evtl. Jahrzehnten genau hervorgehen wird, welche Entwicklungen und Fortschritte diese mit sich bringt.

Selbiges Szenario gab es in der Branche bereits in den 1990er Jahren, wo TCP/IP seinen Ursprung hatte. Auch damals konnte niemand vorhersehen, in welche Richtung sich das World Wide Web entwickeln würde. Somit erscheinen diese neumodischen Verträge erst der Beginn einer neuen Ära zu sein.

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Netzwerk-Inventarisierung und die halb-automatische Erstellung einer IT-Dokumentation sind mit docusnap kein Hexenwerk – wenn man weiß wie es geht. Wir erläutern hier im Tutorial wie Sie mit docusnap erst eine Erfassung der Computer, Server und sonstigen Netzwerk-Komponenten durchführen und anschließend eine vollständige IT-Dokumentation aller Hardware und Software sowie ihres Active Directories erstellen. Zentrale Docusnap Installation […]