Der englische Begriff „carve-out“ bedeutet soviel wie Herausschneiden, was sich in der IT auf das Ausgliedern eines Teils einer Firma und den dazu notwendigen Arbeiten an den IT-Systemen bezieht. Da die auszugliedernde Abteilung in alle Systeme des Unternehmens eingebunden sein konnte, ist ein Carve-out oft anspruchsvoll, gerade weil er oft unter Zeitdruck ausgeführt werden muss. Nach einem Carve-out müssen alle IT-Bedürfnisse der ausgegliederten Abteilung völlig unabhängig von den Systemen des Mutterunternehmens sein.

Mögliche Gründe für einen Carve-out

Verkauf: Ihr Unternehmen will sich vielleicht auf sein Kerngeschäft konzentrieren oder braucht zusätzliche Liquidität. Eine Möglichkeit ist es dann, nicht zum Kerngeschäft gehörende Bereiche abzustoßen. Die ausgegliederte Abteilung wird als unabhängiges Unternehmen weitergeführt oder in die Firma des Käufers eingegliedert. Die kaufmännische Seite ist unter dem Begriff M&A bekannt, aber dieser Aspekt behandelt die technisch notwendigen Schritte noch nicht. Die Business-Seite erzeugt allerdings oft hohen Zeitdruck auf ein Carve-out, denn Börsengänge oder auch nur die Information der Öffentlichkeit können oder dürfen nicht beliebig aufgeschoben werden.

Umstellung auf Managed Services: Damit ist die Auslagerung von IT-Dienstleistungen gemeint. Der Carve-out bezieht sich also nur auf die Isolierung und Übergabe der IT-Aufgaben an einen externen Anbieter. Die kaufmännische Struktur bleibt dieselbe, die Herauslösung der IT einer Abteilung läuft auf ein Carve-out hinaus.

Eigene IT-Systeme von Abteilungen für lokale Märkte: International tätige Großunternehmen machen immer mehr die Erfahrung, dass eine für alle Märkte zentralisierte IT nicht allen Anforderungen optimal entsprechen kann. An verschiedenen Standorten muss das Unternehmen unterschiedliche regulatorische Anforderungen erfüllen und nahe am Kunden zu sein bedeutet auch, sich auf die örtlichen Eigenheiten einzustellen. Die IT ist heute so stark in alle Geschäftsprozesse integriert, dass solche Unterschiede auch sie betreffen. Ein Carve-out ändert auch in diesem Fall die geschäftlich-operative Seite nicht, sondern betrifft nur die Herauslösung der IT selbst.

Herausforderungen bei einem Carve-out

Durchführung bei laufendem Betrieb: Die IT-Services sind für die tägliche Geschäftstätigkeit unbedingt erforderlich. Nach entsprechender Vorbereitung muss die neue IT Zugriff auf alle Daten haben und alle Funktionen nahtlos übernehmen können. Ein solcher Prozess ist für jedes IT-System individuell und deshalb gibt es dafür keine Patentlösungen.

Dokumentation: Die Verwobenheit der Teilorganisation mit der gesamten Firma ist oft nicht vollständig dokumentiert. Es ist deshalb oft erforderlich, die Ausgangslage des bestehenden IT-Systems zu analysieren. Schon dieser Schritt kann sehr anspruchsvoll sein. In vielen Fällen hat es sich herausgestellt, dass diese Analyse wesentlich mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant.

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Ideen für einen erfolgreichen Carve-out

Externe Berater: Auch fähiges Personal in Ihrer Firma wird kaum Gelegenheit gehabt haben, Erfahrungen mit Carve-outs zu sammeln. Deshalb ist das Hinzuzuziehen von erfahrenen Spezialisten naheliegend. Für anspruchsvollere Carve-outs dürfte es erforderlich sein.

Business-IT-Alignment: Die IT-Fachleute sollten den Carve-out in enger Abstimmung mit den operativ tätigen Firmenmitgliedern vornehmen. Diese gehen mit der vorhandenen IT um und müssen auch mit der neuen Version zurechtkommen. Die frühzeitige Einbindung aller Stakeholder vermindert die Reibungsverluste.

Chance für Optimierung: Sie können einen Carve-out als Gelegenheit für eine Verbesserung Ihrer IT nutzen. Nach einem Carve-out ist fast notwendigerweise neuere Technologie verfügbar als vorher, was sich aus der ständig fortschreitenden technischen Entwicklung ergibt. Die auszugliedernde Teilorganisation kann möglicherweise mit einem einfacher aufgebauten IT-System gleich gut oder sogar besser funktionieren. Prozesse lassen sich in einer kleineren Organisation oft effizienter gestalten. Einen Carve-out können Sie also auch als ein Abwerfen von Ballast sehen.

Zeitliche Flexibilität: Der Aufwand für einen Carve-out sollte nicht unterschätzt werden. Dazu kommt noch, dass Deadlines aus geschäftlichen oder sogar rechtlichen Gründen nur mit hohen Kosten überschritten werden können. Deshalb empfiehlt es sich, die Projektleiter eines Carve-outs von anderen Tätigkeiten frühzeitig freizustellen. Eine Reserve im personellen Bereich ist fast immer billiger als die Folgen einer Terminüberschreitung zu bewältigen.

Technische Aspekte eines Carve-outs

Daten: Sie sind der Teil der IT, der vor und nach dem Carve-out gleichbleiben muss. Sie müssen also die Daten identifizieren, die ins neue System migriert werden müssen. Bei dieser Auswahl ist Sorgfalt wichtig, denn rechtliche Rahmenbedingungen wie der Datenschutz müssen unbedingt eingehalten werden, da sonst hohe Strafzahlungen drohen.

Transformationsplattformen: Diese sind verfügbar, um die technischen Details zu vereinfachen. Das gilt insbesondere für die Datenmigration. In den neuen Systemen werden oft andere Datenformate und Zeichenkodierungen verwendet. Die Daten müssen also vom alten Format ins neue umgewandelt werden. Dafür ist eine technische Unterstützung in den meisten Fällen notwendig. Ihre externen Spezialisten können Sie dabei beraten, welche solche Plattform für Ihren Carve-out die beste Unterstützung bietet. Weitere Funktionen solcher Plattformen umfassen eine Unterstützung bei der Planung und der Aufwandsschätzung des Carve-outs sowie der Erfüllung von gesetzlichen Bestimmungen an die Umstellung von buchhalterisch relevanten Daten.

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