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Im Büro und besonders auch im Homeoffice ist es leicht, mit Informationen regelrecht überschwemmt zu werden. Für effizientes Arbeiten müssen die notwendigen Daten zur Verfügung gestellt werden, aber ohne die Ablenkung mit überflüssigem Material. Wrike ist ein Werkzeug, mit dem effektive Abläufe im Team organisiert werden können.

Anforderungen an Projektarbeit heute

Auch wenn Ihre Mitarbeiter auswärts tätig sind, müssen alle mit den für ihren Projektbeitrag erforderlichen Informationen versorgt werden. Oft wird dieses Problem mit dem Versenden von E-Mails gelöst. Eine Verteilerliste für E-Mail ist aber nur eine grobe Steuerung des Informationsflusses. Viele Empfänger erhalten für sie unnötige und ablenkende Informationen. Welche Version eines Berichts die aktuelle ist bleibt oft unklar.

Arbeiten in verteilten Teams

Ob auf Geschäftsreise oder im Homeoffice, jeder Projektteilnehmer muss seinen Beitrag leisten können. Die technischen Verbindungsmittel dafür existieren, über die Schiene des Breitbandinternets können alle notwendigen Daten praktisch verzögerungsfrei übermittelt werden. Cloud Computing nutzt genau diese Übertragungen, um mit zentralen Servern Speicherplatz und Rechenleistung zur Verfügung zu stellen. Diese Dienste sind für alle Teammitglieder jederzeit abrufbar.

Es bleibt aber die Frage, wie diese Abläufe für Ihr Team organisiert werden. Alle Daten ständig an alle zu übertragen würde eine Überladung und Ablenkung bedeuten, die effektives Arbeiten nicht unterstützt und sogar behindern kann.

Der Begriff New Work

New Work bezeichnet die Idee und Umsetzung flexibler Arbeitsmodelle. Die heute zur Verfügung stehende Informationstechnologie ermöglicht einen neuen Arbeitsstil mit wesentlich mehr Wahlmöglichkeiten für jeden Ihrer Mitarbeiter, was den Arbeitsort und die Arbeitszeit betrifft. Wird dieses Modell erfolgreich umgesetzt, sind die positiven Folgen mehr Effizienz statt Leerlauf und damit auch höhere Motivation, die auch durch größere Erfolgserlebnisse gestützt wird. Damit New Work funktioniert, muss aber das Informationsmanagement richtig organisiert werden.

Wrike als Werkzeug

Die Entwickler von Wrike verfolgen das Ziel, mit diesem Tool Arbeitsgruppen effektiver und produktiver zu machen. Wrike bewerkstelligt das durch die Verwaltung, Steuerung und auch Automatisierung des Informationsflusses im Team.

Wrike wird für Projektmanagement von vielen angesehenen und erfolgreichen Firmen verwendet. Die Qualität von Wrike hat Citrix davon überzeugt, das Unternehmen Wrike zu übernehmen.

Wrike stellt einen Workspace bereit, der auf die besonderen Bedürfnisse eines Teams angepasst werden kann. Alle Teammitglieder können so auf einen gemeinsamen Terminkalender und individuell gestaltete Dashboards zugreifen.

Wrike dient auch als Ort der Speicherung der jeweils aktuellen Version von Berichten und Dokumenten, die dort für Teammitglieder abrufbar sind.

Wrike ist so entwickelt, dass der Informationsfluss steuerbar ist. Jede Information erreicht nur diejenigen Projektteilnehmer, die sie auch für ihre Arbeit brauchen.

Business Intelligence mit Wrike Analyze

Wrike Analyze kann erweiterte Analysen erstellen, die im System selbst generiert werden. Da kein Exportieren der Daten in andere Programme erforderlich ist, können auch keine Probleme mit Kompatibilität der Datenformate entstehen. Wrike lässt so oft lästige Hindernisse erst gar nicht entstehen.

Mit dieser Funktionalität werden die Projektfortschritte für die Teammitglieder dargestellt und aufbereitet. Dashboards zeigen die Arbeitsschritte und auch Problemfelder. Das System macht es damit leicht, auf noch zu wenig entwickelte Projektteile zu reagieren, bevor Lücken zu einem Problem werden.

Visualisierung spielt in Wrike eine wesentliche Rolle, weil die Entwickler den Wert von Grafiken für eine schnelle und unmittelbare Übermittlung von Informationen erkannt haben. Neben Teammitgliedern profitieren besonders das Management und Investoren von dieser Art der Darstellung.

Integration von Apps bei Wrike

Für verschiedene Aufgaben bieten sich verschiedene Apps an. Mit dieser Vielfalt ergeben sich aber natürliche Probleme der Integration. Mit Wrike Integrate lässt sich dieses Problem elegant lösen.

Vorlagen als Tools bei Wrike

Diese bereits bestehenden Vorlagen sind für bestimmte Arten von Projekten erstellt worden. Für jedes Projekt ist das Ziel, mit einer Vorlage das Management und die Zusammenarbeit eines Teams im jeweiligen Geschäftsbereich zu unterstützen.

Wenn Sie spezielle Vorlagen benötigen und eine für Sie passende Vorlage noch nicht verfügbar ist, brauchen Sie nur eine Nachricht an Wrike zu senden. Innerhalb von 24 Stunden meldet sich ein Experte für Projektmanagement bei Ihnen, um die weiteren Schritte für eine Ihnen passende Vorlage einzuleiten.

Zu den verfügbaren Vorlagen gehören Organisationsformen für das Projektmanagement. Das  Projekt wird in einzeln umsetzbare Elemente aufgeteilt, die eine Deadline erhalten. Eine solche Vorlage stellt auch den Fortschritt am Projekt dar, der so ständig evident gehalten wird.

Vorlagen existieren auch für die Einführung von neuen Produkten. Etwas anders gelagert sind Arten von Projekten, die keinen definierten Abschluss besitzen und aus einer potentiell unbegrenzten Reihe von Elementen bestehen. Zu solchen Vorlagen gehören Abläufe für die Bearbeitung von Anfragen oder für ein Ticket-System, das den Informationsfluss für einen Kundendienst steuern kann.

Der Begriff „Hybrid Cloud“ bezieht sich auf die Kombination mindestens zweier Teile. Im Cloud Computing handelt es sich dabei um eine Public und eine Private Cloud. Diese Teile werden zu einer Hybrid Cloud verbunden.

Was ist Cloud Computing?

Der Begriff bedeutet die Bereitstellung von IT-Ressourcen, die über das Internet oder seine Protokolle nutzbar sind. Zu diesen Ressourcen gehören Hardware und APIs bis zu Anwenderprogrammen, die online verfügbar sind. Wer diese Ressourcen besitzt und wo sie sich befinden, verschwimmt in der Unterscheidung immer mehr.

Was ist eine Public Cloud?

In einer Public Cloud werden Ressourcen öffentlich verfügbar gemacht. Ein einfaches Beispiel sind Angebote wie Gmail oder andere Anbieter von E-Mail Adressen und deren Hosting. Ob dafür eine Bezahlung verlangt wird, spielt für die Einstufung als Cloud Computing keine Rolle. Es sollte Ihnen aber klar sein, dass Sie im Fall von Gratisangeboten mit Ihren Daten bezahlen.

Der Vorteil von Public Clouds ist der, dass Ressourcen nur dann bezahlt werden müssen, wenn sie tatsächlich gebraucht werden. Dann aber sind diese Ressourcen in praktisch unbegrenztem Umfang verfügbar. Dazu kommt die Möglichkeit für Experimente, die in der Cloud möglich sind. Die Anschaffung und Inbetriebnahme eigener Geräte ist dafür nicht erforderlich.

Was ist ein Private Cloud?

Dabei handelt es sich um eine Cloud, die nur für Sie als einzigem Kunden zugänglich ist. Die Hardware kann bei Ihnen stehen oder auch in einem externen Rechenzentrum. Der wesentliche Punkt ist, dass nur Sie Zugriff auf das System haben.

Der Vorteil dieser Version einer Cloud ist die maximale Sicherheit. Nachdem der Zugang am stärksten eingeschränkt ist, lassen sich Anforderungen wie Vertraulichkeit und Konformität mit gesetzlichen Vorgaben am besten umsetzen. Außerdem können Sie ein solches System genau nach Ihren Vorstellungen konfigurieren.

Die Nachteile sind im Wesentlichen identisch mit denen eines Verzichts auf Cloud Computing. Als Unterschied zum völligen Verzicht bleibt bestehen, dass Sie eine Private Cloud von einem externen Anbieter erwerben und so gewisse Leistungen auslagern können.

Die Zuverlässigkeit ist aber weniger hoch, weil Ihre Daten nur auf den Rechnern Ihrer privaten Cloud liegen. Eine private Cloud ist auch nicht im selben Ausmaß skalierbar wie eine Public Cloud. Das betrifft sowohl die Auslastung der privaten Cloud als auch die Möglichkeit zu einer Erweiterung bei Belastungsspitzen.

Wie verbinden sich Private und Public zu einer Hybrid Cloud?

Wie die Bezeichnung nahelegt, werden in einer Hybrid Cloud eine private und eine öffentliche Lösung zusammen genutzt. Der springende Punkt ist, dass diese beiden Teile durch eine eigene Software verbunden sind und so miteinander kommunizieren können. Es ist klar, dass sich dabei ganz von selbst Probleme mit der Kompatibilität ergeben. Deren Bewältigung gehört zu den Hauptproblemen mit Hybrid Clouds.

Wie sehen die technische Umsetzung und Benutzung aus?

Im privaten Teil, also in der privaten Cloud werden die vertraulichen Daten gespeichert. Die restlichen Daten können in der Public Cloud gehalten und verarbeitet werden. Dort sind auch die Ressourcen verfügbar, auf die im Fall erhöhten Bedarfs zurückgegriffen werden kann.

Im Gegensatz zu einer Hybrid Cloud werden in einer Multi-Cloud-Lösung mehrere Public Clouds unabhängig nebeneinander genutzt. Die Hybrid Cloud erfordert einiges mehr an Organisation und Aufwand, weil beispielsweise jeder Mitarbeiter zu genau den Daten Zugang erhalten muss, die er für seine Arbeit braucht. Dazu sind entsprechende Autorisierungslösungen notwendig.

Wie setze ich eine Hybrid Cloud um?

Eine solche Lösung wird gerade deshalb gewählt, weil sie sich individuell auf die Anforderungen des Kunden anpassen lässt. Eine Möglichkeit ist deshalb eine Maßanfertigung durch entsprechende Entwickler.

Es gibt aber auch Anbieter für Komplettlösungen für Hybrid Clouds. Dazu gehören AWS Outposts, Microsoft mit Azure Stack und Google Anthos.

Anwendungen

Eine typische Situation ist die Verarbeitung von Daten mit unterschiedlichen Sicherheitsstandards. Für diese Notwendigkeit ist die unterschiedliche Gesetzeslage in den USA und in Europa ein Beispiel. Vielleicht bietet ein amerikanischer Anbieter wie Google eine Public Cloud, die Sie gerne verwenden möchten. Diese unterliegt aber den Gesetzen der USA und insbesondere dem Patriot Act, der den Betreiber zur Herausgabe Ihrer Daten an US-Behörden verpflichtet. Eine mögliche Lösung ist die Verwendung einer Hybrid Cloud mit dem privaten Bereich in Europa.

Eine andere Situation ist ein Projekt zur Verlagerung von IT-Leistungen in eine Public Cloud. Oft müssen einzelne Anwendungen aus den verschiedensten Gründen von diesem Prozess ausgeschlossen werden. Für diese kann der private Teil einer Hybrid Cloud eine Lösung sein.

Eine weitere Anwendung ist eine Datenverarbeitung mit saisonaler und vorhersehbarer Spitze. Auch wenn die Daten nicht vertraulich sind, kann es Sinn machen, die reguläre Verarbeitung im Haus zu halten und nur die Spitzen mit einer Public Cloud abzudecken. Eine tragfähige Verbindung zwischen diesen zwei Teilen kann dann mit einer Hybrid Cloud sichergestellt werden.

Schließlich ist das Konzept der Hybrid Cloud auch die Grundlage für das Edge Computing. Bestimmte Daten müssen aus verschiedenen Gründen geografisch näher am Nutzer verarbeitet werden. Die nutzernahen Teile können dann den privaten Teil einer Hybrid Cloud bilden.

Bei SaaS (Software as a Service) handelt es sich um einen Teilbereich des Cloud-Computings. SaaS-Anbieter stellen unterschiedliche Softwareanwendungen bereit, die Sie nicht lokal auf Ihrem Computer installieren müssen, sondern über eine Internetverbindung direkt aus der Cloud des Anbieters beziehen. Die Software inklusive aller benötigten Hardware wird von dem jeweiligen Anbieter der SaaS-Plattform bereitgestellt. Konkret bedeutet das, dass Sie lediglich die Funktionen der Software von außen in Anspruch nehmen. Ergänzende Konzepte des Cloud-Computings sind Infrastructure as a Service (IaaS) und Platform as a Service (PaaS). E-Mail-Provider wie Gmail oder YahooMail sind bekannte Beispiele für Software as a Service. Andere bekannte Anbieter sind Microsoft 365, Salesforce und Adobe Creative Cloud. Im folgenden Artikel beleuchten wir das Thema Software as a Service von allen Seiten und gehen auf die Besonderheiten im Detail ein.

Wie funktioniert SaaS (Software as a Service)?

Im Rahmen von SaaS wird Software als ein zentralisierter Service über das Internet zur Verfügung gestellt. Nutzer melden sich bei dem jeweiligen Dienst an und die anfallenden Kosten werden auf monatlicher oder jährlicher Basis abgerechnet. Die Anwendungen müssen nicht auf dem eigenen Computer installiert werden, sondern werden in der Cloud ausgeführt. Um die Bereitstellung, Aktualisierung und Instandhaltung der Software kümmert sich der Anbieter. Die Nutzer müssen lediglich die Anwendungen in Ihrem Webbrowser ausführen. Dies lässt sich in der Regel über ein jedes internetfähiges Gerät realisieren – Sie brauchen sich lediglich mit Ihren Zugangsdaten bei dem Dienstleister anmelden.

SaaS existiert in vielen unterschiedlichen Formaten. Zu den beliebtesten SaaS-Anwendungen gehören:

– Projektmanagement-Software

Content Management Systeme (CMS)

– E-Mail

– eCommerce und Customer Relationship Management (CRM)

Anwendungen für Personalplanung und Archivverwaltung

In der Vergangenheit mussten Betriebe oftmals mehrere Programme installieren und dafür Lizenzen käuflich erwerben. Bei dem kundenfreundlichen SaaS-Modell entfällt dieser zusätzliche Aufwand, sodass Software as a Service insbesondere in Unternehmen immer beliebter wird.

Vorteile von SaaS

SaaS breitet sich als eine äußerst attraktive Lösung auf viele Bereiche aus. Gegenüber traditionellen Software-Lösungen, die lokal installiert und betreiben werden, bietet Software as a Service sowohl für Unternehmen als auch für Kunden eine Vielzahl unterschiedlicher Vorteile:

– Schnelle und unkomplizierte Inbetriebnahme von Dienstleistungen für Kunden. Anstatt Software-Installationen zu versenden und Lizenzen zu vergeben muss der Service lediglich „ins Netz“ gestellt werden, um den Betrieb zu starten.

– Die Wartung durch den Anbieter führt zu einer Entlastung der eigenen Mitarbeiter. So müssen sich insbesondere IT-Teams nicht mehr um die Installation von Software, Aktualisierungen oder Wartungen kümmern. Stattdessen können IT-Teams ihre Ressourcen auf Aufgaben fokussieren, die für das Unternehmen besonders wichtig sind.

– Für neue Mitarbeiter müssen keine neuen Lizenzen erworben oder die Anwendung installiert werden. In den meisten Fällen reicht eine Anmeldung bei dem SaaS-Dienstleister, wodurch neue Mitarbeiter umso schneller Ihre Arbeit aufnehmen können.

– Die Nutzung von SaaS-Angeboten lässt sich sowohl stationär als auch mobil von unterschiedlichen Geräten aus realisieren. So ist beispielsweise die Software nicht mehr zwingend an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden, wodurch ein hohes Maß an Flexibilität ermöglicht wird.

Nachteile von SaaS

Neben den zahlreichen Vorteilen, die der Einsatz von Software as a Service mit sich bringt, gibt es auch einige Nachteile und Gefahren. Bei diesen handelt es sich größtenteils um Kinderkrankheiten. Das Konzept Software as a Service verbreitet sich äußerst rasant und durch den Konkurrenzdruck wird an Problemen wie Performance und Datensicherheit fortlaufend nachgebessert. Dennoch sollten Sie wissen, welche Gefahren mit SaaS verbunden sind:

– Alle Daten werden in der Cloud des Anbieters gespeichert. Auch wenn der Anbieter höchste Sicherheit Ihrer Daten verspricht, befinden sich Ihre vertraulichen Firmendaten auf den Servern des Betreibers. Hackerangriffe, Systemausfälle und andere Vorfälle können die Sicherheit und die Integrität Ihrer Daten gefährden.

– Eine schnelle und stabile Internetverbindung ist Voraussetzung für die Nutzung von SaaS-Services. Da die Software nicht lokal, sondern auf den Servern des Anbieters ausgeführt wird, kommt einer guten Internetverbindung eine bedeutende Rolle zu. Einige Betreiber bieten zwar einen Offline-Modus an, der die Nutzung der Dienste auch ohne Internet ermöglicht. Um eine optimale Nutzung von SaaS zu gewährleisten, wird jedoch eine konstante Verbindung zum Internet benötigt.

Wie sieht die Zukunft aus?

SaaS ist ein Modell für die Zukunft. Bis 2025 wird eine Vervierfachung des Umsatzes erwartet. SaaS-Anbieter haben jedoch noch einige Herausforderungen zu bewältigen. So ist beispielsweise das Misstrauen gegenüber Cloud-Computing in Bezug auf die Datensicherheit immer noch stark verbreitet. Innovative Lösungen, wie die Bereitstellung eines Cloud-Access-Security-Managers, sollen dieses Problem beheben. Bei den stark wachsenden Nutzerzahlen muss zudem eine optimale Performance stets gegeben sein. Damit Anwender nicht durch Ausfälle oder lange Ladezeiten abgeschreckt werden, müssen SaaS-Betreiber ihre Systeme kontinuierlich weiterentwickeln und optimieren.

Der vielleicht wichtigste IT-Trend der vergangenen Jahre ist das Internet of Things. Maschinen und Geräte, die Daten sammeln, Prozesse automatisieren und über das Internet miteinander kommunizieren, erobern immer mehr Bereiche des Lebens. In der Industrie, im Gesundheitswesen, der Landwirtschaft oder im privaten Umfeld eröffnet das Internet der Dinge Möglichkeiten, dies bis vor wenigen Jahren undenkbar waren. Wie das Internet der Dinge funktioniert, was es ist und welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt, zeigt der folgende Beitrag.

Was ist das Internet der Dinge?

Das Internet der Dinge, englisch „Internet of Things“, abgekürzt „IoT“ wird allgemein definiert als die Vernetzung physischer Geräte über das Internet. Diese Geräte sind beispielsweise Maschinen, Fahrzeuge, Produktionsanlagen oder auch Kühlschränke, Smartwatches, Lampen und Drucker. Gemeinsame Merkmale dieser Dinge sind eine eigene und eindeutige Internetadresse und Sensoren, mit denen je nach Funktion und Aufgabe bestimmte Daten gesammelt und über das Internet verschickt werden.

Erstmals verwendet wurde der Begriff Internet of Things durch einen Mitarbeiter des MIT (Massachusetts Institute of Technology) im Jahr 1999. Der Ursprung reicht jedoch zurück bis in die 1980er-Jahre. Heute gilt ein Cola Automat als Erstes in ein Netzwerk eingebundenes Gerät. Dieser Cola Automat wurde von Studenten der Carnegie Mellon University in Pittsburgh, Pennsylvania umgebaut und mit dem Vorläufer des Internets, dem ARPANET, verbunden. Grund für den Umbau war ganz einfach Bequemlichkeit. Von ihrem Studienplatz aus konnten die Studenten überprüfen, ob die Getränke im Automaten bereits gekühlt waren, bevor sie sich auf den Weg zum Automaten machten. Aktuell zählt das Internet der Dinge bereits rund 30 Milliarden Geräte. Bis zum Jahr 2025 werden wahrscheinlich mehr als 75 Milliarden Geräte weltweit mit dem Internet verbunden sein.

Wie funktioniert das Internet of Things?

Für ein funktionierendes Internet of Things müssen mehrere ineinandergreifende Technologien genutzt werden. Wichtigste Komponente und Basis des IoT ist das Netzwerk. Für den Austausch von Informationen und Daten werden LAN- und WLAN-Netzwerke sowie schnelle Mobilfunknetze, Bluetooth-Verbindungen und NFC Verbindungen genutzt. Eine weitere wichtige Voraussetzung ist das Cloud-Computing. In einer Cloud werden die von den verbundenen Geräten durch smarte Sensoren gesammelten Daten gespeichert. Zum Teil erfolgt auch eine Verarbeitung der Daten in der Cloud. Weitere wichtige Voraussetzungen für das IoT sind maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen (Machine Learning) sind unverzichtbar beispielsweise für autonomes Fahren und die Spracherkennung.

Anwendungsbereiche das Internet of Things

Vor allem in der Industrie werden IoT-Anwendungen für die Steuerung und Überwachung von Produktionsanlagen und einzelnen Maschinen eingesetzt. Ein Beispiel sind Flugzeugtriebwerke, die unabhängig vom weltweiten Einsatzort wichtige Parameter kontinuierlich an den Hersteller übermitteln. Ein einfaches Beispiel für eine IoT-Anwendung ist ein Kopierer, der nach dem Überschreiten bestimmter Werte selbstständig einen Wartungsauftrag erteilt. Moderne Kopierer können zudem Dokumente als E-Mail versenden oder in der Cloud speichern, damit sie von jedem Ort mit Internetzugang abgerufen werden können. Auch die Nachbestellung von Toner kann voll automatisiert vom einem smarten Kopierer erledigt werden.

Anwendungsbeispiele für das IoT im privaten Bereich

Die in einem Smarthome miteinander vernetzten und mit dem Internet verbundenen Geräte bilden gewissermaßen ein IoT im kleinen Maßstab. Die Geräte in einem privaten Internet der Dinge werden als Smart Devices bezeichnet. Hierzu zählen beispielsweise intelligente Kühlschränke, intelligente Leuchtmittel, Kaffeemaschinen, Fernseher und Türsprechanlagen mit Videokamera. Diese Geräte werden in der Regel in ein heimisches LAN- oder WLAN-Netzwerk eingebunden und sind indirekt über einen Router mit dem Internet verbunden. Durch die Verbindung mit dem Internet können diese Smart Devices von jedem Ort der Welt mit einem Internetzugang gesteuert werden.

Die vielleicht bekanntesten Anwendungen im Bereich des privaten IoT sind die Sprachassistenten von Google, Apple oder Amazon. Wearables wie Smartwatches oder Fitnesstracker unterstützen die Träger bei den Bemühungen, das Leben gesünder zu gestalten. Sie messen die Herzfrequenz oder die zurückgelegte Strecke. Die gesammelten Daten werden zur Auswertung eine App auf dem Smartphone gesendet. Noch relativ unbekannt sind Anwendungen wie beispielsweise intelligente Kleidungsstücke mit ähnlichen Funktionen.

Kritik am Internet of Things

Das ständig wachsende Internet of Things sieht sich zunehmend der Kritik ausgesetzt. Diese Kritik betrifft hauptsächlich die Datensicherheit und den Energieverbrauch. Mit dem Internet verbundene LEDs und smarte Kaffeemaschinen sind mögliche Angriffspunkte für Hacker. In Unternehmen sind häufig ungeeignete Endgeräte der Mitarbeiter für Sicherheitslücken verantwortlich.

Auch die Menge der für den Betrieb des Internets der Dinge benötigten Energie ist Anlass für Kritik. Zum Beispiel Frankfurt am Main. In Frankfurt am Main befindet sich der größte Internetknoten der Welt. Die dort ansässigen Rechenzentren verbrauchten im Jahr 2018 rund 1,3 Terawattstunden Strom. Diese Menge entspricht einem Fünftel des Gesamtverbrauchs der Stadt Frankfurt einschließlich des Flughafens. Hinzu kommen die durch die Stromerzeugung verursachten CO2-Emissionen. Laut den Berechnungen verschiedener europäischer Umweltorganisationen haben diese einen Anteil von insgesamt 3,7 % an den weltweiten CO2-Emissionen. Damit ist der Anteil des IoT an den weltweiten CO2 Emissionen höher als der Anteil der zivilen Luftfahrt.

IceWarp ist ein E-Mail-Server mit zuverlässigem Schutz vor Spam und Viren. Daneben bietet IceWarp auch Groupware-Module für modernes, komfortables Teamwork: So können Ihre Mitarbeiter online auf alle Termine, Aufgaben und Kontakte zugreifen – im Browser per Desktop, Notebook oder Smartphone. WebDocuments ermöglicht das gemeinsame Arbeiten an Office-Dokumenten in der Cloud und TeamChat ist eine optimale Lösung für Webkonferenzen.

Sicherer Mailserver

Mit dem IceWarp Mailserver können Ihre Mitarbeiter Mails empfangen, lesen, verwalten und versenden. Dabei können Sie sich auf einen modernen E-Mail-Server verlassen, der sowohl Komfort als auch Sicherheit bietet.

Als Spamschutz kommen zwei Schichten zum Einsatz (erste Schicht: SpamAssassin, zweite Schicht: Online-CYREN). So werden zuverlässig unerwünschte Mails aussortiert und nahezu 100 % der Gefahren durch Spam abgewehrt.

Jede Mail, die den zweischichtigen Spamschutz passiert, wird auf Viren gescannt, welche z. B. in Links oder im Mailanhang versteckt sein können. IceWarp verwendet dafür ein auf der bewährten Kaspersky-Engine basierendes Antivirus Programm.

Mit dieser Kombination aus Spamschutz und Virenschutz wehrt der IceWarp Mailserver effektiv alle Schadprogramme ab und verhindert so, dass Spyware, Keylogger oder Ransomware auf Ihre Rechner gelangt.

IceWarp: mit vielen Optionen für modernes Teamwork

IceWarp unterstützt alle gängigen Mail-Protokolle (LDAP, POP3, SMTP, IMAP). Ihre Mitarbeiter können die bereits gewohnten Programme (Outlook, Mailbird, Thunderbird) als Client nutzen. Dafür werden alle Webmail-Dienste als Ajax-Anwendungen angeboten. Auch FTP Server können bei Bedarf aufgesetzt werden.

Ein besonderer Vorteil von IceWarp ist die Benutzerfreundlichkeit. So können Ihre Mitarbeiter Termine und Meetings im gleichen Browserfenster von Mails in den Kalender übertragen. Damit haben Sie alle wichtigen Kontakte, Aufgaben und Termine immer an einem zentralen Ort im Web gesammelt und können weltweit rund um die Uhr darauf zugreifen.

Eine interessante und nützliche Option für die Arbeit im Team: Durch individuelle Kontrolle der PIM-Daten können Sie ausgewählte Termine, Aufgaben und Notizen auch für andere Nutzer freigeben. Dies kann sinnvoll sein, wenn mehrere Mitarbeiter an dem gleichen Projekt arbeiten, Termine im geteilten Kalender gemeinsam festgelegt werden müssen, oder ein Kollege eine bestimmte Aufgabe übernehmen soll, usw.

IceWarp TeamChat

Mit TeamChat bietet IceWarp eine moderne und benutzerfreundliche Lösung für Gruppenchats, VoIP sowie Web- und Videokonferenzen. TeamChat unterstützt dabei sowohl das Screensharing als auch den Austausch von Dateien und Dokumenten und verbessert so effektiv die Kommunikation und Zusammenarbeit.

Die Funktionen von TeamChat sind bereits integriert und können ohne zusätzlichen Installationen kostenlos freigeschaltet werden. Auch ist es möglich, dass TeamChat von internen und externen User gemeinsam genutzt wird. Eine sinnvolle Option, wenn Sie bei einem internationalen Kunden online eine Präsentation halten oder Zwischenergebnisse anhand von Dokumenten diskutieren möchten, etc.

IceWarp WebDocuments

WebDocuments ist die optimale Basis für modernes Teamwork in der Cloud: Ihre Mitarbeiter können von jedem Ort und jederzeit auf alle Dokumente zugreifen und diese gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten – vom Desktop im Büro, vom Notebook im Homeoffice oder auch mit dem Smartphone auf Reisen. Dies ermöglicht ein effektives Arbeiten aller Kollegen und erhöht so die Produktivität Ihres Teams. Dabei werden alle üblichen Formate von Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) unterstützt und Ihre Mitarbeiter können über Windows oder Linux auf WebDocuments zugreifen. Bei Bedarf können auch Datenbanken wie MySQL, SQLite und Oracle verwaltet werden und selbstverständlich können Sie WebDocuments auch als Online-Speicher in der Cloud nutzen.

 

IceWarp Server

Damit Ihre Mails und Daten immer online verfügbar sind, müssen die Server rund um die Uhr im Einsatz sein. IceWarp besitzt hierfür weltweit in vielen Ländern eigene Cluster, so auch in Deutschland (Nürnberg).

Alle Verbindungen sind SSL verschlüsselt und die IceWarp Services erfüllen selbstverständlich die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Wie die meisten Cloud-Angebote von Biteno ist auch die Qualität der IceWarp Server durch die Standards ISO 9001 und ISO/IEC 27001 gesichert.

Durch die ebenfalls von Biteno angebotene, optionale Remote-Datensicherung sowie einem zusätzlichen Online Backup ist die Sicherheit Ihrer Daten auf lange Zeit gewährleistet.

Alternative zu Microsoft Office 365, Dropbox und Slack

Sie können die Lizenzen für die einzelnen Module unabhängig erwerben und auch die Anzahl der Nutzer kann flexibel an den Bedarf Ihres Unternehmens angepasst werden. IceWarp ist damit eine Alternative zu Office 365, Dropbox und Slack sowie zu anderen Mailservern (Postfix, Sendmail, Zimbra). Dabei kann IceWarp – insbesondere für mittelgroße Unternehmen – oft die kostengünstigere Lösung darstellen.

Der besondere Vorteil von IceWarp ist die Verfügbarkeit aller Services auf einer einzigen Plattform in einer übersichtlichen, benutzerfreundlichen Oberfläche im Browser. Diese Lösung als All-in-one Schnittstelle ist nicht nur effektiv, sondern bietet Ihren Mitarbeitern auch ein Plus an Komfort und Funktionalität, was wiederum die Produktivität Ihres Teams steigern kann.

OnlyOffice ist eine Office Lösung, die mit Microsoft365 vergleichbar und nicht von einer üblichen großen Cloud abhängig ist. Unter Windows, iOS und Linux lassen sich Office Docs erstellen und Verwaltung der Mailkorrespondenz realisieren. Der auffälligste Unterschied zu Office365 ist die Lizenzvergabe. Sie erfolgt einmalig, gilt lebenslang und kann in unterschiedlichen Dimensionen erworben werden: Die einmalige Gebühr etwa für 50 Nutzer einer gemeinsamen privaten Cloud liegt bei ca. 1000 Euro.

OnlyOffice Geschichte

OnlyOffice wird entwickelt und betreut von Ascensio System mit Firmensitz in Riga in Lettland. Das Produkt basiert auf einem Projekt mit dem Namen TeamLab unter Leitung des Entwicklers Lev Bannov. Die Basisplattform bindet die Arbeit mit Foren, Blogs und Social Media ein.

2012 wurde eine HTML5 Version bei der Cebit als Editor für Dokumente präsentiert. Der heutige Name OnlyOffice wurde im Juli 2014 eingeführt und der Quellcode unter AGPLv3 auf Github und Sourceforge der Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

Seit März 2016 gibt es eine Open-Source Desktop Version für Windows und Macintosh. Das stellte bereits eine Alternative zu Microsoft Office dar. Zu Beginn des Jahres 2017 nutzten bereits über 2 Millionen das Produkt OnlyOffice. Schon im Februar 2017 begann die mögliche Integration in Own/Nextcloud. Im Januar 2019 kam die Einführung von Dokumenten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Technologie von OnlyOffice

Der Nutzer greift auf bei der Nutzung auf drei Elemente zurück:

Document Server

Hier können Texte, Präsentationen und Tabellen erstellt und verwaltet werden. Geschrieben wurde mit HTML5 Canvas Element in JavaScript.

 

Mail Server

Hier werden die Nutzer auf diverse Tools zurückgreifen, die das Einrichten von Mailboxen mit standardisierten oder selber definierten Adressnamen möglich machen. Das Ganze ruht auf einer iRedMail Säule, die Dovecot, Postfix, Spa, Assassin, OpenDKIM, ClamAV und Fail2ban beinhaltet.

 

Community Server

Dieser umfasst alle Funktionseinheiten von OnlyOffice und ist für Windows in ASP.NET und auf Mono für Linux und andere Distributionen verfasst.

Funktionen in OnlyOffice

Dem Nutzer von OnlyOffice stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Dokumente

Hier hat der Nutzer Zugriff auf das zentrale Management verschiedener Daten. Hierbei werden vier differierende Zugriffsrechte gegeben:

– Vollzugriff

– Lesen

– Review

– Zugriff verweigern

Alle Dokumente können gespeichert und verwaltet werden inklusive Revisionen.

Ein Mediaplayer ist integriert. Er macht das Abspielen unterschiedlicher Video- und Audiodateien möglich. Das geht direkt in der gewählten Cloud und unterstützt viele unterschiedliche Video- und Audioformate. Clouds von Drittanbietern wie Google Drive, OneDrive, Dropbox und Box sind möglich. OnlyOffice mit eigenem Host geht leicht ab Windows 2008 bei Server MySQL ab 5.1 bzw. Linux mit Kernel 3.13., mit Nextcloud gibt es inzwischen eine Kooperation.

 

E-Mail

Hier steht zum einen ein Mailserver zur Verfügung, der es erlaubt, eigene Domain Mailboxen zu erstellen. Integriert ist aber auch ein Mail Aggregator. Hiermit lassen sich mehrere Mailboxen zentral verwalten. Das Einbinden von Spam, Spamschutz und Antivirus sind obligatorisch.

Kalender

In diesem Modul können sowohl firmeninterne Ereignisse als auch persönliche Daten erstellt und gespeichert werden. CRM und Abgabetermine in Projekten sind ebenso einzubetten wie das Empfangen und Versenden von Veranstaltungen und entsprechenden Einladungen. Kalender anderer Betreiber können immer dann integriert werden, wenn diese unter iCal nutzbar sind.

Projekte

Dieses Feature ist perfekt geeignet, bei Projekten die Phasen zu verwalten: Die Planung kann durchgeführt, Aufgaben können delegiert und Teams geleitet werden. Überwachung und die Organisation einer terminierten Berichterstattung ist mühelos handhabbar. Selbstverständlich sind  Gantt-Diagramme möglich, bei denen in Balkenform Verläufe sichtbar gemacht werden können. Gerade hier ist hilfreich, per „OnlyOffice Projects“ dieses Modul um iOS ergänzen zu können.

Community

Wenn OnlyOffice in Unternehmen verwendet wird, muss ein Unternehmensnetzwerk generiert bzw. unterstützt und gestaltet werden können: Hiermit lassen sich Nachrichten, Blogs und Foren integrieren und verwalten. Gleiches gilt für Messenger- und Chat-Funktionen, News und Lesezeichen. Immer mehr Wichtigkeit erlangen auch das Durchführen von Abstimmungen und Umfragen.

CRM

Die Abkürzung CRM steht für Customer-Relationship-Management. Hier werden Kundendatenbanken verwaltet: Von Akquise und erstem Kontakt über Verkauf- und Anschlussgeschäfte hin zu Marketing, Upselling und Verlängerungen. Das Erstellen von Rechnungen ist ebenso möglich wie gerade in der heutigen schnelllebigen Zeit die Wahrnehmung von und die Reaktion auf Veränderungen.