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Was ist Zabbix?

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Bei Zabbix handelt es sich um ein Netzwerk-Monitoringsystem auf Open-Source-Basis. Es wurde hauptsächlich von Alexei Vladishev entwickelt, inzwischen wird Zabbix jedoch von dem Softwareunternehmen Zabbix SIA weiterentwickelt. Das Monitoringsystem wird in erster Linie bei der Überwachung von IT-Infrastrukturen eingesetzt. Die erste Version wurde im Jahr 2001 veröffentlicht.

Allgemeine Informationen zu Zabbix

Der Informatiker und Startup-Gründer Alexei Vladishev hat 2001 die erste Version des Open-Source-Systems für IT-Monitoring Zabbix der breiten Öffentlichkeit vorgestellt. Um sich voll und ganz auf die Entwicklung der Software zu fokussieren, hat sich Alexei einige Jahre später die im lettischen Riga ansässigen Firma Zabbix SIA gegründet, die sich primär mit der Weiterentwicklung von Zabbix beschäftigt. Im Laufe der Jahre hat sich die Software zu einem umfangreichen IT-Monitoring-Tool entwickelt, das in der Lage ist, Server, Netzwerke und andere IT-Geräte zu überwachen und detaillierte Berichte über den Zustand von IT-Ressourcen zu erstellen.

Im Gegensatz zu direkten Konkurrenten wie Nagios, PRTG oder SolarWinds ist Zabbix nicht nur in der Lage, sämtliche Informationen über ein Webinterface direkt im Webbrowser anzuzeigen, sondern ermöglicht zudem eine komplette Konfiguration des zu überwachenden Clients direkt im Browser. Für die Speicherung der Daten kommen wahlweise die Datenbankensysteme SQLite, PostgreSQL, Oracle RDBMS oder MySQL zum Einsatz. Die Weboberfläche wurde in PHP programmiert und verfügt neben einfachen „Simple Checks“ zur kontinuierlichen Überwachung von Standarddiensten wie FTP oder HTTPS auch über eine Vielzahl von Agenten. Diese sind mit den meisten modernen Betriebssystemen kompatibel und Unterstützen den Prozess der Datensammlung. In Notfällen ist das Monitoringsystem in der Lage, Sie beispielsweise über E-Mails oder SMS-Nachrichten über Serverabstürze oder Cyber-Angriffe auf Ihr Netzwerk zu informieren.

Breite Funktionsvielfalt

Einer der wesentlichen Vorteile gegenüber ähnlichen Produkten spiegelt sich in der Möglichkeit wider, die Überwachung von IT-Ressourcen direkt im integrierten Webinterface einstellen zu können. Eine weitere wichtige Eigenschaft von Zabbix ist die schnelle und einfache Verwaltung der zahlreichen Reporting- und Visualisierungs-Möglichkeiten. Maps, Screen und Graphs lassen sich mit wenigen Klicks erstellen. Hierbei ist insbesondere die Visualisierung der einzelnen Hosts auf verschiedenen Maps (Landkarten, Infrastrukturplänen) zu erwähnen, die sehr übersichtlich dargestellt werden und außerdem zur Standardinstallation gehören. Zabbix nutzt die GNU GPL-Lizenz und lässt sich von der Projektseite kostenlos herunterladen. Neben den Source-Paketen können Sie Zabbix auch in anderen Formaten beziehen, wie beispielsweise als vorkonfigurierte Pakete für virtuelle Umgebungen. Zabbix ist für alle aktuellen Windows-Versionen, unterschiedliche Unix-Derivate und alle relevanten Linux-Distributionen erhältlich.

Aufgeschlossenes System

Zabbix ist als Bestandteil in den Paketquellen vieler bekannter Distributionen zu finden, wie beispielsweise bei Ubuntu. Das Netzwerk-Monitoringsystem bietet neben voller Unterstützung für sämtliche Linux-Distributionen auf Serverseite Unterstützung für zahlreiche Unix-Derivate, wie beispielsweise Solaris, FreeBSD und OpenBSD. Auch für Windows-Systeme wird der passende Agent bereitgestellt, sodass auch Windows-Computer ohne weitere Probleme mit Zabbix überwacht werden können. Der Agent ist sowohl in einer 32-Bit- als auch einer 64-Bit-Variante verfügbar.

Die Zabbix-Infrastruktur setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen:

–       Server

–       Frontend

–       Agent

Gesammelte Daten können von jedem Zabix-Nutzer mit den entsprechenden Rechten über das Frontend-Webinterface direkt im Browser abgerufen werden. Server und das Frontend-Interface müssen nicht unbedingt auf derselben Maschine, sondern können beispielsweise auf verschiedenen virtuellen Servern betrieben werden. Auch das Datenbanksystem kann auf einem separaten virtuellen Server installiert sein, wodurch eine dezentralisierte Infrastruktur ermöglicht wird, was wiederum zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Die minimalen Systemvoraussetzungen werden von dem Entwickler mit 128 MByte Arbeitsspeicher und 256 Mbyte Festplattenplatz angegeben. Hierbei handelt es sich jedoch lediglich um Empfehlungen für ein erstes Set-Up. Die Größe des  Festplattenplatzes hängt in erster Linie von der Anzahl der Hosts, die Sie überwachen möchten. Die relativ geringen Mindestvoraussetzungen sollten Sie nicht dazu verleiten, einem beliebigen Server zusätzliche Monitoring-Aufgaben aufzubürden, da das Monitoringsystem auf einem möglichst performanten und ausfallsicheren Server betrieben werden sollte.

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Was ist Microsoft 365?

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Bei Microsoft 365 handelt es sich um ein SaaS-Lösung (Software als a Service) von Microsoft, in der neben verschiedenen Webanwendungen und Onlinediensten auch unterschiedlicher Software-Abonnements enthalten sind. Microsoft365 wurde früher unter dem Namen Office 365 vertrieben. Das Produkt wurde am 21. April 2020 offiziell in Microsoft365 umbenannt. Die Namensänderung wird mit der Tatsache begründet, dass es sich bei dem Produkt längst nicht mehr um eine reine Zusammenstellung unterschiedlicher Office-Dienste wie Word, Excel und PowerPoint handelt.

Allgemeine Informationen zu Microsoft 365

Microsoft365 basiert auf einem Abo-Abrechnungsmodell. Konkret bedeutet das, dass Sie M365 nicht wie gewöhnliche Software-Produkte kaufen und diese dann für immer besitzen, sondern lediglich für einen bestimmten Zeitraum als „Software as a Service“ abonnieren. Das SaaS-Angebot zeichnet sich in erster Linie durch eine Zusammenstellung einer Vielzahl unterschiedlicher Produkte und Services aus, die sowohl als Webanwendungen als auch als lokale Apps zur Verfügung gestellt werden. Das Angebot ist in unterschiedlichen Versionen erhältlich, wobei sich die einzelnen Versionen primär durch ihren Funktionsumfang unterscheiden. Das Kernprodukt des Onlineangebots stellen die Cloud-Versionen des Microsoft Office-Pakets dar. Alle bekannten Produkte des Microsoft Office-Pakets wie beispielsweise Word, Excel, PowerPoint, Outlook oder Exchange Postfach sind in entsprechenden Onlineversionen erhältlich, die sich direkt im Webbrowser ausführen lassen.

Für die Kommunikation im Unternehmen

Um die Webanwendungen von M365 nutzen zu können, sind eine schnelle und stabile Onlineverbindung und ein moderner Webbrowser wie Google Chrome, Microsoft Edge oder Mozilla Firefox nötig. Das Angebot kann in Kombination mit allen aktuellen Windows-, Linux– und MacOS-Versionen genutzt werden. Je nach Abonnement-Typ werden Ihnen zusätzlich Anwendungen und Tools bereitgestellt. Diese umfassen neben den bereits erwähnten Office-Produkten auch andere Services und Werkzeuge, wie beispielsweise Cloud-Speicher und diverse Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen. Seit Ende April ist im Rahmen von M365 auch ein neues Produkt mit dem Namen Microsoft Editor enthalten. Hierbei handelt es sich um einen auf künstlicher Intelligenz basierenden Stilberater, der Ihre Texte analysiert und Ihnen Verbesserungen zum Schreibstil und Präzision von Formulierungen verschlägt. Das Alleinstellungsmerkmal und der bedeutendste Vorteil von M365 ist, dass Ihnen stets die aktuellsten Versionen von Word, Excel usw. zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus sind die Anwendungen nicht an einen bestimmten Computer gebunden, sondern an Ihr Nutzerkonto. Konkret bedeutet das, dass Sie auf die Webanwendungen und Services der Abo-Suite von unterschiedlichen Computern zugreifen können, ohne die Anwendungen vorher installieren zu müssen. Die Desktop-Anwendungen, die Ihnen im Rahmen Ihres M365-Abonnements bereitgestellt werden, können Sie ebenfalls auf mehreren Computern betreiben. Alle M365-Anwendungen werden für die Dauer Ihres Abos auf dem neusten Stand gehalten. Sämtliche Office-Produkte, die Sie lokal installieren und betreiben, ermöglichen eine lokale Nutzung und Speicherung der Dateien unabhängig von Ihrem Microsoft365-Konto.

Microsoft365 Anwendungen im Überblick

Das Angebot von M365 lässt sich in Webanwendungen sowie in lokal installierbare Software-Produkte unterteilen. Bei den Webanwendungen handelt es sich um Onlineversionen etablierter Microsoft Office-Produkte, wie beispielsweise Office, Excel, Outlook, Teams, OneNote, OneDrive und PowerPoint. Diese Web-Apps können systemunabhängig auf jedem Computer mit Onlineverbindung und Webbrowser betrieben werden, der die jeweiligen minimalen Anforderungen erfüllt. Da Microsoft mit seinem SaaS-Angebot ein beachtlicher Erfolg gelungen ist, hat dies das Interesse anderer IT- und Software-Giganten geweckt, die im Laufe der Zeit eigene SaaS-Lösungen entwickelt und auf den Markt gebracht haben. Neben M365 bieten auch Adobe mit der Creative Cloud und Google mit Google Docs ein vergleichbares Onlineangebot.

Neben dem kostenpflichtigen Abo-Paket stellt Microsoft auch eine kostenlose Version seiner cloudbasierten Office-Anwendungen zur Verfügung. Um diese nutzen zu können, wird lediglich ein Microsoft-Konto benötigt. Im Gegensatz zu den kostenpflichtigen Apps sind diese Versionen jedoch mit einem geringeren Funktionsumfang ausgestattet. Neben den Office-Anwendungen gehört eine Vielzahl unterschiedlicher Services und Apps zum Bestandteil des kostenpflichtigen Angebots. Je nach Abonnement-Typ gehören professionelle E-Mail-Services, SharePont-Online, persönlicher Cloudspeicher, Microsoft Teams und viele weitere Komponenten zum Angebot. In dem lokal installierbaren Software-Paket von sind die Desktop-Ausführungen PowerPoint, Excel, Access, Publisher, Access und InfoPath enthalten. Das lokale Paket können Sie auf allen aktuellen Versionen von Windows und MacOS nutzen.

Vor- und Nachteile im Überblick von Microsoft 365

Obwohl es Microsoft 365 gegenüber dem traditionellen Kaufmodell eine Vielzahl verschiedener Vorteile mit sich bringt, hat ein solches Abo-Modell auch einige Nachteile. Microsoft365 bietet neben den lokal installierbaren Microsoft Office-Applikationen auch zusätzliche Webanwendungen und Onlineservices, die in der Cloud von Microsoft gehostet und betrieben werden. Dies ist insbesondere für Unternehmen vorteilhaft, da auf diese Weise die Kosten für die Implementierung einer eigenen Infrastruktur entfallen. Anwender von Microsoft365 profitieren von dem Cloud-Angebot, indem Sie die Anwendungen geräteunabhängig nutzen können.

Die Lizenz des Pakets ist nicht an einen einzelnen Computer gebunden, sondern vielmehr an das Microsoft-Konto des jeweiligen Nutzers. Je nach Abo-Typ lassen sich die Desktop-Versionen des Microsoft365-Pakets auf mehreren PCs installieren und betreiben. Darüber hinaus haben Sie als Nutzer von Microsoft365 stets Zugriff auf die aktuellen Versionen der bereitgestellten Dienste, sodass Kosten für die Anschaffung neuer Versionen entfallen.

Ein Nachteil von Microsoft365 spiegelt sich in der Tatsache wider, dass nach dem Ablauf Ihres Abos Ihre Nutzungsrechte vorübergehend stillgelegt werden. Sie können zwar auf Ihre lokal gespeicherten Dateien zugreifen, die Microsoft365-Anwendungen können Sie jedoch nicht mehr starten.

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Was ist Sendmail?

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Als Nutzer von E-Mails sehen Sie meistens nur den Mail User Agent MUA, der zum Schreiben, Lesen und Verwalten von E-Mails dient. Die Weiterleitung der Nachrichten erfolgt durch einen Mailserver mit seinem wesentlichen Bestandteil MTA oder Mail Transfer Agent. Sendmail ist ein solcher Mailserver, der schon lange existiert und der auf den meisten Unix-ähnlichen Betriebssystemen vorinstalliert ist.

Was ist ein Mailserver?

Mailserver sind Programme, die Protokolle zum Austausch von E-Mails ausführen. Sie nehmen die Mails von MUAs entgegen, bereiten sie für die Übermittlung vor und senden sie. Ihr Mailserver hält auch die für Sie eingegangenen Mails zum Download bereit. Um diese Funktion sicherzustellen, muss der Mailserver ständig online sein.

Woher kommt der Mailserver Sendmail?

Die erste Version von Sendmail wurde in den frühen 80er-Jahren an der UC Berkeley als Teil des Unix Typs BSD entwickelt. Seit dem Jahr 2003 wird Sendmail von der Firma Proofpoint betreut. Neue Versionen werden von dieser Firma herausgebracht. Das Unternehmen bietet das für große Organisationen gedachte System Sentrion an und einen Teil davon als Sendmail. Dieser Teil ist immer noch quelloffen und gratis.

Die Installation von Sendmail

Das Programm ist oft bereit vorinstalliert, aber Sie möchten vielleicht eine neuere Version selbst installieren. Das erfolgt genauso wie die Installation jedes anderen Linuxpakets. Auch das Starten des Programms bietet keinerlei besondere Schwierigkeiten.

Anders sieht es mit der notwenigen Konfiguration von Sendmail aus. Das Programm steht im Ruf, dabei besondere Anforderungen zu stellen, was zumindest zum Teil durchaus richtig ist. Diese lassen sich allerdings auf ein beherrschbares Maß reduzieren, wenn einige Punkte beachtet werden.

Ein Grund für die aufwendige Konfiguration ist die Unterstützung von vielen alten Systemen und Protokollen, die heute keine Rolle mehr spielen. Die entsprechenden Optionen nehmen viel Platz in den Handbüchern ein, können aber von den weitaus meisten heutigen Benutzern ignoriert werden. Die Konfiguration wird also einfacher, wenn Sie sich auf das heute Wesentliche beschränken, was nicht nur möglich, sondern sehr empfehlenswert ist.

Der zweite Grund für den höheren Aufwand bei der Konfiguration ist die Verwendung einer eigenen Makrosprache. Mit dieser Makrosprache M4 modifizieren Sie eine geeignete Makrodatei und lassen den M4 Makroprozessor diese Datei für Sendmail verwendbar machen. Neben vielen anderen sind zum Beispiel Makrodateien für die verschiedenen unixoiden Systeme verfügbar. An der Beschäftigung mit den Grundideen der Makrosprache M4 kommen Sie also nicht ganz vorbei. Sendmail bietet aber sehr gute Testmöglichkeiten, mit denen Sie die Funktionsfähigkeit der Konfigurationsdatei überprüfen können.

Die Verwendung von Sendmail

Für das Versenden von E-Mails wird Sendmail direkt von Ihnen oder von Ihrem MUA gestartet. Dabei nimmt Sendmail die E-Mail vom MUA entgegen, formatiert die Adresse, fügt die Header an und versendet die Mail. Sie wird im Speicher gehalten, wenn der Mailserver des Empfängers nicht erreichbar ist und es werden mehrere Zustellversuche unternommen. Erst wenn alle Versuche fehlgeschlagen sind, bekommen Sie eine Fehlermeldung aufgrund der nicht erfolgreichen Zustellung.

Für das Entgegennehmen von E-Mails muss Sendmail als Prozess natürlich im Hintergrund ständig laufen und am Port 25 auf eingehende SMTP-Verbindungen lauschen. SMTP ist das heute üblicherweise verwendete E-Mail-Protokoll.

 

 

Ein MTA ist ein geeigneter Punkt, um Filterung von Spam und Schutz vor Schadprogrammen wie Viren zu implementieren. Auch dazu stehen Werkzeuge in Sendmail zur Verfügung, die ebenfalls entsprechend konfiguriert werden müssen.

Alternativen

Ein oft verwendeter Mailserver ist Microsoft Exchange. Auch er hat mittlerweile durch Skalierbarkeit für große Organisationen und durch besondere Unterstützung der Arbeit von ganzen Benutzergruppen an Komplexität stark zugenommen. Kleinere Unternehmen wollen daher oft keinen eigenen Mailserver betreiben und weichen in die Cloud aus. Eine Möglichkeit dazu ist Microsoft Office365. Diese Lösung beinhaltet auch einen Mailserver, der von Microsoft direkt betreut wird und Ihnen als Kunden über Webmail zur Verfügung steht.

 

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Was ist ein Exchange Server?

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Beim Microsoft Exchange Server handelt es sich um eine Groupware- und eine E-Mail-Transport-Server-Lösung des US-amerikanischen Softwaregiganten Microsoft. Die Software wird in erster Linie für die Archivierung und das Management von E-Mails, Kontakten, Aufgaben und weiteren Elementen für eine Vielzahl unterschiedlicher Gruppen genutzt und ermöglicht auf diese Weise die Kooperation in einer Arbeitsgruppe oder innerhalb eines Unternehmens.

Entwicklungsgeschichte

Microsoft entwickelte ursprünglich das E-Mail-System MS Mail. Aufgrund der rasanten Verbreitung der globalen Vernetzung und demzufolge auch höherer Nutzerzahlen, konnte das System die steigenden Anforderungen nicht mehr erfüllen. So bot MS Mail beispielsweise die Möglichkeit, maximal 500 Postfächer auf einem Server anzulegen. Hinzu kommt noch, dass sich die Ablage der Daten mit wachsenden Nutzerzahlen und zunehmenden Mailaufkommen immer mehr zu einem systemkritischen Problem entwickelte. Aus diesem Grund entwickelte Microsoft Exchange von Grund auf neu. Um eine Verwandtschaft zu MS Mail zu signalisieren und Anwendern den Umstieg auf das neue Mail-System zu suggerieren, wurde die erste Exchange-Version mit der Versionsnummer 4.0 versehen. Bei der Entwicklung des neuen Systems lag der Fokus an einer sicheren Datenverarbeitung und einer hohen Skalierbarkeit. Als Basis diente die sogenannte „Jet Engine“, die später auch in anderen Microsoft-Produkten wie beispielsweise Active Directory oder den Kerberos Distribution Server eingesetzt wurde.

Microsoft Exchange Server im Detail

Um einen Exchange Server betreiben zu können, muss dieser in Kombination mit einer Windows-Server-Software genutzt werden. Da die Software ein Microsoft-Server-Betriebssystem voraussetzt, findet sie deshalb in erster Linie in Infrastrukturen Einsatz, die im hohen Maße von Microsoft-Produkten geprägt sind. Damit Anwender alle Funktionen der Groupware von Microsoft nutzen können, wird eine zusätzliche Client-App benötigt. Microsoft stellt dafür die separat erhältliche Software Microsoft Outlook kostenlos bereit. Der Exchange Server selbst ist mit der Webanwendung Microsoft Outlook ausgestattet, die einen Zugriff über den Webbrowser ermöglicht. Microsoft bietet Anwendern die Möglichkeit im Rahmen ihres Cloud-Angebots Office 365 die Server-Software zu nutzen. Anstatt im eigenen Unternehmen „On Premises“ kann die Server-Software so in der Microsoft-Cloud betrieben werden, was vor allem für KMUs ohne ausgeprägte IT-Infrastruktur vorteilhaft sein kann.

Die aktuelle Version kann in Kombination mit Windows Server 2019 betrieben werden. Aufgrund der hohen Abhängigkeit zu dem Microsoft-Verzeichnisdienst Active Directory, muss dieser im Netzwerk vorhanden sein, da sich der Exchange-Server im hohen Maße in diesen integriert. Seit der Version 2013 hat Microsoft ein neues Produktpflege-Modell eingeführt: Wie bei Windows 10 wird ungefähr dreimal im Jahr ein sogenanntes „Cumulative Update“ (CU) kostenlos zur Verfügung gestellt. Im Rahmen des CUs werden Updates in Bezug auf Funktionserweiterungen und Fehlerbehebungen veröffentlicht, die den aktuellsten Stand der Software zu diesem Zeitpunkt widerspiegeln. Einige CUs werden als traditionelle Service Packs veröffentlicht, wie beispielsweise 2013 CU4 als SP1. Sie sollten beachten, dass Microsoft lediglich für die jeweils letzten beiden Cumulative Updates Produkt-Unterstützung bereitstellt. In der Praxis ist es jedoch so, dass Sicherheitsupdates nur für das letzte CU und das letzte Service Pack zur Verfügung gestellt werden.

Funktionsumfang

Aus dem ursprünglichen relativ einfachen E-Mail-System hat sich im Laufe der Jahre eine umfangreiche Groupware-Lösung entwickelt. Im Rahmen der 2003er Version wurde die Software erstmals mit einem serverseitigen Spamschutz versehen, der es ermöglichte, unerwünschte E-Mails schnell und effektiv auszufiltern. Seit der 2013er Version ist ebenfalls eine Antivirus-Software enthalten. Die aktuelle Version der Groupware von Microsoft bietet u.a. folgende Funktionen und Features:

–       E-Mails

–       Notizen

–       Kontakte und Adressen

–       zertifikatbasierte Authentifikation

–       Zugriff über mobile Endgeräte

–       Unterstützung für Antiviren-Lösungen von Drittanbietern

–       Intelligenter Spam-Filter mit Smart Screen-Filtertechnologie

–       Schutz vor Datenverlust

Die wichtigste Rolle übernimmt der Exchange Server jedoch beim Senden und Empfangen von E-Mails. Alle Daten werden generell in zwei Gruppen eingeteilt, und zwar in persönliche bzw. benutzerabhängige und gemeinsam genutzte Daten, wie beispielsweise die sogenannten „öffentlichen Ordner“, wodurch Gruppenarbeit ermöglicht wird. Bei Windows-Systemen kommt in der Regel als Front-End-Anwendung Microsoft Outlook zum Einsatz. Unter Linux wird oft als Alternative Novel Evolution eingesetzt. Die Nutzung der Dienste, die vom Exchange Server zur Verfügung gestellt werden, lässt sich auch über die Outlook Webapp oder über mobile Endgeräte mittels der entsprechenden App realisieren.

Wenn Outlook in Kombination mit Exchange Server genutzt wird, so wird der Funktionsumfang von Outlook wesentlich erweitert. Es wird beispielsweise ein Abwesenheitsassistent bereitgestellt, der alle eingehenden E-Mails automatisch mit einer vordefinierten Abwesenheitsnachricht beantwortet. Es lassen sich zudem individuelle Regeln für eingehende E-Mails direkt auf dem Mailserver abarbeiten, auch wenn der Anwender Outlook gar nicht gestartet hat.

Die Groupware von Microsoft ist in den beiden Versionen Standard und Enterprise erhältlich. Die Standard-Version ist in erster Linie auf den Einsatz in KMUs ausgerichtet, da diese Version nur fünf Datenbanken pro Mailserver erlaubt. Die Enterprise-Ausführung erlaubt hingegen den Betrieb von bis zu 100 Datenbanken pro Server.

 

 

 

 

Alternativen zu Exchange

Zu Microsoft Exchange gibt es zahlreiche kostenlose Alternativen sowie kostenpflichtige Konkurrenzprodukte, wie zum Beispiel:

–       Lotus Domino Server

–       Office 365 von Microsoft

–       Kopano

–       Zimbra

–       Kolab

–       Citadel/UX

Darüber hinaus sind auch Lösungen mit alternativen Implementierungen des MAPI-Protokolls erhältlich, durch deren Einsatz die Anbindung standardkonformer E-Mail- und Groupware-Lösungen an den Microsoft Exchange Server ermöglicht wird.

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Was ist Office365?

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Microsoft Office365 ist ein Softwarepaket für Büroanwendungen und wird Privat- und Gewerbekunden in verschiedenen Versionen angeboten. Auf Ihrem Rechner installierte Programme sind nur ein kleiner Teil des Pakets, das üblicherweise in der Cloud auf Servern von Microsoft läuft. Office365 ist nur als Abo erhältlich und enthält insbesondere auch einen Mailserver.

Wie lange gibt es Office365 schon?

Das Paket ist seit 2011 für Gewerbekunden erhältlich und wurde als Nachfolger der früher angebotenen Business Productivity Online Suite entwickelt. Zwei Jahre später wurden Versionen für Privatkunden in das Angebot von Microsoft aufgenommen. Office365 stellt einen weiteren Schritt in die Richtung der Verlagerung von Unternehmenssoftware in die Cloud dar.

Was leistet Office365?

Das Paket ist zu einem Teil offline nutzbar, was aber von den Entwicklern nicht für den normalen Betrieb vorgesehen wurde. Wird das System nämlich für 31 Tage nur offline benutzt, können Dokumente zwar noch angezeigt, aber nicht mehr bearbeitet werden. Das ist erst wieder möglich, wenn eine Internetverbindung zu den Servern von Microsoft hergestellt wird. Benutzt werden kann Office365 allerdings mit jedem beliebigen Browser.

Office365 ist als „Software as a Service“ konzipiert. Eine solche Software läuft in der Cloud auf den Servern des Anbieters, in diesem Fall also Microsoft. Ihre Daten werden dort gespeichert und verarbeitet. Sie haben den Vorteil, dass Ihnen immer die neueste Version der Programme zur Verfügung steht. Es sind also keine Updates oder Patches mehr einzuspielen, das machen alles die Spezialisten von Microsoft selbst. Das Abo für Office365 ist an Sie als Benützer gebunden und nicht an ein bestimmtes Gerät. Mit einem solchen Abo können Sie von jedem Gerät mit einem Browser auf Ihre Daten zugreifen. Die Programme können Sie auf einer bestimmten Anzahl von Geräten installieren.

Die Verfügbarkeit Ihrer Daten jederzeit und überall ist zwar ein Vorteil, bringt aber auch Probleme der Sicherheit und Vertraulichkeit mit sich. Administratoren von Office365 sehen etwa genau, welche E-Mails Mitarbeiter lesen und sogar zu welchem Zeitpunkt. Das ist an sich nicht verträglich mit der Datenschutzgrundverordnung der EU. Außerdem besitzen die Behörden der USA Zugriff auf Ihre Daten und auch Ihre E-Mails.

Was ist ein Mailserver und wozu brauche ich ihn?

Office365 beinhaltet auch einen Mailserver. Das ist ein Server, der immer online sein sollte und Ihre E-Mails in Empfang nimmt und speichert. Sie sehen die Mails, wenn Sie sich einloggen und Ihr Computer als Client die E-Mails herunterlädt. Auch zum Versenden von E-Mails laden Sie die Nachricht auf den Mailserver hoch, der sie dann an den Empfänger weiterleitet, genauer an seinen Mailserver.

Wozu setze ich einen Virenscanner ein?

Viren sind Schadprogramme, die sich oft per E-Mail ausbreiten. Der E-Mail angefügten Dokumente infizieren den Computerhädliche. Scanner sind ihrerseits Programme, die solche Viren erkennen und unschädlich machen sollen. Das funktioniert relativ gut, allerdings können auch die besten Scanner nicht alle möglichen Virusprogramme erkennen.

Microsoft Office365 als Mailserver

Traditionell haben viele auch kleinere und auf jeden Fall mittlere Unternehmen ihren eigenen Mailserver betrieben. Auch Microsoft hat mit dem Exchange einen solchen Server im Angebot. Die Administration eines solchen Mailservers ist allerdings immer aufwendiger geworden und heute so komplex, dass kleinere Unternehmen sich nach Alternativen umsehen.

Ein möglicher Weg ist die Verlagerung des Mailservers in die Cloud und diesen Service enthält Office365. Je nach Abo können Sie den Umfang des Speicherplatzes für Ihre Mails frei wählen, was auch für die Zahl der Nutzer mit einer Adresse gilt. Ein weiterer Service ist die Einrichtung von Sammeladressen wie support@…, die dann mehreren Nutzern zur Verfügung stehen und von ihnen gemeinsam bearbeitet werden können. Durch das Webhosting sehen sie alle die gleichen Mails, ohne dass besondere Maßnahmen zur Koordination getroffen werden müssten. Beim Umgang mit vertraulichen Daten und möglicherweise sensitiven Schritten wie dem Hinzufügen von Adressaten werden Sie von Office365 automatisch gewarnt und auf die Folgen Ihrer Schritte hingewiesen. Nachdem Mails schnell und einfach verschickt werden können, besteht auch die Gefahr von unbeabsichtigten Datenlecks. Eine zusätzliche Sicherung gegen solche Datenabflüsse kann Ihrem Unternehmen gegebenenfalls viel Geld sparen.

Sicherheit und Vertraulichkeit von Daten mit Office365 als Mailserver

An möglichen Bedrohungen sind hier auf der einen Seite Kriminelle, auf der anderen aber auch die Behörden zu nennen. Die Sicherheit vor kriminellen Hackern liegt im Verantwortungsbereich von Microsoft. Der Systemadministrator in Ihrer Firma braucht sich nicht mehr selbst um die Absicherung eines eigenen Mailservers zu kümmern. Man kann davon ausgehen, dass die Spezialisten von Microsoft diesen Aspekt hinreichend gut im Griff haben. Als Besonderheit ist hier der Schutz durch ATP oder Advanced Threat Protection zu nennen. Das System erkennt verdächtige Mail-Anhänge und warnt vor ihnen. Auch ATP bietet keinen vollständign Schutz. Es wird aber ständig von Fachleuten weiterentwickelt.

Durchwachsener sieht es allerdings mit dem Schutz vor Behördenwillkür aus. Die Nachrichtendienste der USA können sich nach der Gesetzeslage ohne große Schwierigkeiten Zugang zu Ihren Daten verschaffen. Sie müssen beurteilen, wie Sie diese Gefahr und die möglichen Folgen einschätzen.

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Was ist Bitrix24?

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Bei Bitrix24 handelt es sich um ein Online-CRM, das in erster Linie auf die speziellen Anforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen ausgerichtet ist. Die Software wird von dem gleichnamigen russischen Softwareunternehmen Bitrix mit Hauptsitz in Kaliningrad in Russland entwickelt. Bitrix24 zeichnet sich in erster Linie durch eine große Vielfalt an unterschiedlichen Funktionalitäten und Features aus. Mit mehr als 35 verschiedenen Social Kollaborations-Tools bietet die Lösung die richtigen Tools für effiziente Projektarbeit, schnelle Kommunikation und produktive Kundenbetreuung.

Allgemeine Informationen zu Bitrix24

Bitrix24 glänzt in erster Linie mit einem Feature-Reichtum, der im hohen Maße über den eines gängigen Social Intranet- und CRM-Tools hinausgeht und mit bekannten CRM-Systemen wie Salesforce, Pipedrive oder Odoo vergleichbar ist. Für die mobile Nutzung werden sogar eigene Android- und iOS-Apps zur Verfügung gestellt. Im Fokus des CRM-Systems stehen die umfangreichen Optionen, die Ihnen die Möglichkeit geben, mit Ihrem Team jederzeit zu kommunizieren und sich zu vernetzen. So bietet Bitrix24 beispielsweise eine breite Palette an wichtigen Funktionen und Features, um Ihre interne Kommunikation so angenehm und effizient wie möglich zu gestalten. So werden im zentralen Activity Stream alle Neuigkeiten aus dem Unternehmen übersichtlich angezeigt. Hier können Sie Posts Ihrer angestellten jederzeit liken und wichtige Ankündigungen und Neuigkeiten für alle Nutzer auf einer prominenten und gut sichtbaren Stelle anpinnen.

 

Sie haben die Möglichkeit, Einzel- oder Gruppenchats zu starten und auch eine Funktionalität für Video- und Sprachanrufe ist integriert. An einer Videokonferenz können bis zu vier Teilnehmer mitwirken. Des Weiteren verfügt Bitrix24 über ein eingebautes Screen-Sharing-Feature, mit dem Sie Ihren Mitarbeitern schnell und einfach einen Blick auf Ihren Desktop gewähren können. Dokumente werden entweder in ein gemeinsames Verzeichnis (Shared Directories) oder in Ihren privaten Cloudspeicher geladen. So können Sie und Ihre Kollegen, auf eine ähnliche Weise wie bei OneDrive, gemeinsam und kontrolliert auf Dokumente zugreifen. Um Ihnen die Suche nach Dokumenten zu erleichtern, stellt Bitrix eine globale Suchfunktion zur Verfügung. Technisch basiert Bitrix24 auf der Skriptsprache PHP und nutzt MySQL als Datenbank.

Integration von CRM und HRM

Zusätzlich zu den zahlreichen Funktionalitäten, die für die interne Kommunikation bereitgestellt werden, ist Bitrix24 auch mit umfangreichen Features für ein effizientes Kundenbeziehungs– und Human Resource-Management versehen. So können Sie beispielsweise Ihre Unternehmensstruktur schnell und einfach visualisieren und ein Angestelltenverzeichnis anlegen, sodass Sie automatisch Berichte versenden und Aufgaben delegieren können. Sie haben die Möglichkeit für alle Bitrix24-Nutzer die automatische Zeitaufzeichnung zu aktivieren. Mit einem einfachen Klick können Ihre Mitarbeiter auf diese Weise Ihren Arbeitsalltag im Unternehmen starten und beenden. Einer detailliertere Verwaltung Ihrer Mitarbeiter wird Ihnen durch Urlaubsplanungs- und Abwesenheitslisten-Funktionalität ermöglicht. Ein ausführlicher Statusbericht über Ihre aktiven Rechnungen und Aufträge wird übersichtlich im Dashboard dargestellt. Dort können Sie mithilfe von IP-Telefonie direkt aus der Software heraus Kontakt zu Ihren Kunden aufnehmen. Durch den Einsatz eines speziellen HTML-Codeschnipsels haben Sie die Möglichkeit auf Ihrer Website einen Live-Chat zu implementieren, über den Sie Ihre Kunden jederzeit kontaktieren können.

Performantes Powerpaket

Bitrix24 zeichnet sich durch die Integration einer großen Vielfalt an Schnittstellen zu anderen Apps und Softwareprodukten aus, sodass sich das CRM-System problemlos in Kombination mit vielen anderen Lösungen nutzen lässt. Falls dies jedoch für Ihre individuellen Bedürfnisse nicht ausreichend ist, können Ihre Entwickler dank Zugriff auf das Application Programming Interface (API) und das Software Development Kit (SDK) individuelle Lösungen programmieren, die optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Darüber hinaus können Sie auch im offiziellen App-Store nach einer alternativen Lösung suchen. Im Rahmen der selbstgehosteten Version (On-Premise) erhalten Sie sogar den Zugriff auf den kompletten Quellcode von Bitrix24.

Der größte Vorteil von Bitrix24 ist seine gigantische Funktionsvielfalt. Hier liegt jedoch auch der größte Nachteil, zumindest in Bezug auf die Usability. Obwohl Bitrix übersichtlich gestaltet und die Benutzeroberfläche in modernem Flat Design umgesetzt ist, ist das CRM-System aufgrund der vielen Funktionen und Features anfangs kompliziert zu bedienen. Insbesondere Anfänger werden anfangs mit der gigantischen Informationsflut nahezu erschlagen.

Basis- und Premium-Version von Bitrix

Bitrix24 ist in der Basis-Version kostenlos erhältlich. Die Bitrix-Basis erlaubt eine unbegrenzte Zahl an Nutzern und 5 GB kostenlosen Cloudspeicher. Dafür müssen Sie jedoch einige Einbußen in Bezug auf Funktionen und Features in Kauf nehmen. Während beim Social Intranet kaum Einschnitte vorhanden sind, werden sämtliche HR- und CRM-Funktionen stark heruntergefahren. In der Premium-Version sind alle Funktionalitäten inklusive sehr spezieller Features enthalten. Aus diesem Grund sollten Sie sich vorher selbst informieren, welche Version am besten die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Die kostenpflichtige Premium-Version ist je nach Funktionsumfang ab 24 Euro im Monat erhältlich. Die selbstgehostete Version kostet ab 1490 US-Dollar. Hier kommen allerdings die Kosten für den Betrieb sowie die Administration des eigenen Bitrix-Servers hinzu, der in vielen Fällen nginx als Webserver nutzt.

Schneller Support mit einem eigenen Bitrix-Forum

Auch in Sachen Support überzeugt Bitrix mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Optionen. Bei auftretenden Problemen steht Ihnen als erste Recherche ein umfangreiches Online-FAQ zur Verfügung. Falls Ihnen das nicht ausreichend weiterhilft, können Sie Ihr Problem im mehrsprachigen Online-Forum posten. Bitrix-Administratoren werden sich binnen kürzester Zeit, um Ihr Problem kümmern. Alternativ können Sie eine Anfrage über das Online-Ticketsystem stellen. Hier wird jedoch der Support nur in englischer Sprache angeboten. Eine Telefon-Hotline ist nicht vorhanden.

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