Was ist eine Telefonanlage?
Telefonanlagen im Wandel – von Telefonisten zur Cloud-Telefonie
Telefonanlagen vereinfachten und beschleunigten schon lange vor dem Internet die Kommunikation. Mobile Telefonie ist auf dem Vormarsch. Dennoch sind Festnetzanschlüsse in 85 % der Haushalte zu finden. Vor allem junge Menschen verzichten immer häufiger auf eine Telefonanlage, auch Telekommunikationsanlage (TK-Anlage). In Zeiten von Smartphones, Instant Messaging und Sprachnachrichten werden sich Telefonanlagen wandeln. Welche Möglichkeiten bieten TK-Anlagen? Was steckt hinter VoIP und SIP? Und warum haben ISDN-Anlagen endgültig ausgesorgt?
Was ist eine Telefonanlage?
Die Zentrale, die alle eingehenden, ausgehenden und internen Telefonate verwaltet, wird als Telefonanlage (TK-Anlage) bezeichnet. Ein kurzer Blick auf die Geschichte der Telefonanlage zeigt, dass innerhalb von weniger als 100 Jahren viel passierte. Während sich kaum jemand an Telefonisten erinnert, deren Job in den 1930ern darin Bestand, dass Anrufer und Angerufener per Steckverbindung zueinander fanden, ist das durchringende Geräusch, das man am Hörer vernehmen konnte, wenn jemand mit dem 56K-Modem im Internet surfte, mehr Personen bekannt. Mit ISDN-Telefonie war es möglich, dass mehr als ein Teilnehmer per Telefon oder Computer Kontakt zur Außenwelt aufnahmen. Später diente das Session Initiation Protocol (SIP) dazu, die Bedingungen für ein Telefonat vollautomatisch zu bestimmen und moderne VoIP-TK-Anlagen ermöglichten den Verzicht auf herkömmliche Festnetzanschlüsse.
Wichtige Funktionen von Telefonanlagen
Ein privates Gespräch bietet den schnellen und klaren Austausch von Informationen. Die meisten Funktionen einer TK-Anlage werden erst in größeren Netzwerken mit mehreren Teilnehmern, wie in Unternehmen oder Callcentern genutzt. Welche Funktionen sind die beliebtesten und werden am meisten verwendet?
Parken, Halten
Ein Anrufer benötigt eine Auskunft, für die ein Kollege gefragt werden muss? Die Kinder spielen Fußball und die teure Vase, ein Erbstück der Urgroßmutter, steht im Schussfeld? Mit der Funktion Parken wird der Anrufer stumm und in der Leitung gehalten. Die Gesprächspartner können nun nicht mehr hören, was am anderen Ende passiert, bis alle Informationen eingeholt und Probleme geklärt sind. Auf Knopfdruck wird das Gespräch weitergeführt.
Weiterleiten, Verbinden
In einer Gruppe von Telefonen, die mit derselben Nummer erreichbar sind, oder wenn Anrufer sich verwählt haben, werden die Funktionen „Weiterleiten und Verbinden“ genutzt. Dafür werden die Anrufer zunächst gehalten, der gewünschte Gesprächspartner angewählt und das Gespräch verbunden. Vor dem Weiterleiten des Anrufers bietet die Telefonanlage die Möglichkeit, die Wunschperson des Anrufers kurz über das Gespräch zu informieren und den Anrufer dann entweder durchzustellen oder zurückzunehmen.
Heranholen
Ein anderes Telefon im Netz klingelt und die zugehörige Person ist grade nicht am Platz? Durch das Heranholen, auch Pickup, kann der Anrufer auf das eigene Telefon geholt werden. Die Funktion wird vor allem dann genutzt, wenn ein Kollege grade kurz nicht am Platz ist. Bei längerer Abwesenheit werden automatische Umleitungen eingestellt.
Nachtschaltung, Umleiten
Die Funktion ermöglicht, dass zu Zeiten, an denen ein Anschluss nicht besetzt ist, automatisch auf eine andere Nummer umgeleitet wird. Dies passiert entweder automatisch zu bestimmten Tageszeiten oder manuell per Einstellung am Telefon. Als Nummer kann entweder ein Anschluss innerhalb der Telefonanlage, also eine interne Nummer, oder eine externe Nummer, z.B. das Mobiltelefon eines Außendienstmitarbeiters, gewählt werden.
Makeln
Beim Makeln wird zwischen zwei verschiedenen Gesprächspartnern gewechselt, ohne dass ein Gespräch beendet wird. In Büros wird diese Funktion dann genutzt, wenn ein Anrufer eine Information benötigt, die man von einer Person aus einem anderen Raum oder einem Lieferanten einholen muss. Die beiden Gesprächspartner kommunizieren dabei nicht miteinander.
Konferenz, Meeting
Wenn mehrere Teilnehmer auf einmal kommunizieren sollen, bietet die Funktion Konferenz oder Meeting die Möglichkeit, dass die Anrufer alle auf einmal verbunden werden. Videokonferenzen lösen diese Funktion immer mehr ab.
Warteschlange und Music on Hold
Jeder war schon einmal in einer Warteschlange. Ob der Anruf bei einer staatlichen Einrichtung oder in einem Unternehmen, zu Stoßzeiten fallen mehr Anrufer an, als auf einmal bedient werden können. Statt ein Besetztzeichen zu hören, gelangen die Anrufer dann in eine Warteschlange. In dieser hören sie häufig eine Melodie, welche gelegentlich durch die Information unterbrochen wird, dass Gebühren für den Anruf anfallen oder man die Leitung halten soll (Please, hold the line.). Musik oder eine Melodie bieten Abwechslung für die Warteschlange. Music on Hold versichert dem Anrufer, dass die Verbindung noch besteht und das Telefon nicht auf Stumm geschaltet ist oder der Gegenüber schon mithört, ohne etwas zu sagen.
Do-not-Disturb
Obwohl der Angerufene nicht telefoniert, wird den Anrufern ein Besetztsignal gesendet. Die Funktion wird genutzt, wenn Mitarbeiter in höheren Positionen einen schlechten Tag haben oder sich wichtigen Aufgaben widmen, bei denen Sie nicht gestört werden wollen.
Der Anfang vom Ende klassischer Telefonie
Telefonanlagen ändern sich aufgrund neuer Techniken und wachsender Bedürfnisse. Immer größere Netzwerke erfordern das Handling wachsender Datenmengen und moderne Möglichkeiten
vereinfachen viele Aspekte der Telefonie und Datenübermittlung. Auf 56K-Modems folgten ISDN-Anlagen, auf diese folgen heute Voice-over-IP (VoIP-Anlagen) Telefone werden im System, so wie Computer, mit einer digitalen Adresse (einer IP) versehen und über diese kann dank VoIP telefoniert werden. Das Session Initiation Protocol (SIP) dient in diesem System der Steuerung und dem Aufbau von Sitzungen. Die Technik macht den klassischen Telefonanschluss überfällig, sodass beim Planen einer neuen Anlage nur noch der Internetanschluss berücksichtigt werden muss.
Nutzer von ISDN-Anlagen benötigen für die Umstellung meist neue Telefonanlagen oder richten eine digitale Telefonanlage in einer Cloud, einem Onlinespeicher, ein. Anrufer, interne Gespräche und die verschiedene Funktionen der klassischen TK-Anlagen werden dann von Software auf dem PC geregelt. Der Vorteil der Cloud-Telefonie besteht darin, dass keine Hardware, also Geräte für die Bewerkstelligung der Anrufe, mehr benötigt werden und sich alles auf einem Server abspielt.
Auch die Telefonie über einen Computer oder ein Notebook geht mit dieser Technik Hand in Hand. Ein mit dem Computer verbundenes Headset dient als Hörer und alle Funktionen werden per Mausklick über Software gesteuert. Die Option ist in Callcentern oder Unternehmen beliebt, da keine Telefone angeschafft werden müssen und Aspekte wie die Erhebung von Statistiken zur Telefonie mit abgedeckt sind. Die Funktion des Telefons ist dann zwar an die des Computers gekoppelt, an einem modernen Arbeitsplatz ist ein Telefonanschluss ohne PC für Informationen allerdings ohnehin nutzlos.
Goodbye Festnetz
Telefone und Festnetz werden in den nächsten Jahren nach und nach verschwinden. Der Computer und smarte Geräte lösen die Kommunikation im Privatbereich und in Unternehmen ab. Die Vorteile der Installation, die Ersparnis bei der Anschaffung und die einfache Administration der Systeme sorgt in Unternehmen für den Wandel. Im Privatbereich bieten Funktionen wie Videotelefonie oder das Versenden von Sprachnachrichten attraktive Funktionen, die das herkömmliche Telefonat bald abgelöst haben.
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