Was ist eigentlich ein Beleg?

Ein Beleg kann auch ein Kassenbon sein

Der Beleg tritt in ganz unterschiedlichen Formen auf und begleitet Sie entweder als Verbraucher oder in ihrer beruflichen Funktion. Denken Sie an den Weg zur Arbeit und eine Fahrkartenkontrolle: Sehen Sie sich Ihre Monatskarte an. Da steht zwar Fahrkarte, Monatskarte oder ein Name eines Verkehrsverbundes drauf, es ist aber auch ein Beleg. Erste Hinweise: Es steht ein Preis in Euro drauf, auch die Mehrwertsteuer ist ausgewiesen. Als Selbständiger könnte Ihre Buchhaltung aus diesen Werten sowohl den Netto-Preis errechnen, als auch die Mehrwertsteuer ausweisen.

Bei einem Beleg kann es sich sowohl um ein Dokument für den Zahlungsverkehr handeln, als auch um eine andere Art, die im Bereich der Logistik zu finden ist.

Unternehmensbräuche und Rechtsgrundlagen

Ein Beleg kann auch ein Kassenbon sein

Belege treten in unterschiedlichen Formen auf

In den Unternehmen gilt aus gutem Grund: Keine Buchung oder eine dazugehörende Buchungsgrundlage. Denn selbst in kleinen Betrieben würden Überblick und Transparenz der Buchhaltung sofort verloren gehen. Schon nach wenigen Tagen würde niemand mehr wissen, warum denn eigentlich eine Buchung vorgenommen wurde. Zudem bieten die Eingangsbelege ein wahres Füllhorn an Informationen wie Einkaufswerte von Roh-, Hilfs– und Betriebsstoffen oder Dienstleistungen. Diese bilden eine solide Grundlage auch für die spätere Deckungsbeitrags- oder EBIT-Rechnung.

In den letzten Jahren ist die Bedeutung der schriftlich vorliegenden oder digitalisierten Belege noch weiter gestiegen. Die beispielsweise im Handelsgesetzbuch oder weiteren Vorschriften festgelegten Aufbewahrungsfristen wurden teilweise erheblich verlängert. Beispielsweise auf mindestens 2 Jahre für Rechnungen. Oder bis zu 10 Jahre für Kontoauszüge und damit verbundene Unterlagen in der Buchhaltung einer Bank.

Lesen Sie deshalb mehr über die Funktionen der Belege in der Buchhaltung. Erfahren Sie welche Aussagekraft mit Ihnen in der Logistik verbunden ist.

Für die Buchhaltung ist jeder Beleg eine Fundgrube

Keine Finanzbuchhaltung kann ohne eine Vielzahl an unterschiedlichen Belegarten und Belegen funktionieren. Jeder Beleg ist eine wahre Fundgrube und enthält – je nach Verwendungszweck – die folgenden Angaben:

  • Netto- und Brutto-Beträge zu bezogenen Waren oder Dienstleistungen
  • Informationen über den Aussteller wie Name, Rechtsform, Steuernummer, Bankverbindung oder PayPal-Geschäftskonto
  • Zahlungsfrist und Skontobedingungen
  • Stückzahlen und Mengen, die als Input für die interne Kosten- und Leistungsrechnung dienen können
  • Artikel-Nummern oder ähnliche Informationen als Basis für Rezepturen

Unterschiedliche Varianten und Aufgaben in der Warenwirtschaft

Ein Kassenbon aus dem Supermarkt

In der Warenwirtschaft bzw. beim Verkauf von Waren an Unternehmens- oder Privatkunden gibt es verschiedene Varianten ohne die die Transaktion gar nicht möglich ist. Dies beginnt im „kleinpreisigen“ Bereich beim Supermarkt Kassenzettel, der neben den notwendigen Angaben wie Brutto- und Netto-Preis auch die Verknüpfung mit der Warenwirtschaft enthält. Die EAN-Artikelnummer ist praktisch überall eingeführt und ermöglicht eine Aktualisierung des Lagerbestands.

Im klassischen Großhandel, bei Lieferungen zwischen Firmen und im Online-Handel ist neben der Rechnung wohl der Lieferschein oder Warenbegleitschein das wichtigste Dokument. Dieses führt die Mengen der einzelnen Artikel auf, ermöglicht das Abhaken oder Bestätigen, dass die jeweiligen Artikel im Paket enthalten sind und ordnet diese einer – nachverfolgbaren – Sendungsnummer zu. Den Packschein kann man auch händisch bearbeiten bzw. markieren, wenn beim Ausgang die Kontrolle über die tatsächlichen Artikel und deren Anzahl stattfindet.

Oftmals fehlt – zur Reduzierung des Diebstahlsrisikos beim inländischen Transport – auch die Einzelpreisangabe. Diese Angabe erhält der Kunde für seine Buchhaltung später auf einem separaten Blatt.

Die übliche Bestellung im Fernsabsatzkanal besteht meist aus Angebot/Warenkorb, Annahme, Packschein/Lieferschein und Rechnung.