Beiträge

Seamonkey ist ein Paket von Programmen für den Zugang zum Internet. Sie können damit Ihre E-Mail lesen und verwalten, im Internet surfen und mit einem IRC Client chatten. Darüber hinaus werden von Seamonkey noch Werkzeuge für Entwickler wie ein DOM Inspektor angeboten.

Im Gegensatz zu den heute am meisten verbreiteten Browsern und E-Mail Programmen bietet Seamonkey diese Programme in einem Paket an. Dieses besteht neben dem Browser und dem Mailclient auch aus einem Client für IRC und für Newsgroups. Ein technischer Vorteil besteht darin, dass die verschiedenen Teile des Pakets Programme gemeinsam benützen. Dadurch ergibt sich ein geringerer Speicherbedarf und eine schnellere Verarbeitung. Die Software ist quelloffen und gratis, wird aber von einer Entwicklergruppe ständig betreut und regelmäßig in neuen Versionen herausgebracht. Obwohl das Seamonkey Paket ein eigenes Projekt ist, verwendet es viele Programmteile des Webbrowsers Firefox und des Mailclients Thunderbird. Wie diese Programme ist auch Seamonkey für Windows, MacOS und Linux verfügbar.

Wie wird Seamonkey weiterentwickelt?

Diese Entwicklung erfolgt durch freiwillige Programmierer. Es gibt auch eine große Gemeinschaft von Testern, die neue Versionen ausprobieren und die Entwickler mit Berichten über Probleme und Fehler unterstützen. Das Paket Seamonkey ist in 22 Sprachen verfügbar und auch dieser Aufwand an Übersetzungen und Anpassungen wird von interessierten Nutzern geleistet.

Was sind Grenzen und Alternativen zu Seamonkey?

Seamonkey bietet einen Mailclient, aber keinen Mailserver. Der Mailclient bietet Funktionen zu Schreiben, Lesen und Verwalten von E-Mails, benötigt aber eine Verbindung zu einem Mailserver für die Übermittlung. Als Alternative können statt dem Paket auch die separaten Programme Firefox, Thunderbird oder auch Outlook eingesetzt werden. Die für Seamonkey verfügbaren Add-ons zeigen die enge Verbindung zu diesen Programmen, da sie auch für Seamonkey direkt von der Thunderbird Webseite herunterzuladen sind. Eine weitere Alternative zumindest für den Mail Client ist Microsoft Office365.

Gibt es Support für Seamonkey?

Da das Programmpaket von Freiwilligen betreut wird, ist auch der Support von diesen abhängig. Das bedeutet aber keinesfalls, dass er nicht gut erledigt wird. Neben einer Dokumentation in den verschiedenen Sprachen werden ein Forum und auch ein Blog mit Besprechungen neuer Funktionen und Versionen angeboten. Da man mit der quelloffenen Software sehr gut experimentieren kann, ist Seamonkey besonders für fortgeschrittene Benutzer, Entwickler und gewerbliche Nutzer interessant. Das soll andere mögliche Nutzer aber keineswegs abschrecken. Einen Eindruck von den erwarteten Computerkenntnissen vermittelt die Aufforderung, kein Update durchzuführen, sondern eine volle Version neu zu installieren. Fühlen Sie sich unwohl mit solchen Arbeitsschritten, empfiehlt sich eine Unterstützung durch erfahrenere Nutzer.

Was kann der Webbrowser ?

Er bietet einen mit vielen Browsern vergleichbaren Funktionsumfang. Insbesondere können Sie in einem Fenster mit verschiedenen Tabs mehrere Seiten gleichzeitig offenhalten und benutzen. Die Lesezeichen, der Browserverlauf und die Einstellungen können über mehrere Geräte synchronisiert werden, sodass diese Daten Ihnen überall in der neuesten Version zur Verfügung stehen. Ein Data Manager übernimmt die Verwaltung von Cookies und von Zugangsbeschränkungen. Popup Fenster können Sie blockieren, was irritierende Werbung wesentlich reduziert. Der Browser bietet auch die Möglichkeit zum Lesen von RSS Feeds.

Wie sieht der Mailclient aus?

Er unterstützt die Verwendung von mehreren E-Mail-Konten und bietet Tabs und Tags zur übersichtlichen Verwaltung Ihrer Nachrichten. Für die Abwehr von Junk und Spam werden eigene Filter verwendet, die selbständig lernen können und sich an ihre Nutzergewohnheiten anpassen. Damit werden diese Filter nach einiger Zeit immer besser im Herausfiltern der von Ihnen unerwünschten Mails. Antivirus Anwendungen können zur Filterung ebenfalls eingesetzt werden, allerdings stellen E-Mails in dieser Hinsicht kein großes Problem mehr dar.

Welche anderen Funktionen bietet Seamonkey?

Seamonkey bietet auch einen IRC Chat Klienten, der konfigurierbar ist und auch einen eigenen Kanal für Informationen über das Seamonkey Projekt anbietet. An Werkzeugen für Entwickler stehen als Add-ons ein DOM Inspektor und auch ein HTML Editor zur Verfügung. Der DOM Inspektor erlaubt einen strukturierten Zugriff auf HTML- und XML-Daten, die im Browserfenster dargestellt werden.

Wann haben Sie das letzte Mal eine handschriftliche Nachricht gesendet? Wenn Sie wie die meisten modernen Menschen sind, ist das wahrscheinlich schon eine ganze Weile her (mit Ausnahme von Feiertags- oder Geburtstagskarten). Das liegt daran, dass E-Mails zu einem festen Bestandteil unseres persönlichen und beruflichen Lebens geworden sind. Aber obwohl E-Mails so weit verbreitet sind, sind sie nicht immer sicher. Hier kommt S/MIME als Verschlüsselungsverfahren für Ihre E-Mails ins Spiel.

Definition

S/MIME steht für Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions und ist ein Standard für die Verschlüsselung und Signatur von E-Mails und MIME-Daten mit öffentlichen Schlüsseln. Was S/MIME ermöglicht, sind drei Dinge:

  1. Stellen Sie gegenüber Ihren E-Mail-Empfängern sicher, dass Sie tatsächlicher Absender der E-Mail sind.
  2. Ermöglicht das verschlüsselte Senden und/oder Empfangen von E-Mails
  3. Erleichtern Sie die sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten in Netzwerken, indem Sie die Datenintegrität sicherstellen. Dies bedeutet, dass diese Zertifikate in einigen Fällen auch als Signaturzertifikate für Dokumente dienen, indem Dateien signiert und verschlüsselt werden, bevor sie per E-Mail gesendet werden.

Es wurde ursprünglich von RSA Security, Inc. entwickelt und basiert auf dem Verschlüsselungsmechanismus des Unternehmens für öffentliche Schlüssel. Die meisten E-Mail-Dienste und -Softwares verwenden S/MIME, um die E-Mail-Kommunikation zu sichern.

Wie funktioniert S/MIME?

S/MIME, basierend auf Public Key Infrastructure oder Asymmetric Encryption, bietet E-Mail-Sicherheit durch Verschlüsselung, Authentifizierung und Integrität. Mit anderen Worten, Sie können Ihre E-Mails digital signieren, sodass nur der vorgesehene Empfänger die Nachricht sehen kann und erfährt, dass die E-Mail wirklich von Ihnen stammt. Während die E-Mail unterwegs ist, wird ihre Integrität durch die Verschlüsselung sichergestellt, da sie verhindert, dass unbefugte Dritte die Daten abfangen und manipulieren.

Auf diese Weise geht S/MIME einen Schritt über die Verschlüsselung von E-Mail-Servern hinaus. Die Installation eines digitalen Zertifikats auf einem E-Mail-Server ist immer eine gute Idee, da hierdurch Hacker-Angriffe verhindert werden können. Dies reicht jedoch meist nicht aus. Selbst wenn Ihr E-Mail-Server verschlüsselt wurde, kann das einen Hacker nicht sicher davon abhalten, E-Mails aus Ihrem Posteingang zu stehlen, da die E-Mails unverschlüsselt auf den Servern gespeichert werden. Es schützt auch nicht, wenn Ihre E-Mails von einem anderen Server übertragen werden.

Beide Nachteile können mit einem S/MIME-Zertifikat behoben werden. Um S/MIME zu implementieren, müssen Sie ein S/MIME-Zertifikat (auch als „Client-Zertifikat“ bezeichnet) installieren.

S/MIME-Zertifikate basieren auf asymmetrischer Verschlüsselung. Es handelt sich also um zwei unterschiedliche Schlüssel – einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel. Ein öffentlicher Schlüssel kann dabei nur einen privaten Schlüssel haben und umgekehrt. Dies liegt daran, dass sie in mathematischer Beziehung zueinander stehen. Der öffentliche Schlüssel wird tatsächlich vom privaten Schlüssel abgeleitet.

Die Verwendung von S/MIME

Bei Verwendung von S/MIME sendet ein Absender eine E-Mail, indem er sie über den öffentlichen Schlüssel des Empfängers verschlüsselt. Auf der anderen Seite entschlüsselt der Empfänger die E-Mail mit dem privaten Schlüssel, den er hat. Es gibt keine Möglichkeit für andere, die E-Mail in einem verschlüsselten Format zu sehen oder zu manipulieren. In einfachen Worten wird dieser gesamte Vorgang als „Signieren“ bezeichnet.

Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit eines Eingriffs durch Dritte während der Übertragung der E-Mail verringert. Eine weiterer Vorteil ist die leichtere Authentifizierung des Absenders durch den Empfänger, da die Signatur des Absenders an jede E-Mail angehängt wird.

Obwohl S/MIME von vielen E-Mail-Clients unterstützt wird, wurde es nicht allgemein implementiert. In der Vergangenheit wurde es in erster Linie von Regierungsvertretern und Technikfreaks verwendet, da die Implementierung für normale Benutzer zu umständlich war.

Eine ähnliche Verschlüsselungsmethode ist eine Technologie namens PGP (Pretty Good Privacy), die oft als Alternative zu S/MIME genannt wird.

Viele denken bei elektronischer Archivierung an eine andere Form der Ablage. Statt dem Abheften in Ordnern erfolgt ein Scannen der Dokumente. Die elektronischen Dateien wandern digitalisiert in Computersysteme, sind beispielsweise auf Festplatten und anderen Speichermedien abgelegt. Der altvertraute Ordner verwandelt sich also in Bits und Bytes im Computer, abgelegt in Foldern und Files.

Diese Vorstellung reflektiert einen kleinen Teil des Übergangs von der manuellen Form auf Papier in ein elektronisches Format. Elektronische Aufbewahrung beinhaltet mehr. Sie ist Teil eines Systems der Wertschöpfung zur Umformung von Informationen zu Wissen in elektronischer Form. Wie geschieht diese Transformation und wozu führt sie?

Parallelität der Inhalte von Dokumenten und Daten

Die digitale Archivierung ist weiter auf dem Vormarsch

Analoge Achive gibt es immer weniger

Es besteht eine Unterscheidung von Inhalten (Content) zwischen physischen Dokumenten und elektronischen Daten, mit denen die Inhalte gespeichert sind. Verträge und Begleitdokumente sind in Papierform die meistgenutzte Form. Die durchgehend elektronische Erstellung, Verarbeitung und Ablage ist in Teilbereichen der Industrie und Verwaltung erfolgt. Gleichförmige, wiederkehrende Geschäftsprozesse sind eine Voraussetzung. Aus rechtlichen Gründen sind für viele Vorgänge Unterschriften notwendig. Dokumente und Daten zu den gleichen Vorgängen sind mehrfach vorhanden.

Es stellt sich die Aufgabe der Reduzierung von Duplikaten (Deduplizierung)Deduplizierung ist in der Informationstechnik allerdings eine der größten technischen Herausforderungen. Eine Automatisierung nach logischen Prinzipien bedingt darüber hinaus menschliche Prüfvorgänge des Qualitätsmanagements durch Spezialisten (Revisionen, Audits).

Lebenszyklus elektronischer Archivierung

Der Lebenszyklus besitzt folgende fünf Phasen:

1. Entstehungsprozess von Dokumenten

Beispiel ist das Eröffnen eines Kontos bei einer Bank. Zu den Dokumenten sind hierzu Begleitunterlagen in Papierform notwendig wie Geschäftsbedingungen und rechtliche Hinweise, die vertragsbindend sind.

2. Transport

Die physischen Dokumente gelangen anschließend an einen Ort der Weiterverarbeitung (beispielsweise zum Scannen), zur Integration in andere Dokumente und Ablage, in physischer und elektronischer Form. Die Kosten von Transport und Weiterverarbeitung sind zudem ein großer Kostenblock im Lebenszyklus von Dokumenten und elektronischer Verarbeitung.

3. Hintergrundbearbeitung (Backoffice)

Elektronische Archivierung erfolgt in fünf Phasen

Prüf– und Verarbeitungsvorgänge dieser Instanz gewährleisten beispielsweise, dass alle Vorgänge fehlerfrei erfolgen (Validierung und Verifizierung). Die Hintergrundbearbeitung ist wie die Transportphase ebenfalls kostenintensiv. Qualifizierte Mitarbeiter sind notwendig.

4. Lagerung

Die Dokumente sind – ob Papier oder elektronisch – zu lagern, also zu archivieren. Elektronisch geschieht die Lagerung in Systemen der Informations- und Kommunikationstechnologie. Der Aufbau der Infrastruktur erfordert ebenfalls entsprechende Investitionen, laufende Unterhaltskosten und Expertenwissen.

5. Entsorgung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Dokumente allerdings zu entsorgen. Das gleiche geschieht mit den Daten. Während physische Dokumente sichtbar sind, ist es mit Daten komplizierter. Daten werden kopiert und die gleichen Daten sind mehrfach aufbewahrt.

Die Entsorgung (Löschung) von Daten stellt zudem hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit durch Revisionsvorgänge (Audits). Hierfür sind Spezialisten aus den Bereichen von Informatik, Recht und aus der Betriebsorganisation notwendig.

Wertschöpfung

Eine Wertschöpfung entsteht, da Dokumente und Daten zur Erzeugung von Produkten und Dienstleistungen beitragen und notwendig sind (rechtliche Formvorschriften). Die Ablage in elektronischer Form ist ein Prozess aus dem genannten Lebenszyklus. Die Aufbewahrung erfolgt sowohl in den einzelnen Phasenschritten als auch abschließend mit der Endablage und Entsorgung.

Am Markt kann für die Produkte und Dienstleistungen ein bestimmter Preis erzielt werden, der profitabel ist. Die Verarbeitung der Dokumente und Archivierung in elektronischer Form stellt allerdings einen Kostenblock dar, der gering zu halten ist. Werte – der Gewinn – sinken, wenn beispielsweise die Kosten der elektronischen Verarbeitung und Archivierung durch Mängel der Geschäftsprozesse ungenügend sind.

Die gleichen Prinzipien gelten auch für den öffentlichen Sektor. Budgets aus Steuermitteln sind rationell einzusetzen.

Verminderung von Werten

Das Suchen von Dokumenten beansprucht viel Zeit

Hauptgründe für die Verminderung von Werten sind außerdem unzureichende Rationalisierung in den Hintergrundprozessen und die Vermehrung gleicher Daten in heterogenen elektronischen Archiven. Die Deduplizierung ist in der Informatik eine der größten Herausforderungen. Ein weiterer Faktor ist ferner das Suchen, Finden und Auswerten von elektronischen Dokumenten in den Archiven (Serversystemen). Untersuchungen in Großunternehmen ergaben dementsprechend einen beträchtlichen Werteverlust durch administrative – nicht wertschöpfende – Vorgänge.

Ein Viertel bis ein Drittel der Arbeitszeit wendet beispielsweise ein durchschnittlicher Mitarbeiter mit dem Suchen von relevanten elektronischen Dokumenten und zum aktuellen Stand (Versionstatus) auf. Teams verschwenden ebenfalls viel Zeit mit der Abstimmung unterschiedlicher Versionsstände, nicht auffindbaren und mit fehlerhaften elektronischen Dokumenten.

Technische und betriebswirtschaftliche Notwendigkeiten

Die elektronische Verarbeitung stellt daher hohe Anforderungen an die technische Infrastruktur. Die Daten sind in optimaler logischer Struktur zu erfassen, damit eine effiziente elektronische Ablage und Weiterverwendung erfolgt. Hauptanforderungen sind ergonomisch durchdachte Eingabesysteme für Mitarbeiter und automatisierte Erfassungssysteme durch Scannen.

Die Speicherung erfolgt in Datenbanksystemen. Herkömmliche Systeme arbeiten nach dem Prinzip von Zeilen und Spalten (relationale Zuordnung). Das heutige Datenaufkommen erfordert allerdings zunehmend ad-hoc Zugriffe, die schwer prognostizierbar sind. Neue Datenbanktechnologien sind demzufolge entstanden (nicht-relationale Verfahren wie NO-SQL). Bestehende technische Infrastrukturen müssen in neue Umgebungen kostenintensiv migriert werden.

Diesen Notwendigkeiten muss auch die Betriebsorganisation folgen. Der herkömmliche Aufbau einer klassischen hierarchischen Organisationsstruktur ist für moderne elektronische Ablageverfahren oftmals ungeeignet. Die schwer prognostizierbaren ad-hoc elektronischen Dokumentprozesse erfordern flexible, agile Organisationsformen. Das kann beispielsweise eine Matrixorganisation erfüllen. Ebenso sind die Geschäftsprozesse dem Wertschöpfungsprozess der genannten fünf Phasen des Lebenszyklus von elektronischer Dokumentation und Ablageverfahren anzupassen.

Gesetzliche Regeln und Anforderungen

Archivierung ist gesetzlich geregelt

Das Gesetz regelt die elektronische Archivierung

Die Ablage von Dokumenten in elektronischer Form ist überdies gesetzlich reglementiert. Das betrifft Themen der Revisionsfähigkeit(lückenloser Nachverfolgbarkeit) der Dokumente in materieller und elektronischer Form. Datensicherheit, Datenschutz und diverse Aufbewahrungsfristen stellen zudem hohe technische und organisatorische Anforderungen an die Betriebsorganisation und die Bereiche des öffentlichen Sektors.

Eine weitere Herausforderung ist die Identitätsprüfung und Zugriffsberechtigung (IAM=Identity & Access Management). Die Rollen und Berechtigungen erfordern Systeme, die organisatorisch und technisch den gesetzlichen Regeln und internen betrieblichen Bestimmungen entsprechen müssen.

Ob Privatpersonen, kleine, mittlere oder große Unternehmen, alle müssen sich diesen Herausforderungen des Gesetzesgebers stellen, die dazu von Jahr zu Jahr komplexer werden.

Fazit und Ausblick

Elektronische Archivierung ist ein umfangreicher Prozess, der den gesamten Prozess der betrieblichen Wertschöpfung betrifft. Privatpersonen sind durch gesetzliche Auflagen ebenso von der Thematik betroffen.

Die Realisierung eines optimalen Systems erfordert eine ganzheitliche Betrachtungsweise. Sie betrifft die durchgängige Gestaltung der Geschäftsprozesse zur elektronischen Ablage. Die Betriebsorganisation in Aufbau- und Ablauf muss für die entsprechende technische Infrastruktur gerüstet sein. Das betrifft vor allem die Beseitigung redundanter Vorgänge und Ablage mehrfacher gleicher Dokumente und Versionen. Das Suchen, Finden und Verwerten von Dokumenten hat ein beträchtliches Rationalisierungspotential.

Gesetzliche Auflagen und Anforderungen, die in Zukunft eher zunehmen, verlangen eine durchdachte Planung, Umsetzung und Weiterentwicklung elektronischer Archivierung.

Die digitale Archivierung ist weiter auf dem Vormarsch

Wie bei einem Schreiner die Säge nicht wegzudenken ist, so darf auf keinem Computer die Adobe-Software zur Erstellung von PDF-Dateien fehlen. Ein digitaler Dokumentenaustausch ist heutzutage ohne PDF nicht mehr denkbar. PDF-Dateien sind zum weltweiten Standard geworden. Doch was hat es mit dem PDF/A Format auf sich?

Das im Jahr 1993 von Adobe entwickelte Dateiformat wird mittlerweile von verschiedenen Spezialformaten ergänzt und deckt damit die Anforderungen von unterschiedlichen Branchen an digitales Arbeiten, Abspeichern und Archivieren ab. PDF/A ist eines dieser Spezialformate und dient der Langzeitarchivierung von denjenigen Dokumenten, die originalgetreu und unveränderbar gesichert werden sollen.

Umstieg von der analogen Welt in die digitale Welt mit PDF/A

PDF/A Formate eignen sich zur Langzeitarchivierung

Analoge Achive gibt es immer weniger

Weltweit machen seit Jahren Unternehmen und Behörden den Schritt weg von Papierakten und hin zum sogenannten „papierlosen Büro“. In diesem arbeiten die Mitarbeiter nur noch mit digitalen Akten bzw. wandeln Papierdokumente in digitale Dokumente um. Analoge Schriftstücke werden (aufgrund der großen Mengen an Papier häufig von externen Firmen) eingescannt und in einem Dokumenten-Management-System (DMSrevisionssicher abgelegt. Wichtig hierbei ist, dass das Unternehmen dabei die rechtlichen Rahmenbedingungen aus dem Handelsrecht und die jeweiligen Datenschutzrichtliniendes Landes einhält. Ein nicht zu unterschätzendes Unterfangen, wenn man bedenkt, dass digitale Dokumente manipuliert werden könnten und somit – im Gegensatz zu Papierdokumenten – nicht mehr revisionssicher wären.

Anforderungen an die digitale Arbeitswelt

Vor diesem Hintergrund entstand die Anforderung, digitale Dokumente so zu archivieren, dass der Inhalt auch nach langer Zeit noch in derselben Qualität und ohne Abweichungen vom Original dargestellt werden kann. Auch sollte das Dateiformat so gestaltet sein, dass eine Manipulation des Dateiinhaltes nicht mehr möglich war.
Im Jahr 2005 hat daraufhin Adobe das PDF-Format um die Norm PDF/A ergänzt (das „A“ steht für Archivierung) und die ISO-Zertifizierung für das digitale Langzeitarchivieren erhalten.
Doch was ist der Unterschied zum allseits bekannten „normalen“ PDF-Format?

Der Unterschied zwischen PDF und PDF/A

Eine PDF-Datei (PDF steht für „Portable Document Format“) kennt fast jeder, der mit Computern zu tun hat. Sie scannen ein Papierdokument ein und erhalten eine PDF-Datei, oder Sie wandeln eine bereits vorhandene digitale Datei mittels eines Programmes in ein PDF um. Was hat es aber nun mit einer PDF/A-Datei auf sich?
Eine PDF/A-Datei ist eine reduzierte Version einer PDF-Datei. Alle Funktionen, die nichts mit einer Archivierung zu tun haben, wurden gestrichen. Dabei gehen keine Daten verloren, nur das Format ändert sich.

ISO-Standard für Langzeitarchivierung

Den rechtlichen Vorgaben muss entsprochen werden

Eine Langzeitarchivierung von digitalen Schriftstücken stellt bei Unternehmen oder Behörden aus handelsrechtlichen Gründen bestimmte Anforderungen an die Aufbewahrung. Es ist problemlos möglich, eine PDF-Datei mit einem PDF-Writer zu verändern. Vertrags- oder steuerrelevanten Schriftstücke, wie zum Beispiel Rechnungen oder Handelsbriefe, müssen aber mehrere Jahre lang in der Originalabbildung vorhanden bleiben. Adobe hat aus diesem Grund das Format PDF/A für eine rechtlich einwandfreie Langzeitarchivierung entwickelt und im Jahr 2005 die erste Version auf den Markt gebracht (PDF/A-1). Es folgten die Versionen A-2 (2011) und A-3 (2012). PDF/A ist seit 2005 der ISO-Standard für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.

Unterscheidung zwischen PDF/A1a und A-1b

Man unterscheidet bei der Version PDF/A-1 zwischen zwei Abstufungen:
Der Level 1-b steht für „basic, übersetzt grundsätzlich/grundlegend. Er erfüllt die Mindestanforderungen der ISO-Norm und stellt eine eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit sicher. Alle eingefügten Bilder sind fest im Dokument eingebunden. Die Textbausteine sind in Unicode-Darstellung, damit sie für die Ewigkeit oder zumindest für die vom Handelsrecht vorgeschriebene Dauer reproduzierbar bleiben.

Der Level 1-a steht für „accessible, übersetzt zugänglich und ist eine Steigerung zum Level 1-b: Dieses Format setzen Sie dann ein, wenn die Dateien auch auf mobilen Endgeräten verfügbar sein sollen und Sie die sogenannte „Barrierefreiheit“ gewährleisten wollen. Das bedeutet eine identische Darstellung ohne Einschränkungen bei Menschen mit Behinderung, zum Beispiel bei blinden Menschen.

Somit sollten Sie bei der Archivierung immer das Format A-1a benutzen, um alle Anforderungen abzudecken.

Besonderheiten von PDF/A-Dateien:

– PDF/A-Dateien benötigen weniger Speicherplatz als normale PDF-Dateien.
– Eine Verschlüsselung oder ein Sperren (zum Beispiel durch einen Passwortschutz) ist nicht möglich.
– Es gibt eine exakte Hinterlegung und Definition der Farbprofile.
Links auf Webseiten oder externen Inhalt sind nicht gestattet, da diese dynamisch sind und sich verändern können.
– Es gibt keine dynamischen Funktionen wie zum Beispiel Audio- oder Videodateien.
– Es sind digitale Signaturen hinterlegt.
– Transparente Objekte oder Layer (Ebenen) sind nicht erlaubt.
– Eine PDF/A1a-Datei hat eine Kennzeichnung in Form von Metadaten nach XMP-Standard.
– PDF/A1a-Dateien dürfen keine eingebetteten Daten enthalten.

Das PDF-Symbol

Fazit

Für eine Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten ist die Nutzung von PDF/A unumgänglich. Welche Norm Sie nehmen (1a1b, 2 oder 3) hängt davon ab, für welchen Zweck Sie die Daten sichern wollen.
Da letztendlich beim Speichern nicht klar ist, wer zukünftig die Dokumente lesen soll oder will, sollten Sie immer die höchste Normstufe wählen.

Wenn Sie sich Gedanken über DMS, also dem Dokumentenmanagement-System sowie über die Archivierung machen, dann stolpern Sie über die Frage, worin hier eigentlich der Unterschied liegt. Jedes Unternehmen benötigt verschiedene Aufbewahrungsorte im Computer, auf die sämtliche Mitarbeiter zurückgreifen können. Dennoch haben diese Aufbewahrungsorte verschiedene Funktionen, wie es auch bei DMS und Archivierung der Fall ist. Der Unterschied ist leicht erklärt.

Wann spricht man von Archivierung?

Archivierung ist gesetzlich geregelt

Die Aufbewahrungspflicht ist im Handelsgesetzbuch geregelt

In einem Archiv legt man die Dokumente ab, die eine Aufbewahrungsfrist besitzen. Unterlagen von Unternehmen die aus dem Tagesgeschäft resultieren muss man gesetzlich gemäß § § 257 Handelsgesetzbuch, 147 Abgabeverordnung zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren. Dies gilt auch dann, wenn sie keine Bedeutung mehr in Ihrem täglichen Geschäftsvorgang haben.

Zu diesen Dokumenten gehören Kontoauszüge, Bilanzen, Jahresabschlüsse aber auch geschlossene Kundenakten oder Personalakten sowie Lohnzahlungen und vieles mehr. Auch Filme oder Fotos sowie Biografien, Werkzeitschriften und andere geschichtlich wichtige Ereignisse für Ihr Unternehmen sollten Sie der Archivierung zuführen.

Ganz wichtig ist, dass in das Archiv nur die Dokumente kommen, die man nicht mehr im täglichen Ablauf Ihres Unternehmens benötigt. Handelt es sich zum Beispiel um Daten von Kunden, die Sie noch täglich benötigen, dann gehören diese nicht ins Archiv. Wurde eine Kundenakte hingegen geschlossen und nicht mehr täglich hierauf zurückgegriffen, kann diese in der Archivierung abgelegt und aufbewahrt werden.

Auch auf das Archiv kann jederzeit zurückgegriffen werden

Natürlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, auf Ihre archivierten Unterlagen zurückzugreifen, wenn dies nötig sein sollte. Dies kann im Fall einer Überprüfung durch das Finanzamt der Fall sein, aber auch, wenn ein bereits abgesprungener Kunde zu Ihnen zurückkehrt. Auch die geschlossenen Personalakten sind jederzeit einsehbar.

Dennoch arbeitet man mit den Dokumenten in der Archivierung nicht täglich. Etwa fünf Prozent aller Dokumente und Unterlagen, mit denen Sie im täglichen Geschäft Ihres Unternehmens gearbeitet haben, landen nach Abschluss und Erledigung im Archiv, damit darauf jederzeit zurückgegriffen werden kann.

Ein modernes DMS ersetzt die klassische Ablage

Was sollten Sie unter DMS verstehen?

Auch das DMS, das Dokumentenmanagement-System ist eine Ablage, allerdings für alle laufenden geschäftlichen Verbindungen. Hier hinein gelangt alles, was Sie im Tagesgeschäft für Ihr Unternehmen benötigen. Daher sollten Sie dieses digitale Archiv auch nicht zur Dokumentenablage nutzen sondern hierfür ein eigenes Ablagearchiv anlegen.

Wenn Sie DMS nur zur Ablage nutzen, verschenken Sie wertvolles Potential. Denn hierbei handelt es sich um die zentrale Software, die Ihnen einen effizienten und sicheren Umgang mit allen Ihren täglich benötigten Daten bietet. Sobald man ein Dokument nicht mehr im täglichen Geschäft benötigt, sollte es weiter zur Archivierung wandern.

Die vielen Möglichkeiten von DMS

Wenn Sie DMS auf Ihren Firmen-Computersystem nutzen, haben Sie Ihre Daten von Partnern und Kunden im Griff. Denn wenn man telefonische Fragenerhält, dann benötigt der Kunde in einem solchen Fall sofort eine Information. Diese können Sie mit dem DMS schnell geben, wenn Sie dieses richtig nutzen.

Sie müssen die Daten daher richtig nutzen und diese so ablegen, dass alle Ihre Mitarbeiter sie schnell und einfach finden können. Wichtig dabei ist auch die ideale Suchfunktion, die bei einem guten DMS vorhanden sein sollte. Muss man erst ein Volltext eingeben, um die Antwort auf die Frage des Kunden zu finden, dann benötigt dies bereits zu viel Zeit und bringt oft auch nicht das gewünschte Ergebnis.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Ablage der Dokumente im DMS von Anfang an richtig genutzt wird. Daher sollten Sie als Unternehmer auch konsequent darauf bestehen, dass alle Unterlagen, die bei DMS in die Daten eingegeben werden, so viele Informationen wie möglich besitzen. Wichtig ist, damit Ihr DMS auch immer Up-to-Date ist. Dass Sie auch jederzeit Daten löschen dürfen, die nicht mehr benötigt werden oder diese im Falle einer Aufbewahrungspflicht direkt ins Archiv verschoben werden.

Das Datenvolumen verdoppelt sich weltweit etwa alle zwei Jahre

Nutzen Sie das DMS für Ihre Entscheidungen

Gerade für die unternehmerischen Entscheidungen können Sie das Computersystem nutzen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie auf alle relevanten Daten Zugriff haben. Denn oft ist es so, dass Daten im digitalen oder auch analogen Archiv „schlummern“ und einfach in der Informationsflut untergehen.

Laut Berechnungen verdoppelt sich das Datenvolumen alle zwei Jahre weltweit, was im Kleinen natürlich auch auf die Unternehmen zutrifft. Sie können daher davon ausgehen, dass Sie in 15 Jahren über ein 128 Mal größeres Datenvolumen verfügen, als dies heute der Fall ist. Wichtig ist daher auch, nicht alles zu verwahren, sondern wirklich nur die Daten, die gesetzlich vorgeschrieben sind oder die Sie für Ihr Unternehmen als wichtig betrachten. Eine regelmäßige Aussortierung ist daher ebenso wichtig, wie das Aufbewahren.

Alle Mitarbeiter müssen das Wissen des Unternehmens nutzen können

Das Dokumentenmanagement-System ist vor allem dafür gedacht, dass alle Mitarbeiter vom Wissen eines Einzigen den Nutzen ziehen können. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter jahrelang einen Kunden betreut, dann kennt er die Akte gut. Er muss nicht alles immer wieder im Computersystem nachlesen, was diesen Kunden betrifft.

Doch Mitarbeiter fahren auch einmal in Urlaub oder könnten über mehrere Wochen krank werden. In einem solchen Fall hilft dann die konsequente Ablage im DMS, damit die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung, die nicht den direkten Bezug zu diesem Kunden besitzt, dennoch schnell Informationen geben kann und der Kunde sich weiterhin gut von Ihrem Unternehmen betreut fühlt.

E-Mail-Postfächer von ausgeschiedenen Mitarbeitern nicht löschen

E-Mail-Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter sollten nicht gelöscht werden

Jeder Mitarbeiter muss daher die Möglichkeit besitzen, sich in die Themen oder die Projekte, die ein Kollege bearbeitet, so schnell wie möglich einfinden und einarbeiten zu können. Nur so kann man einen reibungslosen täglichen Ablauf in Ihrem Unternehmen gewährleisten. Und so sollten auch E-Mail-Postfächer nicht gelöscht sondern archiviert werden, auch wenn der Mitarbeiter längst ausgeschieden ist. Auch hierin könnten wertvolle Informationen enthalten sein, die ansonsten unwiderruflich verloren wären.

Auch die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern ist auf diese Weise gewährleistet, vor allem, wenn diese auch international funktionieren muss. Gerade Telefonkonferenzen können sehr zeitaufwendig sein, E-Mails zwischen mehreren Kollegen können schnell zu einem Chaos abdriften. Können allerdings alle Mitarbeiter auf die Informationen aus dem DMS zurückgreifen, zum Beispiel in den angebotenen Groupware-Funktionen, dann ist der Austausch von Daten unkompliziert und einfach.

Ganz wichtig – die Datensicherheit

Wichtig bei der Entscheidung für das ideale DMS für Ihr Unternehmen ist vor allem auch die Datensicherheit. Hierzu gehört die Wiederherstellung, wenn Dokumente versehentlich nicht im Archiv gelandet sind, sondern gelöscht wurden. Auch muss sicher gestellt sein, dass ein Mitarbeiter nur auf seine eigenen Daten zugreifen kann. Nicht aber auf die Daten eines anderen Kollegen.

So sollten die Daten so lange in der Archivierung aufgehoben sein, wie Sie dies als Unternehmer wünschen. Weiterhin muss sichergestellt sein, dass unberechtigte Dritte keinen Zugriff auf die verschiedenen Daten haben, auch wenn dies nur versehentlich geschieht.

In der Büroorganisation stellt die Archivierung seit Jahrzehnten ein wichtiges Thema dar. Schließlich gibt es für wichtige Dokumente und Belege gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Dies bedeutete für viele Unternehmen, hunderttausende von Blättern in Papierform zu lagern. Ein enormer Platzbedarf war und ist die Folge, sofern das Unternehmen an der althergebrachten Archivierung der Geschäftsdokumente festhält. In den letzten Jahren wurde mit der Einführung der digitalen Archivierung zumindest das Platzproblem optimal gelöst. Doch was gilt es in der digitalen Welt beim Archivieren zu beachten?

Digitalisierung von Geschäftsdokumenten – die gesetzlichen Vorgaben erfüllen

Wer die aufzubewahrenden Unterlagen digital archivieren möchte, muss zunächst für Revisionssicherheit sorgen. Um die gesetzlichen Bestimmungen erfüllen zu können, müssen die Inhalte der Dokumente unverändert und fälschungssicher gespeichert werden. Selbstverständlich muss sichergestellt sein, dass keine Daten verloren gehen können und die Inhalte jederzeit auffindbar bleiben. Wenn auf das digitale Archiv zugegriffen wird, muss über jede Handlung ein Protokoll erstellt werden, um die Zugriffe nachvollziehbar zu machen. Natürlich muss das archivierte Material sicher aufbewahrt werden, so dass während der Aufbewahrungszeit keine Daten verloren oder zerstört werden können. Das genutzte Archivierungssystem muss für die Datensicherheit und den Datenschutz entsprechend ausgelegt sein.

Wie wird aus Geschäftsdokumenten in Papierform ein digitales Archiv?

Archivieren im PapierformatWer das Aktenarchiv auf ein digitales Aufbewahrungssystem umstellen will, hat zunächst eine Menge Arbeit vor sich. Denn jedes einzelne Blatt Papier muss zunächst einmal digital erfasst werden. Dies bedeutet, dass jedes Dokument mit einem Scanner eingelesen und digitalisiert werden muss. Dabei sollte natürlich genau auf die verbleibende Aufbewahrungszeit geachtet werden. Genau wie vorher die Aktenordner müssen die digitalen Datenträger nun sicher aufbewahrt werden, so dass keine Daten zerstört werden oder verloren gehen können. Die Archivierung muss entsprechend protokolliert und organisiert sein, so dass Dokumente zeitnah aufgefunden werden können. Zudem müssen alle Dokumente in der Originalfassung wieder ausgedruckt werden können.

E-Mail-Archivierung – ein neues Metier für Unternehmen

E-Mails sind ebenfalls wichtige Dokumente, die entsprechend der aktuellen Gesetzgebung archiviert werden müssen. War es früher ausreichend, die E-Mails in gedruckter Form aufzubewahren, so muss seit Beginn des Jahres 2017 jede E-Mail auch als digitaler Datensatz archiviert werden. Zwar verfügen die meisten E-Mail-Programme über eine Archivierungsfunktion, doch genutzt wurde diese bisher von Unternehmen eher selten.

Wie werden E-Mails korrekt archiviert?

E-Mails richtig archivierenElektronische Korrespondenzen und Kommunikation muss ebenfalls nach gewissen Anforderungen archiviert werden. Eine Archivierungssoftware für E-Mails ist da sehr hilfreich, sofern einige Aufbewahrungskriterien erfüllt werden. Die E-Mails müssen wie alle Dokumente ordnungsgemäß, vollständig und in Übereinstimmung mit dem Original archiviert werden. Zudem sollte die E-Mail-Archivierung möglichst frühzeitig erfolgen. Natürlich müssen alle E-Mails wieder auffindbar und reproduzierbar aufbewahrt werden. Eine Vernichtung der archivierten E-mails darf erst nach dem Ablauf der Archivierungspflicht erfolgen. Alle Änderungen im E-Mail-Archiv müssen detailliert protokolliert werden. In der Regel beträgt die Aufbewahrungszeit für E-Mails bei 6 bis 10 Jahren.

Vorteile der digitalen Datenarchivierung

Dokumente in Schriftform nehmen in Aktenordnern eine Menge Platz ein. Da in digitaler Form solche Dokumente zu Tausenden auf einem kleinen Datenträger gespeichert werden können, benötigen Unternehmen entsprechend weniger Lagerraum. Da die Sicherheitsanforderungen in Sachen Brandschutz und Co. ähnlich sind, können die digitalen Datenträger entsprechend untergebracht werden. Einzig die Datensicherheit und der Datenschutz müssen eine besondere Aufmerksamkeit erhalten. Für Unternehmen bringt das Archivieren in digitaler Form also nicht nur einiges an Arbeit mit sich, sondern auch gewisse Vorteile in Sachen Platzbedarf und Organisation.

Sichere Aufbewahrungsorte für die digitalen Daten

Da digitale Datenträger geschützt untergebracht werden müssen, stellen einige Dienstleister entsprechende Serviceleistungen bereit. Dazu zählen spezielle Räumlichkeiten ebenso wie Cloud-Lösungen. Die Wahl des Archivierungssystems ist natürlich immer abhängig von den individuell anfallenden Dokumentenzahlen und Inhalten, die das Unternehmen archivieren muss. Wer mit der digitalen Archivarbeit beginnt oder das System umstellen möchte, sollte darauf achten, dass die entsprechenden gesetzlichen Regelungen eingehalten werden können.