Elektronische Archivierung – Herausforderungen und Lösungen

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Viele denken bei elektronischer Archivierung an eine andere Form der Ablage. Statt dem Abheften in Ordnern erfolgt ein Scannen der Dokumente. Die elektronischen Dateien wandern digitalisiert in Computersysteme, sind beispielsweise auf Festplatten und anderen Speichermedien abgelegt. Der altvertraute Ordner verwandelt sich also in Bits und Bytes im Computer, abgelegt in Foldern und Files.

Diese Vorstellung reflektiert einen kleinen Teil des Übergangs von der manuellen Form auf Papier in ein elektronisches Format. Elektronische Aufbewahrung beinhaltet mehr. Sie ist Teil eines Systems der Wertschöpfung zur Umformung von Informationen zu Wissen in elektronischer Form. Wie geschieht diese Transformation und wozu führt sie?

Parallelität der Inhalte von Dokumenten und Daten

Die digitale Archivierung ist weiter auf dem Vormarsch

Analoge Achive gibt es immer weniger

Es besteht eine Unterscheidung von Inhalten (Content) zwischen physischen Dokumenten und elektronischen Daten, mit denen die Inhalte gespeichert sind. Verträge und Begleitdokumente sind in Papierform die meistgenutzte Form. Die durchgehend elektronische Erstellung, Verarbeitung und Ablage ist in Teilbereichen der Industrie und Verwaltung erfolgt. Gleichförmige, wiederkehrende Geschäftsprozesse sind eine Voraussetzung. Aus rechtlichen Gründen sind für viele Vorgänge Unterschriften notwendig. Dokumente und Daten zu den gleichen Vorgängen sind mehrfach vorhanden.

Es stellt sich die Aufgabe der Reduzierung von Duplikaten (Deduplizierung)Deduplizierung ist in der Informationstechnik allerdings eine der größten technischen Herausforderungen. Eine Automatisierung nach logischen Prinzipien bedingt darüber hinaus menschliche Prüfvorgänge des Qualitätsmanagements durch Spezialisten (Revisionen, Audits).

Lebenszyklus elektronischer Archivierung

Der Lebenszyklus besitzt folgende fünf Phasen:

1. Entstehungsprozess von Dokumenten

Beispiel ist das Eröffnen eines Kontos bei einer Bank. Zu den Dokumenten sind hierzu Begleitunterlagen in Papierform notwendig wie Geschäftsbedingungen und rechtliche Hinweise, die vertragsbindend sind.

2. Transport

Die physischen Dokumente gelangen anschließend an einen Ort der Weiterverarbeitung (beispielsweise zum Scannen), zur Integration in andere Dokumente und Ablage, in physischer und elektronischer Form. Die Kosten von Transport und Weiterverarbeitung sind zudem ein großer Kostenblock im Lebenszyklus von Dokumenten und elektronischer Verarbeitung.

3. Hintergrundbearbeitung (Backoffice)

Elektronische Archivierung erfolgt in fünf Phasen

Prüf– und Verarbeitungsvorgänge dieser Instanz gewährleisten beispielsweise, dass alle Vorgänge fehlerfrei erfolgen (Validierung und Verifizierung). Die Hintergrundbearbeitung ist wie die Transportphase ebenfalls kostenintensiv. Qualifizierte Mitarbeiter sind notwendig.

4. Lagerung

Die Dokumente sind – ob Papier oder elektronisch – zu lagern, also zu archivieren. Elektronisch geschieht die Lagerung in Systemen der Informations- und Kommunikationstechnologie. Der Aufbau der Infrastruktur erfordert ebenfalls entsprechende Investitionen, laufende Unterhaltskosten und Expertenwissen.

5. Entsorgung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Dokumente allerdings zu entsorgen. Das gleiche geschieht mit den Daten. Während physische Dokumente sichtbar sind, ist es mit Daten komplizierter. Daten werden kopiert und die gleichen Daten sind mehrfach aufbewahrt.

Die Entsorgung (Löschung) von Daten stellt zudem hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit durch Revisionsvorgänge (Audits). Hierfür sind Spezialisten aus den Bereichen von Informatik, Recht und aus der Betriebsorganisation notwendig.

Wertschöpfung

Eine Wertschöpfung entsteht, da Dokumente und Daten zur Erzeugung von Produkten und Dienstleistungen beitragen und notwendig sind (rechtliche Formvorschriften). Die Ablage in elektronischer Form ist ein Prozess aus dem genannten Lebenszyklus. Die Aufbewahrung erfolgt sowohl in den einzelnen Phasenschritten als auch abschließend mit der Endablage und Entsorgung.

Am Markt kann für die Produkte und Dienstleistungen ein bestimmter Preis erzielt werden, der profitabel ist. Die Verarbeitung der Dokumente und Archivierung in elektronischer Form stellt allerdings einen Kostenblock dar, der gering zu halten ist. Werte – der Gewinn – sinken, wenn beispielsweise die Kosten der elektronischen Verarbeitung und Archivierung durch Mängel der Geschäftsprozesse ungenügend sind.

Die gleichen Prinzipien gelten auch für den öffentlichen Sektor. Budgets aus Steuermitteln sind rationell einzusetzen.

Verminderung von Werten

Das Suchen von Dokumenten beansprucht viel Zeit

Hauptgründe für die Verminderung von Werten sind außerdem unzureichende Rationalisierung in den Hintergrundprozessen und die Vermehrung gleicher Daten in heterogenen elektronischen Archiven. Die Deduplizierung ist in der Informatik eine der größten Herausforderungen. Ein weiterer Faktor ist ferner das Suchen, Finden und Auswerten von elektronischen Dokumenten in den Archiven (Serversystemen). Untersuchungen in Großunternehmen ergaben dementsprechend einen beträchtlichen Werteverlust durch administrative – nicht wertschöpfende – Vorgänge.

Ein Viertel bis ein Drittel der Arbeitszeit wendet beispielsweise ein durchschnittlicher Mitarbeiter mit dem Suchen von relevanten elektronischen Dokumenten und zum aktuellen Stand (Versionstatus) auf. Teams verschwenden ebenfalls viel Zeit mit der Abstimmung unterschiedlicher Versionsstände, nicht auffindbaren und mit fehlerhaften elektronischen Dokumenten.

Technische und betriebswirtschaftliche Notwendigkeiten

Die elektronische Verarbeitung stellt daher hohe Anforderungen an die technische Infrastruktur. Die Daten sind in optimaler logischer Struktur zu erfassen, damit eine effiziente elektronische Ablage und Weiterverwendung erfolgt. Hauptanforderungen sind ergonomisch durchdachte Eingabesysteme für Mitarbeiter und automatisierte Erfassungssysteme durch Scannen.

Die Speicherung erfolgt in Datenbanksystemen. Herkömmliche Systeme arbeiten nach dem Prinzip von Zeilen und Spalten (relationale Zuordnung). Das heutige Datenaufkommen erfordert allerdings zunehmend ad-hoc Zugriffe, die schwer prognostizierbar sind. Neue Datenbanktechnologien sind demzufolge entstanden (nicht-relationale Verfahren wie NO-SQL). Bestehende technische Infrastrukturen müssen in neue Umgebungen kostenintensiv migriert werden.

Diesen Notwendigkeiten muss auch die Betriebsorganisation folgen. Der herkömmliche Aufbau einer klassischen hierarchischen Organisationsstruktur ist für moderne elektronische Ablageverfahren oftmals ungeeignet. Die schwer prognostizierbaren ad-hoc elektronischen Dokumentprozesse erfordern flexible, agile Organisationsformen. Das kann beispielsweise eine Matrixorganisation erfüllen. Ebenso sind die Geschäftsprozesse dem Wertschöpfungsprozess der genannten fünf Phasen des Lebenszyklus von elektronischer Dokumentation und Ablageverfahren anzupassen.

Gesetzliche Regeln und Anforderungen

Archivierung ist gesetzlich geregelt

Das Gesetz regelt die elektronische Archivierung

Die Ablage von Dokumenten in elektronischer Form ist überdies gesetzlich reglementiert. Das betrifft Themen der Revisionsfähigkeit(lückenloser Nachverfolgbarkeit) der Dokumente in materieller und elektronischer Form. Datensicherheit, Datenschutz und diverse Aufbewahrungsfristen stellen zudem hohe technische und organisatorische Anforderungen an die Betriebsorganisation und die Bereiche des öffentlichen Sektors.

Eine weitere Herausforderung ist die Identitätsprüfung und Zugriffsberechtigung (IAM=Identity & Access Management). Die Rollen und Berechtigungen erfordern Systeme, die organisatorisch und technisch den gesetzlichen Regeln und internen betrieblichen Bestimmungen entsprechen müssen.

Ob Privatpersonen, kleine, mittlere oder große Unternehmen, alle müssen sich diesen Herausforderungen des Gesetzesgebers stellen, die dazu von Jahr zu Jahr komplexer werden.

Fazit und Ausblick

Elektronische Archivierung ist ein umfangreicher Prozess, der den gesamten Prozess der betrieblichen Wertschöpfung betrifft. Privatpersonen sind durch gesetzliche Auflagen ebenso von der Thematik betroffen.

Die Realisierung eines optimalen Systems erfordert eine ganzheitliche Betrachtungsweise. Sie betrifft die durchgängige Gestaltung der Geschäftsprozesse zur elektronischen Ablage. Die Betriebsorganisation in Aufbau- und Ablauf muss für die entsprechende technische Infrastruktur gerüstet sein. Das betrifft vor allem die Beseitigung redundanter Vorgänge und Ablage mehrfacher gleicher Dokumente und Versionen. Das Suchen, Finden und Verwerten von Dokumenten hat ein beträchtliches Rationalisierungspotential.

Gesetzliche Auflagen und Anforderungen, die in Zukunft eher zunehmen, verlangen eine durchdachte Planung, Umsetzung und Weiterentwicklung elektronischer Archivierung.