Was ist SharePoint? Entdecken Sie mit uns die Möglichkeiten!
SharePoint ist eine Plattform von Microsoft, die Organisationen dabei unterstützt, Websites zu erstellen und Informationen sicher zu speichern, zu organisieren und zu teilen. Mit SharePoint können Benutzer von nahezu allen Geräten aus auf Informationen zugreifen und mit ihnen arbeiten, indem sie einfach einen Webbrowser wie Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome oder Firefox verwenden. Es gibt verschiedene Versionen und Produkte von SharePoint, die von Microsoft angeboten werden, darunter Microsoft SharePoint Online in Microsoft 365, SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 und SharePoint Foundation. Erfahren Sie in diesem Beitrag genau, was Sharepoint ist und wozu Sie es nutzen können.
Schlüsselerkenntnisse
- SharePoint ist eine Plattform von Microsoft zur Erstellung von Websites und zur Speicherung, Organisation und Freigabe von Informationen.
- Es gibt verschiedene Versionen von SharePoint, darunter SharePoint Online in Microsoft 365 und SharePoint Server.
- SharePoint ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit, die Verwaltung von Dokumenten und Versionen, das Teilen von Dateien und die Integration mit anderen Microsoft-Produkten.
Die vielfältigen Funktionen von SharePoint
Mit SharePoint können Benutzer von nahezu allen Geräten aus auf Informationen zugreifen und mit ihnen arbeiten, indem sie einfach einen Webbrowser wie Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome oder Firefox verwenden. SharePoint bietet mehrere Funktionen, die Organisationen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von SharePoint:
SharePoint Vorteile und Nutzen
SharePoint bietet zahlreiche Vorteile und ermöglicht es Benutzern, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und effizienter zu arbeiten. Zu den Vorteilen gehören:
- Verbesserte Zusammenarbeit: SharePoint ermöglicht es Benutzern, Informationen und Dateien einfach zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.
- Effektive Dokumentenverwaltung: SharePoint bietet eine zentralisierte Plattform zur Verwaltung von Dokumenten und reduziert so die Duplizierung von Dateien.
- Erweiterte Suchfunktionen: Benutzer können schnell und einfach relevante Informationen finden, indem sie die leistungsstarken Suchfunktionen von SharePoint nutzen.
- Bessere Einhaltung von Vorschriften: SharePoint bietet Funktionen zur Einhaltung von Vorschriften und Sicherheitsrichtlinien.
- Flexible Anpassung: SharePoint ist eine flexible Plattform, die an verschiedene Bedürfnisse angepasst werden kann.
SharePoint Einsatzgebiete
SharePoint kann in verschiedenen Geschäftsszenarien eingesetzt werden. Hier sind einige der häufigsten Einsatzgebiete:
- Zusammenarbeit im Team: SharePoint bietet eine Plattform zur Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams.
- Projektmanagement: SharePoint kann verwendet werden, um Projekte zu planen, zu verfolgen und zu verwalten.
- Verwaltung von Dokumenten und Aufzeichnungen: SharePoint bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Dokumenten und Aufzeichnungen.
- Business Intelligence: SharePoint kann zur Analyse und Darstellung von Unternehmensdaten verwendet werden.
- Personalmanagement: SharePoint kann zur Verwaltung von Personalinformationen, -daten und -dokumenten verwendet werden.
Microsoft SharePoint Online in Microsoft 365
Microsoft SharePoint Online in Microsoft 365 ist ein cloudbasierter Dienst, der von Microsoft gehostet wird. Organisationen können einen Microsoft 365-Plan oder das eigenständige SharePoint Online abonnieren, um Websites zu erstellen und Dokumente und Informationen für Kollegen, Partner und Kunden freizugeben.
SharePoint Online bietet eine Vielzahl von Funktionen und ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit, die Verwaltung von Dokumenten und Versionen, das Teilen von Dateien und die Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie PowerApps und Power BI. Um mit SharePoint Online zu beginnen, können Benutzer eine Teamwebsite erstellen, auf der sie Dateien speichern und gemeinsam bearbeiten können.
Mit SharePoint Online können Benutzer Inhalte mit anderen innerhalb ihrer Organisation teilen oder öffentlich zugänglich machen. Es bietet verschiedene Freigabeeinstellungen, die es den Benutzern ermöglichen, die Kontrolle darüber zu behalten, wer auf welche Inhalte zugreifen und diese bearbeiten kann.
SharePoint Online ist auch in der Lage, Dokumente automatisch zu klassifizieren und zu organisieren, um die Suche und das Finden von Inhalten zu erleichtern. Es bietet auch intelligente Funktionen wie die automatische Erkennung von Inhalten in Bildern und die automatische Übersetzung von Dokumenten.
SharePoint Online bietet eine nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Outlook, OneDrive und Teams. Benutzer können Dateien aus OneDrive oder anderen Lokationen direkt in SharePoint Online exportieren und gemeinsam bearbeiten. Teams können auch ohne Probleme zusammenarbeiten und in Echtzeit diskutieren.
SharePoint-Integration
SharePoint Online ist in Microsoft 365 vollständig integriert. Benutzer können auf alle Funktionen von SharePoint Online direkt über die Microsoft 365-Oberfläche zugreifen. Sie können auch Inhalte aus SharePoint Online in andere Microsoft-Produkte exportieren und dort bearbeiten. Das bedeutet, dass Benutzer für Dokumentenabläufe nur eine Plattform benötigen, um ihre Arbeitsaufgaben zu erledigen.
SharePoint Online bietet auch Integrationen mit anderen Nicht-Microsoft-Systemen, wie SAP, Salesforce und anderen CRM-Systemen. Dies ermöglicht es Benutzern, alle ihre Geschäftsprozesse nahtlos zu integrieren und zu verwalten.
Insgesamt bietet SharePoint Online eine umfassende Lösung für Organisationen, die eine Plattform benötigen, um ihre Inhalte zu verwalten, zu teilen und zu organisieren. Es ist einfach zu bedienen und bietet eine Vielzahl von Funktionen, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu verbessern.
SharePoint Server
SharePoint Server, auf der anderen Seite, bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre eigene SharePoint-Infrastruktur lokal bereitzustellen und zu verwalten. Organisationen können entweder den SharePoint Server 2019 nutzen, um die neuesten Funktionen zu nutzen, oder ältere Versionen wie SharePoint Server 2016 oder SharePoint Server 2013 verwenden.
SharePoint Server bietet zusätzliche Funktionen und Funktionen im Vergleich zu SharePoint Online, darunter moderne Websiteseiten, moderne Webparts und Dokumenterstellung, moderne Listen und Bibliotheken, moderne Suche sowie Integrationen mit PowerApps, Power BI und MS Flow. Es ermöglicht auch die Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Office 365 und Windows Server.
SharePoint Server 2019 ist die neueste Version von SharePoint Server. Sie bietet eine verbesserte Benutzeroberfläche, moderne Websites, Webparts und Formulare sowie verbesserte Suchfunktionen. Darüber hinaus bietet sie verbesserte Compliance- und Sicherheitsfunktionen sowie bessere Leistung und Skalierbarkeit. SharePoint Server 2016 ist eine frühere Version von SharePoint, die immer noch von einigen Organisationen verwendet wird. Es bietet viele der gleichen Funktionen wie SharePoint Server 2019, einschließlich moderner Website- und Listenfunktionen, sowie eine verbesserte Benutzeroberfläche und Suchfunktionen. SharePoint Server 2013 ist eine ältere Version von SharePoint, die immer noch von einigen Organisationen verwendet wird. Es bietet grundlegende Websites, Listen und Bibliotheken sowie Dokumenten- und Inhaltsverwaltungsfunktionen.
Unabhängig davon, welche Version von SharePoint Server verwendet wird, kann es Unternehmen dabei helfen, ihre Dokumente und Informationen sicher zu speichern, zu organisieren und zu teilen, sowie ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation zu verbessern.
Andere Tools und Programme im Zusammenhang mit SharePoint
Zusätzlich zu SharePoint Online und SharePoint Server gibt es auch andere Tools und Programme im Zusammenhang mit SharePoint. Ein Beispiel ist SharePoint Designer 2013, ein kostenloses Programm zum Erstellen von workflowfähigen Lösungen. Mit SharePoint Designer können Benutzer die Geschäftsprozesse ihrer Organisationen automatisieren und anpassen und komplexe Workflowanforderungen erfüllen. Sie können maßgeschneiderte Business-Lösungen erstellen und eine Vielzahl von Funktionen wie Abfragen von Daten, Logik und Verzweigungen, Benutzerfreigabe und Senden von E-Mails integrieren. SharePoint Designer unterstützt zudem auch die Erstellung externer Inhaltstypen für externe Datenlösungen basierend auf Business Connectivity Services.
Die OneDrive-Synchronisierung
Eine weitere nützliche Funktion von SharePoint ist die OneDrive-Synchronisierung. Mit dem OneDrive-Desktopprogramm können Benutzer Dokumente aus einer Teamwebsite oder von OneDrive für Arbeit oder Schule/Universität auf ihren Computer synchronisieren, um sie offline nutzen zu können. Diese Funktion ist besonders praktisch für Benutzer, die häufig unterwegs sind oder in Bereichen mit schlechter Internetverbindung arbeiten.
Um die OneDrive-Synchronisierung nutzen zu können, müssen Benutzer lediglich das OneDrive-Desktopprogramm herunterladen und installieren. Anschließend können sie die gewünschten Dokumente auswählen und auf „Synchronisieren“ klicken. Die ausgewählten Dokumente werden automatisch heruntergeladen und lokal auf dem Computer gespeichert.
Die OneDrive-Synchronisierung bietet auch die Möglichkeit, Dokumente automatisch zu synchronisieren, sobald sie in einer Bibliothek aktualisiert werden. Auf diese Weise haben Benutzer immer Zugriff auf die neuesten Versionen der Dokumente, ohne manuell synchronisieren zu müssen.
Insgesamt ist die OneDrive-Synchronisierung eine großartige Funktion von SharePoint, die Benutzern Flexibilität und Mobilität bietet und die Zusammenarbeit von Teams erleichtert.
Optimierung der Arbeitsprozesse und Zusammenarbeit mit SharePoint
SharePoint bietet Organisationen eine Vielzahl von Möglichkeiten, um ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Mit SharePoint können Benutzer Websites erstellen, die speziell auf ihre einzigartigen Geschäftsszenarien zugeschnitten sind. Es gibt verschiedene Websitevorlagen und Beispiele, die als Inspiration dienen können, um Websites für verschiedene Zwecke zu erstellen, wie zum Beispiel das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Teamzusammenarbeit, die Produkterstellung und die Erstellung von Ressourcengruppen für Mitarbeiter.
Mit SharePoint können Benutzer auch verschiedene Aktionen ausführen, wie das Hochladen von Dateien, das Öffnen von Dokumenten in einer Bibliothek, die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, das Teilen von Dokumenten und Websites, das Erstellen von Teamwebsites, das Hinzufügen von Listen oder Bibliotheken zu Websites, das Beibehalten von Dokumentenversionen, die Durchführung von Suchen und das Kopieren oder Verschieben von Dateien und Ordnern zwischen Bibliotheken.
SharePoint bietet eine Vielzahl von Anwendungen, die dazu beitragen, Arbeitsprozesse und Zusammenarbeit zu verbessern. Mit der Integration von PowerApps, Power BI und MS Flow können Benutzer benutzerdefinierte Geschäftsanwendungen erstellen, Daten visualisieren und Prozesse automatisieren. SharePoint bietet auch eine Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Office 365 und Windows Server, die dazu beitragen können, die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation zu verbessern.
Aktionen, die mit SharePoint ausgeführt werden können
Mit SharePoint können Benutzer auch verschiedene Aktionen ausführen, wie das Hochladen von Dateien, das Öffnen von Dokumenten in einer Bibliothek, die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, das Teilen von Dokumenten und Websites.
Eine Möglichkeit, Dokumente in SharePoint zu verwalten, ist das Hochladen von Dateien. Benutzer können Dateien direkt von ihrem Computer hochladen oder Dateien aus anderen Speicherorten wie OneDrive synchronisieren. Wenn eine Bibliothek aktiviert ist, können Benutzer zusätzliche Informationen zu einer Datei hinzufügen, wie z.B. Metadaten, Tags und Beschreibungen.
Ein weiterer nützlicher Aspekt von SharePoint ist die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten. Mit SharePoint können mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, wodurch die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams verbessert wird. Benutzer können Änderungen an einem Dokument vornehmen und diese automatisch mit anderen Benutzern synchronisieren, ohne dass es zu Überschreibungen oder Konflikten kommt.
Das Teilen von Dokumenten und Websites ist eine weitere wichtige Funktion von SharePoint. Benutzer können Dokumente oder Websites mit anderen Benutzern teilen, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb einer Organisation zu verbessern. Es gibt verschiedene Optionen zum Teilen von Dokumenten und Websites, darunter das Teilen per E-Mail oder das Erteilen von Berechtigungen für bestimmte Benutzer oder Gruppen.
Außerdem können Benutzer auch Dokumentversionen beibehalten. Mit dieser Funktion können Benutzer verschiedene Versionen desselben Dokuments speichern und darauf zurückgreifen, falls eine ältere Version benötigt wird. Es ist auch möglich, ältere Versionen zu löschen oder zu archivieren, um Speicherplatz zu sparen.
Andere Aktionen, die mit SharePoint ausgeführt werden können, sind das Kopieren oder Verschieben von Dateien und Ordnern zwischen Bibliotheken, das Durchführen von Suchen und das Hinzufügen von Listen oder Bibliotheken zu Websites. Mit SharePoint können Benutzer ihre Workflows optimieren und ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten.
Fazit
Insgesamt bietet SharePoint eine Vielzahl von Möglichkeiten für Organisationen, ihre Informationen und Arbeitsabläufe zu verwalten und zu optimieren. Es ist eine effektive Plattform, die die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb einer Organisation verbessert. Mit SharePoint können Benutzer von nahezu allen Geräten aus auf Informationen zugreifen und mit ihnen arbeiten, indem sie einfach einen Webbrowser wie Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome oder Firefox verwenden.
Es gibt verschiedene Versionen und Produkte von SharePoint, die von Microsoft angeboten werden, darunter Microsoft SharePoint Online in Microsoft 365, SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 und SharePoint Foundation. SharePoint Online ist ein cloudbasierter Dienst, der von Microsoft gehostet wird und eine Vielzahl von Funktionen wie Echtzeit-Zusammenarbeit, Verwaltung von Dokumenten und Versionen, Teilen von Dateien und Integration mit anderen Microsoft-Produkten bietet. SharePoint Server bietet ähnliche Funktionen, kann aber lokal bereitgestellt und verwaltet werden und bietet zusätzliche Funktionen und Funktionen im Vergleich zu SharePoint Online.
Zusätzlich zu SharePoint Online und SharePoint Server gibt es auch andere Tools und Programme im Zusammenhang mit SharePoint, wie SharePoint Designer 2013 für die Erstellung von workflowfähigen Lösungen und die OneDrive-Synchronisierung, die Benutzern ermöglicht, Dokumente offline zu bearbeiten.
Mit SharePoint können Benutzer verschiedene Aktionen ausführen, wie das Hochladen von Dateien, das Öffnen von Dokumenten in einer Bibliothek, die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, das Teilen von Dokumenten und Websites, das Erstellen von Teamwebsites und das Hinzufügen von Listen oder Bibliotheken zu Websites. Es bietet auch die Möglichkeit, Dokumentenversionen beizubehalten, Suchen durchzuführen und Dateien und Ordner zwischen Bibliotheken zu kopieren oder zu verschieben.
SharePoint ist eine flexible Plattform, die an verschiedene Bedürfnisse angepasst werden kann und Organisationen dabei unterstützt, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Mit SharePoint können Benutzer Websites erstellen, die speziell auf ihre einzigartigen Geschäftsszenarien zugeschnitten sind, wie zum Beispiel das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Teamzusammenarbeit, die Produkterstellung und die Erstellung von Ressourcengruppen für Mitarbeiter.
Insgesamt ist SharePoint eine leistungsstarke Plattform von Microsoft, die Organisationen dabei hilft, Informationen sicher zu speichern, zu organisieren und zu teilen. Wenn Sie noch nicht mit SharePoint gearbeitet haben, lohnt es sich auf jeden Fall, es auszuprobieren und zu entdecken, wie Ihre Organisation von dieser innovativen Plattform profitieren kann.
FAQ
Q: Was ist SharePoint?
A: SharePoint ist eine Plattform von Microsoft, die Organisationen dabei unterstützt, Websites zu erstellen und Informationen sicher zu speichern, zu organisieren und zu teilen.
Q: Welche Versionen und Produkte von SharePoint bietet Microsoft an?
A: Microsoft bietet verschiedene Versionen und Produkte von SharePoint an, darunter Microsoft SharePoint Online in Microsoft 365, SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 und SharePoint Foundation.
Q: Was ist Microsoft SharePoint Online in Microsoft 365?
A: Microsoft SharePoint Online in Microsoft 365 ist ein cloudbasierter Dienst, der von Microsoft gehostet wird. Organisationen können einen Microsoft 365-Plan oder das eigenständige SharePoint Online abonnieren, um Websites zu erstellen und Dokumente und Informationen freizugeben.
Q: Was ist der Unterschied zwischen SharePoint Online und SharePoint Server?
A: SharePoint Online ist ein cloudbasierter Dienst, während SharePoint Server die Möglichkeit bietet, die SharePoint-Infrastruktur lokal bereitzustellen und zu verwalten.
Q: Gibt es andere Tools und Programme im Zusammenhang mit SharePoint?
A: Ja, zum Beispiel ist SharePoint Designer 2013 ein kostenloses Programm, das zum Erstellen von workflowfähigen Lösungen verwendet wird.
Q: Wie funktioniert die OneDrive-Synchronisierung in SharePoint?
A: Mit dem OneDrive-Desktopprogramm können Benutzer Dokumente aus einer Teamwebsite oder von OneDrive für Arbeit oder Schule/Universität auf ihren Computer synchronisieren, um sie offline nutzen zu können.
Q: Welche Aktionen können mit SharePoint ausgeführt werden?
A: Mit SharePoint können Benutzer verschiedene Aktionen ausführen, wie das Hochladen von Dateien, das Öffnen von Dokumenten, die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, das Teilen von Dokumenten und Websites, das Erstellen von Teamwebsites und das Durchführen von Suchen.
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Katharina Berger ist Redakteurin für den Blog der Biteno GmbH und schreibt vorwiegend über technische und betriebswirtschaftliche Themen. Daneben reist sie gerne und schreibt über betriebswirtschaftliche Themen auf Unternehmer-Portal.net
