Bei Groupware bzw. Gruppen-Software handelt es sich um Software-Lösungen, die in erster Linie zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe, wie zu Beispiel in einem Unternehmen, über räumliche und/oder zeitliche Distanz hinweg eingesetzt werden. Solche Systeme setzen die theoretischen Grundlagen der computerunterstützten Arbeitsprozesse in konkrete Arbeitsfälle um.

Allgemeine Informationen zu Groupware

Eine allgemeine Definition für den Begriff „Groupware“ haben die US-amerikanischen Informatiker und Softwareentwickler Rein, Ellis und Gibbs gegeben. Demnach handelt es sich bei einer Groupware um ein computergestütztes System, welches eine Gruppe von Personen bei ihrer Arbeit Unterstützung bietet und eine Verbindung für eine geteilte Arbeitsumgebung bereitstellt. Der wichtigste Unterschied zwischen Groupware- und anderen Software-Systemen zur Unterstützung weniger Benutzer oder vieler Nutzergruppen, wie zum Beispiel Mehrbenutzerdatenbanksysteme, spiegelt sich in der Tatsache wider, dass Groupware-Systeme explizit darauf ausgelegt sind, die Isolation der Benutzer voneinander so gut wie möglich zu reduzieren. Mit Groupware wird also ein gewisses Gewahrsein über anderen Nutzer und deren Aktivitäten geschaffen.

Ein zweites wichtiges Merkmal von Groupware-Systemen ist die extrem hohe Anpassbarkeit bzw. Flexibilität. Jede Gruppe ist anders. Demzufolge muss eine gute Groupware nicht nur auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Gruppe als Ganzes eingehen, sondern auch die individuellen Anforderungen der einzelnen Gruppenmitglieder so gut wie möglich zufriedenstellen. Um dies zu realisieren, muss eine Groupware sehr generisch oder anpassbar sein, sodass sie einzelne Benutzer als auch ganze Benutzergruppen auf verschiedene Art und Weise nutzen können. Groupware-Systeme werden in der IT-Branche und der Softwareindustrie gerne mit IBM Lotus oder Microsoft Exchange gleichgesetzt.

Eigenschaften und Merkmale von Groupware

Das Hauptziel von Groupware ist stets das unterstützende Steuern von Gruppenprozessen. Moderne Groupware-Systeme lassen sich nach verschiedenen Eigenschaften und Merkmalen klassifizieren:

–       Ort: Wie wird die Zusammenarbeit realisiert? Findet sie an einem festen Ort statt, wie beispielsweise in einem Büro, oder über räumliche und zeitliche Distanz hinweg, wie zum Beispiel zwischen München und Stuttgart.

–       Zeit: Wird die Zusammenarbeit gleichzeitig, zum Beispiel über Videokonferenz, oder zeitversetzt realisiert, zum Beispiel über E-Mail.

–       Steuerung der Kommunikation: Steuern die Teilnehmer die Kommunikation bewusst, wie zum Beispiel beim Schreiben einer E-Mail, oder sind keine expliziten Handlungen nötig, wie zum Beispiel bei der Annahme eines Telefongesprächs.

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–       Struktur: Wird von der Groupware ein fester Ablaufplan vorgegeben, wie zum Beispiel bei einer Tagesordnung oder nicht.

–       Größe: Wird die Zusammenarbeit in einer großen Gruppe, wie zum Beispiel bei einer Vorlesung oder in einer kleinen Gruppe, wie beispielsweise bei einem Seminar, realisiert.

Die zentralen Aspekte einer Groupware sind:

–       Awareness: Die meisten Systeme setzen eine oder mehrere Formen der Awareness (Gruppenkenntnis) um. Konkret bedeutet das, dass die Software kontinuierlich die Zusammensetzung der Gruppe, deren Mitarbeit und Teilnahme überwacht und bei Bedarf informiert.

–       What You See Is What You Get (WYSIWYG): Die Benutzeroberfläche der Groupware sollte den Benutzern die Darstellung aller Funktionalitäten und Inhalte möglichst übersichtlich und intuitiv zur Verfügung stellen, sodass wenige oder überhaupt keine Schulung nötig ist.

–       Synchronisation und Konsistenzerhaltung: Die Gewährleistung eines einheitlichen Datenzustandes, trotz paralleler Zugriffe auf den Datenbestand und die Behebung von Konflikten, die bei unterschiedlichen Versionen des Datenbestandes entstehen können.

Architektur im Überblick

Bei einer Groupware-Anwendung handelt es sich um ein verteiltes System, das die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Daten oder Dokumenten ermöglicht. Solche Systeme setzen folgende drei Konzepte um:

–       zentralisierte Architektur: Alle Nutzer bzw. Teilnehmer (Clients) sind mit einer zentralen Verwaltungsstelle (Server) verbunden. Über den zentralen Server wird die gesamte Kooperation realisiert.

–       Peer-to-Peer-Architektur: Obwohl alle Teilnehmer über ein zentrales System miteinander verbunden sind, wird auf eine zentrale Verwaltungsinstanz verzichtet wie es bei der zentralisierten Architektur der Fall ist.

–       hybride Architektur: Hier wird die Peer-to-Peer-Architektur durch einen zentralen Server ergänzt. Dieser wird jedoch lediglich zur Protokollierung genutzt und übt keinerlei zentrale Verwaltungsfunktionen aus.

Beispiele für Groupware-Anwendungen

Der Funktionsumfang, den Applikationen wie Microsoft Exchange Server bieten, ist unterschiedlich. Bei vielen Anwendungen sind E-Mail, Projektmanagement, Notizbuch und Kalenderfunktion enthalten. Einige Lösungen stellen kaum mehr als diese Funktionalitäten bereit, während andere durchaus mehr als diese Basisfunktionen bieten. Bekannte Software-Produkte, die als Groupware vermarktet werden, sind:

–       Micro Focus

–       Sun ONE

–       IBM Notes

–       GroupWise

–       Microsoft Exchange

–       Microsoft SharePoint

–       Zimbra

Neben den Groupware-Lösungen für Windows-Systeme sind auch plattformübergreifende Groupware-Produkte erhältlich. Hierzu gehören Groupware-Lösungen wie FirstClass Software du Kerio Connect, die sowohl für Windows- als auch für Linux– und MacOS-Systeme erhältlich sind. Die neue Generation von Groupware-Anwendungen wie Lotus Connections von IBM oder Yammer von Microsoft basieren auf sogenannter „sozialer Software“, um Zusammenarbeit, Kommunikation und Koordination bereitzustellen. Diese Funktionalitäten werden insbesondere durch Blogs, Wikis und soziale Netzwerke bereitgestellt.

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