Das Internet ist heute ein zentrales Medium für den öffentlich zugänglichen Austausch von Informationen. Es ist deshalb naheliegend, eine kleine Ausgabe davon auch für eine Organisation wie eine Firma oder für Unternehmen einzurichten. Dieses private Internet soll also nur für die Mitglieder dieser Organisation zugänglich sein. Die technische Ausführung kann der des öffentlichen Internets sehr ähnlich sein und dieselben Protokolle wie TCP und IP verwenden. Ein solches betriebsinternes Netz wird Intranet genannt.

Eigenschaften

Entstanden ist die Idee in den 90er-Jahren während des Aufstiegs des öffentlichen Internets. Das ist auch nicht überraschend, denn die technische Umsetzung kann auf sehr ähnliche Weise erfolgen.

Es ist also ein Webportal, das wie das Internet über einen Webbrowser zugänglich ist. Dieser Zugang ist aber auf die Mitglieder der betreibenden Organisation bzw. Firma beschränkt. Die Informationen werden wie im Internet in Formaten wie HTML bereitgestellt, die eben von Webbrowsern verstanden werden. Für mehr Komfort kommen auch für Intranets sogenannte Content Management Systems oder CMS zum Einsatz. Die Informationen im Intranet können also für alle zugangsberechtigten Mitglieder zentral bereitgestellt und aktualisiert werden.

Unterschieden wird vom Intranet ein Extranet. Letzteres wird auch von einer Firma bzw. Organisation betrieben, es wird aber auch für bestimmte externe Personen wie Kunden und Lieferanten geöffnet. Öffentlich ist ein Extranet aber auch nicht zugänglich. Vom Standpunkt des öffentlichen Internets gehören also Intranets und Extranets zum Deep Web, das nicht allgemein zugänglich ist.

Die technische Umsetzung eines Intranets sieht oft so aus, dass über das physische Netz nicht nur das Intranet selbst, sondern auch das öffentliche Internet zugänglich ist. Zu Sicherheitszwecken werden dafür üblicherweise Firewalls eingerichtet, über die alle Daten zwischen dem Webbrowser und einem externen Webserver laufen. Diese Firewalls können auch so konfiguriert werden, dass bestimmte Webseiten wie zum Beispiel Youtube aus dem Intranet nicht zugänglich sind.

Das Intranet eines Unternehmens ist oft wesentlich umfangreicher als die öffentlich zugängliche Webseite. Das ist soweit auch einleuchtend, denn im Intranet steht den Mitarbeitern auch vertrauliches Material zur Verfügung. Für Intranets existieren eigene Implementierungen, es können aber auch CMS verwendet werden, die für öffentliche Webseiten entwickelt wurden.

Verwendung

Begonnen wird oft mit der Verwendung für Dinge, die für die Arbeitsabläufe nicht notwendig sind. Dazu gehören zum Beispiel die Menüpläne für die Kantine oder Freizeitaktivitäten. Der Übergang zu notwendigen Dingen erfolgt dann graduell. Es wird dann bemerkt, dass manche Informationen dem Teambuilding mindestens so dienlich sind wie der Freizeitgestaltung.

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Wie das öffentliche Internet zeigt sich ein Intranet dafür geeignet, den Informationsfluss in einem Unternehmen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dazu gehört auch die Wechselwirkung von Nutzern und Intranet-Seitenbetreibern. Diskussionsforen, Chatrooms und Videokonferenzen lassen sich in einem Intranet umsetzen. Beachten sollten Sie, dass ein Intranet nur so nützlich ist, wie die dort angebotenen Informationen auch aktualisiert werden. Erfolgt das nicht, stellt sich schnell Frustration auf der Seite der Mitarbeiter ein.

Auch sollten Sie darauf achten, dass Ihr Intranet von allen Firmenangehörigen einfach genutzt werden kann. Es stellen sich leicht Unterschiede ein zwischen Mitarbeitern mit ständigem Computerzugang wie in der Administration und anderen in der Produktion, die sich einen Computerzugang bewusst organisieren müssen. Das ist ein Grund, warum sich ein einfacher mobiler Zugang zum Intranet empfiehlt.

Wichtige Punkte für den Einsatz eines Intranets

– Der wesentlichste Vorteil liegt in der effizienten Bereitstellung und im Austausch von Informationen. Diese sind oft nicht öffentlich, aber essentiell für betriebliche Abläufe. Diese Kommunikation ist wesentlich einfacher, schneller und billiger als andere Kanäle wie etwa E-Mails.

– Ein oft vergessener Vorteil eines Intranets ist die Möglichkeit, Informationen unter Lizenz für alle Mitarbeiter bereitzustellen. Das können zum Beispiel Datenbanken sein, die nicht öffentlich zugänglich sind, in Ihrer Firma aber für viele Mitarbeiter nützlich oder sogar notwendig sind und Informationen enthalten, die ggf. sogar vertraulich sein können.

– Viele Nutzer des öffentlichen Internets haben herausgefunden, dass Online-Kontakte zwar wichtig sind, aber persönliche Kontakte nicht vollständig ersetzen können. Das gilt natürlich auch für Ihr Intranet. Überlegen Sie sich gut, welche Aktivitäten Sie bewusst auf der persönlichen Ebene halten wollen.

– Die IT-Betreuer können die Informationsflüsse im Intranet messen. Daraus lassen sich oft interessante Rückschlüsse über gut und weniger gut funktionierende Abläufe im Unternehmen ziehen. Diese lassen sich dann im Intranet selbst oder auch über persönliche Kontakte verbessern.

– Sie verwenden zwar die Protokolle des öffentlichen Internets, es lassen sich aber sinnvolle Einschränkungen der technischen Umsetzung vorgeben. Im Gegensatz zum öffentlichen Internet müssen die Informationen im Intranet nicht von allen möglichen Browsern und Geräten zugänglich sein. Solche Einschränkungen vereinfachen die Bereitstellung der Daten im Intranet erheblich.

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