Was ist Business Continuity?
Eine Flut oder Cyber Attacke, Fehler in der Lieferkette oder der Verlust eines wichtigen Mitarbeiters. Es ist der Albtraum eines Unternehmers, aber schwerwiegende Betriebsstörungen können jederzeit auftreten. Beim Business Continuity Planning (BCP) geht es darum, einen Plan für die Bewältigung schwieriger Situationen zu haben, damit das Unternehmen so störungsfrei wie möglich weiter funktioniert.
Egal, ob es sich um ein privates Unternehmen, eine Organisation des öffentlichen Sektors oder eine Wohltätigkeitsorganisation handelt, Mitarbeiter der entsprechenden Führungsetagen müssen wissen, wie sie auch unter schwierigsten Bedingungen die Geschäfte am Leben erhalten können. Genau dafür gibt es BCP.
Was ist Business Continuity Planning?
Business Continuity Planning ist die Vorausplanung und Vorbereitung innerhalb einer Organisation, um sicherzustellen, dass sie in der Lage ist, ihre kritischen Geschäftsfunktionen während und nach dem Eintreten von Notfällen auszuführen. Solche katastrophalen Ereignisse können Naturkatastrophen, Geschäftskrisen, Pandemien, Gewalt am Arbeitsplatz oder Ereignisse sein, die zu einer Störung des Geschäftsbetriebs führen könnten. Beim effektiven Business Continuity Management wird nicht nur für Ereignisse geplant und vorbereitet, durch die Funktionen vollständig gestoppt werden, sondern auch für Ereignisse, die sich möglicherweise bloß sehr negativ auf einzelne Dienste oder Funktionen auswirken, sodass einzelne Tätigkeitsfelder einer Organisation starken Störungen unterliegen. BCP stellt sicher, dass Personal sowie Sach- und Vermögenswerte geschützt und im Katastrophenfall schnell wieder einsatzfähig sind.
Die Vorteile von BCP
- Es kann im äußersten Fall nicht nur Daten und Produktionszyklen, sondern Leben retten.
- Es schafft Vertrauen bei Mitarbeitern, Kunden & Geschäftspartnern.
- Es stellt die Einhaltung der Industriestandards sicher (aus versicherungstechnischer Sicht relevant).
- Es schützt den Brand Value und das Image.
- Es pflegt eine belastbare Organisationskultur.
- Es liefert wertvolle Geschäftsdaten.
- Es hilft, finanzielles Risiko zu mindern.
- Es schützt die Lieferkette.
- Es gibt Unternehmen im besten Fall einen Wettbewerbsvorteil
Schlüsselelemente im Business Continuity Management
Durch die Durchführung einer Business Impact Analysis (BIA) können mögliche Schwachstellen sowie die Auswirkungen einer Katastrophe auf verschiedene Abteilungen aufgedeckt werden. Der BIA informiert eine Organisation über die wichtigsten Funktionen und Systeme, die in einem Business Continuity Plan priorisiert werden müssen.Ein Business-Continuity-Plan besteht aus drei Schlüsselelementen: Ausfallsicherheit, Wiederherstellung und Kontingenz.
Ein Unternehmen kann die Ausfallsicherheit erhöhen, indem es kritische Funktionen und Infrastrukturen mit Blick auf verschiedene Katastrophenmöglichkeiten entwirft. Dies kann Personalwechsel, Datenredundanz und die Aufrechterhaltung eines Kapazitätsüberschusses umfassen. Durch die Gewährleistung der Ausfallsicherheit in verschiedenen Szenarien können Unternehmen wichtige Dienste auch ohne Unterbrechung vor Ort und außerhalb des Standorts bereitstellen.
BCP als Notfallplan
Eine schnelle Wiederherstellung der Geschäftsfunktionen nach einem Notfall ist von entscheidender Bedeutung. Das Festlegen von Zielen für die Wiederherstellungszeit für verschiedene Systeme, Netzwerke oder Anwendungen kann helfen, Prioritäten für die Elemente festzulegen, die zuerst wiederhergestellt werden müssen. Andere Wiederherstellungsstrategien umfassen Ressourceninventare, Vereinbarungen mit Dritten zur Übernahme von Unternehmensaktivitäten und die Nutzung umgebauter Räume für geschäftskritische Funktionen.
Ein Notfallplan enthält Verfahren für eine Vielzahl externer Szenarien und kann eine Befehlskette enthalten, die die Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation während eines Katastrophenfalls verteilt. Diese Aufgaben können den Austausch von Hardware, die Anmietung von Büroräumen für Notfälle, die Schadensbeurteilung und die Beauftragung von Drittanbietern umfassen.
Ein entscheidender Faktor für einen schnellen Wiederanlauf beschädigter Geschäftsfunktionen sind kontinuierliche IT-Funktionen: Mit der heutigen Technologie können viele Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden, um Daten, Informationen und Vorgänge zu schützen. Die Schlüsselwörter Datensicherung und Backup spielen hierbei in unserer digitalen Welt eine zentrale Rolle. Ein cloudbasierter Rechenzentrumsdienst ermöglicht Unternehmen, Ressourcen schnell zu verschieben und trotzdem auf dieselben Anwendungen und Informationen zuzugreifen. Der Business Continuity Plan und die IT-Infrastruktur einer Organisation sollten diese Strategie berücksichtigen.
Fünf Schritte zur Business Continuity-Planung
Um einen effektiven Business Continuity Plan zu erstellen, sollte ein Unternehmen die folgenden fünf Schritte ausführen:
Schritt 1: Risikobewertung
– Bewertung der Sicherheit vor bestimmten Szenarien
– Überprüfung der Points of Failure
– Bewertung der Auswirkungen verschiedener Geschäftsunterbrechungsszenarien
– Bestimmung der Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos anhand eines Ratingsystems
– Entwicklung eines Plans zum weiteren Vorgehen anhand voriger Priorisierung
Schritt 2: Business Impact Analysis (BIA)
– Analyse der Recovery Point Objectives (RPO) und Recovery Time Objectives (RTO)
– Identifizieren kritischer Geschäftsprozesse und Workflows sowie unterstützender Produktionsanwendungen
– Identifizieren von Interdependenzen, sowohl intern als auch extern
– Identifizieren von kritischem Personal, einschließlich Backups, Fähigkeiten, primären und sekundären Kontakten
– Identifizieren eventueller spezieller Umstände
Schritt 3: Entwicklung eines Business Continuity Plans
– Abnahme der Business Impact Analysis durch die Geschäftsleitung
– Zusammenfassen der Risikobewertung und der BIA-Ergebnisse, um einen umsetzbaren und gründlichen Plan zu erstellen
– Entwicklung von unabhängigen Abteilungs- und Standortplänen
– Überprüfung des Plans mit den wichtigsten Interessengruppen zur Fertigstellung und Verteilung
Schritt 4: Implementierung planen
– Verteilung des Plans an alle wichtigen Stakeholder
– Durchführung von Schulungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter mit den im Plan beschriebenen Schritten vertraut sind
Schritt 5: Testen und Wartung planen
– Durchführung von Simulationsübungen, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Stakeholder mit den Planschritten vertraut sind
– Durchführung von halbjährlichen Planprüfungen
– Durchführung jährlicher Business Impact Assessments
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